INFORME DE GESTION

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

FEBRERO DE 2017

 GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Adjunto enviamos el informe de gestión correspondiente al Departamento Administrativo y

Financiero del mes de Febrero de 2017, adelantado por todos los funcionarios del
departamento.

En el mes de Febrero, desde la Dirección Administrativa y Financiera se realizaron reuniones

con el personal del área financiera y los líderes de las áreas de Gestión Humana, Gestión
Documental, Gestión Logística y Sistemas, en estas reuniones se abordaron diferentes temas
y se brindó el apoyo desde la Dirección Administrativa y Financiera al personal del área para
el normal desarrollo de las Operaciones, De igual manera se promovieron reuniones con los
demás Departamentos y áreas de la Institución con el fin de apoyar la gestión de la Cámara y
coordinar las actividades, entre los temas tratados están:

- Cierre financiero y contable del año 2016

- Se adelantó a través del Comité de Compras la contratación de los proveedores de:
Elementos de aseo y cafetería para la vigencia 2017.
- Se realizó la contratación de los proveedores del servicio de mensajería
- Se realizó la contratación de los proveedores de papelería para la vigencia 2017.
- Se realizó la contratación del proveedor que suministrará los operarios para los
servicios de aseo en las seccionales de La Unión, Túquerres y Sándona.
- Se atendió la auditoria de renovación por parte del ICONTEC, en la cual las áreas del
Departamento Administrativo y Financiero no tuvieron ninguna no conformidad.
- Se participó en reunión de junta Directiva donde se expuso 46 acciones de
mejoramiento del departamento administrativo y financiero.

En cuanto al desarrollo de actividades del POA 2017 se tienen los siguientes avances:

 Presentación de los Estados Financieros bajo NIIF de manera adecuada y

oportuna.

Esta actividad dentro de la planeación operativa del departamento tiene fecha de inicio de
ejecución a partir del 01 de abril de 2017, se prioriza en primera instancia el cierre fiscal de la
vigencia 2017.

Esta actividad no presenta avance.

 Presentación de Informes Tributarios y Financieros.

Se realizó la presentación de los informes a la DIAN de IVA, RF en las fechas establecidas, los
cuales se remitieron a Revisoría Fiscal para la revisión y posterior pago.
Esta actividad presenta un cumplimiento del 8.33%.
  Presentación de Informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos.
Se realizó el informe preliminar de ejecución presupuestal del mes de enero de 2017, el cual
presenta el siguiente comportamiento.

Cumplimiento de ingresos del 148%

Ejecución del gasto en el 48%
Excedentes de $ 94.229.787.

Esta actividad presenta un cumplimiento del 8.33%.

 Realizar la actualización de los Procesos y Procedimientos Financieros de la

Institución en NIIF

Está pendiente por actualizar los procesos y procedimientos según NIIF.

Esta actividad presenta un cumplimiento del 0%.

 Presentación de informes financieros a la presidencia ejecutiva, direcciones

de departamento

Esta actividad tiene cumplimiento trimestral. N.A

 Implementar la conciliación contable de todas las cuentas bancarias activas

de la institución a través del aplicativo JSP7.

En el mes de febrero se continúa con las dos cuentas principales Banco de Occidente y
Bancolombia, conciliadas a través del aplicativo JSP7.

Esta actividad presenta un cumplimiento del 50%.

 Realizar la contabilización y cuadre de Ingresos y Egresos Correcta y de

manera diaria.

En el mes de febrero se realizó la contabilización de ingresos y egresos de manera adecuada

y con frecuencia diaria.

 Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o

acciones levantadas por la CGR al Departamento Admón y Financiero

En la auditoría realizada en el año 2016 por parte de la Contraloría General de la Republica a

la Camara de Comercio de Pasto y específicamente al Departamento Administrativos y
Financiero se levantó un hallazgo con connotación administrativa en referencia a:
“Debilidades en el control de activos de la institución”, para lo cual se definió el
siguiente plan de acción:

 Asignar responsable de la administración y control de activos de la institución: OK

 Actualizar y ajustar del procedimiento del control de activos: OK
  levantar y actualizar el inventario de activos de la institución: OK
 Asignar de responsabilidades de la custodia de activos a cada funcionario: OK
 Generar reportes de depreciación de activos: OK
 Implementar comité de bajas de activos: AV
 Realizar seguimiento a los activos de la institución: AV

Esta actividad tiene un cumplimiento del 70%.

 Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o

acciones levantadas en auditorías internas y/o externas al Departamento
Admón y Financiero

En las auditorías internas de la vigencia 2016, se levantó una no conformidad al

Departamento Administrativo y Financiero “ En referencia al control de documentos
y registros”:

Se evidencia el uso del formato “Relación de pagos para revisión del Departamento
Administrativo y Financiero el cuándo se encuentra codificado por el SGC. Es
indispensable que se incluya en el formato un espacio para la hora de radicación y así
ser enviado a codificación ante el SGC.

El formato R-GF-002 “Solicitud Traslados – Adiciones y/o reducciones presupuestales

mismo capítulo”, no tiene diligenciado los espacios en su totalidad se evidencian firmas
mas no nombre del profesional, uno de ellos no tiene firma de Presidencia Ejecutiva.

