UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

(UAPA)

Asignatura:
CONTABILIDAD iii

Tema iI
Cuentas por cobrar

Participante: Matrícula
Elizabeth Agramonte Felix 17-2795

Facilitador:
Lic. Wilton Andrés Pérez

Santo domingo zona Oriental, Rep. Dom.

27 de mayo 2019
3.1 Cuentas por cobrar
DEFINICIÓN DECUENTAS POR COBRAR
Cuentas por cobrar es el nombre de la cuenta donde se registran los incrementos y
los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o servicios.
Esta cuenta está compuesta por letras de cambio, títulos de crédito y pagarés a
favor de la empresa.
Las cuentas por cobrar, por lo tanto, otorgan el derecho a la organización de exigir
a los suscriptores de los títulos de créditos el pago de la deuda documentada. Se
trata de un beneficio futuro que acredita el titular de la cuenta.
Entre las cuentas por cobrar, puede hablarse de cuentas por cobrar al
cliente (cuando éste toma crédito con la empresa) y cuentas por cobrar a
empleados y funcionarios (registran anticipos de sueldo y otros criterios). Otra
distinción entre las cuentas por cobrar está dada por el tiempo en que dicho crédito
puede convertirse en efectivo (cuentas por cobrar a corto plazo, cuentas por cobrar
a largo plazo, etc.).
En este último caso, es interesante que conozcamos más a fondo algún matiz de
ese tipo de cuentas por cobrar. Así, por ejemplo, podríamos determinar que las de
largo plazo son aquellas que se identifican por el hecho de que la disponibilidad que
tienen es a más de un año. Todo ello sin olvidar que además que, a la hora de
presentarse, es obligatorio y necesario que se haga fuera de lo que sería el conjunto
del activo corriente.
Por el contrario, las anteriormente citadas y que reciben el nombre de cuentas por
cobrar a breve plazo son las que dicha disponibilidad es la que se produce en el
periodo inferior a un año. Asimismo, es importante saber que cuando se tiene que
llevar a cabo el proceso de su presentación se tiene que hacer dentro de lo que
sería el activo corriente relativo a la situación financiera que se encuentra la entidad
correspondiente.
Las cuentas por cobrar forman parte del balance general de las organizaciones
como parte de su Crédito o Haber, ya que con el tiempo se convertirán en efectivo
para la compañía.
Además de todo lo que hemos expuesto hasta el momento es importante conocer
que el proceso de cuentas por cobrar se compone básicamente de dos fases o
pilares fundamentales. Por un lado, está lo que sería la facturación, y por otro, los
pagos.
Es fundamental tener claro que estas cuentas por cobrar que nos ocupan son
importantes y requieren que la empresa las tenga perfectamente anotadas y
registradas. Por ello, es habitual que, en muchos casos, se opte por acometer
auditorías para poder comprobar esa acción, que realizarán tareas tales como
verificar lo que sería la identidad de los deudores incobrables.
El otorgamiento de productos o servicios a crédito es una de las herramientas que
tienen las empresas para conservar a los clientes actuales y captar nuevos. Dichos
créditos se reflejan en las cuentas a cobrar, aun cuando presenten distintas
condiciones y formas de pago.
Al administrar las cuentas por cobrar, una empresa puede agilizar el cobro del
crédito y analizar el costo-beneficio de la modalidad.
3.1.1 Concepto e importancia
En este caso las cuentas por cobrar son de importancia para una empresa
pues representan los derechos que ella tiene sobre los clientes con el fin de obtener
beneficios ya sea mediante mercancías o servicios que tenga la empresa y sean
vendidos.
Con este método, la empresa o entidad que registre las cuentas por cobrar obtiene
un inventario sobre dichos derechos que obtiene y logra beneficiar a los clientes
ofreciendo nuevos métodos de pago, tales como créditos y otras formas
beneficiando al cliente, y, por ende, a la empresa.
Características de cuentas por cobrar
Entre las características de esta definición podemos encontrar las siguientes:
 Los derechos son cobrados en el plazo acordado ya sea a corto o largo
plazo.
 Se evalúa el historial crediticio y financiero del cliente antes de hacer el
préstamo.
 Se solicitan referencias para efectuar las cuentas.
 Se establecen términos de pagos de intereses y de beneficios por pago
puntual.
 Se emplean varios métodos de pago.

3.1.2 Clasificación de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se pueden clasificar en dos tipos:

 Corto plazo: Son aquellas que requieren de disponibilidad inmediata dentro

de un plazo que no debe ser mayor a un año. Este tipo de cuentas se deben
presentar en el Estado de Situación Financiera como activo corriente.

