¿Por qué es importante evaluar la información documentada?
La documentación de una empresa constituye su capital intelectual es decir el saber hace que se ha adquirido con la experiencia por cuanto de no preservarse debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podrá perder yaqué ay varias razones muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad entre ellas podemos destacar la estandarización delos procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandarizado debe estar documentado porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecútenlos procesos de acuerdo a como están escritos por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación queso debe mantener para lograr los resultados esperados Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar los elementos importantes como lo son las acciones los recursos y el tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr alcanzar los objetivos y metas propuestas de igual manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema en el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros que son un tipo especial de documento ya que básicamente es la información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada. Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los criterios de auditoria y los registros representan las evidencias de auditoria y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoria que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema. La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad cumple una importancia muy alta en índices que lleven a cabo los resultados que deriven dentro de la organización. Tratar de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo organizado, todo correcto, para cuando llegue el momento de algo que se concluye, se tenga prueba de todo lo implementado dentro de la organización correspondiente a la conformidad o no conformidad. Así, podemos decir, que la evaluación de la información documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un Sistema de Gestión de Calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso, o ha finalizado con la conformidad o no conformidad.