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Liconsa
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FIRMAS DE APROBACiÓN
C. P. Car:IG&-Hernám:le:Z'Gerónimo
Jefe del Departamento de Costos e
Inventarios
Revisó:
Aprobó:
íNDICE GENERAL
Página
1. INTRODUCCiÓN --------------------------------------------------------------------- 3
11. O BJ ETIVOS ---------------------------------------------------------------------------- 4
V. ALCAN CE ------------------------------------------------------------------------------- 8
69
(.Hf
. 1
X. HISTORIAL DE CAMBlOS --------------------------------------------------------- v
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FECHA 18 DE DICIEMBrtE.DJ;..
PÁGiNA: 2 DE. 70
1. INTRODUCCiÓN
Uno de los principales objetivos de este manual es apoyar para lograr una eficiente
distribución, comercialización y abastecimiento de nuestros productos a la población en
pobreza, por lo que consideramos de primordial relevancia el obtener la máxima
rentabilidad y reforzar el Control Interno de las inversiones, estableciendo normas y
procedimientos que fortalezcan el adecuado control en las operaciones de los
almacenes de Materias Primas, Materiales de Envase y Empaque, Producción en
Proceso, Productos Semiterminados, Productos Terminados y en Recuperación,
Herramientas, Refacciones y Accesorios e Inventarios en Poder de Terceros.
El personal que interviene en la recepción, despacho y control de las existencias que se
encuentran en los almacenes; como servidores públicos, tienen la responsabilidad de
asistir a cursos de capacitación, para que estén conscientes de la importancia que
representa mantener las materias primas y los productos terminados en óptimas
condiciones, a fin de ser utilizados en la producción o para su venta, además de
mantener el máximo nivel de eficiencia en su manejo físico y en el flujo de información
que se genera a las áreas involucradas para su correcta aplicación y registro contable, "",
de tal forma que, los estados financieros reflejen información veraz y confiable como
resultado del proceso de la Toma Fisica de los Inventarios, para que posteriormente
sean valuados apegándose en todo momento a los Postulados Básicos, incluidos en las
Normas de información Financiera emitidos por el Consejo Mexicano para la
Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C. y, con base a los
Postulados Bá~icos de Contabilidad Gubernamental, emitidos por el Consejo Nacional /> ¡ /
de Armonización Contable. (V~ ... /
1 ¡ /
Por lo anteriormente mencionado, los inventarios representan uno de los rubros más! /
representativos en los estados financieros consolidados de Liconsa y son la base para '\./
dar respuesta a las diversas estrategias adoptadas por la Administración de la Entidad, et.
por lo que para cumplir con la Norma Revelación Suficiente en notas a los Estados l
Financieros, se señala el método de valuación adoptado por Liconsa; se muestran las
cuentas contables que integran este renglón, incluyendo las estimaciones por baja de 1/\
valor y cuando la Norma lo indique, el importe correspondiente a la actualización de las,\ ~
cifras, así como alguna otra situación importante que pueda afectar a este renglÓn,'\-¡
como son las mercancías en tránsito y aquella pendiente de embarcar. I
La adecuada aplicación del presente documento, permite cumplir con los .
ordenamientos establecidos por el Gobierno Federal en mat~ria de Ad~inistración, ~
Abasto Social y de Responsabilidad de los Servidores Públicos; asi como dar /
cumplimiento a las disposiciones emitidas por los Órganos de Control Int .
,/
FECHA' ,8 DE DICiEMBRE DE 2009
, pAGiNA 3 DE 70
11. OBJETIVOS
111. GLOSARIO
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HERRAMIENTAS, Son las utilizadas para mantenimiento de la planta productiva, f
REFACCIONES Y edificios, oficinas y parque vehicular. En este rubro se
ACCESORIOS: manejan aproximadamente 5,000 artículos.
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" i
1. Leyes
- Ley del Impuesto Sobre la Renta. Vigente.
Ley del Impuesto al Valor Agregado. Vigente.
Ley del Impuesto al Activo de las Empresas. Vigente.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Vigente.
- Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.
Ley General de Contabilidad Gubernamental. Vigente
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. Vigente
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
Vigente. />.-,
2. Códigos
- Código Fiscal de la Federación. Vigente
3 Reglamentos
Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Vigente.
- Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Vigente
- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.
5. Otros
- Circular Técnica de Normas de Información Financiera (NIF-06 BIS)
- Boletines C-4 y B-10 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto
Mexicano de Contadores Públicos
- Normas de información Financiera del Consejo Mexicano para la Investigación y í
Desarrollo de Normas de Información Financiera, AC. /1
/!
Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental del Consejo Nacional de •
Armonización Contable.
1
I
V. ALCANCE
A. En Oficina Central
- Dirección de Producción
- Subdirección de Aseguramiento de la Calidad
- Subdirección de Producción
- Subdirección de Maquila y Compra de Leche
- Dirección de Materiales
- Subdirección de Adquisiciones de Consumo Interno
- Subdirección de Adquisición de Leche.
- Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales
- Dirección de Administración
- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
- Subdirección de Recursos Humanos
- Subdirección de Modernización
Subdirección de Sistemas Informáticos
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FECHA 18 DE OICIEMBRE DE 2009
PÁGINA 8 DE 70
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! Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 18-12-2009 Liconsa
establecidas en este manual, así como las instrucciones por escrito, que en su í\rlA í
caso, sean emitidas por la Dirección de Finanzas y Planeación o por la I , /
Subdirección de Contabilidad General. . I
, ·1
4. Este manual aplica para los siguientes almacenes: "{¡(
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Y
E: FINANZAS Y PLANEACIÓN
tI! Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
e,"" Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04
Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 18-12-2009 Liconsa
e l.-...-:Jr
\ I
~ -~----~--
FECHA 13 DE OlCIEV,BRE DE 2009
pAGINA: 11 DE 70
j. Para un mejor conteo de los productos, un día antes del inventario físico de
existencias, los marbetes asignados a cada estiba, anaquel, rack, etc. del
almacén, deberán estar colocados de manera clara y ordenada.
m. Designar en los almacenes el área, estiba, anaquel, rack, etc. a inventariar, por
cada pareja o grupo de conteo. /'\l, Ir""
e r • /I
¡ji! \
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o
~
o. Concentrar las mercancías de características iguales en una sola área,
clasificándolas y asignándoles número de código según su naturaleza e igualar
los niveles de las estibas, racks, etc., en igual número de sacos, cajas, piezas,
etc. en los distintos almacenes, cuando se requiera.
17 I
p. La Subgerencia de Administración y Finanzas o, en su defecto, el área
designada en los centros de trabajo, será responsable de la adquisición, ca
y llenado de los marbetes a utilizar, así como supervisar su colocación en
visible a fin de poder realizar un adecuado conteo de las mercancías.
s, Vigilar que el encargado de cada almacén, ponga los sellos ÚLTIMO DE MES,
en los últimos documentos utilizados en el mes, para recibir y despachar
mercancías y PRIMERO DE MES, en los primeros documentos a utilizar del
siguiente mes, para recibir y despachar mercancías; esta operación se realizará
mensualmente en la fecha establecida para el cierre contable de operaciones y ..~
con la finalidad de que se cuente con la documentacíón respectiva para el corte \ ,
documental, antes de iniciar los conteos del inventario físico. Los encargados .
de dar el Vo. 80. al corte documental, fecharán y firmarán cada uno de los
documentos, así como la Cédula de Corte Documental (ANEXO 1).
11. Antes de iniciar la Toma Física de Inventarios de leche en polvo importada en/~\ J
bodegas propias ylo de terceros, se requiere por parte de la Dirección de Materiales [\!!\ í
de L1CONSA o por parte del área que ésta designe, lo siguiente: /
/
.A
a. Mantener entarimados y bien acomodados los sacos al momento del inventario, cl:Jl
con el propósito de que los conteos sean ágiles y se determinen fielmente las i/ ¡
cantidades de leche en polvo que se encuentren en las bodegas. /
' ...~
FECHA 18 DE OICIEMBRE DE 2009
PÁGINA 13 DE 70
~
bodegas propias y/o de terceros, se requiere por parte del responsable de la
custodia de las mercancías propiedad de L1CONSA, lo siguiente:
a. Contar con la presencia del encargado del almacén y un auxiliar, con el objetivo ~
de que cada uno de ellos forme parte de los grupos y poder efectuar los dos /
conteos establecidos en el procedimiento para Toma Física de Inventarios de
L1CONSA. ¡
/1
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FECHA 186E DICIEMBRE DE 2009
PÁGiNA 14 DE 70
b. Dos copias del cierre de operaciones, una con cifras a la fecha de la Toma
Física, para la comparación de cifras entre el kardex y la cantidad física contada
en el inventario, estableciendo las posibles diferencias y aclaración de las
mismas y otra, a la fecha del cierre de operaciones del mes, a fin de efectuar el
comparativo físico contra registros contables de L1CONSA
13. El personal para conteos, se integrará de dos grupos por bodega y cada uno de
ellos por tres personas, una verificará que las estibas estén completas y auxiliará \\
contando los "restos" desde la parte superior de las estibas; otra, también, verificará
que las estibas estén completas y efectuará los conteos y, la otra, anotará en el
espacio correspondiente de cada marbete:
/}i
• El número de pareja o grupo, I /
/
• La procedencia de la leche, . / 'ri _
/
a. Las Parejas de Conteo se deberán integrar con una persona del área de
Administración y Finanzas, quien anotará en los marbetes: la cantidad contada
(verificando los conteos), número de pareja y en su caso, las anotaciones o
correcciones adecuadas; otra persona del área de Almacenes, quien realizará /
/
los conteos y dictara las cantidades contadas, al de Administración y Finanzas, /~'" /
verificando que el producto que está contando, su presentación y unidad de t /
medida (piezas, litros, kilos, juegos, cajas, etc.), sean idénticos al mencionado ~
en el marbete. Se estructurará una relación del personal participante, (anexo . ~ I
'" t>!t
5C) . I~I
!!.
