HERRAMIENTAS PARA MEJORAR EL TRABAJO EN EQUIPO

Presentado por: Nikolai Calderon, Vanessa Camacho, Jessy Cristancho, Carlos Zamora, Nicolás
Zuluaga.

TRELLO

Descripción:
Trello es un software de administración de proyectos en una interfaz web que puede ser descargada en
diferentes sistemas operativos. Este software fue desarrollado en el 2010 por la empresa Fog Creek
Software como respuesta a la problemática organizacional de las empresas. Dando en consecuencia
una plataforma que permite la optimización del tiempo y la jerarquización actividades. Esta fue
comprada en el 2017 por la empresa ATLASSIAN y actualmente tiene 35 millones de usuarios
alrededor del mundo.
La plataforma Trello cuenta con 3 modos. El gratuito, Business Class y Enterprise. Cada uno
destinado a diferentes públicos y sus necesidades. Además, esta plataforma permite una programación
intuitiva para el automatización de los procesos.

¿Cómo funciona?
Trello permite el uso de tableros para gestionar procesos a partir de diferentes fases en las cuales se
pueden agregar varias listas según el status de la operación. Se realizó una primera impresión con las
necesidades de un estudiante de la Universidad Nacional. En el tablero se colocaron 3 listas con los
títulos : “Cosas por hacer”, “En proceso” y “hecho”. En cada una se pueden agregar tarjetas con los
títulos de las actividades. A su vez, cada tarjeta se puede personalizar con una descripción, fecha de
vencimiento, links adjuntos, “check list” y comentarios de personas a las cuales se le haya
compartido el tablero.
Para trabajos grupales los tableros se pueden compartir a varios usuarios por correo electrónico, con el
fin de gestionar y organizar diferentes tareas y ser más productivos al momento de ejecutarlas.
Además esta plataforma permite que las empresas puedan transmitir de una manera efectiva la tareas y
en consecuencia cumplir su misión y visión.
El Modo gratuito está destinado para grupos pequeños de personas ya que solamente se pueden
realizar 50 ejecuciones de comandos al mes.
El modo Business Class está destinado para pequeñas empresas, tiene un costo de $9,99 al mes por
usuario, se pueden realizar 6000 ejecuciones de comandos al mes, se puede programar procesos
automáticos y se envía al correo electrónico los recordatorios y cambios
El modo Enterprise está destinado a empresas grandes (entre 20-5000 usuarios) con un costo que
varia por número de usuarios al mes desde $20,83 a $5,92, esta modalidad no tiene restricciones no de
memoria ni de ejecución.
Figura 1:​ Primera aproximación de un estudiante de la Universidad nacional

Figura 2:​ Ejemplo de una tarjeta.

Ventajas:
● ​Permite la personalización para una ambiente visualmente atractivo.
● Se puede organizar por prioridades para optimización del tiempo
● ​Compartir información y proyectos de una forma concisa y clara
● Permite jerarquizar las personas y quienes tiene acceso a terminar, mover o iniciar tareas
● Se pueden colocar fechas de vencimiento para identificar el tiempo que falta para terminar
una actividad
● No se necesitan procesos avanzados de programación
● Permite automatizar ciertas acciones
● Envía recordatorias a las diferentes personas del proyecto
● ​Dar y quitar procesos de administración
● Tiene una seguridad en los datos
● Está disponible en ios, android, chrome , safari mozilla y edge
● Compatible con aplicaciones de ATLASSIAN

Desventajas:
● ​De acuerdo al modo escogido se restringen las herramientas que tiene: Memoria
● ​La cantidad automatizaciones que se pueden hacer
● El número de usuarios que pueden trabajar en un proyecto
● Envío de correos
● Existen aplicaciones como google task y kepper que son totalmente gratuitos para estudiante
de la universidad y pueden ofrecer las mismas ventajas
● ​No permite adjuntar documentos o trabajar sobre ellos

