Documentos fuentes

Dentro de los procesos administrativos del estado, es necesario llenarse de

documentación que avale, justifique, controle y sirva como medio probatorio de la
correcta utilización de los recursos económicos, financieros, patrimoniales y
presupuestales, así mismo sirva como evidencia para la contraloría, con respecto que la
gestión pública se haya realizado con economía, eficiencia, eficacia y transparencia, de
conformidad con las disposiciones legales.
Es de vital importancia la documentación sustentadora, ya que así se puede ver si el
funcionario público cumplió o no con los procedimientos regulados por las distintas
normas, directivas, y más disposiciones legales aplicables a sus funciones y área
correspondiente.
A toda esta documentación sustentadora y evidencias se le conoce como documentos
fuentes y la cual se ampliara a continuación con las diferentes definiciones:
 Documento fuente es el documento o escrito original debidamente autorizado
que una entidad emite o recibe para captar, justificar, controlar y comprobar
con evidencia clara que una transacción o transformación interna fue realmente
efectuada, aportando los datos necesarios para su registro en el sistema de
información financiera.
Es entonces un comprobante con el cual la entidad puede llevar el orden de lo que está
adquiriendo o está por adquirir, con cada documento hará un registro contable, el cual servirá
para justificar cada transacción realizada o por hacer. Es necesario contar con todos los datos
de la operación para colocarla en el sistema de información financiera.

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información

necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar
razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en:

a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que
determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar
que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.
b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan
los registros contables de la dependencia o entidad.

La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que registra la

contabilidad, ejemplo: una factura ajena implica una Compra, una factura propia implica una
Venta, etc.

Base legal:
1. Ley N° 28708 Ley del sistema Nacional de Contabilidad
Artículo 16.- El Registro Contable
16.1 El registro contable es el acto que consiste en anotar los datos de una transacción
en las cuentas correspondientes del plan contable que corresponda, utilizando medios
 manuales, mecánicos, magnéticos, electrónicos o cualquier otro medio autorizado y de
acuerdo a lo establecido en la documentación que sustenta la transacción.
Articulo 38.- faltas graves
c. La ausencia de documentación o no conservación de la documentación que
sustente las transacciones ejecutadas en las entidades del sector público, por
tiempo no my menor de diez (10) años.

2. Ley N° 28693 Ley general del sistema de tesorería

Con la disposiscion en la le

Importancia de los documentos fuente

La obtención y conservación de los documentos fuente es necesaria e indispensable porque:
Los documentos fuente (o sus copias o equivalentes electrónicos) forman parte de la primera
fase del proceso contable denominada captación de datos.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la entidad y la comprobación de los

asientos de contabilidad. Los auditores independientes y los organismos de fiscalización
interna (auditores internos) los requieren para realizar su trabajo.

Son requeridos por disposiciones legales (especialmente de carácter fiscal y mercantil). En

ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.

Puede ser útil como elemento de prueba en casos de controversia para demostrar la
realización de los actos de comercio.

Funciones de los documentos fuente

Función contable. Los comprobantes son el elemento fundamental para contabilizar las
operaciones. Todas las operaciones económicas que realizan las entidades deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros
sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

Función de control. El comprobante es un elemento para el control posterior de los

registros efectuados. Permite a los auditores determinar si los registros contables están
debidamente respaldados por documentos que acatan las formalidades vigentes.

Debido a esta necesidad de justificar, controlar y comprobar las operaciones registradas, se

acostumbra anexar a cada asiento contable los documentos fuentes correspondientes, con
excepción de aquellas que no tienen un documento fuente como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre

Función jurídica. Los comprobantes tienen valor probatorio en juicios si cumplen con los
requisitos legales.

Función impositiva. Los comprobantes sirven al contribuyente para probar la veracidad

de sus declaraciones fiscales y permiten a las autoridades tributarias controlar la exactitud de
los montos imponibles a los sujetos pasivos de los impuestos.