PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

DOUGLAS NERVARDO BOTIA GUERRA

Encargado ambos despachos

AMAZONAS
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

RRA
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

LUZ HELENA RIVERA LOPEZ ADOLFO RAFAEL FERNANDEZ LAGUNA

ANTIOQUIA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

ERNANDEZ LAGUNA
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

ALICIA PINZON OCHOA FERNANDO SANCHEZ AMORTEGUI

ARAUCA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

HEZ AMORTEGUI
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

PATRI
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

PATRICIA DEL ROSARIO CARDENAS MEDINA - ORLANDO VIDAL CABALLERO D

ATLANTICO
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

O VIDAL CABALLERO DIAZ

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

JORGE ALBERTO CARDONA MONTOYA - HERIBERTO PEREZ TRIANA

BOLIVAR
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

RTO PEREZ TRIANA

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

M
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

MARIA LILIA USTARIZ MARTINEZ - GUSTAVO ADOLFO TOBO RODRIGUEZ

BOYACA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

FO TOBO RODRIGUEZ
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

LINA SUSANA VASQUEZ MILLAN - ALVARO LOPEZ CARDENAS

CALDAS
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

OPEZ CARDENAS
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

NELCY ALMARIO ROJAS - GUSTAVO ANTONIO HERNANDEZ POMARES

CAQUETA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

RNANDEZ POMARES
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

LUIS FERNANDO TORRES GALLO / DIEGO ALONSO OVALLE BERNAL

CASANARE
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

SO OVALLE BERNAL
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

DA
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

DANIEL EDUARDO MOLANO PIAMBA - MANUEL RICARDO RUALES REALPE

CAUCA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

ARDO RUALES REALPE

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

TIRSO ALBERTO JOSE CABE

 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

 Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

O ALBERTO JOSE CABELLO GUTIERREZ OSCAR ED

CESAR
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

OSCAR EDUARDO MAYA GUERRERO

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

HECTOR ARIEL LOPEZ DAZA - JOSE ANTONIO AYALA SANCHEZ

CHOCO
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

AYALA SANCHEZ
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

MONICA LILIANA LORDUY CORRALES - JOHN JAIRO GUZMAN BENITEZ

CORDOBA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

RO GUZMAN BENITEZ
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

GER
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

GERMAN ENRIQUE GUEVARA CASTAÑEDA JOSE ASDRUBAL ZAPATA CAN

CUNDINAMARCA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

SDRUBAL ZAPATA CANO

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

CLEM
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

CLEMENCIA CASTELLANOS CUESTO CARLOS ANTONIO CORONEL HERNAND

DISTRITO
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

IO CORONEL HERNANDEZ
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

IVONN
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

IVONNE MARCELA HERRERA DEL CAMPO HECTOR EFRAIN MENDEZ BAQU

GUAINIA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

EFRAIN MENDEZ BAQUERO

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

JOR
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

JORGE EIDER MOLINA ALVAREZ CARLOS ALBERTO BELTRAN HERRER

GUAVIARE
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

RTO BELTRAN HERRERA

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

HUMBERTO CARRILLO TORRES - OSCAR FREDY PAZ RAMIREZ

HUILA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

DY PAZ RAMIREZ
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

DIANA IRENE JIMENO FUMINAYA - FREDI ENRIQUE DE ARMAS MEJIA

LA GUAJIRA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

E DE ARMAS MEJIA
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

RICARDO MONTOYA INFANTE RUTH MARIA ESCOBAR DE REYES

MAGDALENA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

SCOBAR DE REYES
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

GABRIEL CORTES LOPEZ DIANA BIVIANA DIAZ RINCON

META
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

ANA DIAZ RINCON

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

F
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

FRANCO BRAVO RODRIGUEZ JAIME ECDIVAR SANTANDER ALVEAR

NARIÑO
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

SANTANDER ALVEAR
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

MARTHA CENIDIA NIÑO CHIA - HENRY PERALTA Páez

NORTE DE SANTANDER
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

RALTA Páez
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

GA
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

GABRIEL SANCHEZ SARASTY - JEFFREY GILBERTO CASTRO LUNA

PUTUMAYO
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

ILBERTO CASTRO LUNA

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

A
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

ANGELA MARIA OCHOA OCAMPO - CLAUDIO DE JESUS PULIDO ESPINAL

QUINDIO
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

SUS PULIDO ESPINAL

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

