UDEO, San Martín

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Balance de comprobación

El balance de comprobación, también llamado balance de sumas y saldos refleja

el saldo de todas las cuentas que posee la empresa durante un periodo
determinado. Es el balance que muestra los saldos deudores y los saldos
acreedores de las cuente pertenecientes a una sociedad.

Por lo general, la lista de un balance de comprobación se prepara al final de un

período contable para ayudar en la elaboración de los estados financieros.

Los saldos del libro mayor son segregados en los saldos de débitos y créditos. Las
cuentas de activos y gastos aparecen en el “Debe” del balance de comprobación,
por otra parte, los pasivos, cuentas de capital y de ingresos aparecen en el lado
de crédito.

Si todos los asientos contables se registran correctamente y todos los saldos del
libro mayor se extraen con precisión, el total de todos los saldos deudores que
aparecen en el balance general tienen que ser igual a la suma de todos los saldos
acreedores.

Objetivos de un Balance de Comprobación

Un balance de comprobación actúa como el primer paso en la preparación de los

estados financieros. Es un documento de trabajo que los contadores utilizan como
base.

Asegura que los asientos contables correspondientes se han registrados en los

libros, de acuerdo con el concepto del sistema de partida doble en la contabilidad.
Si los totales del balance de comprobación no concuerdan, las diferencias pueden
ser investigadas y resueltas antes de que se preparen los estados financieros. El
proceso de rectificación de errores básicos puede ser una tarea extensa.

Este informe de contabilidad asegura que los saldos de las cuentas se extraigan
con precisión de los libros contables. Además, ayuda en la identificación y
corrección de errores.

Ejemplo

Limitaciones de un balance de comprobación

Un balance de comprobación sólo confirma que el total de todos los saldos

deudores coincide con el total de todos los saldos de crédito, incluso los totales de
esta balanza pueden concordar, a pesar de los errores. Un ejemplo sería una
entrada de débito incorrecta siendo compensada por una entrada de crédito igual.

Del mismo modo, este informe de contabilidad no da ninguna prueba de que

ciertas transacciones no han sido registradas en lo absoluto, porque en tal
caso, el débito y crédito de una transacción serían omitidas, causando
los resultados de un balance de comprobación que todavía coincide.

Esto tipos de errores de contabilidad y sus efectos sobre la balanza de

comprobación se detallan en profundidad en el apartado de las cuentas de orden.
¿Cómo se prepara un balance de comprobación?

Los siguientes pasos están involucrados en la preparación de un balance de

comprobación:

Todas las cuentas mayores se cierran al final de un período contable.

Los saldos del libro mayor se publican en la balanza de comprobación.

El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización

en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de
preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite
confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que
el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una
contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado
a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde
los números, pero no en la práctica.

Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para

visualizar la lista del total de los debitos y de los créditos de las cuentas, junto al
saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen básico de un estado financiero.

No obstante, tenemos que resaltar que dentro del ámbito de la contabilidad y

gestión financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra
serie de balances, además del citado de comprobación. En concreto, también se
tiene que llevar a cabo la elaboración de los balances de situación, de pérdidas y
ganancias o el abreviado.

De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro
objetivo mostrar en todo momento la situación económica por la que está
atravesando la empresa en cuestión. El segundo, como su propio nombre indica,
es con el que se conoce si aquella tiene bien pérdidas o bien beneficios. Y
finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas
pérdidas y ganancias de una PYME (Pequeña y Mediana Empresa).
El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización
en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de
preparar las cuentas anuales.

El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la

empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea
correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el
caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho
pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.

Además de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo
balance de comprobación tiene que contar con una estructura clara, concisa y
fácilmente comprensible. De esta manera, se establece que siempre aquel tiene
que contar con los siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas
debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber.

Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al
balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboración que se compone de
dos pasos básicamente: el realizar todas las sumas para cada cuenta de las
anotaciones, tanto las del deber como las del haber, y lograr el correspondiente
saldo para los dos mencionados apartados también.

Es decir, la elaboración de un balance de comprobación comienza con la

realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe
como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la
diferencia entre él debe y el haber). Por último, las sumas y los saldos obtenidos
se trasladan al balance. Por lo general, el balance de comprobación es un
documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste
pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin necesidad de
arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales.
UDEO, San Martín

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Creación de la información contable

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que

recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y
posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena

y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar

las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que
esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los
propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la

dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que
debe permitir la toma de decisiones.

Es conveniente crear un sistema de información contable más detallado y preciso

que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y
ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el
momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las
transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres
aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.
Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada
de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de
negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el
trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación
estratégica".La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en
principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los
entes creen valor.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de

información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos
básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra
la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

 Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar

un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos
económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones
que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar
en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a
una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente,
no todos loseventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente
en términos monetarios.

 Clasificación de la información: un registro completo de todas las

actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe
 clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones
a través de las cuales se recibe o paga dinero.

 Resumen de la información: para que la información contable utilizada por

quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una
relación completa de las transacciones de venta de una empresa como
Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a
leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la
información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes
de almacén necesitaran la información de ventas resumida por
departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la
información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el
proceso contable incluye algo más que la creación de información, también
involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y
también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades
financieras de la empresa.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,

flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema
de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la
empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientosque usa un
negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la
exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información
cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con
la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en
particular.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe

ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información
sea comparable.

 La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

 La información es útil cuando es pertinente y confiable.

 La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor

de predicción y es oportuna.

 La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en

la cual represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La

contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios:
propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los
términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de
todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su
progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en
todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y
presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar
información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir
una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las
grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las
agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las
ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para
controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial
para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un
programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto
conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos
que les impone la sociedad.

Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la

información contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posición
de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,
probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en
estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar

los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de
transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales
recursos y el resultado obtenido en el periodo.

 Predecir flujos de efectivo.

 Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de

los negocios.

 Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

 Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad

económica representa para la comunidad.

PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

El sistema información contable tiene como base a un conjunto de datos a los que
se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que debe
cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y oportuna. .

a) Utilidad.- Una de las características de la información contable es la de

adecuarse al propósito del usuario. La utilidad de dicha información estará en
función de su contenido y de su oportunidad.

