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PIC DEL PERÚ SAC Versión 01

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AUDITORÍAS INTERNAS
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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Marco Alvarado C. Carlos Valdivia Carlos Lopez

CARGO CARGO CARGO

Supervisor de EHS Representante de la Dirección Gerente Regional
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15.04.2009 25.04.2009 30.04.2009
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CONTENIDO

Página

1. Objetivo 3
2. Alcance 3
3. Terminología y definiciones 3
3.1 Acción Correctiva 3
3.2 Auditoría 3
3.3 Criterios de auditoría 3
3.4 Evidencia de la auditoría 3
3.5 Hallazgos de la auditoría 3
3.6 No conformidad 3
3.7 Observación 3
3.8 Plan de Auditoría 3
3.9 Programa de Auditoria 3
3.10 Solicitud de Acción Correctiva y Preventivas (SAC/P) 4

4. Responsabilidades 4
4.1 Del Gerente Regional 4
4.2 Del Representante de la Dirección 4
4.3 De los Auditores Internos 4
4.4 De los Auditados 4

5. Procedimiento 5
5.1 Planificación 5
5.2 Selección de Auditores 5
5.3 Preparación de la Auditoría Interna 6
5.4 Ejecución de la Auditoría 6
5.5 Auditoría de seguimiento 7
5.6 Evaluación del desempeño de Auditores 8
5.7 Estado y Control de las SACP 8
5.8 Seguimiento de las observaciones 8
5.9 Auditarías no Programadas 9
5.10 Revisión del Programa de Auditaría 9

6. Referencias 9
7. Anexos 9
8. Registros 10
9. Distribución 10

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales para realizar el proceso de auditoría interna, con la
finalidad de determinar su conformidad con la Norma ISO 9001:2008 y las actividades
planificadas.

2. ALCANCE

Se aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de PIC DEL PERÚ
SAC.

3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

3.1 Acción Correctiva

Actividad que se realiza para eliminar las causas de una “No Conformidad”
detectada u otra situación indeseable y evitar su repetición.

3.2 Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el cumplimiento de los
requisitos del SGC.

3.3 Criterios de auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

3.4 Evidencia de la auditoría

Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes
para los criterios de auditoría y que son verificables.
NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

3.5 Hallazgos de la auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los
criterios de auditoría.
NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad
con los criterios de auditoría u oportunidades de mejora.

3.6 No conformidad
Incumplimiento de algún requisito.

3.7 Observación
Deficiencia o algo que debe ser corregido o mejorado, sin que incumpla algún
requisito formalmente establecido en algún documento.

3.8 Plan de Auditoría

Descripción de actividades a realizar in situ y de los preparativos para efectuar la
Auditoría.

3.9 Programa de Auditoría

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un determinado periodo y
dirigidas para un propósito específico.

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3.10 Solicitud de Acción Correctiva o Preventiva (SAC/P)

Formato en el que se identifica una No Conformidad real o potencial, para que el
área responsable proponga las acciones correctivas o preventivas que
correspondan.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Del Gerente Regional.

4.1.1 Aprobar el presente procedimiento.

4.1.2 Aprobar el Programa de Anual de Auditarías Internas de los Procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad.

4.2 Del Representante de la Dirección.

4.2.1 Elaborar, proponer y difundir el Programa de Auditorías.

4.2.2 Proponer a los equipos de auditores y a los auditores líderes.
4.2.3 Supervisar la ejecución de las auditorías.
4.2.4 Consolidar el informe de las auditorías y la evaluación de desempeño de los
auditores.
4.2.5 Efectuar el seguimiento de las acciones correctivas o preventivas propuestas
para dar solución a las no conformidades.
4.2.6 Ordenar y archivar las solicitudes de acciones correctivas.
4.2.7 Elaborar el estado de las solicitudes de acción correctiva o preventiva y remitir
mensualmente por e-mail a todos los responsables de las áreas para que
procedan a subsanarlas.
4.2.8 Remitir al comité ISO, un informe sobre el resultado de las auditorías y las
SAC/P generadas después de cada auditoría interna.

