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Desarrollo e implantación de un sistema de información que permita el control de

inventarios y ventas de la droguería Real de drogas # 11 de la localidad de Fontibón.
SIPF

Tutor
Carlos Alberto Cañón Romero

Lector

José Fernando Galindo Suarez

Estudiantes
Claidy Paola Melo Arguello
Wendy Johanna Pulido Parada
Juan Sebastián Chunza Pulido

Fundación Universitaria Panamericana - Compensar

Cundinamarca
Proyecto de grado
Mayo 2019.
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Tabla de Contenidos

Lista de Abreviaturas ...................................................................................................... 6

CAPITULO 1 ...................................................................................................................... 6
1.1. Introducción. ............................................................................................................ 6
1.2. Antecedentes. ........................................................................................................... 7
1.3. Justificación. ............................................................................................................ 7
CAPITULO 2 .................................................................................................................... 15
2.1. Identificación del problema. .................................................................................. 15
2.1.1 Gestión de stock las pequeñas farmacias manejan los siguientes procesos ......... 16
2.2. Pregunta problema. ................................................................................................ 17
2.3. Objetivo General. ................................................................................................... 17
2.4. Objetivos específicos. ............................................................................................ 17
CAPITULO 3 .................................................................................................................... 18
3.1. Limitaciones ........................................................................................................... 18
3.1.1. Limitación Temporal .......................................Error! Bookmark not defined.
3.1.2. Limitación Geográfica ....................................Error! Bookmark not defined.
3.1.4. Limitación Técnica .........................................Error! Bookmark not defined.
3.1.5. Limitación Operativa .......................................Error! Bookmark not defined.
3.2. Alcance. ................................................................................................................. 18
CAPITULO 4 .................................................................................................................... 18
4.1 Marco teórico. ......................................................................................................... 18
4.1.1. Sistema de información................................................................................... 18
4.1.2. Ventajas a los sistemas de información. ........................................................ 19
4.1.3. Modelo general de un sistema de información. .............................................. 20
4.1.4. Tipos de sistemas de información. .................................................................. 20
4.1.6. Evolución de los sistemas de información. ..................................................... 22
4.1.7. Activo más importante de la empresa. ............................................................ 24
4.1.8. Planificación de un sistema de información. .................................................. 24
4.1.9. La necesidad de los sistemas de información. ................................................ 24
4.1.10. De acuerdo con el MinTIC los sistemas de información deben cumplir los
siguientes aspectos. ................................................................................................... 24
4.1.11. Principales características de un sistema de información ............................. 25
4.2. Base de datos.......................................................................................................... 26
a. PhpMyAdmin .................................................................................................... 26
4.3. NetBeans IDE 8.1NetBeans IDE 8.1. .................................................................... 27
b. Lenguaje de programación. ............................................................................... 27
c. JavaScript: ......................................................................................................... 27
CAPITULO 5 .................................................................................................................... 27
5.1. Metodología. .............................................................................................................. 27
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5.1.1 ¿Por qué la metodología Cuantitativa? ................................................................ 28

5.1.2 ¿Por qué la metodología ágil de Scrum?.............................................................. 28
5.1.3. Fase de levantamiento de información. .......................................................... 29
5.1.4. Fase de análisis. .............................................................................................. 29
5.1.5. Fase de desarrollo. .......................................................................................... 30
5.1.6. Fase de pruebas ............................................................................................... 30
5.1.6.1. Pruebas de caja negra ................................................................................... 30
5.1.6.2 pruebas de caja blanca .................................................................................. 31
5.1.7 Fase de implementación ................................................................................... 31
5.2. Cronograma de Actividades. .............................................................................. 31
5.3. Presupuesto. ....................................................................................................... 32
5.4. Análisis DOFA................................................................................................... 33
CAPITULO 6 .................................................................................................................... 34
6. Lista de referencias ....................................................................................................... 34
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Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1 Farmacias que obtuvieron más ganancia en Colombia. ............................... 13
Ilustración 2 Análisis de datos encuestas 2013 ..................Error! Bookmark not defined.
Ilustración 3 Flujo de Proceso de Recepción de medicamento......................................... 16
Ilustración 4 Flujo de procesos de gestión de Stock ......................................................... 16
Ilustración 5 Bloques que forma el modelo general de un sistema de información. ........ 20
Ilustración 7 Cronograma de actividades .......................................................................... 31
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Lista de tablas
Tabla 1 Principios de la resolución 1403 del Ministerio de Protección Social. ................. 7
Tabla 2 Lista de residuos o desechos sujetos a Plan de Gestión de Devolución ................ 9
Tabla 3 Definiciones de establecimientos segun la Resolución 0371 ................................ 9
Tabla 4 Grupos de clasificación de los sistemas de información ..................................... 21
Tabla 5 Análisis de progreso de los sistemas de información .......................................... 22
Tabla 6 Presupuesto del proyecto. .................................................................................... 32
Tabla 7 Análisis DOFA. ................................................................................................... 33
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Lista de Abreviaturas
POO – Programación Orientada a Objetos
DSS - Decision Support Systems
TPS - Transaction Processing Systems
MIS - Management Information Systems
MRS - Management Reporting Systems
MVC – Modelo Vista Controladora
JRE - Java Runtime Environment
ECMA - European Computer Manufacturers Association
ISO - International Organization for Standardization

CAPITULO 1

1.1. Introducción.

En el siguiente documento se encuentra información sobre la problemática

observada en la droguería Real de drogas # 11 de la localidad de Fontibón, donde se
evidenció que el registro de ventas e inventarios se realiza de forma manual, se observó
que el administrador genera control de sus ventas e inventarios en cuadernos, lo cual no
le permite tener control de las fechas de vencimiento de los medicamentos, generando
perdidas de producto por no contar con un registro sistematizado, adicional a esto se
evidenció que el control de las ventas es inadecuado, debido al tiempo empleado por el
administrador en la generación de los resultados de las ganancias en el día a día.
Al identificar estas necesidades se propuso desarrollar e implementar un sistema
de información que permita el control y automatización de los procesos, como son las
ventas e inventarios y control de las fechas de vencimiento de los productos.
El sistema le permitirá al administrador de la farmacia reducir los tiempos de
consulta de la información de los productos como el stock actual de la góndola (lugar
donde se almacena los productos), adicionalmente el sistema genera alertas de los
medicamentos próximos a vencer, lo cual permite tener un control adecuado de la
rotación y abastecimiento, evitando la venta y distribución de medicamentos vencidos.
(Pulido & Chunza & Melo, 2019).
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1.2. Antecedentes.

