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Tres modelos

PARA mejorar
LA toma
DE decisiones
Henry Mintzberg
y Frances Westley
Profesores de gestión de la McGill
University de Montreal.

¿Cómo se deben tomar las decisiones? En


principio, parece sencillo. Primero se define el
problema, después se diagnostican sus causas,
a continuación se diseñan las posibles soluciones
y al final se decide cuál es la mejor. Por supuesto,
después se ha de poner en práctica la elección. A
pesar de que éste parece ser el proceso adecuado
de toma de decisiones, no siempre es el que se
lleva a la práctica. Este modelo racional o de
“pensar primero” debe complementarse con
otros dos sistemas muy diferentes: uno de “ver
primero” y otro de “hacer primero”. Cuando los
directivos utilizan estos tres modelos, pueden
mejorar la calidad de sus decisiones.

L os autores reflexionan sobre la manera en la que


se adopta una decisión en la realidad. Para ello,
analizan un caso tomado de una experiencia perso-
—“¿Esquema de colores? No me tomes el pelo... Se
lo preguntaré a Lisa. ¡Lisa! Betty quiere saber cuál es
el esquema de colores del apartamento”.
nal. Todo comienza con la llamada de una tía a su so- —“Negro”, contestó Lisa, su hija.
brino: —“¿Negro? Lisa, que tengo que vivir en ese piso...”.
—“¡Hola, cariño! Quiero hacerte un regalo para tu —“Negro”, repite.
nuevo piso. ¿Cuál es el esquema de colores de tu nue- Unos cuantos días después, el padre y la hija van a
vo apartamento?”. comprar muebles. Prueban todas las mesas, todas las

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sillas..., pero nada funciona. Los in- CUADRO 1


vade el letargo del comprador. Enton-
ces, Lisa observa una banqueta negra: Intuición: avanzar a tientas
“¿No quedaría ideal delante del mos-
trador blanco?”. A partir de ese mo-
antes de lanzarse a la solución
mento, la cosa va sobre ruedas. En el
plazo de una hora eligen todo, en co-
lor blanco, negro y gris acero.
Lo que esta historia ordinaria tiene
de extraordinario es que las teorías
convencionales de toma de decisiones
no pueden explicarla. Ni siquiera es-
tá claro cuál es la decisión final: com-
prar la banqueta, seguir comprando
los muebles del apartamento, com-
prarlos de color blanco y negro o
crear un nuevo estilo de vida. La toma
de decisiones puede ser misteriosa.

Los límites de “pensar Intuición 1 Intuición 2


primero”
La toma de decisiones racionales tie-
ne un proceso claramente identifi-
cado: definir Õ diagnosticar Õ diseñar Õ decidir. No Entonces, surge una idea feliz: ‘¿Por qué voy a mo-
obstante, en la práctica, el método racional no es tan ver el caballo o la torre? ¿Qué pasa si muevo el alfil
habitual. de dama?’. Sin darle muchas más vueltas, sin hacer
Hace años, uno de los autores estudió una serie ningún análisis, muevo el alfil. Así de fácil”.
de decisiones, para lo que delimitó y organizó las
diferentes fases del proceso. Tomó un caso típico: el Por tanto, es posible que la toma de decisiones con-
proceso de toma de decisiones para la construcción sista en períodos de avances a tientas seguidos por agu-
de una nueva fábrica. A lo largo del proceso se reto- das intuiciones súbitas que acaban cristalizando, como
maban los ciclos, que eran interrumpidos por aconte- sugirieron A. Langley y otros expertos (véase el cuadro
cimientos nuevos, que sufrían desviaciones causadas 1). O tal vez sea una forma de “anarquía organizada”,
por otras oportunidades y, así, sucesivamente. El pro- como James March, profesor de Stanford, ha indicado.
ceso se reiteraba una y otra vez hasta que, al final, Este autor define la toma de decisiones como “re-
aparecía una solución. La acción final era muy cla- copilaciones de elecciones que buscan problemas, cues-
ra, pero explicar cómo se había llegado a ella era real- tiones y sentimientos que buscan momentos de deci-
mente complicado. sión en los que puedan salir a la luz, soluciones que bus-
Es frecuente que las decisiones, en lugar de emer- can problemas de los que puedan ser la respuesta y per-
ger ordenadamente, surjan a borbotones, como una
erupción. A continuación, se recoge la descripción que
el maestro del ajedrez Alexander Kotov hace de una in-
tuición súbita que se produjo tras un prolongado aná-
Es posible que la toma
lisis: de decisiones consista
“‘Así que no debo mover el caballo. Volveré a probar
en períodos de avances
con la torre...’. En este momento, di un vistazo al cro- a tientas seguidos por agudas
nómetro. ‘¡Dios mío! Llevo casi treinta minutos
pensando si tengo que mover la torre o el caballo. Si
intuiciones súbitas que
sigo así, voy a tener un serio problema de tiempo’. acaban cristalizando

