Complementario 2 4

CODIGO:AP-GI-O-07-01
REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA
VERSION : 1
SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 1 DE 18
GESTION DE LA INFORMACION Y TICS
FECHA: 04/07/2017
REGLAMENTO INTERNO DE
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
GESTIÓN DOCUMENTAL
SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE
SALUD E.S.E
2017
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1. INTRODUCCIÓN
2. JUSTIFICACIÓN
3. OBJETIVO GENERAL
3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
4. ALCANCE
5. DEFINICIONES TECNICAS
6. RESPONSABILIDADES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
6.1 Responsabilidad especial
6.2 Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos
6.3 Responsabilidad de los Colaboradores
6.4 Responsabilidad general de los funcionarios de archivo
6.5 Obligaciones de los funcionarios de archivo
6.6 Capacitación para los funcionarios de archivo.
6.7 Responsabilidad del comité interno de archivo (CIA)
7. USUARIOS Y SERVICIOS
7.1 Usuarios
7.2 Servicio de consulta
7.3 Normas para el servicio de consulta
7.4 Perfiles de Usuario
8. NORMAS DE PRÉSTAMO
9. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
10. CORRESPONDENCIA CENTRALIZADA Y NORMALIZADA
11. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN
11.1. Organización
11.2. Orden
11.3. Limpieza
11.4. Control visual
11.5. Disciplina y Hábito
12. CRITERIOS PARA LA TRANSFERENCIA
13. CRITERIOS PARA DESCARTE DE DOCUMENTOS
14. BIBLIOGRAFÍA
15. FORMATOS RELACIONADOS
16. DOCUMENTOS RELACIONADOS
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1. INTRODUCCIÓN:
La Ley General de Archivos, establece “las reglas y principios generales que

regulan la función archivística del Estado”, la Subred Integrada de Servicios
de Salud Norte E.S.E., debe establecer las pautas generales para el manejo
y consulta de los documentos que posee, así como administrar los
documentos recibidos y generados por la entidad, de tal manera que se
contribuya a mejorar el que hacer archivístico, contribuyendo de esta forma
a la preservación de su memoria institucional y brindar un adecuado servicio
de información a los usuarios y que su consulta permita y facilite un mejor
desempeño de sus funciones.
El presente Reglamento Interno de Archivo y correspondencia, se constituye
en el instrumento de trabajo que orienta su función archivística con base en
los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y
operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad, buscando
esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la
función archivística y propiciando la cooperación e integración de los
archivos. Así mismo, promover la sensibilidad de la administración pública y
de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos
activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los
históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.
2. Objetivo:
Este documento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que
regulan la función archivística estableciendo las bases para definir la
producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación,
preservación y disposición final de los documentos que forman parte de la
memoria institucional de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte
E.S.E.
2.1. Objetivos Específicos:
 Diseñar e implementar los medios y mecanismos apropiados que

permitan un acertado control sobre la documentación que produce la
E.S.E. en función de sus actividades.
 Garantizar que los funcionarios de la entidad conozcan las buenas
prácticas en torno a la gestión documental para con ello dar
cumplimiento a la normativa archivística vigente.
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 Orientar a los funcionarios la manera de archivar de forma adecuada la