La ficha de caracterización C-GF-001 se encuentra desactualizada.

Se verifica la carpeta de Comité de Compras y se evidencia que no se encuentran

soportes según los requerimientos como Listados de asistencia y Cotizaciones.

El formato “Reporte Diario de Ingresos por Caja” está siendo utilizado por las
diferentes áreas por diferentes documentos que se encuentran obsoletos siendo el
vigente el R-GF-09 V 03 del 05 de noviembre del 2013.
Requisito incumplido 4.2.1.

Para el tratamiento de esta no conformidad se definió el siguiente plan de acción:

 Revisar los formatos y caracterización de Gestión Financiera: OK

 Realizar la actualización de los formatos y caracterización de Gestión Financiera: Ok
 Realizar la codificación, actualización en calidad y divulgación respectiva: Ok
 Incorporar en todas las reuniones del área la revisión permanente de los procesos y
procedimientos del área financiera. AV

Esta actividad tiene un cumplimiento del 80%.

  Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos

En el mes de Enero de 2017 se obtuvieron ingresos por valor de $ 365.758.711, los ingresos
en el mes de enero tuvieron un cumplimiento del 148%, se obtuvieron ingresos adicionales
por $ 117.859.116, debido a: Incremento en el recaudo del registro mercantil superior en $ 93
millones de pesos frente a lo presupuestado básicamente por toda la implementación de las
acciones definidas en el plan de acción de renovación definido por la institución. De igual
manera se presenta un incremento en los rendimientos financieros por la colocación de CDTs
que ascendieron a $ 14. 967.772.

Código: R-GE-021
FICHA DE INDICADOR
Fecha de Aplicación:
16 de Septiembre de 2013
Página 1 de 2 Versión: 01

CODIGO IND: IND-GF-001

VERSION: 001 % CUMPLIMIENTO EN LAS METAS DE INGRESO PRESUPUESTADO
FECHA: 28 de Febrero de 2017
ENERO A
OBJETIVO: Cumplir con las metas de presupuesto en un 100% PERIODO
DICIEMBRE 2017
PROCESO: Gestión Financiera
MEDICION
Nombre del Indicador: % de Cumplimiento de Ingresos Fuente de Datos:
Informe Consolidado de Ingresos
Responsable de la medición y
Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador
análisis: Meta: 100%
Medición Mensual EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Periodicidad de: Tipo de Indicador:
Análisis Trimestral x
Numerador Ingresos Presupuestados*100 SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
INDICE Rangos:
Denominador Ingresos Obtenidos >= 100 90 y 99% <=90

% CUMPLIMIENTO DE INGRESOS SEGUIMIENTO

% CUMPLIMIENTO DE INGRESOS PRESUPUESTADOS Ingresos Ingresos

PERIODO Diferencia %
VIGENCIA 2017 Presupuestados Obtenidos
$3.500.000.000
ENERO $247.899.595 $365.758.711 $117.859.116 148

$3.000.000.000
FEBRERO $578.955.313 $0 -$578.955.313 0

MARZO $2.952.667.304 $0 -$2.952.667.304 0

$2.500.000.000

ABRIL $496.619.349 $0 -$496.619.349 0

$2.000.000.000
MAYO $223.692.253 $0 -$223.692.253 0

JUNIO $154.458.613 $0 -$154.458.613 0

$1.500.000.000
JULIO $139.455.784 $0 -$139.455.784 0

$1.000.000.000 AGOSTO $167.510.365 $0 -$167.510.365 0

SEPTIEMBRE $157.778.245 $0 -$157.778.245 0

$500.000.000
OCTUBRE $149.175.776 $0 -$149.175.776 0

NOVIEMBRE $139.585.437 $0 -$139.585.437 0

$0
DICIEMBRE $93.006.954 $0 -$93.006.954 0

Total $5.500.804.989 $365.758.711 -$5.135.046.278 7

Ingresos Presupuestados Ingresos Obtenidos

FECHA DE APROBACIÓN DD MM AAAA
 Control de Gastos.

En el mes de Enero de 2017 los gastos ascendieron a $ 271.528.924 frente a presupuesto del
mes se logró un ahorro de $ 290.695.628, ejecutando el 48 del gasto destinado para el mes,
la menor ejecución en el gasto obedeció básicamente a: Control sobre los gastos de
administración en los rubros de servicios, honorarios y planes operativos.

Código: R-GE-021
FICHA DE INDICADOR
Fecha de Aplicación:
16 de Septiembre de 2013
Página 1 de 2 Versión: 01

CODIGO IND: IND-GF-002

VERSION: 001 % DE EJECUCIÓN DE GASTOS
FECHA: 28 de Febrero de 2017
ENERO A DICIEMBRE
OBJETIVO: Asegurar que la ejecución de los gastos de funcionamiento no supere el 100% PERIODO
DE 2017
PROCESO: Gestión Financiera
MEDICION
Nombre del Indicador: % De Ejecución de Gastos Fuente de Datos:
Informe Mensual de Presupuesto y Ejecución de Gastos
Responsable de la medición y Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador, Profesional
análisis: Universitario Presupuesto Meta: <=100%
Medición Mensual EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Periodicidad de: Tipo de Indicador:
Análisis Mensual X
Numerador Gasto ejecutado x mes *100 SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
INDICE Rangos:
Denominador Presupuesto Total ≤94% ≤100% - ≥95% ≥101%

