INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos es la técnica o metodología utilizada para alcanzar objetivos en un

tiempo estimado.

El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más complejos han dado
lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por proyectos.

Este método de organizar y planificar el trabajo persigue objetivos fundamentales en toda organización:
eficiencia, productividad, reducción de costes y tiempos, sinergias, compensación de recursos, control,
orden y evaluación continua de resultados, entre muchas otras cosas.

En este artículo, veremos cuáles son las ventajas de trabajar a través de la administración de proyectos,
cómo comenzar a implantar esta técnica en tu empresa y qué fases son importantes seguir en todo
proyecto.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran ventaja si queremos
mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de trabajo óptimas para los recursos con los que
contamos.

Así pues, administrar proyectos significa también llevar una gestión equilibrando, separando las
urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente. Y es que cada proyecto tiene
unas características diferentes, lo que lleva a ajustarse más a las expectativas de cada cliente o dueño
del proyecto.

objetivos de la administración de proyectos. Este método de trabajo persigue las siguientes claves:

 Aumento de productividad

 Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente

 Control de riesgos

 Gestión de costes y plazos

VENTAJAS PARA LA ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS

Existen muchas más ventajas de trabajar mediante la administración por proyectos. Desde adaptar de
manera ágil tu trabajo al actual mercado tan versátil en el que nos encontramos, aumentar la calidad del
producto, hasta aprovechar las lecciones aprendidas en cada proyecto. Por ello, destacamos aquí
las ventajas para tener en cuenta si estás pensando gestionar tu trabajo por proyectos.

 Resultados más precisos y eficientes. Al trabajar bajo un plan de un proyecto, tendremos más
posibilidades a cumplir con las fechas de entrega de nuestros productos.

 Satisfacción del cliente. Esto nos lleva a cumplir mejor con los requisitos del cliente. Un
resultado es satisfactorio también cuando se entrega a tiempo.

 Aumento de la calidad del producto o servicio. Así pues, los productos son de mayor calidad.
  Ventaja competitiva. Lo que posiciona a la empresa en un lugar competitivo.

 Incremento de la productividad. La administración de proyectos reduce considerablemente los

procesos de trabajo. Con un buen plan y utilizando una herramienta online diseñada para la
administración de proyectos productivos, llegaremos a planificar rutas de trabajo
verdaderamente optimizadas y ajustadas a la realidad de nuestros contratiempos y recursos
disponibles. Sinnaps, por ejemplo, calcula la mejor ruta de trabajo para todo el equipo, según la
relación de las actividades, su duración y ciertos requisitos de cada tarea.

 Aumento de la cantidad y oportunidad para innovar. Gracias al control mejor del tiempo de
ejecución y a las rutas de trabajo optimizadas, las empresas tienen más recursos para invertir en
innovación y aumentar también su producción.

 Organización. Cada proyecto tiene su panel de planificación. El que más se utiliza en la

administración de proyectos es el diagrama Gantt. Se trata de una buena herramienta para
visualizar todo el camino de tu ruta de trabajo. Software de administración de proyectos como
Sinnaps, reflejan los caminos críticos de trabajo, así como los cuellos de botella que puedan
existir en el proyecto. Al estar en el iCloud, todo el equipo podrá ver al instante lo que está
pasando en la planificación, las actividades que debe hacer y los recursos que utilizar ellas.

 Trabajo en equipo y aumento de la motivación. La administración por proyectos se basa en el

trabajo en equipo, una comunicación fluida y la coordinación adecuada para que todo se vaya
cumpliendo según lo previsto. Los resultados positivos que genera este método de gestionar
nuestro trabajo, también se contagia en un equipo más motivado, que ve cómo su trabajo es
más productivo a la vez que sus resultados de mayor calidad. Además, tener tiempo para
innovar une más a las personas que persiguen un mismo objetivo.

 Nuevas oportunidades para expandir el negocio. El concepto de administración de proyectos

también está relaciona al aumento de conocimiento de la actividad comercial de la empresa. Al
poder gestionar el equipo cada una de las partes de un proyecto, siguiendo una ruta óptima, se
conoce mejor el negocio y por ello, se detectan antes oportunidades de expansión de este,
como el lanzamiento de nuevos productos.

 Gestión ágil y flexible. Las planificaciones flexibles de proyectos ayudan a adaptar mejor la
empresa a los cambios del mercado.

