Proyecto de aplicación BPMS en el proceso de contratos de proyectos en la empresa

Geolink S.A.S.

Angel Andrés Vanegas Caselles

Universidad Sergio Arboleda

Escuela de Ciencias Exactas e Ingeniería

Noviembre 2018.
Contenido
1. Resumen y palabras claves .............................................................................................................. 3
1.1. Resumen .................................................................................................................................. 3
1.2. Palabras clave, ........................................................................................................................ 3
2. Introducción .................................................................................................................................... 3
3. Planteamiento y Formulación del Problema ................................................................................... 4
4. Objetivos. ........................................................................................................................................ 5
4.1. Objetivo general ..................................................................................................................... 5
4.2. Objetivos específicos .............................................................................................................. 5
5. Marco Contextual ............................................................................................................................ 5
5.1 Historia ..................................................................................................................................... 5
5.2 Misión ....................................................................................................................................... 6
5.3 Visión ........................................................................................................................................ 6
5.3 Valores...................................................................................................................................... 6
5.4 Razón social ............................................................................................................................. 6
5.5 Tipo de empresa ...................................................................................................................... 6
5.6 Mapa de procesos .................................................................................................................... 7
5.7 Organigrama ........................................................................................................................... 8
6.Marco Teórico .................................................................................................................................. 8
7. Metodología .................................................................................................................................. 15
8. Diseño, Desarrollo e Implementación ........................................................................................... 16
8.1 Diagnostico actual y descripción del proceso seleccionado................................................ 16
8.2 Optimización del proceso (Descripción y diagrama en BPMN en la herramienta) ........ 19
9. Conclusiones y recomendaciones.................................................................................................. 25
9.1 Conclusiones .......................................................................................................................... 25
8.2 Recomendaciones .................................................................................................................. 25
Referencias ........................................................................................................................................ 26
1. Resumen y palabras claves

1.1. Resumen
La gestión de los procesos de negocio a través de BPMN, se ha convertido en una de las
principales alternativas de las organizaciones para amentar, su productividad, control y
eficacia de las actividades, aumentando su eficacia en la respuesta ante los cambios. Geolink
S.A.S es una empresa que una de sus líneas de negocio es el desarrollo de software a la
medida, donde se ha propuesto hacer una implementación de BPMS a uno de sus procesos,
concretamente la generación de nuevos proyectos. A partir de esto se generó una
investigación, donde a partir del análisis de los procesos actuales (AS-IS), y una investigación
a proyectos anteriores y basándose en metodología de proyecto factible se haría una
propuesta de implementación, donde se obtendrá un nuevo proceso TO-BE modelado en
BOMN, que será simulado estadísticamente y probado con un software BPMS, demostrando
el cambio que se lograra y el cambio que generara en la compañía en sus indicadores de
tiempo de generación de cotizaciones y de entrega al cliente.
1.2. Palabras clave,
Gestión de procesos de negocio, BPM, BPMN, BPMS, proceso, actividad, sprint,
indicadores.

2. Introducción
La creciente competitividad global, la generación de nuevas tecnologías y el desarrollo de
software, tienen a las empresas en una evolución constante, por estas razones, las empresas
que no gestionan el cambio, o adoptan una nueva tendencia, están destinadas a desaparecer.
A partir de esto se diseñan y se desarrollan diferentes herramientas, y metodologías, como lo
es el BPM, siendo una metodología, que lleva muchos años en el mercado, pero no es
implementado por todos, ya sea por el miedo al cambio o por la procrastinación en los
procesos. Geolink S.A.S es una empresa de software que tiene distintas áreas, estas se
encuentran ubicadas en distintas partes de la ciudad, esta enfocada en el desarrollo de
software y en la actualidad maneja tres proyectos bandera que son una herramienta para
prevenir la trata de personas con IA, que se desarrolla con la UNODC, una red social que
permite la trazabilidad de los deportistas y un gestor de contactos que aporta a la
sostenibilidad empresarial y la disminución de co2, además tiene una factoría de software
que se encarga de desarrollar software a la medida. al observar las nuevas metodologías que
se implementan y al ser una empresa de software, decide adoptar esta para la gestión de sus
procesos de proyectos de desarrollo de software a la medida, para facilitar así sus procesos,
documentos, etc. Donde se generaría una evolución respecto a los procesos que se tienen
actualmente, específicamente la generación de nuevos proyectos, donde hay excesivas
demoras en la generación de cotizaciones y la entrega y respuesta de información con el
cliente a tiempo. Realizándose un diagrama AS-IS donde se recogió la información de
proceso actual, para analizar más a fondo sus falencias y donde están las demoras en el
proceso, al obtener esta informacion se desarrolla un nuevo diagrama de proceso en el que
se corrigen los problemas y se integran KPI’S que ayudaran a medir el nuevo proceso y
demostrar la mejora del proceso a través de simulación estadística y probándose el software
en una herramienta BPMS.