documentación, para con ello se pueda localizar de manera fácil, rápida
y segura, cualquier documento en los archivos centrales.
3. Alcance
Este Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia detalla el
procedimiento que se inicia desde el mismo momento en el cual se
recepcionar el (los) documento (s) en la Ventanilla Única de
Correspondencia en la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E.,
hasta el momento en el cual el documento ha cumplido su trámite
administrativo en el Archivo de Gestión correspondiente y es archivado en la
carpeta de la Serie Documental establecida en las Tablas de Retención
Documental.
4. Marco Teórico
A continuación se relaciona la normativa vigente para la construcción y
posterior aplicación del Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia
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Norma Descripción
"por el cual se establece que toda entidad
pública a nivel Distrital debe tener un
Subsistema Interno de Gestión Documental
Ley 514 de 2006
y Archivos (SIGA) como parte del Sistema
de Información Administrativa del Sector
Público." (Artículo 1)
"Por medio del cual se adopta la Norma
Técnica Distrital del Sistema Integrado de
Decreto Distrital 652 de 2011
Gestión para las Entidades y Organismos
Distritales"
“Por la cual se dictan disposiciones sobre
racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y
Ley 962 de 2005
entidades del estado y de los particulares
que ejercen funciones públicas o que
presten servicios públicos”.
Aspectos generales sobre la formulación e
Circular 003 de 2013 implementación del subsistema interno de
gestión documental y archivo – SIGA
Capítulo IV “…autorizan la utilización de
medios electrónicos en el proceso
administrativo en particular en lo referente al
documento público en medios electrónicos, el
Ley 1437 de 2011 archivo electrónico de documentos, el
expediente electrónico, la recepción de
documentos electrónicos por parte de las
autoridades y la prueba de recepción y envío
de mensajes de datos…”
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Norma Descripción
“Por medio de la cual se expide el Código
General del Proceso y se dictan otras
disposiciones, en lo referente al uso de las
Ley 1564 de 2012
tecnologías de la información y de las
comunicaciones en todas las actuaciones de
la gestión
“Por medio de la cual se crea la Ley de
T ransparencia y del Derecho de Acceso a la
Ley 1712 de 2014
Información Pública Nacional y se dictan
otras disposiciones”.(Artículos 24,25 y 26)
“Por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevención,
Ley 1474 de 2011 investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública.”
"Por el cual se modifica la estructura de la

Decreto 109 de 2009 – Alcalde Mayor de
Secretaría Distrital de Ambiente y se dictan
Bogotá D.C
otras disposiciones"
Decreto 175 de 2009 - Alcalde Mayor de “Por el cual se modifica el Decreto 109 de
Bogotá D.C Marzo 16 de 2009”.
“Por el cual se reglamenta el T ítulo V de la
Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos
Decreto 2609 de 2012 -Presidente de la 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
República de Colombia otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del
Estado". (Artículo 8)
“Por el cual se reglamenta el Sistema
Nacional de Archivos, se establece la Red
Decreto 2578 de 2012- Presidente de la Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
República de Colombia. número 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administración de
los archivos del Estado”.
“Por el cual se fortalece la gestión
Decreto 103 de 2015 - Presidente de la
documental pública y ratifica el papel de los
República de Colombia.
Archivos en la transparencia del Estado”.
“Por el cual se establecen los lineamientos
Decreto 2482 de 2012 – Presidente de la
generales para la integración de la planeación
República de Colombia.
y la gestión”.
Acuerdo 038 de 2002-Archivo General de la “Por el cual se desarrolla la responsabilidad

Nación. del servidor público frente a los documentos“
Acuerdo 047 de 2000-Archivo General de la Acceso A Los Documentos De Archivos,

Nación. Restricciones Por Razones De Conservación
Acuerdo 049 de 2000-Archivo General de la Condiciones De Edificios Y Locales
Nación. Destinados a Archivos.
Prevención De Deterioro De Los

Acuerdo 050 de 2000 -Archivo General de la
Documentos De Archivo Y Situaciones De
Nación.
Riesgo
“Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en
las entidades públicas y las privadas que
Acuerdo 042 de 2002.-Archivo General de la
cumplen funciones públicas, se regula el
Nación.
Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000. “
“Por el cual se reglamentan parcialmente los
Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la
Acuerdo 04 de 2013.-Archivo General de la
elaboración, presentación, evaluación,
Nación.
aprobación e implementación de las T ablas
de Retención Documental y las T ablas de
Valoración Documental”.
Circular No.001 de 2003 -Archivo General de la Organización y conservación de los
Nación. documentos de archivo
Circular 004 de 2003- Departamento
Administrativo de la Función Pública y Archivo
Organización de las Historias Laborales
General de la Nación- Organización de las
Historias Laborales
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Norma Descripción
Circular No.012 de 2004. Archivo General de la Orientaciones para el cumplimiento de la
Nación y Departamento de la Función Pública Circular Nº 004 de 2003
Presentación de T ablas de Retención