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sonas que toman decisiones que bus- CUADRO 2


can algo que hacer” (véase el cuadro 2).
De todas formas, la confusión, tal Opciones en busca de problemas
como la describe este autor, ¿se en-
cuentra en el proceso o en los obser-
vadores? Es posible que las decisiones
de la vida real, aunque sean caóticas,
tengan más sentido de lo que se pien-
sa, precisamente porque buena parte
de ellas escapa del pensamiento cons-
ciente.

“Ver primero”
Intuir (“percibir íntima e instantánea-
mente una idea o verdad, tal como si
se la tuviera a la vista”) sugiere que las
decisiones –o, por lo menos, las accio-
nes– pueden estar impulsadas por lo
que se ve en idéntica medida que por
lo que se piensa. Como decía Mo-
zart, la parte más importante de la
creación de una sinfonía es la de ser capaz de verla por un rayo de iluminación. Frecuentemente, ese momen-
completo, de un vistazo, en la mente. Por tanto, el en- to del eureka tiene lugar después de dormir, porque,
tendimiento puede ser visual además de conceptual. mientras dormimos, el pensamiento racional queda des-
En el famoso experimento realizado por W. Koehler, conectado y el inconsciente tiene mayor libertad. La
un mono se esforzaba por alcanzar un plátano coloca- mente consciente vuelve posteriormente a elaborar un
do en las alturas de su jaula. En un momento concreto, argumento lógico. De todas formas, esa verificación re-
el mono vio una caja en una esquina y no se limitó a per- quiere tiempo. Se cuenta la historia de un matemático
cibirla, sino que se dio cuenta de lo que se podía hacer que resolvió una fórmula mientras dormía. Como la te-
con ella. Con esto, su problema quedó resuelto. De la nía presente en su mente, no sintió ninguna prisa pa-
misma manera, después de que Alexander Fleming ra expresarla por escrito. Cuando se puso manos a la
viera realmente que el moho había eliminado las bac- obra, le costó cuatro meses concluir la demostración.
terias en algunas de sus muestras de investigación (en Las grandes intuiciones pueden ser infrecuentes, pe-
otras palabras, cuando se dio cuenta de la forma en que ro ¿qué empresa no puede remontar sus orígenes a una
se podía utilizar aquel moho), fue capaz de ofrecer la pe- o varias de ellas? Además, todos tenemos constante-
nicilina al mundo. Lo mismo puede decirse de la visión mente pequeñas intuiciones. Nadie debería aceptar nin-
estratégica. La visión requiere el coraje de ver lo que otros guna teoría de la toma de decisiones que prescinda de
no ven, lo que significa tener la confianza y la experiencia la intuición.
de reconocer el valor que tiene la intuición súbita.
Una teoría de la psicología gestaltista desarrollada
por G. Wallas identifica cuatro etapas en el descubri- “Hacer primero”
miento creativo: preparación Õ incubación Õ ilumi- ¿Qué ocurre cuando no se ve nada y cuando no se pue-
nación Õ verificación. de pensar en nada? Sencillamente, que ponemos ma-
La preparación se produce en primer lugar. Como di- nos a la obra. Ésa es la forma de actuar de las perso-
jo Louis Pasteur, “la suerte sólo favorece a la mente que nas pragmáticas cuando se ven acorraladas: siguen pro-
está preparada”. El conocimiento profundo, que nor- bando, en la confianza de que, si hacen “algo”, se les
malmente se desarrolla a lo largo de los años, precede ocurrirá la idea pertinente. Eso es la experimenta-
a la incubación, durante la cual la mente inconsciente ción: intentar algo para poder aprender.
rumia el problema. Después, con un poco de suerte (co- Una teoría del “hacer primero”, popularizada en el
mo le ocurrió a Arquímedes en la bañera), se produce mundo académico por el profesor de comportamien-

