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Asesor
BANESSA OSORIO CASTAÑO
Economista, especialista en gerencia financiera, candidata a magister en dirección
y administración de empresas
Nota de Aceptación:
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Firma del presidente del jurado
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Firma del jurado
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Firma del jurado
AGRADECIMIENTOS
Pág.
INTRODUCCIÓN__________________________________________________________ 10
1 PROBLEMA _________________________________________________________ 11
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ________________________________________ 11
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA __________________________________________ 12
2 OBJETIVOS __________________________________________________________ 13
2.1 OBJETIVO GENERAL ____________________________________________________ 13
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ________________________________________________ 13
3 JUSTIFICACIÒN ______________________________________________________ 14
4 MARCO DE REFERENCIA _______________________________________________ 15
4.1 MARCO CONTEXTUAL __________________________________________________ 15
4.1.1 Organización _______________________________________________________________ 15
4.1.2 Internacional. ______________________________________________________________ 17
4.1.3 Sectores. __________________________________________________________________ 18
4.1.4 Experiencia al cliente ________________________________________________________ 21
4.2 MARCO TEÓRICO ______________________________________________________ 24
4.2.1 Calidad ___________________________________________________________________ 25
4.2.2 Procesos en las diferentes áreas de la organización ________________________________ 32
4.2.3 Custodia de la documentación _________________________________________________ 38
5 DISEÑO METODOLÓGICO ______________________________________________ 42
5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN SEGÚN EL ALCANE Y ENFOQUE METODOLÓGICO ________ 42
5.2 ETAPAS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO ______________________________ 43
5.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN _______ 44
5.3.1 Fuentes de información.______________________________________________________ 44
5.3.2 Técnicas para recolección de información. _______________________________________ 44
5.3.3 Instrumentos para registro de información. ______________________________________ 45
Pág.
Pág.
DATAFILE: Es un filtro de calidad del banco que se encarga de verificar que todos
los pagarés están en orden sin ninguna irregularidad para evitar algún tipo de fraude
¿Cuáles deben ser las estrategias para el proceso de legalización de pagarés que
efectúa Atento a Bancolombia para ser más productiva su implementación,
ejecución y satisfacción del cliente evitando impactos negativos en tiempos de
espera en los indicadores de custodia del producto?
2 OBJETIVOS
Con esta mejora se buscará mejorar los lazos de amistad entre banco y aliado
garantizando la estabilidad con la campaña minimizando poco a poco las sanciones
por parte de Bancolombia. el resultado se verá reflejado cada semana bajando la
tasa de criticidad de pagarés pendientes por parte de atento, basados en el índice
estándar de banco se debe estar por encima de 96% en el estado de criticidad,
atento se encuentra en promedio entre 92% y 95% por ende es de suma importancia
mejorar las estadísticas frente al banco.
4 MARCO DE REFERENCIA
4.1.1 Organización
Portafolio
Fuente: htt://patento.com/es/acerca-de-nosotros/somos-atento/
Atento Customer Journey Services
Por medio del abordaje consultivo, se entiende de la mejor jornada del consumidor,
ofrecer soluciones innovadoras y personalizadas para superar las necesidades de
negocios de la empresa. (ATENTO S.A.S, 2019)
Atento Digital
El portafolio de Atento Digital cuenta con soluciones de alto valor agregado para
impulsar los procesos de transformación digital de nuestros clientes, aprovechando
al máximo los sistemas existentes.
La oferta principal engloba una gama de herramientas que mejoran las capacidades
digitales para nuestros servicios en la jornada del cliente, como ventas, SAC,
soporte técnico y cobranza.
Todos ellos suministrados por medio de la plataforma omnichannel de Atento,
integrando canales tradicionales y digitales.