4.3 De los Auditores Internos.

4.3.1 Revisar la documentación correspondiente al o a los proceso(s) que van a

auditar y preparar las listas de verificación y los informes de auditoría.
4.3.2 Coordinar con los auditados el día y la hora, y ejecutar la auditoría.
4.3.3 Ejecutar las auditorías internas de acuerdo a los planes y comunicar sus
hallazgos.
4.3.4 Comunicar a los auditados, si hubiera, las no conformidades y las solicitudes
de acciones correctivas.
4.3.5 Hacer el seguimiento de las SAC/P emitidas hasta su cierre de acuerdo al
procedimiento PIC.PE-P-RD-05: Acciones Correctivas y Preventivas.

4.4 De los Auditados.

4.4.1 Atender a los auditores proporcionando la información que éstos soliciten.

4.4.2 Proponer acciones correctivas para eliminar la No Conformidad, así como la
fecha de subsanación.

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5. PROCEDIMIENTO

5.1 Planificación.

5.1.1 El Representante de la Dirección elabora la Propuesta del Programa Anual

de Auditorías en función a la naturaleza e importancia de los procesos, de
los resultados de las auditarías anteriores, de las quejas o reclamos de los
clientes y de los cambios en la organización; de modo que cada proceso sea
auditado, por lo menos, una vez al año.

5.1.2 El Gerente de Planta y/o Gerente Regional aprueban el Programa Anual de

Auditorías.

5.1.3 Aprobado el Programa Anual de Auditorías, el Representante de la Dirección

procede a comunicar a las áreas involucradas.

5.1.4 Para cada Auditoría programada, el Representante de la Dirección elaborará

un plan de auditaría. Utilice el formato PIC.PE-F-RD-07: Plan de Auditoría, el
que deberá contener como mínimo lo siguiente:

a. Procesos a ser auditados.

b. Integrantes del equipo auditor para cada proceso, lo cuales deberán
estar capacitados y no ser integrantes del proceso a ser auditado.
c. Fecha en que se realizará la auditoría.

5.1.5 El Representante de la Dirección deberá enviar el Plan de Auditaría a los

Encargados de los Procesos a auditar, con anticipación no menor a siete
(07) días.

5.1.6 El Representante de la Dirección, cuando crea necesario, podrá solicitar

nuevas auditorías o modificar el Programa de acuerdo a los resultados de
las auditorías internas.

5.2 Selección de Auditores.

5.2.1 El Representante de la Dirección organiza al personal que va a realizar la

auditoría que tengan la competencia o calificación para realizar dichas
auditorías y que además no tengan compromiso directo con la actividad a
auditar. Los auditores no podrán auditar su propio proceso o área de trabajo.

5.2.2 Los requisitos para calificar como auditor son los siguientes:

a. Haber llevado el curso ISO 9001:2000.

b. Haber aprobado el curso de auditorías internas.
c. Tener como mínimo 6 meses trabajando en la empresa.

5.2.3 El Representante de la Dirección, registrará las evidencias de la formación

de los auditores calificados con sus registros de capacitación y
entrenamiento.

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5.3 Preparación de la Auditoría Interna

5.3.1 El Representante de la Dirección, planifica las actividades de acuerdo al

formato PIC.PE-F-RD-07: Plan de Auditoría Interna, donde incluye la fecha,
hora, relación de auditores y auditados. Una vez elaborado éste se envía vía
correo electrónico a todas las áreas involucradas.

5.3.2 El auditor con dos (02) días de anticipación, confirma con el responsable del
proceso a auditar.

5.3.3 En el caso que el área no pueda participar en la auditoría, enviará un correo

electrónico al auditor y al Comité ISO, comunicando los motivos por los
cuáles no podrá ser auditado, proponiendo una fecha para su
reprogramación.

5.3.4 El equipo auditor deberá recopilar la información necesaria como: Normas,

manuales, procedimientos, instructivos, etc., que serán utilizados como
material de estudio para realizar el “análisis de escritorio”. Cuando sea
aplicable se podrá revisar los registros de las anteriores auditarías.

5.3.5 El Representante de la Dirección y los integrantes del equipo auditor

prepararán la Lista de verificación de la Auditoría, que será utilizada como
guía durante la auditoría.

