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Você sabe como anda a saúde do

seu escritório de contabilidade?
Você sabe como anda a saúde do seu escritório de contabilidade?

Se você é um gestor contábil, já tem ideia de como é muito fácil se perder

em meio à rotina e as demandas do dia a dia.

Quase sempre, é complicado ter uma visão macro do negócio e falta

tempo para se dedicar a parte estratégica da empresa. (Isso sem contar a
sua vida pessoal!)

Neste kit vamos falar um pouco sobre indicadores-chave que podem

te auxiliar a otimizar processos, economizando tempo e aumentando o
faturamento.

É para eles que você deve olhar quando precisar tomar uma decisão
estratégica ou definir prioridades. Combinado?

O Raio X do seu escritório contábil 2

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Para aproveitar este material da melhor maneira possível, você

pode imprimir o PDF e preenchê-lo com as informações do seu
escritório ou usar a planilha online que disponibilizamos.

Depende de como você prefere

trabalhar com os dados que têm!
O importante é fazer essa análise
que irá levar o seu negócio a outro
patamar!

Boa leitura!
Equipe G-Click

O Raio X do seu escritório contábil 3

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O que são KPIs? E por que eles são

importantes?

Os KPIs (Key Performance Indicators),

ouindicadores-chavededesempenho,
são uma poderosa ferramenta de
gestão que deve ser usada para medir
a performance de um processo do
negócio.

Com eles, é possível avaliar se o resultado está dentro dos padrões e se é

coerente com o cumprimento dos objetivos e metas globais da empresa.

Assim, fica muito mais fácil identificar os principais pontos de melhoria e

descobrir como potencializar ainda mais os pontos fortes.

O Raio X do seu escritório contábil 4

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Sem a definição de KPIs, é fácil que o planejamento estratégico fique

perdido, nunca saia do papel ou que fatores que reduzem a performance
passem completamente despercebidos.

“O que não é medido não é melhorado”.

Peter Drucker, o guru da administração moderna

Específico
CARACTERÍSTICAS DE UM
BOM INDICADOR-CHAVE Mensurável
DE PERFORMANCE:
Relevante para os
objetivos gerais do
negócio

Os principais indicadores de performance de um escritório contábil

Identificar quais devem ser os principais indicadores de desempenho não

é uma tarefa fácil.

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Não existe um “padrão único”

quando se trata de monitorar os
KPIs, nem mesmo se falarmos
apenas de escritórios contábeis.

É preciso levar em conta a missão, os valores fundamentais, o modelo de

negócios, o público alvo e a cultura da sua empresa.

Mas para te ajudar na definição dos KPIs, separamos alguns indicadores

que precisam estar no seu radar enquanto gestor, independentemente
dessas questões mais específicas.

Prepare-se para fazer um Raio X e

conhecer saúde do seu escritório.

Durante esse processo, lembre-se da importância em se dedicar para

fazer análises estratégicas, porque são elas que irão levar os resultados
para outro patamar.

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KPI #1 - Lucro mensal

Como calcular? Lucro mensal = receita total mensal - (despesas fixas +
variáveis do negócio)

Seu resultado: ____________________________

Será que está bom? A última Pesquisa Nacional de Empresas Contábeis

apontou que um lucro líquido de 20% é média entre os empresários
contábeis de todo o Brasil.

Essa deve ser a margem considerada satisfatória para o seu negócio. Mas
que tal ter como meta atingir 25%?

O Raio X do seu escritório contábil 7

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KPI #2 - Ticket médio mensal

Como calcular? Ticket Médio Mensal = receita total mensal/quantidade de
clientes com contratos ativos

Seu resultado: ____________________________

Será que está bom? O valor do ticket médio vai variar bastante de acordo
com o seu posicionamento no mercado e o perfil dos atuais clientes.

O importante aqui é se questionar se é possível aumentar o ticket médio

mantendo o mesmo número de empresas atendidas. Por exemplo: existe
algum serviço que pode ser agregado?

Além disso, faça uma análise minuciosa sobre quais são os clientes que
geram maior receita para o escritório. Eles tem um perfil similar? Atuam
em um nicho específico?

Busque por semelhanças para prospectar novos negócios que podem

aumentar o ticket médio do escritório de contabilidade.

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KPI #3 - % de entregas dentro do

prazo
É importante levar em conta o prazo acordado com os clientes, e não o
prazo legal.

Como calcular? % entregas dentro do prazo = nº de entregas dentro do

prazo/nº total de entregas * 100

Seu resultado: ____________________________

Será que está bom? Para garantir a satisfação dos clientes e evitar as
multas, o ideal é sempre manter a porcentagem de entregas dentro do
prazo perto dos 100%.