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to de las organizaciones Karl Weick, dice lo siguiente: convencionales de la ciencia, el arte y la artesanía. La
promulgación Õ selección Õ retención. primera es principalmente verbal (está compuesta
Esto significa que se hacen varias cosas, se averigua por palabras en orden lineal), la segunda es visual y
cuál de ellas funciona, se razona y se repiten los com- la tercera es visceral. A los que prefieren la reflexión
portamientos que tienen buenos resultados, mientras les gustan los hechos, a los que prefieren la vista les
que el resto se descarta. Las personas que tienen éxi- gustan las ideas y a los que prefieren la acción les
to saben que, cuando están bloqueadas, deben expe- gustan las experiencias (véase el cuadro 3).
rimentar. Es posible que la reflexión impulse la acción, Llevamos varios años realizando seminarios sobre
pero la acción impulsa la reflexión exactamente en estas tres formas de abordar la toma de decisiones con
igual medida. No sólo pensamos para actuar, sino que directivos que se encuentran en la mitad de sus ca-
también actuamos para pensar. rreras profesionales, enviados por empresas asiáticas,
Muéstrenos prácticamente cualquier empresa que europeas y norteamericanas a nuestro International
se haya diversificado con buenos resultados y nosotros Masters Program in Practicing Management (programa
le mostraremos una que ya ha aprendido mediante la de máster internacional en ejercicio de la gestión).
acción, una empresa cuya estrategia de diversificación Siempre comenzamos con un debate general sobre la
ha surgido de la experiencia. Es posible que al princi- relación existente entre el análisis, las ideas y la acción.
pio hubiera establecido una estrategia organizada a par- Enseguida queda claro que los directivos reconocen la
tir de una valoración de sus puntos fuertes y débiles, naturaleza reiterativa e interconectada de estos ele-
que con casi total seguridad fracasó. ¿Cómo se puede mentos. Después se hacen pequeños grupos a los que
distinguir un punto fuerte de uno débil cuando se en- pedimos que debatan una cuestión durante aproxi-
tra en una esfera nueva? No hay más opción que ha- madamente una hora (una cuestión de su propia
cer pruebas. Después se pueden identificar las com- elección o, alternativamente, una de las que nosotros
petencias que verdaderamente son esenciales. La acción denominamos “cuestiones provocativas”, como, por
es importante y, si se insiste en “pensar primero” y, por ejemplo: “¿cómo se gestiona el servicio al cliente cuan-
ejemplo, en llevar a cabo una planificación estratégica do nunca se ve a un cliente?” o “¿cómo se organiza sin
formalizada (que en la práctica forma parte de lo mis- estructura?”).
mo), se puede estar desalentando el aprendizaje. Después, les decimos que resuman sus conclusio-
nes en una lámina y que informen al resto del grupo.
Tomar decisiones mediante el debate, A continuación, damos a cada uno de los grupos ma-
terial para que elabore un collage sobre el asunto que
el ‘collage’ y la improvisación ha debatido en la sesión de “pensar primero”. Al final
Las tres formas principales de abordar la toma de de- de ese segundo seminario, los grupos examinan las
cisiones son “pensar primero”, “ver primero” y “ha- imágenes de los demás y comparan las sesiones de
cer primero”. Se corresponden con las concepciones “ver primero” con las de “pensar primero”, en térmi-