% DE EJECUCIÓN DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEGUIMIENTO

% EJECUCION DEL GASTO GASTO GASTO

PERIODO DIFERENCIA %
$600.000.000 PRESUPUESTADO EJECUTADO

ENERO $562.224.552 $271.528.924 -$290.695.628 48

$500.000.000
FEBRERO $454.305.080 $0 -$454.305.080 0

MARZO $489.461.321 $0 -$489.461.321 0

$400.000.000
ABRIL $465.595.245 $0 -$465.595.245 0

MAYO $424.884.716 $0 -$424.884.716 0

$300.000.000
JUNIO $482.161.769 $0 -$482.161.769 0

JULIO $453.520.570 $0 -$453.520.570 0

$200.000.000
AGOSTO $413.078.137 $0 -$413.078.137 0

SEPTIEMBRE $425.971.341 $0 -$425.971.341 0

$100.000.000

OCTUBRE $413.090.957 $0 -$413.090.957 0

NOVIEMBRE $413.095.157 $0 -$413.095.157 0

$0
DICIEMBRE $502.611.155 $0 -$502.611.155 0

-$5.228.471.078 5
TOTAL $5.500.000.002 $271.528.924
GASTO PRESUPUESTADO GASTO EJECUTADO
FECHA DE APROBACIÓN DD MM AAAA
  Excedentes.

PRESUPUESTO EJECUCION
DETALLE
ENERO ENERO
SUPERAVIT O DÉFICIT PPTAL.PUBLICO -$266.036.327 $87.202.556
SUPERAVIT O DÉFICIT PPTAL.PRIVADO -$48.288.630 $7.027.231
TOTAL SUPERAVIT O DÉFICIT -$314.324.957 $94.229.787

Los excedentes generados en el mes de enero son de $ 94.229.787.

Nota: La información financiera presentada es preliminar y de carácter informativo, puede

sufrir algunas modificaciones, el informe oficial es el de NIIF que se está elaborando.

 GESTION DOCUMENTAL.

Eje Estratégico: Fortalecimiento Institucional

Objetivo: Consolidar y modernizar la gestión de documentos en la Entidad para contribuir de

manera efectiva al fortalecimiento institucional.

Aspectos relevantes: Durante el mes de febrero del presente año, desde el área de gestión
documental se adelantaron las siguientes actividades:

1.- Intervención Archivo Registros Públicos: Durante el mes de febrero se archivaron

7706 documentos, correspondientes a los meses de septiembre, octubre, noviembre,
diciembre de 2016 y enero de 2017; con corte a febrero se lleva el siguiente avance:
Documentos Registros Públicos 2016: 87%.
Documentos Registros Públicos Enero de 2017: 33%.
Con el actual equipo de trabajo (5 personas fijas), se ha logrado agilizar de manera
representativa el archivo de documentos pertenecientes a la serie documental Registros
Públicos; avance que se ve reflejado en el siguiente indicador:

Indicador Archivo de Documentos Año 2016

 Código:
FICHA DE INDICADOR
Fecha de Aplicación:

Página 1 de 2
Versión:

CODIGO IND:
VERSION: % DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS
FECHA:

OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PERIODO ENERO DE 2017

PROCESO: Gestión Documental

MEDICION

Nombre del Indicador: Intervención del archivo de registros públicos

Fuente de Datos: Reporte generado en el SIRP
Responsable de la medición y
Líder de proceso Gestión Documental
análisis: Meta: 100%
Medición Mensual EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Periodicidad de: Tipo de Indicador:
Análisis Trimestral X
Número de documentos archivados por día
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
INDICE *100 Rangos:
Denominador Número de documentos recibidos por día ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70%

NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO

ARCHIVO DE DOCUMENTOS META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %

4000

3500 100% Abril 1475 1475 100,00%

100% Mayo 2656 2657 99,96%
Número de Documentos

3000
100% Junio 2588 3046 84,96%
2500 100% Julio 1758 1784 98,54%
2000 100% Agosto 2744 3654 75,10%
1500
100% Septiembre 2012 2383 84,43%
100% Octubre 1511 1879 80,42%
1000
100% Noviembre 1521 1786 85,16%
500 100% Diciembre 397 400 99,25%
0 100%
Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
100%
Doc. Ingresados 1475 2657 3046 1784 3654 2383 1879 1786 400
Doc. Archivados 1475 2656 2588 1758 2744 2012 1511 1521 397#¡REF! Total 16662 19064 87,40%

FECHA DE APROBACIÓN DD MM AAAA

ANALISIS

PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD/ FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA,
ACTIVIDAD CAUSA RESPONSABLE
OBSERVACION PREVENTIVA O DE MEJORA

Indicador Archivo de Documentos Año 2017

 Código:
FICHA DE INDICADOR Fecha de Aplicación:

Página 1 de 2 Versión:

CODIGO IND:
VERSION: % DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS
FECHA:

OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PERIODO ENERO

PROCESO: Gestión Documental

MEDICION

Nombre del Indicador: Intervención del archivo de registros públicos

Fuente de Datos: Reporte generado en el SIRP
Responsable de la medición y
Líder de proceso Gestión Documental
análisis: Meta: 90%
Medición Mensual EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Periodicidad de: Tipo de Indicador:
Análisis Trimestral X
Número de documentos archivados por día
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
INDICE *100 Rangos:
Denominador Número de documentos recibidos por día ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70%

NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO

META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %

Intervención Archivo de Registros Públicos
7000 6471
100% Enero 1842 5614 32,81%
Documentos Ingresados por Mes

6000 5614 100% Febrero 0 6471 0,00%

100% Marzo 0 0 #¡DIV/0!
5000
100% Abril 0 0 #¡DIV/0!
4000 100% Mayo 0 0 #¡DIV/0!
100% Junio 0 0 #¡DIV/0!
3000
100% Julio 0 0 #¡DIV/0!
1842
2000 100% Agosto 0 0 #¡DIV/0!
100% Septiembre 0 0 #¡DIV/0!
1000
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Octubre 0 0 #¡DIV/0!
0 Noviembre 0 0 #¡DIV/0!
Doc. Archivados
Doc. Archivados 1842 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
100% Diciembre 0 0 #¡DIV/0!
Doc. Ingresados 5614 6471 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 100%

Doc. Archivados Doc. Ingresados #¡REF! Total 1842 12085 15,24%

FECHA DE APROBACIÓN DD MM AAAA

ANALISIS

PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD/ FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA,
ACTIVIDAD CAUSA RESPONSABLE
OBSERVACION PREVENTIVA O DE MEJORA

2. Atención de consulta de información del archivo central: Durante el mes de

febrero se atendieron 10 solicitudes de información que reposa en el archivo central
ubicado en la sede sur de la Entidad. Adicionalmente, durante tres días se atendió
nuevamente los requerimientos de información contable por parte de la Doctora
Yolanda Hinestroza. El grado de organización del Archivo Central ha permitido
suministrar de manera oportuna todos los requerimientos de información.
 Código:
FICHA DE INDICADOR Fecha de Aplicación:

Página 1 de 2 Versión: 01

CODIGO IND:
VERSION: RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
FECHA:

Ene- Febrero de
OBJETIVO: Atender las solicitudes de información que reposa en el Archivo Central PERIODO
2017
PROCESO: Gestión Documental
MEDICION

Nombre del Indicador: Atención de Solicitudes Fuente de Datos:

Solicitudes de información recibidas vía correo electrónico
Responsable de la medición y
Profesional Universitario de Gestión Documental
análisis: Meta: 90%
Medición Mensual EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Periodicidad de: Tipo de Indicador:
Análisis Trimestral X
Numerador No. De requerimientos atendidos * 100 SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
INDICE Rangos:
Denominador No. De Requerimientos recibidos ≥90% ≥89% - ≤70% ≤69%

% de Cumplimiento del Proyecto Anual SEGUIMIENTO

12
No. De Solicitudes No. De Solicitudes
META Periodo %
Atendidas Recibidas
10 10
10
90% ENERO 4 4 100,0%
90% FEBRERO 10 10 100,0%
8
90% MARZO

6
90% ABRIL
90% MAYO
4 4
4 90% JUNIO
JULIO
2 AGOSTO
SEPTIEMBRE
0 OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE

No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas 90% TOTAL 14 14 100,0%

ANALISIS

PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD/ FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA,
ACTIVIDAD CAUSA RESPONSABLE
OBSERVACION PREVENTIVA O DE MEJORA

3. Durante los días 30 de enero, 01 y 03 de febrero de 2017, se programó visita

a las seccionales de Sandoná, Túquerres y La Unión; para capacitar junto a la
Profesional del Presupuesto, en los siguientes temas:

- Presupuesto asignado a cada sede

- Centros de Costos
- Manejo y control del presupuesto

Manejo del software administrativo y contable JSP7, en las siguientes funcionalidades:

- Grabación de solicitudes
- Generación de requisiciones
- Creación y actualización de nits
- Creación y actualización de proveedores
- Creación de cuentas por pagar
- Grabación de cuentas bancarias
SANDONÁ TÚQUERRES
 LA UNIÓN

4. Durante los días 23, 27 y 28 de febrero de 2017, se realizó la capacitación en

temas de Gestión Documental en la Sede Principal, y se programó visitas a las
seccionales de Sandoná, Túquerres y La Unión; para tratar los siguientes temas:

- Aplicación de las Tablas de Retención Documental

- Organización Archivos de Gestión
- Socialización Procedimiento Producción Documental
- Socialización Procedimiento Archivo de Contratos y Convenios, y responsabilidades
de los Supervisores con respecto a los expedientes contractuales.

Durante la capacitación se explicó detalladamente el procedimiento de aplicación de

las Tablas de Retención, al igual que los principios archivísticos a tener en cuenta
durante la organización de los archivos, con el propósito de garantizar la integridad de
los expedientes generados en las diferentes dependencias de la Entidad; esto permitirá
realizar un adecuado proceso de Transferencia Documental.