Circular No. 001 de 2009-Archivo General de la
Documental y T ablas de Valoración
Nación.
Documental al Archivo General de la Nación
Decisiones sobre la solución tecnológica de

apoyo al aplicativo de gestión documental
Nación.
ORFEO
Estándares mínimos en procesos de

administración de archivos y gestión de
Nación.
documentos electrónicos
Circular Externa No. 001 de 2011-Archivo

Protección de archivos por ola invernal
General de la Nación.
Prohibición para Enviar los Originales de

Circular Externa No 005 de 2011-Archivo
Documentos de Archivo a Otro T ipo de
Unidades De Información
Obligación de T ransferir a Los Archivos

Circular Externa No 003 de 2011-Archivo
Generales Los Documentos de Valor
Secundario
Entrega de los Archivos físicos y electrónicos

con ocasión del cambio de administración de
las entidades territoriales
Circular Externa No. 002 de 2012-Archivo Adquisición de herramientas tecnológicas de

General de la Nación. Gestión Documental
Procesos de Digitalización y Comunicaciones

Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero
Papel
Circular 030 de 2015-Secretaria General Alcaldía implementación de la ley de transparencia

Mayor De Bogotá De Bogotá, D.C (ley 1712 de 2014 y decreto 103 de 2015)
Derecho de acceso y transparencia en la

información pública distrital - socialización del
Circular 043 de 2015- Secretaria General
decreto103 de 2015 - por medio del cual se
Alcaldía Mayor De Bogotá De Bogotá, D.C
reglamenta parcialmente la ley 1712 de
2014.
Implementación de Archivos, Documentos y

Circular 046 De 2013-Alcaldía Mayor de Bogotá -Medios Electrónicos en Materia
Archivo de Bogotá Administrativa y Judicial en el Distrito Capital -
Nomograma
"Lineamientos para la elaboración e

Circular 1 de 2013-Alcaldía Mayor de Bogotá - implementación de las T ablas de Retención
Archivo de Bogotá Documental - T RD de las Entidades del
Distrito Capital
“Presentación de la T abla de Valoración

Circular 2 de 2013-Alcaldía Mayor de Bogotá - Documental. T VD ante el Consejo Distrital
Archivo de Bogotá de Archivos para su revisión, Evaluación,
convalidación y posterior implementación.
Aspectos generales sobre la formulación e

Circular 3 De 2013-Alcaldía Mayor de Bogotá -
implementación del Subsistema Interno de
Archivo de Bogotá
Gestión Documental y Archivo SIGA
Archivo General de la Nación, Competencias

del personal del manejo documental y
archivístico de las entidades públicas y
Circular Externa 001 De 2012
privadas que cumplan funciones públicas e
inscripción de proyectos archivísticos en los
planes de desarrollo
Primeros pasos para comenzar un estrategia

Guías de Cero Papel en la Administración Pública
de cero papel. Documentos electrónicos
Información y documentación – Gestión de

