PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

PRESENTADO POR: 

PABLO EMILIO NORATO FORERO 
Profesional Especializado del Ministerio de 
Educación Nacional. 

CARLOS JULIO ALVAREZ MORA 
Conductor Mecánico del Ministerio de 
Educación Nacional. 

CARLOS ALBERTO HERNANDEZ ALFARO 
Conductor Mecánico del Ministerio de 
Educación Nacional. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

OBJETIVO ESPECIFICO 

OPTIMIZAR LA DISPONIBILIDAD Y USO DE LOS RECURSOS FISICOS APLICANDO UN 

PLAN DE MEJORAMIENTO EN EL CONTROL Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE 

AUTOMOTOR PERTENECIENTE AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.

2 

1 
PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO 

• EL  PARQUE  AUTOMOTOR  DEL  MINISTERIO  DE  EDUCACIÓN  NACIONAL 

NO  CUENTA  EN  LA    ACTUALIDAD  CON  UN  SISTEMA  DE  CONTROL  Y 
SEGUIMIENTO AGIL, EFICAZ Y DE FACIL ACCESO. 
INDICANDONOS  EL  PROCEDIMIENTO  ACTUAL  QUE  SE  DEBERIA  INCLUIR 
UN  PLAN  DE  MEJORA,  DE  FORMA  QUE  SE  AJUSTE  Y  CONTRIBUYA  AL 
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA INSTITUCIÓN. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

UTILIDAD: LA UTILIDAD DEL PROYECTO RADICA EN LA OPTIMIZACIÓN DE LA 
FORMA  EN  QUE  SE  REALIZA  EL  SEGUIMIENTO  DEL  MANTENIMIENTO  Y  EL 
MEJORAMIENTO DEL FORMATO ACTUAL, DONDE SE PUEDE OBSERVAR LAS 
DIFERENTES  FALENCIAS  EN  EL  CUAL  INCURRE,  PARA  TAL  EVENTO 
RESALTAMOS LAS SIGUIENTES: 

•Es una Hoja de Excel que no agiliza el manejo  de la Información 
•El Formato esta estandarizado para todos los Bienes e Inmuebles y no amplia el de 
Vehículos 
•Los campos son pequeños y poco funcionales 
•El campo de Observaciones, esta mal empleado 
•No existe campo aplicado al Kilometraje 
•No existe Historial 
•No existe campo aplicado al consumo de Galón Gasolina por Kilómetro 
•No se tiene un accesibilidad para los Conductores que  podrían contribuir al control 
•La información requerida es dispendiosa consolidarla.

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2 
Es una Hoja de Excel que limita 
el manejo de la Información 

El Formato esta 
estandarizado para 
todos lo Bienes e 
Inmuebles y no  La información 
amplia el de  preliminar es 
Vehículos  escasa 

No existe campo 
Los campos son  aplicado al 
pequeños y poco  Kilometraje 
funcionales 

El campo de 
No existe campo de 
Observaciones, 
Historial 
esta mal aplicado 

No existe campo 
aplicado al 
consumo de 
Gasolina X KL. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 
FACTIBILIDAD:  LA  REALIZACIÓN  DEL  PROYECTO  ES  VIABLE  DESDE  LOS 
TÉRMINOS TÉCNICO, FINANCIERO Y ECONÓMICO: 

•TÉCNICO:  LA    APLICACIÓN  DE  HERRAMIENTAS  INFORMÁTICAS  ACTUALES, 

PENSAMOS DEBE  SER  APROPIADA POR  TODO  ORGANISMO  QUE  DESEE  DAR 
EJEMPLO  ORGANIZATIVO,  COMO  ES  EL  CASO  DEL  MINISTERIO  DE 
EDUCACIÓN  NACIONAL,  DONDE    EL  SISTEMA  INTEGRADO  DE  GESTIÓN  , 
MOSTRARÍA UN AVANCE EN LA SISTEMATIZACIÓN DE SUS PROCESOS. 