. Contenido.- La información contable debe tener la capacidad de representar

simbólicamente la organización y su evolución, su estado en diferentes estadios
temporales, así como los resultados de su operación, por la relevancia, veracidad
y comparabilidad, de la información.

. Oportunidad.- La información contable debe llegar oportunamente a manos del

usuario, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la
organización.

b) Confiabilidad.- El proceso de cuantificación contable, o sea la operación del

sistema debe ser estable, objetivo y verificable.

. Estabilidad.- Nos indica que su operación no cambia con el tiempo y que la

información que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas
para la captación de los datos, su cuantificación y su presentación.

. Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo

satisfacer la característica de veracidad en la información que el usuario requiere,
cumple con la objetividad necesaria.

. Verificabilidad.- Cualquier operación del sistema puede ser comprobada por una
repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes.

c) Provisionalidad.- Significa que la información contable no representa hechos

totalmente acabados ni terminados. Esta característica, más que una cualidad
deseable, es una limitación a la precisión de la información.
UDEO, San Martín

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Apertura Contable

La apertura contable, o apertura de la contabilidad, se realiza al iniciarse las

actividades por parte de la empresa, cuando se constituye, o al principio del
ejercicio económico, si la empresa ha venido ya desarrollando una actividad en
ejercicios precedentes. Supone la apertura, o reapertura, si no es la primera vez,
de los libros de contabilidad y se lleva a cabo a través del denominado "asiento de
apertura”, (si la empresa ya existía) o "asiento de constitución" (para empresas de
nueva creación).

El asiento de apertura se formará cargando las cuentas de activo y abonando las

de patrimonio neto y pasivo, es decir, reabriendo las cuentas que tiene la empresa
en ese primer momento del periodo. A estos efectos, hay que considerar que las
cuentas correctoras de activo (amortizaciones y deterioros) deben figurar con
saldo acreedor. Con este asiento se consigue dar de alta, tanto en el Libro Diario
como en el Libro Mayor, los elementos de partida con los que cuenta la empresa,
así como su valoración. Cuando la empresa ya está creada, esos elementos son
los mismos que aquellos con los que terminó el ejercicio anterior. De este modo
queda separado un ejercicio económico de otro se inicia un nuevo ciclo contable.
Por otro lado, si la empresa se acaba de constituir, la contabilidad se inicia con el
asiento de constitución, que registra por el Haber importe de las aportaciones al
capital del empresario o de los accionistas y por él Debe la materialización o
destino de dicho capital.

Desde el punto de vista práctico, a la hora de realizar el asiento de apertura

pueden darse las siguientes posibilidades:
  - Que la empresa no existiese anteriormente (se constituye una sociedad
nueva y, por tanto, no hay balance inicial). En estos casos, el asiento de
apertura suele ser muy sencillo, pues básicamente se cargarán cuentas de
tesorería (caja o bancos) por las aportaciones de los socios, u otras cuentas
de activo cuando las aportaciones sean no dinerarias, abonándose a capital

 - Que la empresa ya exista y la contabilidad se lleve a través de un

programa informático, o incluso manualmente, en cuyo caso el asiento de
apertura -inverso al de cierre- se realiza de forma automática, o sistemática,
al comenzar un nuevo ciclo/ejercicio contable (véase “Ciclo contable”).
Considerando el cierre de la contabilidad como una operación en la que se
detiene momentáneamente el registro de nuevas operaciones para ofrecer
una visión del patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus
resultados, en un momento concreto del tiempo, la apertura es reanudar el
registro de operaciones en un nuevo ejercicio económico-contable
partiendo de la situación en la que se terminó el ejercicio anterior.

La estructura general de un asiento de apertura es la siguiente:

Partidas Debe Haber

Cuentas de Activo Importe

Cuentas de Patrimonio neto Importe

Cuentas de Pasivo Importe

 - En el caso excepcional de que una empresa que lleva tiempo operando en

el mercado no haya registrado con anterioridad sus operaciones, en cuyo
caso se parte contablemente de cero, pero con el agravante de que la
empresa ya ha realizado multitud de operaciones, ha hecho compras,
tendrá deudas, habrá realizado pagos, etc. Para que se pueda realizar el
asiento de apertura será necesario elaborar un inventario valorado de todo
lo que tiene la empresa en ese momento. Para ello, es de vital importancia
 contar con el apoyo de documentación que haya servido de soporte para
las operaciones, como pueden ser facturas, letras de cambio, contratos,
extractos bancarios, .La realización de este inventario supone un trabajo
laborioso donde habrá que:

· Determinar los elementos que han de inventariarse, es decir, hacer un listado

detallado de todos sus bienes, derechos y deudas.

· Clasificarlos y ordenarlos.

· Dar una valoración económica de todos ellos.

Se podría decir que un inventario es similar a un balance de situación, pero

más desagregado. Una vez elaborado el inventario, éste servirá de base para
la realizar el primer asiento en el Libro Diario, es decir, el asiento de apertura.
UDEO, San Martín

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Compras y ventas, sueldos y salarios

La compra y venta de mercancías en empresas no es la misma que en la

economía familiar. En la economía familiar normalmente compramos al momento
de adquirir la compra pero en las empresas sucede de otra forma: si compramos
mercancías pagamos la compra unos días después; si vendemos mercancías
cobramos esta venta unos días después.

Esta compra y venta de mercancías no las anotaremos como un elemento de

activo. Tendremos que considerar toda compra como una pérdida y toda venta
como una ganancia. En el vídeo explico más detalladamente cómo anotar la
compra y venta de mercancías. Además, pondré ejemplos para que lo entendáis
mejor.

En la web os he dejado unos ejercicios imprimibles con sus soluciones para que
practiquéis lo aprendido en la lección de hoy.

Son los pagos que realizó la unidad económica para retribuir el trabajo ordinario y
extraordinario del personal dependiente de la razón social, antes de cualquier
deducción retenida por los empleadores. Incluye: aguinaldos, comisiones sobre
ventas que complementan el sueldo base, primas vacacionales, bonificaciones,
incentivos, gratificaciones, bonos de productividad y crédito al salario. Excluye: los
gastos en pasajes y viáticos, alimentación y en general los gastos reembolsables
al trabajador; los pagos al personal que no depende de la unidad económica y que
cobró exclusivamente con base en honorarios, comisiones o igualas; y los pagos
que la unidad económica realizó a otra razón social por concepto de suministro de
personal, pensiones y pagos por despido o terminación de contrato.
Es el conjunto de normas y procedimientos tendientes a establecer o mantener
estructuras de salarios equitativas y justas en la organización, con relación a:

Los salarios con respecto a los mismos cargos de la propia organización (equilibrio
interno de salarios). Se logra mediante la evaluación y la clasificación de cargos,
sobre un programa previo de descripción y análisis de cargos.