ISO 15489:2001
documento
Información y documentación. Sistemas de

ISO 30301:2011
gestión para los documentos
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5. Definiciones Técnicas
Definiciones técnicas: Los términos y conceptos archivísticos utilizados

en el documento que sirven de guía para el mejor entendimiento de la
información; teniendo como base lo establecido por el Archivo General de la
Nación de Colombia. La E.S.E hará uso de éstos en cada una de las
actividades documentales que busquen preservar el debido cuidado de los
documentos.
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a

consultar la Información que conservan los archivos públicos, en los
términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados

por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de
la historia.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y

medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o
reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad.
Conservación preventiva: Prevención o conservación preventiva, abarca

todas aquellas acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y
erradicar los mecanismos externos de deterioro
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Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la

información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del
mismo.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte

de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y
Conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus

respectivas unidades de conservación.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del

quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento
hasta su eliminación o conservación permanente.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos

de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los
documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier
etapa del ciclo vital.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de

documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación,
pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas, y los libros o tomos.
6. RESPONSABILIDAD DE LA FUNCION ARCHIVÍSTICA
6.1 Responsabilidad especial. Los documentos de los Archivos de Gestión,

Central e Histórico son potencialmente parte integral del patrimonio documental de
la Nación, lo que generará en los funcionarios responsables de su manejo la
obligación de recibir y entregar debidamente inventariados los documentos.
6.2 Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y

archivos: Todo servidor público será responsable de la adecuada conservación,
organización, uso, custodia y manejo de los documentos y del archivo que se
deriven del ejercicio de sus funciones de igual manera al ser vinculado, trasladado
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o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará, según sea el caso, debidamente

inventariados los documentos y archivos, para garantizar la continuidad de la
gestión pública de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.
6.3 Responsabilidad de los Colaboradores: Velarán por la conformación,

organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta
los principios de la procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos,
las directrices dadas y las tablas de retención documental aprobadas. Así mismo,
velarán por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de
gestión de su dependencia, sin prejuicio de la responsabilidad señalada en el
numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.
6.4 Responsabilidad general de los funcionarios de archivo: Los

funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética
profesional, así como a las leyes y disposiciones que regulan su labor, y actuarán
siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la
misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte
del patrimonio documental de la institución.
6.5 Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tendrán la

obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización
y conservación así como de la prestación de los servicios archivísticos.
6.6 Capacitación para los funcionarios de archivo. Dentro del Programa de

Gestión Documental (PGD) se encontraran documentadas las estrategias que
utilizara le E.S.E. para capacitar y mantener actualizados a los funcionarios de los
diferentes Archivos de la entidad, así como deberá facilitar su participación en los
eventos programados por el Archivo General de la Nación y demás instituciones
que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo
óptimo.
6.7 Responsabilidad del Comité Interno de Archivo (CIA):

1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la
normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de
Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado para su registro.
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4.Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas

de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que
para el efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función
archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar
las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos
de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos
presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales
Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al
interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios
archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la
información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función
archivística interna y la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad y demás
documentos y herramientas del Subsistema Interno de Gestión Documental
y Archivos de la entidad
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que
requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo
referente a al impacto de éste sobre la gestión documental y de
información.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema
Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la
función archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que
faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico
como electrónico.
15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e
internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la
entidad.
16. Aprobar y evaluar el plan de trabajo archivístico definido por el Comité
Técnico para la entrega y/o transferencia y recibo de archivos definido para
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el proceso de fusión de los Hospitales Engativá, Usaquén, Simón Bolívar,

Suba y Chapinero.
17. Consignar sus decisiones en Actas' que deberán servir de respaldo de
las deliberaciones y determinaciones tomadas.
18. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención
documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo
Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión
documental.
19. Demás funciones necesarias para la realización del proceso de entrega
de archivos.
7. USUARIOS Y SERVICIOS
7.1 Usuarios: Toda persona natural o jurídica que requiera información que está
dentro de la entidad, este puede ser tanto interno como externo.
7.2 Servicio de consulta: Es el acceso a los documentos por parte de los