•FINANCIERO:  EL  PROYECTO  NO  CAUSARIA  GASTOS  FINANCIEROS,  EN 

CAMBIO SE APROVECHARÍAN  LOS RECURSOS TECNICOS DEL MINISTERIO, LO 
CUAL CONTRIBUYE A UN MEJOR CONTROL Y OPTIMIZACIÓN DE LOS BIENES. 

•ECONÓMICOS: EL PODER LLEVAR UN CONTROL SISTEMATIZADO SOBRE LOS 
AUTÓMOVILES,  SIGNIFICA  NO  COMETER  ERRORES  EN  LA  DUPLICIDAD  DE 
MANTENIMIENTOS  Y  LLEVAR  UN  CONTROL  MÁS  MINUCIOSO  SOBRE  LOS 
VEHÍCULOS.

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3 
PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

EFECTIVIDAD:  SE  OPTIMIZA    EL  TIEMPO  DEL  PROCESO,  LA 

ELABORACIÓN  DE  LOS  DIFERENTES  INFORMES  SOLICITADOS  POR 
ENTIDADES DE CONTROL, GENERA IGUALMENTE UNA PRONTA TOMA 
DE  DECISIONES,  CREANDO  DE  ESTA  FORMA  SEGURIDAD, 
CONFIANZA Y AGILIDAD EN LOS REPORTES 

SOSTENIBILIDAD:  LA  NUEVA  HERRAMIENTA  DE  INFORMATICA  SE 

DEBERA  CARGAR  EN  EL  MOMENTO  DE  SU  APLICACIÓN,  DEBIDO  A 
QUE  LA  IDEA  ES    CAMBIAR  EL  FORMATO  POCO  EFICAZ  QUE  EN  LA 
ACTUALIDAD SE  MANEJA, CONVIRTIENDOSE  EN  UN  DISPOSITIVO  DE 
USO DIARIO 

EL  ALIMENTAR  EL  SISTEMA  DE  MANERA  CONSTANTE  GENERA  LOS 

BENEFICIOS  ANTES  MENCIONADOS  Y  FORMA  EL  HISTORIAL  VERAZ 
DE CADA VEHÍCULO. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS

IMPACTO:  EL  IMPACTO  PRINCIPAL  ES  AYUDAR  AL  CRECIMIENTO 

CONSTANTE  DE  LA  CULTURA  ORGANIZACIONAL  DEL  MINISTERIO  DE 
EDUCACIÓN,  GENERANDO  INFORMACIÓN  CONFIABLE,  VERAZ  Y  DE  FORMA 
AGIL,  BENEFICIANDO  LOS PROCESOS DE  LA OFICINA DE LA  SUBDIRECCION 
DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, LA LABOR DEL PERSONAL TECNICO Y 
GRUPO  DE  CONDUCTORES  QUE  UTILIZARAN  LA  HERRAMIENTA, 
ORGANISMOS  FISCALIZADORES  Y  DE  CONTROL  DEL  ESTADO  Y  DEMAS 
SERVIDORES  QUE  UTILIZAN  EL  SERVICIO  DE  TRANSPORTE  DEBIDO  A  QUE 
SE  VERA  REFLEJADO  EN  EL  BUEN  FUNCIONAMIENTO  DEL  PARQUE 
AUTOMOTOR PERTENECIENTE AL MINISTERIO. 

LA  UTILIZACIÓN  DE  COMPONENTES  DE  PROCESAMIENTO  POR  PARTE  DEL 

GRUPO DE CONDUCTORES CREA UNA CULTURA EDUCATIVA  Y FORMATIVA, 
EN  UNA  RETROALIMENTANCIÓN  CONSTANTE  DEL  SISTEMA  DE  CONTROL  Y 
MANTENIMIENTO DE LOS AUTOMOVILES. 

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4 
 PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

• EL MODELO QUE DESEAMOS COMPLEMENTAR DE ACUERDO A NUESTRO 
ANÁLISIS  ES EL QUE MOSTRAREMOS A CONTINUACIÓN: 

•LOS TECNICOS ENCARGADOS DE MANTENER EL   SISTEMA ACTUALIZADO 
DEBERAN  TENER  UN  PERMISO  O  CLAVE  PARA  INGRESAR  AL  SISTEMA  Y 
CARGAR LAS NOVEDADES PRESENTADAS. 

