n inventario es una operación que busca establecer la existencia física de

bienes que pertenecen a una compañía y que están almacenados en

diferentes depósitos. Esta revisión debe constatarse con las existencias que
aparecen en los registros contables de la empresa a la fecha del conteo.

¿Qué es un inventario físico?

El inventario físico consiste en corroborar la presencia real de bienes
almacenados y verificar su estado y condiciones de seguridad. Esta labor es
coordinada por la Gerencia Administrativa y Financiera y el Contador es el
responsable de tomar el inventario general de la compañía.

El área en mención determinará el momento en el que se debe realizar

el inventario (aunque se sugiere que sea durante la segunda quincena de
diciembre de cada año).

Previo al día de inventario, el Contador notificará a través de un

memorándum que será dirigido al departamento de logística la hora, fecha y
lugar y todas las instrucciones qu

Acto seguido el Jefe de logística emprenderá las siguientes tareas:

• Preparar los almacenes para el conteo de la mercancía, haciendo

énfasis en factores de limpieza y orden.
• Definir cuál será el personal que atenderá al equipo de inventario.
• Implementar las acciones respectivas para disponer de los medios
indicados para realizar eficientemente el inventario.

De igual forma el área de contabilidad con base en la planeación efectuada

sobre los inventarios se encargará de:
 • Nombramiento de jefes de equipo por bodega y la conformación de
grupos para realizar este conteo.
• Entrega de la Hoja de Instrucciones para la Toma
de Inventario (este documento debe quedar en manos del
personal a cargo).
• Entrega de la fecha de realización del inventario al equipo
designado.
• Coordinación – junto con el departamento de logística – la movilidad
y entrega de todos los implementos requeridos para realizar
el inventario.

En el libro “Diseño, Optimización y Gerencia de Centros de Distribución –

Almacenar Menos, Distribuir Más”

[1] se establece que para realizar este conteo es necesario zonificar los
inventarios en la bodega según criterios como alto valor, productos ABC y
peligrosidad, entre otros.

Cada una de estas áreas tiene una importancia relativa dentro del conteo.
Algunas de las zonas en mención pueden ser:

• Zona de picking.
• Zona de pallets incompletos.
• Zona de pallets completos.
• Zona de recibo.
• Zona de carga.
• Zona de averías.
• Zona de maquila.
• Zonas de control.
• Zonas de cuarentena.
• Zona de atención de unidades sueltas.
También es necesario hacer un plan de conteos periódicos en el que se
establece un cronograma en el que se establezca qué y cuántas referencias
deben inventariarse por día de acuerdo con las áreas de almacenamiento.

Es importante tener en cuenta que la toma física de inventarios genera la

necesidad de disponer anticipadamente de ciertos recursos de manos de
obra.

El paso a seguir es la ejecución, en la cual:

• Un auxiliar de inventario operativo alista los documentos de

trabajo.
• Este operario entrega listados ciegos al personal logístico operativo
asignado para el primer conteo físico por ubicación / referencia.
• El personal operativo encargado efectúa el conteo de los bienes
almacenados en la ubicación / referencia, registra la cantidad en el
listado ciego y entrega los datos al auxiliar de inventario operativo.
• El auxiliar de inventario operativo realiza la comparación entre el
conteo físico y el inventario teórico; en caso de que haya diferencias
se tendrá que hacer un tercer conteo y una revisión en todas las
áreas de la bodega.
• Al culminar los segundos conteos se efectúa el reporte de novedades
de inventarios periódicos.

La fase a seguir es la atención a novedades. En este punto el Jefe de la

bodega realiza el seguimiento de las novedades, reportes de control de
inventarios y ajustes según se requiera.

En el libro mencionado también se segura que adicional a los inventarios

cíclicos, las empresas tienen que realizar conteos generales incluso una vez
al mes. Estos inventarios son inconvenientes porque detienen las labores
normales y generan costos.
La práctica ideal es pasar a tener un solo inventario general al año y
mantener un esquema de conteos permanentes que sea revisado por el
departamento de contraloría o de auditoría de la empresa.