Además, incluye recursos de consultoría, Lab y el uso de herramientas de análisis
y automación para mejorar la eficacia y la eficiencia de los procesos relacionados al
cliente. (ATENTO S.A.S, 2019)
Las soluciones son entregadas con la combinación entre las mejores prácticas del
Mercado, tecnología avanzada y garantía de calidad, con mayor nivel de
especialización y personalización, para que sea un componente clave en la cadena
de valor de nuestros clientes. (ATENTO S.A.S, 2019)
4.1.2 Internacional.
Argentina
Brasil
Chile
Colombia
El Salvador
Guatemala
México
Panamá
Perú
Puerto Rico
España
EEUU y Uruguay
lustración 2 sedes principales de atento por el mundo
Fuente: http://atento.com/es/acerca-de-nosotros/somos-atento/
4.1.3 Sectores.
Hoy los retos de cualquier industria están relacionados al mundo digital – disruptivo
en todos los sentidos –. No por nada las industrias que mueven la economía
mundial, están contraídas por reaccionar a éste, al nuevo consumidor y a un mundo
globalizado. Existen varios aspectos poco claros a nivel mundial y a los cuales
deben adaptarse las empresas: regulaciones, accesibilidad y seguridad. Por otro
lado es claro que las líneas de acción convergen entre el sector público y el sector
privado, de manera que colaboren en acortar la brecha digital, mejorar políticas
públicas y abrir el mercado a favor de la competitividad. (ATENTO S.A.S, 2019)
Cada uno de estos sectores, tiene una aportación importante a la economía, misma
que crecerá en la medida que sepan afrontar los retos que presenta un mundo
conectado.
Telecomunicaciones
Atento en Colombia cuenta con varias campañas del sector financiero en Bogotá se
encarga de Banco de occidente, banco de Bogotá y colpatria en Medellín
Bancolombia junto a Sufí y otra campañas como Claro
El sector salud mundial evoluciona con las estructuras demográficas y los niveles
de vida de las distintas regiones, que exigen más servicios y de mejor calidad. En
concreto, el acceso a servicios e información sobre salubridad a través de canales
digitales, constituye una de las tendencias que más está afectando al sector.
Ejemplos de ello son la consolidación del expediente clínico electrónico, la atención
virtual y la vigilancia y atención simultáneas al paciente a través de la red, que
generan mayor demanda por parte de los pacientes y de los profesionales de la
salud.
Tecnología
Hotelería y turismo
Gracias a los más de 15 años de meticuloso trabajo conjuntamente con los líderes
en el sector hotelería y turismo, nuestra amplia experiencia en atención al cliente y
la operación de back office, somos capaces de entregar la mejor experiencia al
usuario final. Así mismo y derivado de la eficiencia en la gestión y planeación de sus
procesos, nuestros clientes pueden centrar su atención en las metas de su negocio
en lugar de enfocarse en temas técnicos y operativos. (ATENTO S.A.S, 2019)
Comunicación y Medios
Los conocimientos de Atento sobre la dinámica que afecta a una industria tan
sofisticada y cambiante nos permiten brindar soluciones integrales que garantizan
la mejor experiencia de cliente a través de la mejor plataforma multicanal. (ATENTO
S.A.S, 2019)
Esta estrategia, ofrece al cliente la elección del canal adecuado para la necesidad
del momento, y le permite cambiar de un canal a otro sin tener que repetir o
interrumpir la atención que recibe.
