SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Código: GFPI-F-019
GUÍA DE APRENDIZAJE

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 09 MANUAL DE FUNCIONES

Y PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: Manual de funciones, aspecto fundamental de

la empresa.

1.
Programa de Formación: Código: 122121
TECNICO EN ASISTENCIA Versión: 02
ADMINISTRATIVA
Nombre del Proyecto:
DESARROLLO DE SOLUCIONES
PARA EN MEJORAMIENTO DE LA
GESTION ORGANIZACIONAL DE Código:
LOS PROCESOS DE APOYO 270096
ADMINISTRATIVO EN PEQUEÑAS
ORGANIZACIONES O EMPRESAS
Fase del proyecto: ANALISIS DE
LA SITUACION ACTUAL
DE LA ORGANIZACIÓN RESPECTO A LOS PROCESOS DE
APOYO ADMINISTRATIVO
Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN
Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
Actividad (es) del Proyecto:  Reconocer el manual Mínimo un (1) Por tratarse de
IDENTIFICACION DE LAS Macroaula, Computador tecnología
de funciones y blanda no se
AREAS FUCIONALES DE LA procedimientos, Biblioteca Sena, portátil por
utilizan
ORGANIZACION Y LOS Biblioteca Virtual cada 5
dentro de la materiales
MODELOS ADMINISTRATIVOS SENA, aprendices consumibles y la
organización o
APLICADOS Internet. información se
empresa.
transmite por la
plataforma
Resultados de Aprendizaje: Competencia: Macroaula, Mínimo un (1) Por tratarse de
Identificar las funciones, Identificar los modelos Biblioteca Sena, Computador tecnología
y/o teorías Biblioteca Virtual portátil por blanda no se
procedimientos, ubicación utilizan
orgánico-funcional y administrativas que SENA, cada 5
materiales
dependencias asociadas a la posibiliten una adecuada Internet. aprendices
consumibles y la
planeación estratégica información se
unidad administrativa, dentro
de la organización o transmite por la
de la organización y su empresa. plataforma
entorno.
Resultados de Aprendizaje: Competencia: Macroaula, Bascula, lasos, Fichas de
Aplicar técnicas de cultura física Promover la interacción espacio abierto, conos, evaluación
para el mejoramiento de su idónea consigo mismo, parque balones. física.
expresión corporal, desempeño con los demás y con la
laboral según la naturaleza y naturaleza en los
complejidad del área contextos laboral y
ocupacional. social.

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Resultados de Aprendizaje: Competencia: Macroaula, Bascula, lasos, Fichas de

Desarrollar permanentemente Promover la interacción espacio abierto, conos, evaluación
las habilidades psicomotrices y idónea consigo mismo, parque balones. física.
de pensamiento en la ejecución con los demás y con la
de los procesos de aprendizaje. naturaleza en los
contextos laboral y
social.

Resultados de Aprendizaje: Competencia: Macroaula, Bascula, lasos, Fichas de

Generar hábitos saludables en su Promover la interacción espacio abierto, conos, evaluación
estilo de vida para garantizar la idónea consigo mismo, parque balones. física.
prevención de riesgos con los demás y con la
ocupacionales de acuerdo con el naturaleza en los
diagnostico de su condición contextos laboral y
física individual y la naturaleza y social.
complejidad de su desempeño
laboral.
Resultados de Aprendizaje: Competencia: Ambientes Mínimo un (1) Por tratarse de
Comprender frases y vocabulario Comprender textos en virtuales de Computador tecnología
habitual sobre temas de interés inglés en forma escrita y aprendizaje y portátil por blanda no se
utilizan
personal y temas técnicos. Auditiva Macroaula. cada 5
materiales
aprendices
consumibles y la
información se
transmite por la
plataforma
Duración Fase de Análisis: Modalidad de Formación:
48O Horas Presencial Desescolarizada
Duración de la guía (en horas): virtual
40 Horas

1. INTRODUCCIÓN

Los manuales Administrativos son una herramienta eficaz para la gestión en una organización ya que
permiten clarificar y delimitar las diferentes funciones y procedimientos que la administración de la

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compañía espera que se sigan de acuerdo a su misión, visión, objetivos y políticas. Sin embargo éstos deben
orientarse dentro del marco de una gestión integral de los procesos y procedimientos ya que es posible caer
en errores por su mala implementación.

Dentro de las ventajas de los manuales están que logra y asegura una cohesión entre los lineamientos de la
organización y lo que realmente se ejecuta, sirve de guía para la realización eficiente de procesos y
actividades calves en la empresa, evita conflictos ya que delimita responsabilidades y organiza claramente
las líneas de autoridad, asegura continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo; por otro lado si no se retroalimenta permanentemente o si se es muy escueto o por el contrario
muy detallado en su elaboración es posible que se genere de un lado inoperatividad o por el otro burocracia
excesiva.