EN EL   CASO  DE  LOS  SEÑORES  CONDUCTORES  PODRÁN  CONSULTAR  LA 

HOJA  DE  VIDA  DE  SU  VEHÍCULO  ASIGNADO  CON  CLAVE  Y  SOLAMENTE 
PODRÁN INFORMARSE MAS NO MODIFICAR LOS DATOS, ESTO CON EL FIN 
DE  REALIZAR  LA    RETROALIMENTACIÓN    DEL  SISTEMA  Y  QUE 
ENCUENTREN  LOS  ANTECEDENTES  NECESARIOS  PARA  REALIZAR  EL 
SEGUIMIENTO  Y  CONTROL  DEL  MANTENIMIENTO  REALIZADO  DEL 
AUTOMOTOR. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

MODELO DE HERRAMIENTA

Archivo  Edición  Herramientas  Avisos  Repuestos  Gasolina  Ayuda 

•Copiar  •Combina  •Correas  •Motor  •Consumo  •Instructiv o 

•Nuevo 
•Pegar  Información  •Aceites  •Suspenc.  •Corriente 
•Guardar 
•Consejo  •Historial  •Frenos  •Sistema  •Extra 
•Abrir 
•Enviar a  •Seguros  Eléctrico 
•Permiso 
•Kilometraje  •Tapicería 
•Buscar 
•Latonería 
•Imprimir 
•Salir 

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 PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

Datos del Vehículo 
Año:  2004  Cilindraje:  1,400cc 
Color:  Plateado  Kilometraje:  150.000 
Transmisión:  Manual  Seguro Obligatorio: 

Placa:  OBF 268  Matrícula:  Bogota 

Asignado A: 

Conductor: 
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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

Vidrios Eléctricos  Tapicería en tela  Rines de Lujo  Aire Acondicionado 

Alarma  Bloqueo Central  AirBag  Techo Corredizo 

Radio:  Cassette  CD  MP3 

Datos Del 
Falla Reportada: 
Mantenimiento:

Tipo de  Prestador del: 
Mantenimiento:  Servicio 

Kilometraje:  Fecha:  12 

6 
 Factura:  Orden de Pago: 

Repuestos Utilizados: 

Observaciones: 

Gasolina:  /mes/año  Avisos:  •Correas 

•Aceites 
•Frenos 
•Seguros 
•Kilometraje 
Revisión Tecno Mecánica:  /mes/año 

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ESTADÍSTICAS 
Suministro de Mantenimiento preventivo y correctivo, 
Suministro y consumo de gasolina, uso del Sistema. 
MANTENIMIENTO JULIO DE 2007

N  Marca vehiculo  Placa  Modelo  Cm. Cúbico  SEPTIEMBRE 

O. 