La finalidad de los recursos de la información es ofrecer mecanismos que

permitan a la organización adquirir, producir y transmitir datos e información con
calidad, exactitud y actualidad al menor costo posible para servir a los objetivos de la
organización. (Taylor, 2000).
Las tecnologías de la información y comunicación son protagonistas en la
realidad empresarial actual, donde las organizaciones las consideran cada día un recurso
fundamental que les permite ser más eficientes, así mismo el desarrollo de sistemas de
información apropiados aplicado a las nuevas maneras de realizar el trabajo manual
brindando mejores alternativas en relación con sus clientes. (Heredero, 2006)

En la resolución 1403 del 2007 del Ministerio de Protección Social, se identifican

los siguientes puntos para tener en cuenta:

Tabla 1 Principios de la resolución 1403 del Ministerio de Protección Social

Grupo Descripción
Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de
Prevención medicamentos y dispositivos médicos, así como los problemas
relacionados con su uso.
Suministrar los medicamentos y dispositivos médicos e informar a
Suministro los pacientes sobre su uso adecuado.
Ofrecer atención farmacéutica a los pacientes que la requieren,
Atención farmacéutica realizando las intervenciones necesarias para el cumplimiento de la
farmacoterapia prescrita por el facultativo.
El servicio farmacéutico dentro del marco de sus funciones
garantizará a sus usuarios, beneficiarios, destinatarios y a la
Accesibilidad comunidad, los medicamentos y dispositivos médicos, la
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información y asesoría en el uso adecuado de los mismos, para

contribuir de manera efectiva a la satisfacción de las necesidades de
atención en salud.
El servicio farmacéutico dispondrá de mecanismos y realizará las
acciones que permitan conservar la calidad de los medicamentos y
dispositivos médicos que estén a su cargo y ofrecerá la información
Conservación de la para que ésta se conserve una vez dispensado. Esta responsabilidad
calidad también estará a cargo de cada uno de los actores que intervengan en
los procesos de recepción, almacenamiento, transporte, distribución
física de medicamentos y dispositivos médicos, garantizándose las
condiciones establecidas por el fabricante en el empaque y la
trazabilidad de estos.

Fuente: Elaboración propia, información tomada de la (Resolución 1403, 2007) Pag.5,

https://www.invima.gov.co/images/pdf/tecnovigilancia/buenas_practicas/normatividad/Resolucio
n1403de2007.pdf

Con base a la problemática evidenciada y a fin de optimizar el proceso del manejo

de medicamentos, donde se evidencia un manejo manual de los procesos de ventas e
inventarios, se realiza una investigación sobre las resoluciones, normativas y decretos que
dictamina la ley, adicional los procesos que se deben realizar con los medicamentos
vencidos y como deben actuar las droguerías o farmacias con el proceso de devolución,
de acuerdo a lo establecido por el decreto 4741 del 2005 (Resolución 0371, 2009), existe
un periodo de fechas determinadas adicionales para las categorías que se clasifican como
residuos de medicamentos expirados y considerados como residuos o desechos
peligrosos, los cuales deben ser tratados por un ente regulatorio o autoridad de medio
ambiente (Ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial) quien lleva el control
de los mismos. El decreto estipula las fechas finales de los medicamentos la cual se
relaciona a continuación:
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Tabla 2 Lista de residuos o desechos sujetos a Plan de Gestión de Devolución.

Código Residuo Plazo máximo para la

presentación
del Plan de Devolución a
partir de
lo establecido en el
artículo 22
Y4 Plaguicidas en abandono, sus 6 meses
Envases, empaques y los
embalajes que se hayan
contaminado con plaguicidas.
Y3 Fármacos o medicamentos 12 meses
Vencidos
Y31 Baterías usadas plomo-Ácido 18 meses

Fuente: Elaboración propia, datos tomados del decreto 4741, (2005). decreto 4741
de 2005. Colombia, Bogotá, http://www.corpocaldas.gov.co/publicaciones/1524/02-
28/decreto4741de2005.pdf,

De acuerdo con lo anterior existen tres tipos de residuos para los cuales se establece
un tiempo en el Plan de Gestión de Devolución Posconsumo, para realizar la devolución
de medicamentos por parte de las farmacias, como se identifica en la tabla 2, cada residuo
tiene un código que identifica cuales medicamentos deben ser devueltos y categorizados.

Tabla 3 Definiciones de establecimientos según la Resolución 0371.

