Diagnóstico organizacional Distribuidora LAP

Consultoras

María Patricia Saavedra Borja & Alexandra Fernández Valdivieso

(Fichas 1855812 & 1855814)

Abril 2019.

Servicio Nacional de Aprendizaje “Sena”

Regional Distrito Capital

Especialista Tecnológico en Gestión del Talento Humano Por Competencias-Metodología

 Tabla de contenidos

Capítulo 1 Introducción e información general .................Error! Bookmark not defined.

Título 2 ...........................................................................Error! Bookmark not defined.

Título 2 ...........................................................................Error! Bookmark not defined.

Título 3. ......................................................................Error! Bookmark not defined.

Título 3. ......................................................................Error! Bookmark not defined.

Capítulo 2 Figuras y tablas ...............................................Error! Bookmark not defined.

Título 2 ...........................................................................Error! Bookmark not defined.

Título 3. ......................................................................Error! Bookmark not defined.

Título 3. ......................................................................Error! Bookmark not defined.

Capítulo 4 Resultados y discussion...................................Error! Bookmark not defined.

List of References ..............................................................Error! Bookmark not defined.

Apéndice ............................................................................Error! Bookmark not defined.

Vita.....................................................................................Error! Bookmark not defined.

 Capítulo 1

Introducción e Información General

Introducción

La realización de esta consultoría nace por la necesidad de la Organización Distribuidora LAP,

por evidenciar múltiples falencias en el personal contratado pues la rotación de este se viene

incrementado, se esta presentando retiro de los trabajadores encargados de las ventas trayendo

como consecuencia que las metas comerciales no se cumplan y las nuevas contrataciones no han

sido lo esperado.

De acuerdo con lo anterior se hace necesario realizar un diagnóstico organizacional, el cual

permitirá al gerente general poder tomar decisiones adecuadas frente a los problemas encontrados,

además, poder evitar inconvenientes futuros en su planta de personal y poder adoptar una

metodología que le permita identificar las fortalezas que se requieren en el capital humano de la

empresa para lograr los objetivos de la empresa.

Se puede definir al diagnóstico como un proceso que permite conocer la situación real de la

empresa para descubrir problemas y fortalezas, con el fin de corregir los primeros y aprovechar

las segundas. Este proceso no se hace al azar, se aplica un formato de diagnóstico que incluye

todas las áreas de la empresa así como sus colaboradores y su interacción con el medio ambiente

en el que se desarrolla.
Objetivo General

Elaborar un diagnóstico Organizacional para la Distribuidora Luis Alberto Preciado LAP S.A.,

realizando la aplicación de la metodología de la gestión del talento humano por competencias Sena,

con fin el identificar las problemáticas y/o situaciones internas y externas que de cierto modo

influyen en el correcto funcionamiento de la empresa para poder así indagar sobre las posibles

causas y poder realizar actividades o planes de acción los cuales conlleven a resolver de la mejor

manera posible dichas situaciones y poder así potencializar el talento humano y contribuir a un

proceso de cambio dentro de la misma en pro de alcanzar un clima organizacional óptimo y retomar

hacia el camino del éxito del cual recorrían en tiempos precedentes al impacto económico

detectado.

Objetivos Específicos

 Aplicar el diagnostico organizacional teniendo en cuenta los elementos contemplados en

la Metodología SENA para la Implementación de la GTHPC, mediante el formato diseñado

por las consultoras con base en el modelo ¡Hágalo Usted Mismo! Obteniendo la

identificación de áreas de oportunidad y mejora.

 Establecer las actividades que requiere desarrollar la empresa para implementar la

metodología de gestión del talento humano por competencias y así aprovechar las

oportunidades detectadas y lograr la mejora de sus procesos y el cumplimiento de las metas.

 Elaborar cronograma de actividades con base en las actividades plateadas en el objetivo

anterior.