Los salarios con respecto a los mismos cargos de otras empresas que actúan en
el mercado de trabajo (equilibrio externo). Se logra mediante la investigación de
salarios.

Con esta información se define una política salarial, que es un aspecto particular y
específico de las políticas generales de la organización.

Remunerar a cada empleado de acuerdo al cargo que ocupa

Recompensarlo adecuadamente por su desempeño y dedicación

Atraer y retener a los mejores candidatos para los cargos, de acuerdo con los
requisitos exigidos para su adecuado cubrimiento

Ampliar la flexibilidad de la organización dándole los medios adecuados para la

movilidad del personal, racionalizando las posibilidades de desarrollo y de carrera

Obtener de los empleados la aceptación de los sistemas de remuneración de la

empresa

Mantener equilibrio entre los intereses financieros de la organización y su política

de relaciones con los empleados

Administración de los salarios – Que es la correcta administración de los salarios y

los objetivos que se pretenden alcanzar con la administración de los salarios.

La administración de los salarios de los trabajadores busca determinados

objetivos, y cumplir con ellos es la principal razón de su existencia. Por eso,
vamos a comentar cuáles son los principales objetivos que pretende lograr la
administración de los salarios en la empresa.

Conseguir personal cualificado. Las compensaciones del salario deben ser

suficientes como para conseguir que personal cualificado entre a trabajar en la
empresa, para competir en el mercado laboral para conseguir el mejor personal
cualificado y que estas personas prefieran entrar en la empresa y no en otra, el
salario es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta aunque no el
único.

Garantizar la igualdad en la empresa, tanto igualdad interna como externa. Esto

significa que debe haber una igualdad de salarios entre los trabajadores de la
empresa en sus puestos y además debe haber una igualdad con respecto a los
trabajadores de otras empresas, de manera que un trabajador en la empresa no
sienta que cobra menos que si lo hiciera en otra desarrollando el mismo puesto.

Retener y fidelizar a los empleados actuales. Se debe prevenir que los empleados
abandonen la empresa y los altos índices de rotación, y para ello hay que crear
una correcta política salarial.

Conseguir un buen desempeño en el trabajo. El pago debe ir también en función

del puesto y de las responsabilidades que asume el trabajador, siendo así que si
el salario es insuficiente también el desempeño puede acabar decayendo. Una
buena política de salario y compensaciones es muy importante para lograr el
mejor desempeño en el puesto de trabajo.
UDEO, San Martín

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Cuenta personal, caja chica

La caja chica se define como un fondo de una cantidad determinada del cual se
extraen los fondos para los gastos de pequeñas cuantía. También se le denomina
caja menor. En toda empresa (pública o privada) se asignan recursos dinerarios
para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual. Se trata,
de esta manera, de afrontar situaciones cotidianas urgentes que, precisamente por
su carácter de inmediatez, no pueden seguir los trámites habituales de
autorización de gastos. Además, se trata de operaciones de poca cuantía que
deben resolverse rápidamente para lograr agilidad en la gestión y evitar perjuicios
mayores. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos. Cada
institución determinará su monto máximo.

Dentro de este tipo de operaciones podemos poner ejemplos, como el pago de

fotocopias, el envío de documentación urgente, reposición urgente de material de
oficina, etc. Se trata de situaciones que requieren una resolución inmediata y pago
en efectivo. Generalmente hay una persona que es el responsable del manejo de
la Caja Chica. Este encargado ha de exigir los comprobantes de gastos, que se
han de justificar y registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas. Estos
gastos se pueden descontar del total de ingresos, como cualquier otro gasto,
especialmente con fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja
Chica, puedan ser objeto de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado
control de los gastos y un registro sistematizado.

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone

constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los
hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada
para efectos operativos. En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta
corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace
con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos
casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las
oficinas centrales.
Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La
creación del fondo y el reembolso. El fondo debe ser creado con un valor que sea
el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones,
tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea
creado.
En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 500.00 y
en caso de ser un fondo de cuenta corriente el monto podría ser entre $ 5000.00 a
$ 9,000.00 dolares.

El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización,

tomando en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA
pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido
mas 60 días adicionales). La empresa puede crear los fondos que sean
requeridos, lo mejor podría ser uno por cada departamento, si es que realmente
son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo
y hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare
por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que
pueda surgir en el futuro.
Contablemente quedaría de la siguiente manera:

CÓDIGO PARTIDA No. DEBE HABER

1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00
1101.01.01 Caja Chica
1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00
1101.02.01.01 Citibank- cuenta corriente
TOTALES $ 500.00 $ 500.00
NORMATIVA MÍNIMA A CONSIDERAR.
1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el
respectivo comprobante.
a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las
compras, deberá el encargado de obtener un vale de caja chica o recibo
provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las
facturas o comprobantes respectivos y eliminar el vale provisional.

2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene
autorizado el jefe del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma,

3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.

4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.

5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito

como pagos de caja chica.

6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas

de la siguiente manera:
a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán
remesados a la cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.
UDEO, San Martín

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Devoluciones y rebajas sobre compras

En la contabilidad, las devoluciones y descuentos son los aspectos de las

operaciones de venta. A fin de mantener relaciones con los clientes, las empresas
le permiten a estos devolver la mercancía insatisfactoria y dar descuentos -
rebajas- en determinadas situaciones. Los márgenes de ganancias se ven
afectados por las devoluciones y descuentos, pero la satisfacción del cliente lleva
a un aumento de las ventas futuras.

Devoluciones de ventas

Los asociados de ventas procesan las devoluciones a petición de los clientes

individuales, por lo general debido a defectos de la mercancía. Cada empresa
tiene la libertad de elegir su propia política de devolución, que establece el número
de días después de la compra en que un artículo se puede devolver, en qué
condiciones debe estar el artículo para una devolución y si se requiere el recibo
original para su procesamiento. La condición del artículo determina si se devuelve
al inventario o si se considera una pérdida.

