PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Condiciones Específicas y Generales

4.1 Diseño y desarrollo del encabezado

4.2 Diseño y desarrollo de la Tabla de contenido

4.3 Diseño y desarrollo del Pie de pagina

5. Desarrollo del procedimiento

6. Responsable

7. Registro

8. Documentos Referenciados

9. Control de cambios del documento

10. Control de distribuciones

ELABORO: REVISO: APROBÓ:

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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para el control de la información documentada del Sistema de

Gestión de la Calidad para a empresa CONFECCONES S.A. Conforme a los requisitos
definidos en la Norma ISO 9001:2015. Así mismo establecer los lineamientos para el
control de documentos y registros establecidos por las normas ISO 14001:2015 e ISO
40051:2018.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y externos del
sistema de Gestión de la Calidad y comprende desde la identificación de la necesidad de
crear o modificar el documento, hasta la divulgación, distribución, implementación y
disposición final del mismo.

Aplica sobre todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad
de la empresa CONFECCIONES S.A.

3. DEFINICIONES

Las definiciones contenidas en este documento son tomadas de la NTC ISO 9000:2015
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO. Del
capítulo 3.8 términos relativos a los datos, la información y documentación.

DATOS. Hechos sobre un objeto

Información. Datos (3.8.1) que poseen significado

Evidencia objetiva. Datos (3.8.1) que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Sistema de información. Sistema de gestión de la calidad> Red de canales de

comunicación utilizados dentro de una organización (3.2.1).

Documento. Información (3.8.2) y el medio en el que está contenida

Información documentada. Información (3.8.2) que una organización (3.2.1) tiene que
Controlar y mantener, y el medio que la contiene.

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Especificación. Documento (3.8.5) que establece requisitos (3.6.4

Registro. Documento (3.8.5) que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades realizadas

Verificación. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva (3.8.3) de que

se han cumplido los requisitos (3.6.4) especificados.

Validación. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva (3.8.3), de que se

han cumplido los requisitos (3.6.4) para una utilización o aplicación específica prevista.

Justificación del estado de la configuración. Registro e informe formalizado de la

información sobre configuración del producto (3.6.8), el estado de los cambios propuestos
y el estado de la implementación de los cambios aprobados.

Caso específico. Plan de la calidad> Tema del plan de la calidad

Plan de gestión de proyecto. Documento (3.8.5) que especifica qué es necesario para
cumplir los objetivos (3.7.1) del proyecto.

Plan de la calidad. Especificación (3.8.7) de los procedimientos (3.4.5) y recursos

asociados a aplicar, cuándo deben aplicarse y quién debe aplicarlos a un objeto (3.6.1)
específico.

Manual de la calidad. Especificación (3.8.7) para el sistema de gestión de la calidad

(3.5.4) de una organización (3.2.1).

4. CONDICIONES ESPECÍFICAS Y GENERALES

Pautas detalladas del contenido de cada uno de los ítems que posee este procedimiento.

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4.1 Diseño y desarrollo del encabezado

A B PROCEDIMIENTO
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C VERSIÓN D CODIGO E FECHA F PAGINA
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A. Logo: Logo tipo de la empresa CONFECCIONES S.A.

B. nombre del documento: Se especifica el tipo de documento y el nombre del

documento

C. versión: La versión será de dos dígitos iniciando con el 01

D. Página: Indica el número de páginas del total existente

E: Fecha: Se coloca la fecha en que se aprueba el documento con el siguiente formato

(DD-MM-AAAA)

F: Código: El código se define de la siguiente manera:

Siglas del Siglas del proceso Siglas del tipo de Numero

nombre de la pertinente documento consecutivo del tipo
empresa de documento
Ejemplo completo de la codificación de documento

NUMERO CONSECUTIVO

C F G D P R 0 1

PRIMER BLOQUE: Se establece las siglas del nombre de la empresa CONFECCIONES

S.A.

NOMBRE DE LA EMPRESA SIGLA

CONFECCIONES S.A. CF

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SEGUNDO BLOQUE: Se establece las siglas del proceso pertinente de la empresa

CONFECCIONES S.A.

PROCESOS DE LA EMPRESA SIGLA

Gestión de la Calidad GC
ESTRATEGICO
Gestión Gerencial GG

Diseño y Patronaje DP
Extendido, marcado y corte EM
MISIONAL Confección, revisado y
etiquetado CR

Acabados AC
Compras CO
Clientes CL
APOYO Mantenimiento MA
Talento Humano TH

TERCER BLOQUE: Se establecen las siglas del tipo de documento de la empresa

CONFECCIONES S.A.

