SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

MODULO
Gestión Tecnológica y Vinculación

Desarrollado por
ING. ROBERTO AGUSTÍN CHIU LARA

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MINATITLÁN

 DIAGRAMA DE FLUJO

Departamento de Gestión
Alumno Organismo
Tecnológica y Vinculacion

Inicio

El alumno realiza su
solicitud de Servicio Social
desde el sistema.

Entrega la documentación
correspondiente

Verifica los datos de la

solicitud

Aprueba la solicitud y entrega

carta de presentación.

Recibé Carta de Presentación

y entrega al Organismo.

Desarrolla Actividades

Entrega al alumno carta de

finalización
Recibe carta de finalización y
hace constancia de servicio Entrega
Recibe constancia
al departamento
de de
social. GTV
servicio Termino
carta
social
de finalización
 MANUAL DE USO

La primera etapa del procedimiento para llevar a cabo el servicio social por parte
del alumno, es el llenado de la solicitud. El llenado se puede realizar en el modulo del
alumno o el mismo modulo de Gestión Tecnológica.

Al alumno le aparecerá en su modulo un formulario de llenado donde le pedirá

todos los datos necesarios para crear su solicitud en línea tal y como se muestra a
continuación:

En la pantalla se muestran los datos del alumno, que son parte de la solicitud,
estos datos deben de estar previamente capturados y almacenados en la base de datos.

Los demás campos son necesarios de la solicitud, ya que ellos indican los datos
pertenecientes a la dependencia donde se va a realizar el servicio social. Es necesario
contar con estos datos ya que sin ellos la solicitud se generará incompleta y esto puede
causar problemas al momento de aceptar la solicitud.

Ya proporcionada la información necesaria, y finalizada la solicitud, el sistema

guardara los datos en la tabla correspondiente y posteriormente se generaran los dos
documentos que se tienen que entregar en el departamento de Gestión Tecnológica y
Vinculación.

Una vez que los datos se han registrado, en el modulo de Gestión Tecnológica y
Vinculación, se podrán autorizar todas las solicitudes pendientes correspondientes al
periodo activo en ese momento. La lista aparecerá debajo de un pequeño formulario que
pide el número de control para realizar los trámites más rápidos, sin embargo, con la
lista se puede apreciar que números de control se han registrado e ir autorizando las
solicitudes en el orden que se han ido registrando.

Para autorizar una solicitud desde la lista, solo basta con darle a la libretita que
se encuentra a un lado del nombre, si quiere realizar una autorización de manera rápida
o con prioridad, puede ingresar el número de control en el formulario para buscar la
solicitud.

Una vez seleccionada una de las dos opciones anteriores, nos mostrará el
formulario de llenado, sin embargo, en este formulario se pueden realizar las
modificaciones pertinentes de los datos para su autorización, además que desde ahí
cuenta con la opción de si se debe aceptar la solicitud o no se acepta y el de volver a
imprimir la solicitud.
 Ya aceptada la solicitud, se puede imprimir la carta de presentación del alumno
para que pueda ser entregada en la dependencia donde se llevará a cabo el Servicio
Social.
 La carta de presentación tiene la opción de generarse al instante mismo que el
alumno va por ella, así muestra la ventaja que el documento no muestre algún daño al
momento de ser entregado.

Cuando el alumno finaliza su servicio social, este entrega una carta de

terminación al departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación la cual será canjeada
por una constancia de servicio social. Al momento de generar la constancia, se actualiza
el estado del alumno a finalizado y se genera la constancia de servicio social. Este
estado sirve para futuras estadísticas realizada por del departamento de calidad.
 DIAGRAMA DE FLUJO RESIDENCIAS

División de Estudios Departamento Asesor Interno, Asesor

Alumno Gestión Tecnológica
Profesionales Académico Externo, Revisores

Inicio

Llena su
solicitud en línea

Imprime
Solicitud

Verifica solicitud

Si
¿Datos
Correctos
?
No Imprime carta
de presentación
Se realizan
modificaciones
pertinentes
Asigna Asesor
y revisores
MANUAL DE USO

Evaluan reporte
del proyecto
Recibe Acta de Asignan Acta de
Imprime
Termino
Calificación calificación
 La primera fase, se inicia en el momento en que el alumno realiza su solicitud de
residencias desde el modulo del alumno, para poder realizar la solicitud, el alumno
debió de haber seleccionado con anterioridad las residencias, y tenerla en su carga
académica en el periodo que la vaya a cursar.

Una vez realizada la solicitud en línea, el sistema le proporcionara al alumno un

documento en formato pdf para que pueda imprimir, este documento generado es la
solicitud impresa con todos los datos de la dependencia donde se llevará a cabo las
residencias, además que debe de ir dentro de la documentación correspondiente que se
entregará en las oficinas de la División de Estudios Profesionales.
 Dentro del modulo de División de Estudios Profesionales, se encuentra una
sección exclusiva para las residencias, esta sección se encarga de realizar las solicitudes
para alumnos que hayan tenido problemas al momento de realizar la solicitud; y
también se encarga de realizar las autorizaciones de las mismas, además de poder
realizar correcciones.

Ya entregada la documentación, División de Estudios Profesionales se encarga

de revisar la documentación correspondiente del alumno, si contiene errores en la
solicitud, el alumno puede ir a las oficinas de la División de Estudios a proporcionar los
datos correctos y corregir la solicitud en línea, después de la corrección, el alumno debe
imprimir nuevamente su solicitud para entregarla a la División de Estudios
Profesionales, esta opción se puede encontrar en el modulo del alumno.
 El departamento de la División de Estudios Profesionales, se encarga de aceptar
o rechazar las solicitudes si encuentran algún inconveniente dentro de la documentación
del alumno ó su historial académico.

Cuando una solicitud de residencias es aprobada, los departamentos de Gestión

Tecnológica y Vinculación y el departamento Académico pueden ver dicha solicitud y
realizar las acciones correspondientes al departamento:

 Cuando la solicitud de residencias profesionales es aceptada, el

departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación se encarga de
crear la carta de presentación del alumno para que pueda ser
entregada en la dependencia.

 Cuando la solicitud de residencias profesionales es aceptada, el

departamento Académico visualiza la solicitud, asigna o aprueba
el asesor para llevar a cabo el seguimiento del proyecto.
 Después de autorizar al asesor, inmediatamente se imprime el acta que será
entregada al asesor.

Cuando el departamento Académico le asigna un asesor interno al proyecto, el

asesor puede ver en su cuenta de docente a los alumnos que va a asesorar para dar
seguimiento al proyecto de residencias.
 El departamento Académico también puede asignar los revisores al proyecto de
residencias, esto con la finalidad de cumplir el proceso correcto y poder asentarle al
alumno la calificación correspondiente al proyecto.

El asesor, dentro de su modulo tiene la capacidad de poder asignarle la

calificación de residencias al alumno e imprimir su acta de calificación de residencias.

Cuando el asesor asigna una calificación, esta se guarda directamente en la tabla

que contiene el historial académico.
 Estas dos acciones también las puede realizar el departamento de Servicios
Escolares, esto con la finalidad de no perjudicar al alumno por posibles retrasos de los
asesores al momento de entregar la calificación.

Documentación Realizada por:

Ing. Roberto Agustín Chiu Lara
Programador