Previsiones de ventas

Las rebajas de ventas se utilizan para descartar elementos en ciertas

circunstancias. A veces, un elemento está ligeramente dañado, pero todavía se
puede vender con un descuento y a veces un cliente insatisfecho puede ser
pacificado con la oferta de un descuento en el precio de venta del artículo. En
determinadas circunstancias, los artículos pueden tener un descuento por debajo
del costo, lo que resulta en una pérdida neta para la empresa, en otras ocasiones
un descuento simplemente puede resultar en un beneficio reducido.
Buena voluntad del cliente

Las devoluciones y descuentos comerciales pueden reducir el margen de

beneficios de una empresa, pero la buena voluntad extendida a los clientes
fomenta la lealtad a la marca que en realidad puede aumentar la retención de los
clientes y por lo tanto, las ganancias en el largo plazo. Cada empresa debe decidir
libremente la forma de extender tales cortesías, una decisión que se basa en los
márgenes iniciales de lucro. Si una empresa sólo hace un pequeño porcentaje de
ganancias por artículo, puede decidir recurrir a una política estricta de
devoluciones y descuentos.

Contabilización de devoluciones y rebajas

Los artículos devueltos que pueden ser revendidos son devueltos al inventario
acreditando la cuenta de inventario y debitando la cuenta de efectivo. Las grandes
empresas hacen un asiento contable por un día entero en lugar de registrar cada
transacción individual. Cada negocio presupuesta una cantidad para descuentos
en ventas para cada período contable y crea una cuenta de contra-ingresos para
realizar un seguimiento a los descuentos diarios. Cada descuento o grupo de
descuentos se debitan de la cuenta de contra-ingresos y se acreditan en la cuenta
de ingresos de ventas.

Razones para devoluciones sobre compras

Puede haber diversas razones por las cuales una empresa solicite una devolución
sobre una compra. En cualquier caso, las políticas de devolución de los
proveedores deben ser muy claras, para que el comprador sepa sobre qué
situaciones puede reclamar.

A continuación se describirán los motivos más comunes para hacer devoluciones

de compras:
Falla en el producto

Es posible que una empresa solicite un pedido específico de productos y éstos

presenten fallas, bien sea en cuanto al funcionamiento o en cuanto a la estética
del producto en cuestión.

Puede ocurrir que sean todos los productos comprados los que tengan
características defectuosas, o sólo una parte del lote recibido.

Y también existe la posibilidad de que las fallas de los productos no sean las
mismas en cada unidad, sino que sean defectos distintos.

Por ejemplo, una tienda de instrumentos musicales solicita a su proveedor de

saxofones un pedido de 1000 saxofones tenores.

Cuando los recibe, observa que de los 1000 saxofones sólo 800 están en óptimo
estado: 100 tienen rasguños en la superficie, otros 70 tienen llaves defectuosas y
a 30 les falta la caña de la boquilla.

Entonces, el dueño de dicha tienda puede hacer una devolución sobre la compra
de los 200 saxofones que recibió en estado deficiente.

Envío de productos errados

Una devolución sobre una compra puede hacerse cuando el comprador recibe
productos distintos de los solicitados al proveedor.

Se considera un producto errado cuando se reciben los elementos pedidos, pero

con características distintas de las solicitadas (diferencias en cuanto a colores,
tallas, dimensiones, texturas, etc.).

También existe la posibilidad de recibir productos que forman parte de la misma

clasificación de los solicitados, pero no son los que se han pedido (solicitar clavos
y recibir tornillos, o comprar camisetas y recibir suéteres).

Las devoluciones sobre compras deben tomarse en cuenta en la contabilidad de

una empresa por varias razones.
En primer lugar, porque forman parte de los movimientos de ventas de una
empresa, aun cuando efectivamente no se ha hecho ninguna compra, porque se
ha devuelto la mercancía.

Y en segundo lugar, es importante identificar las razones por las cuales se llevan a
cabo dichas devoluciones.

Éstas pueden darse por distintos motivos, tal como se ha descrito anteriormente, y
conocer estos motivos dará información importante sobre la empresa, el
comportamiento de la clientela, la efectividad de los proveedores, entre otros
datos.

Las devoluciones sobre las compras se ven reflejadas en las ventas brutas
(montos totales relacionados con las ventas realizadas en un período
determinado), y no en las ventas netas (lo que se genera luego de restar
descuentos y otras deducciones a las ventas brutas).
UDEO, San Martín

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Devoluciones y Rebajas sobre Ventas

Devoluciones. Se consideran que cada una de éstas se debe de analizar las

causas por las que se dieron como puede sé que el producto esté defectuoso o
averiado, mal manejo por parte de área de distribución en el transporte o
descarga, el cliente hizo mal uso del producto, entre otras.

Rebajas. Se puede establecer esta estrategia a través de promociones, productos

por temporada, compra por volumen, y en caso de que proceda si es producto
está fuera del ciclo de ventas o es mercancía que no se considere terminada en
buen estado. Esta cuenta registra las disminuciones y los aumentos relativos a la
operación de ventas de mercancías de la entidad, las que constituyen su actividad
o giro principal, ya sean al contado, a crédito o con documentos. Registradas a
precio de venta. Es común encontrar en la práctica que el monto de las
devoluciones y rebajas sobre ventas se disminuya del monto de las ventas y de
esta forma se presente un dato de ingresos o ventas netas, lo cual se considera
tiene el mismo efecto que si tales devoluciones o rebajas sobre ventas fueran
manejadas como deducción, ya que en ambos casos se reduce el monto de la
utilidad del período.

El criterio anterior es correcto, desde ese punto de vista, tal y como se puede
apreciar en el siguiente cuadro:

NETO DE
DEDUCCION
INGRESOS

Ingresos 1,000 1,000

Devoluciones y descuentos 100 0
Ingresos Netos 900 1,000

Deducciones 600 600

Devoluciones y descuentos 100

Suma deducciones 600 700

Utilidad Fiscal 300 300

Como es posible observar, la utilidad al final es la misma sea que las devoluciones
y rebajas sobre venta se consideren una deducción de los ingresos, o sea que se
disminuya directamente de los ingresos.

