MARZO 2015

TUTORIALES

Tutoriales

Documentos de texto en Google Docs

En este tutorial veremos cómo utilizar Google Docs y puntualmente cómo trabajar en documentos de
texto colaborativos.

Google Docs es una plataforma que permite crear documentos

Sitio: https://docs.google.com
en línea y editarlos desde cualquier dispositivo. Además ofrece
la posibilidad de colaborar con otras personas en tiempo real
para la edición de los documentos. Google Docs permite crear
documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y
formularios.

1. Registrarse en Google Docs

Al ingresar en https://docs.google.com nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Veremos que en el margen superior se ofrece todas las opciones de Google Docs.
Seleccionaremos la primera: “Documentos”. Luego debemos hacer clic nuevamente en el botón
del centro de la pantalla “Ir a Documentos de Google”.
Si no estamos logueados (sesión iniciada) en Google, por ejemplo porque tenemos abierta una
cuenta de Gmail, veremos la siguiente pantalla:

Si ya tenemos una cuenta de Google debemos colocar correo electrónico, contraseña y hacer clic en
Iniciar Sesión. Caso contrario, haremos clic en Crear una Cuenta. El sistema pedirá algunos datos
(recuerden elegir contraseñas seguras, así como leer las condiciones del servicio y políticas de
privacidad si tienen dudas). Una cuenta en Google sirve para todos sus servicios (mail, docs etc.)

2. Crear un documento
Si nunca han usado Google Docs, una vez que inicien sesión, la pantalla les indicará que “Todavía
no hay ningún documento” y les sugerirá “Haz clic en + para crear un nuevo documento”.
Para crear un nuevo documento deberán hacer clic en el signo + que se encuentra en el
margen inferior derecho de sus pantallas.

Google Docs abrirá un documento de texto nuevo. Para colocarle un nombre al archivo debemos
hacer clic en el margen superior derecho donde dice “Documento sin título” y escribirlo (pueden
modificarlo de la misma forma en otro momento). El documento se guardará automáticamente cada
algunos segundos.

3. Herramientas de edición del documento

La edición del documento es muy parecida a la de cualquier procesador de texto, por ejemplo Word
o similares. En el cuerpo principal (página en blanco) comenzaremos a escribir, podremos modificar
fuente, tamaño, color, insertar imágenes, enlaces y tablas.

3.1. Formato del texto

La barra superior que se encuentra sobre la hoja en blanco ofrece diversas herramientas de edición
de texto que nos permiten realizar modificaciones en el formato del texto. Al pasar el mouse sobre
cada una de las opciones una etiqueta nos indicará qué podremos hacer o modificar con cada botón.
Veamos algunos ejemplos:

Seleccionando cualquier palabra, oración o

párrafo podremos modificar la fuente (por
ejemplo Arial, Comic Sans o Verdana).

Seleccionando cualquier palabra, oración o

párrafo podremos modificar el color del
texto o bien resaltar como si se tratara de un
marcador resaltador.

Con la opción “lista con viñetas” podremos

colocar texto en formato de listas con
diferentes opciones de viñetas.

Seleccionando todo el texto o un párrafo

podremos alinear a la derecha, izquierda al
centro o bien justificar el texto.
3.2. Insertar enlaces

Al escribir un texto podemos enriquecerlo con enlaces o hipervínculos. Esto significa que podemos
asociar a una o varias palabras un enlace a una página de internet. El lector verá el enlace resaltado
y simplemente haciendo clic accederá desde el documento al enlace de la página que previamente
insertamos. Un texto con enlaces se denomina “hipertexto”.

a- Buscamos la página web que queremos enlazar.

b- Seleccionamos la palabra o conjunto de palabras que deseamos enlazar.
c- Hacemos clic en el botón de “insertar un enlace”.
d- Colocamos la URL (dirección web)
e- Hacemos clic en Aplicar

La palabra enlazada se verá se la siguiente manera en el texto:

3.3. Insertar imágenes

Otra alternativa para enriquecer el texto es insertando imágenes.

a- Hacemos clic en “Insertar” y del menú desplegable elegimos “Imagen”.

b- Se abrirá una ventana que nos permitirá seleccionar desde nuestra computadora la imagen
deseada (también podremos tomar una foto desde nuestra cámara web o colocar la URL de
una imagen). Haremos clic en el botón “Seleccionar una imagen para subirla”.
 c- Se abrirá una ventana para explorar y seleccionar la imagen en nuestra computadora. Una
vez elegida haremos clic en “Abrir”. La imagen quedará insertada en el lugar del documento
donde nos encontrábamos parados.