Establecimientos Definición
Acopio Acción tendiente a reunir productos desechados o
descartados por el consumidor al final de su vida
útil y que están sujetos a planes de gestión de
devolución de productos posconsumo, en un lugar
acondicionado para tal fin, de manera segura y
ambientalmente adecuada, a fin de facilitar su
recolección posterior y manejo integral. El lugar
donde se desarrolla esta actividad se denominará
centro de acopio.
Almacenamiento Es el depósito temporal de residuos o desechos
peligrosos en un espacio físico definido y por un
tiempo determinado con carácter previo a su
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Condiciones de comercialización
de un medicamento
Distribuidores y
comercializadores
Droguería
Establecimiento farmacéutico
Fármaco
Fármacos o medicamentos
vencidos
Forma Farmacéutica
aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o
disposición final.
Mecanismos de comercialización autorizados para
un medicamento, tales como venta libre, fórmula
médica, control especial o uso hospitalario
exclusivamente.
Para efectos de los planes de gestión de devolución
de productos posconsumo de fármacos o
medicamentos vencidos, se entienden como
distribuidores y comercializadores las personas
naturales o jurídicas que comercializan o
distribuyen medicamentos al por mayor o al detal.
se incluyen en esta categoría los almacenes
denominados grandes superficies.
Es el establecimiento farmacéutico dedicado a la
venta al detal de productos enunciados y con los
mismos requisitos contemplados para farmacia-
droguería, a excepción de la elaboración de
preparaciones magistrales.
Es el establecimiento dedicado a la producción,
almacenamiento, distribución, comercialización,
dispensación, control o aseguramiento de la calidad
de los medicamentos, dispositivos médicos o de las
materias primas necesarias para su elaboración y
demás productos autorizados por ley para su
comercialización en dicho establecimiento.
Es el principio activo de un producto
farmacéutico.
Aquellos medicamentos o formas farmacéuticas
que presenten vencida la fecha de expiración
correspondiente a la vida útil del producto. La vida
útil del fármaco es aquel tiempo que establece el
fabricante con base en estudios de estabilidad y que
define como fecha de vencimiento, según consta en
el registro sanitario. También se consideran
fármacos o medicamentos vencidos, aquellos
medicamentos que el usuario final deja de usar y
desea descartar como un residuo.
Es la forma o estado físico en el cual se presenta un
producto con el objeto de facilitar su
fraccionamiento, dosificación y administración.
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Farmacia-Droguería
Medicamento
Plan de Gestión de Devolución de
Productos Posconsumo
Registro sanitario
Es el establecimiento farmacéutico dedicado a la
elaboración de preparaciones magistrales y a la
venta al detal de medicamentos alopáticos,
homeopáticos, Fito terapéuticos, dispositivos
médicos, suplementos dietarios, cosméticos,
productos de tocador, higiénicos y productos que
no produzcan contaminación o pongan en riesgo la
salud de los usuarios. Estos productos deben estar
ubicados en estantería independiente y separada.
En cuanto a la recepción y almacenamiento,
dispensación, transporte y comercialización de
medicamentos y dispositivos médicos, se
someterán a la normatividad vigente, en la materia.
Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir
de principios activos, con o sin sustancias
auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que
se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico,
tratamiento, curación o rehabilitación de la
enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y
empaques hacen parte integral del medicamento,
por cuanto estos garantizan su calidad, estabilidad
y uso adecuado. Se incluyen los medicamentos
destinados a los humanos y los de uso veterinario
que no cuentan con clasificación toxicológica.
Es el instrumento de gestión que contiene el
conjunto de reglas, acciones, procedimientos y
medios dispuestos para facilitar la devolución y
acopio de productos posconsumo que al desecharse
se convierten en residuos o desechos peligrosos,
con el fin de que sean enviados a instalaciones en
las que se sujetarán a procesos que permitirán su
aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o
disposición final controlada.
Es el documento público expedido por el Invima o
la autoridad delegada, previo el procedimiento
tendiente a verificar el cumplimiento de los
requisitos técnico-legales establecidos en la
normatividad vigente, en el cual faculta a una
persona natural o jurídica para producir, importar o
envasar medicamentos o preparaciones
farmacéuticas.
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Fuente elaboración propia, datos tomados de: resolución 0371. (2009). ministerio de
ambiente, vivienda y desarrollo territorial. Colombia, Bogotá.
http://biblioteca.saludcapital.gov.co/img_upload/03d591f205ab80e521292987c313699c/res
olucion-371-de-2009.pdf

En la anterior tabla encontramos la definición de cada uno de los establecimientos

y normas, además de encontrar la especificación de fármacos vencidos con su forma
farmacéutica, con el fin de brinda mayor claridad en cada uno de los temas que se tratan
en el proyecto, ya que son de importancia para llevar a cabo la implementación del
sistema. Estas normas ayudan a entender como las necesidades de la farmacia también
están asociadas a las leyes que deben cumplir como establecimientos farmacéuticos.

1.3. Justificación.

En la entrevista realizada a los administradores de la farmacia se logró evidenciar

y entender los métodos utilizados en los procesos de manejo y control de ventas e
inventarios, los cuales son realizados de forma manual.
Se evidencio que la farmacia no tiene un sistema de control de fechas de
vencimiento de los medicamentos y productos de forma ordenada, la empresa nos
informa, que solo hasta realizar el mantenimiento de las góndolas se identifican las fechas
de vencimiento, procediendo a tomar acciones correctivas como son:
1. Si el medicamento se encuentra vencido lo extraen de la góndola
apartándolo y dejándolo a disposición como lo indica la norma.
2. Si el medicamento esta con una fecha próxima de vencimiento los ordenan
de tal forma que el medicamento más pronto a vencer se encuentre de
primeras para la venta.
También nos indican que actualmente no tienen un sistema que les permita
controlar los faltantes en el stock, ocasionando una mala distribución y venta de los
medicamentos a causa del manejo deficiente y mal control de las reservas en el
inventario, demostrando que los productos agotados ocasionan la perdida de ganancias al
no lograr concretar la venta del producto.
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Adicionalmente se realizó un análisis del mercado farmacéutico, donde se

identifica que las farmacias reconocidas tienen sistemas de información que optimizan las
funciones realmente importantes para una buena administración. A través de estos
sistemas, logran posicionarse en los primeros puestos del mercado farmacéutico siendo
los mayores generadores de ingresos anuales como lo indica La Superintendencia de
Industria y Comercio.

Ilustración 1 Farmacias que obtuvieron más ganancia en Colombia.