3. Planteamiento y Formulación del Problema

La empresa Geolink S.A.S. es una empresa que se enfoca a soluciones tecnológicas y al
diseño e implementación de hardware y software, no obstante, fue recientemente fundada,
por ende, la empresa cuenta con una variedad de procesos manuales que generan una
inefectividad en la comunicación y desarrollo de tareas conjuntas en las distintas áreas, ya
que se encuentra dividida en tres oficinas en la ciudad, dos donde se hace el desarrollo
comercial, de negocio y una donde se encuentra la factoría de software.

La empresa tiene tres proyectos bandera en este momento, los cuales son un proyecto de IA
para prevenir la trata de personas, que se está desarrollando con la ONU, una red social
deportiva y de trazabilidad de deportistas y un gestor de contactos, que impacta en los
indicadores de sostenibilidad y disminución de CO2 con las empresas.

Interactuando con las distintas personas en la empresa, varios colaboradores del área
comercial y de negocio, por la complejidad de sus tres proyectos bandera y la distancia que
se encuentran las distintas sedes, se les olvida información, la dejan pasar o no la entregan
con exactitud, cuando se hace desarrollo de software a la medida que es uno de los fuertes de
la factoría, llegándose a entender que falta una priorización y organización adecuada a la
hora de generar nuevos contratos y cotizaciones existiendo una confusión en la información
entre las distintas partes, llegando a generar demoras de hasta 3 semanas por cotización. No
solo llegando a generar inconformidad entre los propios colaboradores, si no en los
contratistas, por los retrasos que se obtienen respecto a cotizaciones, o la obtención de
información de un área a otra.

Con esto nace la pregunta de ¿la empresa Geolink S.A.S. deberá implementar una
herramienta BPMS, la cual permita generar un impacto positivo en el indicador del tiempo
de entrega y flujo de la información con mayor exactitud de aspecto interno, como externo
en la organización?

4. Objetivos.
4.1. Objetivo general
Sistematizar las actividades que hacen parte del proceso de generación de nuevos contratos
de proyecto por medio de integración de una herramienta BPMS, con el fin de reducir el
tiempo de generación de las cotizaciones y cierres de proyecto.

4.2. Objetivos específicos

 Analizar y diagnosticar el proceso actual de generación de nuevos contratos de
proyecto, por medio de un seguimiento detallado de las actividades y métricas
actuales que se realizan en este proceso obteniendo el AS-IS y el diagrama del
proceso actual.
 Modelar un nuevo proceso de generación de nuevos contratos de proyecto, donde se
optimice el tiempo, obteniendo el diagrama del nuevo proceso.
 Generar KPI’S para medir el tiempo de respuesta de cada área en su función con la
cotización y de entrega al cliente, en proyectos de software a la medida.
 Simular el proceso de generación de nuevos contratos de proyecto utilizando una
herramienta BPMS con las nuevas actividades sistematizadas, demostrando la mejora
establecida frente a las anteriores métricas que funcionaban en el proceso.

5. Marco Contextual
5.1 Historia
Geolink S.A.S nace tras el establecimiento de varias ideas de negocio, que se desarrollaron
como marcas separadas y se conglomeraron en una sola empresa, que tendría control y
administración sobre ellas. En el año 2018 se decide formalizar la empresa, las marcas en
cuestión tendrán sus respectivos lanzamientos entre febrero y mayo del 2019, además de las
marcas propias, cuentan con factoría de software, para desarrollar y ayudar en distintos
proyectos o ideas de negocios de terceros, ya sean apps, web, marketing digital.

En agosto del 2018 participan en la hackaton bluehack pasos libres en contra de la trata de
personas, donde desarrollan una suite de herramientas para abordar dicha problemática,
utilizando componentes de inteligencia artificial, gestión de procesos y análisis de datos. El
equipo comienza a trabajar con la UNODC (organización de naciones unidas contra la droga
y contra el crimen) e IBM, con quienes viajan a Quito, Ecuador, a presentar una ponencia
sobre las herramientas diseñadas en el Congreso Latinoamericano y del Caribe Contra la
Trata de Personas. A partir de una filosofía humanista y de ayudar a las personas, la empresa
Geolink S.A.S utiliza metodología SCRUM para el desarrollo de sus proyectos o del software
a la medida ya que se alinea con su visión al facilitar el cambio constante y da la flexibilidad
respecto a la incertidumbre de la modificación del software en él desarrollo. (Vanegas)

5.2 Misión
Mejorar la calidad de vida de las empresas y personas a través de herramientas tecnológicas,
que aumenten su interacción y el desarrollo de su potencial. (Vanegas)
5.3 Visión
Ser uno de los facilitadores globales en herramientas tecnológicas para aumentar la
interacción entre las personas. (Vanegas)