Se socializó el Procedimiento de Producción Documental, se hace énfasis en las

responsabilidades frente a la firma de documentos de carácter externo y la Diplomática
Documental que debe cumplirse antes de emitir una comunicación oficial.

Junto a la Profesional de Contratación, se capacitó de manera específica en el

procedimiento establecido para el archivo de los expedientes contractuales (Contratos
y Convenios); se informa el hallazgo detectado por la Contraloría con relación a la
ausencia de soportes que hacen parte de este tipo de expedientes. Se informa
puntualmente las responsabilidades que tienen los Supervisores de contratos o
convenios con respecto a los documentos que deben alimentar los mencionados
expedientes.

SEDE PRINCIPAL SANDONÁ

TÚQUERRES LA UNIÓN
 5. Se normalizó la producción documental de las Comunicaciones Oficiales de la Entidad,
a través del Procedimiento Producción Documental el cual incluye plantillas para la
elaboración de oficios, circulares, memorandos, actas, constancias, correos
electrónicos y presentaciones en power point. Actualmente, el procedimiento se
encuentra en el área de Comunicaciones para la revisión y ajustes pertinentes. Una
vez sea controlado por el área de Calidad, se enviará formalmente a las diferentes
dependencias.

6. Cumpliendo el rol de Auditor Líder, se atendió el proceso de auditoría externa por parte
del Icontec al procedimiento de Auditorías Internas, gracias al compromiso y gestión
adelantada desde la alta dirección, equipo auditor y auditor líder permitieron cerrar la
No Conformidad del año 2016 en relación al proceso de auditorías.

7. El día 24 de febrero se atendió la visita de referenciación del personal de Calidad,

Sistemas y Gestión Documental del Hospital Civil de Ipiales. Durante la jornada de
trabajo, se socializó el proceso de implementación del Programa de Gestión
Documental en la Cámara de Comercio; el funcionamiento de la Unidad de
Correspondencia y el proceso de parametrización del software documental Docunet
Web Administrativo.

8. Se prestó el servicio de soporte técnico en el aplicativo administrativo y contable JSP7,

durante el mes de febrero se atendieron 35 requerimientos; dichos requerimientos
corresponden a correcciones de los trámites administrativos, creación de artículos en
el módulo de almacén, ajuste de la parametrización general.

 GESTION TECNOLOGICA

Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control de

usuarios.

Eje: Fortalecimiento Institucional

INSTALACIÓN DE NUEVOS EQUIPOS DE CÓMPUTO

Objetivo: mejorar la capacidad de cómputo dentro del departamento juridico y de registros

públicos
• Se logró la configuración de los nuevos equipos de cómputo para el correcto
funcionamiento
• Se realizó la adecuada activación del licenciamiento del software ofimático office
• Se realizó la migración de todos los archivos en cada máquina.
• Se instaló todo el software para el procesamiento de todas las tareas principales.
ACTUALIZACIÓN E INSTALACIÓN DIGITURNO

Objetivo: aumentar la eficiencia de la plataforma, sus servicios y añadir nuevas

funcionalidades.
• Gestionar los requerimientos del nuevo sistema y su respectiva adecuación.
• Verificar la operatividad del nuevo sistema
• Apoyo a la instalación del nuevo sistema

INSTALACIÓN HUELLERO CONTROL DE ENTRADA

Objetivo: ampliar el control de asistencia a los funcionarios de la Camara de Comercio de

Pasto.
• Instalación de nuevos dispositivos de control de entrada y salidas de los funcionarios
en las respectivas sedes.
• Implementación del nuevo software en equipos administradores
• Asignación de nuevos usuarios y terminales.

CONFIGURACIÓN UTM SONICWALL

Objetivo: ampliar el control de asistencia a los funcionarios de la Camara de Comercio de

Pasto.
• Verificación de la configuración actual bajo política de administración Open Group.

ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO

Objetivo: mejorar la asertividad en el envío de correos masivos.

• Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados, capacitaciones y
comunicación para la ampliación de los registros en la base de datos del correo masivo.
• Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña.

INSTALACIÓN IMPRESORAS POS

Objetivo: aumentar la capacidad de impresión para los recibos de registros públicos.

 • Validación de especiaciones de la impresora pos Epson.
• Se realizó instalación de las impresoras bajo la misma compatibilidad del equipo.
• Descarga y actualización de los drivers para su correcto funcionamiento.
• Activación de las impresoras de acuerdo a perfil sirp.

ASIGNACIÓN E INSTALACIÓN DE EQUIPOS PARA PRACTICANTES

Objetivo: dotar de herramientas tecnológicas a los colaboradores de la Camara de Comercio

de Pasto.
• Adecuar conexiones para los equipos de cómputo.
• Configurar las aplicaciones en las nuevas terminales de cómputo.
• Creación ya activación de cuentas de usuario sobre directorio activo.
• Creación de cuentas de correo electrónico.

GESTION Y APOYO A LA MIGRACION WEB

Objetivo: mejorar la imagen corporativa de la institución a través de la nueva página web.

• Configurar el ambiente de desarrollo para que un tercero pueda trabajar sobre el
portal.
• Configurar base de datos de acuerdo a los requerimientos del tercero para poblar el
contenido y tenga grado de compatibilidad.
• Configurar conexión remota al subdominio para el desarrollo de la página.