V 1
b. Integración de las Mesas de Control Auxiliar; de acuerdo al punto 11. inciso "f",
con personal del área contable y/o administrativa, relacionando al personal que
interviene, anexo 58; que se establecerán una por almacén o más, cuando el
tipo de Centro de Trabajo y volumen así lo requieran.
c. La Mesa de Control General, anexo 5A, estará integrada por los titulares o
representantes designados de las siguientes áreas:
J~..;:/~=:,
.CH;:e DE DICIEMBRE DE 2009
PAGINA 17 DE 70
Clave: VST-DFP-PR-003 •
lIl!
• Departamento de Producción.
18. Con el objeto de coordinar adecuadamente la Toma Física del inventario, las Mesas
de Control General y Auxiliar, realizarán conjuntamente las siguientes funciones:
a. Verificar que se haya llevado a cabo la entrega y recibo de los marbetes para la
Toma Física, mediante el Comprobante de Entrega y Recibo. (anexo 3).
c. Verificar que los marbetes estén colocados en lugar visible y fácil de localizar. \\
,~
d. Recorrer las áreas a inventariar, supervisando al personal que interviene en los /liÁ
conteos fisicos, cerciorándose de que sigan las instrucciones específicas del.: !:
procedimiento y aclarándoles las dudas que se presenten. !
f. Verificar que los talones de los marbetes contengan el número de la pareja que 1'"
realizó el conteo y la fecha de realización del inventario. L:::l-
g. Los marbetes deberán contener además de los datos que en ellos se solicitan, ~
el nombre del Centro de Trabajo y la fecha de realización del inventario físico. \ J
/
h. Elaborará la Hoja de Control de Marbetes (anexo 4) /1
/ I ¡
d. Vigilar que antes de iniciar los conteos, en cada uno de los almacenes se
efectúe el corte documental de todas las formas utilizadas para recibir y
despachar mercancías, empleando para ello la Cédula de Corte Documental
i
(anexo 1). J
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Jf1
'! :
I/ ' !
e. Controlar el desarrollo de los trabajos, desde su inicio hasta la determinación de
las diferencias y aclaración de las mismas, entre el primer y el segundo conteos
(anexo 8) y efectuar el tercer conteo, en caso necesario, para determinar las
cifras correctas de las existencias físicas. Posteriormente, efectuar la ~
comparación contra kardex; empleando para ello la Cédula Comparativa de
Existencias Físicas Contra Kardex de Almacén (anexo 9). ~
/
f. De común acuerdo declarar suspendida la Toma Física, al detectar
irregularidades que afecten el adecuado inicio o conclusión de los trabajos de
r
/1
inventarios, levantando el Acta Administrativa correspondiente, en la qu se
deberán asentar las causas y, en su caso, responsables que leron lu a ...-.
interrupción del evento.
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23. Una vez efectuada la Toma Fisica en cada uno de los almacenes, se deberá tener
especial cuidado en el control de entradas y salidas de producto, con el propósito
de que al cierre contable, se puedan establecer las cifras para los comparativos de
existencias fisicas contra kardex del almacén y contra los registros contables.
25. Previo a la Toma Fisica del inventario y con la finalidad de mantener únicamente
existencias en buen estado en los almacenes, el Centro de Trabajo deberá observar
la siguiente normatividad:
\
\
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/
~ I
,i1.
I I
FECH~~~IEM8RE DE 2009
PAGINA 22 DE 70
,
Actividad Nombre y
I P~so Responsable I
Clave del
i Num. Documento
de Trabajo
e--------------------I
1 Director de i Informa oportunamente por escrito, a las áreas I
Finanzas y I involucradas, la realización de la Toma Física,
Planeación i indicando la fecha del evento y los almacenes a
I inventariar.
2 Director de I ¿El inventario físico es para Leche en Polvo de
Finanzas y I Importación?
Planeación
I Sí ir al paso No. 3. /~
\
No ir al paso No. 6. \
3 Director de I Informa oportunamente por escrito a la Dirección
Finanzas y Ide Materiales o área responsable, las existencias I
Planeación l de leche en polvo importada, la fecha de I
I realización y personal participante en la Toma
I Física
4 Director de ! Solicita a la Dirección de Materiales o área I
i
Finanzas y I responsable, el programa de actividades para I
Planeación I dicho evento.
