Paso 2-Protocolo de Comunicaciones y Plan Motivacional

Diana Marcela Agudelo

Leidy Carolina Gutierrez

Kelly Johana Soler Ruiz

Gina Julieth Angulo Zorrilla

Yurany Grisales Ospina

Tutora

Ingrid Margarita Duran

Protocolo

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Escuela de Ciencias Sociales, Artes y Humanidades

Programa de Psicología

Medellín

2019
 Introducción

El desarrollo de las competencias comunicativas es muy importante, ya que nos

permite expresarnos socialmente de una manera adecuada y tener mejores relaciones

interpersonales. Este desarrollo permite también que las personas puedan lograr la

consecución de sus objetivos y tener la capacidad de hacerlos perdurables en el tiempo.

Por ejemplo, dentro de una organización son importantes los protocolos de

comunicación, ya que permiten que las diferentes informaciones sean trasmitidas de manera

ordenada, coherente y de manera oportuna y no da paso para que existan tergiversaciones

entre los trabajadores

De acuerdo con lo anterior, este trabajo presenta una identificación de la empresa

Dulce Primavera a la cual se le define el tipo de comunicación que utiliza. Además, aquí se

muestra la importancia del protocolo de las comunicaciones internas y externas y un plan

de motivación, el cual dinamiza las relaciones laborales y el trabajo en equipo.

 Objetivos

Objetivo general:

Identificar y establecer los diferentes tipos de comunicación existentes y los

lineamientos para el desarrollo de una adecuada comunicación asertiva dentro de la

empresa.

Objetivos específicos:

Determinar cuáles son los conceptos acerca de las pautas que se deben llevar a cabo

en la organización para tener un óptimo desempeño laboral.

Desarrollar las habilidades del código de conducta y protocolos dentro de la

empresa.
 Desarrollo del punto 3:

Descripción de la empresa

Nombre de la empresa: Dulce Primavera

Ciudad Sede Principal: Medellín

Fecha de Creación: 18 de febrero de 2011

Número de empleados: 80 Empleados

Características de la empresa

La empresa Dulce primavera es una empresa fundada en Medellín el 18 de febrero

de 2011, tiene como actividad económica la producción y comercialización de ropa para

bebe. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de

departamento y los subordinados (departamentos de producción y de ventas) y proveedores.

Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las oficinas

administrativas y de producción; tiene tres puntos de venta en diferentes ciudades de

Colombia una en Medellín que es la sede principal y las otras dos sedes en Bogotá y

Cartagena.

Definir el tipo de comunicación

El tipo de comunicación que se aplica en la empresa Dulce Primavera es verbal y

escrita.

La verbal se da entre:

 Compañeros

 Jefes y colaboradores

 Colaboradores - Proveedores

 Colaboradores – Clientes

Por su parte, la comunicación escrita se aplica por medio de correos, órdenes de

compra, informes o registros y los acuerdos con los proveedores y clientes. También se

maneja un tablero donde se plasma las diferentes actividades y anuncios de la empresa.

 Importancia de la Comunicación Corporativa:

Cualquier empresa o institución necesita un gabinete de comunicación y lo necesita

porque es necesaria una proyección mediática responsable de todos los proyectos que desde

el organismo se llevan a cabo. Así como un asesoramiento en comunicación, protocolo e

imagen corporativa. Los objetivos que debe marcarse el gabinete de comunicación son

varios, distinguiéndose entre los internos y los externos. Los internos están dirigidos a los

estamentos que componen el organigrama de la empresa. Es la herramienta para lograr la

concepción de la compañía como conjunto, que relacione a los profesionales de cada

departamento y que se sientan parte de un todo conectado, en el que la comunicación fluye.

Del mismo modo, y ya de cara al exterior, el gabinete de comunicación se encarga

de la redacción y gestión de comunicados y notas de prensa, artículos de opinión,

entrevistas y reportajes. Así como de la gestión y organización de ruedas de prensa

manteniendo un contacto directo y constante con los medios de comunicación. Otro de los

objetivos es la creación y optimización de soportes como la página web y las redes sociales,

que actualmente son de gran importancia para mantenerse cerca de los públicos, además no

basta tan solo con estar presentes en ellas, si no que el responsable de comunicación debe

encargarse de una actualización constante de los contenidos.

