AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

MÓDULO IV
ÁREA DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

GUATEMALA, ABRIL 2017

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ÍNDICE

Ejecución de la Auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Métodos de recopilación de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Evidencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Análisis de la evidencia . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

Las pruebas de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

Competencia de las pruebas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

Pertinencia de las pruebas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Suficiencia de las pruebas . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Pruebas de auditoría y los resultados de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Hallazgos de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Matriz de hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Ejemplo de matriz de hallazgos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Referencias . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

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Ejecución de la Auditoría

Después de planear la auditoría, diseñar la matriz de planificación y poner en práctica

el proyecto de auditoría, es momento de realizar el trabajo de campo. Este módulo se
ocupará de los métodos de recopilación de datos, la evidencia de la auditoría, su
análisis y documentación, y los resultados obtenidos utilizando la matriz de hallazgos.

El trabajo de campo consiste en la recopilación de datos e información establecidos

en la planificación de la auditoría. Todo el trabajo de campo se debe planear desde la
perspectiva de obtener evidencia destinada a apoyar los hallazgos que aparecen en el
informe final (ISSAI 3000/4.2). El tipo de datos que se deben recopilar y las fuentes de
tales datos dependerán de la estrategia metodológica y los criterios establecidos. A
menudo, esta recopilación se considera una tarea mecánica y la parte menos
interesante de la auditoría. Sin embargo, es una actividad importante y consume
mucho tiempo y esfuerzo. La calidad en la recopilación y documentación de los datos
es de vital importancia, ya que el informe de la auditoría de desempeño está sujeto a
juicio (ISSAI 3000/4.2).

Por tal motivo los auditores deben ser creativos, flexibles y cuidadosos en la
búsqueda de pruebas. Al trabajar en ámbitos donde la prueba que se obtenga sea
convincente y no concluyente, a veces resulta útil debatir previamente con la entidad
fiscalizada la naturaleza de la prueba que vaya a obtenerse y la forma en que el
auditor la analizará e interpretará. Este enfoque reduce el riesgo de desacuerdo, y
puede acelerar el proceso. (ISSAI 3000/4.2). Además se espera que el auditor reúna
la mejor información posible - hechos, así como opiniones, argumentos y reflexiones
de diferentes fuentes y que busque la ayuda de especialistas (ISSAI 3000/4.6). El
auditor debe buscar la evidencia necesaria para responder a las preguntas de la
auditoría y tener cuidado de no desviar el enfoque del trabajo o recopilar una gran
cantidad de información que a menudo es innecesaria e irrelevante. La recopilación
de datos es un compromiso entre lo ideal y la realidad.

Métodos de recopilación de Datos

La recopilación de datos puede efectuarse de una sola vez o a través de mediciones

continuadas (diseño de series temporales, análisis longitudinales). Puede recogerse
información que esté basada en pruebas materiales, documentos (incluidas las
declaraciones por escrito), testimonios orales (entrevistas), o que proceda de otros

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medios, según los objetivos que tenga la auditoría. A menudo será necesario recoger
datos tanto cuantitativos como cualitativos. Los tipos de datos que vayan a obtenerse
tienen que poderse explicar y justificar en lo que respecta a su suficiencia, validez,
fiabilidad, pertinencia y razonabilidad. Algunos de los métodos utilizados para reunir
datos son los siguientes (ISSAI 3000/Apéndice 1, 5).

Evidencia

La evidencia es la información recopilada y utilizada para respaldar los hallazgos de la

auditoría. Todos los hallazgos y conclusiones de la auditoría deben estar apoyados
por la evidencia. La evidencia debe ser puesta dentro de contexto y se deben
considerar todos los argumentos pertinentes (ventajas y desventajas) y las
perspectivas antes de formular las conclusiones y recomendaciones (ISSAI
3000/Apéndice 3, 1; ISSAI 300/38). La evidencia se puede clasificar en cuatro tipos
(ISSAI 3000/Apéndice 3, 2).

Análisis de la evidencia

La mayoría de las auditorías implican algún tipo de análisis con el fin de comprender o
explicar lo que se ha observado. Se puede utilizar una amplia variedad de métodos y
modelos (ISSAI 3000/4.5). De hecho, el análisis de datos cuantitativos y cualitativos
es un paso importante en todas las auditorías de desempeño. "Al analizar los datos
(sean de cuestionarios, entrevistas, grupos focales, etc.), los auditores deberán
comenzar por revisar los objetivos y la pregunta de la auditoría. Esto los ayudará a
organizar sus datos y concentrar su análisis. Al interpretar la información, los
auditores deben tratar de ponerla en perspectiva, comparando los hallazgos con los
criterios de auditoría o con aquello que generalmente se espera" (ISSAI
3000/Apéndice 1, 6).