1  CHEVROLET CORSA  OBF­269  2003  1400  26.622,00 

2  CHEVROLET OPTRA  OBF­742  2005  1400  69.710,00 

3  MAZDA 626 L  OBC­658  1995  2000  900.318,00 

4  MAZDA 323 NX  OBB­964  1994  1500  32.932,00 

5  NISSAN SENTRA S.  OBC­246  1995  1600  442.911,00 

6  MAZDA 323  OBD­379  1996  1600  214.553,00 

7  CHEVROLET OPTRA  OBG­591  2007  1400  511.044,00 

8  CHEVROLET OPTRA  OBG­592  2007  1400  1.479,00 

9  CHEVROLET GRAN VITARA  OBG ­ 596  2007  2300  82.528,00 

10  CHEVROLET BLAZER  CJE­950  1992  4300  5.435.128,00 

11  TOYOTA AUTANA  BNA­062  24.255,00 

TOTAL   CONSUMO MES JULIO 2007  7.741.480,00 

14 

7 
 REVISIÓN TECNO MECANICA 

Modelo del Vehículo  Ultimo Digito de la Placa  Periodo meses  Año 

0  Enero a junio  2007 
1  Julio a agosto  2007 
2  Agosto a septiembre  2007 
3  Septiembre a octubre  2007 
4  Octubre a noviembre  2007 
1994 y anteriores 
5  Noviembre a diciembre  2007 
6  Enero a febrero  2008 
7  Febrero a marzo  2008 
8  Marzo a abril  2008 
9  Abril a Mayo  2008 
0 y 1  Junio a Agosto  2008 
2 y 3  Agosto a septiembre  2008 
1995 a 2005  4 y 5  Septiembre a octubre  2008 
6 y 7  Octubre a noviembre  2008 
8 y 9  Noviembre a diciembre  2008 

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CORRIENTE  $6.299,00 
VALOR MENSUAL GALON DE GASOLINA
EXTRA  $8.399,00 
CONSUMO 
No.  VEHICULO  PLACA  C. C. 
GALONES  VALOR 
VEHÍCULOS 
1  TOYOTA AUTANA  OHK­309  4.500  EXCENTOS        C­16­  165,015  $ 1.039.429,49 
2006 
2  TOYOTA PRADO  CIV­781  3.600  159,917  $ 1.007.317,18 

3  MOTOCICLETA YAMAHA  JGU­98  600  21,686  $ 136.600,11 

4  MOTOCICLETA YAMAHA  JGU­97  600  40,079  $ 252.457,62 

SUBTOTAL  0  386,697  $ 2.435.804,40 

CONSUMO 
NO.  VENÍCULO  PLACA  C.C.  AUTORIZADO  GALONES  VALOR 
GALONES 

5  CHEVROLET CORSA  OBF­268  1.400  120  60,582  $ 381.606,02 

6  CHEVROLET CORSA  OBF­269  1.400  120  37,279  $ 234.820,42 

7  CHEVROLET OPTRA  OBF­742  1.400  120  37,775  $ 237.944,73 

8  CHEVROLET BLAZER *1  CJE­950  4.300  120  188,771  $ 1.189.068,53 

9  MAZDA 626 *2  OBC­658  2.000  80  86,123  $ 542.488,78 

10  MAZDA 323  OBB­964  1.500  80  77,322  $ 487.051,28 

11  MAZDA 323  OBC­656  1.300  80  78,990  $ 497.558,01 

12  MAZDA 323 *3  OBB­997  1.300  80  85,102  $ 536.057,50 

13  MAZDA 323  OBD­379  1.600  80  64,531  $ 406.480,77 

14  NISSAN SENTRA  OBC­246  1.600  80  40,490  $ 255.046,51 

15  RENAULT 9 BRIO  OBB­133  1.300  85  40,355  $ 254.196,15 

16  TOYOTA COROLLA  OIL­753  1.600  80  29,315  $ 184.655,19 

TOTAL CONSUMO A UTORIZADO/ MES  1.125  826,635  $ 5.206.973,87 
16 
*2 y *3 Estos vehículos prestan serv icios de apoyo diario a la gestión operativa 

8 
 MO  Vigencia 
Nº  MARCA  CLASE  LINEA  TIPO  PLACA  C.C  No. MOTOR  No. CHASIS 
D.  2007 

OBD  Marzo 30/2006 
1  MAZDA  AUTOMOVIL  SEDAN  323 NX  1.300  96  E5775571  33912  Marzo 29/2007 
379 