En el desarrollo de ésta guía se profundizará en dos tipos de manuales, el de funciones y el de

procedimientos, el primero detalla claramente las funciones y autoridades, actividades principales, nivel
jerárquico de cada puesto de trabajo, el segundo contiene todas las unidades orgánicas que conforman una
empresa a fin de uniformar la forma de realizar las operaciones.

Al finalizar ésta guía usted estará en capacidad de identificar los manuales administrativos, de funciones y
de procedimientos y comprender cuales son en general las funciones de un asistente administrativo.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Estrategias (didácticas activas)

1.- Método de preguntas
2.- Socialización en plenaria
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad
Presencial Desescolarizada Virtual
2horas 0 horas 0
Imagine la siguiente situación hipotética: Usted debe enviar por la plataforma Blackboard del SENA el
trabajo final de Asistencia Administrativa, ésta es su última oportunidad de entregarlo o si no deberá
esperar hasta el próximo año para que se lo vuelvan a revisar, el link solo estará abierto el día sábado, usted
se va de viaje el viernes con el amor de su vida y no puede enviarlo porque donde va no hay internet. Sus
amigos no le contestan el celular y nadie parece poder ayudarle.

El único que está “disponible” es su abuelito quién desafortunadamente no sabe nada de

computadoras, pero tiene toda la intención de ayudarle. No hay otra opción su abuelito le deberá
ayudar en éste problema.

Actividad: Elabore la lista de instrucciones para que su abuelito le haga el favor de enviarle el trabajo.

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Después de elaborar la lista responda:

 ¿Cuál es la importancia de que los empleados conozcan los procesos y procedimientos?

 ¿Qué tan fácil es redactar para que otra persona entienda lo que le quiero decir?
 ¿Cuál es la utilidad de poner por escrito funciones y procedimientos para los empleados?
(Tiempo presencial: 2 horas)

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Estos serán los conceptos que se trabajarán en esta guía:

 Manuales administrativos
 Manual de funciones
 Manual de procedimientos

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Estrategias (didácticas activas)

1.- Lectura autorregulada.
2.- Mapa conceptual
3.- Socialización plenaria
4.- Resumen
5.- Informe
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad
Presencial Desescolarizada Virtual
8 hora 12 horas 6
En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes actividades:

3.3.1. Realice la lectura autorregulada sobre el archivo “Teoría Organizacional” del Autor: Robert
Miranda Castillo. Págs.49-63
(Tiempo presencial: 2 horas) (Tiempo autónomo: 2 horas) (Tiempo virtual: 1 hora)

3.3.1.1 Con base en ésta lectura, realice de manera individual un mapa conceptual de los manuales
administrativos, y socialícelo en clase con su tutor y compañeros.
(Tiempo presencial: 1 hora) (Tiempo autónomo: 2 horas) (Tiempo virtual: 1 hora)

3.3.1.2. Describa en una página la importancia, elementos y utilidad del MANUAL DE procedimientos.
(Tiempo presencial: 1 hora) (Tiempo autónomo: 2 horas) (Tiempo virtual: 1 hora)

3.3.2. Realice lectura del archivo adjunto “ejemplo de manual de funciones. PDF” presente un resumen de
una página sobre los componentes que debe tener el manual y su importancia, socialice en clase con

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su tutor y compañeros su resumen.

(Tiempo presencial: 1 hora) (Tiempo autónomo: 2 horas) (Tiempo virtual: 1 hora)

3.3.3. Participe en la socialización en plenaria organizada por su instructor, en relación a la explicación

magistral sobre manual de procedimientos.
(Tiempo presencial: 3 horas) (Tiempo autónomo: 2 horas)

3.3.4. Participe en el foro de discusión virtual que se encuentra en la plataforma.

(Tiempo virtual: 1 hora)

3.3.5. Ingrese a la plataforma virtual y presente el cuestionario de evaluación correspondiente a la

semana.
(Tiempo virtual: 1 hora)

3.3.6. Participe activamente en la programación las jornadas de cultura física, emprendimiento y

humanística que le sean programadas en esta semana.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Estrategias (didácticas activas)

1.- Informe
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad
Presencial Desescolarizada Virtual
8 horas 2 horas 2 horas
Con su GAES, prepare un informe que contenga:

 Si la organización tiene un manual de funciones para asistente administrativo: Preséntelo y plantee

mejoras al mismo.

 Si la organización NO tiene un manual de funciones para asistente administrativo: Elabore un manual

de funciones para el cargo asistente administrativo.

(Tiempo presencial: 8 horas) (Tiempo autónomo: 2 horas) (Tiempo virtual: 2 horas)

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento :  Analiza las organizaciones  Cuestionario de
con responsabilidad, preguntas sobre términos
teniendo en cuenta la y conceptos básicos de
metodología, los recursos, manuales
las dificultades, en la toma administrativos.

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de decisiones.

 Identifica la relación de la
unidad administrativa con las
demás dependencias de la
organización.