WORKEP

Descripción:
Es una plataforma virtual la cual sirve como herramienta para la organización de proyectos , enfocado
principalmente en incrementar la productividad de las tareas grupales.Fue creada por el colombiano
Carlos Álvarez, el cual trabajó como administrador de proyectos y entendió la necesidad de conectar
la comunicación en un grupo de trabajo, ganó premios de emprendimiento y rápidamente la
plataforma estaba disponible en 7 idiomas, y cuenta con más de 30,000 usuarios en varios países, el
60% de los usuarios son de pequeñas empresas.
De manera general, su interfaz está diseñada para implementarse con todas las herramientas Google,
lo que la hace llamativa frente al resto de plataformas virtuales que se enfocan en este tipo de trabajos
grupales, ya que,por medio de Google, se puede utilizar Docs y Drive ofreciendo el uso de carpetas
compartidas entre los miembros del grupo. Igualmente, en Calendar puede anotar las tareas de cada
quien con sus respectivas fechas optimizando los proyecto y siendo una herramienta rápida y sencilla.
Ventajas
● Permite utilizar todo los complementos de google para el desarrollo de las tareas, de manera
directa y automática
● Permite tener de manera organizada los tiempos de trabajo y tareas individuales previstas,
logrando rectificar su cumplimiento adecuado, evidenciando la productividad de cada
miembro del equipo
● Solo requiere tener una cuenta google para empezar su utilización
● Permite agregar comentarios y discutir el avance de las tareas
● Se puede tener un gráfico de Gantt que permite hacer una idea general de cómo va el
progreso del proyecto, además planificar y programar tareas a lo largo de un período
determinado.

Desventajas
● Aún está en periodo de prueba para la implementación de su app móvil
● Está en periodo de cambios frente a su categoría gratuita y ya que se están asignando nuevas
herramientas premium que tienen un costo adicional

¿Cómo funciona?
Es una interfaz sencilla, para registrarse solo es necesario tener una cuenta de google, luego le pedirá
que cree una organización y le asigne un nombre. A partir de ahí se pueden crear varios proyectos y
asignarlo a las personas correspondientes, y con facilidad se puede trabajar en los proyectos. Para esta
aplicación hay una versión gratuita y una premium, la versión gratis permite crear un solo grupo con
máximo 10 personas. La versión premium se debe pagar 5 dólares por usuario mensualmente, algunos
beneficios son el acceso al diagrama de Gantt, crear dependencias, usar el rastreador de tiempo, crear
plantillas de proyectos, acceso a un buscador universal, y a un programa de asistencia técnica.
Al crear el proyecto se pueden establecer fechas de inicio y finalización, así como exportar datos del
proyecto a una hoja de cálculo. A la hora de agregar miembros se pueden asignar roles, y estos pueden
ser modificados o eliminados en cualquier momento. Para cada proyecto la carpeta de archivos usa
google drive, aquí se puede subir todo tipo de archivos para el desarrollo del proyecto. La aplicación
también trabaja con el calendario de google, aquí se pueden asignar fechas y horas específicas para el
cumplimiento de tareas.
Hay tres tipos de vistas o metodologías de trabajo para los proyectos, listas, canvan y Gantt, listas es
la forma estándar de ver el proyecto en una sola fila vertical, canvan utilizas listas verticales en una
vista horizontal para facilitar la organización y tener una visión más amplia. El diagrama Gantt da una
visión general del proyecto y facilita la planificación del proyecto.
Una función adicional es la sección actividad, aquí se puede ver cada acción generada en el proyecto
por cada uno de los miembros, así como el avance en las tareas asignadas, muy útil para hacer un
seguimiento.
Figura 3. ​Diagrama de Gantt.

Figura 4. ​Vista general de la interfaz de WORKEP.

ACTIVECOLLAB
Descripción:
ActiveCollab es una aplicación web para la administración de proyectos. Surge en 2007 bajo la
necesidad de organizar los trabajos grupales, especialmente aquellos de carácter gerencial
acoplándose con el desarrollo virtual y la capacidad creciente de la comunicación vía online. Las
versiones previas a la versión 1.0 (2007) se lanzaron de forma gratuita siguiendo los parámetros de la
licencia Honest Public License. Sin embargo, debido a la dificultad de trabajar con un software de
código abierto su fundador Ilija Student opta por convertirlo en un software de pago. ActiveCollab fue
desarrollado en lenguaje PHP Y MySQL, aunque al tratarse de una aplicación web, los usuarios solo
requieren de acceso a un navegador web para utilizar la plataforma.