Dirección de i Remite diez días después de haber recibido la
Materiales I comunicación por escrito de la Dírección de
I Fínanzas y Planeación, el programa de
i actividades con la siguiente información:
• Fecha de inicio y terminación
• Personal participante en grupos de i
Conteo y mesas de Control General y
•
auxiliar
Número de bodegas a inventariar
lAt-
\
• Cantidad de marbetes a utilizar
/ '
Ii establecidas. _
16 Mesa de
Control General
y Auxiliar
\~
a la mínima unidad de medida (kilos litros piezas
etc.) Al reverso del marbete del tercer conteo, I /
anotarán las operaciones aritméticas 1.7"'- }
¡
efectuadas para determinar la cantidad de r ¡/VI
producto 'i f
1Po- '"
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FECHA""1a DE DICiEMBRE DE 2009
P,¿.GiNA 26 DE Te
A
11
/ 1
•
RECIBE MARBETES Y CA
DOCUMENTACiÓN QUE LE
CORRESPONDE Y RREV10
AL INVENTARiO, INSTRUYE
iNFORMAR OPORTUNAMENTE AL PERSONAL DE CONTEO Y
POR ESCRITO LA REAUZi\CIÓN COLOCAN MARBETES EN
DE LA TOMA FíSICA iNDICANDO TODOS LOS ARTiCULOS
LA FECHA DEL EVENTO Y lOS 9 A INVENTARIAR
F
ALMACENES A iNVENTARIAR
1 A
ENTREGA PLANOS DE PISO 1>.
ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS PARA
QUE PLANiFIQUE DISTRIBUCiÓN CE
ÁREAS DE CONTtO
4 A 7 o
13
./
REClaE Les MARBETES DEL
REMITIRÁ 10 DIAS DESPUES DE AREA DE ADMON. y FINANZAS,
RECiBR COMUNICACION, DISTRIBUYE Y ELABORA
EL. PROGRAMA DE ACTiVIDADES COMPROBANTE PARA
CADA ALMACEN
5 B 8 E
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22 I
ELABORARA LISTADOS
RELACIONANDO CON SUMA
TODOS LOS MARBETES
DESPUES COMPARA
CONTRA KAROEX,
23 I
ELABORARA LA HOJA DE
CONTROL DE MARBETES
24 K
ELABORAR COMUNICADO A
DIRECTOR FINANZAS Y
PlANEACIÓN FIRMADO POR I
25
GTE CENTRO TRABAJO
K
/
í
/
/
ELABORAR ACTA DE /
TERMINACiÓN DE TOMA FíSICA
DE INVENTARIOS
26 K
27 K
FIN
!
i, Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 18-12-2009 Liconsa
~~~~~
I
Núm. Nombre del documento i Clave
23 Cédula Comparativa de Existencias Físicas Contra Kardex de I Anexo 9
Almacén I
24 Instructivo de llenado de Cédula Comparativa de Existencias I
If
¿ (~
ANEXO 1
lICONSA, S. A, DE C. V.
CÉDULA DE CIRTE DICUMENTAl
CENTRI DE TRABAJI: _ _W'-- _
ALMACÉN DE: _ _W'-- _
FECHA: _ _<ID'-- _
NÚMERIDEl NÚMERIDEl
FIRMATI ÚLnMI UTllIZADI PRIMERI AUTILIZAR
HUlRARlN
(Z)'=::=-::=:-====,----_
_----'00 _
=NI=M=BR=E YRRMA DEl ALMACENISTA NIMBRE YRRMA DEl REPRESENTANTE
DEl AREA DE ADMINISTRACiÓN Y
RRANZAS.
Vo.Bo.
_ --,(2)-:--::-:--::-:==_ _-:--::_ -:-:-:-:~(10)=-= _
MIMBRE YRRMA DEl REPRESENTANTE MIMBRE YFIRMA DEl REPRESENTANTE DEl
DE LA DIRECCiÓN DE RNANZAS ÓRGANIINTERND DE CINTRIl
YPLANEACIÓN
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 1
CÉDULA DE CORTE DOCUMENTAL
Número 1 Se anotará
1
2
3 i
4 i Nombres de los formatos utilizados en el almacén ,
I
5 i Números de los últimos documentos utilizados en el mes i
!,
6 . Números de los primeros documentos a utilizar en el mes siouiente
I 7 Nombre v firma del resoonsable del almacén
i
i Nombre y firma del representante de Finanzas del Centro de Trabajo o de
8 •
la Dirección de Materiales
9 Nombre firma del re resentante de la Dirección de Finanzas Planeación
10 Nombre y firma del representante del Organo Interno de Control
/7(
¡
/
ANEXO 2
MARBETE
SECCION fOUO
3 2 3
o OEsc~paON
o L....L..L....l
o (4) (4) (41
o
CAlITIOAD UNIOAO PAREJA
7 (5) (61 7
(81
• j
/
1'1 '
(9) Reverso de cada parte del marbete.
'\.~\
.. ,\
.'
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 2
MARBETE
I
,
Número ,
1
Se anotará
! Número consecutivo del marbete
2
3
4
5
6
7
8 ,
! Al reverso de cada parte del marbete, anotarán las operaciones aritméticas
9
I efectuadas para determinar la cantidad de producto
/l
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b
Jf . /'..
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ANEXO 3
lICONSA, S. A. DE C. V.