GLADIS ESTELLA HURTADO PEREZ WILLIAM MALPICA HERNANDEZ

RISARALDA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

ALPICA HERNANDEZ
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

MARTH
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

MARTHA CENIDA NIÑO CHIA FERNANDO RENE RIVAS PAC

SAN ANDRES
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

ANDO RENE RIVAS PACHON

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

JO
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

JOSE ALEJANDRO MUÑOZ PALACIO ROQUE ALIRIO MARTINEZ SANTOS

SANTANDER
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

IO MARTINEZ SANTOS
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

DOUGLAS NERVARDO BOTIA GUERRA

SUCRE
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

RRA
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

CESAR
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

CESAR AUGUSTO BOCANEGRA SANCHEZ OMAR VICENTE GUEVARA PAR

TOLIMA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

VICENTE GUEVARA PARADA

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

PATRICIA RICO ROJAS CARLOS ALBERTO TORRES LUNA

VALLE
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

TO TORRES LUNA
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

LUZ MERY ESCOBAR GOMEZ HECTOR OSORIO ISAZA

VAUPES
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

OR OSORIO ISAZA
CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 PROCESO

FORMATO

Número
Macroproceso Proceso o proyecto de la
actividad

Registro y actualización del sistema

5
Registro civil e identificación

6
 7

Certificación, documentación y servic

3
Debates electorales

Electoral
5

Mecanismos de participación 1

Información electoral 1

Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

 Servicio al Colombiano

Planeación y direccionamiento estratégico

Planeación de la gestión
1
Institucional

Sistema de gestión y mejoramiento

1
Institucional

1
Vinculación del talento humano
2

Gestion del talento humano

3

Permanencia del talento humano

3
Gestión jurídica Representación judicial
 Gestión jurídica Representación judicial

Gestión de los recursos financieros 1

Gestión contractual 1

1
Gestión administrativa y financiera
Gestión de los recursos físicos

Gestion documental

Gestión y control disciplinario Actuaciones disciplinarias

2

3
 1

Seguimiento a la gestión institucional

2

Gestión del sistema de control interno

Auditoria interna 1

Nombre Delegados Departamentales

Delegación Departamental
 PLANEACIÓ

PROG
DELEGACIONES DEPA

Actividad Nombre del producto

Realizar y remitir a la oficina de Validación y producción de

Registro Civil, el consolidado de las estadísticas de Informe de Registros Civiles RCX producidos
producción de las Registradurías, Notarías, Hospitales y
demás entes donde aplique, el informe de producción de los
RCN, RCM y RCD y remitir al nivel central

Informe de Control de recepción de lotes

Realizar el seguimiento al envió de material decadactilar desde
municipales en centro de acopio
las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales hacia
el Centro de Acopio.

Realizar seguimiento a las salidas no conformes detectadas en

Informe de seguimiento y acciones correctivas
centro de acopio.
implementadas por Registraduría

Realizar la post-grabación del folio o serial del registro civil, por

parte de las Registradurías Especiales, Auxiliares y
RCX Post-grabados
Municipales, ingresando la totalidad de los datos inscritos en el
aplicativo SIRC e informar al Servicio Nacional de Inscripción.

Verificar el material recepcionado en el aplicativo del centro de

acopio respecto a la cantidad registrada en el formato RAP04,
siguiendo las directrices del Manual del Centro de Acopio. Reporte de material recepcionado

Hacer seguimiento a la entrega de documentos mediante el

uso del dispositivo Morphotablet, realizada por las
Reportes de seguimiento
Registradurías del Departamento.
Recepcionar y verificar las primeras copias de Registro Civil
remitidas por las oficinas de su circunscripción con función
Informe y Formato Control envío primeras copias de
registral (Registradurías, Notarías, Corregidurías, Hospitales y
Registro Civil (Formato RAFT29)
Clínicas), y remitir el consolidado del Departamento una vez
verificada su post grabación al nivel central.

Acta de reuniones y seguimiento al cumplimiento de

Garantizar la operatividad y funcionamiento del Comité técnico
los compromisos definidos en el Comité Técnico de
de apoyo Departamental al Registro Civil
Apoyo Departamental al Registro Civil

Verificar la remisión oportuna al nivel central de la tarjeta de

Reporte de actualización de firmas.
actualización de firmas.

Realizar y reportar al nivel central, las estadísticas de Informe estadístico de certificados y copias de
producción de certificados y/o copias de Registro Civil Registro civil expedidos

Dirigir y organizar las elecciones de Autoridades Locales Comités de seguimiento electoral

Atender las Inscripción de Candidatos correspondientes a la

Inscripción de Candidatos
Circunscripción

Conformar las bases de datos de jurados de votación, realizar

Listas Jurados nombrados
el sorteo y publicar las listas de jurados designados

Llevar a cabo el plan de capacitación a los diferentes actores

Listado de asistencia a capacitación
del proceso electoral

Atender la inscripción de ciudadanos de su respectiva

circunscripción y realizar seguimiento para generar alertas
inscripción de ciudadanos
sobre posible inscripción irregular de ciudadanos
(trashumancia electoral)