Sin embargo, tal criterio si tiene una repercusión en el cálculo del coeficiente de
utilidad para fines de los pagos provisionales de ISR, tal y como se aprecia en el
siguiente cuadro:

NETO DE
DEDUCCION
INGRESOS

Utilidad Fiscal 300 300

Ingresos Nominales 900 1,000

Coeficiente de Utilidad 33% 30%

Bajo el criterio de considerar a las devoluciones y rebajas sobre ventas como una
deducción de los ingresos, se obtiene un coeficiente de utilidad menor a que si
tales montos se toman netos de los ingresos, por lo que entonces es conveniente
dejar la costumbre o práctica común de “netear” de los ingresos las devoluciones o
rebajas del periodo, y en vez de ello manejarlas como una deducción, situación
que además es correcta ya que la fracción I del artículo 25 de la Ley del ISR
contempla como una deducción autorizada a las devoluciones que se reciban o los
descuentos o bonificaciones que se hagan en el ejercicio.
UDEO, San Martín

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Descuentos sobre compras

Los descuentos sobre compras son reducciones de costos, es decir, lo contrario a

la idea de muchos contadores de clasificarlos como productos financieros.

El aprovechar un descuento en la compra de mercancías no constituye un ingreso

realizado, solo un ahorro. La utilidad se realizará cuando se venda el producto a
un precio superior a su costo.

Una recomendación dada en años recientes aconseja registrar las compras al

precio neto, o sea, ya con el descuento incluido.

Cuando se sigue este criterio no quedara una constancia de los descuentos

aprovechados, si bien, esto facilita el registro y manejo de auxiliares por otro lado
en nada favorecerá a la administración por carecer de información referente a los
descuentos aprovechados y poder compararlo contra los que no se aprovecharon.

Un descuento no aprovechado del 2% por utilizar el dinero ajeno 20 días

representa aproximadamente un 36% de ingreso anual.

De igual forma, los descuentos por pronto pago otorgados a los clientes
representan un costo financiero muy elevado, pero en tiempos modernos los
contadores han pugnado por presentarlos deduciendo a las ventas totales para
obtener la cifra de ventas netas.

Con base en lo anterior lo recomendable es que los descuentos sobre compras se

detallen para obtener las compras netas y los descuentos a clientes formen parte
de la determinación de las ventas netas.
Los nuevos marcos técnicos normativos contables establecen claramente el
tratamiento de los descuentos en compras, los cuales son tratados como menor
valor del costo. Si el descuento se negocia con posterioridad a la operación de
compra, tiene efectos en resultados.

Los nuevos marcos técnicos normativos contables establecen claramente el

tratamiento de los descuentos en compras. Las normas contables anteriores
requerían que estos descuentos se trataran como un ingreso, mientras que las
nuevas normas contables establecen que deben reconocerse como menor valor
del costo. Cuando se compran inventarios, la entidad debe reconocer el activo una
vez se cumpla la definición establecida en el marco conceptual, esto es, cuando
se obtengan los riesgos y ventajas significativos del activo. En ese momento, la
entidad debe medir el inventario al costo.

Ejemplo

Saver Consultores adquirió inventarios el 1 de enero de 2018 por un valor de

$100.000.000. El proveedor le concedió 90 días de plazo para pago y, además, en
el momento de la compra acordó con la empresa un descuento financiero
condicionado, de tal forma que, si el pago se realiza en los primeros 20 días, la
entidad obtendría un descuento del 10 % sobre el valor del pedido.

El valor de los descuentos obtenidos por la entidad a lo largo del período es

relevante en comparación con las utilidades antes de impuestos. En este caso, la
entidad debe reconocer el costo de la mercancía adquirida por $90.000.000,
correspondiente al costo ($100.000.000) menos el descuento ofrecido por el
proveedor ($10.000.000). La cuenta por pagar se reconoce por el mismo valor.

Si la entidad no paga la factura dentro de los 20 días acordados para obtener el

descuento por pronto pago, debe reconocer un gasto correspondiente al mayor
valor que debe pagar $10.000.000 y la contrapartida es un mayor valor de la
cuenta por pagar al proveedor. De esta forma, el pasivo alcanza un valor de
$100.000.000, igual al que la entidad debe pagar
UDEO, San Martín

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Descuentos sobre ventas

Un descuento de ventas es un bono promocional que se ofrece a un cliente que

paga una factura inicial. Una factura le proporcionará información sobre la
posibilidad códigos descuentos y su monto para que los clientes puedan decidir si
toman ventaja de la promoción.

En un ejemplo sencillo de un descuento de ventas, una compañía de gas natural

puede ofrecer a sus clientes tres por ciento de descuento en su factura si se paga
dentro de los primeros 10 días de cobro. La factura tendría una lectura de la nota 3
/ 10, n/30. Esto informa a los clientes que pueden tomar los descuentos por pagar
dentro del tiempo establecido de la promoción o pueden optar por pagar la factura
en su totalidad dentro de 30 días.

Las empresas pueden utilizar códigos descuentos en las ventas en una gran
variedad de maneras. Para los vendedores, hay un deseo de resolver facturas de
forma rápida para generar ingresos. Las empresas necesitan dinero para financiar
actividades adicionales, pagar por los gastos generales, y manejar otros gastos
que puedan surgir.

En los sitios web también hay gran cantidad de códigos descuentos. De esta
forma, se intenta atraer a nuevos clientes por medio de internet. Los códigos
descuentos por medio de la web pueden ser códigos que se imprimen o que se
ingresan a una plataforma de dicha página web para recibir los beneficios de
dichos descuentos.
Si un descuento de ventas está disponible, la empresa generalmente imprime en
las facturas y los informes financieros. Los consumidores al hacer compras
grandes deben preguntar acerca de una promoción de ventas. En los hospitales,
por ejemplo, los clientes que pagan con dinero en efectivo a menudo reciben
descuentos si pagan en los primeros 10 días, en lugar de esperar hasta el final del
período de facturación.

Algunos servicios ofrecen ofertas similares, según otros proveedores de bienes a

crédito, donde el cliente paga después de la recepción en lugar de pagar por
adelantado.

La cantidad de los descuentos de ventas varía dependiendo de la compañía y el

producto. De uno a tres por ciento son los descuentos comunes pero en algunas
ocasiones una empresa puede ofrecer más. Para los clientes que regularmente
gastan grandes cantidades de dinero, puede ser posible negociar un descuento a
cambio de un aumento de las compras.