CHEVROLE  BLAZER  Abril 21/2006 

2  CAMIONETA  CABINADA  CJE­950  4.000  91  ZMV314960  TC1T6ZMV314960  Abril 20/2007 
T 

Abril 21/2006 
3  TOYOTA  AUTOMOVIL  SEDAN  COROLLA  OIL­753  1.600  90  4A928813665  AE928813665  Abril 20/2007 

CHEVROLE  F14D3060072  Mayo 09/2006 

4  AUTOMOVIL  SEDAN  OPTRA MT CA  OBF­742  1.400  05  9GAJMS2735B036481  Mayo 08/2007 
T  K 

OHK  Sept 12/2006 
5  TOYOTA  CAMIONETA  AUTANA  STATION WAGON  4.500  99  1FZ0361358  FZJ809012951  Sept 12/2007 
309 

Sept 12/2006 
6  YAMAHA  MOTO  XT 600 E  MOTOCICLETA  JGU 97  600  98  3TB­239271  3TB­239444  Sept 12/2007 

Sept 12/2006 
7  YAMAHA  MOTO  XT 600 E  MOTOCICLETA  JGU 98  600  98  3TB­239343  3TB­239518  Sept 12/2007 

Sept 12/2006 
8  MAZDA  AUTOMOVIL  323 NX  SEDAN  OBB 964  1.500  94  E575543  29350  Sept 12/2007 

OBC  Sept 12/2006 
9  MAZDA  AUTOMOVIL  626L ASAHI  SEDAN  2.000  95  FE290255  626NB209016  Sept 12/2007 
658 

SENTRA  OBC  Sept 12/2006 

10  NISSAN  AUTOMOVIL  SEDAN  1.600  95  E16731777M  3N1BJAB13R016187  Sept 12/2007 
STD  246 

CHEVROLE  Sept 12/2006 
11  AUTOMOVIL  SEDAN  EVOLUTION  OBF­268  1.400  03  2E0003317  8LAXF16J030004981  Sept 12/2007 
T 

CHEVROLE  Sept 12/2006 
12  AUTOMOVIL  SEDAN  EVOLUTION  OBF­269  1.400  03  2E0003329  8LAXF16J030005175  Sept 12/2007 
T 
17 
Julio 13/2006 
13  TOYOTA  CAMIONETA  CABINADA  PRADO  CLV­781  4.500  03  1674339  9FH11VJ9539008232  Julio 13/2007 

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 
SEGUROS
Excluidos 

LAND  ZIL­  4.50  1FZ017924 

1  TOYOTA  CAMPERO  CABINADO  94  FZJ730007290 
CRUISER  001  0  5 

AUTOMOVI  OBC  1.30 

2  MAZDA  323 HS  SEDAN  95  E3357199  323HS500973 
L  656  0 

AUTOMOVI  OBB  1.30 

3  MAZDA  323NS  SEDAN  94  E3343193  09764 
L  997  0 

RENAUL  AUTOMOVI  OBB  1.30 

4  R9 BRIO  SEDAN  92  M861941  00411682 
T  L  133  0 

MOTOCICL  V80  MOTOCICLET  AKO 

5  YAMAHA  80  95  3NX065671  3NX065671 
ETA  SPORT  A  51 

Póliza TRDM 

CHEVRO  GMC.  MQF­  2.60  3GKFK16R6VG520 

1  CAMIONETA  CABINADA  97 
LET  SUBURBAN  187  0  579 

18 

9 
PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

•CONSEJOS 

Se tiene previsto que exista un campo de consulta de interés para 
los  conductores  donde  se  informe  que  se  aria  en  los  diferentes 
casos,  a  quien  se  debe  acudir,  números  de  teléfono  de 
emergencia,  grúa,  información  aseguradora,  hospitales,  transito  y 
transporte,  recomendaciones e inquietudes. 

De  la  misma  forma  consejos  de  manejo, 

precauciones,  restricciones,  siniestros,  código 
nacional  de  transito  www.movilidadbogota.gov.co  y 
demás datos relacionados con los vehículos. 

19 

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

•Punto donde estaría  identificado el plan de mejora

20 

10 
PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

15.Carga el aplicativo 
Con las novedades 
presentadas 

•Aplicativo de control 
y Mantenimiento 
Fin 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 

21 

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

LA PLENITUD DEL PROYECTO ESTA EN LA PREDISPOSICIÓN 
DE LOS DIFERENTES FUNCIONARIOS RELACIONADOS CON EL TEMA 
PARA APROVECHAR LAS  HERRAMIENTAS QUE NOS PUEDA  OFRECER 
UNA NUEVA OPCIÓN DE MEJORA EN NUESTRA LABOR DIARIA 

GRACIAS

22 

11