Fuente: http://atento.com/es/nuestras-soluciones/experiencias-omnicanal/
SMS
Chat
APV
Hace posible la interacción del cliente con el centro de atención por medio de video-
atención. La solución se puede estructurar de dos maneras:
- APV Web: servicio por internet, ideal para la atención en tiempo real, disponible
dónde y cuándo el consumidor lo necesite. (ATENTO S.A.S, 2019)
4.2 MARCO TEÓRICO
4.2.3 LEGALIZACION Y
4.2.2 PROCESOS EN CUSTODIA
4.2.1 CALIDAD
LAS DIFERENTES
ÁREAS DE LA
ORGANIZACIÓN
4.2.3.1CUSTODIA DE
4.2.1.1PRODUCTIVIDA DOCUMENTACION
Y CALIDAD EN LOS 4.2.3.2
PROCESOS DE IMPLEMETACION DE
MEJORA CONTROLES
4.2.3.2HERRAMIENTAS PARA
4.2.1.2 SISTEMAS DE LA MEJORA DE LA CUSTODIA
MEDICION Y ANALISIS DE LOS DOCUMENTOS
PRODUCTIVO 4.2.4.3 AUDITORIA
4.2.1 Calidad
La calidad total exige que busquemos parámetros de medición en todas y cada una
de las áreas y departamentos en los que vamos a practicar la calidad. Y dentro de
cada departamento también hay que buscar tres o cuatro estándares de calidad
realmente significativos. Esto es importantísimo para las empresas industriales,
pero también en las empresas de servicios, que no venden ningún producto físico,
pueden encontrarse parámetros de medición para controlar la calidad. Siempre hay
una forma de medir. Es cuestión de inteligencia y de imaginación. Lo que es
insensato es poner esfuerzo en cosas que luego no se pueden medir. (Maseda,
1988, pág. 20)
Como herramienta se utilizará la base de datos de Bancolombia y Atento S.A.S que
maneja el área de prepic para realizar un cruce de datos y sacar la información en
tiempo real, esta será compartida en una ruta compartida para que los directivos
puedan sacar la información de cada regional con este tendremos un control de
estadístico de las ventas
La calidad debe empezar desde el área de formación que es por el cual empiezan
todos, la información debe ser clara y concisa de cómo se debe gestionar cada uno
de los procesos, como diligenciar correctamente una solicitud de crédito que
papeles lo deben acompañar según el tipo de persona que solicita el crédito y un
desembolso, cuáles son los tiempos de respuesta y acuerdos de servicio como
mejorar el rendimiento en la operación y con qué área ponerse en contacto según
su necesidad
Tenemos que tener claro cómo aplicar los planes de acción, estos serán a largo
plazo
Fuente:
http://ebookcentral.proquest.com/lib/pascualbravosp/detail.action?docID=3181318
La etapa uno: Filosófica se entra a ver toda la teoría, en este caso el área de
formación y conocimiento del producto
Con este el objetivo es analizar, organizar y controlar cada uno de los procesos y
buscar la mejora en cada uno de ellos, no solo en los internos también en los
externos como en Pic organizar acompañamientos por parte de Pic a Prepic y
Supervisores comerciales con el fin de garantizar que los acuerdos de servicio
pactados con el banco se cumplan
4.2.1.2 Sistemas de medición y análisis productivo
Actualmente el área de prepic cuenta con acceso a las bases que comparte
Bancolombia esta se actualiza todos los días donde podemos encontrar 3 tipos de
datos que son fundamentales para la operación:
1)Productos desembolsados
Para realizar el análisis de los datos es fundamental poseer información precisa del
producto que se le ofreció al cliente: tipo de producto, monto, número de
identificación, numero de radicado de la solicitud y código del gestor que realizo la
venta, teniendo esta información se hace una verificación para con terminar el
informe
Tabla 1 Información del producto
Fecha Número de Nombre Código Producto Nombre Monto Numero
identificación del del del de
cliente gestor gestor radicado
Fuente: autor
Para identificar y procesar los datos erróneos, podemos empezar por generar una
distribución, con gráficos o histogramas, de los valores de la variable bajo estudio,
para establecer la tendencia general de sus valores. Podemos entonces identificar
casos que no corresponden a la tendencia u orden de magnitud de dicha variable..
