FICHA TÉCNICA INDICADORES DE GESTIÓN

Código: E.GC.FTI.01 Versión: 3

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR: Satisfacción de los clientes frente a los servicios de gestión documental

F ECHA DE 6/22/2011
CREACIÓN:
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, custodiar, salvagurdar, clasificar y ordenar la producción documental generada y recibida por las
OBJETIVO DEL MACROPROCESO con el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la información, cumpliendo
institucionales.

B. RESPONSABLES DE INFORMACIÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE CALIDAD

DATOS AL INDICADOR:

RESPONSABLE CALCULAR: GESTIÓN DE CALIDAD

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES: Lider Macroproceso Gestión Documental y equipo de trabajo.

USUARIOS : UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, ICONTEC, ENTES DE CONTROL

C. CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO/DESCRIPCIÓN: Medir el grado de satisfacción de los clientes frente a los servicios ofrecidos por el Macroproceso de Gestión

TIPO DE INDICADOR: Efectividad

COMPORTAMIENTO: Directo

D. MEDICIÓN
NUMERADOR:
Número de encuestados que califican como satisfe
FORMULA PARA CALCULAR EL INDICADOR
DENOMINADOR: Total de encuestados que calificaron los s

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: ANUAL FRECUENCIA REVISIÓN:

FUENTE DE DATOS Y MÉTODO PARA LA MEDICIÓN Encuesta de satisfacción

Se tabulan los datos con base en los criterios de calificación definidos por Gestión de Calidad

E. GRAFICO

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 1 de 8

 Fecha: 3/4/2013

estión documental CÓDIGO: IN.01.GD

VERSIÓN: 1

NIVEL: DE PROCESO
oducción documental generada y recibida por las unidades de gestión de la universidad del Quindío,
manejo confiable de la información, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las políticas

ajo.

ervicios ofrecidos por el Macroproceso de Gestión Documental

Número de encuestados que califican como satisfecho y muy satisfecho los servicios
Total de encuestados que calificaron los servicios del Macroproceso

EVISIÓN: ANUAL

definidos por Gestión de Calidad ESCALA: PORCENTAJE

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Código: E.GC.FTI.01 Versión: 3

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR: Implementación de las TRD en la Universidad del Quindío

F ECHA DE 6/22/2011
CREACIÓN:
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL MACROPROCESO Administrar, custodiar, salvagurdar, clasificar y ordenar la producción documental generada y recibida por las u
el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la información, cumpliendo con la nor

B. RESPONSABLES DE INFORMACIÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

DATOS AL INDICADOR:

RESPONSABLE CALCULAR: GESTIÓN DOCUMENTAL

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES: Lider Macroproceso Gestión Documental y equipo de trabajo.

USUARIOS : UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, ICONTEC, ENTES DE CONTROL

C. CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO/DESCRIPCIÓN: Medir el grado de cumplimiento en la implementación de las tablas de retención en los archivos de gestión

TIPO DE INDICADOR: Eficacia

COMPORTAMIENTO: Directo

D. MEDICIÓN
NUMERADOR:
Unidades de gestión con TRD imp
FORMULA PARA CALCULAR EL INDICADOR
DENOMINADOR: Total de unidades de

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: ANUAL FRECUENCIA REVISIÓN:

FUENTE DE DATOS Y MÉTODO PARA LA MEDICIÓN La informacion es suministrada por el area de Gestión Documental con el apoyo del Jefe de Planea
estratégica con relacion al total de unidades de gestión

E. GRAFICO

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 3 de 8

 Fecha: 3/4/2013

ÓN

indío CÓDIGO: IN.02.GD

VERSIÓN: 1

NIVEL: DE PROCESO

oducción documental generada y recibida por las unidades de gestión de la universidad del Quindío, con
onfiable de la información, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las políticas institucionales.