Fuente: SuperSociedades (2018), Negocio de las droguerías en Colombia, tomado el 16/02/2019

https://supersociedades.gov.co/_layouts/15/start.aspx#/SitePages/Inicio.aspx
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https://www.larepublica.co/empresas/coopidrogas-y-la-rebaja-las-lideres-del-negocio-de-
droguerias-2405251

Con la información recolectada en la entrevista y la investigación realizada, se

evidencia que la solución a la problemática de la farmacia Real de Drogas # 11, es
desarrollar un sistema de información adaptado a las necesidades de la farmacia, teniendo
en cuentas las ventajas que el sistema ofrece, lo cual se refleja en los datos de la ilustración
anterior del mercado farmacéutico.
Con la solución planteada, se busca que la droguería Real de drogas # 11 de la
localidad de Fontibón, posea un sistema de información que permita controlar y optimizar
el proceso de las ventas e inventarios de medicamentos y/o productos, donde también se
evidencio que no existe un seguimiento de medicamentos próximos a vencer, ya que no
cuentan con un inventario actualizado. El sistema desarrollado permite atender las
necesidades que tiene la droguería, atreves de la generación de reportes actualizados y
verídicos, ayudando al personal de la farmacia con manejo y control de una administración
de sus recursos de forma ágil, organizada y eficiente.
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CAPITULO 2

2.1. Identificación del problema.

Actualmente la empresa no cuenta con un sistema de información que les permita

llevar un buen control de las actividades diarias, como lo son las ventas, los inventarios,
el control de las fechas de vencimiento de los medicamentos, control del stock,
ocasionando pérdidas económicas para la compañía. El aspecto más influyente en la
problemática evidenciada es el control del inventario de los productos, el cual se realiza
de forma manual realizando los pedidos cuando se evidencia un faltante de producto en la
góndola o cuando los clientes preguntan por el producto.
En el caso de las ventas, el proceso realizado es el siguiente:

1. El cliente ingresa a comprar el medicamento o producto.

2. El cliente indica al administrador el producto que desea adquirir.
3. El administrador o vendedor se dirige a la góndola donde se dispone a
buscar los productos o medicamentos.
4. El administrador verifica el stock de forma manual.
5. Si tiene stock del producto se procede a realizar la venta.
6. Si el administrador identifica un agotado, procede a registrar en un libro
para generar el pedido.
7. Al finalizar el día, se realizan un cruce revisando lo que tenían en la caja y
descuentan lo anotado en el libro, determinando el total de la venta del día.

La manera como se realiza actualmente la agestión del inventario, puede influir

negativamente en el desarrollo de las actividades de la empresa, debido al daño que se
puede presentar en los libros donde registra la información ocasionado por el uso y paso
del tiempo, además el realizar el registro de la información por escrito, provoca que las
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verificaciones de ventas e inventarios presenten inconsistencias por el error humano

creando obstáculos en el manejo del tiempo empleado afectando la realización de otras
tareas indispensables para la empresa.
El procedimiento realizado por la empresa es el siguiente:
Ilustración 2 Flujo de Proceso de Recepción de medicamento

Fuente: Elaboración propia 2019, A partir Lualy, C, gestión para Farmacias,

ttp://www.infodoctor.org/salek/Manual_para_farmacias.pdf.
El proceso a realizar es una serie de verificaciones manuales, para posteriormente
distribuir los medicamentos recibidos en la góndola de exhibición cliente y consumidor.
Adicionalmente, existen las siguientes limitaciones para realizar la
implementación del sistema: 1. La farmacia no cuenta con un equipo de cómputo en el
cual se pueda instalar el sistema a desarrollar, 2. El establecimiento no cuenta con
internet. Por lo cual se requiere la compra de un equipo de cómputo, que permita un
óptimo funcionamiento del sistema desarrollado.

2.1.1 Gestión del stock en las pequeñas farmacias.

Ilustración 3 Flujo de procesos de gestión de Stock

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Fuente: Elaboración propia 2019, A partir Lualy, gestión para Farmacias por.
http://www.infodoctor.org/salek/Manual_para_farmacias.pdf

2.2. Pregunta problema.

¿Cómo se puede optimizar y automatizar el sistema de control de ventas e inventarios de

medicamentos?

2.3. Objetivo General.

Desarrollar e implantar un sistema de información que permita gestionar, controlar y

automatizar el proceso de ventas e inventarios.

2.4. Objetivos específicos.

 Realizar el levantamiento de los requerimientos funcionales y no funcionales.

 Diseñar un sistema de control que se adapte a las necesidades y capacidades de la
empresa.
 Definir e implementar la arquitectura del sistema de información, que permita un
optimo funcionamiento.
 Establecer un plan de capacitación para el uso adecuado del nuevo sistema de
información.
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CAPITULO 3

3.1. Limitaciones para el desarrollo del sistema

Con base al estudio y análisis realizado, se identifican las siguientes limitaciones:

 El tiempo disponible para el desarrollo e implantación del sistema, el cual esta

limitado a 6 meses.

 El sistema desarrollado se implementará únicamente en la droguería Real de

drogas # 11.

 La empresa no cuenta con equipos de cómputo ni de red y/o conexión a internet.

 La empresa no dispone del presupuesto para realizar el desarrollo en gestores de

BD de alto costo u contratación de una empresa externa.

Observación: Aunque inicialmente se identifican las variables anteriores, es necesario

estar aténto y tener la flexibilidad de adaptar el sistema a medida que surjan imprevistos
los cuales no pudieron ser identificados inicialmente o que hayan sido requeridos por el
usuario ni tenidos en cuenta por el equipo de desarrollo.

3.2. Alcance.

El alcance del proyecto es desarrollar e implantar un sistema de información que

automatice los procesos manuales que se están realizando para el control de las ventas e
inventarios, adicionalmente el sistema generara los reportes que faciliten la toma de
decisiones para optimización de las ventas y garantizar un reabastecimiento adecuado sin
incurrir en averías, devoluciones o merma (Producto que no se pueden devolver),
reduciendo el impacto financiero que influye negativamente a la empresa.