Alcance del Diagnostico

Contemplar todos los aspectos negativos que están afectando la empresa y descubrir cuáles son

las falencias del capital humano y las repercusiones que dichas falencias ocasionan en la
productividad de la empresa. Al final mostrar los resultados en los cuales la organización podrá

basarse para realizar sus planes de mejora.

Teniendo en cuenta el enfoque propositivo que conlleve a la elaboración de dicho diagnóstico

bien sea para solucionar, mitigar, recuperar o en su defecto, la creación de un proceso de desarrollo

colocando en contexto la Distribuidora Luis Alberto Preciado S.A.S. al llevar a cabo la

implementación de este procedimiento se realizará una exhaustiva recolección de datos a través

de los canales formales, tales como documentos y reportes, dando apertura al análisis objetivo, el

cual categoriza los datos recogidos, segmentando estos por relevancia hacia las falencias o

dificultades más determinantes en torno a la organización, y generar una detallada

retroalimentación consistente en pro de obtener un consenso razonable entre las partes

involucradas teniendo como base la información objetiva y detallada de los reprocesos, se realizará

la planeación de la acción, la cual consiste en explorar las formas en las cuales deben ejecutarse

las actividades al formularse las metas y objetivos, así como planes de acción diseñados para

activar los recursos en la dirección deseada para dar paso así a la implementación de los planes de

acción los cuales involucraron a los miembros de la organización y al final realizar la rigurosa

evaluación la cual examinará los datos obtenidos y los cuales ayudarán a determinar el resultado

de la Diagnóstico organizacional llevando a cabo gestión del talento humano por competencias

metodología.
 Capítulo 2

Ficha Técnica de la Distribuidora LAP

 Razón Social: Distribuidora Luis Alberto Preciado. LAP SAS

 Naturaleza jurídica: Sociedad por Acciones Simplificada

 NIT: 800.436.543 – 9

 Dirección Sede Principal: Calle 71 No. 4 – 345

 PBX: 8 34 90 00

 LAP@lapsas.com.co

 Página Web: www.lapsas.com.co

 Representante Legal: Santiago Preciado González

 Documento identidad Representante Legal: 80.000.000 de Bogotá

 Sector: Consumo Masivo

 Coordinador de Recursos Humanos: Carolina Prieto

Misión

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos

estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a

satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio

y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En

concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y

la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas

prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.
Visión

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia

en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos

estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus

expectativas.

Valores:

Rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a nuestros clientes:

 Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan

bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos

y servicios.

 Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su

bienestar general.

 Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos

conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo

sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

 Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

 Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel

externo como interno con todos los grupos de interés.

 Entidades que la regulan: Superintendencia de Industria y Comercio

 Normativa aplica en la Organización: Código Sustantivo del Trabajo y tiene intención de

certificarse en buenas prácticas de manipulación de alimentos.

 Afiliada a: Fenalco.
 Reconocimientos: Recibió premio a la formalización del negocio otorgado por Fenalco en el

año 2010.

 Indicadores: Crecimiento, Rentabilidad, participación en el mercado, rotación de inventarios,

recuperación de cartera.
 Capítulo 3

Organización y Ambiente

Contexto Histórico Distribuciones LAP

Relaciones entre la Organización y la Sociedad

Interacción Ecológica de la Organización

Cultura Organizacional

Estructura

Descripción de los Directivos

El poder, la autoridad y el liderazgo,

Clima Laboral

Plataforma estratégica

Personal vinculado directa e indirectamente

INDIRECTOS Porcentaje de

SEDE DIRECTOS (Promedio) Directos

DIRECCIÓN GENERAL 60 180 3.00

RESTO DEL PAIS 108 240 2.22

TOTAL 168 420 2.50

Tabla No. 1. Valores tomados de los reportes de nómina y de la empresa de servicios temporales
 Estado Actual de la Organización

1. Falta de oportunidades para el desarrollo ejecutivo: no se encontró evidencia de ningún

programa de capacitación para el desarrollo de los directivos o alguna clase de incentivo para que

el empleado lo haga por cuenta propia.