Evidencias de Desempeño:  Ejecuta procedimientos y  Lista de chequeo para la

funciones acorde con lo observación del
establecido en los manuales desarrollo de la
y el direccionamiento propuesta de manual de
estratégico de la funciones para un
organización. asistente en la
organización o empresa.
 Comentarios, mapa
conceptual y demás
productos solicitados en
las actividades de la guía
semana 9.

Evidencias de Producto:  Interactúa con los miembros  Informe con manual de

del equipo de trabajo, funciones para asistente
buscando la construcción de administrativo.
un futuro compartido.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación
Materiales de formación Talento Humano AMBIENTES DE
devolutivos:
(consumibles) (Instructores) APRENDIZAJE TIPIFICADOS
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN (Equipos/Herramientas)
PROYECTO (Horas) ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional y medio ambiente
40 horas
Divididas de
Elaboración y Video Beam 1 COMPONENT
la siguiente
Portátiles 1 E TÉCNICO
presentación de manera:
Televisores LCD 1 Guías. COMPONENT
1 Escenarios de Aprendizaje: Ambientes de formación-
informes teniendo Macroaulas, bibliotecas, bibliografía sugerida y
Plataforma 1 Marcadores, E
en cuenta las • Virtual 8 Blackboard. 1 agendas, HUMANÍSTIC
1 cibergrafía, ambientes virtuales.
Horas Un kit por
normas técnicas, el • Presencial Libros de 1 papel, O
instructor 1 Medios y Recursos Didácticos: Computador, Video
protocolo y las 18 Horas Material de ésferos, COMPONENT
Beam, VHS, Recursos didácticos de autoformación,
Apoyo. cartulinas, E VIRTUAL
necesidades de la •
Bases de datos papel bond COMPONENT
1 tablero, grabadora, cámara de video, carteleras,
investigación. Desescolariza cuadernos, esferos, marcadores, televisores.
de la biblioteca E CULTURA
do o
virtual. FÍSICA
autónomo:
14 Horas

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

 Norma: Es una regla u ordenación del comportamiento dictada por una autoridad competente,
cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.
 Manual: Es una guía compuesta por un conjunto de criterios preceptuados, por normas para
el diseño y la redacción de documentos, ya sea para el uso general, o para ser utilizados por los
redactores de periódicos u otras organizaciones que también publican textos. La implementación
de un manual de estilo permite publicar siguiendo una uniformidad de estilo.
 Proceso: Conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan
o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.
 Procedimiento: Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma
forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias (por ejemplo,
procedimiento de emergencia).
 Principio: Es una ley o regla que se cumple o debe seguirse con cierto propósito, como
consecuencia necesaria de algo o con el fin de lograr cierto propósito
 Política:Es una rama de la moral que se ocupa de la actividad, en virtud de la cual una sociedad
libre, compuesta por hombres libres, resuelve los problemas que le plantea su convivencia
colectiva, es un quehacer ordenado al bien común.
 Valor: Es una cualidad de un u objeto. Los valores son agregados a las características físicas o
psicológicas, tangibles del objeto; es decir, son atribuidos al objeto por un individuo o un grupo
social, modificando -a partir de esa atribución- su comportamiento y actitudes hacia el objeto en
cuestión. El valor es una cualidad que confiere a las cosas, hechos o personas una estimación, ya
sea positiva o negativa.

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA

 CHIAVENATO Idalberto. INICIACION A LA ADMINISTRACION GENERAL. 7ª. Edición. Editorial Mc.

Graw. Hill.2004.
 NORMA TÉCNICA ICONTEC.

BASES DE DATOS SENA

Biblioteca virtual Sena Ingrese a las BASE DE DATOS SENA.
Puede acceder a Colecciones de libros, revistas, artículos, índices bibliográficos, resúmenes y tesis en
texto completo en inglés y español, que pueden ser consultadas desde la red del SENA.

http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale,

GaléCengageLearning, Océano para Administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest.

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

CONTROL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA/RED FECHA

Lida Yamile Álvarez
Centro de Servicios
Fonseca
Financieros (Área de
Autores Instructora 11/11/2011
Economía Financiera y
Oscar Rodolfo Pérez
Gestión
Vargas
Coordinadora Área
Dilia del Rosario Economía Centro de Servicios
Revisión
Ceballos Figueroa Financiera y de Financieros
Gestión
Jorge Alberto Centro de Servicios
Aprobación Subdirector Centro
Betancourt Rodríguez Financieros

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del Cambio Razón Fecha Responsable (Cargo)

Estructura de forma
determinada por el formato
institucionalmente diseñado-
F004-P006-GFPI. Ajuste en Martha Elena Guarín Arias
Sistema Integrado
actividades de reflexión 08/07/2013 Lida Álvarez.
de Calidad
inicial, apropiación del (Instructores)
conocimiento
(Conceptualización y
Teorización).
Ajustes estructura de forma Cambio de formatos Marzo 12 de 2014 Juan Carlos Valencia Enciso
F004-P006-GFPI Vr2 Sistema integrado Instructor
de calidad.

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