El aplicativo ofrece 2 modos. El primero es el ActiveCollab Project Management, que entre otros
servicios ofrece proyectos, tareas y grabaciones ilimitadas, así como reportes avanzados y acceso web
y móvil. Este modo cuesta 6.25 USD$/mes para la suscripción anual y 7 USD$/mes para la
suscripción mensual. El segundo modo incluye el aplicativo “bundle” que permite administrar y
realizar pagos desde la plataforma, este último tiene un costo adicional de 2 USD$/mes.

¿Cómo funciona?
Para iniciar con ActiveCollab solo se requiere de una cuenta de correo electrónico. Inicialmente se
puede acceder a un periodo de prueba gratuito de 14 días, al culminar este periodo de pasaría a alguno
de los modos descritos anteriormente.

La interfaz de usuario es limpia y minimalista, tiene como objetivo tener los diferentes proyectos y
tareas a disposición del usuario de forma inmediata. Se inicia creado un proyecto que se debe definir
mediante un título y una breve descripción. Una vez creado el proyecto se puede agregar los
miembros del equipo a través del correo o el usuario. Para darle forma al proyecto se deben constituir
tareas (Task), estas requieren de un título, una descripción, miembros asociados, fechas de inicio y
culminación y estado. También se pueden generar espacios de discusión en la plataforma, esto
especialmente útil para definir aspectos puntuales de una tarea o generar cambios sobre lo pactado
inicialmente La plataforma también permite la opción de subir y compartir archivos, bien sea desde el
computador o servicios de almacenamiento en la nube.

Un aspecto fundamental de ActiveCollab es la capacidad de administrar y monitorear los proyectos,

dentro de sus principales herramientas está: (My work) consiste en una pestaña que te permite ver de
forma clara las tareas pendiente y el tiempo disponible para realizarlas. (Activity) muestra el acceso
de los miembros a la plataforma y en qué tareas distribuyen su tiempo. (Calendar) distribuye las tareas
y proyectos en el calendario. (People) genera una lista de todos los miembros del equipo junto con sus
datos de contacto. (Invoices) Permite generar facturación de forma intuitiva. (Estimates) útil para
generar presupuestos y cotizaciones. (Reports) permite generar reportes sobre aspectos financieros
(facturas, cotizaciones, presupuestos), tiempo (calendario, proyecciones, timeline) y de asignación
(proyectos, tareas). (Add-ons) Dentro de sus aplicativos más importantes está la capacidad de importar
proyectos a otras plataformas como trello y sample projects, y generar transferencias bancarias
empleando de PayPal, entre muchas otras.
Ventajas:
● La plataforma resulta realmente intuitiva y los nuevos usuarios se pueden adaptar a ella de
forma casi inmediata.
● La asignación de proyectos y tareas resulta realmente sencilla, toda la información relevante
es de fácil acceso.
● Cuenta con herramientas especialmente útiles para las tareas gerenciales como la generación
de factura, presupuestos y cotizaciones, así como la generación de reportes para cada uno de
los aspectos del proyecto.
● Cuenta con herramientas que facilitan el trabajo con clientes que no hacen parte de la
plataforma, mediante la posibilidad de migrar proyectos a otras plataformas y aplicaciones.
● Permite la gestión financiera de los proyectos incluso al nivel de generar pagos vía online.

Desventajas:
● No es posible mantener una cuenta con opciones limitadas. El periodo de prueba dura 14 días
y luego de esto se tiene que pagar la suscripción.
● Aún cuando se paga la suscripción no todas las opciones están disponibles, puesto que la
posibilidad de transferencia vía online requiere de un costo adicional.
● Al tratarse de un aplicativo web, los datos del proyecto solo están disponibles si se cuenta con
acceso a internet.

Figura 5:​ Interfaz de trabajo ActiveCollab.

Figura 6:​ Calendario de proyectos ActiveCollab.