 Otra de las funciones que debe tener, es la prestación de apoyo y cobertura

comunicativa de eventos y actos públicos, como jornadas, conferencias, reuniones, etc. El

plan de comunicación de una empresa se construye en dos líneas: interna y externa.

La comunicación interna se centra en el capital humano. Integra a los dirigentes

(gerentes, directores, etc.) de una organización con todos los niveles de trabajadores de la

misma. Todas las acciones y su gestión contribuirán a fortalecer la cultura corporativa de la

empresa.

La comunicación externa, es en la que voy a centrar mi trabajo. “Se podría también

llamar comunicación puramente comercial, su objetivo concreto es actuar sobre la imagen y

aumentar la posibilidad de venta de las marcas de la empresa.

Para comenzar con el plan que determinar que se quiere llegar a ser en la mente del

consumidor y hay que hacer un análisis interno y externo de la empresa. El análisis interno

tratará de observar la autopercepción de la empresa, es decir, su posicionamiento

intencional en el mercado, y anteriores experiencias. Es muy importante conocer las

fortalezas y debilidades del producto, calidad intrínseca: número de sitios donde el

consumidor lo puede encontrar, por ejemplo.

 En segundo lugar, para el análisis externo hay que enmarcar a la empresa dentro de

la situación coyuntural del país, y determinar su posición relativa frente a la competencia.

Es muy importante estudiar las características de los clientes reales y potenciales del

producto, determinar sus estilos de vida, sus hábitos de trabajo, etc. Una vez se ha

identificado al consumidor es cuando se puede establecer el lugar que ocupar en sus

mentes, especificar el posicionamiento, para ello hay que atribuir unas características

especiales al producto. Los beneficios y atributos para demostrar su exclusividad, su

relación calidad precio, sus usos y aplicaciones, etc.

Una vez se han definido los objetivos que la empresa pretende alcanzar con el plan

de comunicación, es cuando se puede empezar a construir la estrategia, comenzando por

definir detalladamente al público objetivo, de manera general y específica. Hay que conocer

sus comportamientos de compra, hablar su lenguaje, etc.

Cuando ya está determinada la estrategia, se plantean las acciones concretas que

ayudarán a cumplir con los objetivos, teniendo siempre presente el presupuesto necesario

para desarrollar dichas actividades. En último lugar hay que tener en cuenta los resultados,

plantear lo que podría suceder, y definir un “plan B”, por si todo lo planteado finalmente no

concluye como se pretende.

a. Protocolo de comunicación interna

 Por medio de la comunicación interna, la empresa mantendrá un contacto oportuno

y adecuado acerca de lo que sucede o se es requerido en la empresa.

Protocolos de medios de comunicación interna empleados en la empresa:

- En los correos electrónicos que se envíen a través del correo corporativo, no se

enviaran mensajes de cadenas o mensajes personales.

- La información que se maneje por medio del correo corporativo, es confidencial y

se deberá obtener el debido permiso de su remitente para ser reenviada la

información.

- Los correos electrónicos de las personas son privados, lo cual significa que no

deberán ser copiados para utilizarlos por fuera de la compañía con fines personales.

Directorio interno de la empresa

- Los datos personales de los clientes, trabajadores y proveedores son confidenciales

y no podrán ser divulgados sin la debida autorización de sus propietarios.

Cartelera de la empresa

- En esta cartelera, se pondrá cada semana información relevante acerca de los

acontecimientos de la empresa, como también mensajes promoviendo las buenas

relaciones laborales.
Servicios de protocolo y etiqueta dentro de la empresa:

- Se realizarán reuniones dentro de los tiempos establecidos y permitidos en la

empresa, para que los trabajadores puedan tener conocimientos acerca de los

comportamientos, actitudes, formas adecuadas de comunicación, cuidado de la

imagen personal de los trabajadores (ya que ellos son la imagen representativa de la

compañía), puntualidad, respeto y como relacionarse efectivamente.

Ejemplo de protocolo de comunicación interna en la empresa:

 Información impartida por el gerente de la empresa Dulce Primavera a los jefes de

cada departamento, jefe de producción y jefe de ventas.