5.4 Ejecución de la Auditoría

5.4.1 Los auditores proceden a realizar la reunión de apertura, en la cual hace

referencia a los objetivos y metodología a seguir durante la auditoría interna.

5.4.2 Luego procederá a recoger evidencias objetivas del proceso auditado, para
ello debe:

a. Verificar que el proceso o área auditada tenga la documentación

pertinente y vigente para las actividades que asignadas.

b. Determinar si la documentación (procedimientos, instrucciones,

manuales) cumple con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008

c. Verificar que la documentación esté debidamente implementada. Para

ello debe examinar las evidencias tales como: registros, formatos,
operación de las actividades, etc.

d. Verificar que las actividades de los procesos son consistentes y se

aplican efectivamente.

5.4.3 Los auditores no deben restringirse a realizar la auditoría en base a la Lista

de Verificación de la Auditoría, pudiendo solicitar mayor información o
profundizando en los puntos que el equipo auditor requiera. Para la
evaluación de los hallazgos encontrados, se deben de considerar los
siguientes criterios:

a. Conformidad:
 Cumple con los requisitos especificados.

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 El proceso o actividad está controlado.

 La prueba existe.

b. No conformidad (NC):

 Incumplimiento con los requisitos especificados. Puede originar no

conformidades de consecuencias limitadas o mayores.

c. Observación / No conformidad Potencial (NCP)

 Falta evidencia para declarar que se incumple con los requisitos

especificados.
 Situación potencial de incumplimiento de un requisito.

d. No aplica:

 El requisito evaluado no es aplicable a la empresa.

5.4.4 El equipo auditor genera el formato PIC.PE-F-RD-09: Solicitud de Acción

Correctiva o Preventiva (SAC/P), para los hallazgos encontrados durante la
ejecución de la Auditoría Interna. En el caso de una no conformidad genera
una SAC y en el caso de una observación o no conformidad potencial,
genera una SAP.

5.4.5 El equipo auditor prepara el informe de la Auditoría Interna realizada, según

el formato PIC.PE-F-RD-10: Informe de la Auditoría interna, declarando las
no conformidades y las observaciones encontradas, requisitos de la norma
que afecta, conclusiones y recomendaciones. El informe de Auditoría junto
con las SAC/P serán presentados durante la reunión de cierre al área
auditada.

5.4.6 El auditor líder, entrega al Representante de la Dirección y al Responsable

del área auditada una copia de las SAC/P generadas así como el informe de
auditoría PIC.PE-F-RD-10 de su equipo para su análisis, registro y posterior
seguimiento a través del Formato PIC.PE-F-RD-12: Reporte de seguimiento
de las SAC/P.

5.4.7 La investigación de las causas y el planteamiento de acciones correctivas o

preventivas, se realizará de acuerdo al formato: PIC.PE-F-RD-09: Solicitud
de Acción Correctiva o Preventiva.

5.4.8 El Representante de la Dirección prepara un informe de la auditoría, el cuál

es presentado al comité ISO para su evaluación.

5.5 Auditoría de seguimiento

5.5.1 El Representante de la Dirección realizará la verificación de las acciones

correctivas o preventivas propuestas ante las NC o NCP en las fechas
propuestas. De no haber sido implementada correctamente se reprogramará
para otra fecha.

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5.5.2 El Representante de la Dirección informará al Comité ISO para que

intervenga en los casos de incumplimiento con las fechas acordadas, o
cuando las soluciones propuestas por el auditado requieran un mayor nivel
de aprobación que la de su gerencia respectiva.

5.5.3 Una vez finalizada la auditoría de seguimiento, el Representante de la

Dirección archiva las Solicitudes de Acciones Correctivas o Preventivas que
fueron levantadas o subsanadas.

5.5.4 El Representante de la Dirección, lleva un Reporte de Seguimiento de las

SAC/P de acuerdo al formato PIC.PE-F-RD-12, en donde se registra el
estado de las SAC/P y remite mensualmente por e-mail a todas las áreas
que están pendientes de solución.

5.6 Evaluación del desempeño de Auditores

5.6.1 El Representante de la Dirección evaluará el desempeño de los auditores

durante la ejecución de las auditorías internas, de acuerdo al Formato:
PIC.PE-F-RD-11: Evaluación de Desempeño de Auditores.

