Project Charter

Case Study

Introducción
La empresa Desarrollo de Software, Soporte y Asesoría, S.A. de C.V. (DESSA, S.A. de C.V.), dedicada a proveer
desarrollos integrales de software, asesoría y soporte técnico, recientemente dio a conocer a todos sus
empleados un documento con su plan de acción para los próximos 5 años, resultado de la junta de planeación
estratégica.

Entre las prioridades del plan de acción encontramos el proyecto de cambio de oficinas, pues debido al
crecimiento que la empresa ha tenido durante los últimos dos años y al incremento de personal en un 40%, se
requiere aumentar el número de estaciones de trabajo y ciertas áreas comunes para que la operación sea más
eficiente.

Además de las necesidades de espacio, el contrato de las oficinas que actualmente renta, termina dentro de 7
meses y acaba de recibir un comunicado solicitándole la entrega del local actual al finalizar este plazo.

DESSA opera con cinco departamentos:

Consultoría
Ventas y soluciones
Soporte
Administración
Recursos Humanos

Actualmente cuenta con 35 empleados, en el organigrama siguiente se muestra como están asignadas las
personas a cada departamento.
Minuta de Inicio

El Consejo Directivo se reunió para iniciar el proyecto del cambio de oficinas y determinar los requerimientos
que deberá considerar.

Cambio de Oficinas No. Proyecto 010100 DESSA

Junta de Consejo Directivo No. 1
Fecha Inicio Fin Prox. Junta Hora Elaboró
28-01-11 8:30 am 11:00 am 06-02-11 8:30 am N.R.
Objetivo Ubicación
Inicio de Proyecto Sala principal de juntas
Asistentes Puesto Clave Departamento
Enrique González Director General DG Dirección
Pedro López Gerente de Consultoría GC Consultoría
Julio Martínez Gerente de Ventas y Soluciones GVS Ventas y Soluciones
Paty Morales Gerente de Soporte GS Soporte
Laura Garza Gerente de Administración GA Administración
Nancy Ruiz Gerente de Recursos Humanos GRH Recursos Humanos

# Descripción I
 Este proyecto incluye la adaptación de un edificio de 500 m2 aproximadamente, el cambio al nuevo
edificio (mudanza), y de papelería, el desarrollo de la infraestructura de sistemas y los eventos de
inauguración de las oficinas.
 El edificio deberá entregarse dentro del costo y tiempo planeado. No se aceptará que el cambio afecte
la relación con los clientes y proveedores.
 Al concluir los 7 meses deberá estar operando toda la empresa al 100% en las nuevas oficinas. Se debe
1-1

DG
inaugurar el edificio una semana después de que empiece a operar. Se tendrán 2 eventos, uno para
empleados y una semana después, otro para clientes y proveedores. El evento interno deberá integrar
al personal.
 El edificio debe proyectar la imagen corporativa y enfatizar que DESSA es una empresa innovadora y
profesional.
 No deberá disminuir la productividad del personal con este proyecto.
 Los espacios deberán ser funcionales y que promuevan la integración y la comunicación de todo el
personal.
 La mudanza deberá ser eficiente, sin obstaculizar la operación. Los equipos y muebles deberán estar
1-2

GS
protegidos y asegurados para no dañarlos. En todo este movimiento no debemos afectar a nuestros
clientes.
 Se espera que el evento de inauguración para empleados integre al personal.
 El edificio tendrá la infraestructura necesaria para los equipos especializados, voz y datos, y servidor,
así como satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos.
 Capacitación espera contar con un área que se adapte para entrenamiento, tanto interno como
1-3

GC

externo.
 Antes del cambio, deberán estar funcionando todos los servicios.
 En el evento de inauguración esperamos que haya servicio de alimentos y bebidas variados.
  Es conveniente contar con espacios agradables para las juntas con clientes y para las juntas de trabajo.
Las estaciones de trabajo deben ser amplias y esperamos que haya un ambiente con iluminación,
acústica, aire acondicionado y calefacción, adecuados.

GVS
 La mudanza deberá hacerse rápidamente y con orden preestablecido.
1-4

 Dentro del evento de inauguración interno sugerimos que llevemos a cabo alguna actividad para
promover la convivencia.
 Este proyecto puede ser utilizado para promover la empresa ante clientes y proveedores.
 El espacio asignado para el departamento de administración deberá estar ubicado en un lugar con
acceso controlado. Es necesario que el sistema de voz y datos esté operando antes del cambio para
poder trasladar los equipos del departamento.
 El proyecto deberá terminarse sin sobrepasar el monto de inversión asignado que es el siguiente:
$1,600,000 para adaptación y construcción; $500,000 para mobiliario y equipamiento; $200,000 para
1-5