Así se verá la imagen insertada. Haciendo clic sobre la imagen podremos modificar su tamaño y
alinearla respecto del texto.

3.4. Insertar y editar tablas

Un uso muy habitual es insertar y editar tablas, por ejemplo para cuadros comparativos, rúbricas y
otras opciones que requieren organizar la información con filas y columnas (las intersecciones entre
las filas y columnas se denominan celdas).

a- Hacemos clic en “Insertar” y del menú desplegable elegimos “Tabla”.

b- Sin soltar el mouse se abrirá una pequeña ventana en la que arrastrando el mouse podremos
elegir la cantidad de filas y columnas. (Luego podríamos agregar o eliminar).
Así se verá la tabla insertada. Haciendo clic dentro de cualquiera de las celdas podremos comenzar
a escribir y editar el texto como en cualquier otra parte del documento (por ejemplo fuente, color,
subrayado etc.).

Podremos modificar el ancho de las columnas desde la regla que se encuentra en el borde superior
de la hoja:
Otra posibilidad es editar el color del fondo de las filas, columnas o celdas, así como modificar la
línea del borde, el grosor o su color.
Por ejemplo para editar el color de fondo de las filas, las seleccionamos, hacemos clic en el botón
“Color de fondo” y elegimos el color.

4. Trabajo colaborativo en un documento de Google Docs

Además de trabajar en línea de forma individual, podremos compartir nuestros documentos para que
otros usuarios vean y editen nuestro documento. Podremos hacerlo en tiempo diferido o
simultáneamente (tiempo real). También podremos recibir invitaciones y colaborar en documentos
que fueron creados por otros.

4.1. Invitar a colaborar o recibir invitaciones:

En un documento colaborativo tendremos dos perfiles:

- Propietario: el usuario que creó el documento e invita a otros usuarios
- Editores: son todos los usuarios colaboradores que pueden editar el documento

Para invitar a colaborar a otros usuarios en nuestro documento debemos compartirlo.

a- Haremos clic en el botón “compartir” que se encuentra en el margen

superior derecho de la pantalla.
b- Se abrirá una pantalla que nos ofrecerá dos formas de compartir: invitando por mail a otros
usuarios (copiando y pegando sus direcciones), o bien, pasándoles un enlace. Veamos
primero esta última opción:
Una vez que hacemos clic en el botón compartir se abrirá una ventana. Haciendo clic en “Obtener
enlace para compartir”, la pantalla nos ofrecerá un link que al pasarlo a otras personas éstas podrán
ingresar a nuestro documento.

Antes de copiar y pasar a otros usuarios el enlace debemos decidir qué podrán hacer los usuarios a
los que les pasemos dicho enlace. Podremos permitirles que sólo vean el documento, que puedan
verlo y comentarlo, o que, además, puedan editarlo. Ésta última opción es la que debemos
seleccionar si queremos trabajar de forma colaborativa. Haremos clic en listo y pasaremos el enlace
a nuestros colaboradores.
De esta forma no es necesario que los colaboradores tengan una cuenta para poder editar, podrán
hacerlo sin iniciar sesión. Sin embargo, no podremos identificar las colaboraciones o saber con quién
estamos trabajando exactamente. En este caso, lo ideal es que al recibir el enlace los colaboradores
inicien sesión para identificarse.

Otra opción es a través de invitaciones por mail. Donde dice “personas” Colocaremos las direcciones
de correo de los usuarios que deseamos invitar a colaborar y haremos clic en “listo”. Nuestros futuros
colaboradores recibirán un acceso al documento por mail.

Importante: De la misma forma, nosotros podremos ser invitados a colaborar en un documento.

Recibiremos un mail de invitación, o bien, nos indicarán a qué enlace debemos acceder para
comenzar a trabajar en colaboración. Una vez que recibimos la invitación iniciaremos sesión para
identificarnos.

4.2. Formas y recursos de trabajo en colaboración sobre un documento

Ya sea como invitados o propietarios una vez que dos o más usuarios son editores de un documento
existen diversas formas de trabajar de manera colaborativa y eficiente.

Cuando otro usuario se encuentre editando al mismo tiempo que nosotros (colaboración en tiempo
real). Veremos en el margen superior un ícono o foto de perfil. Arrastrando el mouse sobre él,
podremos ver su nombre.
Cuando otro usuario esté escribiendo al mismo tiempo que nosotros veremos sus aportes en tiempo
real, es decir veremos lo que está haciendo mientras lo hace. Junto a su aporte además Google Docs
indicará con diferentes colores para cada usuario.

