ACTIVIDAD 2

Informe: importancia de las funciones organización

Control y staff

Presentado por:

CRISTIAN RIAÑO

Tutor:

Maria Claudia Martinez Solórzano

Curso Virtual

CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
 INTRODUCCIÓN

En la era actual, la esfera empresarial siempre ha contado con personal que

opera para que los sistemas de información sean más seguros y funcionen
eficazmente, con el fin de lograr los objetivos preestablecidos y así conseguir
posicionarse como una empresa de gran reconocimiento en calidad dentro del
vasto mundo empresarial.
Las funciones de organización, de control y de staff, están destinadas a
establecer el progreso y desarrollo continuo de la empresa, por ende la calidad
de la funcionalidad de esta última, afecta directamente la calidad de los
sistemas producidos y la eficacia en la organización. La función de
organización provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de
información para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos en la empresa
y la función de control se ocupa en comparar el desempeño actual contra el
planeado, lo cual sirve como una base para ajustar acciones.
La intención del presente informe, es definir y conocer las principales
características de la función de organización y staff, con los controles
administrativos correspondientes, los cuales permitirán dimensionar la
importancia que poseen estas en el ámbito administrativo y empresarial.
 ORGANIZACIÓN

Organizar es una de las funciones de la administración. Esta se ocupa de

escoger qué tareas deben realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben
agruparse, quién se reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones.
Esta función provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de
información para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos
En la función de planeación fijamos objetivos y después formulamos una
estrategia y un conjunto de planes para alcanzar estos objetivos. Pero se
requiere de gente para lograrlos. Se necesita asignar tareas a las personas y
estas tareas deben coordinarse.
La organización es un conjunto de convenios, a las cuyas reglas y normas de
conducta deben sujetarse todos los miembros y así, ascender el medio que
permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. Como también la
organización se compone de la administración de recursos humanos, y
estructura. A demás de ser el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la
autoridad y los recursos entre los miembros de una organización logrando que
estos puedan alcanzar las metas de la organización. Las diferentes metas
requieren diferentes estructuras para así poder realizarlos.
La distribución dependerá del trabajo a realizar por las personas comprendidas
y el lugar donde dichas actividades se realizará. También crea una clasificación
que permite la asignación de autoridad a cada puesto. La organización se
utiliza en dos sentidos. Puede referirse a una empresa o grupo práctico, ya
sea un hospital, un negocio o un establecimiento municipal.
Por otra parte también se le conoce a la organización como el proceso de
organizar y asignar tareas de acuerdo a las necesidades de la empresa, para
cumplir los objetivos de dicha organización.
Debemos tener en cuenta los diferentes tipos de organizaciones, existe la
organización informal y La organización formal, la cual es la forma en que el
método de organizaciones fue planteado desde el principio, pero no
precisamente es inflexible o excesivamente limitante. La organización formal
debe de ser flexible, para que el líder asignado a la tarea pueda obtener lo
mejor de sí individualmente aunque siempre dirigido hacia un grupo u
organización en la que se trabaja. Como todo paso debe de llevar un orden.
Aunque no parezca una buena opción, la organización informal es vital para las
empresas, ya que las actividades que no estaban contempladas y salen
espontáneamente, se puedan trabajar en ellas para que estas no afecten el
proceso. La forma de trabajar y de convivir entre personas o en este caso los
empleados también puede ser un tipo de organización informal, puesto que no
tienen las mismas capacidades, pero se dedican a lo mismo y van hacia un
mismo objetivo, en una empresa es bueno tener una organización global, tanto
en los procesos como en la convivencia de los empleados. La organización
informal solo se proporciona y dura mientras la organización formal está en
desempeño.
El objeto de la organización es hacer que cada uno de los miembros conozca
"qué actividades son las que va a ejecutar". La función organizadora crea
líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una organización mejorando
así las funciones de activación y control del gerente.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización
son:
1. Es de carácter continuo, puesto que la empresa y sus recursos están sujetos
a cambios constantes.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Por lo que la acción de organizar es de gran importancia para todo organismo
dado que es la función por la cual los administradores darán un uso metódico a
los recursos del sistema administrativo.