El día 28 de diciembre del presente año, se llevará a cabo en el salón Gran Chablis

ubicado en el piso 18 del hotel Dann Carlton, la celebración de fin de año para los

trabajadores de la compañía. Este es el evento que hace anualmente la empresa para

compartir con nuestro equipo de trabajo esta fecha tan importante. Por favor reunir el día 10

de diciembre del presente año, a las 3:00 pm a todos los empleados de sus respectivas áreas

en el salón de reuniones ubicado en el piso 3 de la empresa, ya que voy a explicarles la hora

y todo lo que concierne al evento.

 Información impartida del gerente de la empresa Dulce Primavera al jefe de

recursos humanos:
 “El día 10 de diciembre del presente año, a las 3:00 pm se debe reunir a

todos los empleados en el salón de reuniones ubicado en el piso 3 de la

empresa, ya que voy a explicarles la hora y todo lo que concierne al evento

de fin de año que se hará el día 28 de diciembre, por favor tener

disponibilidad de sillas para los empleados.”

 Comunicación verbal de los jefes de cada departamento a los empleados

respectivamente, acerca de la información impartida por el gerente de la empresa:

“Para el día 10 de diciembre del presente año, a las 3:00 pm deben estar

reunidos todos los empleados en el salón de reuniones ubicado en el piso

3 de la empresa, ya que el gerente les explicara la hora y todo lo que

concierne al evento de fin de año que se hará el día 28 de diciembre.”

 Comunicación escrita para los trabajadores de la empresa de parte del área de

recursos humanos acerca de la información impartida por el gerente para tratar todo

lo que concierne al evento de fin de año para los trabajadores:

“El gerente de la empresa Dulce Primavera, los solicita el día 10 de

diciembre del presente año, a las 3:00 pm en el salón de reuniones

ubicado en el piso 3 de la empresa, para explicarles la hora y todo lo

que concierne al evento de fin de año que se hará el día 28 de

diciembre. Esperamos su puntual asistencia. Gracias.”

  Comunicado escrito de parte del departamento de recursos humanos a los

proveedores de la empresa Dulce Primavera:

“Estimados proveedores:

La empresa Dulce Primavera les expresa su más cordial saludo.

Esta es una época de paz, reflexión y de unión familiar y deseamos que

puedan festejar con todos sus seres queridos y agradecemos que hagan

parte de nuestra empresa para que juntos podamos alcanzar nuestras

metas propuestas.

Queremos también informarle que el día 28 de diciembre del presente

año, no desempeñaremos labores en nuestra empresa, ya que nos

encontraremos celebrando con nuestra familia Dulce Primavera la fiesta

de fin de año.

¡Les deseamos Feliz navidad y un próspero año nuevo!”

Protocolo de comunicación externa

Portavoz: Es una persona elegida quien representara la empresa para hablar solo de

temas puntuales de la organización.

Como reaccionar cuando un medio externo solicita información:

- El portavoz deberá asesorarse primero con el área encargada en cuestión para tener

una buena fuente de información.

 - El portavoz atenderá las dudas de quien las tenga de una manera clara y amigable.

- En caso de presentarse temas sensibles, el portavoz estará acompañado del jefe de

área del caso puntual.

- Es importante que el portavoz de la empresa no responda con mentiras y tampoco

responda con puntos de vista personal.

Imagen de la empresa:

- El portavoz o los representantes de la empresa, respetaran en todo momento la

imagen corporativa, portando un distintivo de la misma y utilizando prendas

adecuadas de acuerdo a las normas de etiqueta y protocolo.

- Mantener enterada al área de recursos humanos y al gerente de la compañía acerca

de las actividades que se adelanten en cuanto a comunicación externa.

Página web de la empresa:

Esta página está destinada para la divulgación de productos que ofrece la empresa,

así como también información relevante para nuestros clientes, por lo cual la página deberá

tener:

- Información verídica acerca de la empresa

- No se realizarán observaciones puntuales por medio de la pagina

Tener siempre presente para cualquier situación, emplear las normas de cortesía en

todo momento.
 Plan de Motivación

Para elaborar un plan de motivación en primer lugar hay que definir las estrategias

en función de las secciones: Clima laboral, Calidad de trabajo, Trabajo en equipo,

Comunicación y la Recompensas para alcanzar los objetivos planteados. Además, el plan

integrado por los objetivos debe ser coherente con las políticas de la empresa.

La segunda parte del plan de motivación se trata del seguimiento, es decir con esta

etapa se permite llevar el control y la evolución de la aplicación de las estrategias en la

empresa. También se permite el conocimiento de la manera en que se viene aplicar y

desarrollar dichas estrategias.