 Control de riesgos y gestión de la incertidumbre. El punto anterior nos lleva a identificar cuanto
antes posibles riesgos, para poder actuar rápido. Se toman decisiones más precisas y cuanto
antes. Gracias a las simulaciones de proyectos de aplicaciones como Sinnaps, podemos tener
listos los posibles cambios o contratiempos que puedan surgir. Todo ello, con respuestas mucho
más precisas y dirigidas a cumplir el objetivo exacto del proyecto.

¿CÓMO ADMINISTRAR PROYECTOS?

Para cumplir con estas ventajas, la administración de un proyecto mantiene unas fases de proyecto
consideradas clave para su ejecución con éxito.
Fases de la administración de proyectos

Según el Project Management Institute (PMI), existen 5 etapas de la administración de proyectos:

1. Inicio. Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del proyecto, para determinar su
viabilidad. ¿Podremos afrontar la realización de este proyecto? También lo podemos saber
mientras realizamos un plan estimado del mismo en la propia aplicación de gestión. Sinnaps
calcula la duración mínima de tu proyecto, según tus recursos, la duración de las actividades y la
relación entre ellas. Es lo que se conoce como la administración de proyectos con PERT (Project
Evaluation and Review Techniques), junto con CPM (Critical Path Method).

2. Planeación. Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para alcanzar el objetivo del
proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con herramientas que permitan una planificación
efectiva para el desarrollo de sus actividades. En esta fase, además, asignaremos
responsabilidades y elaboraremos un plan de comunicación que permita un trabajo fluido y con
toda la información necesaria para ir a un buen ritmo. La planificación no tiene por qué ser
estática. De hecho, en mercado nos exige una gestión ágil, susceptible a continuos cambios
durante la ejecución del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con planificaciones
flexibles.

3. Ejecución. Se detallan las subtareas y se pasa a la acción. El equipo debe contar con las
herramientas necesarias para poder desarrollar su trabajo lo mejor posible.

4. Monitoreo y control. El seguimiento continuo se hace imprescindibles cuando hablamos de

administración de proyectos. Por ello, existen técnicas como la del Valor Ganado que hace
posible un control continuo de la evolución del trabajo.

5. Cierre. ¿Están las necesidades del cliente cumplidas? ¿Hemos alcanzado el objetivo propuesto?
Ahora sólo queda tomar nota de las lecciones aprendidas y decidir si conviene convertir este
proyecto en un proceso para su reutilización. Si normalmente seguimos los pasos ejecutados,
sus actividades y duraciones, quizás es mejor guardarlo para implementar la misma planificación
al siguiente proyecto.

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Los pasos fundamentales para la administración exitosa de proyectos son:

1. Identificación de objetivos claros.

2. Selección del equipo de trabajo.

3. Identificación de los recursos disponibles y necesarios.

4. Reparto de tareas y asignación de responsabilidades.

HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Muchas empresas utilizan aplicaciones que permiten un trabajo rápido, una comunicación fluida y una
descripción de las actividades más destacadas. Son los gestores de tareas. Estas aplicaciones listas las
tareas y designan a cada usuario que está involucradas en ellas. Están las actividades por hacer, las
hechas y las terminadas.
Sin embargo, una nueva generación de herramientas para la gestión y administración de proyectos, se
abre paso y revoluciona el mundo del Project Management tal y como lo hemos conocido hasta ahora.
Los directores de proyectos tenían que llevar a cabo cursos difíciles y muy extensos para poder utilizar
herramientas potentes.

Por eso, el mundo de las aplicaciones online se une al del software de gestión de proyectos, para
obtener apps potentes que gestionan riesgos, costes, presupuestas, forman equipos de trabajo,
permiten la comunicación, planifican las actividades, calculan los caminos críticos y las rutas óptimas
para cada proyecto.

En todas estas aplicaciones, la intuición es algo fundamental para poder trabajar rápido y facilitar la
colaboración de todo el equipo. En unos minutos, todos podemos hacer una planificación completa con
la que empezar a trabajar pronto en nuestro proyecto, con la seguridad de que estamos realizando las
actividades de la manera más productiva posible.

Por ello, cada vez más empresas del tamaño que sea y con independencia de la actividad a la que
pertenezcan, confían en la administración de proyectos a aplicaciones completas y de fácil uso como
Sinnaps.