FECHA: UJ _
;
A
!;
I ,j i ''
i f Y
lfjI
ACIMPAHAMlSALAPRESENTE-U) MARBETES CIN NÚMERIS DE FIlII DEl _ _W,-- J
ENTREGÓ: ___ill _
HIMBRE YRRMA
RECIBiÓ: ---'@------
NIMBRE YRRMA u
/
>
f
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 3
COMPROBANTE DE ENTREGA Y RECIBO DE MARBETES
Número Se anotará
1 Fecha de realización del Inventario Físico
2 Cantídad de marbetes asi nados al almacén a inventariar
De qué número a qué número de folio se está entregando para el i
3
i inventario, conforme al total de marbetes I
4 i Nombre del almacén al cual se han destinado los marbetes
Nombre y firma del representante de Finanzas del Centro de Trabajo o de
5
la Dirección de Finanzas y Planeación I
6 Nombre y firma del responsable de los almacenes !
\
-,,
\\
'''~~
ANEXO 4
L1C1NSA, S. A, DE C. V.
NIJA DE CINTRll DE MARBETES
FECHA: __w'--__
PARA: MESA DE CINTRll GENERAL
\ /
,1
RECIBiÓ: (l)':c:=~-----
'1I1"MBRE YFIRMA
EIITREGÓ: ~OO':c:==-::------
MIMBRE YFIRMA
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 4
HOJA DE CONTROL DE MARBETES
Número Se anotará
1 Fecha de realización del Inventario Fisico
2 Nombre del almacén que se inventarió
I Marbetes que se destinaron para el inventario del almacén, de qué número
3
I, a qué número
4
5
6
7
8 ; Nombre y firma de encargado de la Mesa de Control Auxiliar
' ¡,
->. ''
,
.. ;--"-
ANEXO 5A
L1CDNSA. S. A. DE C. V.
MESA DE CONTROL GENERAL
DIRECCiÓN DE
FINANZAS YPLAN. __w _
SUBGCIA. DE ADMÓN.
_---'(R)'---_ _ YFINANZAS __w'---__ \
ÓRGANO INTERNO
_ ---'w'---__ DE CONTROL __w _
SUBGCIA. DE PROD.
_ ---'00'---_ _ YMAHTMTO. _----'w'---__
SUBGCIA. DE DISTR.
_ ---'00'---_ _ OPADRÓN _----'wC-__
DEPARTAMENTO DE
_ _(-",-10"'-)1-_ _ CONTROL DE CALIDAD _----'w'---__
DEPARTAMENTO DE
(11) PRODUCCiÓN _----'wC-__
_ ---'(..-"'1,..,,2)1-_ _ IEFE DE ALMACENES _----'W'---_ _
_ _(13),-_ _ (14L _----'W _
~/~j
j
, ,
,.
•
FECHA 13 OC;:}¡CIFtv1BRE DE 2009
PAGiNA 41 DE 70
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 5A
MESA DE CONTROL GENERAL
Número I Se anotará
1 i Nombre del Centro de Trabajo
2 i Fecha de realización del Inventario Físico
3
4 '''\
12
13
I
14 I Área a la que representa el empleado agregado
/1
~/ í
ANEXO 58
lIC1HSA. S. A. DE C. V.
CENTRO DE TRABAlO: W
ALMACÉN DE: al ~,
FECHA: rn \
on., rn FINANlAS 00 •
/
//'\N"
,.
¡: /
/
'j
ill- (ZJ ALMACÉN 00
!
/
ill- UU DISTRIBUCiÓN 00 • /
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 58
MESA DE CONTROL AUXILIAR
Número Se anotará
1 Nombre del Centro de Trabajo
2 Nombre del almacén a inventariar
3 Fecha de realización del Inventario Fisico i ~
\
4 Números de nómina de los empleados o representantes de cada área
i Nombre del empleado representante del área de Finanzas del Centro de i
5
I Trabajo i '
6 I Firmas de los empleados o representantes de cada área !
\N~
8 Nombre del empleado representante del área de Distribución .
Nombre del empleado representante del área de Producción Y.I !
9 ,f ,.1
i Ji
i
/!/
hI
ANEXO 5C
LI CONSA. S. A. DE C. V.
PAREJAS PUA CONTEOS
CENTRO DE TRABAJO: W
ALMACÉN DE: al
FECNA: Q}
'\
\ ';
m
A -
_1_ ID- ALMACENES (§)
_ _ _ _..:-iiiiiiii
Emisión original: 18-04-1992 I Revisión: 18-12-2009 liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 5C
PAREJAS PARA CONTEOS
Número Se anotará
1 Nombre del Centro de Trabajo
2 Nombre del almacén a inventariar
3 Fecha de realización del Inventario Fisico 1
•
Nombres de los empleados representantes del área de Finanzas del Centro ,
4
de Trabajo, para integrar cada pareja
5 Números de nómina de los empleados o representantes de cada área
~.--.:::6__--!-~=c..=-'.:::::,-===::=-:~====c..=-=-=-:=:::"-'
Firmas de los empleados o representantes de cada área _ ,,
Nombres de los empleados o representantes del área de Almacenes del i
i7
! Centro de Trabajo, para integrar cada pareja '
/1
• •
rF
l&-
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!
ji
/'~~
/
~
/ ;
. I
ANEXO 5D
II CONS A, S. A. OE C. V.
