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CARTA IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL CARGO:

GERENTE ADMINISTRATIVO

IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Página 1 de 7 I. MARCO ORGANIZACIONAL 1. UBICACIÓN

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I. MARCO ORGANIZACIONAL

1. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL

Desarrollar la contabilidad de la empresa aplicada a las normas y procedimientos vigentes para lograr información oportuna y confiable que produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones.

necesarios de la empresa, teniendo en cuenta optimización de recursos económicos con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones.

Director de contabilidad Director Gestión Humana Gerente Gerente General administrativo Planear, dirigir y
Director de
contabilidad
Director
Gestión
Humana
Gerente
Gerente
General
administrativo
Planear, dirigir y administrar
actividades de Gestión
humana garantizando la
eficiencia en las relaciones
laborales, sistema de
remuneración, prestaciones y
beneficios, los procesos de
selección, inducción,
vinculación y desvinculación
laboral de la empresa
Director de
Cartera
Liderar acciones tendientes a
la gestión ágil de las
solicitudes de crédito de los
clientes y recaudo de cartera
de la empresa
Hacer
efectivo los pagos
Tesorero

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IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Página 2 de 7 2. PROPOSITO O MISION DEL CARGO Garantizar

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2. PROPOSITO O MISION DEL CARGO

Garantizar el buen funcionamiento operativo y financiero de la empresa, tendiendo en cuenta la administración de los recursos y obligaciones financieras de la empresa, así como de la eficiente dirección y coordinación de las actividades de su área, para agregar valor que sea perceptible por los clientes internos y externos.

Director Contabilidad Director de Cartera Personal directo a cargo Director Gestión Humana Tesorero Personal
Director Contabilidad
Director de Cartera
Personal directo a cargo
Director Gestión Humana
Tesorero
Personal indirecto a cargo
Todos los empleados de la empresa
Equipo de cómputo a cargo
1
Monitoreo del cumplimiento de los presupuestos globales de ingresos, cartera y gastos de la
empresa
OBJETIVOS
INDICADORES DE GESTION
META
Velar por el cumplimiento del
presupuesto Nacional de recaudo
de cartera
Presupuesto Nacional Recaudo de
Cartera
100%
Velar por la oportuna entrega de la
información contable definitiva en
las fechas establecidas
Entrega de informes
100%
Velar por un efectivo manejo de los
gastos generados en la operación
comercial de la empresa
Control de gastos
100%

.3. DIMENSIONES DEL CARGO

4. METAS RETADORAS / INDICADORES DE GESTIÓN

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IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Página 3 de 7 II. MARCO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES POR

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II. MARCO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES POR PROCESO

PLANEACIÓN GERENCIAL

RESPONSABILIDADES

Verificar la administración de las cuentas bancarias de la compañía

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Solicitar referencias bancarias para proveedores y/o clientes, velando por la correcta recolección de la documentación

Realizar control y seguimiento a las obligaciones bancarias y entregar información a Gerencia.

Coordinar con la gerencia los créditos bancarios en cuanto a monto, tasa, duración y destinación.

Determinar la forma de medición y el tiempo de seguimiento del cumplimiento de las políticas de operación por parte de contabilidad

Diseñar estrategias efectivas para el recaudo y el pago con mínimo costo

Revisar y validar las políticas de endeudamiento financiero

Coordinar la definición de políticas de portafolio para inversión de excedentes

Verificar que se cumplan las instancias de cobro de cartera, y definir el cobro jurídico
Verificar que se cumplan las instancias de cobro de cartera, y
definir el cobro jurídico o pre-jurídico.
Administrar de manera
eficiente el cobro de cartera
Presentar mensualmente informe de cartera por edades, asesor
comercial y sede así como el consolidado nacional.
Efectuar el control de los
pagos, gastos y costos
generados en la operación
de la empresa
Crear e implementar estrategias de mejoramiento y crecimiento
de los ingresos no operacionales.
Aprobar y controlar todos los pagos de la compañía
Garantizar el óptimo
funcionamiento operativo de
la compañía.
Responsable del mantenimiento locativo general de la empresa
y la consecución de muebles y enseres cuando se le solicite.
Administrar los planes de telefonía celular, autorizar cambios
reposiciones y adquisición de planes nuevos.
Asesorar, dirigir, coordinar y
facilitar a la organización en
todos los procesos
relacionados con el talento
humano, alineados con la
estrategia del negocio
Garantizar el cumplimiento de los procesos de talento humano
(Selección, inducción, vinculación y desvinculación).
Controlar los gastos de personal y pago de nómina
Garantizar que los programas de bienestar social y laboral estén
acordes a las necesidades y sean efectivas
Asegurar el cumplimiento de la legislación laboral
Realizar la planificación del área contable y sincronizarla con las
demás áreas de la organización

Garantizar la calidad y oportunidad de la información financiera, fiscal y administrativa como soporte en la toma de decisiones

Coordinar las acciones de contabilidad, revisoría fiscal y asesores externos para el establecimiento de la estrategia tributaria y fiscal

Administrar los flujos de efectivo buscando la optimización de fuentes de financiación y

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IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Página 4 de 7 aprovechamiento de los excedentes financieros

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aprovechamiento de los excedentes financieros para garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos

Cumplir con la normatividad establecida

Responder por el cumplimiento a los procedimientos y lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de Mejoramiento ( SGM)

Diseñar e implementar los mecanismos de comunicación de la situación de tesorería de los clientes

Mantener el contacto con los asesores cambiarios y cuantificar los impactos de los cambios en la legislación cambiaria

Cumplir con las normas internas y seguridad industrial. Uso de EPP

Mantener el área de trabajo limpia y organizada

Asegurar que el proceso genere y proporcione las salidas previstas.