CUADRO 3

Características de los tres métodos para la toma de decisiones


Características de “pensar primero” Características de “ver primero” Características de “hacer primero”
Las cualidades de Las cualidades de Las cualidades de
la ciencia el arte la artesanía

los proyectos emprendedores,


la planificación, la programación la visión, las imágenes
el aprendizaje

lo verbal lo visual lo visceral

los hechos las ideas las experiencias

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Ser capaz de ver una ciones”, comenta una persona. Un grupo creyó que ha-
bía llegado a un acuerdo sobre la cuestión después del
trayectoria y tener una visión seminario de “pensar primero”. Todos sus miembros
tuvieron que comenzar la tarea de elaboración de la
de lo que se está haciendo imagen para darse cuenta de lo superficial que era su
da energía a las personas acuerdo, que en realidad era más bien una solución
de compromiso. Además, cuando se ve algo realmen-
y estimula la acción te, como dice otro participante, “el mensaje salta a la
vista”.
Para lograrlo, los miembros tienen que averiguar
nos tanto de proceso como de resultados. Por último, más cosas sobre las capacidades de los demás y tienen
cada grupo, después de unos pocos minutos de pre- que colaborar de una manera más estrecha. “Tuve la
paración, improvisa una actuación para representar el impresión de que se convertía en un proyecto de gru-
asunto sobre el que ha debatido. Una vez más, los gru- po y de que no era simplemente mi proyecto”, dijo un
pos analizan los resultados. participante que había elegido el tema de su grupo. El
Las reacciones a los diferentes métodos son reve- ejercicio de “ver primero” también saca a la luz más
ladoras. Los participantes indican que, en el semina- emociones; hay más risas y un mayor nivel de ener-
rio de “pensar primero”, los debates iniciales comien- gía. Esto sugiere que ser capaz de ver una trayectoria
zan con facilidad, con independencia de la combina- y tener una visión de lo que se está haciendo da ener-
ción de nacionalidades o de antecedentes laborales. Los gía a las personas y estimula la acción. Al comparar
participantes plasman sus comentarios en las láminas el ejercicio de “ver primero” con el debate de “pensar
y utilizan espontáneamente listas con puntos y nú- primero”, algunos participantes manifestaron que se
meros, a las que ocasionalmente se añaden gráficos. sentían más liberados. Las imágenes pueden ser más
Prácticamente no se dedica tiempo a debatir la forma ambiguas que las palabras, pero también consiguen
de llevar a cabo el análisis del problema. Los grupos mayor participación.
convergen rápidamente en uno de los diferentes mar- Una observación especialmente interesante sobre las
cos analíticos: causa y efecto, problema y solución, imágenes es que la “impresión dura más”. Los estudios
puntos a favor y puntos en contra, etc. indican que recordamos las imágenes durante mucho
Muchos participantes indican que estos marcos ana- más tiempo y de una forma mucho más exacta que las
líticos, sobre todo si se adoptan desde el momento ini- palabras. Como demostró R. Haber, los recuerdos de
cial, obstaculizan la exploración. La calidad y la pro- las imágenes, hasta de 1o.ooo imágenes mostradas a
fundidad del análisis se pueden ver sacrificadas en aras intervalos de un segundo, se acercan al 98%, capaci-
de la eficiencia del proceso. Los seminarios de “pen- dad que puede ser conectada a la evolución. Los seres
sar primero” promueven los argumentos lineales, humanos sobrevivieron gracias a que aprendieron a re-
racionales, de carácter relativamente categórico. Con gistrar las señales de peligro y seguridad de una forma
demasiada frecuencia, el resultado es una lista de de- rápida. La emoción, la memoria, el recuerdo y la esti-
seos que oculta los desencuentros en los diferentes mulación se agrupan de una manera potente en los
puntos. En otras palabras, en la práctica de “pensar pri- ejercicios de “ver primero”. Se puede comparar esta idea
mero” puede haber menos disciplina de la que cree- con un comentario que se hizo después de un semi-
mos. Pensar nos resulta demasiado fácil a todos. nario de “pensar primero”: “Dentro de 24 horas, no re-
Sin embargo, cuando el grupo tiene que elaborar cordaremos qué significa esto”.
una imagen, los miembros se ven en la obligación de De hecho, aunque muchos participantes no hayan
llegar a un acuerdo. Esto exige una mayor integración realizado un dibujo desde su época escolar, las obras
de las ideas. “Tuvimos que pensar más para hacerlo”, elaboradas en los seminarios de “ver primero” suelen
indica un participante. El ejercicio artístico “te obli- ser destacables. La creatividad fluye libremente entre
ga de verdad a captar la esencia del problema”, aña- los directivos, lo que sugiere que podrían tener ideas
de otro. Las personas plantean más preguntas en el más creativas en sus organizaciones de origen si uti-
ejercicio de “ver primero”; actúan de forma más ale- lizaran más frecuentemente símbolos diferentes de las
gre y creativa. palabras y los números.
“En el ejercicio de ‘pensar primero’ nos centramos Es posible que a nuestros grupos multiculturales les
en los problemas; en el de ‘ver primero’, en las solu- gusten los talleres de arte como forma de superar las