5.3 Valores
 Apoyo en el entorno social, enfocado en la economía colaborativa.
 Mejora continua no solo en innovación y herramientas, también en el desarrollo de
las personas.
 Lealtad y honestidad que aseguren la integridad de la empresa.
 Flexibilidad para aceptar el cambio.
 Calidad en los productos y servicios que desarrolla.
(Vanegas)
5.4 Razón social
NIT: 9012013923

Razón social: Geolink S.A.S

5.5 Tipo de empresa

Sociedad por acciones simplificada.
5.6 Mapa de procesos

(Vanegas)

El mapa de procesos está establecido, de cómo debería funcionar la organización pero en

realidad no se esta cumpliendo en su totalidad los procesos, a pesar que sean los procesos
internos de la factoría, que son los que tienen el mejor desarrollo, se hace énfasis en el proceso
de comercialización que es donde se generan las nuevas cotizaciones obtenidas de los
requerimientos del cliente, donde existen unas demoras de aproximadamente 3 semanas para
la generación de estas, por falencias tanto de comunicación y distancia. Se enfoca también el
proyecto en los procesos de comunicación para aumentarla ya que la organización se
encuentra dividida en varias sedes.
5.7 Organigrama

(Vanegas)

6.Marco Teórico

Se realizó una búsqueda de trabajos especiales de grado los cuales tengan sinergia con el
tema, o de manera directa o indirecta abordan el tema, obteniendo distintos sustentos que
contribuyeron en la construcción de este proyecto, encontrándose en la siguiente tabla (ver
Tabla 1) que bien pueden ser considerados antecedentes de del presente:
Identificación del Resumen Palabras clave Aportes al presente
trabajo trabajo.
Autor: Paula El trabajo apunta  Gestión de El marco
Andrea Santamaria fundamentalmente a procesos de metodológico
Descripción: el estudio para la negocio. sirvió para el diseño
“Estudio para la implementación de  Especificación del presente,
implementación de un modelo BPM en de estableciendo una
administración de la fuerza aérea requerimientos guía a realizar y el
proceso de negocio evaluando el nivel  Madurez de la caso practico
(BPM) en la fuerza de madurez que se gestión de expuesto
aérea colombiana” encuentra la gestión procesos contribuyo en el
de procesos de la  Rediseño de análisis y
FAC, rediseñando procesos comprensión del
estos procesos para concepto BPM y
 que puedan pasar al gestión de
siguiente nivel de procesos.
madurez y evaluar
una simulación de
automatización del
proceso para
realizar un análisis
costo/beneficio de la
automatización del
proceso.
Autor: Calle Este trabajo consiste  Gestión de El caso práctico
Pintado Lizeth en el análisis, diseño procesos de desarrollado en este
Estefaní. e implementación negocio trabajo sirvió de
Descripción: de una solución (BPM). referencia para
“Desarrollo de una BPM para  Moderado y determinar como
solución para automatizar los notación de fue aplicado BPMN
automatizar los procesos de BPM por el autor, lo cual
procesos de atención de ofreció un ejemplo
atención de reclamos de la claro y una guía
reclamos de una unidad de gestión de para la aplicación
entidad financiera, soluciones de un de dicha
utilizando un banco, con el uso de metodología en este
sistema de gestión software de gestión trabajo.
por procesos de por procesos de
negocio BPMS” negocio BPMS,
aplicando
principalmente
BPMN para la
definición y
modelado de los
procesos.
Autor: Morales El trabajo se enfoca  Gestión de El caso práctico
Perez Yoana en diseñar un procesos de desarrollado en este
Descripción: sistema de gestión negocio trabajo contribuye
“Diseño de un de procesos de  Diseño de en una mejora en la
sistema de gestión negocio para la sistemas de metodología
de procesos de solicitud de procura información empleada por autor
negocio para la de bienes y servicios  Metodología y distintos puntos
solicitud de procura utilizando una BPM-RAD de vista y
de bienes y metodología BPM- metodologías como
servicios.” RAD en el banco de la BPM-RAD,
Venezuela aumentando las
generando posibilidades de
considerables investigación del
mejoras en la presente trabajo.
calidad de los bienes
 y servicios
suministrados.

Proceso: Son secuencias lógicas o un paso a paso de actividades de transformación, que

inicialmente cuentan con unas entradas las cuales están conformadas por (maquinaria,
equipos, materia prima, entre otros), con el fin de poder cumplir con unos objetivos o metas
establecidas y de esta manera poder dar cumplimiento a las solicitudes requeridas por los
clientes. Por otra parte, es importante tener en cuenta que los procesos no solamente son
industriales, sino que además también existen procesos de gestión, los cuales se basan en la
entrada y salida de la información y en la prestación de servicios.

Es así como se logra entender porque los procesos son de los elementos más importantes y
utilizados que existen dentro de las organizaciones, especialmente en aquellas que son
innovadoras o que por otra parte su sistema u objetivo se basa en conseguir la calidad total.
(Riquelme, s.f.).