(Nettleton, 2003, pág. 15)
Los datos bancarios comerciales consisten en un registro para cada cliente, que
graban los datos comerciales básicos, como su nombre, dirección, teléfono, saldo,
productos y servicios que tiene, capacidad de endeudamiento, nivel de solvencia,
fecha de alta como cliente, etcétera. Una variable derivada podría ser un indicador
para la concesión de crédito, o un indicador para el envío de una campaña
promocional. Estos datos contienen una diversidad de tipos de variables: categórico
nominal y ordinal, numérico, binario, y variables con interpretación probabilística,
por ejemplo, «probabilidad de que un cliente pueda pagar un crédito», o «grado de
interés en una promoción».
(Nettleton, 2003, pág. 25)
Realizando las correcciones se pueden evidenciar que son errores por manejar
formatos distintos y mala digitalización de los datos por tanto es de suma
importancia el número de radicado de la solicitud ya que su margen de error es
menor a los demás datos con esta variable se va trabajar la tabla de datos
PENDIENTE DE ENVIO 1 1
Total general 1 1 2
Fuente: autor
Este informe debe ser compartido cada viernes con el fin de mantener informados
a los directivos de banco y atento de cada célula de trabajo para poder identificar
los casos más críticos buscando su solución
Formación: Es el pilar del área comercial y de prepic, esta área se trabaja cada
producto ofrecido por Bancolombia, como se
Tabla 2 ejemplo tabla de sucursal debe radicar y que documentos debe de tener,
como diligenciar formularios hasta validar tasas de interés
Área comercial: Se encarga de realizar las ventas y cerrarlas, estos deben llevar
un seguimiento de principio a fin, desde que se ofrece el producto hasta la custodia
de desembolso
Fortalecer el conocimiento
Tal como se apunta en Parcerisa, Giné y Forés (2010), la evaluación del aprendizaje
de hechos (sucesos, situaciones, datos, fenómenos... concretos y singulares)
requiere instrumentos para constatar si se han memorizado (preguntas orales,
test…); la evaluación del aprendizaje de conceptos (conjunto de objetos, hechos o
símbolos que tienen ciertas características comunes) requiere de instrumentos que
permitan conocer si se ha entendido el concepto y en qué grado de comprensión
(se puede evaluar mediante observación, pruebas específicas –aunque hay que
tener presente que la definición no garantiza la comprensión–, aplicación de los
conceptos ante determinadas situaciones…). La evaluación del aprendizaje de
procedimientos (conjunto de acciones ordenadas que conducen a la consecución
de una meta) necesita de instrumentos que constaten si el alumno o alumna sabe
seguir el proceso adecuado y si sabe aplicarlo en contextos distintos. Para esta
evaluación se puede recurrir a la observación, a diseñar pruebas específicas
adecuadas al procedimiento..
(Perez, 2014, pág. 96)
Con esto se lograrán minimizar la devolución por parte del Pic al prepic y del prepic
a los gestores, mejorando la productividad en la operación haciendo más rápida la
respuesta del crédito
Ilustración 8 Área de formación
Fuente: https://ciudadesiberoamericanas.org/curso-virtual-de-cooperacion-y-
accion-internacional-de-los-gobiernos-locales/formacion-3/
Esto con el fin de minimizar los casos de Desembolsos que son para custodia y
están mal diligenciados por lo tanto el gestor no a gestiona la devolución de manera
oportuna y esto tiene un impacto en el indicador de custodia
Fuente: https://images.app.goo.gl/XdFLoTzg2XQPaLhg9
Requisitos de un buen control
4.2.2.2 Auditorias
Las fuentes de información a través de las cuales el auditor tomará las evidencias
serán alguna de las siguientes Observación directa. Examen físico. Entrevista con
los auditados. Registros. Confirmación. a) Observación directa A través de la
observación directa el auditor examina la actividad que está auditando y comprueba
que la misma se ejecuta según el procedimiento de referencia. En esta observación
directa el auditor utilizará todos sus sentidos y, evidentemente, cuanto mayor
conocimiento tenga de los procesos y productos de la empresa mejor podrá enjuiciar