PLAN DE MANTENIMIENTO EQUIPOS DE CÓMPUTO

Objetivo: mitigar los problemas técnicos de los equipos de cómputo de la institución.

• De acuerdo a la información obtenida del área de Almacen a través de los activos en
buen estado se estimó el valor total de la ejecución de limpieza.
• Se realizó nuevo procedimiento P-GT-006_V1 donde se describe cada componente de
su ejecución.
• Se realizó diagrama Gantt del plan de mantenimiento
Indicadores:
 DISEÑO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Se realiza el proceso de diseño de mantenimiento a través de los activos de cómputo

para estimar su tiempo y valor. Se realiza procedimiento y diagrama Gantt.

 ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD
 Esta 1 punto de porcentaje por debajo de la calidad pactada aunque ha mejorado con
respecto al periodo anterior. La estabilidad no es perfecta.

 ESTABILIDAD INTERNET

Se ha cumplido a cabalidad la calidad del servicio de internet sin problema alguno.

 INSTALACIÓN IMPRESORAS POS

Se realiza implementación de las nuevas impresoras pos bajo su correspondiente

configuración.

 MIGRACIÓN ELEMENTOS WEB

 Se configura el ambiente de migración con el fin de facilitar la disponibilidad de la
información y así poblar la nueva página web.

 INSTALACIÓN ELEMENTOS DE RED

Se realiza gestión de la compra para el dispositivo en red con el fin de balancear cargas
de datos bajo quality of service, el dispositivo en este mes aún estaba escaso en el
stock de los proveedores.

 LICENCIAMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO

 Se realiza el escaneo paulatino de cada máquina bajo herramienta certificada por
Microsoft.

 INSTALACIÓN Y ACTUALIZACIÓN SISTEMA DIGITURNO

Se gestiona la asignación del cronograma de actividades para la implementación y

actualización del nuevo sistema digiturno. Hay un pequeño retraso en el diseño y
desarrollo del arte independiente al área de sistemas. Se realiza configuración de los
dos servidores para el nuevo sistema.

 INSTALACIÓN SISTEMA DE ASISTENCIA

 Se realiza la implementación de dos nuevas máquinas de asistencia en las seccionales.
Se actualiza los usuarios en la nueva base de datos.

 GESTIÓN LOGÍSTICA

INFORME: GESTIÓN LOGÍSTICA FEBRERO 2017

PARA: Dr. ANDRÉS PORTILLA MONTENEGRO, Director Departamento Administrativo y
Financiero
PRESENTADO POR: LENITZ ROSERO FAINI, Profesional Universitario Logística y Almacén
FECHA: San Juan de Pasto, 4 de marzo de 2017

OBJETIVO: Dar a conocer el desarrollo de actividades del período, indicadores y metas

de cumplimiento, ahorros generados en la Organización, actualización de procesos y
temas delegados por la Alta Dirección en el proceso de Gestión Logística.

ACTIVIDADES DE ALMACÉN:

1. Asistencia diaria en la recepción y entrega de elementos de consumo. 47

solicitudes atendidas.

TIPO DE SOLICITUD N° RECIBIDAS Y

ATENDIDAS
PAPEL CERTIFICADO BLANCO 75 GR Y DE SEGURIDAD 6
PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO 41
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA 23
TOTAL SOLICITUDES DEL MES 70
2. Solicitud, trámite y ejecución de solicitud compras y órdenes de trabajo: 19
trámites compra de elementos de consumo, recargas de toners, tubos, lámparas,
activos fijos (ventiladores)

3. Reuniones y capacitaciones

02-02-2017 Socialización plan de emergencias institucional

07-02-2017 Taller de comunicación asertiva
10-02-2017 Revisión por la Dirección SGC
14-02-2017 Reunión apertura Auditoría ICONTEC
15-02-2017 Auditoría al proceso de Logística
16-02-2017 Reunión cierre auditoría ICONTEC
17-02-2017 SGC tratamiento no conformidades menores auditoría ICONTEC
22-02-2017 Participación simulacro de evacuación
22-02-2017 Plan de acción temporada de renovación
23-02-2017 Capacitación Gestión Documental
27-02-2017 Revisión plan de mantenimiento 2017
27-02-2017 Reunión Director Administrativo validación información impresoras.
28 -02-2017 Análisis de riesgos procesos Gestión Logística
Reunión definición proveedores impresoras temporada renovación

4. Informe consumos elementos de aseo y cafetería, papelería y útiles de escritorio

a. Papelería y útiles de escritorio

PAPELERÍA Y ÚTILES CONSUMOS PAPELERIA Y UTILES A

CONCEPTO VALOR % FEB 2017
INVENTARIO
34.290.792 100
A FEB 34.290.792
CONSUMOS
7.607.252 22%
ENE-FEB
7.607.252

INVENTARIO A FEB CONSUMOS ENE-FEB

VARIACION CONSUMOS PAPELERIA Y

UTILES 2016-2017
O

O
D

2016 2017 VARIACION MENSUAL

R
P
E

$4.000.000 $3.655.093
$3.952.159
$3.000.000 $2.335.584

$2.000.000 $2.122.266
$1.829.893 $1.319.509

$1.000.000
 %
VARIACION
CONSUMOS CONSUMOS VARIACION
$ 2017-
MES MES $ /AÑO
2016
ANTERIOR
ENE $2.335.584 $3.655.093 $1.319.509 56%

FEB $1.829.893 $3.952.159 $2.122.266 116%

En febrero de 2017, los consumos de papelería y útiles de oficina se ven duplicados

con respecto al mismo período en 2016. Se incrementa la salida de calcomanías,
formatos de registros públicos, resmas de papel, rollos para cajeros, por la actividad
registral, comienzos temporada de renovación mercantil y adelanto de cámaras
móviles; de igual manera se observa el incremento en las actividades de gestión
documental con la salida de carpetas, lápices y marcadores.

