ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANIFICACION

PREPARACION
FINALIZACION

EJECUCION

1. Planificación

La planificación comienza con la elaboración de un plan, que orientará la ejecución de la

auditoría. Ese plan deberá presentar todas las actividades en una línea del tiempo, además
del alcance, con procesos, departamentos o productos que serán auditados.

En esta etapa también es importante que el auditor identifique toda la documentación

relacionada, tales como políticas o procedimientos de calidad. Aún en esta etapa, puede ser
elaborada la lista preliminar de las personas que serán entrevistadas. El tamaño,
complejidad y alcance de la organización a auditar en lo que respecta a su superficie, fuerza
y rango de productos..

Toda la información obtenida de esta manera permitirá al auditor conocer qué es lo que se
hace y planificar las actividades de la auditoría en función de la cantidad de trabajo a
desarrollar.

2. Preparación

Este es el momento en que los auditores podrán conocer un poco más sobre el SGQ de la
empresa, analizando más profundamente la documentación del sistema.
Es importante que cada miembro del equipo de auditoría esté preparado para la actividad,
con acceso al checklist de verificación. El checklist es fundamental para orientar al auditor
de modo que no se olvide ningún detalle a ser evaluado, así como para registrar las
constataciones y observaciones.

Presentarse a sí mismo y a su equipo, explicar el alcance de la auditoría y asegurarse de que

ésta es comprendida, incluyendo, determinación de la norma a usar como base de la
auditoría y acordar la secuencia de la realización, dando detalles del objetivo de la reunión
final.

3. Ejecución

La ejecución de las auditorías se da a través de la colecta de informaciones, que determinan

si el departamento en cuestión está siguiendo los estándares y procedimientos de control de
calidad establecidos. En esta fase, el auditor entrevista a las personas, haciendo preguntas y
tomando nota de las constataciones. De acuerdo con lo que sea constatado, los planes de
auditoría y checklists pueden tener su alcance expandido, y pueden ser sometidos a una
evaluación más profunda.

Es en este momento que serán registradas las no conformidades, o sea, situaciones que
ocurrieron en desacuerdo con el proceso y procedimiento estandarizado.

Mientras dure la auditoría, el jefe de equipo será responsable de asegurar varios aspectos:
se cubren todos los objetivos de la auditoría Se elaboran informes claros y precisos Todas
las desviaciones se basan en evidencias objetivas

4. Finalización.

Después de concluida la ejecución de la auditoría comienza el trabajo “real”. El equipo de

auditores se reúne para revisar las áreas problemáticas, y para determinar las
recomendaciones para corregir problemas de calidad. Esas informaciones compondrán el
informe de Resultados de la Auditoría.
Ese informe es un insumo importante para las reuniones estratégicas realizadas por los
liderazgos. Ayuda a evaluar los resultados y a definir cómo implementar las acciones de
mejora sugeridas por el equipo de auditores.

La reunión de cierre se desarrollará normalmente al final de la auditoría, pero si se está

utilizando el sistema de desviación/observación. A estas reuniones deberán asistir las
mismas personas convocadas a la reunión de apertura inicial.

CASO PRACTICO

En primer lugar es necesario preparar la auditoría adecuadamente realizando lo siguiente: -

Determinar las personas que participarán, el alcance, la metodología y los criterios que se
van a aplicar, y el programa previsto. -Realizar una revisión documental. - visita previa
para hacerse una idea más aproximada de lo que se va a auditar y si se necesita solicitar
información complementaria.

Después de la visita se elabora y envía un informe de auditoría que detalla todo el proceso
de preparación, su desarrollo y las conclusiones definitivas.