Diagnostico sistémico

Luis Enrique Arevalo Ariza

1. Objetivos, Valores, Tareas y Cometidos

Funcionalidad.
Es una organización para suministrar productos de panadería,
ofrecemos productos personalizados y estandarizados de alta calidad,
los valores principales son la puntualidad, eficiencia y pulcritud.

Historia
La empresa nace para impactar socialmente ya que busca llevar madres
cabeza de hogar, creada inicialmente por la fundación Carlos y Sonia
Haime, tiene ya 5 años y su especialidad es panadería, repostería,
galletería y hojaldre.

Objetivos
El administrador establece los objetivos para la venta, objetivos a corto,
mediano y largo, los objetivos no están documentados por escrito son
evaluados conjuntamente en reuniones semanales.

Estrategia
La empresa busca posicionarse como la mejor panadería de Cartagena,
debe ser, será reconocida como una empresa social que ayuda a las
mujeres en situación vulnerable a lograr sus metas.

Ubicación
Es una Sociedad Anónima Simplificada, ubicada en la ciudad de
Cartagena de indias en la zona rural de Manzanillo del Mar, ofreciendo
productos de panadería, como pastelitos de pollo, bocadillo, queso,
arequipe, también panes de bocadillo, jamón, integral.
2. Organización Estructural y Funcional

División del Trabajo

El trabajo está dividido entre:

Administrador: Tipo de contratación directa, área administrativa.
Funicones: Facturación, pago de nómina, cobro de cartera,
programación de entrega, programación de producción

Panadero: Tipo de contratación directa, área de producción.

Funciones: Producción de productos de panadería, encargado de la
bodega de insumos.

Auxiliar de panadería: Tipo de contratación directa, área de

producción.
Funciones: Apoyo en las funciones de panadería.

Asesor comercial: Tipo de contrato por comisión, área comercial,

Funciones: Búsqueda de nuevos clientes, apertura de mercado,

Domiciliario motorizado: Tipo de contrato por entrega, área logística,

Funciones: entrega de productos,

Estructura

El proceso de la empresa comienza con la recepción del pedido hecho

por el administrador, se une a la programación de producción, se
fabrica, se empaca, se programa la entrega, se factura, se hace el
proceso de entrega, se hace la gestión de cartera o la recepción del pago
en efectivo.
Poder de decisión

Administrador

Asesor Domiciliario
Panadero
Comercial Motorizado

Auxiliar de
Panaderia

El administrador es quien toma las decisiones, en conjunto con el dueño

de la empresa, el personal puede opinar, pero no tienen poder decisión.

Documentación

No hay manual de procesos, ni manual de funciones.

3. Relación, Coordinación, Información

Información
El mercado de los productos de panadería bajo pedido es un mercado
no explotado en Manzanillo del mar, nuestro cliente objetivo son los
hoteles, restaurantes y colegios, utilizamos formatos de programación
para la comunicación interna y de manera externa usamos correo
electrónico, teléfonos y chat, hay reuniones semanales, en la que
participan todos los involucrados en la empresa.

Coordinación
Se hace una cooperación en la mejora de los procesos ya que se poseen
diferentes fortalezas, principalmente durante el proceso de producción.

Comunicación
La dirección no informa los logros realizados, no se mide el rendimiento
de las unidades de trabajo, no existen bloqueos de comunicación, no
emisión de informes.
4. Reconocimiento, Recompensa y Sanción

Miembros
No tiene ventajas ser empleado de la empresa, el personal se identifica
con los productos, hay posibilidades de formación externa con curso
dictados por el SENA, el volumen de trabajo se ajusta a las necesidades
del producto ya que se cuentan con colaboradores temporales, hay
trabajo de igual volumen entre el área de producción y el personal
administrativo.

Política de Personal
No hay cargos para promover a los empleados, si existe una
planificación estratégica de personal.

Reconocimiento y recompensas
Se dan bonos de productividad, cuando se pasa la meta estipulada para
el mes, a través de los acuerdos de rendimiento.

Calificación
Para los Cargos de administrador y panadero se requiere experiencia y
personal calificado en sus áreas, mientras en cargos como auxiliar de
panadería, asesor comercial y domiciliario motorizado requieren un
nivel bajo de calificación,

5. Sistemas Técnicos y auxiliares

Recursos técnicos
La maquinaria de la empresa se encuentra en excelente estado se le
realiza mantenimiento preventivo cada 3 meses, y mantenimiento
correctivo cuando las maquinas los solicitan.

Infraestructura
Las condiciones de trabajo son buenas con algunos aspectos a mejorar,
las instalaciones se encuentran en estado optimo para el trabajo
 requerido, eventualmente se hace reparaciones locativas, no cuenta
con instalaciones sociales para el personal, la empresa al encontrarse en
una zona rural es de difícil acceso ya que solo hay un bus que llega
directamente hasta las instalaciones, sino se utilizan medios de
transporte informal.

Finanzas
El presupuesto se elabora en base a los pedidos de la semana, el
administrador revisa los costo e ingresos, se utiliza contabilidad manual,
se utiliza Microsoft Excel para el manejo de las cuentas, calculo de cotos
y rentabilidad, se utiliza contabilidad de costes.

6. Dirección

Autonomía
La administración es autónoma en la toma de cliente y proveedores, en
las estrategias de ventas y planificación de la semana, realiza el análisis
de los costos y de los ingresos, tienen alta relevancia la relaciones y
autoridades informales.

Estilo Directivo
Se toman basado en la información que da el cliente, más la conjunción
con la estrategia generada desde la administración, todo se hace a
través del análisis del mercado, teniendo en cuenta precios de
proveedores, oportunidad de retención del cliente, características del
cliente.
7. Retroalimentación

Finanzas
La empresa se financia a través de capital propio y apalancamiento
financiero con la entidad Banco de Bogotá, la estabilidad financiera esta
definida por el sistema de cobro de cliente, si estos retrasan sus pagos,
la empresa comienza a tener dificultades de liquidez.

Relaciones
El único competidor es los almacenes Carulla, no cuenta con ninguna
entidad de apoyo, tenemos alta fiabilidad de proveedores, hay
consultores legales, contables y de mercadeo.

Retroalimentación
Los clientes manifiestan satisfacción de los productos ofrecidos, todo a
través de una encuesta, y cuando se presenta una insatisfacción
observamos el proceso para corregir errores.

8. Procesos de transformación

Valor Añadido
El principal valor añadido es nuestro producto de alta calidad y
excelente sabor, y son personalizados al gusto del cliente.

Orientación al cliente
Los productos que genera la empresa son productos alimenticios de
panadería, entre los que destacan panes, productos de hojaldre y tortas,
el cliente objetivo son los hoteles, restaurantes, colegios, eventos
empresariales y clientes naturales regulares, la empresa se presenta
como una entidad de responsabilidad social.

Innovación
Al ser una empresa de productos que se generan a través del arte de la
panadería siempre estamos innovando en los sabores y técnicas
panaderas para ofrecer nuevas alternativas a los clientes, somos una
empresa que se adapta a los cambios del mercado y als exigencias de
los clientes