El manejo de proyectos de software a la medida dentro de la organización se hace por medio

de metodología SCRUM, siendo esta una parte crucial del proceso de desarrollo de software
a la medida.

Metodología Scrum: Scrum es un método para trabajar en equipo a partir de iteraciones o

Sprint. Así pues, Scrum es una metodología ágil, por lo que su objetivo será controlar y
planificar proyectos con un gran volumen de cambios de última hora, en donde la
incertidumbre sea elevada.
Se suele planificar por semanas. Al final de cada Sprint o iteración, se va revisando el
trabajo validado de la anterior semana. En función de esto, se priorizan y planifican las
actividades en las que invertiremos nuestros recursos en el siguiente Sprint. (SINNAPS,
2018) No obstante la metodología scrum en la actualidad ha roto barreras y no solo se ha
enfocado en procesos de negocio, ha sido inmersa en otras áreas , donde se necesita una
respuesta y reacción de manera más ágil y adecuada.

Fases de la metodología Scrum: El desarrollo de producto tiene un ciclo de vida en la

metodología Scrum. Estas son fases en las que se divide un proceso Scrum:
  ¿Qué y quién? El producto que queremos conseguir una vez terminemos el Sprint, y
los roles de equipo con sus tareas asignadas.
 ¿Dónde y cuándo? El plazo y el contenido del Sprint.
 ¿Por qué y cómo? Las distintas herramientas para aplicar esta metodología ágil.
(SINNAPS, 2018)

Etapas de un Sprint: cada sprint puede tener una serie de eventos o etapas para su
desarrollo, los más comunes son:
1. Reunión para la planificación del Sprint. En ella, se divide el tiempo
2. o de duración del Sprint, así como el objetivo y entregable del mismo. Además, el
equipo de desarrollo deberá saber cómo realizarlo.
3. Scrum diario. Se basa en poner en común y sincronizar actividades para elaborar el
plan del día.
4. Trabajo de desarrollo durante el Sprint. Nos aseguramos que los objetivos se están
cumpliendo, que no se producen cambios que alteran el objetivo del Sprint y se
mantiene un feedback constante con el cliente o dueño del proyecto.
5. Revisión del Sprint. Reunión con el cliente o dueño del proyecto, en la que se estudia
y revisa el Product Backlog del Sprint. Se definen los aspectos a cambiar, en caso
necesario, de mayor valor o probables para planificarlo en el siguiente Sprint.
6. Retrospectiva del proyecto. Oportunidad del equipo de desarrollo para mejorar su
proceso de trabajo y aplicar los cambios en los siguientes Sprint. (SINNAPS, 2018)

Roles de la metodología SCRUM: como cada metodología, la SCRUM tiene una serie de
roles asignados a sus distintos procesos de desarrollo, estos son:
 Project Owner. Se asegura de que el proyecto se esté desarrollando acorde con la
estrategia del negocio. Escribe historias de usuario, las prioriza, y las coloca en el
Product Backlog.
 Master Scrum o Facilitador. Elimina los obstáculos que impiden que el equipo
cumpla con su objetivo.
 Development team Member. Los encargados de crear el producto para que pueda
estar listo con los requerimientos necesarios. Se recomienda que sea un equipo
multidisciplinar, de no más de 10 personas. Sin embargo, empresas como Google
disponen de unos 15.000 desarrolladores trabajando en una rama del código. Y con una
metodología Scrum. La automatización en el testeo explica sobre por qué este gran
volumen en el equipo. (SINNAPS, 2018)

Proyecto: un proyecto es una secuencia única de actividades complejas e interconectadas

que tienen un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de
un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones. (Ribera, 2000)

Proceso de negocio: Consiste en un conjunto de tareas realizadas en una secuencia específica

para lograr un objetivo común de negocio. (al, 2009)
Un proceso de negocios es un conjunto estructurado, medido, de actividades diseñadas con
el fin de producir una salida especifica para un determinado cliente o mercado. (Chen, 1976)
Este trabajo se centra en la aplicación e integración adecuada de conocimientos de BPMN
que se refiere a las Business Process Model and Notation, siendo estas en español modelo
y notación de procesos de negocio.

“Es una notación gráfica que describe la lógica de los pasos de un proceso de Negocio. Esta
notación ha sido especialmente diseñada para coordinar la secuencia de los procesos y los
mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades. BPMN proporciona
un lenguaje común para que las partes involucradas puedan comunicar los procesos de forma
clara, completa y eficiente” (Nextech, s.f.)