usuarios.
7.3 Normas para el servicio de consulta Los usuarios pueden consultar los
documentos que reposan en los archivos centrales en el momento que lo desee.
Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, el usuario deberá adelantar el
proceso de búsqueda en los inventarios mediante los cuales ha realizado las
trasferencias a las bodegas, de esa manera podrá suministrar la información
necesaria para realizar la búsqueda de manera más rápida en las bodegas.
Posterior a ello se inicia la búsqueda en las bodegas por parte de los funcionarios
del área de gestión documental responsables de esta labor, cuando se encuentra
la información, se procede a la digitalización del expediente, y se realiza la
contestación a la consulta por medio de correo electrónico.
Para mayor claridad, en la intranet de la entidad se encuentra publicado GD-P-
02-01- PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL.
Cabe anotar que el ingreso a las bodegas donde reposan los documentos, son de
acceso restringido, previa autorización de la oficina de gestión documental
7.4 Perfiles de Usuario.
Para la consulta de las historias clínicas, se da cumplimiento a la Resolución 839 de

2017, la cual da parámetros claros de acceso a esta serie documental, y los cuales
ya están adoptados por el área de gestión documental para aplicación en la
Subred.
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En cuanto a la documentación de toda el área administrativa, cuando se encuentra

en poder del área productora, se debe hacer el requerimiento al líder, de la misma
y generar el préstamo del mismo desde allí, cumpliendo con los lineamientos
establecidos para cada tipo de información que se maneje.
En cuanto a la información que fue trasladada a los archivos centrales, se debe
realizar la solicitud escrita ya sea por medio de correo electrónico si es usuario
interno o mediante comunicación oficial para usuarios externos, esta será
tramitada en un tiempo no superior a 5 días hábiles, haciendo la salvedad que los
expedientes no se retirar de las bodegas donde están, es por ello que en estas se
cuenta con scanner para digitalizar la información solicitada, por su parte si es
necesario que el expediente sea sacado de la bodega, se debe argumentar de
manera escrita el motivo de el mismo y de esta manera se dará la salida del
expediente.
8. NORMAS DE PRÉSTAMO
 Los documentos que se presten al interior de la E.S.E. tienen un plazo de

cinco días hábiles para ser devueltos. Si son requeridos por más tiempo, se
podrá solicitar su renovación, actualizando la fecha y firma en el formato de
préstamo documental GD-F-21-01- FICHA TECNICA DE PRESTAMO
ARCHIVO CENTRAL. El responsable del archivo será quien verifique el
cumplimiento de tiempos y el procedimiento para el préstamo de
documentos.
 Bajo ninguna circunstancia se prestarán las carpetas para ser consultadas
fuera de la E.S.E. En forma excepcional y cuando el caso lo amerite, se
solicitará autorización Gerente de la E.S.E o del Jefe de la Dependencia a la
cual corresponda la carpeta para ser retirada.
 Todos los Archivos de Gestión deben llevar un registro de las carpetas que
conforman el archivo de la dependencia y deben llevar un riguroso control
de las carpetas que se encuentran en préstamo. En cada Archivo de
Gestión, es absolutamente necesario llevar un registro de control de
consulta y préstamo de documentos y se deben registrar las novedades que
en materia de préstamo se presenten.
 De igual manera el Archivo Central deberá llevar los controles de préstamo
establecidos y supervisar permanentemente la devolución del material que
se encuentra en préstamo, este se controla bajo una hoja de vida del
indicador, en el cual se reporta fecha y área a la que se le realizo el
préstamo, permitiendo de esta manera solicitar devolución del expediente o
expedientes cuando se cumpla el plazo
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FECHA: 04/07/2017
9. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
El servicio se presta en jornada continua de lunes a viernes de 08:00 am a 4:30

pm
10. CORRESPONDENCIA CENTRALIZADA Y NORMALIZADA
La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., para los trámites

concernientes al manejo de las comunicaciones oficiales, implemento el sistema de
información Orfeo, teniendo en cuenta lo siguiente:
RADICACION DE ENTRADA.
USS USAQUEN: En esta sede continúa la VENTANILLA UNICA DE

CORRESPONDENCIA, donde se radicará TODA la correspondencia de entrada
proveniente de clientes externos de la Subred Norte, es decir proveedores,
entidades públicas y privada y usuarios.
Con el objetivo de optimizar el servicio de la ventanilla y garantizar el radicado
único en el aplicativo, se implementarán ventillas en cada una de las demás
unidades de la subred, para lo cual, a continuación se describen los trámites que
se recibirán en cada una de ellas:
USS CHAPINERO, SUBA, SIMON BOLIVAR, ENGATIVA: Se radicará los

siguientes documentos que pertenezcan a la unidad:
 Solicitud de Copia de Historias Clínicas.