Realizar el seguimiento y control del desarrollo de las

solicitudes de iniciativas ciudadanas de los diferentes MPC y Inscripcion de las iniciativas de MPC
del proceso de verificación de los respectivos apoyos. Certificacion de cumplimiento o no de requisitos
(reportar en el bimestre cuando se presenten estas constitucionales y legales publicada en la pagina
web de la RNEC
iniciativas en su circunscripción)

Consolidar y compilar los datos de las votaciones de los

diferentes eventos electorales, para facilitar la consulta y la Solicitudes atendidas
entrega de la información a las personas naturales y jurídicas

Dar respuesta oportuna a las PQRSDs, recibidas por los

PQRSD resueltas
diferentes medios
Cargar oportunamente en la herramienta en línea las
estadísticas correspondientes a las PQRSDs, recibidas por
Informes de PQRSD
los diferentes medios y gestionadas por la Delegación
Departamental

Elaborar el informe de gestión semestral de acuerdo a los

parámetros y tiempos establecidos y cargarlo en el Share Informes de Gestión
point

Enviar la programación de los servidores que realizaran los

Listado de servidores
cursos virtuales del SGC y realizar el respectivo seguimiento.

Verificar los documentos antecedentes a la posesión de

Verificación de Requisitos vinculación
nuevos servidores

Ejecutar las actividades del programa de inducción a los

Inducción realizada
nuevos servidores

Identificar, formular, realizar y monitorear las actividades del

Listado de asistencia
plan institucional de formación y capacitación

Formular, realizar y monitorear las actividades del sistema de

Listado de asistencia
seguridad y salud en el trabajo

Realizar y monitorear las actividades del Programa de

Listado de asistencia
Bienestar Social

Elaborar la hoja de control de las Historias Laborales de los

Hojas de control diligenciadas
Servidores activos de la planta y digitalizarlas

Diligenciar el formato único de inventario documental de las

Historias Laborales de Servidores Supernumerarios, Formato único de Inventario documental
vinculados en el 2018

Hacer seguimiento a los registradores de su jurisdicción sobre

el cumplimiento o incumplimiento de los jurados de votación y Resolución exoneración y Resolución de sanción de
el respectivo impulso a los procesos coactivos que se lleguen jurados de votación
a ocasionar.

Ejecutar y registrar en el aplicativo de Cobros Coactivos todas

las actuaciones establecidas por la Ley 1437 de 2011
Proceso de cobro coactivo
relacionada con Etapa de notificación al sancionado y efectuar
el cobro conforme lo establece el estatuto tributario.

Ejercer la defensa técnica de la Entidad mediante análisis,

investigación y sustentación para evitar el detrimento
Procesos judiciales
patrimonial de la misma, garantizando la defensa de los
intereses de la Entidad.
Coordinar con las Registradurías municipales y especiales a
su cargo la defensa técnica frente a las acciones
constitucionales de tutela interpuestas contra la RNEC, con el
propósito de dar solución inmediata del derecho vulnerado en Acciones de tutela
los casos en que se evidencie falla del servicio o emitir informe
detallado al despacho judicial en los casos en que la falla es
atribuible exclusivamente al ciudadano.

Emitir conceptos ajustados al ordenamiento jurídico que se

Oficios de respuesta
lleguen a recibir en la circunscripción Departamental

Realizar seguimiento mensual de verificación de actualización

Reporte
y cierre del aplicativo SCR

Ejecutar eficientemente el cupo presupuestal asignado,

adelantando todos los actos inherentes a la etapa
precontractual, adjudicación y suscripción de contratos y contratos
suscripción de las respectivas actas de liquidación, al cierre de
la vigencia

Cumplir con todo el proceso de baja de bienes terminando con

Baja de Bienes
la presentación del respectivo informe final de baja de bienes

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e

inmuebles y consolidar levantamiento físico anual de Inventario actualizado
inventarios de la entidad y en comodato

Trasferir archivos de gestión al archivo central Informe de avance

Dirigir y controlar la correcta disposición de los archivos

documentales a través de la aplicación de las TRD con el fin
de preservar la memoria documental y facilitar la gestión de la Conservación y gestión del archivo de la entidad
entidad en el tiempo

Dar trámite oportuno a las quejas e informes, que den lugar al

Autos de indagación preliminar
inicio de acciones disciplinarias contra los funcionarios de la
circunscripción

Impulsar los procesos disciplinarios con celeridad y el debido

Proceso disciplinarios
proceso

Promover las acciones disciplinarias de primera instancia, bajo

los parámetros legales y constitucionales del debido proceso, informes de acciones disciplinarias
rindiendo los respectivos informes mensuales
Realizar monitoreo en el avance de las acciones correctivas,
propuestas en los Planes de Mejoramiento, midiendo su Planes de Mejoramiento - Actas
efectividad y cumplimiento