4.2.1. Trabajar con control de cambios: hacer sugerencias

Al realizar aportes en un documento colaborativo podemos hacerlo de dos maneras.

a- Editar directamente: nuestros aportes quedan en el documento sin control de cambios, de

esta forma es más difícil para los otros usuarios identificar nuestro aporte o cualquier cambio
que hayamos hecho en el documento. Esta opción viene por defecto.
b- Hacer sugerencias: nuestros aportes quedarán resaltados con color y un comentario en el
margen derecho indicará qué es lo que agregamos, borramos o cambiamos.

Para trabajar haciendo sugerencias debemos seleccionar la opción correspondiente desde el margen
superior derecho de la pantalla.
En este ejemplo uno de los usuarios, en modo “sugerencias” agregó dos palabras en la oración. Se
marca en color verde y genera un comentario que indica qué palabras fueron agregadas. Noten que
el comentario dice “Añadir”.

Si en lugar de agregar (añadir) una palabra hubiéramos sugerido borrar alguna, ésta aparecería
tachada y comentario indicaría “eliminar”….

Además, el comentario de sugerencias ofrece cuatro opciones de trabajo colaborativo con control de
cambios:

Eliminar: haciendo clic en los tres puntos verticales, se

elimina el comentario y el cambio que se haya realizado.

Responder: podremos comentar los cambios que haya

realizado otro editor para debatir, aprobar o desaprobar su
sugerencia.
 Aceptar sugerencia: haciendo clic en el tilde aceptaremos
la sugerencia. En el documento quedará realizado el cambio
y desaparecerán las indicaciones en verde y el comentario.

Rechazar sugerencia: haciendo clic en la cruz

rechazaremos la sugerencia. El documento quedará como
estaba antes de la sugerencia, es decir, no se realizará el
cambio sugerido y desaparecerá el comentario.

4.2.2. Historial de revisiones y restaurar versiones anteriores

Si bien el documento, por defecto, mostrará la última versión, todos los cambios que se realizan en
el documento quedan registrados en un “historial de revisiones”.
El historial de revisiones indica usuario, fecha y horario para cada modificación. Además conserva
cada una de las versiones del documento. De esta manera podremos volver a versiones anteriores,
es decir restaurar el documento a un estado anterior. Esta funcionalidad es muy importante en el
caso que cometamos alguna equivocación, borremos algo por error, o bien, necesitemos repasar el
proceso de elaboración del documento o saber qué aportes realizó cada editor.

Para acceder al historial de revisiones debemos hacer clic en “Archivo” en la barra superior de la
pantalla y del menú elegir la opción “Ver historial de revisión”.
Se abrirá una ventana en el margen derecho del documento que mostrará en orden cronológico cada
versión y modificación.

Al hacer clic en una de las revisiones podremos acceder a la opción “Restaurar esta revisión”.
Veremos en pantalla el documento tal cual estaba en ese momento.
4.2.3. Hacer y responder comentarios:

Al trabajar de forma colaborativa los comentarios son una herramienta fundamental para realizar
correcciones, ofrecer ideas u opiniones sobre los aportes de otros. Para hacer un comentario
debemos seleccionar una parte del texto sobre el que deseamos comentar y hacer clic en el botón
“insertar un comentario”. Se abrirá una ventana al margen derecho de la hoja donde haremos
nuestras anotaciones que quedarán identificadas con nuestro nombre de usuario.

Otro usuario podrá responder el comentario para continuar la conversación.

También podremos modificar o eliminar comentarios haciendo clic en los 3 puntos verticales que se
encuentran en el margen derecho de cada comentario. O bien resolverlo. Esto significa que no se
recibirán más respuestas.
El historial de comentarios quedará registrado y podremos verlo haciendo clic en “Comentarios”, en
el margen superior derecho de la pantalla. Desde allí también podremos, responder, resolver y editar
comentarios.

4.2.3. Comunicación instantánea con otros colaboradores (chat)

Otra alternativa para conversar mientras se edita el documento es a través de mensajería

instantánea, es decir, chat. Podremos conversar con uno o varios editores en una ventana que se
abrirá en el costado derecho del documento.

Para poder chatear es necesario que los editores se encuentren logueados. Para iniciar la
conversación debemos hacer clic en el ícono con forma de viñeta de diálogo (“mostrar chat”). Con el
mismo botón podremos ocultar la ventana de chat.

Se abrirá una ventana de chat en el que podremos introducir el texto de la conversación.

Autor: Equipo Especialización
Cómo citar este texto:
Equipo Especialización (2015). Tutorial Documentos en Google Docs .Especialización docente de nivel superior en
Educación Primaria y TIC. Buenos Aires: Ministerio de Educación de la Nación.

Esta obra está bajo una licencia Creative Commons

Atribución-NoComercial-CompartirIgual 3.0