Las empresas a menudo están ansiosas de conservar la lealtad del cliente cuando
se trata de la repetición de pedidos grandes y pueden estar muy dispuestas a
discutir más opciones de descuentos con los clientes interesados.
UDEO, San Martín

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Usuarios de la información contable

El usuario general de la información financiera puede clasificarse de manera

significativa en usuarios internos y usuarios externos. Esta clasificación nos
permite referirnos a la clasificación de la contabilidad. Es un sistema de
información contable financiera, en función de usuarios internos, tales como los
propietarios o socios de la misma, directivos o gerentes de la empresa, empleados
y cuyo carácter es opcional, empleando además para su funcionalidad una base
predeterminada. Es un sistema de información contable financiera, dirigida a los
usuarios externos tales como: usuarios externos relacionados con la empresa
(Clientes, proveedores, bancos e instituciones de crédito, inversionistas,
prestamistas); usuarios externos que potencialmente pueden relacionarse con la
empresa(Analistas financieros, otros empresarios, consumidores) y usuarios
institucionales y de la administración pública(sindicatos, gremiales empresariales,
el gobierno y sus dependencias públicas, seguridad social), en función de aplicar
su legislación local y las NIIF y cuya base generalmente es histórica.

El Consejo del IASC, estima que los estados financieros, así preparados, cubren
las necesidades comunes de la mayoría de los usuarios. Esto es porque cada tipo
de usuario en particular toma decisiones de carácter económico como por
ejemplo:

1- Tomar decisiones si adquirimos, conservamos o vendemos acciones o

derechos de capital.
2- Considerar desde una óptica financiera la evaluación de la gestión
administrativa de poder asumir riesgos que beneficien la situación económica de la
entidad.

3- Evaluar la capacidad de la empresa para solventar de una manera natural el

pago de la carga laboral y suministrar beneficios adicionales a sus empleados.

4- Evaluar el nivel de seguridad en la protección de los fondos prestados a la

empresa.

5- Asimilar la carga impositiva en función de las políticas tributarias de cada país

en particular.

6- Establecer el monto de las utilidades distribuibles y los de dividendos que se

consideren pagar.

7- Tomar como base datos estadísticos de carácter macroeconómicos, que

permitan a la empresa poder establecer parámetros de actuación.

8- Regular las actividades de la empresa en casos particulares o puntuales.

Dentro de la satisfacción del usuario interno/externo de la información financiera

tenemos las siguientes:

a) Inversionistas – Prestamistas.

Los suministradores de capital de riesgo y sus asesores están preocupados por el

riesgo inherente y por el rendimiento que van a obtener de las inversiones, por lo
tanto, necesitan información que les ayude a determinar si deben adquirir,
mantener o vender. Los accionistas están también interesados en la información
que les permita evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos.

b) Empleados.

Los trabajadores en general, y las agrupaciones sindicales están interesados en la

situación financiera de la empresa (estabilidad), en su rentabilidad y capacidad
para responder al pago de sus remuneraciones y otros beneficios.
c) Financistas.(Bancos-Instituciones de Crédito.)

Los proveedores de recursos ajenos a los propietarios de la entidad están

interesados en la información que les permita evaluar la capacidad de la misma
para pagar los préstamos y sus correspondientes intereses, en los plazos
convenidos.

d) Proveedores y otros acreedores comerciales.

Están interesados en la información que les permita determinar si los montos que
se les adeudan serán pagados a su vencimiento por un período más corto que el
que interesa a un financista, a menos que dependan de la continuidad de la
entidad por ser un cliente importante.

e) Clientes.

A los clientes les interesa disponer de la información acerca de la continuidad de

la empresa, especialmente cuando tienen compromisos a largo plazo o dependen
comercialmente de ella.

f) Organismos públicos.

Las entidades gubernamentales están interesadas en la distribución de los

recursos y, por lo tanto, por el desempeño de las empresas.

También requieren de la información destinada a regular la actividad de las

empresas, fijar políticas tributarias y utilizar esta información para preparar sus
estadísticas nacionales macroeconómicas y otras.

g) Público en general.

Todas las personas, directa o indirectamente, están afectadas por la actividad de

las empresas y pueden requerir información acerca de su desarrollo, perspectivas
y alcance de sus actividades.(MC- 9ª,9b,9c,9d,9e,9f,9g).
h) Seguridad Social.

Las instituciones que ofrecen cobertura en aspectos tales como: Salud y Riesgos
Profesionales (ISSS), Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), poseen un
interés particular de la situación financiera en el sentido de mantener el flujo
normal de cotizaciones, para que la totalidad de empleados tengan derecho a la
cobertura antes mencionada.

i) Gremiales Empresariales.

Su interés particular radica en conocer la situación financiera de sus afiliadas, que

le permitan como gremial interceder ante las instancias correspondientes, en la
consecución de los beneficios para su gremio.

Los estados financieros satisfacen al usuario cuando proporcionan elementos de

juicio respecto a su nivel o grado de:

1) SOLVENCIA.

Para evaluar la capacidad de satisfacer sus compromisos y sus obligaciones de

inversión.

2) LIQUIDEZ.

Para evaluar la suficiencia de efectivo en e l corto plazo.

3) EFICIENCIA OPERATIVA.

Evaluar niveles de producción o rendimiento de recursos a ser generados por los

activos.

4) RIESGO FINANCIERO.

Para evaluar la posibilidad que ocurra un evento que cambie las situaciones
actuales. El cual puede ser:
Riesgo de mercado:

a) Cambiario: El valor de un activo o pasivo fluctuará en el tipo de cambio de

monedas extranjeras

b) De tasas de interés: El valor de un activo o pasivo fluctuará por cambios en el

mercado del costo de financiamiento

c) En precios: Riesgo de que el valor de un activo o pasivo fluctúe como resultado

de cambios en los precios de mercado.

Riesgo de crédito:

Riesgo de que una de las partes involucradas en una transacción deje de cumplir
sus compromisos y haga incurrir al otro en una pérdida financiera.

Riesgo de liquidez (riesgo de fondos):

Riesgo de que una entidad no tenga capacidad para reunir los recursos
necesarios para cumplir con sus compromisos

Riesgo en el flujo de efectivo.

Riesgo en el cual los flujos futuros de efectivo asociados con un activo o pasivo
fluctuarán en sus montos debido a cambios en la tasa de interés del mercado.