 Largo Plazo: Su disponibilidad es a más de un año. Este tipo de cuentas se

deben presentar fuera del activo no corriente.
3.1.3 Control interno sobre las cuentas por cobrar
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta
control en el mayor general.

La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.

Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.

Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:

 Otorgar descuentos especiales
 Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
 Todas las funciones de efectivo.
 Verificación de facturas y Notas de créditos.
 Pases a cuentas control.
 Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
 Control Interno de Documentos por Cobrar
 Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de
aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.
 Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
 Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
 Registrar el descuento de documentos.
 Revisar periódicamente los pagos vencidos.

El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de
funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:

 Control de los pedidos de los clientes

 La aprobación del crédito
 La entrega de mercancía
 La función del despacho
 La función de facturación
 La verificación de la factura
 El manejo de cuentas control
 El manejo de los libros mayores de los clientes
 La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
 la autorización de castigos en cuentas incobrables

3.1.4 Cuentas incobrables

Las cuentas incobrables son las cuentas por cobrar que corresponden a ventas a
crédito, préstamos u otras deudas que prácticamente no tienen posibilidad de ser
pagadas por el deudor a la empresa. Desafortunadamente, no todos los clientes
que realizan compras a crédito pagarán a las empresas el dinero que les adeuda.
Una cuenta puede volverse incobrable por muchas razones, tales como la quiebra
del deudor, la incapacidad de encontrar al deudor, un fraude por parte del deudor o
la falta de documentación adecuada para demostrar que existe una deuda.
Cuando se determina que una cuenta por cobrar es incobrable, no se puede esperar
ningún beneficio económico futuro de la misma. Ya no califica para ser un activo y,
por lo tanto, se debe dar de baja de las cuentas.
Las cuentas incobrables son una pérdida de activos y una disminución en los
ingresos, que se registra como un gasto, conocido como gasto de cuentas
incobrables.
Vender a crédito
Se considera que un cierto monto de cuentas incobrables forma parte de una
operación comercial normal.
Esto no debería desalentar a las compañías a vender sus productos a crédito,
porque si las empresas dejan de venderlos a crédito debido al temor de tener
cuentas incobrables, también se rechazarán a buenos clientes y se perderán
muchas oportunidades de venta.
Por tanto, las empresas adoptan sólidas políticas de crédito para maximizar el
beneficio de las ventas a crédito.
Características
El gasto por cuentas incobrables es la cantidad de cuentas por cobrar que se
considera que no son cobrables. La cantidad de cuentas incobrables que se carga
al gasto es el resultado de uno de estos dos métodos:
Método de cancelación directa
Al comprobarse que no será pagada la factura de un cliente específico, el monto de
la factura se carga directamente al gasto de cuentas incobrables.
Por tanto, se elimina una cuenta por cobrar específica de los registros contables
cuando se determina finalmente que es incobrable. La entrada para el método de
cancelación directa es la siguiente:
Esta entrada reduce el saldo de las cuentas por cobrar del artículo que no se puede
cobrar. El débito va para una cuenta de gastos: Gasto por cuentas incobrables.
Un principio contable importante es la noción de congruencia. Es decir, los costos
relacionados con la generación de ingresos se deben informar durante el mismo
período contable que los ingresos.
Dado que la empresa puede intentar cobrar el dinero adeudado durante varios
meses, el método de cancelación directa viola el principio de congruencia, y por
tanto no debería utilizarse para valorar las cuentas por cobrar en los estados
financieros.
Método de provisión
Cuando se registran las transacciones de ventas, también se registra un monto
relacionado al gasto de cuentas incobrables, ya que en teoría se puede determinar
el monto aproximado de cuentas incobrables basándose en resultados históricos.
Esto se registra como un débito en la cuenta de gastos de cuentas incobrables y un
crédito en la cuenta de provisión de cuentas dudosas.
La eliminación real de las cuentas por cobrar no pagadas se lleva a cabo luego,
rebajando el monto en la cuenta de provisión. Esto no es una reducción de las
ventas.
El cálculo del gasto de cuentas incobrables bajo el método de provisión se puede
estimar de varias maneras.
Estimación de cuentas incobrables
Método del porcentaje de las ventas a crédito
Este método estima automáticamente como gasto un porcentaje de las ventas a
crédito, basado en los datos históricos.
Supongamos que una empresa prepara los estados financieros semanalmente. Su
experiencia pasada indica que el 0,3% de sus ventas a crédito nunca serán
cobradas.
Usando el método del porcentaje de las ventas a crédito, la compañía carga
automáticamente el 0,3% de las ventas a crédito de cada semana en los gastos de
cuentas incobrables y lo acredita en la provisión para cuentas dudosas.
Supongamos que en la semana actual esta compañía vende a crédito $500.000. Se
calcula el gasto por deudas incobrables de $1.500 (0,003 x $500.000) y se registra
la siguiente entrada de diario:

