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LINEAMIENTOS PARA DOCUMENTAR EL PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y PATRONAJ

1 OBJETIVO :

Controlar la elaboración , modificación e identificación de los documentos y registros necesarios y s el procedimiento de "Diseño y Patronaje" que realiza la empresa CONFECCIONES S.A , dedicada al d manufactura de prendar de vestir , con el fin de tener siempre la documentación requerida actualiza disponible para el uso de todos los trabajadores.

2 ALCANCE:

Ejercer permanentemente control sobre todos los documentos ( Manuales, procedimientos , instruc formatos , guías , entre otros) del procedimiento "Diseño Y Patronaje" los cuales son requeridos pa adecuado desarrollo del proceso y el control del mismo. El procedimiento inicia con l identificación

3 RESPONSABILIDAD:

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el coordinador de trabajo y los lí procesos de gestión.

3.1 Coordinador de Trabajo:

 

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión , control y administración del SGC en for concisa de tal manera que esté en la capacidad de transmitir de la misma forma de los demás

3.2 Asistente - Practicante profesional

 

Facilitará la presentación de los documentos antes de la revisión para su posterior aprobación Apoya a los líderes de los procesos a garantizar que:

A .Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y Se aprueben nuevamente p posterior divulgación.

B. Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

C. Se socialicen los documentos.

D.Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

E. El control de los documentos en medio magnetico , con el fin de preservar y proteger la inf

F. Mantener una codificacion única , según las directrices que se dan en este documento.

G. Se mantengan actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

 

Todos los líderes de procesos serán los responsables de cumplir el procedimiento establecido creación , actualización o anulación de los documentos.

4 PRESICIONES

4.1

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

 

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A. Dedicada lal diseño y m prendas de vestir se presenta en la siguiente figura , en donde los documentos de nivel super

DOCUMENTO

Política

Mapa de Procesos

Procedimientos - Instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos - Fichas y Guías

4.2 PRODUCCIÓN DE FORMATOS

Es de preferencia la presentación y el diligenciamiento de los formatos de manera digital deb seguridad y preservación salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa . Par , una vez aprobados el líder enviará una copia en medio digital al proceso de gestión de publi para sy correspondiente reproducción.

4.3 REGISTROS

Los registros son los documentos que proporciionan evidencias objetivas de actividades realiz resultados obtenidos en el proceso en mención , se caracterizan por:

A. Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

B. Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o tarea se adecuó al proc

correspondiente y si se hizo con todas las medidas establecidas.

C. No están sujetos a actualizaciones porqué no deben ser modificados ( salvo casos especiale

constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento respectivo.

Los registros de este procedimientos pueden realizarse en miedios impresos o electronicos y forma digital . Son registros impresos todo lo plasmado en papel , como un material fotográfi Son registros electronicos los obtenidos y guardados en este medio.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos reg impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo. Todo deben estar supervisados por el respectivo líder del proceso , garantizando kque queden arch

4.3.1 GARANTÍA DE LOS REGISTROS

Las pruebas que se acepten como registros deben ser :

Oportunos, veraces,permanentes,exactos,claros, coherentes , legibles , no alberados , no tac enmendaduras y completos es decir no presentar ningún espacio en blanco.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades de los resultado procedimiento de DISEÑO Y PATRONAJE.

- TOMA DE MEDIDAS

- DIBUJOS , FOTOS , Y BOCETOS.

- PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

- CONTROL DE MATERIALES

- CONTROL DE CALIDAD

- NO CONFORMIDADES

- ACCIONES CORRECTIVAS

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

- ACCIONES CORRECTIVAS 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS ACTIVIDAD

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

INICIO
INICIO

IDENTIFICA LA NECESIDAD DE CREACIÓN O MEJORA DEL

DOCUMENTO.

LA NECESIDAD DE CREACIÓN O MEJORA DEL DOCUMENTO. REVISA LA ADECUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. ¿LA

REVISA LA ADECUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

¿LA DOCUMENTACIÓN REQUIERE AJUSTES? NO
¿LA
DOCUMENTACIÓN
REQUIERE AJUSTES?
NO

SOLICITA Y JUSTIFICA CREACIÓN , MEJORA O ANULACIÓN

REVISA SOLICITUD Y VERIFICA NECESIDAD

, MEJORA O ANULACIÓN REVISA SOLICITUD Y VERIFICA NECESIDAD LÍDER DEL PROCESO SI MODIFICA Y ENVÍA

LÍDER DEL PROCESO

SI
SI

MODIFICA Y ENVÍA NUEVAMENTE AL CORRECTOR

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SOLICITUD DE CREACIÓN Y MEJORA O ANULACIÓN DE

NO APROBADA SI REGISTRA APROBACION EN LA SOLICITUD DE CREACION , MEJORA O ANULACION DE
NO
APROBADA
SI
REGISTRA APROBACION EN LA
SOLICITUD DE CREACION ,
MEJORA O ANULACION DE
DOCUMENTOS.

CODIFICA Y/O ACTUALIZA LA VERSIÓN

ANULACION DE DOCUMENTOS. CODIFICA Y/O ACTUALIZA LA VERSIÓN EMITE Y APRUEBA DOCUMENTO ACTUALIZA LISTADO MAESTRO DE

EMITE Y APRUEBA DOCUMENTO

CODIFICA Y/O ACTUALIZA LA VERSIÓN EMITE Y APRUEBA DOCUMENTO ACTUALIZA LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

ACTUALIZA LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO ACTUALIZA LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS SOCIALIZA CON EL LIDER DEL PROCESO Y/O FUNCIONARIO

SOCIALIZA CON EL LIDER DEL PROCESO Y/O FUNCIONARIO QUE REALIZO SOLICITUD.

EL LIDER DEL PROCESO Y/O FUNCIONARIO QUE REALIZO SOLICITUD. APLICA DOCUMENTO EN EL PROCESO CORRESPONDIENTE FIN
APLICA DOCUMENTO EN EL PROCESO CORRESPONDIENTE

APLICA DOCUMENTO EN EL PROCESO CORRESPONDIENTE

SOLICITUD. APLICA DOCUMENTO EN EL PROCESO CORRESPONDIENTE FIN INFORMA AL LIDER DEL PROCESO KELLY DIAZ RESTREPO
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