GRUPOS PARA CONTEOS
- 1- -----'~-- ---,00,--
-1- _--.:~-- ---,00,--
--~--- _----'00'---
_ _00 _ (10L
- 2- ~ rsi.; 00 (Z)
- 2- ~ ill- 00 (Z)
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 50
GRUPOS PARA CONTEOS
Número Se anotará
1 Nombre del Centro de Trabajo
2 Nombre del almacén a inventariar
3 Fecha de realización del Inventario Fisico
Nombres de los empleados representantes de la Coordinación de I
4 i Supervisión de la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales, I
f--~~~-+-Ipara integrar cada pareja !
I Números de nómina de los empleados o representantes de la Coordinación I
5 I de Supervisión de la Subdirección de Adquisición y Distribución de I
Materiales I
Nombre del Area o Dirección a la que pertenece el empleado representante
6
. de la Coordinación de Supervisión
7
I Firmas de los empleados o representantes de la Coordinación de
I Sunervisión de la Subdirección de Adquisición v Distribución de Materiales
8
9
10
11 Nombre del auxiliar del almacén
Li-
/J !
ANEXO 6
/\
\
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 6
RELACiÓN DE MERCANCíAS RECIBIDAS DURANTE EL INVENTARIO
Número I Se anotará
1 I Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacén
2
3
4
5
6
7 I Número de remisión o factura que ampara la rece ción de mercancía
8 I Cantídad de mercancía recibida
9 i Unídad de medida de la mercancía recibída
10
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ANEXO 7
"
,
/
/" /7l
•
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 7
RELACiÓN DE MERCANCíAS DESPACHADAS DURANTE EL INVENTARIO
Número
1 I Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacén
2 I Nombre del almacén a inventariar
3 I Fecha de realización del Inventario Fisico
4 ! Fecha de embar ue de la mercancia, por L1CONSA
5 Nombre del cliente a uien se envía la mercancia
6
7 I Número de remísión o factura que ampara el envío de mercancía
8 I, Cantidad de mercancía despachada
9 I Unidad de medida de la mercancía despachada
10 I Costo unitario de la mercancía despachada, según factura \
11 ¡Importe de la mercancía despachada según factura \
12 ¡, Suma de la cantidad de mercancía despachada
13 I Suma de importes de la mercancía despachada
14 i Nombre v firma del representante de la Mesa de Control General
Nombre y firma del representante del área de Admínistración y Finanzas del
15
Centro de Trabajo o Dirección de Materiales
16 Nombre v firma del representante del Orqano Interno de Control
L~
/7,
ANEXOS
/\
\
\
';
Elaboró
(15)
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE
I NOMBRE Y FIRMA ANEXO 8
DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS
,1:0' !
»>
FECHA 18 DE DiCIEMBRE DE 20G9
PÁGINA 53 DE 70
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXOS
RELACiÓN DE MARBETES
Número Se anotará
1 Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almén
-------1
2 Nombre del almacén a inventariar
3 . Fecha de realización del Inventario Fisico
i
4 i Número de folio consecutivo de los marbetes
I Número consecutivo de códigos según la descripción del producto y del
5
I almacén a inventariar
6
7
8 I Unidad de medida de los productos
9
I Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente de primer \
I conteo \
Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente de segundo 1 \
10
conteo I \
Diferencia resultante de comparar las cantidades indicadas en los marbetes i ,'\ /
11
I de primero y segundo conteo r\lV\ /
12
I Cantidad de producto indicada en el marbete correspondiente al tercer! I if/
i conteo, en caso necesario. \ 1/
I Cantidad de producto que se determina como definitiva, posteriormente, I
13 I verificar que el primero y segundo conteos sean iguales, en su caso, la I 'U'
'1cantidad indicada en el marbete del tercer conteo i e dI
14
Nombre y firma del representante del área de Administración y Finanzas del I
, Centro de Trabaio i
15
i Nombre y firm~ del representante de la Mesa de control Auxiliar que i ~
I elaboro la Cédula I
j
/1 ,
r-.
/
ANEXO 9
\
\
NOMBRE Y FIRMA DEL SUBGERENTE NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO
DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS ALMACENES DEL ALMACÉN
-.
¡
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 9
CÉDULA COMPARATIVA DE EXISTENCIAS FíSICAS CONTRA KARDEX DE ALMACÉN
Número Se anotará
1 Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacén
2 Nombre del almacén a inventariar
3
4
de Marbetes I \
Cantidad de cada producto, determinada como inventario final teórico en la 1\ }
_ _ _._+;relación del kardex i ,'/
Resultado de restar de las "Existencias Fisica~" .Ias "Existencias ~ardex"; si i /\,¡'I,/
10 la cantidad del kardex es mayor a la cantidad ñsica, el efecto sera negativo i V í
o faltante ! /
Resultado de restar de las "Existencias Físicas" las "Existencias Kardex"; si '
11 la cantidad del kardex es menor a la cantidad física, el efecto será positivo o \ ,
sobffin~ ~
Nombre y firma del titular del área de Administración y Finanzas del Centro! '\jJ
12
deTffib~o '
13 Nombre y firma del titular del área de Almacenes del Centro de Trabajo
ANEXO 10
\ !