Asegurar que se promueva el enfoque al cliente en toda la organización.

Asegurar que la integridad del sistema se mantenga cuando se planifiquen e implementen cambios en
Asegurar que la integridad del sistema se mantenga cuando se
planifiquen e implementen cambios en el SGM
Gestionar acciones de mejora, preventivas y/o correctivas si es
del caso.
Realizar el respectivo seguimiento y evaluación de las acciones
planteadas verificando el cierre de las mismas y el logro del
objetivo planteado.
Participar en el proceso de
auditorias
Asegurar que el proceso es conforme a los requisitos de la
norma ISO 9001
Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores en
seguridad y salud en el trabajo dentro del marco de sus
funciones.
Cumplir con los Roles Y
Responsabilidades SG-SST
Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo
Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de
metas y objetivos.
Garantizar la disponibilidad de personal competente para liderar
y controlar el desarrollo de la seguridad y salud en el trabajo
Garantizar información oportuna sobre la gestión de la seguridad
y salud en el trabajo y canales de comunicación que permitan
recolectar información manifestada por los trabajadores.

NOTA: Las funciones descritas, definen las funciones y actividades más sobresalientes del cargo y no deberán considerarse como una limitante a las funciones que puedan ser asignadas por el Jefe Inmediat

LIBERTAD DE ACCIÓN

Autonomía para tomar decisiones

Autorizar los pagos que sean necesarios

Implementación de indicadores

Manejo de relación con el personal a cargo

Modificar la distribución de funciones dentro de los empleados de su área

Manejo de proveedores comunes de servicio financiero

Programas conjuntos de contabilidad y tesorería

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IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Página 5 de 7  Realizar consultas tributarias y

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Realizar consultas tributarias y cambiarias a los asesores externos

Discutir información financiera pertinente con las entidades financieras

Debe consultar

Obligaciones financieras de la empresa: Nuevos créditos, prorrogas de créditos, prestamos a empleados y retiros de empleados

Seleccionar las entidades financieras con las cuales operar

Solicitud de permisos

RELACIONES

 Bancos  Clientes  Proveedores  Entidades de control  DIAN  Asesores tributarios
 Bancos
 Clientes
 Proveedores
 Entidades de control
 DIAN
 Asesores tributarios y cambiarios
 Todos los empleados de la empresa
 Comité de cartera
 Comité de mejoramiento
 Comité de emergencia
 Comité de riesgos
III. PERFIL OCUPACIONAL

Relaciones Externas

Relaciones Internas

Comités

1. PERFIL DE RIESGOS

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IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Página 6 de 7 ELEMENTOS DE RIESGOS ASOCIADOS PROTECCION

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ELEMENTOS DE RIESGOS ASOCIADOS PROTECCION CONSECUENCIAS PERSONAL Físicos – Iluminación, Radiaciones no
ELEMENTOS DE
RIESGOS ASOCIADOS
PROTECCION
CONSECUENCIAS
PERSONAL
Físicos – Iluminación,
Radiaciones no ionizantes
Ninguno
Fatiga visual, cefalea, disminución de
la destreza y precisión, alteraciones en
la piel, alteraciones en algunos tejidos
blandos (ojos)
Psicosocial – Altas demandas
cualitativas y cuantitativas de la
labor, iniciativa, autonomía, tarea
con altas cargas mentales
Ninguno
Fatiga, estrés, disminución de la
destreza y precisión. Estados de
ansiedad y/o depresión y trastornos
del aparato digestivo.
Biomecánicos – Postura,
movimientos repetitivos
Ninguno
Fatiga, lesiones del sistema músculo
esquelético, alteraciones lumbares,
dorsales, cervicales y sacras,
alteraciones del sistema vascular
Seguridad – Eléctricos, locativos,
tecnológicos, accidente de tránsito
públicos.
Ninguno
Fibrilación ventricular, quemaduras,
golpes, heridas, contusiones,
fracturas, esguinces, luxaciones,
laceraciones, amputaciones, muerte
Naturales – Sismos, terremotos,
inundaciones
Ninguno
Perdidas materiales, politraumatismos
y muerte
2. PERFIL CUANTITATIVO DE COMPETENCIAS
ESCALA VALORATIVA
Sobresa/
Excelente
Dominio
Dominio
- Genera
COMPETENCIAS
nivel de
No Aplica
elemental
General
valor
dominio
(25%)
(50%)
agregado
(75%)
(100%)
Apertura al cambio
X
Eficacia y Eficiencia
X
Iniciativa
X
Orientación al cliente interno y externo
X
Orientación al logro de objetivos
X
Orientación al mejoramiento continuo
X
Trabajo metódico
X
Liderazgo y Dirección
X
Pensamiento estratégico
X

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IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Página 7 de 7 3. PERFIL ACADEMICO  Título

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3.

PERFIL ACADEMICO

Título Profesional: Profesional, preferible en administración de empresas, Ingenierías administrativas, contaduría con especialización en finanzas

Especialización: Finanzas

4.

CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS

Manejo de herramientas ofimáticas.

Legislación laboral

5. PERFIL DE LA EXPERIENCIA  Experiencia Externa: Mínimo 3 años en cargos similares 
5.
PERFIL DE LA EXPERIENCIA
Experiencia Externa: Mínimo 3 años en cargos similares
Experiencia Interna: 3 años como Director de Contabilidad
6.
FORMACION
Jaivaná
Manual de calidad y la normatividad ISO aplicada a la empresa.
Reglamento de trabajo
IV.
VALIDACIÓN
NOMBRE
CARGO
FIRMA
Oscar Villegas Velásquez
Gerente General

Fecha de Elaboración: Enero 2015 Fecha de Actualización: Febrero 2017