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barreras del idioma, pero los grupos de directivos de CUADRO 4


la misma empresa, país o idioma también responden
de manera positiva, como descubrió un participante Cuándo funciona mejor cada
británico que trabajaba en una empresa conjunta con
un socio estadounidense. El británico se reunió con su método de toma de decisiones
socio estadounidense unos cuantos días después de los “Pensar primero” funciona mejor cuando:
seminarios. “Estuvimos hablando sin entendemos du- • la cuestión está clara;
rante dos horas”, nos contó. Cuando sugirió que ela- • los datos son fiables;
boraran una imagen de sus preocupaciones comunes, • el contexto está estructurado;
fueron capaces de conectar. • los pensamientos se pueden concretar; y
Las representaciones improvisadas –“hacer prime- • se puede aplicar disciplina;
ro”– generan más espontaneidad. Los participantes res- como en un proceso de producción establecido.
ponden ante los demás de manera intuitiva y visceral,
por lo que dejan salir a la luz preocupaciones que que- “Ver primero” funciona mejor cuando
darían ocultas en la conversación e, incluso, en el ejer- • tienen que combinarse muchos elementos en
cicio de elaboración de una imagen. Por ejemplo, los una solución creativa;
enfrentamientos de poder se hacen evidentes en la for- • los compromisos para esas soluciones son la
ma de hablar y de andar de las personas. Aparecen el clave; y
humor, el poder, el temor y la ira. • las comunicaciones entre fronteras son
Weick ha sugerido que un elemento clave de la ac- esenciales;
ción eficaz de las empresas es la capacidad de per- como en el desarrollo de nuevos productos.
manecer abierto a las señales de los demás, incluso en
casos de extraordinaria presión. Cree que este interés “Hacer primero” funciona mejor cuando
por lo que hacen los demás es una capacidad que los • la situación es novedosa y confusa;
improvisadores, como los músicos de jazz, han depu- • surgen especificaciones complejas que bloquean
rado hasta el extremo. Las empresas que reconocen las el proceso; y
oportunidades para improvisar y que depuran las ca- • cabe la posibilidad de que unas reglas sencillas
pacidades necesarias para realizar esa improvisación permitan avanzar;
aumentan su capacidad de aprendizaje. En la impro- como, por ejemplo, cuando las empresas tienen
visación, las personas tienen que responder con una que hacer frente a tecnologías perturbadoras.
rapidez que elimina muchas inhibiciones. “Al tener
que actuar sin tiempo para reflexionar, los temores de-
saparecen”, dijo un participante. Otro añadió, después
de ver la interpretación de un colega que actuaba co- ¿Suficiente reflexión?
mo un cliente bancario frustrado: “La representación
puede ser impresionantemente verosímil”. Las consecuencias para nuestras empresas, grandes,
Por el contrario, las meras palabras –por no hablar formalizadas y obsesionadas con la reflexión, son ma-
de los números– parecen más abstractas y desconec- nifiestas: no se trata de abandonar la reflexión, sino de
tadas, al igual que las agregaciones de márketing son ponerla en el lugar que le corresponde, junto con la vis-
más abstractas que la experiencia de vender. La repre- ta y la acción. ¿No va siendo hora de que superemos
sentación saca a la luz lo que las palabras y los núme- nuestra obsesión por la planificación y la programación,
ros no son capaces de expresar; en realidad, saca a la y abramos las puertas a la acción emprendedora y a las
luz los problemas que causan las palabras y los nú- visiones? Un somero vistazo a las memorias empre-
meros. Eugéne Ionesco, el maestro del teatro del ab-
surdo, afirmaba: “Las palabras pueden expresar prácti-
camente cualquier cosa; en realidad, lo único que no
pueden expresar es la verdad lisa y pura”. O, como de-
No se trata de abandonar
cía Isadora Duncan, la pionera de la danza moderna: la reflexión, sino de ponerla
“Si pudiera decirlo, no tendría que bailarlo”. Por tan-
to, “hacer primero” facilita el baile que tanta falta ha-
en el lugar que le corresponde,
ce en muchas de las empresas actuales. junto con la vista y la acción