í\ \
~ /I
i
/ \/h I
id!
I I
/
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 10
CÉDULA COMPARATIVA DE EXISTENCIAS FíSICAS CONTRA
, SALDOS EN
LIBROS, POR PRODUCTO Y ALMACEN
Número Se anotará
1 Nombre del Centro de Trabajo al que corresponde el almacén
2
3 I Fecha de realización del Inventario Fisico i
f------I
4
Número c?nsecutivo de códigos acorde con la descripción del producto y I
I del almacen a inventariar j
"EC~-DtCiEf'''18RE DE 2009
" PÁGiNA: 58 DE. 70
,
Importes totales o parciales no aclarados, respecto del proceso de i
18
aclaración de las "Diferencias Originales"; cifras negativas son faltantes I
Unidades totales o parciales no aclaradas, respecto del proceso del
19
aclaración de las "Diferencias Originales"; cifras positivas serán sobrantes I
Importes totales o parciales no aclarados, respecto del proceso de I
20
aclaración de las "Diferencias Originales"; cifras positivas serán sobrantes I
i
23
Nombre y firma del titular del área de Administración y Finanzas del Centro I /¡/'V
¡
de Trabajo . , i ( V/
24
Nombre, firma y puesto de la persona del Centro de Trabajo, que elaboro I ¡ Ir l'
este anexo 10 . /
-~ .
.~
FECHA:'ja DE CICIErv\BRE DE 2009
~)AS:NA 59 DE 70
ANEXO 11
MAT¡:RtAS PRIMAS
"" (VARIABLEI
1130_112' MATERlASPRlMAS
. IflJOI
PROOUCC'ON €N ;>R(}C¡:SO
PRoDUGTO SEMrrERi'lINAOO
IVARIAll~¡:'
eacoucrc SEMnER!M~AOO
IflJOI
PROO\)CTO TERmNAOO
¡VARIABLE)
11JO_112
PROOOCTO HRMINAOO
¡FIJO)
1111
j
P< ?OOl'R
i\lARl'.BLEj
oe TERCEROS
'11)0_112 Ervi'ODEROETERCEROS
'{fUO!
()~/
¡ I I
GRANWTAl-
\ I
r o
.
BO
' (15) í18)
I JlA-
,;aMSRE y FiRMA DEL GEREr.ITE "0"'8R1O' Y FIRMA DEl SlJBGERH'TE NOMBRE Y fiRMA cm JHt PE NoMllAE FIRMA Y
ose C¡:NTRQ PE lMSAJO ea AOMIMSTRAc'ÓN y élNANZAS AlMACENES PUESTO
.~ .••.
-r-
FECHA 13 DE DiCiEMBRE DE 2009
pAGiNA 60 DE 70
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 11
CÉDULA DE DETERMINACiÓN DE DIFERENCIAS DEFINITIVAS POR ALMACÉN
Número Se anotará
1 I Nombre del Centro de Trabajo
1:
! Resultado de restar del importe del "Inventario Físico" el importe del "Saldo'
8 I Contable" por almacén, si el efecto resulta negativo, es faltante; si resulta. \
I positivo es sobrante, éstas serán las "Diferencias Originales" I '
17 Nombre y firma del titular del área de Almacenes del Centro de Trabajo i
!
Nombre, firma y puesto de la persona del Centro de Trabajo, que elaboró I
18
'------
este anexo 11 I
/l
/ " '1
J
,
, j
/
/yLV ¡ :
f !
J i
//
., J
]E FINANZAS Y PLANEAC¡ÓN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
No. Revisión: 04
j Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 18-12-2009 liconsa
ANEXO 12
4 5
MATERIAS PRIMAS
1121
(VARIABLE)
.ccroe EN PROCESO
\.
\
- .,
-PRODUCTO SEMITERMfNAOO
j \24
(VARIABLE)
PRODUCTO TERMINADO
1125
(VARIABLE)
HERRAMIENTAS, REFACCIONES Y
t,e-CESORIOS
,¡,i\í'\
---,_,_-+----+----f--+---+--t--+----+----
? DE TERCEROS -
• fA
;.¡ I.
r 80 li-
L.-----~N""'M
(11) . (12)
/7,
'~OMBRE y FIRMA DEL SUBG~RENr'E i5e
~.