CAPITULO 4

4.1 Marco teórico.

4.1.1. Sistema de información

Es un conjunto de componentes interrelacionados que recaban, procesan, almacenan y

distribuyen datos e información, los cuales proporcionan un mecanismo que permite
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cumplir un objetivo. Este mecanismo ayuda a las organizaciones a incrementar sus

ganancias y reducir sus costos. (Stair & Reynolds, 2010)

Los sistemas de información son elementos que permiten llevar un control de

actividades, recursos y novedades en una empresa de forma organizada, son de gran
ayuda al momento de la utomatizacion de procesos, sustituyendo las tareas manuales
manuales por procesos automaticos, que pueden convertirsen en herramientas claves para
el éxito de una empresa.(Sanchez ;Vargas, 2011)

Los sistemas de información son la mejor combinación entre las tecnologías de la

información y los datos obtenidos por la empresa, los cuales al ser gestionados de manera
confiable y exacta pueden aportar al crecimiento de una empresa. Teniendo en cuenta que
la información es el activo más importante en una organización, es necesario
almacenarla, actualizarla y sobre todo tenerla en un lugar seguro para consultarla en el
momento de ser requerido. (Pérez, 2015)

4.1.2. Ventajas a los sistemas de información son:

 Control efectivo de las actividades de la organización, lo cual le permitirá a la

empresa tener registro de cada uno de sus movimientos.
 Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
 Automatización de procesos.
 Permite la gestión concreta de actividades tanto de ventas como de inventarios.
 Permite el análisis y la extracción de información en tiempo real.
 Permite llevar un control y registro automatizado, con el fin de dar mayor rapidez
y eficiencia al momento de una consulta.
 Permite llevar un control y registro automatizado, con el fin de dar mayor rapidez
y eficiencia al momento de una consulta.
 Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal
forma que esté disponible cuando se necesite. (Stair & Reynolds, 2010),
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4.1.3. Un modelo general de un sistema de información está formado por cinco bloques
básicos que son:

1. Elementos de entrada
2. Elementos de salida
3. Sesión de transformación
4. Mecanismos de control
5. Objetivos

Como se muestra en la siguiente ilustración, los datos acceden al sistema a través de los
elementos de entrada para ser tratados en el bloque de transformación, la entrada es el
proceso mediante el cual el sistema de Información toma los datos que requiere para ser
tratada. esto puede hacer de forma manual o automática (Fernández, 2006).
El procedimiento del manejo de la información es administrado por el mecanismo de
control, con el fin de lograr el objetivo propuesto por la organización, una vez realizada
la transformación el resultado es generado por el sistema a través de los elementos de
salida. (Fernández, 2006)

Ilustración 4 Bloques que forma el modelo general de un sistema de información.

Fuente: Fernández, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información: una metodología basada

en el modelado. (la Universidad Politécnica de Catalinya, Ed.) (UPC-2006). Barcelona: UPC.

4.1.4. Tipos de sistemas de información.

21 | P á g i n a

Según el auto Existen 3 tipos de sistemas de información:

a. “Sistemas de proceso Transaccional, TPS (Transacción Processing Systems), también

conocidos como de proceso electrónico de datos, EDP (Electronic Data Processing).
b. Sistemas de información para la Dirección, MIS (Management Information Systems):
También conocidos como generación de informes para la Gestión, MRS (Management
Reporting Systems), se conciben como respuesta a las necesidades asociadas a nivel
operativo, Generalmente operan sobre información generada por los TPS, pero en forma
de resúmenes, consolidaciones, etc., por lo que producen información de tipo interno,
estructurada y habitualmente en formatos predeterminados.
c. Sistemas de Soporte a la Decisión, DSS (Decision Support Systems), comprenden a su
vez una variada tipología de sistemas caracterizados por su orientación a la resolución de
los problemas asociados a la toma de decisiones: recuperación de la información
(estructurada o no) interna o externa, presentación de información.” (López & Montero,
2000)Pág. 15).

4.1.5. La clasificación de los sistemas de información.

La clasificación de los sistemas de información está formada por 5 (cinco) grandes

grupos.
Tabla 4 Grupos de clasificación de los sistemas de información
Personas que patrocinan y promueven los sistemas de
Propietarios información. Dentro de sus funciones está fijar el presupuesto y
los plazos para el desarrollo y el mantenimiento del sistema.
Personas que utilizan los sistemas de información para capturar,
introducir, validar, transformar y almacenar datos e información.
Usuarios Este grupo es considerado como el más importante en el
desarrollo de un sistema, ya que es el que trabaja diariamente
sobre él, y el que decide si cumple con las necesidades que tiene la
empresa.
Diseñadores Grupo de expertos en tecnología que resuelven las necesidades
que tiene la empresa, por medio de recursos tecnológicos.
22 | P á g i n a

Son los encargados de fabricar sistemas de información basados

Constructores en especificaciones de diseño obtenidas por los diseñadores.
Persona que estudia los problemas y necesidades de la empresa,
Analistas del para la implementación y automatización de procesos por medio
sistema de la tecnología.

Fuente: Elaboración propia, A partir de (Fernández, 2006)

4.1.6. Evolución de los sistemas de información.

A fin de entender como los sistemas han logrado su efectividad e importancia en los
procesos actuales, se realizó una investigación que permita tener una idea del proceso al
cual a sido sometido.……

“Los sistemas de información han ido evolucionando en los últimos años hasta
constituir los sistemas de información estratégicos. Los cuales eran considerados
como un instrumento simplificador de procesos, una herramienta con la cual se
agilizaban los tramites. Su finalidad era la contabilidad y el procesamiento de
información a nivel operativo.” (Morales,1976)

A la hora de analizar el progreso de los sistemas de información, uno de los

trabajos fundamentales fue el propuesto por Gibson y Nolan (1974). Ellos describieron la
evolución de los sistemas de información basándose en las tecnologías. En la medida en
que se desarrollaron los equipos informáticos, el software, el hardware, las bases de datos
y las telecomunicaciones, los sistemas de información fueron adquiriendo una mayor
importancia en las organizaciones, empezándose a considerar como un elemento esencial
en el proceso de planificación.

