UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ECONOMIA CON MENCION EN ECONOMIA INTERNACIONAL Y GESTION EN
COMERCIO EXTERIOR

PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE DURÁN
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES Y GUARDALMACEN

ESTUDIANTE:

IRENE MELANIA ANCHUNDIA JIMÉNEZ

TUTOR ACADÉMICO:

ECON.PABLO ANIBAL QUIÑONEZ RIOFRIO

FECHA DE INICIO: 18/11/2019

FECHA FINAL: 18/03/2019

GUAYAQUIL – ECUADOR

2019 Commented [PAQR1]: En carátula no va número de

página
 2. Índice Commented [PAQR2]: Tipo de letra del índice

1. Portada ................................................................................................................ 1
2. Índice ................................................................................................................... 2
3. Introducción ......................................................................................................... 4
4. Objetivos ............................................................................................................. 5
4.1 General ................................................................................................................ 5
4.2 Específicos ....................................................................................................... 5
5. Contenido.............................................................................................................. 6
5.1 Reseña Histórica de la Institución .................................................................... 6
5.2 Visión ............................................................................................................... 7
5.3 Misión ............................................................................................................... 7
5.4 Organigrama de la Institución .......................................................................... 8
5.5 Descripción del Departamento ......................................................................... 8
5.6 Actividades Realizadas En El Departamento De Control De Bienes y
Guardalmacén ........................................................................................................ 13
5.6.1 Archivar Documentos Por El Número Placas De Maquinarias Del
Departamento del Guardalmacén ............................................................................ 13
5.6.2 Verificación De Custodios En Los Archivo De Vehículos 2019 .................. 13
5.6.3 Verificación actas de entrega de bienes de oficina ..................................... 14
5.6.4 Creación de ítems de bodega que ingresan a la bodega del Guardalmacén
14
5.6.5 Revisión de Facturas de las compras que realiza el GAD municipal de
Durán 14
5.6.6 Clasificación de Egresos de la bodega de Guardalmacén .......................... 14
5.6.7 Verificación De Placas de Vehículos En El Sri Por Número De Placa O
Chasis 15
5.6.8 Verificación de facturas en Carpeta Adquisiciones .................................... 15
5.6.9 Propuesta de mejora................................................................................... 15
6 Conclusiones: .................................................................................................... 15
7 Recomendaciones: ............................................................................................ 16
8 Anexos .............................................................................................................. 17
8.1 Primera visita por parte del tutor en la jefatura de control de bienes y
guardalmacén .......................................................................................................... 17
8.2 Revisión de factura en la carpeta de adquisiciones del Guardalmacén ......... 18

2
8.3 Realizar Egresos de la bodega de Guardalmacén en el sistema de Gestión
Publica ..................................................................................................................... 19
8.4 Creación ítem de Egresos de la bodega en el sistema de Gestión Publica del
departamento Guardalmacén ................................................................................. 20
................................................................................................................................. 20
8.5 Verificación De Placa De Los Vehículos Pesados En El Sri Por Número De
Placa O Chasis ........................................................................................................ 21
8.6 Revisión de facturas de las compras que realiza el GAD municipal de Durán
22
8.7 Visita por parte del tutor en la jefatura de control de bienes y guardalmacén 24

3
 3. Introducción

La Ley Orgánica de Educación Superior, (LOES), afirma que, como requisito

fundamental previo a la obtención del título, los estudiantes deberán acreditar servicios
a la comunidad mediante prácticas o pasantías pre-profesionales, debidamente
monitoreadas, en los campos de su especialidad, de conformidad con los lineamientos
generales definidos por el Consejo de Educación Superior. Dichas actividades se
realizarán en coordinación con organizaciones comunitarias, empresas e instituciones
públicas y privadas relacionadas con la respectiva especialidad.

Para los estudiantes es de suma importancia realizar las prácticas pre-profesionales,

porque a través de las mismas se puede ejecutar lo que teóricamente se ha aprendido
a lo largo de la vida universitaria, para así estar preparados con el funcionamiento y el
actuar en el mundo laboral.

En el presente trabajo se da a conocer una breve información sobre la institución

designada para realizar las prácticas pre-profesionales y las actividades realizadas en
el departamento de Guarda-Almacén del Gobierno Autónomo Descentralizado del
Cantón Durán, una de las instituciones públicas en convenio con la Universidad de
Guayaquil.