 Peticiones, quejas, reclamos y demás solicitudes – PQRS, generadas por
nuestros usuarios.
 Glosas: Su punto único de atención será en la USS – SUBA
 Seguimiento de establecimientos / Visitas sanitarias ( ya no serán recibidas
en las sedes de salud pública)
De igual manera las comunicaciones de entrada seguirán llegando a cada líder de

proceso a través de su usuario de ORFEO, para su respectivo trámite.
Aquellas oficinas que por su trámite requieren el documento en soporte papel se
les hará llegar a través de mensajería interna.
CORRESPONDENCIA
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RADICACION DE SALIDA
 Cada funcionario o colaborador responsable de dar respuesta a solicitudes

externas deberán proyectar las comunicaciones de salida en las plantillas
oficiales dando estricto cumplimiento a la Circular 17 de 2016, las cuales
deberán ser centralizadas en las ventanillas de cada unidad, para su
posterior trámite.
 La unidad de correspondencia a través de mensajería interna recogerá los
oficios que se encuentran centralizadas en cada unidad y procederá al
traslado de dichos oficios con vistos buenos para la respectiva firma de la
gerencia.
 La asistente de gerencia deberá gestionar la firma de las comunicaciones de
salida allegada por cada unidad, y entregarlas en la ventanilla de la USS
Chapinero.
NOTA: Las comunicaciones oficiales y demás correspondencia, serán digitalizadas

y cargadas al sistema ORFEO, y los originales de las mismas serán devueltas a las
oficinas productoras con el fin de ser incorporadas a los respectivos expedientes.
TRAMITES QUE NO SE RECIBEN
 Las facturas emitidas por los contratistas de la Subred Norte que deben ser
entregadas directamente al supervisor del contrato para su respectivo
trámite.
10.4. Control de las comunicaciones

El área de gestión documental controla la trazabilidad de las
comunicaciones oficiales mediante el sistema de información de Orfeo, el
cual arroja los movimientos y el estado actual del documento y en custodia
de quien esta.
10.5 Codificación de correspondencia: Al emitir una comunicación oficial, cada

una de las áreas internas de la Subred, debe llevar un código correspondiente al
asignando por el aplicativo, previa parametrización por el área de sistemas.
CORRESPONDENCIA
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FECHA: 04/07/2017
11. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN
La organización y control de archivos de gestión, realizada de acuerdo con el

procedimiento de Gestión Documental GD-P-02-01, el cual refleja los parámetros
de Organización de documentos.
11.1. Organización: Teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental, se

deben identificar aquellos documentos que por su tradición documental (original,
copia) y niveles de consulta (alta, media, baja) son de importancia para el
desarrollo de las actividades del área, y clasificarlos. Los documentos de apoyo o
informativos (publicidad, folletos), así como las copias repetidas de un mismo
Original y los borradores deben ser eliminados. Los documentos que han cumplido
su tiempo de retención en Archivos de Gestión, deben ser transferidos a Archivo
Central.
11.2. Orden: Los documentos identificados en la fase de organización se

clasifican teniendo en cuenta las series y subseries manejadas por el área, y se
disponen en carpetas tapa y contra tapa, ordenándolos de forma que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de
producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta, y la
fecha más reciente se encontrará al final de ésta (orden cronológico
ascendente),teniendo en cuenta para la historia la historia clínica la normatividad
vigente según las Resolución 839 de 2017.
11.3. Limpieza: Se deben retirar los elementos generadores de suciedad o

