PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1. OBJETIVO
Definir y establecer los criterios para la creación, identificación, aprobación, actualización y control
de los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión.

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos y registros que conforman el Sistema Integrado de Gestión de
DYNAFLUX S.A.

3. DEFINICIONES
3.1. Copia no Controlada: Es cualquier documento físico que no presente el sello o termino de
Copia Controlada.
3.2. Documento obsoleto: Son documentos que han perdido vigencia.
3.3. Documento externo: documentos que se originan por organismos externos a la empresa
que se emplean en los procesos del SIG.
3.4. Documento interno:
3.5. Procedimiento: Documento que especifica la formas de llevar a cabo una actividad o
proceso.
3.6. Formato Documento que indica la información que debe registrarse para mantener evidencia
de la realización de un proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene datos y/o
información se convierte en registro.
3.7. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades realizadas

4. RESPONSABILIDAD
El Coordinador SIG es el responsable de hacer cumplir el presente procedimiento.

5. POLÍTICAS
5.1. Los documentos entran en vigencia a partir de su difusión o como máximo una semana
despues.

6. DESPLIEGUE
6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

IDENTIFICACIÓN, CREACIÓN Y MODIFICACIÓN

Responsable del
Identificar la necesidad de crear o modificar algún documento del SIG.
proceso
Coordinar con el responsable de SIG y/o las demás áreas de ser necesario, la
creación o modificación del documento.
Elaborar el documento al responsable de la revisión según el Anexo 1:
Para los cambios en algún documento, solicitar vía correo una copia electrónica al
Coordinador SIG, modificarlo y además evidenciarlo en el punto “Control de
Cambios”.
Entregar el documento al responsable de la revisión según el Anexo 1:
“Elaboración, Revisión y Aprobación”.
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REVISIÓN Y APROBACIÓN

Revisar documento, de ser conforme se coordina con el responsable según Anexo

Responsable de
01. De no estar conforme se remite al responsable de la elaboración o
Revisión
modificación para su corrección.

De ser conforme se aprueba y envía por correo a para

De no ser aprobado, se remite por correo al responsable de la elaboración o
modificación indicando las observaciones
ALMACENAMIENTO, PROTECCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Codificar el documento e incluir el documento en la “Lista maestra de Coordinador de S
documentos” (SIG-FOR-XXX). IG

7. REGISTROS

Nombre Responsable del Control

Lista Maestra de documentos internos

Lista Maestra de documentos externos

Lista Maestra de Registros

8. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Documento Elabora Revisa Aprueba

Reglamento Interno de CSST CSST CSST

SST (RISST)
Procedimiento interno Responsable Jefe / Gerente de área Gerente General
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ANEXO 1
Elementos de la estructura del documento

Los documentos mantendrán el siguiente encabezado:

 Tipo y tamaño de letra: se recomienda emplear el uso de Arial 10, mas no es impedimento
para el uso de otro tipo y/o tamaño de letra.
 Fecha: Es la fecha de aprobación del documento
 Pie de página: Se colocara el texto: La impresión o copia de éste documento adquiere el
estado de “DOCUMENTO NO CONTROLADO”

Nota: Tener en cuenta que puede existir documentos que forma parte del SIG de Dynaflux y que
no llevaran un formato específico por ejemplo: documentos externos, reportes de sistemas
informáticos, entre otros. Para este caso, estos documentos se identificarán a través de su título.

ANEXO 2
Elementos de la estructura del documento

DOCUMENTO ELABORADO/ MODIFICADO REVISADO APROBADO

Politica y objetivos

Procedimientos

Programa de SST Comité SST Comité de SST