Universidad Abierta Para Adulto

Estudiante:
Laura Nebuloni González
Matricula:
15-9245

Facilitadora:
Yaquelyn Reyes

Asignatura:
Organizaciones de Grupos y Eventos

Tarea
1. Realización de las siguientes actividades:

Investiga cuál es el perfil de un organizador de evento y explica en las diferentes

áreas que puede trabajar una persona con este perfil.

Un organizador de eventos es un profesional con una sólida formación interdisciplinar

y un perfil multifuncional ya que va a desempeñar tareas muy variadas tanto en el
seno de la empresa, como en la organización del evento, y por tanto debe ser versátil y
con gran capacidad de adaptación al cambio, y una mente muy flexible

Las tareas de este profesional del ámbito de la publicidad y las relaciones públicas y la
comunicación tienen que ver con el “antes”, el “durante” e incluso el “después” de los
eventos corporativos.

1. Planificación del evento

El primer paso de su trabajo es el diseño. Teniendo en cuenta todas las opciones,

deberá valorar cuál será la mejor localización, decoración y comida. También es el
encargado de seleccionar los proveedores y servicios que subcontratará, así como los
perfiles de empleados y actores que tendrán presencia en el evento. Durante esta
primera tarea, el organizador trabajará también la lista de invitados, personas VIP o
ponentes.

Paralelamente también se tiene en cuenta la organización del tiempo concreto. En este

punto se analizan los días anteriores al acontecimiento. De esta manera, se puede
tener un control muy detallado sobre los imprevistos que puedan sorprender durante
el evento.

2. Plan de comunicación minucioso

Sabiendo que se trata de un perfil incluido en la publicidad y la comunicación, el

evento en sí debe tener un detallado plan de comunicación. Por eso, la segunda tarea
del organizador de eventos es la de diseñar este plan. Entre otros puntos, este
documento debe prever cómo se publicitará el acto, cómo se informará a los
asistentes más importantes y qué medios se hacen eco de él.

Por otro lado, si el evento que se está organizando lo requiere, será también el
organizador de eventos el encargado de la gestión comercial. Eso es, contactar y llegar
a acuerdos con los sponsors y patrocinadores necesarios. A modo de pequeño
resumen de este punto podríamos decir que un buen organizador de eventos es un
buen comunicador. Y maneja tanto la comunicación externa como la interna.
 3. Dirigir y coordinar a los actores implicadas

En un evento pueden llegar a participar muchas personas. El organizador de eventos

marca las guías y se encarga de dirigir y coordinar a todos estos actores implicados. Ya
sean proveedores, anfitriones, invitados o empleados.

No es una función fácil, pues para hacerlo de manera efectiva se deben tener
habilidades de dirección. Solo con ellas se puede organizar a varios perfiles tan
dispares al mismo tiempo. Una buena dirección es aquella que garantiza un buen
funcionamiento del evento.

4. Gestión de recursos

Durante la planificación del evento, el organizador tiene la obligación de estar encima

de los recursos disponibles. Es decir, ya sean económicos o humanos como
tecnológicos, creativos, gastronómicos… El control dependerá también del estudio
objetivo de los recursos, que es útil para diseñar acciones y elementos interventores.

En este punto es imprescindible tocar de pies a tierra: diseñar un acontecimiento

desproporcionado o sin un fondo para imprevistos sería todo un error.

5. Supervisión de la previa y ejecución del acontecimiento

El control y supervisión del desarrollo de los preparativos solo llegará cuando el

organizador de por finalizados el diseño y programación del acto. Este control es vital,
ya que será en este punto cuando el organizador podrá identificar problemas o
imprevistos para subsanarlos.

Cuando llegue la fecha del evento, la tarea principal de este profesional es la

supervisión de que el funcionamiento del evento va sobre lo programado. Además,
por supuesto, de controlar que todos los implicados ejercen su papel correspondiente.

Describe las funciones del personal que debe trabajar en un evento y las
funciones de cada uno.

1. Identificar el evento a desarrollar.

Se delinean las necesidades del cliente a través de una lista de servicios, agenda del
organizador y guía del evento.

Se plantea el objetivo del evento interpretando los requerimientos del cliente.

Se define claramente el tipo de evento (social, empresarial, cultural, deportivo, etc)
planteando el “event concept” (concepto de evento) de acuerdo a la temática del
mismo.
Se determina la magnitud del evento de acuerdo a la cantidad de asistentes, fecha,
objetivo y lugar.

2. Identificar la lista de materiales, herramientas, equipos, aparatos,

elementos y servicios necesarios.

Se evalúa los elementos y servicios que se necesitarán para cubrir el evento:
proyector, limpieza, seguridad, video y fotos, ambientación, catering, sonido, etc. de
acuerdo al objetivo planteado.

Se asegura los recursos materiales y técnicos necesarios para facilitar el correcto
desempeño de cada actividad y función a desarrollarse.

3. Presupuestar

Se plantean los servicios a contratarse (catering, recursos técnicos, recursos

humanos, etc) de acuerdo al evento planteado por el cliente a fin de solicitar
presupuesto a proveedores.

Se compilan los presupuestos de los proveedores de los servicios a contratar y

sumando los costos fijos se eleva presupuesto total del evento al cliente.

4. Efectuar la planificación el programa

Se evalúa la fecha de realización del evento por estacionalidad, feriados, días hábiles
y fechas especiales.

Se detallan las actividades y se les da un tiempo para cumplirlas de acuerdo a la

calendarización del organizador.

Se coordina con el cliente la secuencia de trabajos y tareas para realizar agenda y
cronograma de organización dando la oportunidad de corregir errores.

Se elabora una guía de actividades y check list (lista de chequeo) para el control de la
planificación y organización del evento

Se evalúa los recursos humanos necesarios para la realización del evento y se
determinan las funciones y áreas de trabajo.

Se realiza el timing dando un orden cronológico a cada actividad dentro del evento