ÓN

ajo.

as tablas de retención en los archivos de gestión

Unidades de gestión con TRD implementadas * 100%

Total de unidades de Gestión

EVISIÓN: ANUAL

Documental con el apoyo del Jefe de Planeación

ESCALA: PORCENTAJE

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Código: E.GC.FTI.01 Versión: 3

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR: Oportunidad en la entrega de información

F ECHA DE 6/22/2011
CREACIÓN:
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, custodiar, salvagurdar, clasificar y ordenar la producción documental generada y recibida por la
OBJETIVO DEL MACROPROCESO Quindío, con el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la información, cumpl
políticas institucionales.

B. RESPONSABLES DE INFORMACIÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y Gestión Documental

DATOS AL INDICADOR:

RESPONSABLE CALCULAR: Gestión Documental (Lider Macroproceso)

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES: Líder Gestión documental

USUARIOS : UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, ICONTEC, ENTES DE CONTROL

C. CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO/DESCRIPCIÓN: Medir la oportunidad en la entrega de información solicitada en el archivo central e historico hasta su respue

TIPO DE INDICADOR: Eficiencia

COMPORTAMIENTO: Indirecto

D. MEDICIÓN
NUMERADOR: Promedio entre el número de días transcurridos desde una sol
histórico hasta su respuesta
FORMULA PARA CALCULAR EL INDICADOR
DENOMINADOR: NA

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: ANUAL FRECUENCIA REVISIÓN:

FUENTE DE DATOS Y MÉTODO PARA LA MEDICIÓN La informacion es suministrada por el area de Gestión Documental

E. GRAFICO

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 5 de 8

 Fecha: 3/4/2013

CÓDIGO: IN.03.GD
VERSIÓN: 1

NIVEL: DE PROCESO
producción documental generada y recibida por las unidades de gestión de la universidad del
nte el manejo confiable de la información, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las

da en el archivo central e historico hasta su respuesta efectiva

ntre el número de días transcurridos desde una solicitud de información en archivo central e
histórico hasta su respuesta efectiva
NA

EVISIÓN: ANUAL

umental ESCALA: VALOR

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Código: E.GC.FTI.01 Versión: 3

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR: Porcentaje de disminución de quejas y reclamos en el periodo

FECHA DE CREACIÓN: 3/18/2013

NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, custodiar, salvagurdar, clasificar y ordenar la producción documental gene
OBJETIVO DEL MACROPROCESO Quindío, con el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la
políticas institucionales.

B. RESPONSABLES DE INFORMACIÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y DATOS AL INDICADOR: Gestión Documental

RESPONSABLE CALCULAR: Gestión Documental (Lider Macroproceso)

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES: Analizar: Líder Gestión documental / Tomar decisiones: Comité Coordinador d

USUARIOS : COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO, MACROPROCESOS DEL SIG, ICONTEC, E

C. CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO/DESCRIPCIÓN: Mide el porcentaje de disminución de quejas y reclamos de un periodo con respecto al

TIPO DE INDICADOR: Efectividad

COMPORTAMIENTO: Indirecto

D. MEDICIÓN
NUMERADOR: No. de quejas y reclamos del periodo vigent
FORMULA PARA CALCULAR EL INDICADOR
DENOMINADOR: No. quejas y recla

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: TRIMESTRAL FRECUENCIA REVISIÓN:

FUENTE DE DATOS Y MÉTODO PARA LA MEDICIÓN La informacion es suministrada por él macroproceso de Gestión Documental

E. GRAFICO

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 7 de 8

 Fecha: 3/4/2013

el periodo CÓDIGO: IN.04.GD

VERSIÓN: 1

NIVEL: DE PROCESO
producción documental generada y recibida por las unidades de gestión de la universidad del
nte el manejo confiable de la información, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las

es: Comité Coordinador de Control Interno

OCESOS DEL SIG, ICONTEC, ENTES DE CONTROL

un periodo con respecto al anterior.

reclamos del periodo vigente-No. de quejas y reclamos del mismo periodo del año anterior *
100%
No. quejas y reclamos del mismo periodo del año anterior

EVISIÓN: TRIMESTRAL

stión Documental ESCALA: PORCENTAJE

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