BPM: Este es un concepto fundamental que se puede considerar en la definición de BPM,

ya que dicho proceso se centra en el cliente a través de la gestión sistemática, la medición y
la mejora de todos los procesos de la empresa, con el empoderamiento de los empleados y el
trabajo en equipo multidisciplinar (interfuncional). (Armistead, 1997)
BPM es un proceso de gestión que se desarrolló con un fuerte enfoque en la adopción de
tecnologías de la información (TI). Sin embargo, existe una creciente conciencia de que BPM
requiere una perspectiva holística de la organización, especialmente si se considera la cultura
como un elemento clave. (Sinnl, 2011)

BPM puede dividirse en dos áreas: una disciplina de gestión y otra llamada tecnología BPM.
Ahora veamos la relación que tiene BPM con la tecnología. BPM es una disciplina de manejo
holístico que utiliza la tecnología para controlar y operar el negocio a través de reglas que
definen claramente sus procesos. (Moller, 2007)

Pero más que un software el BPM, es la recopilación de técnicas, diferentes metodologías de

implementación, conocimientos y toda una vida de relación con los procesos de negocio que
están presentes en las compañías. (BPM, 2011)

BPM permite que quienes integran la cadena de valor de una empresa formen parte activa de
sus procesos de negocios y accedan a información detallada y relevante que les permita
desarrollar de forma eficiente sus diversas labores. Al tratar de un sistema integrado, el
funcionamiento de la organización puede ser analizado con facilidad mediante gráficas y
sensores. (Joan, 2015)

El BPM usado de manera adecuada, puede llegar a generar la sinergia entre las distintas áreas,
metodologías, de una empresa, generando una serie de reglas de negocio que al estar bien
diseñadas y establecidas con unos KPI se podrá generar una mejora continua del proceso de
negocio de la empresa.
La finalidad de un BPM es descomponer la actividad global de una empresa u organización
en un conjunto de ‘Procesos’, entidades de funcionamiento relativamente independientes
aunque conectadas con las demás, que pueden ser analizadas con detalle y cuyas acciones
repetitivas puedan ser automatizadas tanto en lo concerniente a estos sistemas como a las
personas que intervienen, siguiendo un procedimiento prefijado para mejorar la organización
eliminando errores, optimizar tiempos, oportunidades y costes. Todo ello sin perder la
capacidad de adaptación constante y rápida a cualquier cambio, y conservando la
coexistencia de métodos seguros con la necesaria flexibilidad para facilitar la intervención
activa y fundamental de las personas en el proceso. (Solusoft, s.f.)

Funcionalidades mínimas que debe tener un BPMS:

 Diagramador de Proceso: Herramienta para dibujar el proceso.

 Motores de Orquestación: Permiten coordinar la secuencia de actividades según los
flujos y reglas de las Clases de Proceso.
 Diseñador de formularios: Herramienta de definición de formularios e informes que
no están disponibles en los componentes que se necesitan para apoyar el proceso de
diseño.
 Inteligencia de Procesos: Herramientas BAM (Business Activity Monitoring), BI
(Business Intelligence), Cuadro de Mandos, KPI’S (Key Performance Indicators),
etc. Herramientas de Integración. Permiten integrar el modelo con otros sistemas,
como ERP o los sistemas legacy de la empresa. (BPM, 2011)

BPMS: (Business Process Management Suite) o Plataforma para la Gestión de Procesos de

Negocio es un software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos,
permiten la orquestación de los procesos, las personas, las aplicaciones ya existentes y la
información que se va generando en la organización y consta de un ciclo de 4
etapas: MODELIZACIÓN, EJECUCIÓN, MONITORIZACIÓN y OPTIMIZACIÓN.
(Consultor, 2014)
En el proceso de modelamiento de BPMN se deben establecer una serie de metricas o
mediciones para obtener una evaluación objetiva del sistema de gestión que se desarrollo.
Un indicador puede ser de procesos o resultados, donde el primero busca medir las entradas
y el segundo las salidas de una actividad correspondiente, existen distintos tipos de
clasificación de los indicadores, donde los principales son los siguientes:
Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la
conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con las razones
que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del
programa de pedidos.

Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene
de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con las
razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y
oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de gestión de pedidos.

Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y
la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los
indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos
invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un
producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.

Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los
indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en
la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con
relación a los pedidos.

Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o
establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y
planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con las razones que permiten
administrar realmente un proceso. Ejemplo: administración y/o gestión de los almacenes de
productos en proceso de fabricación y de los cuellos de botella.

(asociación española para la calidad, 2019) .

Buscando la integración de estos tipos de indicadores para cumplir varios objetivos clave en
la organización, como lo son: comunicar la estrategia, comunicar las metas, diagnosticar
problemas, entender procesos, identificar problemas y oportunidades, mejorar el control de
la empresa, identificar iniciativas y acciones necesarias, facilitar la delegación de personas.

