Evidencia 2: Wiki: “Valoración documental y disposición final de los documentos”

Luis Carlos Cabezas Rincón

Servicio Nacional de Aprendizaje

Administración Documental en el Entorno Laboral (1906428)

2019
 ii

Actividad

Wiki: “Valoración documental y disposición final de los documentos” El aprendiz debe

explicar mediante seis ejemplos de tipos documentales la valoración de los mismos y determinar

su disposición final.

Lista de Tipos Documentales y Plazo de Conservación Sugerido1

Algunos de los plazos fueron recomendados por Bodil Henrickson de Ulate, asesora de la

UNESCO en materia archivística, y otros son el producto de la experiencia acumulada en la

Sección Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional.

Estos plazos son RECOMENDACIONES; sólo el Comité Institucional de Selección y

Eliminación está autorizado para fijar la vigencia administrativa y legal de los documentos, y la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación es quien establece su valor científico cultural.

1. VALOR CIENTÍFICO-CULTURAL / CONSERVACIÓN PERMANENTE: Leyes,

decretos, reglamentos, actas, informes anuales relevantes, convenios, tratados, contratos

importantes para el logro de los objetivos de la entidad, presupuestos anuales, liquidaciones

presupuestarias del IV Trimestre, correspondencia de autoridades superiores o de niveles técnicos

que reflejan objetivos del ente, licitaciones públicas ganadoras de proyectos básicos de una

institución, organigramas, libros mayores, libros diarios, informes contables o balances anuales,

informes técnicos de relevancia nacional o regional, tabulados de censos y encuestas, protocolos

notariales, muestra de expedientes judiciales, registros civiles, libros sacramentales, declaratorias

de elecciones, fotos, mapas, planos de terrenos u obras civiles de importancia nacional o regional,

videos que reflejan aspectos sustanciales del quehacer de una institución o de una cultura,

1
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/cnsed_lista_tipos_documentales.pdf
 iii

expedientes de organizaciones sociales, sindicatos, cooperativas, partidos políticos, asociaciones

de campesinos, de artesanos, etc.

2. 50 AÑOS DE VIGENCIA: Expedientes de personal, prontuarios, planillas (en caso de

que la información de los expedientes no sea suficiente para probar derechos laborales adquiridos).

3. DIEZ (10) AÑOS DE VIGENCIA: Materia prima estadística ya tabulada y trabajada.

4. CINCO (5) AÑOS DE VIGENCIA: Documentación contable de carácter rutinario,

facturas, notas de crédito, órdenes de compra, órdenes para utilización de gasolina, gastos de

transporte, cheques, requisiciones, pedimentos y compra de materiales, controles de bodega,

licitaciones públicas o privadas no ganadoras – o ganadora o proyectos no sustantivos de la

institución-, acciones de personal repetidas y rutinarias –que no prueben derechos adquiridos ni

tiempo de servicio-, correspondencia de unidades de nivel medio o bajo, cuyos asuntos básicos se

informen o eleven a instancias superiores.

5. TRES (3) AÑOS DE VIGENCIA: Controles, registros y tarjetas de asistencia, permisos,

solicitudes de vacaciones, cuadros de personal.

6. DOS (2) AÑOS DE VIGENCIA: Correspondencia interna de carácter rutinario, notas

de remisión, mensajes, memorandos, circulares y telegramas de trámite administrativo, listas de

asistencia, borradores, registros de uso de teléfono, informes parciales que se han resumido en

informes generales de una entidad, autorizaciones para uso de transporte, copias que se reciben a

título de información- no para decidir un asunto.

Valoración Documental

La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y

determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de

transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.

 iv

Valor primario de los documentos2

Los valores primarios hacen referencia a los usos e importancia que para el organismo

productor tienen los documentos, en conexión directa con el desempeño de sus funciones, es decir,

a los involucrados en un tema.

El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

a. Valor administrativo. Es que valor que posee para la administración que lo originó

como soporte de sus actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido

que responde a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y expedientes

de casos y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de consulta; vigente para sustentar el

derecho y la obligación de la actividad administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.

b. Valor jurídico. Es el valor que evalúa los usos que se puedan analizar en el sentido de

proteger los derechos civiles, jurídicos, de propiedad, entre otros, tanto para la misma entidad

productora como para los ciudadanos, cuyo derecho del libre acceso a la información está

consagrado en la Constitución Política.

c. Valor legal. Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba

ante la ley. Son aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.

d. Valor fiscal. Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos

y los de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones tributarias

cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.

e. Valor contable. El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de

cuentas, registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización

pública o privada.

2
https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/valoracion-documental/
 v

f. Valor técnico. Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de

institución o empresa.

Valor secundario de los documentos.

Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen

utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante para la

sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como

fuente para futuras investigaciones.

a. Valor histórico. Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la

memoria de una comunidad.

b. Valor cultural. Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras

cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos

económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el

conocimiento de su identidad.

c. Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información relacionada

con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Disposición Final de los Documentos

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo cualquier etapa del

ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración

documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. (AGN,

2006).
 vi

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: 3

1. Conservación total. se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,

desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en

testimonio de su actividad y trascendencia.

2. Eliminación de documentos. Actividad resultante de la disposición final señalada en

las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus

valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

3. Selección documental. Actividad de la disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una

muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

4. Microfilmación. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

imágenes en película.

5. Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser

leída o interpretada por computador.

3
https://sites.google.com/site/cadlfrm/isposicion-final-de-los-documentos