5.6.2 Para calificar el desempeño de los auditores se tendrá en cuenta el puntaje

obtenido al sumar los criterios de la Evaluación de Desempeño de Auditores,
siguiendo la siguiente escala de calificación:

Puntaje Obtenido Calificación

1 - 11 No califica como auditor
Auditor requiere mayor entrenamiento, para continuar
12 - 23
con las auditorías internas del SGC.
24 - 30 Auditor Calificado y competente

5.6.3 El Representante de la Dirección consolidará los resultados de la evaluación

del desempeño de los auditores y será presentado al Comité ISO.

5.7 Estado y Control de las SAC/P

5.7.1 El Representante de la Dirección registrará las fechas de implementación y

verificación de las acciones correctivas de acuerdo al procedimiento de
PIC.PE-P-RD-05: Acciones Correctivas y Preventivas.

5.8 Seguimiento de las observaciones

5.8.1 El Responsable o Encargado del proceso o área deberá analizar las

observaciones reportadas en el informe de Auditoría, para darle el
tratamiento respectivo, éste puede ser:

a. Que no procedan.
b. Que requiera sólo una acción inmediata.
c. Que requiera ser tratada como acción preventiva.

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5.8.2 El auditor que reportó la observación y el Representante de la Dirección

deberán verificar la implementación de las acciones propuestas utilizando el
formato PIC.PE-F-RD-12: Reporte de Seguimiento de las SAC/P

5.9 Auditarías no Programadas

5.9.1 La Gerencia Regional o el Representante de la Dirección pueden proponer

la realización de Auditarías no programadas teniendo en cuenta las
siguientes consideraciones:

a. Cambios en la estructura orgánica

b. Quejas o reclamos de los clientes
c. Accidentes graves o frecuentes
d. Detección de desviaciones en los procedimientos, o
e. Incumplimiento de los objetivos.

5.10 Revisión del Programa de Auditaría

5.10.1 El Representante de la Dirección debe revisar los planes y programas de

auditaría una vez al año a fin de identificar oportunidades de mejora. Los
resultados deben ser comunicados a la Gerencia Regional a través del
Comité ISO del Sistema de Gestión.

5.10.2 La revisión del sistema debe considerar lo siguiente:

a. El comportamiento y la aptitud de los auditores internos.

b. El cumplimiento del programa y el Plan de Auditarías
c. La retroalimentación de los auditados respecto a la ejecución de las
auditarías
d. La evaluación de los registros de las auditarías, informes, redacción
de las No Conformidades u observaciones.

6. REFERENCIAS

N° Descripción Código
ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad -
01 Documento externo
Requisitos
02 Manual de Gestión de la Calidad PIC.PE-M-GR-01
Procedimiento de Acciones Correctivas y
03 PIC.PE-P-RD-06
Preventivas

7. ANEXOS

Anexo Descripción Código

01 Programa Anual de Auditorías Internas PIC.PE-F-RD-06
02 Plan de auditoría Interna PIC.PE-F-RD-07

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03 Lista de Verificación de la Auditoría PIC.PE-F-RD-08

04 Solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas PIC.PE-F-RD-09
05 Informe de la Auditoría interna PIC.PE-F-RD-10
06 Evaluación de Desempeño de los Auditores PIC.PE-F-RD-11
07 Reporte de Seguimiento de las SAC/P PIC.PE-F-RD-12

8. REGISTROS

Anexo Descripción Código

01 Programa Anual de Auditorías Internas PIC.PE-F-RD-06
02 Plan de auditoría Interna PIC.PE-F-RD-07
03 Lista de Verificación de la Auditoría PIC.PE-F-RD-08
04 Solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas PIC.PE-F-RD-09
05 Informe de la Auditoría interna PIC.PE-F-RD-10
06 Evaluación de Desempeño de los Auditores PIC.PE-F-RD-11
07 Reporte de Seguimiento de las SAC/P PIC.PE-F-RD-12

9. DISTRIBUCIÓN

El presente procedimiento debe entregarse a los miembros del equipo de Auditores Internos
y a los Responsables de los procesos del SGC de PIC DEL PERÚ SAC.

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