2. Escasez de tiempo para el pensamiento estratégico: la falta de estructura y de organización

en los procesos genera reprocesos y pérdida de tiempo en el desarrollo de actividades que deberían

estar estandarizadas ocasionándose la falta de tiempo y disposición para invertir en la visión de la

empresa.

3. Clima de trabajo conflictivo: la falta de competencias blandas en los directivos, ausencia

de comunicación y sentido de pertenencia unido a la ausencia de documentación y estandarización

de procesos genera conflictos permanentes que son ignorados sistemáticamente.

4. Falta de definición en la planificación de los negocios: no se evidenció la existencia de

estrategias de negocio documentadas que permitan el cumplimiento y evaluación de las metas.

5. Falta de coordinación entre los departamentos: los líderes de los procesos están muy débiles

en sus competencias blandas y su conocimiento de la misión de la empresa situación que genera

carencia de unidad y cohesión entre las diferentes áreas.

6. Duplicación funciones en distintas unidades de la organización: esta situación se evidenció

en todas las áreas debido a la ausencia de manual de funciones documentado y estandarizado.

7. Dispersión de funciones dentro de la organización: esta situación es consecuencia

igualmente de la ausencia de manual de funciones y competencias.

8. Poco reconocimiento y bajas expectativas en la implementación de nuevos procesos: esta

es una queja generalizada en todo el personal de la empresa porque no existe reconocimiento a la

labora.
Actividades de trabajo sugeridas

 Estimular el desarrollo de las competencias laborales entendidas como destrezas o

habilidades que se detectan a partir de un estudio previo, lo cual se pueden alcanzar

mediante los siguientes ítems;

o Elaboración de un manual de funciones.

o Realizar actividades encaminadas a mejorar las relaciones interpersonales y de

integración.

o Elaborar un manual de procedimientos para lograr la integración de las diferentes

áreas y evitar los reprocesos.

o Efectuar talleres de sensibilización que involucren a los directivos y colaboradores

encaminados a orientar mejor sus funciones.

o Estimular mediante talleres formativos a todos los empleados en el cumplimiento

de los objetivos empresariales; Misión, Visión y Valores.

o Efectuar formación institucional que involucre desde la gerencia general hasta

todos los departamentos de la compañía, guiados por el departamento de talento

humano para que el clima laboral mejore en todos los departamentos.

o Crear con apoyo de la alta gerencia una política de incentivos y reconocimientos

para los empleados que realizan su trabajo en forma destacada y que se apliquen

correcciones e indicaciones para quienes fallan en su desempeño, será un factor

determinante para el mejoramiento del ambiente de trabajo.

Aspectos Organizacionales

Gestión del Capital Humano

 Distribuidora LAP tiene 60 personas en la Dirección General de vinculación directa y 180

personas en bodega contratados de manera indirecta.

No se muestra evidencia de procesos de recurso humano como descripción de perfiles de

cargos, métodos de reclutamiento, selección, ingreso, gestión de conocimiento, etc.

No existe ningún estudio de clima organizacional.

Gestión de infraestructura y tecnología

Distribuidora LAP en lo referente al aspecto Tecnológico cuenta con un Software propio para

el control de inventarios que alimenta los módulos de contabilidad y tesorería.

Comercialización y ventas

Productos o servicios ofrecidos por la Organización: Distribuidora de consumo masivo

dedicada a la comercialización de productos de alimentos y aseo.

Su mercado objetivo es mercado nacional.

Tipos de clientes: Los Tenderos.

Tendencias y riesgos, que afectan la sostenibilidad de la Organización: Podrían ser riesgos y

tendencias el incumplimiento con las entregas (Puntualidad a la Hora de la entrega) productos de

baja calidad y a un precio elevado, los bajos incentivos al personal de la empresa así como las

exigencias poco motivadas.