DOCUMENTO SIGLA
FORMATO FR
MANUAL MA
GUIA GU
INSTRUCTIVO IN
PROCEDIMIENTOS PR
PLAN PL
REGLAMENTO RE
FICHA TECNICA FI
CARACTERIZACION CA
REGISTRO RE

CUARTO BLOQUE: Se establece el número consecutivos de 2 dígitos que corresponde

al orden del documento del proceso al que pertenezca.

Corresponde al PRIMER Procedimiento

0 1
en el proceso dado.

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4.2. DISEÑO Y DESARROLLO TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Condiciones Específicas y Generales

4.1 Diseño y desarrollo del encabezado

4.2 Diseño y desarrollo de la Tabla de contenido

4.3 Diseño y desarrollo del Pie de pagina

5. Desarrollo del procedimiento

6. Responsable

7. Registro

8. Documentos Referenciados

9Cotrol de cambios del documento

10. Control de distribuciones

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4.3. PIE DE PÁGINA

Los datos que se encuentran en la parte inferior del documento, nos permite verificar
quien lo Elaboro, Reviso y Aprobó. De este modo se identifican los responsables del
documento.

ELABORO: REVISO: APROBÓ:

A B C

A: Quien lo Elaboro: En esta casilla se registra el responsable de la elaboración o

creación del documento, o autor del mismo.

B: Quien lo reviso: En esta casilla se registra el asesor del proceso y el Representante

por la Dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad.

C: Quien lo Aprobó: En esta casilla se registra el Líder de la empresa, quien es el

responsable de la verificación final del contenido de los documentos.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Es la descripción propia del documento y su contenido, depende de la temática a

describir. Cuando se trate de un procedimiento el contenido debe en lo posible manejar la
ilustración y ejemplos de aplicación.

1. OBJETIVO.

Indica el propósito general del procedimiento, este debe ser medible, coherente con su
alcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser
medida.

Principalmente debe responder a los siguientes aspectos:

 ¿Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la acción.

 ¿Para qué lo hace? Está directamente relacionado con el propósito.
 ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en términos de calidad,
oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otros.

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2. ALCANCE.

Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y última actividad.

3. DEFINICIONES.

Términos que facilitan la comprensión por los usuarios del manual, lineamiento o guía.
Estos son de obligatorio cumplimiento para los manuales

4. CONDICIOES ESPECIFICAS Y GENERALES

Describe las características propias del procedimiento, instructivo o guía.

5. DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL DOCUEMNTO

Descripción detallada de las actividades a realizar para crear, modificar o eliminar un

documento y/o formato, como se ilustra a continuación

6. RESPONSABLE.

Persona a cargo de supervisar y dar cumplimiento a los procedimientos y actividades.

7. REGISTROS.

Documento que referencia los motivos de la creación, modificación y/o anulación

realizados a los documentos, dejando constancia de estos.

8. DOCUMENTOS REFERENCIADOS.

Normatividad de referencia para cada procedimiento.

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9. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTOS.

Todos los cambios que se realicen a los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad serán establecidos tal como se define en la siguiente tabla.

B C

A VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

A. VERSION
Al crear un documento nuevo o realizar un cambio en el mismo, la versión del
documento será cambiada de la versión 01 a la 02 para todos los tipos documentales
excepto los formatos cuyo control se llevara en el listado maestro de formatos y
Registros.

B. DESCRIPCION DEL CAMBIO

Se establece la razón por la cual se modifica el documento.
C. FECHA
Se colocara la fecha en que se modifica el documento en formato D/M/A
Nota: La versión mayor de los documento corresponderá al DOCUMENTO VIGENTE, las
demás versiones serán consideradas como DOCUMENTOS OBSOLETOS.

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10. CONTROL DE DISTRIBUCIÓN.

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa CONFECCIONES

S.A. Están a disposición de todo el personal directivo de la empresa, atendiendo
lo establecido en el procedimiento CF-GD-PR-01
Para la elaboración del Procedimientos para el Control de la Información
Documentada del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa CONFECCIONES
S.A.

A C FECHA DE D FIRMA DE
B ENTREGADO A:
VERSION ENTREGA RECIBIDO

A. VERSIÓN: En esta casilla se colocara la versión actual del documento

B. ENTREGADO A: En esta casilla se colocara el nombre de la Persona que recibe el

documento.

C. FECHA DE ENTREGA: En esta casilla se colocar la fecha de entrega del documento

en formato D/M/A

D. FIRMA DE RECIBIDO. Espacio disponible para la firma Legible de quien recibe el

documento

6. RESPONSABLES
Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad

7. REGISTRO
Formato de creación, modificación y anulación de documentos.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 NORMA ISO 9001-2015
 NORMA ISO 9000-2015

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9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCION DEL FECHA

CAMBIO

10. CONTROL DE DISTRIBUCIONES

VERSION ENTREGADO A: FECHA DE FIRMA DEL

ENTREGA RECIBIDO

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