En general, la salida de papelería y útiles de oficina se ve afectada con incremento

debido a mayor ingreso de personal con respecto a 2016. En el momento, además
del personal de nómina (74), la Organización cuenta con ocho practicantes y 16
contratistas.

b. Elementos de aseo y cafetería.

CONSUMOS ASEO Y CAFETERIA

ASEO Y CAFETERIA A FEB 2017
CONCEPTO VALOR %
20.000.000 12.133.875
INVENTARIO
12.133.875 100
A FEB 10.000.000 2.565.682
CONSUMOS Series1
2.565.682 21% 0
ENE-FEB INVENTARIO A CONSUMOS
FEB ENE-FEB

VARIACION CONSUMOS ASEO Y

CAFETERÍA 2016-2017

$1.500.000 $1.321.694
$1.085.029
$1.000.000 $683.040 $616.238
 2016 2017 VARIACION MENSUAL
PERIODO

%
VARIACION
CONSUMOS CONSUMOS VARIACION
$ 2017-
MES MES $ /AÑO
2016
ANTERIOR

ENE $683.040 $616.238 -$66.802 -10%

FEB $1.085.029 $1.321.694 $236.665 22%

En enero de 2017 se nota una disminución del 10% en consumos de elementos de

aseo, debido a que se agotaron algunos como, blanqueador, varsol, limpiador
multiusos, servilletas y cera para y las nuevas adquisiciones se realizan solo hasta el
siguiente mes. Para febrero de 2017 se alcanza un 22% más con respecto a los
consumos de febrero 2016; la razón, se compensa la entrega de elementos de aseo.
Además se nota el incremento en los consumos de elementos de cafetería, debido al
ingreso de contratistas y practicantes en las diferentes áreas de la Organización (25
personas en total). Incide además los gastos de elementos de cafetería por la entrada en
vigencia de las capacitaciones, reflejándose en el aumento en consumo de vasos
desechables, café y azúcar.

5. ACTIVIDADES DE LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO

En febrero de 2017 se alcanzan 98 actividades de mantenimiento y apoyo logístico en

Almacén, Centro de Convenciones y labores de Mensajería. De estas actividades, 14
corresponden a mantenimientos correctivos y sobre el Plan de Mantenimiento 2017
se cumplió con el 50% de las actividades programadas para febrero de 2017. El
cumplimiento pleno depende de los informes técnicos sobre ciertos equipos que debe
suministrar el área de Sistemas.

De manera general, se adelantaron actividades de cambio de puestos de trabajo,

mantenimiento y cambios de lámparas, ubicación de elementos de seguridad
industrial, reubicación de muebles, equipos y elementos, cotizaciones y compra de
elementos para mantenimiento y reparaciones, apoyo logístico, mensajería, entre
otras. La atención y respuesta en el 95% ha sido de manera inmediata en promedio
entre 30 minutos y dos horas. Se exceptúan las labores que han requerido de la
compra de repuestos o mantenimiento outsourcing. Se refleja costos por repuestos y
reparaciones de $1.563.000 a febrero de 2017.

Se anexa relación de mantenimientos efectuados.

6. INFORME ACTIVOS FIJOS

Ingreso de activos al sistema JSP7 teniendo en cuenta las políticas contables de la

Organización correspondientes a FEBRERO y plaqueteo de los mismos.

Correr la depreciación mensual en el sistema. (No se ha corrido la depreciación

porque no se ha migrado la información de COLGAAP A NIIF en el módulo contable
para la conciliación previa a la depreciación.)

Realizar interface y generar el comprobante de la depreciación. (NO REALIZADA POR

LA RAZON ANTERIOR.)

Se realizaron los movimientos y salidas de activos del almacén correspondiente a

FEBRERO tal y como surtió la necesidad.

Se realizó la actualización de inventarios en las diferentes áreas que lo requerían.

Se cargó nuevamente el archivo de activos fijos y se corrió la depreciación en entorno

NIIF desde enero de 2015, por inconvenientes presentados en la depreciación y por
el cambio de la política.

Se trabajó con la contadora Carmen Jojoa en la conciliación de activos (archivo

contable y archivo del módulo de activos fijos tanto para COLGAAP NIIF).

Preparación informe de depreciación de julio a diciembre de 2016 para el profesional

de control interno, para el plan de mejoramiento para la CGR.

Preparación de información y diapositivas para auditoria.