Y por último es la evaluación, se miden los resultados y como se están cumpliendo

los objetivos que fueron fijados, al final se compra el objetivo planteado con la realidad

haciendo esto mediante diferentes herramientas.

Objetivo de la propuesta: Definir estrategias para ayudar a la empresa en la mejora

de satisfacción y motivación laboral. Por lo tanto, se tendrá en cuenta los distintos

departamentos que tiene la empresa.

 Establecimiento de estrategias

 Estrategia de confort: Este es un componente fundamental en el clima laboral de

una empresa, ya que el diseño la distribución y las comodidades que ofrezcas tienen

un gran impacto en el desempeño de cada uno de tus empleados, es muy importante

que los espacios de trabajo sean cómodos, frescos y amplios que les permita

desarrollar su trabajo eficazmente.

Mejora de la iluminación en general de las oficinas, y que las oficinas cuentan con

pocas luces naturales.

Acondiciones de temperatura en las oficinas, ya que empresa por la falta de

economía a veces no controla la temperatura adecuada, por lo tanto, se deberían instalar

más aires acondicionados para que en todos los puntos de empresa se obtiene la misma

temperatura.

 Trabajo en equipo: Otra de las estrategias para mejorar el clima laboral en la

empresa es compartir la información de misión y objetivos o metas que el equipo

debe perseguir, ayuda a cada individuo a comprometerse con el grupo y así poder

trabajar en conjunto.
 Además, metas colectivas bien establecidas y comunicadas son un buen recurso

para ayudar a un miembro del equipo a retomar su curso cuando se ha desviado. Todo

grupo necesita sus normas de convivencia: horarios de trabajo, metodología,

comunicaciones, contingencia para ciertas situaciones, etc.

La comunicación y el seguimiento son herramientas fundamentales que tienes como

líder para fomentar el trabajo en equipo. Planificar reuniones de avance periódicamente

también permitirá tener un espacio determinado para la comunicación. El equipo necesita

saber que va por el buen camino, o si se ha desviado, necesita saberlo a tiempo para poder

retomar el curso necesario.

Por otro lado, el equipo de trabajo se forma con la convicción de que las metas

laborales pueden ser conseguidas mediante las capacidades, habilidades y las competencias

de las distintas personas que lo integran. Asimismo, la motivación laboral es una de las

herramientas más útiles para aumentar el desempeño de los trabajadores proporcionando

que lleven a cabo sus funciones y objetivos esperados.

Por lo tanto, el plan de motivación consiste en:

 -Ofrecer oportunidades de crecimiento a los trabajadores ya que deben sentir que un

trabajo bien realizado los proveerá de oportunidades, como ofreciendo capacitación en

cursos que profundicen su sector productivo.

- En el trabajo en equipo algunos trabajadores tendrán la capacidad de liderar en el

futuro, por esta razón se deben motivar e identificar estos talentos ofreciéndoles la

oportunidad de tomar decisiones para probar su desempeño.

-Aprovechar las fortalezas de los trabajadores brindándoles herramientas para

mejorar el desempeño y aumentar su potencial, por ejemplo, la capacidad de ser proactivo

que es fundamental para una buena capacidad de trabajo en equipo.

-Mantener la comunicación con el equipo de trabajo para comprender sus dudas o

preocupaciones, y tener como objetivo resolverlas obteniendo un excelente ambiente de

trabajo que incentive a los empleados a dar lo mejor.

 Estrategia de comunicación: Una de las estrategias para mejorar el clima laboral

es tener una comunicación fluida y ser directo con los empleados, enseñándoles que

no hay que hablar a espaldas de los compañeros, acostúmbralos a no inculpar

directamente a los compañeros cuando tienen errores, es decir todos tenemos

derecho a equivocarse y el camino es encontrar soluciones, no proferir acusaciones.

 Una buena relación entre el personal hará más amena la convivencia en el trabajo.

Para la aplicación de esta estrategia es mejor establecer un cronograma de reuniones

periódicas en las que todos los trabajadores compartan sus problemas, experiencias y

conocimientos.

 Estrategia de recompensa: Establecer una estrategia de recompensa o un plan de

incentivos acorde con las necesidades reales de la organización aumenta la

motivación, el nivel de compromiso de los empleados y, como consecuencia,

también su rendimiento.