RE Y FIRMA OEL GERENTE
DEL CENTRO DE TRABAJO ADMINISTRACiÓN y FINANZAS
ANEXO 12
.i D
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 12
SALDOS DE LAS CUENTAS DE INVENTARIOS,
, SEGÚN BALANZA DE
COMPROBACION
Número Se anotará
1 Nombre del Centro de Trabajo
----------_._----...........,
2 Fecha de realización del Inventario Fisico ¡
Unidades totales por almacén del inventario final del mes en que se realiza I
3 el inventario físico, antes de ajustes de inventarios conforme a la valuación I
UEPS . .,
Importe tot~1 por almacén del inventario final del mes en que se realiza ,el I
4 Inventarla fISICO, antes de ajustes de Inventarios, conforme a la valuación I
f--- +:=U~.E~P.c.'S;-._. . i
Unidades faltantes por almacén a contabilizar en el mes en que se realiza el I
5 inventario fisico, conforme a la valuación U.E.P.S., para igualar las cifras 1
contables con las cifras determinadas por el inventario físico I
Importes faltantes por almacén a contabilizar en el mes en que se realiza el I " \
6 inventario fisico, conforme a la valuación U.E.P.S., para igualar las cifras 1
contables con las cifras determinadas por el inventario físico I
"
Unidades sobrantes por almacén a contabilizar en el mes en que se realiza I
7 el inventario físico, conforme a la valuación U.E.P.S., para igualar las cifras 1,
$ .....~r'".--
ANEXO 13
(1)FECHA
(2)NÚMERO DE REFERENCIA
Por medio de la presente, hago costar que el Inventario Físíco de los Almacenes de:
--~----------------------
Practicado del día @ de (ID al día (Z) del mes
____--..,;(ID de 00 o)esponde (a
l1cO de partídas que /\ .A, ./
están a mi cargo y que los marbetes utilizados del al 1 1la Ltotalidad
salvo los cancelados • ¡ #' •
ATENTAMENTE,
(12)
NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTE
(13)
NOMBRE DEL CENL.T--R-O-D-E---T-RA-'-;-BAJO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 13
COMUNICADO OFICIAL A LA DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
Número
f----+-------------------------------1
1
ANEXO 14
LI C o N S A, S, A, D E C, v,
ACTA ADMINISTRATIVA
(ll) _ _ _ _-l-(1...",3)'---_ _
--NO--M--B--R--E--D--E--L=TI=TU--'LAR -OE=-L-A--R--E--A--D--E------ FIRMA
ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS,
00--OE=---LA--S--U--B--G--E=RE=:N--C--,A:---- _ _ _--.:(13)'--_ _
--NO--~--1B--R--E--DcoE--L =TI=TU--'LAR FIRMA
DE DISTRIBUCiÓN DE LECHE O
~
DE PADRÓN DE BENEFICIARiOS o
DE PRODUCCtÓN y MANTENltvlIENTü.
(10) _ _ _--.:1-'-'13""1 _
--Nc--r--"s--R--E--DcoE--L=:TI=:TU--'LAR DEL DEPARTAMENTO
~
FIRMA
DE PRODUCCiÓN.
(11 ) (13) I
'--'C--'I--AS--R--E--O--E--LCOTCO'T--'ULAR DE=-L-A--R--E--A--O--E------ FIRMA iI -"
CONTROL DE CALIDAD.
/
'1.
':
_________.-J( 12) -- -------'(j1)--- / i
¡"--JOMBRE OEL TITULAR DEL AREA DE ALMACENES FIRMA
:
FECHA 12 DE OICir,MBRE DE 2D~
f'AuNA 67 DE le
"'jNANZAS y PLANE!ACIÓN
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
lClave: VST-DFP-PR-003 i No. Revi~ión: 04
i ;;;;E-m-cis-cic;ó-n-o-r7ig--;i-na-cI;-:-;1-;;::8-;:_0~4c-_·1:;-:9:C;9::;2:-+i-;;;Rce--v:-is-;-;ión:-1:;-:8:C--~12::C--::;2c;;;0-;;::0::C9·--j
L
Liconsa
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ANEXO 14
ACTA ADMINISTRATIVA DE TERMINACiÓN DE INVENTARIOS
Número Se anotará
4 1,
I
Mes de levantamiento del acta
!
5
10
11
13
I Firma de todos los representantes, integrantes de la Mesa de Control ¡
! General
\
/
/
F[oCHA.:18 DE DiCIEMBRE DE 2009
PÁGiNA SS DE 7J
e FINANZAS Y PLANEAC¡ÓN
! Manual de Procedimiento para la Toma Física de
i Inventarios en Almacenes
IClave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04
1Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 18-12-2009 Liconsa
~~ ........~~
X. HISTORIAL DE CAMBIOS
~ __ ~ •.•"."._" _._._._~. _...-..T- •• __ .'_~ ~~_~_' ~' --i- ._.. ~-_ ....
_._-.~_. ,_._"_ I 3 de febrero de 2005. I
• '1" !
! ,
04 ! 18112/2009 ! Actualización del Procedimiento ! Adecuaciones y cambio de I
iI nomenclaturas. , de las áreas por .i
_ _..1__. _ _L --'I..:.re:::.e:::.s"'t"'ru::,:c:.:t:::.urc.=aclon. .--1
NOMBRE
•
ING. GONZALO E. ROBLES VALDES
Director de Finanzas y Planeación
./
ING. ÁLVARO CASTRO MANDUJANO
Encargado de la Dirección de Abasto Social