El método del porcentaje de ventas a crédito se centra en el estado de resultados y

el principio de congruencia. Los ingresos por ventas de $500.000 se combinan de
inmediato con los $1.500 de gastos por cuentas incobrables.
Si es una empresa nueva, podría calcular sus gastos por cuentas incobrables
utilizando un promedio de la industria, hasta que pueda desarrollar su propia tasa
de experiencia.
Método de vencimiento
Clasifica las cuentas por cobrar en diferentes grupos de vencimiento. De acuerdo
con este método, cuanto más largo sea el período por el cual una cuenta por cobrar
permanece pendiente, menores serán las posibilidades de su cobro.
La estimación de la provisión para las cuentas dudosas se realiza mediante un
porcentaje de las cuentas por cobrar que se considera incobrable en cada grupo de
vencimiento.
Este porcentaje suele ser diferente para cada grupo de vencimiento y se estima
basado en la experiencia pasada y las condiciones económicas actuales de las
áreas donde la empresa realiza sus operaciones.
El porcentaje incobrable estimado para cada grupo de vencimiento se aplica al
monto total de las cuentas por cobrar en ese grupo para obtener un monto estimado
incobrable del grupo.
Los montos incobrables estimados para todos los grupos de vencimiento se calculan
por separado y se suman para encontrar el monto incobrable total estimado.
Este monto total incobrable estimado representa el saldo requerido en la provisión
para las cuentas de cobro dudoso al final del período.
Cuentas incobrables en el balance general
Las cuentas por cobrar se conocen como cuentas de control. Esto significa que el
total de todas las cuentas individuales que se encuentren en el libro auxiliar debe
ser igual al saldo total en las cuentas por cobrar.
Las cuentas incobrables se utilizan en la valoración de las cuentas por cobrar, que
aparece en el balance de una empresa.
Cuando un cliente compra a crédito al proveedor, ese monto es colocado por el
proveedor en las cuentas por cobrar. Los términos de pago varían, pero la mayoría
de las compañías pagan en un plazo de 30 a 90 días.
Si un cliente no ha pagado después de tres meses, el monto se asigna en las
cuentas por cobrar «vencidas». Si pasa más tiempo, el proveedor podría clasificarla
como una cuenta «dudosa».
En este punto, la compañía puede optar por realizar un cargo en el estado de
resultados, en la forma de un gasto de cuentas incobrables.
La cuenta de gasto de cuentas incobrables aparece como un elemento del estado
de resultados, dentro de la sección de gastos operativos de ese estado financiero.
Cancelación de una cuenta incobrable
La entrada para cancelar una cuenta incobrable solo afecta a las cuentas del
balance: un débito en la provisión para cuentas dudosas y un crédito en las cuentas
por cobrar.
No se registran gastos ni pérdidas en el estado de resultados. Esto es porque esta
cancelación está «cubierta» en las entradas de ajuste anteriores para el gasto
estimado de deudas incobrables.

Provisión
Para compensar el problema del método de cancelación directa, los contadores han
desarrollado diferentes métodos de asignación para provisionar las cuentas
incobrables.
El método de provisión utiliza una estimación de las cuentas incobrables, también
conocido como gasto por cuentas incobrables. Este método no predice cuáles
cuentas individuales se cancelarán.
Por esta razón, el ajuste a las cuentas por cobrar se realiza utilizando una provisión
como contra cuenta de activos para las cuentas dudosas. Esta contra cuenta es
conocida como: «Provisión para cuentas incobrables».
Esto permite a las empresas mostrar las cuentas por cobrar en el balance general
tal como: «Valor neto realizable».
Siempre se debería utilizar un método de provisión, excepto en aquellos casos en
que las cuentas incobrables no sean importantes. Se exceptúa también para efectos
fiscales, cuando las normas fiscales estipulen que se debe utilizar un método de
cancelación directa.
Los métodos de provisión generarán el registro de un gasto estimado de cuentas
incobrables en el mismo período que las ventas a crédito relacionadas. Esto da
como resultado una valoración más justa del balance para las cuentas por cobrar
pendientes.
Ejemplos
Provisión por ventas a crédito
El saldo final de las cuentas por cobrar del primer trimestre de la Compañía A fue
$3.867.000. Usando el método del porcentaje de ventas, la Compañía A determinó
que el gasto por cuentas incobrables en el trimestre actual sería de $16.350 (2% de
las ventas a crédito).
El saldo actual en la provisión para las cuentas de cobro dudoso es de $60.990. La
entrada de diario para los gastos por cuentas incobrables sería:
El saldo en la provisión para cuentas dudosas sería ahora: $60.990 + $16.350=
$77.340.
El valor neto realizable de las cuentas por cobrar, como se muestra en el balance
de la Compañía A, sería:

Método de vencimiento
La compañía Fast segmentó sus cuentas por cobrar en cinco grupos de vencimiento
al preparar el siguiente cronograma de vencimiento:
En base a la experiencia pasada y las condiciones económicas actuales, la empresa
ha determinado el porcentaje de las pérdidas de crédito acreditadas en cada grupo
de vencimiento como sigue:
– Sin vencer: 1%
– 1-30 días vencidas: 3%
– 31-60 días vencidas: 10%
– 61-90 días vencidas: 20%
– Más de 90 días vencidas: 50%
Al final del año 2017, la provisión de cuentas dudosas muestra un saldo en el
balance de $2.000.
Se calcula el monto total estimado de cuentas incobrables. Este es el saldo
requerido en la provisión de cuentas dudosas, en base a la información de
referencia.
De acuerdo con los cálculos anteriores, el monto total estimado incobrable al final
del año es $2.840. Esto representa el saldo requerido en la provisión de cuentas
dudosas al final del período.
Dado que la empresa ya tiene un saldo acreditado de $2.000 en la provisión de
cuentas dudosas, la entrada de ajuste de fin del año se realizará por la cantidad de
sólo $840 ($2.840 – $2.000):

Con esta entrada, el saldo en la provisión de cuentas dudosas se incrementará de

$2.000 a $2.840.
3.1.4.1 Métodos para estimar las cuentas incobrables
MÉTODO DE ESTIMACIÓN.
Este consiste que se va creando una cuenta complementaria de activo donde se va
creando un saldo para las cuentas que se consideren incobrables y para ello se
utilizan una serie de métodos de estimación entre los cuales están.

a) porcentaje de saldo de cuentas por cobrar.

b) Porcentaje de las ventas netas o al crédito.
c) Clasificación por antigüedad de saldos.
d) Método en base a la experiencia.

MÉTODOS PARA DETERMINAR LA ESTIMACIÓN PARA CUENTAS

INCOBRABLES.

A continuación, se detallan los métodos para la determinación de la estimación para

cuenta incobrables.

a) PORCENTAJE SOBRE CUENTAS POR COBRAR.

Este método consiste en determinar un porcentaje de incobrabilidad tomando
en cuenta el saldo de cuentas por cobrar. Así por ejemplo si la empresa “X” tiene
un saldo de cuentas por Cobrar de $ 100,000.00 y se establece un porcentaje
de incobrabilidad del 6% se hará el siguiente asiento contable.

Calculo: $ 100,000.00 X 0.06 = $ 6,000.00

PARTIDA # X
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 6,000.00
Cuentas incobrables.
ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $
6,000.00
V/ Por la creación de la estimación para cuentas incobrables
b) PORCENTAJE SOBRE EL SALDO DE VENTAS
La empresa basada en experiencias adquiridas está en condiciones de poder
determinar un porcentaje de cuentas incobrables en relación con sus ventas netas
o al crédito del periodo de que se trate y luego se utiliza ese porcentaje para
determinar la estimación.
Supóngase que la empresa tiene Datos de los años de 1998-2002 y son los
siguientes:

Ventas netas de 1998-2002 $ 20,000.000.00

Ventas al crédito $ 13,000.000.00

Las cuentas que resultaron incobrables para el periodo 1998-2002 fueron por $
80,000.00
Por lo que se determinan los porcentajes de incobrabilidad dividiendo el saldo de
cuentas incobrables entre el total de las ventas netas primeramente y luego entre
las ventas al crédito.

En relación con ventas netas = $ 80,000.00/$20,000.000.00 = 0.004 = 0.4

%
En relación con las ventas al crédito = $ 80,000.00/$13,000.000.00= 0.062 = 0.62%

De los resultados anteriores se deduce que la empresa tiene la experiencia que el

0.4% de sus ventas netas es incobrable y el 0.62% de incobrabilidad de la venta al
crédito.