GA
los eventos, comunicación y papelería, y $230,00 para sistemas. Hay que monitorear los costos y
esperamos realizar buenas negociaciones para generar ahorros. Esperamos que la recuperación de la
inversión sea a corto plazo. Sugerimos que los costos de los 2 eventos de inauguración se planeen
juntos, para negociar mejores precios.
 El cambio de domicilio fiscal deberá realizarse sin problemas.
 La papelería para facturación deberá entregarse a tiempo.
 Las oficinas deben contar con espacio para entrevistar a candidatos y aplicar exámenes.
 Esperamos que al momento de realizar el cambio, la mudanza llevará a cabo su trabajo a tiempo, en

GRH
1-6

orden y manejará con cuidado las cosas.

 Esperamos la asistencia de todo el personal de la empresa a los eventos de inauguración, que
colaboren con sugerencias para planear el evento y que lo disfruten.
 El cambio de oficinas no podrá interferir ni en la operación ni en el servicio a clientes, así que
requerimos incluir en la planeación una logística de cambio de oficinas que facilite la operación.

GVS
1-7

 Debemos aprovechar este proyecto y organizar nuestro sistema de archivos y documentos para la
biblioteca de la empresa
 Las decisiones sobre el proyecto las tomará el Consejo Directivo. El patrocinador es Enrique González y
se designa como responsable de todo el proyecto y de la adaptación a Mauricio Torres, Integrador de
1-8

Ventas y Soluciones. La responsable de los sistemas será Karla Valdés, Ingeniero de Soporte; la

GC
responsable de los eventos e imagen será Nancy Ruiz, Gerente de Recursos Humanos; y Laura Garza,
Gerente de Administración, quedará encargada del cambio.
Project Charter

Fecha: 28 de Enero 2011 Revisión: 1

Justificación / Propósito
DESSA S.A. de C.V. requiere cambiar sus oficinas a un nuevo edificio en los próximos siete meses por terminación del
contrato de arrendamiento vigente. Las nuevas oficinas requieren cubrir sus necesidades de crecimiento e imagen, de
acuerdo con su planeación estratégica.
Descripción del Producto o Servicio
Requerimos adaptar en siete meses 500m2 de oficinas e infraestructura de sistemas adecuada a las necesidades de la
organización.
La mudanza deberá realizarse de manera ordenada y sin afectar a los clientes y proveedores, quienes deberán estar
enterados del cambio con oportunidad.
Entregamos a la Administración toda la papelería de la empresa incluyendo el cambio de dirección.
Debemos organizar dos eventos de inauguración: uno para integrar a toda la organización y otro para presentar las oficinas
a los clientes y proveedores.
Entregables Finales
Edificio nuevo adaptado, con los servicios necesarios funcionando, mobiliario, equipo e infraestructura de sistemas.
Cambio de imagen en papelería, coordinación de la movilización de la mudanza y aviso oportuno de cambio a clientes y
proveedores.
Un evento de inauguración interno y otro para clientes y proveedores.
Toda la documentación del proyecto.
Información Histórica
Información de la fiesta de aniversario del año pasado.
Supuestos
Cuando así convenga podremos trabajar dos o tres turnos para hacer las adecuaciones.
El presupuesto será autorizado el 10 de febrero.
Podremos reutilizar todo el equipo de sistemas actual.
Podremos hacer el enlace con el nuevo edificio por las noches.
Todos los empleados ayudarán empacando sus objetos de trabajo y pertenencias.
El arrendador permitirá dejar, por un mes, el anuncio de cambio en la oficina actual.
Restricciones
Entregar el edificio actual en siete meses, el 31 de agosto.
En ningún momento podemos dejar de dar servicio a clientes y proveedores.
Las oficinas deberán tener fácil acceso y estacionamiento suficiente.
En agosto 31 la oficina deberá estar operando al 100% en el nuevo edificio.
El presupuesto disponible para el proyecto es de $1,600,00 para adaptación y construcción; $500,00 para mobiliario y
equipamiento; $230,000 para sistemas y $200,000 para los eventos, comunicación y papelería.
Reutilizar el equipo actual de sistemas.
El personal deberá estar localizable en todo momento.
Mantener el enlace de la red todos los días sin excepción, durante el cambio realizar las conexiones por la noche.
La mudanza deberá hacerse en fines de semana para no interrumpir la operación habitual.
El diseño de la nueva papelería deberá tener como base el diseño actual.
El evento de inauguración interno deberá hacerse en viernes por la tarde.
El evento de inauguración para clientes y proveedores deberá hacerse para un máximo de 250 personas y un día por la
tarde entre semana, una semana después del evento interno.
Patrocinador y gerente del proyecto

Enrique González Mauricio Torres

Patrocinador Gerente del Proyecto