las actividades que audite. El auditor no debe limitarse a analizar registros; utilizará
cualquier fuente de información para desarrollar sus investigaciones. (Miguel Ángel
Vila Espeso, 1999)
Siendo: IC: índice de cumplimiento, 2N: total temas evaluados, DT: total de
deméritos otorgados por incumplimientos. Ello implica normalmente la existencia de
listas de verificación “enlatadas”. Hasta incluso las valoraciones ponderadas donde
se da un valor a cada tema evaluado. Es como decir que parte del cuerpo humano
tiene menos importancia. Puede tener además un aspecto psicológico. “Estoy bien
con un 80 por 100 de cumplimiento”. Estamos totalmente en contra de esta forma
de evaluar las auditorías. Somos más partidarios del juicio de valor de un equipo
auditor con la madurez y el sentido común suficiente. (Miguel Ángel Vila Espeso,
1999, pág. 38)
fecha de envio
cantidad de documentos enviados
persona que envia observacion
Tipo Diferentes a P04
Fuente: Autor
La documentación que se recibe en copia por que el cliente vive en otra ciudad
deberá ser entregada con un visto bueno de gerencia y el supervisor del gestor con
el compromiso de entregar la documentación original de lo contrario no será recibida
en prepic,el envío de la documentación puede llegar en 2 o 4 días a las manos del
prepic por ende se realiza esta estrategia para no afectar los acuerdos de servicio
con el cliente agilizando la gestión del desembolso, esto en muchas ocasiones tiene
un impacto negativo en los indicadores de custodia
Las devoluciones quedaran documentadas, por esto a partir del momento que se
realice el gestor tiene 3 días para gestionarla si el gestor comercial necesita tiempo
por que la documentación viene de otra ciudad este deberá anexar el correo del
cliente y el número de la guía con la cual se envió el documento a la ciudad, esto
se hace con el fin de no afectar el indicador de custodia que se mide cada día 11
del mes
4.2.3.1 Herramientas para la mejora de la custodia de los documentos
Fuente: Evaluandosoftware.com
Es realmente importante este punto dado que para el banco todos los estudios de
crédito y pagarés este los debe tener en su poder, el aliado no puede quedarse con
la documentación del cliente para evitar fraudes, el banco es directamente
responsable de lo que pueda pasar, la campaña depende del indicador de custodia
que debe ser mayor a 96% de lo contrario se encontrara en un estado crítico de
custodia.
Con el cuadro de mando es posible organizar las estrategias con las que se va a
trabajar y avanzar en la mejora del proceso este y no solo eso también ofrece a la
empresa una visión de lo que está pasando, minimiza riesgos y alinea los objetivos
de cada área
Aliado
Numero de planilla
Numero de precinto
Cantidad de documentos enviados a custodia
Numero de tulas
5 DISEÑO METODOLÓGICO
En esta etapa se logra identificar cuáles son los errores que comete el área de
ventas, con está implementando capacitaciones y actividades de integración con el
fin de disminuir los errores más comunes en los formularios de pagaré, cada inicio
de mes se va compartir vía correo electrónico una capacitación donde cada semana
debe realizar una por producto y a final de mes la certificación mensual, esta es de
carácter obligatorio ya que la información está en constante cambio, dentro de ella
se compartirá como diligenciar correctamente el formato, las tasas según el
producto seleccionado por el cliente, segmentación y segmentación de la empresa
y su función
Mejorar la comunicación con los gestores y las sucursales de las demás ciudades
donde también se generar pagares y se envían a custodia con su respectivo
precinto, se debe enviar todos los días los datos de sucursal, todos los viernes la
persona encargada en banco del proceso de legalización de los aliados compartirá
los pagarés generados en sucursales y legalizados del país por el área de ventas
de Atento, cada 11 dia del mes se tendrá una reunión junto los supervisores y el
líder de prepic para compartir el indicador de pagarés generados por sucursal.