Formación académica de los colaboradores de nivel directivo:

Director Financiero y Administrativo, cargo que ocupa el señor Ricardo Vargas, Contador

Público y Tecnólogo en contabilidad y finanzas del SENA.

Director de Logística, cargo que ocupa el señor Fernando Pérez, Profesional en Mercadeo y

diplomados en Logística y Cadena de Suministros.

Resultados
De acuerdo con los hallazgos encontrados se informa que no hay evidencias de:

 Un sistema integrado de gestión.

 Mapa de Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo de la Organización.

 Un modelo de gestión por competencias.

 Manual de Funciones.

 Gestión del Talento Humano.

 Un proceso de evaluación y certificación de competencias laborales.

 Oferentes de formación para su talento humano.

 Planes de capacitación.

 Plan de bienestar.

 Normativa ambiental.

 Plan para minimizar el impacto ambiental.

 Plan de incentivos

 Sindicato por parte de los empleados.

 Capítulo 5

Conclusiones

Con base a los hallazgos descritos la empresa deberá replantear su estrategia y adoptar una

nueva estructura organizacional la cual requiere primero una reestructuración del sistema de

gestión de talento humano el cual actualmente es inexistente. Siendo recomendable la

implementación y la ejecución del plan de acción para la implementación del sistema de gestión

del talento humano por competencias del SENA.

Fomentar una cultura de evaluación semestral donde todas las áreas estarían involucradas y se

obtendrá información sobre el desempeño y el clima laboral siguiendo indicadores estandarizados

y atendiendo de manera oportuna las situaciones que se puedan detectar.

Es necesario, y se diría que de manera urgente implementar MGTHPC, pues es evidente que lo

más importante de la organización que es su capital humano no está valorado así como la falta de

procesos que conforman la gestión del talento humano. La motivación interna es vital para un

funcionamiento comercial exitoso y esto no existe en esta empresa, agregando una comunicación

que se ha fracturado y que sus líderes se han encargado de casi que eliminar por lo que los valores

que instauro su fundador han ido desapareciendo.

Si la Metodología de Gestión del Talento Humano se aplica en la Distribuidora se lograra la

motivación de los trabajadores con sus roles de trabajo bien definidos. Los trabajadores podrán

contar con entrenamiento y capacitaciones para desempeñar sus funciones. Todo lo anterior así

como la implementación de lo que no se evidencio y se describió en el punto dos (Resultados),

hacen par te de este programa, por lo que se hace un llamado a la gerencia para que se empiece de

manera inmediata la conformación de esta metodología, tomando las medidas necesarias y

empezando por realizar un plan de mejora sobre sus colaboradores de nivel directivo ya que sobre

ellos recaen la mayoría de los problemas de la empresa.

Establecer un plan de mejoramiento que debe aplicarse a la compañía en un lapso de tiempo

que pueda corregir los procesos que ya hay y crear los faltantes. Este modelo va a permitir que el

personal existente y próximo a reclutar, sea escogido en base a sus competencias, logrando

crecimiento personal, laboral y profesional dentro de la distribuidora, para que lo que hagan lo

realicen motivados, con amor y no porque les toca, un modelo basado en la confianza y no en el

modelo tradicional de empresa, modelo en el cual se incluya el dinamismo, aprendizaje

permanente, la responsabilidad de la empresa por proveer oportunidades, dejando como obsoleto

el modelo mando y control que se venía trabajando, lo que permitirá a sus directivos unir sus

esfuerzos con los demás colaboradores para llevar la distribuidora de nuevo al éxito, dejando una

estructura que permita innovar día a día sin temor a los cambios y la evolución de empresa.
Bibliografía

Sena, Guía de aprendizaje 1.

Estudio de caso Lap. Materiales de apoyo.

Rodríguez Mansilla, Darío. Diagnostico Organizacional. Articulo hacia la organización flexible.

Rafael Echeverría, La Empresa Emergente, la confianza y los desafíos de la transformación