A partir de esto , hay varias formas de probar el funcionamiento adecuado de los indicadores,
por medio de simulación real, que me arrojara datos al hacer varias iteraciones en el proceso
o simulación estadística, basada en probabilística y comportamientos de los distintos
procesos, a través de varias iteraciones y obtener datos de cómo se comportarían en la
realidad, pudiendo así, dinamizar entre los peores casos, el caso optimo o intermedio de el
proceso, como comportarse y como generar contingencias a lo que podría pasar en un futuro.
7. Metodología

La metodología a utilizar en este trabajo es de proyecto factible en la cual se busca elaborar

una propuesta a partir de una solución tecnológica para satisfacer una necesidad,
requerimiento o solucionar un problema.
El proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta
de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de
organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas,
soluciones tecnológicas métodos o procesos. (Upel, 2006).
A partir de esto se plantea el procedimiento de desarrollo ejecutado por cada objetivo
específico para lograr la realización de los mismos de manera adecuada:
Objetivo 1: Analizar y diagnosticar el proceso actual de generación de nuevos contratos de
proyecto, por medio de un seguimiento detallado de las actividades y métricas actuales que
se realizan en este proceso obteniendo el AS-IS y el diagrama del proceso actual. Se
desarrollará de la siguiente manera:

 se entrevistarán a los actores directamente implicadas en el negocio, identificando

los distintos procesos que se llevan a cabo para generar un nuevo contrato de
proyecto.
 se analizará la información recogida previamente para poder un diagnóstico del
proceso actual de la empresa. (ENTREGABLE, diagnostico actual y descripción del
proceso seleccionado)

Objetivo 2: Modelar un nuevo proceso de generación de nuevos contratos de proyecto,

donde se optimice el tiempo, obteniendo el diagrama del nuevo proceso, para su
cumplimiento se desarrollará la siguiente actividad:

 con el diagnostico establecido y la identificación de las actividades criticas realizar

una propuesta de modelo para el proceso. (Entregable To Be).

Objetivo 3: Generar KPI’S para medir el tiempo de respuesta de cada área en su función con
la cotización y de entrega al cliente en proyectos de software a la medida. para su
cumplimiento se desarrollará la siguiente actividad:
  integrar KPI’S al modelo TO BE que midan el tiempo de respuesta de las distintas
áreas de la organización y de entrega de información al cliente en proyectos de
software a la medida.

Objetivo 4: Simular el proceso de generación de nuevos contratos de proyecto utilizando

una herramienta BPMS con las nuevas actividades sistematizadas, demostrando la mejora
establecida frente a las anteriores métricas que funcionaban en el proceso, para su
cumplimiento se harán las siguientes actividades:

 a partir del nuevo modelo creado, integrarlo en una herramienta BPMS con el fin de
la automatización de este proceso, y simularlo para ver el comportamiento de este
mismo, a partir de las métricas establecidas anteriormente.
 se realizará una propuesta de implementación hacia la empresa enfocándola en la
ganancia del proceso de negocio, que se pudo evidenciar en la simulación mejorando
los indicadores iniciales que tenían establecidos, y orientarlo a un enfoque de mejora
continua del proceso.

8. Diseño, Desarrollo e Implementación

8.1 Diagnostico actual y descripción del proceso seleccionado
Después de tener varias entrevistas con uno de los socios actuales de la empresa e indagar en
los procesos e indicadores del proceso actual de creación de contratos de proyecto de la
empresa Geolink S.A.S, donde se levantan los requerimientos, luego el líder de proyecto debe
generar un pdf donde se describirán todas las etapas del proyecto, los módulos, los tiempos,
y el precio a pagar por parte del cliente, funciona de la siguiente manera(figura1):
Figura 1

Nombre: Procesó de contratos de proyectos de software a la medida de Geolink S.A.S.

Alcance: Inicia en la solicitud de una cotización por un cliente y finaliza en la entrega del producto
final.

Objetivo: desarrollar el proyecto de software a la medida a partir de los requerimientos del cliente

Nombre actividad Rol/Responsable Descripción

En este proceso se contacta un comercial

Levantamiento de requerimientos
con el cliente o contratista, donde se
indaga en los requerimientos que necesita
para su desarrollo a la medida, el
Comercial
comercial extrae esos requerimientos en
módulos de desarrollo que le envía al
líder de proyecto. Este proceso dura una
media de 1 a 3 horas.