Resumiendo, podemos decir que los estados financieros deben proporcionar

información de una entidad sobre:

a) Su situación financiera

b) Su actividad operativa

c) Sus flujos de efectivo

d) Sus revelaciones sobre políticas contables, entorno y viabilidad como negocio

en marcha.
UDEO, San Martín

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Las decisiones en la contabilidad

La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el esto

económico financiero que resumen la situación económica de una empresa. Si
hacemos un repaso por la historia moderna, notaremos que la contabilidad ha
marcado factores muy importantes en cuanto a la evolución del hombre como ser
social. Más específicamente, la contabilidad es una técnica ocupada en registrar y
sintetizar las diferentes operaciones en una empresa con el fin de interpretar sus
resultados.

Como bien dijimos, el origen de la contabilidad data de muchos años, desde que el
ser humano se dio cuenta de que la memoria no era suficiente para almacenar
toda la información necesaria; por ejemplo, en la antigua Grecia y en Egipto se
solían llevar registros sobre las operaciones que se llevaban a cabo en los
comercios de esa época, en tablillas hechas de barro. Como bien dijimos, el
objetivo de la contabilidad es proporcionar a quien sea el dueño o encargado de
una empresa sobre todos los movimientos financieros de la misma. La
contabilidad de una empresa puede ser llevada de manera manual o
computarizada. Contabilidad-objetos

Y en estos casos debemos considerar que la contabilidad manual se desarrolla en

un alto porcentaje, aunque sin duda, siempre se necesita de la ayuda de alguna
maquina calculadora. Se todas formas es importante que se tenga en cuenta que
la contabilidad registrada manualmente posee la desventaja de proporcionar una
lentitud considerable en su desarrollo especialmente cuando se trata del manejo
de grandes cifras en al información, y por ello, se requieren de varias personas
para su correcta realización. Por el contrario, un sistema de contabilidad
computarizado la labor que debe desarrollar un contador es únicamente
intelectual; el mismo deberá asegurarse que la configuración de la entrada de
cualquier tipo de transacción este conectada, después, el sistema se encargara de
realizar lo que resta del trabajo. Como es lógico, las ventajas que poseen estos
sistemas de contabilidad es que la información es proporcionada con una mayor
rapidez reduciéndose la posibilidad de error ya que una computadora realiza en
una forma instantánea aquellas tareas que toman demasiado tiempo realizarlas
manualmente.

Funciones básica de la contabilidad

Contabilidad-contadorLa contabilidad cuenta con dos funciones básicas en una

empresa; la primera de ellas es llevar un control de los recursos que posean las
entidades comerciales, para que los mismos puedan administrarse en una forma
eficaz, requiriendo el anterior establecimiento del proceso contable cumpliendo
con sus fases de sistematización, valuación y registro. La segunda función de la
contabilidad es informar mediante los estados financieros, las operaciones
realizadas sin importar que las mismas modifiquen al patrimonio; con esto
queremos decir que la contabilidad debe demostrar cuales son los recursos y a
cuánto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y patrimonio.

También debe observar y realizar una evaluación sobre el comportamiento de

dicha empresa; la contabilidad también debe realizar una comparación con
respeto a los resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en
otros períodos o bien, aquellos que les pertenecen a entidades de competencia;
es importante que la contabilidad planee sus operaciones futuras dentro del marco
socioeconómico en el que la misma se desarrolla.

La información que ofrezca la contabilidad de una empresa es básica para llevar a

cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas entidades
comerciales como de los empleados, lo que implica que esta información sea de
uso general.
La contabilidad posee diferentes funciones pero la principal es la de suministrar en
el momento que sea requerida la información necesaria apoyada en registros
técnicos que acrediten las operaciones que se realicen en una empresa, sea ésta
pública o privada. Por último debemos mencionar que según el tipo de actividades
que se realicen, la contabilidad puede ser oficial o privada. En el primer caso
diremos que la misma registra clasifica, controla y analiza toda operación de
derecho público, mientras que la contabilidad privada, se limita a registrar y
analizar las operaciones económicas que puedan permitir las decisión en campos
financieros y económicos de las empresas, socios e individuos particulares; a su
vez se clasifica como contabilidad comercial, de costo, bancaria, hotelera y
cooperativa, como también puede llegar a figurar como contabilidad de servicios.
UDEO, San Martín

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Estado de resultado

En contabilidad, el estado de resultados, estado de rendimiento económico o

estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y
detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un
periodo determinado.

El estado financiero es cerrado, ya que abarca un período durante el cual deben

identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del
mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable
para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de
decisiones.

Es un documento de obligada creación por parte de las empresas, junto con la

memoria y el balance. Consiste en desglosar los gastos e ingresos en distintas
categorías y obtener el resultado antes y después de impuestos.

Estructura del estado de resultados

La estructura de un estado de resultados se agrupa de la siguiente

manera: ingresos, costos y gastos. En base a estos tres rubros principales se
estructura el reporte.

Las principales cuentas del estado de resultados son las siguientes:

 Ventas: Este dato es el primero que aparece en el estado de resultados,

debe corresponder a los ingresos por ventas en el periodo determinado.
 Costo de ventas: Este concepto se refiere a la cantidad que le costó a la
empresa el artículo que está vendiendo.

 Utilidad o margen bruto: Es la diferencia entre las ventas y el costo de

ventas. Es un indicador de cuánto se gana en términos brutos con el
producto es decir, si no existiera ningún otro gasto, la comparativa del
precio de venta contra lo que cuesta producirlo o adquirirlo según sea el
caso.

 Gastos de operación: En este rubro se incluyen todos aquellos gastos que

están directamente involucrados con el funcionamiento de la empresa.
Algunos ejemplos son: los servicios como luz, agua, renta, salarios, etc.

 Utilidad sobre flujo (EBITDA): Es un indicador financiero que mide las

ganancias o utilidad que obtiene una empresa sin tomar en cuenta los
gastos financieros, impuestos y otros gastos contables que no implican una
salida de dinero real de la empresa como son las amortizaciones y
depreciaciones.

 Depreciaciones y amortizaciones: Son importes que de manera anual se

aplican para disminuir el valor contable a los bienes tangibles que la
empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones (activos fijos), por
ejemplo el equipo de transporte de una empresa.

 Utilidad de operación: Se refiere a la diferencia que se obtiene al restar

las depreciaciones y amortizaciones al EBITDA, indica la ganancia o
pérdida de la empresa en función de sus actividades productivas.

