 Comunicación: Es la pieza o entregable de Gestión de las comunicaciones del proyecto a ser distribuido, por ejemplo: Una minuta de

reunión, presentación de reunión de iniciación (Kickoff), Reporte de Avance de Proyecto semanal, Informe mensual de proyecto, Registro
de riesgos actualizado, entre otros.

 Objetivo: Describe el motivo por el cual se reúne la información y se distribuye, por ejemplo: Informar a los interesados de los avances,
Revisar el estado de los riesgos, entre otros.

 Contenido: Describe los entregables que forman parte de la comunicación del proyecto, por ejemplo, indicadores de avance del proyecto,
registro de riesgos, agenda, minutas de reunión y otros específicos de cada comunicación.

 Formato: Por ejemplo, un Memo impreso, un correo electrónico, presentación electrónica, archivo de procesador de palabras, Sitio web
del proyecto, entre otros.

 Medio: Forma en que se transmite la comunicación, por ejemplo distribución impresa por correo interno, correo electrónico, publicación
electrónica, conversación cara a cara, llamada en conferencia.

 Frecuencia: Plazo de tiempo (cíclico) en el que se envía la información, por ejemplo, diario, semanal, entresemana, mensual, trimestral.

 Plazo para confirmar recepción: Tiempo del que dispone la audiencia (receptores) para confirmar que recibieron la información,
transcurrido el plazo, se asume que es aceptada sin observaciones.

 Responsable de comunicar: Persona (nombre y apellido o Rol) responsable de emitir la comunicación.

 Responsable de autorizar: Persona responsable de autorizar la divulgación, en caso de tratarse de información sensible o confidencial.

 Audiencia / Receptores: Los Roles receptores (la audiencia) de la comunicación, por ejemplo el sponsor del proyecto, integrantes del
equipo, interesados de las áreas de negocio, interesados de las áreas de soporte (administración, finanzas, legal), entre otros.
Comunicación Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia Plazo Responsable Aprobador Audiencias/
para Recepetores
confirmar
recepción
Reunión de Se plantea Acta de reunión Documento Impresa y
avance esta actividad con los Word o correo
procesos de para objetivos de la Excel en electrónico Oscar Jhon
gestión presentar el misma, informe correo mensual 1 semana Andrés Anderson Sponsor del
resultado de de avance electrónico Carvajal Franco proyecto.
los avances firmado por los o CD
del proyecto interesados.
general.
Informe Presentar a la Presentación Presentación Correo
mensual alta alta dirección con gráficas, power point electrónico a
dirección informe datos o prezi no gerentes o Oscar Jhon Gerentes –
consolidado consolidados y mayor a 10 coordinadores 1 Andrés Anderson Subgerente -
de las resultados del diapositivas de área y mensual semanal Carvajal Franco Coordinadores
diferentes estado del con la presentación – jefes de
dependencias proyecto a corte información en sala de área.
para validar 30 de cada mes. solicitada juntas
el estado del
proyecto.
Informe Informe del Informe del Documento Impresa y
mensual estado de la estado del Word o correo 1 Oscar Jhon Gerencia
operativo gerencia proceso Excel en electrónico quincenal semanal Andrés Anderson Operativa –
operativa con operativo – correo Carvajal Franco coordinador
el estado de personal – electrónico operativo
la línea de equipos – o CD
trabajo vehículos –
asignada en planta.
el proyecto.
 Informe Presentar Informe Documento Impresa
mensual estado contable del Word o balance y
financiero financiero de estado de Excel en correo
estado o cuentas por correo electrónico. 1 semana Oscar Jhon
corte. pagar, cobrar, electrónico Mensual Andrés Anderson Gerencia
ingresos y o CD Carvajal Franco Financiera
egresos a corte
con la
conciliación
bancaria
correspondiente
Informe Presentar Informe de Documento Impreso y Oscar Jhon
mensual estado del recursos Word o correo Mensual Andrés Anderson Gerencia de
RRHH área de humanos con el Excel en electrónico 1 semana Carvajal Franco recursos
recursos estado de la correo humanos.
humanos. contratación, electrónico
liquidaciones, o CD
procesos
desarrollados a
empleados etc.
Registro de Estado de Registro Oscar Jhon
riegos matriz de documental del Registro ISO impreso mensual 1 semana Andrés Anderson Jefes de grupo
riesgos del estado de de riesgos – Carvajal Franco
proyecto riesgos y sus diligencia y
ajustes del archivado
proyecto
Registro de Estado de Se presenta Oscar Jhon
incidentes registro de registro de Registro ISO impreso mensual 1 semana Andrés Anderson Jefes de grupo
incidentes incidentes – no de registro Carvajal Franco
presentados conformidades de
al proyecto incidencias