Las pruebas de auditoría

Las normas de auditoría de la INTOSAI manifiestan que: “Para fundamentar las

opiniones y las conclusiones del auditor relativas a la organización, al programa, a la
actividad o a la función fiscalizada, deben aportarse pruebas adecuadas, pertinentes y
razonables”.

Competencia de las pruebas

La prueba es competente (válida y fiable) si representa de hecho lo que se propone

representar.

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Pertinencia de las pruebas

Exige que la prueba posea una relación clara y lógica con los objetivos y los criterios
de la auditoría.

Suficiencia de las pruebas

El auditor deberá obtener las suficientes pruebas apropiadas de auditoría como para
extraer conclusiones razonables que sirvan de base al informe de auditoría.

Pruebas de auditoría y los resultados de la auditoría

Los auditores también pueden tratar de evaluar las consecuencias del resultado. En
muchos casos las consecuencias de éste pueden cuantificarse. Por ejemplo, es
posible calcular el coste de los procesos o los inputs caros, o de las instalaciones no
productivas. Además, el efecto de los procesos ineficientes, por ejemplo, los recursos
sin utilizar o una dirección deficiente, se traducen en retrasos temporales o en el
desaprovechamiento de recursos materiales. Los efectos cualitativos que se ponen de
manifiesto en la inexistencia de controles, las decisiones erróneas o la falta de
preocupación por el servicio también pueden ser importantes. La consecuencia debe
demostrar la necesidad de una acción correctora. Dicha consecuencia también puede
haber ocurrido en el pasado, estar ocurriendo ahora u ocurrir en el futuro. Para que un
descubrimiento tenga validez, hay que cerciorarse de que -si el efecto ya ocurrió en el
pasado- la situación no se haya remediado ya, con objeto de evitar que reaparezca. Si
los efectos no se identifican con rapidez, es posible que el auditor de gestión necesite
comprobar sus efectos potenciales.

Los resultados de la auditoría son las pruebas específicas recogidas por el auditor
para cumplir los objetivos de la auditoría, es decir, para responder las preguntas de
fiscalización, verificar las hipótesis formuladas, etc. Las conclusiones son afirmaciones
que el auditor deduce de dichos resultados, y las recomendaciones son tipos de
acción sugeridos por el auditor en relación con los objetivos de la
fiscalización. Los resultados de la auditoría contienen los elementos siguientes: los
criterios (“lo que debería ser”), la condición efectiva (“lo que es”), y el efecto (“cuáles
son las consecuencias”, consideradas asimismo como el influjo futuro lógico y
razonable), más la causa (“por qué se produce una desviación con respecto a las
normas o los criterios”), cuando se encuentran problemas. Sin embargo, no siempre
es obligatorio que los cuatro elementos estén presentes en una auditoría; por ejemplo,

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el elemento “criterios” no siempre interviene en el enfoque orientado a problemas. El

proceso de analizar pruebas, desarrollar resultados y presentar recomendaciones
para solucionar las áreas en que se produzca una práctica deficiente se resume en el
siguiente diagrama de las directrices de la ASOSAI.

Después de haber identificado un resultado de la fiscalización, se llevan a cabo dos

formas complementarias de evaluación: la evaluación de la importancia de los
resultados y la determinación de sus causas (del incremento de rendimiento o de la
falta de rendimiento cuando éste es inferior a lo previsto).

Hallazgos de Auditoría

Los hallazgos de auditoría son las evidencias reunidas por el auditor durante el
trabajo de campo que se utilizarán para responder a las preguntas de auditoría. El
hallazgo de la auditoría es la discrepancia entre la situación existente y el criterio. Los
hallazgos contienen los siguientes atributos: criterio (lo que debe ser), condición (lo
que es), causa (por qué existe una desviación de las normas o criterios) y efecto
(cuáles son las consecuencias de la situación encontrada).

Los hallazgos son situaciones verificadas por el auditor durante el trabajo de campo
que serán usadas para responder a las cuestiones de auditoría. El proceso lógico de
identificación de hallazgos consiste en la comparación entre la situación existente o
condición (lo que es) y el criterio de auditoría (lo que debería ser). Las discrepancias
identificadas, sus causas y sus efectos constituyen los demás atributos del hallazgo

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de auditoría. La causa del hallazgo servirá de base para las deliberaciones propuestas
y el efecto es la consecuencia de la diferencia encontrada entre condición y criterio. El
efecto indica la gravedad de la situación encontrada y determina la intensidad de la
acción correctiva.