entrevistas
flujograma
CODIGO DE VENTAS
GESTOR FECHA
PREPIC
SUPERVISOR
la siguiente encuestas se realiza con el fin de sacar un promedio de cuanto se tarda el gestor en
realizar la gestión de organizar el documento devuelto por parte del prepic
PROMEDIO DE
CUANTOS DIAS TARDA EN CORREGIR LA COMO MEJORAR EL
INCONSISTENCIAS EN EL
FORMATO
INCONSISTENCIA FILTRO DE CALIDAD
Fuente: autor
Tabla 6 Encuesta tiempos de respuesta para el área comercial
SUPERVISOR
que sugerencias tiene con el proceso de radicación según cada uno de los productos
mencionados a continuación
FIRMA:
CODASE:
Fuente: autor
Que sugerencias tiene con el proceso de radicación según cada uno de los productos
mencionados a continuación
¿Con quién se escalan los incidentes o casos devueltos o rechazados sin causa por
parte del pic?
FIRMA:
Fuente: autor
Con el siguiente control se busca documentar todos los desembolsos que ingresan al área de prepic donde se va
implantar el primer filtro de calidad, donde la personas que va desempeñar este cargo debe diligenciar la siguiente
información
FECHA DOCUMENTO COD DEL NOMBRE LIBRANZA CONSUMO NUMERO DE AUDITORIA MONTO
NOMBRE GESTOR DEL DESEMBOLSO
DEL GESTOR
CLIENTE
OBSERVACION
Fuente: Autor
6 RECURSOS DEL PROYECTO
Para llevar a cabo la mejora en el proceso es fundamental contar con los siguientes
recursos para poder aplicar este:
Fuente: Autor
7 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Según el siguiente cronograma de actividades las actividades que se van a realizar en la primera y la segunda semana
deben tener un impacto positivo para la 3 semana, por esto es importante garantizar cada uno de los filtros de calidad
y enviar las bases actualizadas a supervisor para este compartir el informe con su equipo de trabajo con este se van
a identificar cuáles son los problemas más frecuentes para así poder aplicar los correctivos con el área administrativa
y de formación para garantizar el correcto funcionamiento de la operación, después en el último mes implementar una
política de devolución mencionada a continuación:
Tabla 10 Cronograma
MEJORA DEL SISTEMA DE CONTROL Y LOGÍSTICA EN EL SERVICIO DE LEGALIZACIÓN PAGARÉS DE ATENTO S.A.S ALIADO
COMERCIAL DE BANCOLOMBIA
OBJETIVO GENERAL
Fuente: Autor
8 BIBLIOGRAFÍA
ATENTO S.A.S. (18 de 04 de 2019). ATENTO S.AS. Obtenido de ATENTO S.A.S
WEB SITE: http://atento.com/es/acerca-de-nosotros/somos-atento/
ATENTO S.AS. (18 de 04 de 2019). Acerca de nosotos: ATENTO S.AS. Obtenido
de ATENTO S.A.S WEB SITE: http://atento.com/es/acerca-de-
nosotros/nuestros-logros/
Aurora Martínez Martínez, a. J. (2014). Gestión por procesos de negocio:
organización horizontal. Ecobook - Editorial del Economista.
Cabrera, E. (s.f.). CONTROL. El Cid Editor | apuntes.
Gonzalez, C. G. (1998). ISO 9000, QS 9000, ISO 14000: normas internacionales de
administración de calidad s sistemas de calidad y sistemas ambientales.
McGraw-Hill Interamericana.
Maseda, A. P. (1988). Gestion de la calidad. Marcombo.
Miguel Ángel Vila Espeso, ,. R. (1999). Auditorías internas de la calidad. Ediciones
Díaz de Santos.
Nettleton, D. F. (2003). Analisis de datos comerciales. Ediciones Díaz de Santos.
Perez, G. B. (2014). Enseñar y Aprender en la universidad: claves y retos para la
mejora. Ediciones Octaedro, S.L.