Dar respuesta oportuna a la información que deba reportar la

Delegación Departamental, a los diferentes Organismos de Certificaciones
Control y partes interesadas que los soliciten

Evaluar y controlar periódicamente los avances de los Mapas Mapa de Riesgos de Corrupción y Gestión
de Riesgos de corrupción y gestión Actas

Llevar a cabo las visitas administrativas de las Registradurías

Municipales y Especial por parte de los Delegados Actas
Departamentales

C
 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN

DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y REGISTRADURÍA DISTRITAL

Meta por bimestre

Unidad de
Indicador de producto Meta anual
medida
Enero - Marzo - Mayo -
Febrero Abril Junio

Informe remitido dentro de los 12 Número 2 2 2

tiempos estipulados

Informe y registro de control

diligenciado y enviado (Formato 12 Número 2 2 2
RAP04)

Informes de seguimiento
enviado dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Número de post-grabaciones
100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
realizadas

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 12 Número 2 2 2
estipulados

Reporte de seguimiento enviado

dentro de los tiempos 10 Número 0 2 2
estipulados
Informe de seguimiento de
Registradurías que enviaron
12 Número 2 2 2
oportunamente las primeras
copias post grabadas.

Informe de seguimiento al
12 Número 2 2 2
cumplimiento

Reporte de tarjetas remitidas. 12 Número 2 2 2

Informe estadístico remitidos. 12 Número 2 2 2

Número de actas de seguimiento 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

cantidad de partidos o
movimientos y candidatos 100% Número 33.33% 33.33% 33.33%
inscritos

Número de jurados nombrados 100% Número 0.00% 0.00% 50.00%

Número de personas
100% Número 0% 0% 0%
capacitadas

número de ciudadanos inscritos

Reportes posible inscripción 100% Número 25% 25% 25%
irregular de ciudadanos

Número de iniciativas inscritas

100% Número
No. de Resoluciones publicadas

No. de solicitudes atendidas 100% Número 16% 16% 17%

Numero de PQRSD atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Numero de informes
12 Número 2 2 2
presentados oportunamente

Informes presentados
2 Número 1
oportunamente y con calidad

Número de servidores
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
certificados SGC

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
posesionados

Número de servidores
100% Número 0.00% 25.00% 25.00%
capacitados

Total de servidores beneficiados 100% Número 0.00% 20.00% 20.00%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Total de servidores beneficiados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de hojas de control

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
reportadas en el share point

Números de formatos
100% Número 10.0% 20.0% 20.0%
diligenciados

Número de jurados exonerados

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
y sancionados

número de procesos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de actuaciones
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
atendidas
Número de tutelas atendidas 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Número de Consultas y
100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Conceptos resueltos

Reporte del No. de

100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
Registradurías verificadas

Porcentaje de ejecución
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
del cupo presupuestal

Número de bienes dados de

100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%
baja

Inventario actualizado en el
100% Porcentaje 0.00% 0.00% 0.00%
aplicativo

Número de archivos transferidos 100% Porcentaje 16.67% 16.67% 16.67%

Número de series documentales

100% Número 16% 16% 17%
organizadas

número de indagaciones
preliminares y de autos 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%
inhibitorios

Número de procesos impulsados 100% Número 16.67% 16.67% 16.67%

Informes remitidos 12 Número 2 2 2

Número de acciones efectivas 100% Número 33%

Cantidad de solicitudes
atendidas 6 Número 1 1 1
oportunamente

Número de acciones controlas 3 Número 1

Número de visitas y actas 12 Número 2 2 2

CÉSAR AUGUSTO JARAMILLO BARRETO LUIS ALBERTO MARTINEZ BARAJAS

VICHADA
Meta por bimestre
Responsables
Julio - Septiembre - Noviembre -
Agosto Octubre Diciembre

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0% 0% 0%

50.00% 0.00% 0% Delegados Departamentales

0% 100% 0%

25% 0% 0% Delegados Departamentales

Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

 2 2 2 Delegados Departamentales

1 Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

25.00% 25.00% 0.00% Delegados Departamentales

20.00% 20.00% 20.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

20.0% 20.0% 10.0% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

100% 0.00% 0.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

0.00% 0.00% 100.00% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

17% 17% 17% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

16.67% 16.67% 16.67% Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales
 33% 34% Delegados Departamentales

1 1 1 Delegados Departamentales

1 1 Delegados Departamentales

2 2 2 Delegados Departamentales

RTO MARTINEZ BARAJAS

CÓDIGO PGFT22

VERSIÓN 5

Aprobado: 25/09/2018

Fecha

Inicio Finalización

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 9/27/2018

43467 43830

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
 1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019
1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019

1/2/2019 12/31/2019