El criterio de auditoría es el estándar utilizado para medir la economía, la eficiencia y

la efectividad del objeto de la auditoría. Su propósito es determinar si el objeto
auditado supera, alcanza o no alcanza el desempeño esperado. Se puede definir
cuantitativamente o cualitativamente. Cumplir o superar los criterios puede indicar la
presencia de buenas prácticas. No alcanzar el criterio indica la oportunidad de mejorar
el desempeño. Es importante notar que el desempeño satisfactorio no es el perfecto,
sino el desempeño esperado, considerando las circunstancias en las que funciona la
entidad auditada (ISSAI 3000/Apéndice 2).

La condición es la situación existente, identificada y documentada durante la auditoría.

La causa es la razón de la diferencia entre la condición y el criterio. La causa será la
base para las recomendaciones. En ocasiones, no se puede identificar de manera
confiable las causas de la situación existente, ya que para lograrlo se necesita una
metodología sofisticada que no está dentro del alcance de la auditoría. El efecto es la
consecuencia de la diferencia entre la condición y el criterio. El efecto indica la
gravedad de la situación encontrada y determina la intensidad de la acción correctiva.

MATRIZ DE HALLAZGOS

Los hallazgos y la información obtenida durante la auditoría, las conclusiones y las

recomendaciones se registran en la matriz de hallazgos. Esta matriz es una
herramienta útil como apoyo y orientación para la preparación del informe de
auditoría, ya que permite reunir de manera estructurada los principales elementos que
constituyen los capítulos centrales del informe. La matriz permite que los miembros
del equipo de auditoría y las otras partes interesadas tengan una comprensión
homogénea de los hallazgos y sus componentes.

El llenado de la matriz de hallazgos debe comenzar durante el trabajo de campo

conforme se observan los hallazgos. Las aclaraciones que sean necesarias deben
anotarse mientras se está en el campo a fin de evitar malentendidos y posibles
solicitudes adicionales de información.

La matriz de hallazgos también es muy útil para orientar las discusiones con la
supervisión de la auditoría, especialista y auditados. Se trata de una herramienta de

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control de calidad y de discusión con terceros sobre la consistencia de las

conclusiones de la auditoría.

Los siguientes elementos componen la matriz de hallazgos.

a) Afirmación/Problema de auditoría: Expresar con claridad y de manera

objetiva lo que dio lugar a la auditoría.
b) Preguntas de auditoría: El mismo que se declaró en la matriz de planificación.
Para cada pregunta de auditoría, se repiten los siguientes puntos.
c) Situación encontrada: Situaciones más relevantes identificadas en el trabajo
de campo;
d) Criterio: Patrón utilizado para determinar si el desempeño esperado del objeto
auditado es satisfactorio, supera las expectativas o no es satisfactorio;
e) Evidencias y análisis: Resultado de la aplicación de los métodos de análisis
de datos y su uso en la obtención de evidencias. Es decir, se deben indicar las
técnicas utilizadas para manejar la información recopilada durante el trabajo de
campo y los resultados obtenidos.
f) Causas: Pueden estar relacionadas con la operación o el diseño del objeto de
la auditoría o pueden estar fuera del control o la influencia de la dirección. La
identificación de las causas requiere de evidencias y análisis sólidos. Las
recomendaciones deben contener las medidas necesarias para resolver las
causas del desempeño insatisfactorio.
g) Efectos: Consecuencias relacionadas con las causas y los hallazgos
correspondientes. Pueden ser una medida de la relevancia de los hallazgos.
h) Buenas prácticas: Acciones identificadas que sin duda conducen a un buen
desempeño. Tales acciones pueden ayudar a las propuestas de
recomendaciones.
i) Recomendaciones: Deben abordar las causas de los problemas
diagnosticados. Debe existir moderación en la cantidad de recomendación es y
la solución de los principales problemas debe ser priorizada.
j) Beneficios esperados: Las mejoras esperadas al implementar las
recomendaciones. Los beneficios pueden ser cuantitativos y cualitativos.
Siempre que sea posible, hay que cuantificarlos.

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Ejemplo Matriz de Hallazgos

Material con fines didácticos

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Referencias

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NORMAS ISSAI 100 Principios Fundamentales de Auditoría del Sector Público;300 Principios
Fundamentales de la Auditoría de Desempeño; 3000 Normas y Directrices para la auditoría
del rendimiento basadas en las Normas de Auditoría y la experiencia práctica de la INTOSAI;
3100 Directrices para la auditoría de desempeño: Principios clave.

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