Reuniones y capacitaciones:

04 y 10 -02-2017 Reunión Director Administrativo y financiero para preparación

auditoria

15-02-2017 Auditoria Icontec.

22-02-2017 Simulacro de evacuación sistema de seguridad y salud en el trabajo.

22-02-2017 Reunión plan de acción renovación temporada

23-02-2017 Capacitación gestión documental.

27-02-2017 Reunión Director Administrativo validación información impresoras.

28-02-2017 Reunión gestión de riesgos.

7. INDICADORES

7.1. EFICACIA EN LA RESPUESTA A LAS SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS

DE MANTENIMIENTO

7.2. CUMPLIMIENTO DE MANTENIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL PLAN ANUAL

7.3. OPORTUNIDAD EN LA ELABORACION DE PROGRAMAS DE COMPRA INSUMOS
7.4. CONTROL DE CONSUMOS INSUMOS: ASEO Y CAFETERIA

7.4. CONTROL CONSUMO DE INSUMOS: PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO

7.5. NÚMERO DE ACTIVOS NUEVOS
7.6. ACTUALIZACIÓN ACTIVOS FIJOS

7.7. OPORTUNIDAD EN LA ELABORACION DEL INFORME DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS

  Gestión Humana

Informe de Gestión Febrero – Área de Gestión Humana

1. Cumplimiento Plan de Capacitaciones

Al mes de febrero de 2017 del plan de capacitaciones se realizó el taller en

comunicación asertiva para todo el personal de la organización.

Estaba planificado realizar una conferencia de atención al usuario para el personal que
atiende público, sin embargo por situaciones de prestación de servicio se consideró
reprogramarla para el mes de abril.

Se realizaron 4 capacitaciones de registro mercantil, circular única y renovación.

2. Cumplimiento del Perfil del Cargo

Se realizó el análisis de cumplimiento de perfil de cargo, arrojando un indicador de
94%. El resultado de este indicador disminuyó en un 2% en relación a la medición
que se efectuó en el mes de diciembre debido al análisis de cumplimiento de perfil
que se valoró con los nuevos funcionarios. Al respecto ya se realizó el plan de acción
individual por colaborador y está pendiente la modificación de las competencias
comportamentales y funcionales por cargo para hacer una nueva valoración. Esta
modificación se planea hacer en el mes de abril en conjunto con los manuales de
funciones.

3. Implementación del SGSST

En el mes de febrero se realizaron las siguientes actividades:

1. Socialización final de plan de emergencias para el edificio principal y requisitos

del simulacro para todo el personal.
2. Capacitación de planificación con brigada de emergencia para organización y
despliegue de simulacro para el edificio principal e instrucciones.
3. Se realizó la instalación de los elementos de emergencia, seguridad humana
para las seccionales y el edificio principal.
4. Entrega de política de alcohol y drogas, política general de SST, y reglamento
de higiene y seguridad acorde a los requerimientos internos.
5. Se revisó el manual único integral del SGSST todos sus anexos acorde a los
parámetros internos.
6. Socialización de plan de emergencias y estructuras para las seccionales
 (Túquerres, la unión y Sandona) por Skype.
7. Se realizó el primer simulacro planeado de emergencias y evacuación en la
sede principal.

Adicional, se realizó la reunión del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

y se participó en el comité seccional de seguridad y salud en el trabajo con resultado
de los siguientes compromisos:

- Socialización en el evento de salud ocupacional departamental programado

para el mes de abril del caso exitoso de la implementación del SGSST de
Cámara de Comercio.
- Sensibilización con los afiliados de las responsabilidades como empresarios con
la implementación del SGSST.

4. Ausentismo Laboral

El porcentaje de ausentismo del mes de febrero es de 4.01%, este porcentaje se

obtuvo de la siguiente manera:

Formula (HP/HT)*100

(HP=117/HT=2920)*100

IA=4,01%
Las solicitudes de permisos personales son 34 y permisos por salud 23, para un total
de 57 permisos.

5. Cumplimiento del horario

Para el mes actual, el indicador de cumplimiento del horario se realizó de la siguiente

manera,

Se totalizó el tiempo que los funcionarios tardan en llegar a la organización,

permitiendo evidenciar cuanto tiempo mensual representa para la institución las
tardanzas. Para el mes de febrero las estadisticas son las siguientes:

Tiempo real sede principal tardanzas: 15,85 horas.

Horas laborales mensuales: 160 equivale al 100%.

Porcentaje de tardanza mensual: 9.90%

6. Cumplimiento del Plan de Bienestar

En cuanto al cumplimiento del plan de bienestar en febrero se realizó:

- Jornada de salud por parte de Coomeva, dejando de la actividad algunas

recomendaciones entregadas a través del informe de jornada saludable, de las
cuales la empresa tomará como referencia para su plan de intervención.

Se realizó el Desayuno de cumpleaños mes de febrero y la celebración individual de

cumpleaños

Adicional a las anteriores actividades, se realizó:

- La liquidación de la nómina y parafiscales.

- La organización del comité de deportes.
- Preparación auditoria Icontec.

Cordialmente,

Alvaro Andrés Portilla Montenegro

Director Administrativo y Financiero
Camara de Comercio de Pasto.

Copia: Archivo Departamento Administrativo y Financiero.