EVIDENCIA ACTIVIDAD NUMERO 1

DE ARCHIVOS Y CLASIFICACIONES EN EL ENTORNO LABORAR

DUVAN FELIPE RUEDA SANTDOMINGO

INSTRUCTORA:
ADIELA ORTIZ JIMENEZ

SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE DEL SENA

SANTA MARTA MAGDALENA
2019
 CONTENIDO

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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS TENIENDO COMO BASE SU ORIGEN,

EVOLUCIÓN, SUS CUALIDADES, CLASIFICACIÓN, CATEGORIZACIÓN Y
APLICACIÓN EN MEDIO ACTUAL. 3
CONCLUSIÓN 4
1. LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS TENIENDO COMO BASE SU
ORIGEN, EVOLUCIÓN, SUS CUALIDADES, CLASIFICACIÓN,
CATEGORIZACIÓN Y APLICACIÓN EN MEDIO ACTUAL.

El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia único en la historia de

la humanidad, se ha considerado como un bien que genera en determinado país
que se desarrolla de una forma correcta, analizando concienzudamente su actividad
en nuestro diario vivir, el archivo es utilizado en la mayoría de las organizaciones
empresa e instituciones colombianas: en muchas oportunidades se hablaba que las
personas encargadas de llevar a cabo el archivo eran personas que les imponían
un castigo, por su mala conducta o simplemente era obligado a desarrollar esta
actividad sin tener cuenta el grado de responsabilidad que se debe tener para anejar
un proceso tan complejo, los métodos que se debe tener para anejar un proceso
tan complejo, los métodos que se empleaban para administrar el archivo se
aplicaban de acuerdo al criterio de cada persona, lo que aumentaba los riegos de
fracasos en cada una de las actividades desarrolladas, lo cual se traducía en un mal
servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, lo que afectaba negativamente
a determinada empresa u organización.

Se puede afirmar y según mis investigaciones realizadas que a partir del año 2010
el gobierno Colombia observó que el archivo se de fracasos en cada una de las
actividades desarrolladas, lo cual se traducía en un mal servicio al cliente e cuanto
la búsqueda de archivos, lo que afectaba negativamente a determinada empresa u
organización.
Es necesario que en cada organización o empresa su archivo, debe legalmente
tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse
por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
organización del archivo.
En el archivo está implícita la tecnología, ya que las Tics están inmersas con el fin
de agilizar los procesos archivísticos, de tal manera, que los documentos primeros
de valor temporal y permanente los describen, organiza, conserva y los pone al
uso del que hace el documento y al usuario externo.
Los procedimientos están ligados a los principios de la archivística los cuales rigen
desde el siglo xlx, estos son: el de procedencia y el de respeto al orden de ellos es
posible ejercer el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra
cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas
jurídicas o físicas, instituciones u organismos públicos o privados en el libre ejercicio
de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional contribuye de
forma efectiva a conservar la memoria histórica de los pueblos perpetuando como
testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, esta información
está al servicio de los investigadores, los ciudadanos y el estado.
El correo electrónico permite intercambiar información de manera rápida y eficaz,
ya que por medio de este, es posible enviar todo tipo de documentos, es utilizado
en los archivos como media comunicación: entre el archivero y los usuarios internos
para solicitud de documentación, comunicación de transferencias, coordinación
entre el archivo central y los archivos de gestión, entre el archivero y los
proveedores, entre el archivero y los usuarios externos para petición de información.
El uso de internet potencia el uso del archivo en las empresas, multiplica las
posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de interne
en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlos para aprovechar
todo el potencial que nos ofrece y maximizar las eficacias y rentabilidad de los
servicios del archivo.

2. CONCLUSIÓN

El conocimiento es el resultado del análisis y de las interpretaciones desde un punto

de vista rijo, en donde los archivos representan el flujo de procesos continuos y
dinámicos. Los archivos se utilizan para inspirar ideas, desarrollar conceptos y dar
paso a la evolución y prueba de nuevas teorías; así como revalorar e interpretar
teorías viejas. Sin los archivos, la comprensión de la raza humana está limitada a lo
que ha sido publicado o ejecutado en el pasado; pues carecemos de las
herramientas para analizar si estas interpretaciones y decisiones estaban bien
fundadas, y si eran precisas y responsables o no. Si concordamos en que la función
última de los archivos, es proporcionar información retrospectiva a los usuarios, es
obvio decir que el responsable principal de la cuantía y calidad de esa información,
en relación a los fondos custodiados en cada archivo, es el archivista, aseveración
que debe ir matizada por la evaluación de los medios de que disponga. Es
consecuente con esta afirmación, el decir que hay una relación directa entre la
calidad y cantidad de la información proporcionada en un archivo, con el tipo de '
información recibida por sus responsables: los archivistas; tanto en su aspecto
cuantitativo como en el cualitativo y tanto en su aspecto académico como en el
normativo Los documentos nacen por fines prácticos, administrativos y jurídicos
propios de la persona física y jurídica que los genera. Su conservación y
organización en archivos no tiene más razón que el servicio de los documentos
mediante su comunicación. Pero los hay que por su contenido no son del dominio
público durante un periodo de tiempo (expediente de un proyecto de defensa)
mientras que otros necesitan de su difusión inmediata (leyes). Independientemente
de estas circunstancias, la función de servicio que lleva implícita la profesión de
archivista, le es transmitida por los documentos. Que conlleva el derecho a su
consulta y su facilitación ha de hacerse por dicho profesional.