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COLOMBIANA 14641-1
2014-11-19
ARCHIVADO ELECTRÓNICO.
PARTE 1: ESPECIFICACIONES RELACIONADAS
CON EL DISEÑO Y EL FUNCIONAMIENTO DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA
PRESERVACIÓN DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
I.C.S.: 37.080
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.
Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14641-1 RESUMEN
CONTENIDO
Página
0. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1
1. ALCANCE .................................................................................................................. 2
Página
Página
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 49
ANEXOS
ANEXO A (Informativo)
POLÍTICA ARCHIVÍSTICA .................................................................................................. 45
ANEXO B (Informativo)
DECLARACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ARCHIVÍSTICAS .................................................. 47
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14641-1 RESUMEN
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ANEXO C (Informativo)
CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO................................................................... 48
TABLAS
ARCHIVADO ELECTRÓNICO.
PARTE 1: ESPECIFICACIONES RELACIONADAS CON EL DISEÑO
Y EL FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
PARA LA PRESERVACIÓN DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
0. INTRODUCCIÓN
Los documentos electrónicos son una parte esencial en el día a día de los negocios, tanto si las
fuentes son las comunicaciones que llegan o salen de la organización. Es importante que los
documentos electrónicos se almacenen correctamente, en su totalidad o en parte, en sistemas
de información seguros diseñados para operaciones y archivado, con el fin de satisfacer los
requisitos legales, reglamentarios y del negocio.
Los objetivos de los sistemas de información seguros existen para resolver problemas
organizacionales tales como:
Esta parte de la norma está destinada a brindar un marco de referencia para las
organizaciones. Describe los métodos y las técnicas para implementar un sistema de
información electrónica para el manejo de los documentos dentro de un archivo. Junto con las
políticas de las organizaciones relacionadas con el archivo, ésta describe criterios para el
diseño y las especificaciones del sistema para los procesos operativos.
Estas especificaciones tienen como fin garantizar que todos los documentos que van a ser
gestionados por el sistema de información se capturen, almacenen, recuperen y tengan acceso
de manera que se asegure que el documento archivado es una versión auténtica del
documento original durante la duración de la preservación. Una versión auténtica significa que
el documento proporcionado corresponde al documento fuente, tal como estaba en el momento
de su ingreso en el sistema de información con respecto a los criterios de fidelidad e integridad,
y que este estado se mantiene durante la preservación.
Esta parte de la norma toma en consideración el uso de tres medios posibles de archivo:
WORM físico (medio no reescribible), WORM lógico y medios reescribibles. La integridad del
archivo se garantiza en los medios WORM físicos y lógicos mediante propiedades inherentes
de las soluciones WORM. En los medios reescribibles, la integridad se garantiza usando
técnicas similares a la encriptación, en particular con el cálculo de suma de verificación o la
función hash, estampado cronológico o firma digital. En todo caso, es necesario cumplir los
procedimientos relacionados.
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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14641-1 RESUMEN
Dependiendo de los tipos de documentos que se van a archivar, otras normas especializadas
pueden ser relevantes y se pueden usar para complementar las recomendaciones de esta
parte de la norma.
- ISO 14721, Space Data and Information Transfer Systems. Open Archival Information
System. Reference Model.
1. ALCANCE
Esta parte de la norma se aplica a los documentos electrónicos que resultan de:
- otras fuentes que crean contenido digital, tales como mapas bidimensionales y
tridimensionales, dibujos o diseños, audio/video digital e imágenes médicas digitales.
Esta parte de la norma no se aplica a sistemas de información en los que los usuarios tienen la
capacidad de substituir o alterar documentos después de la captura.
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1) los documentos electrónicos creados a partir de las capturas del escáner que se
mantienen en un ambiente que garantiza la fidelidad con respecto al original y la
preservación a largo plazo;
3) la trazabilidad está asegurada para todas las operaciones relacionadas con los
documentos electrónicos.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
NTC-ISO 2859 (Todas sus partes), Procedimientos de muestreo para inspección por atributos.
ISO 12653-1, Electronic Imaging. Test Target for the Black-and-White Scanning of Office
Documents. Part 1: Characteristics.
ISO 12653-2, Electronic Imaging. Test Target for the Black-and-White Scanning of Office
Documents. Part 2: Method of Use.
ISO/TR 12033, Document Management. Electronic Imaging. Guidance for the Selection of
Document Image Compression Methods.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento, se aplican las definiciones de las normas ISO 12653-1
e ISO 12653-2 y las siguientes:
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NOTA Los Anexos A y B proporcionan los principios de una política archivística y de una declaración de
prácticas archivísticas.
3.4 Bitácora del ciclo de vida del archivo (Archive Lifecycle Log). Bitácora que registra los
datos de rastro de auditoría relacionados con el proceso de archivo del ciclo de vida del
documento.
…
BIBLIOGRAFÍA
[2] ISO 10196, Document Imaging Applications. Recommendations for the Creation of
Original Documents.
[3] ISO 12029, Document Management. Machine-Readable Paper Forms. Optimal Design
for User Friendliness and Electronic Document Management Systems (EDMS).
[4] ISO 14721, Space Data and Information Transfer Systems. Open Archival Information
System. Reference Model.
[5] ISO 15489-1, Information and Documentation. Records Management. Parts 1: General.
[8] ISO 19005 (All Parts), Document Management. Electronic Document file Format for
Long-Term Preservation.
[10] ISO/IEC 13346 (All Parts), Information Technology. Volume and File Structure of Write-
Once and Rewritable Media Using Non-Sequential Recording for Information
Interchange.
[11] ISO/IEC 13490 (All Parts), Information Technology. Volume and file Structure of Read-
Only and Write-Once Compact Disk Media for Information Interchange.
[13] IEC 61000-4 (All Parts), Electromagnetic Compatibility (EMC). Part 4: Testing and
Measurement Techniques.
[14] ETSI TS 101 733, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Electronic Signature
Formats, European Telecommunications Standardization Institute
[15) ETSI TS 101 903, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); XML Advanced
Electronic Signatures (XAdES), European Telecommunications Standardization Institute.
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[16] MoReq2, Model Requirements for the Management of Electronic Records, Available at
www.moreq2.eu.
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IMPORTANTE
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