Pero todo aquello no hubiese sido posible sin el apoyo de la empresa y los empleados
quienes contribuyeron con este proceso, agradeciendo por la disposición de la
información, por la fácil integración y por la confianza para me fortalecer la capacidad
profesional.

4
4. Objetivos

4.1 General

Aplicar los conocimientos teóricos y prácticos obtenidos en la carrera universitaria para

desenvolverse en un futuro como profesional.

4.2 Específicos

Contribuir a la jefatura con los conocimientos teóricos y prácticos adquiridos en la

universidad.
Ejecutar de manera óptima las actividades delegadas.
Fomentar una correcta educación y conducta con los compañeros de trabajo para
aportar con un ambiente agradable.

5
5. Contenido

5.1 Reseña Histórica de la Institución Commented [PAQR3]: 1.Corregir sangría en todo el

documento

Gobierno Municipal desde 1986

Durán siendo oficialmente declarado cantón, designó mediante elección popular a

las autoridades seccionales como presidente de concejo, alcalde y concejales; tal es
así, que los señores: Luis Santos Martínez y Luis Cándelo Villacis, fueron designados
presidente de consejo en sus periodos correspondientes, por votación de sus
concejales, es decir mayoritariamente, así mismo, de manera ocasional se hicieron
cargo de esta dignidad de concejales: Sr Carlos Moncayo Figueroa, Arturo Guevara
Zambrano y Sra. Consuelo Álvarez. Posteriormente debido al crecimiento
poblacional y cantidad de votantes, el cantón Durán tenía derecho a elegir alcalde,
de acuerdo con la ley, y esta dignidad recayó en las siguientes personas en los
periodos 1992 – 1996 señor Luis Santos Martínez, 1996 – 2000 Doctor Oswaldo
Peñaherrera 2000 – 2004 Sra. Mariana Mendieta de Narváez, quien se convierte en
la primera mujer electa alcalde y reelecta en el periodo 2005 – 2009. Empero su
administración se interrumpe el 4 de agosto del 2008 y presenta su excusa a la
función de alcaldes del cantón Durán y asume su hijo el sr. Economista Dalton
Narváez Mendieta, quien era vicepresidente del concejo, posesionándose
legítimamente ante el concejo como alcalde del cantón Durán, en la misma fecha de
la admisión de la titular.

Cabe destacar que la señora Mariana Mendieta, durante sus administraciones como
alcaldesa, cambió y mejoró la imagen de la población, con importantes obras como
en todos los sectores, principalmente en las zonas urbano marginales, que dan fiel
testimonio de su lucha muy reconocida por la comunidad, así mismo, tuvo
detractores gratuitos al punto de perseguirla política y judicialmente que motivó el
deterioro de su salud.

Actualmente el cantón Duran, tiene un sistema político administrativo, cuenta con

Municipalidad, Jefatura Política, Comisarias, Cuerpo de bomberos, Defensa Civil,
6
Cruz Roja, Mercado Municipal, Centro de convenciones, Registro Civil, Fiscalía,
Juzgados de lo Civil y Penal, Notarias, Destacamento Militar, Policía Nacional,
Comisión de Tránsito del Guayas, Maternidad, Centros de Salud, Escuelas,
Colegios, Parques de Recreación Infantil, Banco de Fomento, Comercio e Industrias.

5.2 Visión

“Ser al 2024 un referente nacional e internacional en gestión municipal, reconocidos

por alcanzar un desarrollo integral responsable y armónico en lo económico, social y
ambiental.

Que ha basado su gestión en la administración eficiente y sostenible de su territorio,

capaz de generar alianzas institucionales que propendan a potenciar
competitivamente las capacidades territoriales y asegurar el crecimiento con buen
vivir, provisto de una institucionalidad consolidada desde los aspectos productivos,
inclusivos, solidarios, equitativos con todos sus habitantes”.

5.3 Misión

“Ejercer el liderazgo territorial, fortaleciendo la autoridad municipal para alcanzar la

gobernabilidad por medio del fomento de mecanismos de coordinación y articulación
territorial entre la sociedad civil, el sector privado y lo diversos niveles de gobierno
multinivel que propendan alcanzar el desarrollo humano integral, el “Buen Vivir” y los
Objetivos del Desarrollo Sostenibles, a través del desarrollo económico sostenible y
socialmente responsable del cantón”.