Tabla 5 Análisis de progreso de los sistemas de información

23 | P á g i n a

Etapa de la Características
evolución
 Introducción de la informática en las empresas.
 Aplicaciones informáticas orientadas a la mecanización
Iniciación y automatización de los procesos ordinarios.
 Escaso gasto en informática y escasa formación del
personal.
 La aplicación de las tecnologías de información origina
resultados espectaculares.
 Difusión de las tecnologías de la información en todas
Contagio las áreas de la empresa.
 Aumenta la cualificación del personal.
 Existe gran descoordinación y poca planificación en el
desarrollo de los sistemas de información.
 La dirección de la organización se preocupa de los
sistemas de información como consecuencia del alto
Control coste en ellos.
 Centralización de los proyectos de inversión en
tecnología de información
 Controla el incremento del gasto.
Integración  Produce la integración de los sistemas de información
existentes en las distintas áreas de la empresa.
 Mejora y perfeccionan los sistemas de información.
Administración  El sistema de información adquiere una dimensión
de la información estratégica en la empresa.
 Descentralización de ciertas aplicaciones informáticas.
 Desarrollo de los sistemas de información en los
Madurez niveles superiores de la organización apareciendo los
sistemas estratégicos de la información.
 Adquiere gran importancia la creatividad y la
innovación.

Fuente-: Hernández, T. A. (1993). Proyecto social revista de relaciones laborales. Proyecto Social:
Revista de Relaciones Laborales, https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=793097
24 | P á g i n a

4.1.7. Activo más importante de la empresa.

Argumentacio propia
(Pérez, 2015) afirma que la información hoy en día es el activo más importante de las
organizaciones, como un bien económico que se diferencia del resto porque presenta unas
características únicas: “no se gasta, aunque se consuma”, “no se pierde, aunque se transmita”
Es por este motivo que los sistemas de información juegan un papel cada vez más importante en
las modernas organizaciones empresariales, llegando incluso a ser factores principales de éxito o
fracaso en las mismas.

4.1.8. Planificación de un sistema de información.

Para alinear un sistema de información con los objetivos de la empresa, es

importante hacer una planificación detallada, analizando las necesidades y requerimientos
de la organización, dando respuestas a ellas. Antes de iniciar un proyecto es necesario
tener en cuenta los posibles imprevistos que se puedan presentar durante la ejecución
como son: el establecimiento del equipo de trabajo, identificación de necesidades,
determinar requisitos de implantación, puntos fuertes y débiles de los sistemas de
información, definir estrategias, para posteriormente iniciar con el desarrollo del proyecto
con base en el plan establecido. (Pérez, 2015), de esta forma se reducirán reprocesos y
costos adicionales incurridos en el desarrollo del sistema.

4.1.9. Necesidad de los sistemas de información.

En la ausencia de disponer de medios tecnológicos a través de los cuales la

información registrada puede ser obtenida por el personal que la requiera, se han
desarrollado sistemas que permiten al usuario ingresar, administrar, procesar y generar la
información requerida a fin de ser tratada para los procesos diarios de la empresa. Los
sistemas tienen la capacidad de realizar el manejo y procesamiento necesario para
completar la transmisión desde el registrador hasta el receptor, proporcionado
información exacta y confiable en tiempo real. Los sistemas de información permiten
tener un registro actualizado de las novedades de la empresa, recibir, procesar y entregar
la información inmediata al momento de la consulta. (Morales,1976).

4.1.10. De acuerdo con el MinTIC los sistemas de información deben cumplir los
siguientes aspectos.
25 | P á g i n a

a. Planeación y gestión de los Sistemas de Información: Busca la adecuada

planeación y gestión de los Sistemas de Información (misional, de apoyo, portales
digitales y de direccionamiento estratégico).

b. Diseño de los Sistemas de Información: Busca que las instituciones cuenten con
sistemas estandarizados, interoperables y usables.

c. Ciclo de vida de los Sistemas de Información: Busca definir y gestionar las etapas
que deben surtir los Sistemas de Información desde la definición de
requerimientos hasta el despliegue, puesta en funcionamiento y uso.

d. Soporte de los Sistemas de Información: Busca definir los aspectos necesarios

para garantizar la entrega, evolución y adecuado soporte de los Sistemas de
Información.

e. Gestión de la calidad y seguridad de los Sistemas de Información: Busca la

definición y gestión de los controles y mecanismos para alcanzar los niveles
requeridos de seguridad, privacidad y trazabilidad de los Sistemas de
Información.

4.1.11. Principales características del sistema de información

Los sistemas de información deben cumplir con unos criterios de funcionamiento,
los cuales deben en su totalidad ser incluidos y tratados en su estructuración y desarrollo,
a fin de garantizar el óptimo funcionamiento, a continuación se relaciona las
características que deben cumplir:

Tabla 6 Características que deben cumplir un sistema de información.

Relevancia Automatiza tareas entre hombres y máquinas de forma fácil y

rápido.
Facilidad Obtención fácil de la información almacenada.

Claridad Términos claramente definidos

Esencialidad Exclusión de los elementos de datos innecesarios.
Flexibilidad Facilidad para la modificación de la información.
Responder continuamente a las necesidades de cambios y
avances tecnológicos.
26 | P á g i n a

Robustez Capacidad suficientemente amplia para soportar cambios periódicos.