Generación de la cotización
Revisión de la cotización
Diseño de cronograma de trabajo
En el proceso actual el líder de proyecto
analiza los módulos y establece unas
horas de desarrollo de estos, en la cual
dependiendo de la distribución de
ingenieros, si son de tipo1,2,3
dependiendo de la dificultad de
desarrollo, se ingresan las horas en una
tabla de Excel que contiene los precios de
cada uno y el impacto que genera
organizacionalmente cada uno,
Líder de proyecto
estableciendo de esta manera el costo del
desarrollo de cada módulo y generando la
cotización para el desarrollo, este proceso
puede durar dos semanas en muchos
casos, donde no se establece la
comunicación pertinente. Este proceso
por falta de comunicación con la factoría
de desarrollo, o con algunos participantes
ha tenido demoras de hasta 3 semanas,
por cotización.
Se envía la cotización al cliente, llegado
el caso que la acepte se recibirá el 35%
inicial de la cotización y se iniciara el
trabajo, si el cliente tiene observaciones,
o decide rediseñar los módulos, el
proceso vuelve a la generación de
Cliente cotización y se le realizan los ajustes
pertinentes. Cuando se hace revisión de la
cotización y se quieren generar cambios,
puede generar tiempos de demora
parecidos a los de la generación por
ineficiente comunicación o desenfoque
de las distintas áreas.
el líder de proyecto establece quien será
el scrum master y el cronograma de
trabajo en el cual se harán los sprint, para
Líder de proyecto
el desarrollo de cada módulo. El diseño
del cronograma de trabajo tarda
aproximadamente entre 3 a 4 dias.

Desarrollo del proyecto
Es un subproceso el cual integra el
desarrollo de cada sprint de la manera
adecuado, donde se establece el canal de
comunicación con el cliente para la
revisión de cada módulo, y se están
Equipo de desarrollo
haciendo tanto los sprint semanales
establecidos, como el sprint diario, de
manera ágil, para solucionar los
problemas abordados en cada etapa del
desarrollo.

Al revisar, testear y producir el desarrollo

establecido con el contratista, se realizará
la entrega del producto terminado, con el
Fin del proyecto Líder de proyecto
respectivo pago del 65% restante, se le
hará seguimiento en los siguientes 4
meses, de soporte y calidad.

Al ser este el AS-IS recogido de las diferentes entrevistas se indago mas de que métricas
están utilizando para medir los primeros procesos, que no corresponden al subproceso de los
Sprint, encontrando la mayoría de falencias, al no usar un indicador concreto, reportando
demoras en la realización de las cotizaciones, de dos semanas, a partir de no tener canales de
comunicación establecidos, buscando optimizar estos procesos como el de comunicación con
los clientes de la mejor manera.
8.2 Optimización del proceso (Descripción y diagrama en BPMN en la herramienta)
Al analizar la información obtenida en el AS-IS se decidió establecer un nuevo flujo del
proceso que, al estar conectado a un BPMS, busca optimizar los tiempos anteriores
establecidos en el AS-IS, se optó por usar distintas tareas automatizadoras, donde se
generarían los documentos y cotizaciones correspondientes de cada proyecto, manejando un
estándar, también agregando validaciones en las facturas, el modelo que se describió es el
siguiente (figura2):
Nombre: Procesó de contratos de proyectos de software a la medida de Geolink S.A.S.

Alcance: Inicia en la solicitud de una cotización por un cliente y finaliza en la entrega del
producto final.

Objetivo: desarrollar el proyecto de software a la medida a partir de los requerimientos del

cliente
Nombre actividad Rol/Responsable Descripción

Ingreso de requerimientos
Reglas de negocio
Generar documento
Ingreso de tiempo de desarrollo del
proceso
Envió de cotización al cliente
Evento de mensaje de pago de
Evento de mensaje
cotización
Puerta DX de ¿aprobado?:
se ingresarán los requerimientos, por
medio de un formulario donde se
especificarán los módulos y lo que
Automatizadora quiere el cliente, estos
requerimientos los ingresara el
comercial quien se reunió con el
cliente.
se integrarán las distintas reglas de
Automatizadora negocio que se establecieron para el
proceso.
se generará el documento base que ya
posee la organización integrándole,
Automatizadora los módulos previamente
establecidos y escritos por el
comercial.
Un subproceso que abarca la
asignación de horas por parte del
Subproceso equipo de desarrollo a la cotización y
la revisión de esta misma por parte
del líder de proyecto.
se le enviara por vía Email al cliente
Automatizadora
la cotización.
Llegada de mensaje con aprobado de
la cotización.
es una puerta DX establecida para
redirigir el flujo si la previa
cotización fue o no fue aprobada, si
Compuerta esta fue aprobada, seguirá el proceso,
si no lo es, se generará un flujo al
subproceso de “ingreso de tiempo de
desarrollo del proceso”.
 al ser aprobado, se dará
Creación de la factura Automatizadora procedimiento a establecer la factura
de cobro con el 35% de adelanto.

se le hará él envió de la factura

Envió de factura inicial al cliente Automatizadora
correspondiente al cliente vía Email.

Evento de mensaje pago de factura Llegada de la factura con el pago

Evento de mensaje
por parte del cliente aprobado por parte del cliente.

es una compuerta DX establecida

para saber si el cliente realmente
Compuerta DX de ¿pago?: Compuerta pago, seguirá el flujo del proceso, de
manera contraria se le reenviará la
factura al cliente.

el líder del proyecto respecto a los

módulos y el orden de desarrollo,
Organización calendario de sprints y
Líder de proyecto llenara un grupo de campos, donde se
correcciones
establecerán los distintos sprint a
tratar.

se integrarán y se enviara el
Integración y envió de los sprint al
Automatizadora calendario de esprints al grupo de
calendario de desarrollo
desarrollo.

