SOLUCION DE LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE OA 2

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

R: Diseñar el procedimiento de control porque el diseño de la documentación es orden,

formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para estandarizar los
procesos y después realizarle ajustes de acuerdo a los procedimientos operativos
establecidos si es necesario.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

R: Al proceso estratégico porque dentro de este proceso se encuentra todo lo relacionado

con los cargos de dirección y gerencia. Se planifica, establece políticas, estrategias, y
objetivos de la empresa y dentro del literal b se relaciona la gestión de calidad en la cual
es de suma importancia contar con la implementación de un control de la información
documentada para así asegurarnos que nuestra información documentada está
disponible, es adecuada para su uso del personal competente y lo mas importante que se
encuentre protegida.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

Empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes

Actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al

procedimiento mencionado en el punto anterior.
 INFORMACION GENERAL DEL DOCUMENTO

1 OBJETIVO

Establecer las actividades para la creación, actualización, diligenciamiento y control de la

información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad de CONFECCIONES S.A
con el fin de asegurar el acceso, distribución oportuna, la identificación del documento y
de los cambios y almacenamiento.

2 ALCANCE

Aplica a la información documentada de origen interno y externo que CONFECCIONES S.A

determina importante para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la
Calidad.

3 DEFINICIONES

Actualizar o Modificar: Realizar cambios en un documento controlado

Aprobación: Consiste en la acción de verificar que el contenido del documentado sea

adecuado y conveniente.

Documento controlado: Es aquel que está identificado de acuerdo a este procedimiento

mediante la asignación de un código, versión y fecha de emisión.

Documento externo: Son todos aquellos documentos que no son generados por la
Entidad, sin embargo su contenido apoya y/o soporta el desarrollo de las actividades del
CONFECCIONES S.A. Se consideran documentos externos: normas, códigos, leyes,
decretos, resoluciones, manuales entre otros.

Documento interno: Es el documento elaborado por los procesos del Instituto, incluidos
los registros con los que se demuestra el cumplimiento de las funciones y permite
asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Formato: Documento en el cual son registrados datos y/o resultados de la ejecución de

una actividad.

Política: Los lineamientos generales que se deben tener en cuenta para la toma de
decisiones o las guías para orientar la acción, es decir son los criterios generales de
ejecución que apoyan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las
estrategias

Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

4 CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCION
Se realiza cuando se determinar el
CREACION requerimiento de crear o actualizar un
documento del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Verificar que los documentos cumplan con
REVISION Y APROBACION los requisitos del Sistema de Gestión de la
Calidad y la normatividad
Legal.
La aprobación de los documentos es
responsabilidad del responsable de proceso
o quien corresponda.

Cuando se aprueba, se codifica de acuerdo

IDENTIFICACION a los requisitos ya establecidos en la
empresa, versiona el documento y fecha de
admisión o actualización.

Se registra en el Formato Control de

CONTROL DE CAMBIO Actualizaciones con los datos
correspondientes y registrar los cambios en
el Listado Maestro de Documentos.
Se realiza la divulgación al personal de la
DIVULGACION organización o personal que corresponda.
5 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

El encabezado de los documentos va en cada hoja de los mismos y contiene:

Logotipo de la empresa: El logo que representa a CONFECCIONES S.A

Nombre del proceso: En este campo se coloca el nombre del proceso al cual
corresponde el documento que se está elaborando.

Nombre del documento: En este campo se coloca el tipo de documento objeto de

control ejemplo: Caracterización de Proceso.

Código: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se

realizará de manera alfanumérica:

Nota: el siguiente código se coloca en todos los tipos de documentos SGC seguido del
código del documento que creo y por ultimo seguido del número consecutivo que
corresponda según el listado maestro.

Ejemplo: SGC-FT-01

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND

Versión: significa una actualización, edición o cambio con respecto a una versión anterior
y sus metadatos.

Fecha de emisión y actualización: hace referencia a la fecha de creación o

actualización del documento.

Número de páginas: Cuantas páginas tiene el documento.

NOMBRE DEL PROCESO CODIGO

VERSION
LOGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA DE EMISION O ACTUALIZACION
PAGINAS
6 CONTENIDO DEL DOCUMENTO

El contenido de los documentos depende de las necesidades del proceso, sin embargo es
importante estandarizar la presentación de los mismos, para facilitar su elaboración y
utilización posterior.

Objetivo / Objetivos Específicos: Determinan el propósito del documento, es

importante responder a las características que componen un objetivo para un documento
que son:

a. Iniciar con un verbo en infinitivo (verificar eficacia).

b. Utilizar conectores como: para, con el fin de, etc., para describir que se quiere alcanzar
con el documento (verificar efectividad).

Ejemplo: Definir las actividades a seguir para garantizar la identificación, integridad,

seguridad, continuidad y registro de las muestras tomadas en los establecimientos
vigilados.

Alcance: En este ítem se define el campo de aplicación del documento, puede incluir la
primera y la última actividad, área o grupo específico.