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sariales, a los mensajes de correo electrónico y a las reu- Esto deja entrever las ventajas de combinar los tres
niones empresariales pone de manifiesto que el arte es métodos. Para aprender, un grupo de la empresa pue-
algo que normalmente se reserva para las portadas de de abordar, en primer lugar, un nuevo asunto desde una
los informes o que se cuelga de las paredes de la em- perspectiva artesanal, vinculada a la acción; después,
presa. Cuando las empresas separan la reflexión de la para promover la imaginación, puede abordarlo desde
acción, quedando la primera reservada a las cabezas de el punto de vista del arte, que está vinculado a la visión;
unos potentes elaboradores y la segunda a las manos por último, para elaborar los programas, puede abor-
de unos ejecutores manifiestamente dóciles, los ela- darlo desde el punto de vista de la ciencia, que está
boradores renuncian a las ventajas de la experimenta- relacionada con la reflexión. En situaciones constan-
ción y del aprendizaje. temente cambiantes, el arte ofrece la panorámica o la
Cada uno de los métodos tiene sus propios puntos visión; la ciencia especifica la estructura o el plan; y la
fuertes y débiles (véase el cuadro 4). “Pensar prime- artesanía da lugar a la acción o a la energía. En otras
ro” funciona mejor cuando el asunto está claro, los da- palabras, la ciencia consigue que la empresa esté con-
tos son fiables y el entorno está estructurado; cuando trolada, el arte consigue conservar el interés y la arte-
las ideas se pueden concretar y se puede aplicar dis- sanía consigue que siga en marcha. Ninguna empre-
ciplina, como ocurre en un proceso de producción es- sa puede pasar sin los tres métodos. ¿No va siendo ho-
tablecido. ra, entonces, de superar nuestra limitada reflexión so-
“Ver primero” es necesario en los casos en los que bre la toma de decisiones? ¿No va siendo hora de ver
se deben combinar muchos elementos para elaborar otro punto de vista?
soluciones creativas y cuando el compromiso con
esas soluciones es esencial, como ocurre en la mayor
parte del desarrollo de nuevos productos. La empre- «Tres modelos para mejorar la toma de decisiones». © Sloan Management
sa tiene que apartarse de lo convencional, promover Review Association. Este artículo ha sido publicado anteriormente en MIT
Sloan Management Review con el titulo “Decision Making: It’s Not What You
la comunicación que cruce fronteras, superar los obs- Think”. Referencia n.O 1826.
táculos cerebrales y conseguir el compromiso de co-
razón, así como el de la cabeza.
“Hacer primero” es preferible cuando la situación
es novedosa y confusa, y es necesario aclarar las cues-
tiones. Esto suele ocurrir en los nuevos sectores o en
los viejos sectores que se encuentran en medio de una
revolución tecnológica. En tales circunstancias, las
especificaciones complejas suelen ser un obstáculo,
por lo que unas simples reglas de relación pueden ayu- Si desea más información relacionada
dar a las personas a avanzar de forma coordinada y es- con este tema, introduzca el código 14421
en www.e-deusto.com/buscadorempresarial
pontánea.

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