7
 5.4 Organigrama de la Institución

5.5 Descripción del Departamento

Gestión Administrativa

Misión.- Formular planes, programas y procedimientos administrativos para garantizar

la optimización y cumplimiento de los servicios internos municipales; brindar asistencia
técnica y administrativa a los diferentes procesos y subprocesos; así como planificar,
organizar, dirigir y controlar los bienes muebles e inmuebles, suministros y otros
servicios internos administrativos con los que cuenta el municipio, facilitando el
desarrollo de las actividades de las diferentes Direcciones Generales. Cuidar
adecuadamente los bienes institucionales, implementando los planes preventivos y
correctivos, así como la aplicación de las normas de control interno, la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Compras Públicas en la adquisición de los bienes, servicios
y obras.

8
Atribuciones y Responsabilidades del Director General Administrativo:

1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República, la COOTAD, las Leyes y

Ordenanza, dentro del área de su competencia;
2. Velar por la existencia de los bienes necesarios para el normal funcionamiento de
las unidades administrativas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón Durán; cumpliendo con las disposiciones de Ley, las ordenanzas y
reglamentos municipales vigentes;
3. Planificar y ejecutar las tareas de coordinación de los servicios que presta el
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal, asegurando que estos sean de
calidad;
4. Supervisar el cumplimiento de las labores de aseo de oficinas, muebles, corredores
y baterías sanitarias;
5. Dotar al área de mantenimiento, los recursos necesarios para que ejecútelos
mecanismos de control y vigilancia de las instalaciones eléctricas, las puertas de
acceso de las oficinas de la institución y el mantenimiento en general interno de las
dependencias y equipamiento municipal;
6. Ejercer las atribuciones que le deleguen el Alcalde o Alcaldesa del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal, de conformidad con la Ley y la presente
ordenanza;
7. Coordinar el proceso de aseguramiento para los bienes muebles e inmuebles de la
institución de manera oportuna, para precautelar el riesgo los mismos;
8. Ejecutar un control preventivo del parque automotor, maquinaria y bienes
municipales;
9. Cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en los artículos 1 y 7 de la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública;
10. Emitir informes para la publicación en la web institucional la información completa
y detallada sobre las adquisiciones y los procesos realizados por ínfimas cuantías,
celebrados por el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal con personas
naturales o jurídicas;
11. Elaboración y ejecución del Plan Operativo Anual de la Dirección;
9
12. Elaboración y ejecución del Plan Anual de Compras de bienes y servicios de su
Dirección;
13. Cumplir y hacer cumplir las Normas de Control Interno, expedidas por la
Contraloría General del Estado;
14. Proveer, facilitar, coordinar, gestionar los recursos materiales o físicos que con el
interés a la realización de actos, internos o externos requieran al Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Durán; y,
15. Las demás que le asignare la Alcaldesa o Alcalde, o que estén previstas en la Ley,
ordenanzas y reglamentos.

Esta Dirección General se gestionará a través de la siguiente estructura básica:

1. Adquisiciones de Bienes y Servicios.

2. Control de Bienes y Guardalmacén.
3. Parque Automotor y Mantenimiento.

Funciones de la Dirección General Administrativa del Cantón Duran:

1. Adquisiciones de Bienes y Servicios: Commented [PAQR4]: Usar literales de tipo i) ii), etc.

1. Responsable de las cotizar, informar y elaborar órdenes de compra bajo el proceso

de ínfima cuantía, conforme lo establece la Ley y el Reglamento de Contratación
Pública.

10
2. Elaborar los informes respectivos y cuadros comparativos para las compras a
través del catálogo electrónico e ínfimas cuantías.
3. Elaborar Informes de Estudio de Mercado y Presupuesto Referencial cuyo
presupuesto referencial de contratación sea igual o menor al valor que resulte de
multiplicar el coeficiente 0.0000002 por el Presupuesto Inicial del Estado vigente.
4. Consulta de productos catalogados a la Dirección de Compras Públicas para todos
los procesos que realice, evidenciado documentalmente.
5. Actualizar periódicamente el cuadro de ínfimas cuantías.
6. Elaborar el Reporte de Ínfimas Cuantías mensual y trimestralmente (conforme
deberán ser publicadas por el delegado de la máxima autoridad).
7. Revisión del PAC previo al inicio de cualquier contratación (bienes/servicios) para
informar a tiempo sobre procesos que puedan ser unificados.
8. Mantenerse actualizado con la normativa vigente para sustentar todos sus informes
de forma adecuada y bajo los principios de Buenas Prácticas en la Contratación
Pública.
9. Elaborar, revisar y organizar toda la documentación, previo al inicio de los procesos
que superan el monto de la ínfima cuantía.
10. Revisión de los Términos de Referencia y Especificaciones Técnicas que remitan
las áreas requirentes, mismos que deberán cumplir con la normativa aplicable
vigente y los procedimientos dispuestos por la Dirección General Administrativa y
Dirección General de Compras Públicas.
11. Elaborar Informes de Viabilidad Técnico – Económica para los procesos de
Régimen Especial.
12. Mantener una base de datos de proveedores, de preferencia que sean del portal
(SERCOP).