É claro que podem surgir imprevistos alguns atrasos, mas eles devem ser
sempre uma exceção e não a regra do seu escritório de contabilidade.

Para começar, que tal estipular a meta de 90%?

O Raio X do seu escritório contábil 9

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KPI #4 - Produtividade da equipe

Como calcular? % retrabalho = quantidade de trabalhos refeitos/
quantidade total de trabalhos executados * 100

Seu resultado: ____________________________

Como calcular? nº de tarefas mensais executadas por cada colaborador

= nº de tarefas entregues antecipadamente ou dentro do prazo

Seu resultado: ____________________________

Será que está bom? Se você conseguiu medir a produtividade da sua

equipe, saiba que já está à frente de aproximadamente 45% do mercado.

Segundo a Pesquisa Nacional de Empresas Contábeis, esse é o

percentual de escritórios que não adotam nenhuma prática relacionada à
produtividade em seus ambientes de trabalho.

O Raio X do seu escritório contábil 10

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KPI #5 - Novos Clientes

Como calcular? nº de novos clientes mensais = nº de novos contratos
assinados

Seu resultado: ____________________________

Como calcular? CAC (custo de aquisição de clientes) = (despesas de

marketing + despesas de vendas) / total de novos clientes

Seu resultado: ____________________________

Será que está bom? Aqui, o termômetro deve ser a sua ambição.

A partir de uma meta de faturamento e com base no seu ticket médio, é

possível calcular quantos novos clientes são necessários para alcançar o
objetivo.

O custo de aquisição e a taxa de retenção devem ser levados em conta

para que o seu número seja coerente com a realidade.

O Raio X do seu escritório contábil 11

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Na hora de traçar a meta de novos contratos, você pode criar 3 cenários:

otimista, realista e pessimista.

KPI #6 - Retenção
Como calcular? Churn (% de abandono de clientes) = nº de clientes que
cancelaram o contrato durante o mês / nº de clientes ativos durante o
mês * 100

Seu resultado: ____________________________

Será que está bom? Para você ter ideia da importância desse número,
separamos algumas informações da Bain & Company.

Aumentar a retenção de clientes em 5% pode levar a um aumento nos

lucros de 25% a 95%, dependendo do tipo de negócio.

Além disso, a probabilidade de conseguir vender novos serviços ou

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aumentar o valor cobrado de um cliente já existente fica entre 60% e 70%,

enquanto as chances de converter um novo lead varia entre 5% e 20%.

Por isso, tenha ações para manter a sua taxa de retenção sempre muito
alta!

KPI #7 - Valor mensal de multas

recebidas pelos clientes
Como calcular? Somatório de todas as multas recebidas, mesmo que
o desembolso não seja feito pelo próprio escritório ou que tenha seguro
contratado para fins de responsabilidade civil.

Seu resultado: ____________________________

Será que está bom? O resultado aqui deve ser sempre zero, concorda?
Afinal, com organização e um acompanhamento eficiente de cada cliente,
não tem porque pagar multas!

O Raio X do seu escritório contábil 13

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Se o número aqui te deixar incomodado, tenha como prioridade máxima

criar um plano de ação para deixar de ter esse gasto, que poderia ser
direcionado para investimentos muito mais estratégicos.

KPI #8 - É você quem escolhe!

Com base nas características únicas do seu escritório, suas metas e
modelo de negócio, quais outras KPIs devem fazer parte dessa lista? Liste
pelo menos 3!

KPI #1 ____________________________

KPI #2 ____________________________

KPI #3 ____________________________

Clique aqui e acesse uma planilha de acompanhamento de KPIs pronta

para o seu escritório

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Conclusão

Agora que você já tem em mãos alguns KPIs essenciais para monitorar o
desempenho do seu escritório de contabilidade, que tal começar a aplicar
essa técnica de gestão e monitoramento de desempenho?

O seu foco para conseguir usar KPIs de maneira eficiente deve ser escolher
os números certos para serem avaliados. Não perca tempo com índices
irrelevantes e garanta a constância na análise do que realmente importa.

Não deixe de preencher a planilha que

fizemos para você!

Assim, você vai começar a ter uma visão muito mais ampla e global do

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negócio e, consequentemente, tomar decisões mais assertivas, que elevam

o crescimento da empresa.

Se quiser ter essas informações em mãos somente com um clique, o G-Click

- gestor web de operações contábeis, pode te ajudar!

Esperamos que você tenha gostado!

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Um grande abraço!

Time G-Click

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