 Gastos y productos financieros: Son los gastos e ingresos que la

compañía tiene pero que no están relacionados de manera directa con la
operación de la misma, por lo general se refiere montos relacionados con
bancos como el pago de intereses.
 Utilidad antes de impuestos: Este concepto se refiere a la ganancia o
pérdida de la empresa después de cubrir sus compromisos operacionales y
financieros.

 Impuestos: Contribuciones sobre las utilidades que la empresa paga al

gobierno.

 Utilidad neta: Es la ganancia o pérdida final que la empresa obtiene

resultante de sus operaciones después de los gastos operativos, gastos
financieros e impuestos.

Objetivos del estado de resultados

El estado de pérdidas y ganancias tiene objetivos muy puntuales cuando

presenta la situación financiera de la compañía, el principal es medir el
desempeño operativo de la empresa en un periodo determinado al relacionar
los ingresos generados con los gastos en que se incurre para lograr ese
objetivo.

Esta información que se obtiene es de mucha utilidad, sobre todo al analizarlo

en conjunto con otros estados financieros básicos como el balance general y el
estado de flujo de efectivo, de esta manera al evaluar el estado de resultados
de tu empresa podrás:

1. Realizar una evaluación precisa de la rentabilidad de tu empresa, su

capacidad de generar utilidades, de igual manera es importante para conocer
de qué manera puedes optimizar tus recursos para maximizar tus utilidades.

2. Medir el desempeño de la empresa es decir, cuánto estás invirtiendo por

cada peso que estás ganando.

3. Obtener un mejor conocimiento para determinar la repartición de los

dividendos ya que éstos dependen de las utilidades generadas durante el
periodo.
4. Estimar los flujos de efectivo al poder realizar proyecciones de las ventas de
manera más precisa al utilizar el estado de resultados como base.

5. Identificar en qué parte del proceso se están consumiendo más recursos

económicos, esto lo puedes saber al analizar los márgenes en cada rubro. Esto
te dará una perspectiva de la eficiencia de la empresa.

El estado de resultados es de vital importancia para tu empresa ya que se

convierte en un elemento de apoyo a la gestión al brindarte información de
valor para la toma de decisiones y la planeación estratégica.
UDEO, San Martín

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Estado de pérdidas y ganancias

El Estado de Pérdidas y Ganancias también conocido como Estado de

Resultados, Estado de Ingresos y Gastos, o Estado de Rendimiento; es un informe
financiero que muestra la rentabilidad de la empresa durante un período
determinado, es decir, las ganancias y/o pérdidas que la empresa obtuvo o espera
tener en un periodo establecido.

Las Clases de un Plan Contable son usadas por contadores, ya que su principal
actividad en las empresas es “cuadrar” todos los costos, gastos e ingresos
generados en una organización. Si su empresa es mediana o grande es
recomendable que cuente con un contador o un equipo de contadores dentro de
su organización, pero si su empresa es pequeña es recomendable que tercearice
este servicio contable ya que no es necesario contratar a un contador (debido a
los pocos movimientos financieros) o en vez de tercearizar uno mismo puede
cumplir esta función de elaboración y análisis de este valioso informe contable.

El Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados brinda una visión

panorámica de cuál ha sido el comportamiento de la empresa, luego de un periodo
de determinado podemos evaluar si se obtuvo utilidad o pérdida en la operación.
Con esta información el dueño, director o gerente general de una organización
podrá analizar su situación financiera, su estructura de ingresos, costos y gastos,
para tomar decisiones acertadas y planear el rumbo de acciones sobre el futuro de
su empresa. En términos sencillos este estado financiero es muy útil porque
ayudará a conocer si tu compañía está vendiendo, cuanto está vendiendo, cómo
se administra los gastos, al conocer todo esto podrás saber con certeza si estás
generando utilidades.
Para los inversionistas el Estado de Pérdidas y Ganancias les permiten apreciar el
rumbo del capital invertido y estimar si los mismos han sido manejados
propiciamente.

Para la gerencia el Estado de Pérdidas y Ganancias constituye un papel

informativo de interés, ya que, muestra la eficiencia y eficacia en la gestión llevada
a cabo.

Para el estado el Estado de Pérdidas y Ganancias precisa el resultado de un

negocio o de operación de una empresa, expresando información financiera
apreciable y confiable de la empresa como entidad involucrada en el desarrollo del
país.

Componentes para la elaboración del Estado de Resultados

 Ventas: Representa la facturación de la empresa en un período de tiempo,

las ventas son los ingresos al contado (Efectivo) y al crédito (Cuenta por
Cobrar), este valor de venta no incluye el IVA (Impuesto al Valor Agregado,
en Perú denominado IGV).

 Costo de Ventas: Representa el costo de toda la mercadería o servicio

vendido. Comúnmente el costo de ventas (CV) es igual al Inventario inicial
(II) más las Compras (C) menos el Inventario final (IF), es decir "CV = (II +
C) - IF".

 Utilidad Bruta: Representa las Ventas menos el Costo de Ventas. La

utilidad bruta no toma en cuenta los gastos fijos ni los gastos financieros.

 Gastos Generales: Representa todos los gastos administrativos,

financieros y de ventas. Gastos de administración: Son los gastos
efectuados por una empresa como consecuencia de la administración de
ésta. Por ejemplo: sueldos, salarios, utiles de oficina, mantenimiento (agua,
luz, entre otros), alquileres, etc. Gastos de venta: Son todos los gastos
 efectuados por una empresa para la generación u obtención de ingresos
corrientes. Por ejemplo: publicidad, propaganda, comisiones pagadas,
fletes de venia, etc. Gastos financieros: Son gastos efectuados por una
empresa por la contratación de capital ajeno (préstamos) para el desarrollo
de sus actividades. Por ejemplo: Comisiones, intereses, etc.

 Utilidad de operación: Representa la Utilidad Bruta menos los Gastos

Generales.

 Impuestos: Es un porcentaje de la Utilidad de operación que es establecida

por gobierno de cada país. Denominado también IVA (Impuesto al Valor
Agregado) o por sus siglas en inglés VAT (Value Added Tax), es el
impuesto sobre el valor añadido o impuesto sobre el valor agregado, los
diferentes IVAs son tasas que fijan cada uno de los países y que gravan los
producto de consumo. Son las principales vías de ingresos de dinero en las
arcas públicas.

 Utilidad Neta: Representa la Utilidad de Operación menos los Impuestos.

Esta es la utilidad del ciclo de operación de la empresa, el monto que se
calcule es el monto de ganancias o perdida de la empresa.