11
2. Control de Bienes y Guardalmacén:
2.1 Actores:

Ing. Katherine Lozano

Jefa de control de bienes y guardalmacen

Ing. Daniel Christian

Antonio Alava Marmolejo Gonzalez Aquiles Moran
Area de materiales Area de
de oficina Area de Area de bodega
herramientas vehiculo

2.2 Funciones

1. Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Suministros.

2. Planes y requerimientos de suministros y materiales.
3. Entrega de materiales a las unidades requirentes.
4. Sistema de inventario actualizado.
5. Informe de índices de consumo y costos para la toma de decisiones.
6. Registro actualizado de los materiales, equipos, herramientas, accesorios y
suministros que mantiene o adquiera el Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal.
7. Informe de egresos de bienes, materiales, equipos, herramientas, accesorios y
suministros almacenados.
8. Actualización de los procesos operativos.
9. Manual de instrucción de la responsabilidad de uso, control y cuidado de los bienes.
10. Informe de verificación de la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de
reposición.
11. Informes de bienes que hayan sido desaparecido por hurto, robo, por cualquier
hecho análogo.
12. Emisión de Comprobantes de Bodega por ingreso y egreso de bienes y materiales
y suministros; para enviarlos a Contabilidad para su registro, valoración y control;

12
13. Informes de constataciones físicas e inventarios de existencias de bienes muebles
e inmuebles, materiales y suministros del GAD Municipal.

3. Parque Automotor y Mantenimiento:

1. Informes periódicos sobre el mantenimiento de las instalaciones.

2. Informes periódicos sobre el parque vehicular.
3. Informes periódicos sobre consumos de combustibles.
4. Informe periódico sobre el mantenimiento vehicular.
5. Informes de pagos de servicios básicos.
6. Informe consolidado de revisión de vehículos.
7. Plan de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles municipales e informes de
ejecución.
8. Plan de mantenimiento de vehículos e informes de ejecución.

5.6 Actividades Realizadas En El Departamento De Control De Bienes y

Guardalmacén

 Archivar Documentos Por El Número Placas De Maquinarias Del

Departamento del Guardalmacén Commented [PAQR5]: No usar numeración sino viñetas
dentro de la sección 5.6

En el departamento de Guardalmacén se lleva registro de archivos de los vehículos

que posee el Gobierno autónomo descentralizado de Duran con el fin de clasificar cada
uno de los documentos de acta de entrega de recepción en las carpetas
correspondientes de cada año, y así tener mejor conocimiento de la totalidad de
vehículos en buen y mal estado.

 Verificación De Custodios En Los Archivo De Vehículos 2019

Buscar los documentos de actas de entrega y recepción que de comprobé mediante

un documento en Excel del Guardalmacén los diferentes custodios que posee cada
vehículo para asignar cuantas actas deben realizarse por custodios, chasis y números
de placa, corroborando que los datos se encuentren sin ninguna novedad.
13
 Verificación actas de entrega de bienes de oficina

En el archivo 2018 y 2019 se verifico con los códigos de cada ítem en el Sistema de
Gestión Pública (SPG) ingresando a la plataforma y comprobando la codificación de
los bienes se le lleva un control y registro al momento de ser solicitado por cualquier
departamento del GAD municipal del cantón Durán.

 Creación de ítems de bodega que ingresan a la bodega del Guardalmacén

Esta actividad la realizamos en el Sistema de Gestión Pública, en el cual a ese bien se

le asigna ítems al área y le asignamos un ítems a cuenta contable de esa forma ese
bien se le lleva un control y registro al momento de ser solicitado por cualquier
departamento del GAD municipal del cantón Durán.