Fuente: Elaboración propia, a partir de (Emery, 1990)

En el sistema de información se empleó el modelo “Base de Datos Relacional”, el

lenguaje de programación en Java se basa en una programación lineal utilizando los
métodos orientada a objetos (POO), con un modelo de vista controlador (MVC), lo cual
ayuda a heredar las funcionalidades de la aplicación en una plataforma gratuita,
brindando flexibilidad en el momento en que realicen actualizaciones y/o modificaciones.
(Largo, 2016)

4.2. Base de datos.

Es un conjunto organizado de hechos e información que por lo general consta de

dos o más archivos de datos relacionados. La base de datos de una organización puede
contener hechos e información acerca de sus clientes, empleados, inventario, ventas de
sus competidores, compras en línea y mucho más. Según (Stair & Reynolds, 2010) “La
mayoría de los administradores y ejecutivos consideran esta herramienta como una de las
partes más valiosas de un sistema de información basado en computadora. “

a. PhpMyAdmin

Es una herramienta gratuita escrita en PHP, esta plataforma fue

desarrollada para la administración de MySQL esta se maneja a través de
una plataforma Web, esta herramienta admite una gran gama de
operaciones de MySQL, las operaciones más frecuentes son la gestión de
base de datos, tablas, Columnas, relaciones, índices, usuarios, permisos,
Etc.(PhpMyAdmin, 2019)

b. Características MySQL

1. Velocidad al realizar las operaciones, lo que lo hace uno de los

gestores con mejor rendimiento.
2. Bajo costo en requerimientos para la elaboración de bases de datos, ya
que debido a su bajo consumo puede ser ejecutado en una máquina
con escasos recursos sin problema.
3. Fácil de configurar e instalar.
27 | P á g i n a

4. Soporta gran variedad de Sistemas Operativos.

5. Su conectividad, velocidad, y seguridad hacen de MySQL altamente
apropiado para acceder bases de datos en Internet.
1. MySQL usa la licencia libre. (PhpMyAdmin, 2019)

4.3. NetBeans IDE 8.1

Falta a?
Es la herramienta utilizada para el desarrollo del sistema de información, donde se
utiliza el lenguaje de programación de Java, el cual proporciona analizadores y editores
de código listos para usar y trabajar con las últimas tecnologías.(NetBeans, 2015)

c. Lenguaje de programación.

El lenguaje de programación que se utilizó en el sistema de información es Java y

Java Script, el cual emplea la programación orientada en objetos (POO) y un modelo de
vista controladora (MVC).(Bernal, 2012)

d. JavaScript:
Es un lenguaje de programación que ayuda a los desarrolladores o
programadores a crear acciones dentro de una entorno Web, son pequeños
programas que pueden ser usados en una página web y en programas más grandes,
como ejemplo, en programación orientada a objetos que son mucho más complejo,
permitiendo crear diferentes efectos e interacciones con los usuarios.(Pérez, 2007).

CAPITULO 5

5.1. Metodología.

La metodología de investigación escogida, es la cuantitativa, la cual está

diseñada para recopilar datos concretos, estructurados y estadísticos, que ayudan a
brindar el respaldo de la información recopilada y poder llegar a la conclusión general de
la investigación.(Rodríguez, Jordi, & Roquet, 2003)
28 | P á g i n a

Así mismo se empleó la metodología ágil de desarrollo, diseñada para proyectos

con requerimientos poco definidos o cambiantes, esta se utiliza en pequeños equipos que
resuelven problemas concretos, ayudan a dividir el trabajo en módulos, minimiza fallas y
el coste.(Calderón & Valverde, Rebaza, 2007)

Ventajas

 Capacidad de respuesta a cambios de requisitos en el proceso de desarrollo

 Entrega continua en cortos plazos
 Trabajo en conjunto, cliente y equipo de desarrollo
 Importancia de la simplicidad, eliminando el trabajo innecesario
 Atención continua a la excelencia técnica y buen diseño.
 Mejora continua de los procesos.

5.1.1 ¿Por qué la metodología Cuantitativa?

Se escoge la metodología cuantitativa porque maneja los datos de forma

estructurada, organizada, la cual se puede analizar y de este modo efectuar predicciones.

La metodología cuantitativa se utiliza la recolección y el análisis de datos para

contestar preguntas e hipótesis previamente establecidas, es una metodología basada en
medición numérica, conteo y uso de estadísticas para poder tener con exactitud
comportamientos y patrones.(Angulo, 2011)

5.1.2 ¿Por qué la metodología ágil de Scrum?

De acuerdo con la metodología Scrum, en el principio del proyecto se definió el uso

del producto Backlog, que contiene todos los requerimientos funcionales y no
funcionales, estos deben estar especificados de acuerdo con la organización ya sea
mediante: features, casos de uso, diagramas de flujo de datos, incidencias y tareas. El
product backlog será definido durante reuniones de planteamiento con los stakeholders, la
herramienta emplea los siguientes roles:

 Product Owner. (es el encargado de optimizar y maximizar el valor del producto)

 Scrum Master (gestionar el proceso Scrum y ayudar a eliminar impedimentos que
puedan afectar a la entrega del producto)
29 | P á g i n a

 Team (Grupo de profesionales con los conocimientos técnicos necesarios y que

desarrollan el proyecto de manera conjunta llevando a cabo las historias a las que
se comprometen al inicio de cada sprint.)
 Stakeholders (Involucrados, parte interesada o interesados)

Los anteriores roles cumplen con un papel importante en la metodología de ágil de

Scrum.(Calderón & Valverde, Rebaza, 2007)

El instrumento que se utilizó para el levantamiento de requerimientos fue la

entrevista, la cual es de elaboración propia, para lograr identificar los requerimientos para
el desarrollo del proyecto de grado, adicionalmente se tomaron estadísticas que ayudaron
con la identificación de variables o patrones constantes, en la metodología se utilizaron
las fases relacionadas a continuación:

 Fase de análisis
 Fase de diseño
 Fase de desarrollo
 Fase de pruebas
 Fase de implementación

5.1.3. Fase de análisis

En la fase de análisis se utilizó la entrevista como instrumento, se realizó una

ficha técnica donde se depositó la información obtenida a las preguntas realizadas a los
administradores de la droguería Real de drogas # 11. Así mismo se empleó la
metodología cuantitativa, la cual permitió sacar hipótesis, predicciones y estadísticas de
los datos recolectados. En esta fase, se encuentran los requerimientos y problemas
presentados.