Evento de mensaje por parte del

Mensaje del grupo de desarrollo de
grupo de desarrollo, de finalizado de Evento de mensaje
finalización de los sprints
los sprint

Se enviará un correo invitando al

Correo de invitación al cliente a la
Automatizadora cliente, a que haga una revisión del
presentación del proyecto
proyecto en su fase final

Evento de mensaje aceptación del Aceptación del proyecto por parte del
Evento de mensaje
proyecto por parte del cliente cliente
 se desprenderán dos flujos de la
compuerta, el flujo negativo remitirá
Compuerta DX de aprobado de a la tarea “organización del
Compuerta
proyecto por parte del cliente calendario de sprints y correcciones
la tarea positiva, seguirá el flujo del
proceso

después de aprobado el desarrollo, se

Generación nueva factura Automatizadora generará la factura con el saldo
restante.

se enviará la factura final al cliente

Envió de factura Automatizadora
vía Email.

Se recibirá el pago de la factura que

Evento de mensaje pago de factura Evento de mensaje corresponde al saldo por pagar del
proyecto.

es una compuerta diseñada para

establecer si ya pago o no el cliente,
Compuerta Dx de ¿pago?: Compuerta si la respuesta es negativa, se
reenviará la factura al cliente, si es
positiva, seguirá el flujo del proceso.

la finalización del proceso, será con

la entrega del desarrollo final al
Entrega del producto final Líder de proyecto
cliente, con su respectiva garantía y
soporte

A partir de este proceso TO-BE se realizó una simulación estadística que se mostraran los
datos a continuación:
(Figura3)
Se puede observar la tabla de resultados generales en la figura 3, donde se da por concedida
la simulación que consto de 1000 procesos simulados, y que se realizaran 10 simultáneos de
esto, buscando el escenario mas extremo posible para la organización, se puede evidenciar
que ningún proceso quedo pendiente y que la mayoría del tiempo es ocupado por el proceso
TP.4 organización de los sprint para ingresar al calendario por parte del equipo de desarrollo,
llegando a tener una desviación de 30 alertas rojas y de 113 advertencias, que al ser
comparado con el numero de simulaciones, representa el 12% que se salió de la media
establecida, que comparándose con el proceso anterior sigue estando dentro de los mismos
rangos de acción .
El cambio considerable se presento en el proceso de generar cotizaciones, ya que al ser un
proceso que antiguamente tenia una demora de 3 semanas, adquiriendo un tiempo mucho
menor, que en su peor escenario seria de 2 días por cotización.
(Figura 4)
Como en la grafica anterior , se evidencio que la actividad que ocupaba mas tiempo era la
TP4 organización de los sprint para ingresar al calendario y correcciones, en la figura 4 se
puede evidenciar con mayor claridad, ubicándose en el mayor porcentaje del proceso,
evidenciando que puede ser la tarea que genera mayores cuellos de botella, en el nuevo
modelo, por ende se le establecerá un indicador de tiempo, y rendimiento, buscando
disminuir el tiempo en esta y mitigar el cuello de botella que puede generar.

9. Conclusiones y recomendaciones
9.1 Conclusiones
 se obtuvo un AS-IS detallando oportunidades de mejora en el proceso de generación
de cotizaciones, envió de facturación al cliente y comunicación oportuna entre áreas.
 Se modelo un nuevo proceso TO-BE donde se busca optimizar el tiempo en los
procesos que se encontraron en el AS-IS que se podía mejorar, específicamente en
las cotizaciones, la generación de facturas y la comunicación oportuna entre áreas.
  A partir de la simulación estadística, se decidió establecer KPI´S de medición de
tiempo en las tareas de generación de cotizaciones y de establecimiento del calendario
del sprint, para generar un mayor trato en estas tareas y poder mejorar su rendimiento
cada vez más.
 Se simulo el nuevo proceso TO-BE, demostrando una mejora en las métricas de
generación de cotizaciones que anteriormente eran de 2 a 3 semanas por cotización,
lográndolas a reducir en un tiempo máximo de 2 días, se optimizo la generación de
documentos utilizando plantillas prestablecidas, que solo se ingresan datos desde los
formularios del BPMS, en la trazabilidad del proceso y la comunicación entre
colaboradores.

8.2 Recomendaciones
 Llevar a cabo la implementación del BPMS, en base al análisis y diseño propuesto en
el presente documento, teniendo en cuenta que fue elaborado con las mejores
practicas y diseño para la elaboración de un BPMS.
 Formalizar el estándar BPMN para el modelado de procesos de la empresa Geolink
S.A.S.

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