Por lo tanto, el área de gestión de talento humano de Dulce Primavera formulará un

plan de incentivos que permitan estimular, reconocer y premiar el desempeño y el nivel

sobresaliente ya sea individual o grupal a todos los trabajadores que aporten con

desempeño al logro de las metas institucionales. Asimismo, se premiarán los trabajadores

que demuestren todo su potencial, motivación y compromiso.

De acuerdo con lo anterior, el plan consiste en otorgar incentivos a los trabajadores

para aumentar los niveles de productividad y fomentar un buen clima laboral. Lo anterior

permite establecer una comunicación eficaz en la empresa logrando su desarrollo integral y

los objetivos que fueron trazados para el año en curso y su actitud frente al trabajo

mejorando las condiciones en las que viven los trabajadores.

 Los incentivos son:

 Formación de los trabajadores: es fundamental que los trabajadores reciban

formación de Dulce Primavera ya que se incentiva la motivación, pues van a

adquirir conocimientos nuevos que les permitirán mejorar su situación o

promocionar dentro de la empresa. Por ejemplo, se pueden otorgar cursos de

capacitación de comunicación efectiva.

 Integración y Participación: los trabajadores deben sentirse parte de la empresa,

por esto se debe favorecer la integración de los trabajadores en la organización para

que aporten nuevas ideas.

 Dar bonificaciones extralegales no constitutivas de salario a los trabajadores.

 Establecer días y horas libres a los trabajadores (siempre y cuando sea posible)

 Incremento de los salarios

 Premios en realización de un trabajo excelente

 Descuentos y bonos de compra.

 Implementación de planes de compensación flexible

 Dar beneficios no constitutivos de salario, como, medicina prepagada, plan dental

Premium, plan exequial familiar, servicio subsidiado de celular, dotación de ropa

extra, bonos por años cumplidos de servicio, entre otros.

 Conclusión

Al haber analizado los conceptos presentados en el trabajo, pudimos llegar a la

conclusión de que la comunicación organizacional, es el flujo de información que se da por

medio de la comunicación de una organización, y esta puede ser tanto interna como

externa. Las teorías organizacionales nos sirven para entender los diferentes conceptos y

usos que se dan dentro de las organizaciones, y se convierten en una importante

herramienta en la detección de problemas y mejoramiento de estas.

La comunicación organizacional es una herramienta fundamental para la

productividad de la empresa y las relaciones laborales, tanto la comunicación verbal y

escriba se debe llevar a cabo; ya que los dos tipos de comunicación permiten ampliar la

información aplicando sus diferentes métodos.

La motivación es un elemento fundamental tanto interno como externo que impulsa

a los empleados a cumplir de una manera positiva los objetivos y las metas de

productividad. Por lo tanto, es esencial que las empresas cuenten con las estrategias

necesarias que permitan incrementar la satisfacción del empleado dentro de la organización.

Adicionalmente, la motivación de los trabajadores no solo implica lograr sistemas

de compensaciones integrales que solo incluyan la parte económica. Asimismo, es

importante el cubrimiento de las necesidades psicológicas, profesionales y personales de los

trabajadores mejorando sus capacidades ayudándoles a su desarrollo y crecimiento

profesional. De acuerdo con lo anterior, un buen clima laboral y un ambiente de confianza

contribuye a motivar los trabajadores, por ejemplo, escuchando y valorando sus propuestas

y opiniones dentro del equipo de trabajo, para así hacerlos participes de los proyectos de la

empresa.

Además, el plan motivacional siempre será una estrategia para mejorar la

comunicación asertiva de toda organización empresarial; dando reconocimiento a cada uno

de los sujetos que integran la estructura de la empresa; es una herramienta que permite

analizar el actual clima laborar, identificando falencias y las posibles soluciones para

avanzar hacia cambios positivos para el grupo de trabajo.

Por otra parte, a través de este caso empresarial se concluye que para una buena

comunicación organizacional los jefes, directivos y empleados deben de entender la visión

y la cultura de la empresa; es decir cada trabajador debe de estar empoderado de su puesto

y sus funciones para aportar al crecimiento de todo el grupo empresarial; de esta forma se

da una participación que conlleva al compromiso; característica vital para que todo el

personal organizacional trabaje en pro de un beneficio en común.

 Referencias bibliográficas

Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias.

Barranquilla [Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado

de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?dir

ect=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live