Selección de hardware – software

Este es otro punto a evaluar en la función de organización. Dicha selección

involucra la preparación de un manual de especificaciones para la distribución
a vendedores de hardware y software. Debe de estar preparado para
comunicar a los vendedores las necesidades de instalación. Actuar como un
documento de cambio estándar para asegurar uniformidad en los presupuestos
y facilitar la evaluación de los mismos. Evaluar los presupuestos de ventas y
seleccionar la configuración de hardware y software. Es necesario que sean
planeados formalmente pruebas de datos, la administración establece pesos
relativos para dar diferentes criterios en la evaluación.
 FUNCIÓN DE CONTROL
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
Cuando se evalúa la alta dirección y la dirección de informática, los auditores
se enfocan en las actividades de control que deben ser desarrolladas en la
instalación para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
La administración ejerce control sobre las actividades de la instalación
computacional a través de los medios normales: planes y presupuestos, medir
el desempeño actual y Determinar variaciones.
Estándares de desempeño: Junto con el plan de proyecto, estándares de
desempeño forman la base de construcción de presupuestos para proyectos de
sistemas de información.
Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser
esperado al realizar diferentes actividades en la instalación. Esto abarca cuatro
áreas principalmente:
- Uso de equipo
- Análisis de sistemas
- Programación
- Operaciones

Estándares de documentación
Forman una parte importante para el éxito o fracaso de los proyectos de
sistemas de información. Estos tienen cuatro propósitos:
- Control de calidad y control de proyectos
- Referencia histórica
- Referencia instruccional.
- Comunicación inter áreas o tareas
Importancia del Control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque

hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen
materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos
gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a
las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los
cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra
muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de
esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad
no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los
movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una
organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera
que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de
la medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea
hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar
autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.

Tipos de Control

Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos

los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los
resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados
planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para
poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la
acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de
las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de
la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la
función de control.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que
dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades
del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y
procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados
para asegurarse de que se realiza adecuadamente.
Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de
control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados
históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los
estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de
los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían
hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

FUNCIÓN DE STAFF

Cuando hablamos de staff se describe claramente a los empleados que

contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo
de expertos que asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff
tiene un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesoría
técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en cualquier de sus
niveles.
El staff se basa en el principio de especialización funcional y su actividad pura
consiste en el asesoramiento; sin embargo, en la práctica no existen
departamentos staff puros, ya que además de asesorar, se les recomiendan
tareas especializadas que no realizan los departamentos de línea ocupados en
la actividad básica de la empresa. Por otro lado el empleo del término staff en
las estructuras de una organización puede corresponder a la necesidad de
ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; los
funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus
funciones administrativas, asignando continuamente a los funcionarios staff una
“autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar
órdenes”. En cuanto la línea acepta las sugerencias de staff, las convierte en
órdenes que trasmite en su propio nombre a sus subordinados.
El directivo del staff no tiene poder ni facultad para transmitir órdenes a la línea;
solo ejerce autoridad o mando sobre los subordinados de su propia línea, por
esto, en la relación línea - staff se dan los siguientes casos:

CONCEPTO

Es asesorar o auxiliar sobre una o algunas actividades dentro y fuera de la

organización.

¿QUIENES LO FORMAN?

El staff está formado por personas o departamentos que no ordenan

directamente sobre quienes forman la línea.

¿CUÁL ES LA FUNCION DEL STAFF?

La función del staff es asesorar y apoyar, así mismo realizan funciones

especializadas que se sustraen a los departamentos de línea. Apoyan a los
miembros de la línea sobre aspectos de su especialidad y sin responsabilidad
directa sobre los programas de la línea.
Las principales funciones del staff son:
-Servicios
- Consultoría.
- Asesoría.
- Contratación del personal.
- Capacitación de personal.
- Retiro del personal.
 Referentes bibliográficos
https://www.academia.edu/9767833/Selecci%C3%B3n_y_Adquisici
%C3%B3n_de_Software_y_Hardware

http://administraciondepersonal1.sociales.uba.ar/files/2013/03/Funciones-del-
Area-RRHH.pdf

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#tipo