 Revisión de Facturas de las compras que realiza el GAD municipal de

Durán

Revisar que todos los componentes de la factura (datos del proveedor), no contengan
ningún error, comprobarlas realizando el respectivo cuadre de valores de las mismas y
proceder a cargarla al sistema de gestión pública.

 Clasificación de Egresos de la bodega de Guardalmacén

Llevar un correcto control de lo que contiene las diversas bodegas y registrarlos por
secciones, ya sean materiales eléctricos, materiales de aseo, materiales de oficina,
muebles, vestimenta, herramientas y enceres, etc. De esta forma facilitamos la
búsqueda de los bienes ingresados y optimizamos el tiempo, al momento de la entrega.
Y verificación de stocks

14
 Verificación De Placas de Vehículos En El Sri Por Número De Placa O
Chasis

Constatar con las actas generadas, que existen diferenciación en los vehículos pueden
ser livianos, pesados entre otros que posee el Gobierno Descentralizado De Duran en
el SRI, estén correctas para que mediante estos datos coincidan se pueda verificar las
actas que se poseen en los archivos generados en Word y así marcar una
diferenciación en los vehículos.

 Verificación de facturas en Carpeta Adquisiciones

Según los diferente proveedores que posee el Gobierno Autónomo Descentralizado de

Duran, se comprobó los valores sin iba de cada bien de oficina se registró mediante un
cuadro de Excel proporcionado por la jefatura de Guardalmacén se elaboró las actas
de entrega según el formato establecido para cada vehículo liviano especificando el
color, placa, chasis, marca y modelo, para entregar a su custodio designado

 Propuesta de mejora Commented [PAQR6]: Redactar 2 párrafos más

El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Duran siendo una de las

instituciones en convenio con la Universidad de Guayaquil debería brindar un sistema
de sociabilización a los practicantes y pasantes que sean enviados a la entidad, acerca
de sus departamentos, directivos y funciones. Esto facilitaría los días de adaptación del
manejo de sistema y funciones que poseen cada una de las Jefatura.

Mejorar el ambiente laboral

6 Conclusiones:

 Las prácticas pre-profesionales son de gran utilidad para la formación del

estudiante, para comprender las funciones que se realiza y además que sirva de
apoyo en las actividades diarias de las entidades públicas.

15
  Adquirir experiencia acerca de la actividad laboral que se maneja en la
institución, y comprender las funciones específicas del departamento de
guardalmacén. Commented [PAQR7]: A través de las PPP se logró
adquirir experiencia… [de acuerdo a los objetivos
planteados]
 Organizar las actividades diarias mediante tiempo y días permitieron el avance
de procesos atrasados que llevaba el departamento de guardalmacén para estar
al día y así tener un mejor control y ejecución de actividades

 Fortalecer los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera universitaria.

7 Recomendaciones: Commented [PAQR8]: Mejorar recomendaciones

Para la Institución

 El sistema de gestión pública debería reducir y mejorar los pasos en el sistema

oficial al momento de crear ítems de los bienes ingresados a la bodega.
 Incentivar la actitud de los trabajadores para que sea óptima y reduzcan el mayor
tiempo posible, al momento de ingresar bienes.
 Mejorar en el área tecnológico con un buen internet para que todo se le facilite
al trabajador al momento de empezar su desempeño laboral.

Para la Universidad

La universidad debería gestionar más convenios con instituciones públicas o privadas,

y verificar que las actividades que se realicen en las mismas, estén acorde a la carrera
universitaria; para de esta manera contribuir con el conocimiento de los estudiantes.

16
8 Anexos Commented [PAQR9]: Hacer referencia a anexos en el
texto

8.1 Primera visita por parte del tutor en la jefatura de control de bienes y
guardalmacén

17
8.2 Revisión de factura en la carpeta de adquisiciones del
Guardalmacén

18
8.3 Realizar Egresos de la bodega de Guardalmacén en el sistema de
Gestión Publica

19
8.4 Creación ítem de Egresos de la bodega en el sistema de Gestión
Pública del departamento Guardalmacén

20
8.5 Verificación De Placa De Los Vehículos Pesados En El Sri Por
Número De Placa O Chasis

21
8.6 Revisión de facturas de las compras que realiza el GAD municipal de
Durán

22
23
8.7 Visita por parte del tutor en la Jefatura de control de bienes y
Guardalmacén

24