5.1.4. Fase de diseño.

Se estableció la estructura de datos, arquitectura, representación gráfica y

algorítmica que tiene el sistema construida empleado las siguientes herramientas:

 Neatbeans
 SQL
 Apache tomcat
30 | P á g i n a

 Navegador de internet
 Computadora
 Modelamientos de datos (base de datos relacional)
 Leguajes de programación (Java, CSS, Javascript, etc.)

5.1.5. Fase de desarrollo.

Se identificaron los requerimientos y necesidades de la empresa, la cual

desarrollara actividades reportadas en el sprint que se manejarán semanalmente con base
en la metodología ágil de Scrum, las cuales son registradas en la plataforma Trello, donde
se informan las tareas y responsabilidades asignadas a cada integrante del grupo como
son:

 Tipo de sistema de información requerido

 Modelo base de datos a emplear
 Modelar el sistema de información con programación orientada a objetos (POO).
 Realizar los requerimientos tomados en las dos primeras fases.

5.1.6. Fase de pruebas

Se deben realizar de caja negra y caja blanca(),las pruebas de caja negra se

realizarán sin tener en cuenta la estructura del código, en estas pruebas se toma la parte
funcional que ve el usuario final. En las pruebas de caja blanca, se valida la funcionalidad
del código para saber la complejidad que tendrá el desarrollo, donde se determinan los
caminos básicos y se realizar un diagrama de flujo del proceso empleado, el cual debe
pasar al menos una vez por cada sentencia del programa.

5.1.6.1. Pruebas de caja negra

Párrafo de introduccion

 Se tomará la accesibilidad y el manejo de la página por parte del usuario final.

 Debe ser una interfaz amigable para el usuario.
 Las paginas debe coincidir con el menú.
 Verificar que funcionamiento de todos los botones establecidos
31 | P á g i n a

 Garantizar que información suministrada en capa campo asignado coincida con la

información indicada el cada botón.
 Revisar que cumplan con las validaciones de los campos obligatorios.

5.1.6.2 Pruebas de caja blanca

Párrafo de introducción

 Realizar los caminos básicos.???

 Diseñar el diagrama de flujo para recorrer los caminos, pasando por cada uno de
ellos determinando los posibles errores que se presenten.
 Derivar los casos de pruebas.

5.1.7 Fase de implementación

Se realiza la instalación, compilación, personalización del sistema y se migrarán

lo datos, se realizará capacitación al usuario suministrando los manuales y
documentación respectiva, que permita dar el uso adecuado de la herramienta de manera
productiva y eficaz.

5.2. Cronograma de Actividades.

Consta en realizar el proyecto dentro del tiempo máximo definido, haciendo uso
adecuado del tiempo empleado en cada actividad ocupando el menor tiempo posible sin
afectar el desarrollo de cada una de la tareas o actividades a realizar. A continuación, se
detalla el orden de las actividades a realizar y sus fases.

Ilustración 5 Cronograma de actividades

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Fuente: Elaboración Propia 2019.

5.3. Presupuesto.

Para el desarrollo e implementación del proyecto, se destinará un presupuesto de

15.607.000 de pesos colombianos, el cual esta distribuido en el equipo de trabajo por un
periodo de cuatro meses, de la siguiente manera:
Tabla 6 Presupuesto del proyecto. Complementar
33 | P á g i n a

Fuente: Elaboración propia 2019

5.4. Análisis DOFA

Tabla 7 Análisis DOFA.
Fortaleza
 Generación de alarmas.
 Control de inventarios.
 Se está incursionando en un
mercado no explorado por otras
aplicaciones.
Debilidades
 Este sistema solo se enfocará en las
pequeñas Farmacias de la localidad
de Fontibón.
 No tiene posicionamiento y
reconocimiento en el mercado.

Oportunidades
 Diseño fácil y práctico para el
cliente.
 Innovación en el mercado.
 Crecimiento para los compradores
de las pequeñas farmacias.
 Brindar al cliente información en
tiempo real.
Amenazas
 Las Farmacias grandes y populares
del mercado farmacéutico poseen
sistemas más robustos y reconcios.
 Innovación en el mercado.
 Sistemas más económicos y/o
gratuitos.

Fuente: Elaboración propia 2019.

CONCLUSIONES

1. La implementación del sistema de información al ser un diseño único para la

empresa ofrece una ventaja ante las demás empresas farmacéuticas (PYMES), que
no poseen un sistema automatizado para la gestión y control de las vetas e
inventarios.
34 | P á g i n a

2. Los sistemas de información automatizan procesos, lo cual le permite a la

droguería Real de drogas # 11 gestionar sus ventas e inventario de forma ágil y
organizada.

3. El sistema de información se convertirá en una herramienta indispensable para la

administración de la farmacia, ya que informará oportunamente por medio de
alarmas las fechas de vencimiento de cada uno de los productos y así mismo tener
un abastecimiento adecuado.

4. La tecnología y los sistemas de información empleados son de gran ayuda para el

registro y almacenamiento de información, permitiendo general reportes en el
momento que se requiera para la toma de decisiones.

5. Los sistemas de información mejoran la calidad y eficiencia de los

procedimientos realizados, optimizando los costos, generando mayor rentabilidad
y reduciendo las pérdidas generadas por la mala gestión del inventario.

CAPITULO 6

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