Si para el año 2003 la empresa tiene ventas netas por $ 2,000.000.00 y ventas al
crédito por $ 1,400,000.00 al aplicar los porcentajes resultaría lo siguiente:

2,000,000.00 X 0.004 = $ 8,000.00

1,400,000.00 X 0.0062 = $ 8,680.00
Como tenemos dos alternativas corresponde al contador o al gerente decidir cuál
de los dos valores es el más apropiado para efectuar el asiento de la estimación
para el año 2003. y en base a mi criterio personal la más adecuada es la que está
basada en las ventas al crédito por que es en las ventas al crédito donde hay más
riesgo de incobrabilidad y tiene una relación más directa en este caso el valor de la
estimación a retomar es de $ 8,680.00 y el asiento contable queda de la siguiente
manera.

PARTIDA # X
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 8,680.00
Cuentas incobrables.
ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $ 8,680.00
V/ por la creación de la estimación para cuentas incobrables.

3.1.4.2 Identificación y cancelación de las cuentas incobrables

Cancelación de una cuenta incobrable (con el método de estimación)
Cuando se tiene la certeza que una cuenta específica no podrá ser cobrada, se
cancela contra la "Reserva para cuentas malas":

Debe Haber

Estimación de cuentas incobrables $115.00

Cuentas por cobrar. Pedro Pérez $115.00

Observaciones
Aunque las cuentas incobrables son un gasto por vender a crédito, se carga a la
"Reserva para cuentas malas" en lugar de cargar a una cuenta de gasto porque el
gasto ya fue considerado antes. Ver: Estimación de cuentas incobrables.
No se afecta el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar. Por ejemplo,
suponga que las cuentas por cobrar eran $ 200,000.00, que la "Reserva para
cuentas malas" era de $ 15,000.00 y que se canceló por incobrable una cuenta de
$ 1,000.00

Antes Después

Cuentas por cobrar 200,000 199,000

Menos: Estimación de 15,000 14,000

cuentas incobrables

Valor realizable estimado 185,000 185,000

Recuperación de una cuenta incobrable cancelada
Cuando se recupera el pago total o parcial de una cuenta previamente cancelada
como incobrable, el asiento se revierte dependiendo del método utilizado.
Si se usa el método de cancelación directa, el asiento es:

Debe Haber

Cuentas por cobrar. Pedro Pérez $115.00

Gastos por cuentas incobrables $115.00

Si se utiliza el método de estimación, el asiento es:

Debe Haber

Cuentas por cobrar. Pedro Pérez $115.00

Estimación de cuentas incobrables $115.00

En ambos casos se registra el cobro así:

Debe Haber

Efectivo $115.00

Cuentas por cobrar. Pedro Pérez $115.00

Corrección de la estimación de cuentas incobrables

Por mucho cuidado que tenga al calcular la "Estimación de cuentas incobrables"
puede haber errores de juicio.
Con frecuencia ocurren cambios no previsibles en las condiciones del negocio o de
la economía en general que alteran la factibilidad de recuperar la cuentas por cobrar.
En tales casos, debe ajustarse la "Estimación de cuentas incobrables".
Para aumentar la "Estimación de cuentas incobrables":

Debe Haber

Gastos por cuentas incobrables, o $115.00

Utilidades retenidas (*)

Estimación de cuentas incobrables $115.00

Para disminuir la "Estimación de cuentas incobrables":

Debe Haber
 Estimación de cuentas incobrables $115.00

Gastos por cuentas incobrables, o $115.00

Utilidades retenidas (*)

3.1.4.3 Recuperación de las cuentas incobrables

Para el cálculo de la provisión o reserva para cuentas de cobro dudoso se usan
básicamente, tres métodos que son:
Cancelación Directa: consiste en liquidar el saldo de dudoso cobro totalmente. Este
método es de uso limitado por cuanto no opone los costos a los ingresos del período
al cual corresponden las cuentas. Por lo general, se aplica cuando los montos de
las cuentas morosas son de poca materialidad.
Cálculo: se basa en la clasificación de las cuentas según su antigüedad y el análisis
de las cuentas más antiguas para determinar un porcentaje estimado de
incobrables. Este método tampoco opone la pérdida por incobrable al ingreso que
la produjo y por otra parte no determina un porcentaje justo para cada año según
los ingresos.
Estimación: mediante este método, la provisión puede estimarse sobre la base de
un determinado porcentaje de las cuentas por cobrar vigentes, procedimiento que
tampoco se ajusta al concepto de oposición de gastos e ingresos; o en base de un
porcentaje del monto de las ventas a crédito. Este último procedimiento de
estimación, se considera que es el más eficiente por cuanto permite determinar el
monto a cargar en el año en curso.