deterioro para el documento, tales como ganchos de grapadora, clips, post-it, etc.
En las carpetas se deben cambiar los legajadores metálicos por plásticos para
prevenir el deterioro de los documentos debido al óxido.
11.4. Control Visual: Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de

forma que describa su contenido, "para poder agrupar unidades pertenecientes a
una misma serie o asunto y así facilitar la ubicación de los documentos cuando sea
necesario.
CORRESPONDENCIA
VERSION : 1
FECHA: 04/07/2017
11.5. Disciplina y Hábito: Los documentos que se adicionan a una unidad de

conservación deben respetar los criterios establecidos en la fase 2. Orden, es decir,
conservar la secuencia de los trámites y respetar las series documentales.
12. CRITERIOS PARA LA TRANSFERENCIA
La transferencia de archivo se realizará de acuerdo con el procedimiento de

Gestión Documental GD-P-02-01.
13. CRITERIOS PARA DESCARTE DE DOCUMENTOS
El descarte de documentos o traslado del archivo central al histórico se realizará de

acuerdo al procedimiento de Gestión Documental GD-P-02-01
14. BIBLIOGRAFÍA
 Ley 594 DEL 2000, Presidencia de la República. Sistema Nacional de

Archivos: Congreso de la República
 Decreto 4124 del 2004, Congreso de la República — Sistema General de
Archivos
 Acuerdo O11 de 1996, Criterios de Conservación y Organización de
Documentos.
 Acuerdo 022 de 2000, Reglamento General de Archivos. Y demás normas
reglamentarias.
15. FORMATOS RELACIONADOS
 GD-F-21-01- Ficha Técnica De Préstamo Archivo Central.
16. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Procedimiento de Gestión Documental GD-P-02-01.

 Programa de Gestión Documental GD-PR-01-01
CORRESPONDENCIA
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FECHA: 04/07/2017
CONTROL DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Descripción de la modificación Realizada por
Nombre: Paola Lizarazo
1 04/07/2017 Creación Cargo: Tecnóloga Gestión
Documental
Aval técnico de
Elaboró: Revisó: Aprobó:
normalización:
Nombre: María Eugenia Nombre: Luisa Fernanda Nombre: Yidney Isabel
Nombre: Paola Lizarazo
Rodríguez Castillo Rodríguez García Rodríguez
Cargo: Gerente Subred
Cargo: Tecnóloga Gestión Cargo: Profesional
Cargo: Asesor Calidad Integrada de Servicios de
Documental Gestión Documental
Salud Norte ESE

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Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y

Conservación preventiva: Prevención o conservación preventiva, abarca

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del

Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de

6. RESPONSABILIDAD DE LA FUNCION ARCHIVÍSTICA

6.1 Responsabilidad especial. Los documentos de los Archivos de Gestión,

6.2 Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y

o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará, según sea el caso, debidamente

6.3 Responsabilidad de los Colaboradores: Velarán por la conformación,

6.4 Responsabilidad general de los funcionarios de archivo: Los

6.5 Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tendrán la

6.6 Capacitación para los funcionarios de archivo. Dentro del Programa de

6.7 Responsabilidad del Comité Interno de Archivo (CIA):

4.Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas

el proceso de fusión de los Hospitales Engativá, Usaquén, Simón Bolívar,

7.2 Servicio de consulta: Es el acceso a los documentos por parte de los

7.4 Perfiles de Usuario.

Para la consulta de las historias clínicas, se da cumplimiento a la Resolución 839 de

En cuanto a la documentación de toda el área administrativa, cuando se encuentra

 Los documentos que se presten al interior de la E.S.E. tienen un plazo de

9. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

El servicio se presta en jornada continua de lunes a viernes de 08:00 am a 4:30

10. CORRESPONDENCIA CENTRALIZADA Y NORMALIZADA