EZENTIS - Manual de Procedimiento Reclutamiento y Selección

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS | RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................... 3
DEFINICIONES CLAVE ............................................................................. 4
1. PLANIFICACIÓN Y SOLICITUD DE REQUERIMIENTO ...................................... 5
1.1. DIAGRAMA ........................................................................................................................ 6
1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................. 8
1.3. INDICADORES .................................................................................................................. 10
2. BÚSQUEDA Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL .......................................... 11
2.1. DIAGRAMA ...................................................................................................................... 12
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................... 13
2.3. INDICADORES .................................................................................................................. 15
3. EVALUACIÓN COLECTIVA DE CANDIDATOS .............................................. 16
3.1. DIAGRAMA ...................................................................................................................... 17
3.3. INDICADORES .................................................................................................................. 24
4. GESTIÓN DE CENTROS DE FORMACIÓN .................................................. 25
4.1. DIAGRAMA ...................................................................................................................... 26
4.3. INDICADORES .................................................................................................................. 28
5. DESARROLLO DE EVALUACIONES ESPECÍFICAS.......................................... 29
5.1. DIAGRAMA ...................................................................................................................... 30
5.3. INDICADORES .................................................................................................................. 33
6. CONTRATACIÓN DE PERSONAL ........................................................... 34
6.1. DIAGRAMA ...................................................................................................................... 35
6.3. INDICADORES .................................................................................................................. 38
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INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimiento es un documento que orienta al cumplimiento
de las buenas prácticas en los colaboradores, con la finalidad de lograr mayor
eficiencia y eficacia para alcanzar los objetivos del área.
En este documento se consolida y detalla los siguientes procedimientos:
 Planificación y Solicitud de Requerimientos
 Búsqueda y Reclutamiento de Personal
 Evaluación Inicial de Candidatos
 Gestión de Centros de Formación
 Desarrollo de Evaluaciones Específicas
 Contratación de Personal
Para cada uno de estos procedimientos usted podrá encontrar el objetivo y alcance,
los cuales indican la razón de ser del procedimiento; las actividades, usuarios y áreas
involucradas que participan dentro del procedimiento; las políticas, que establecen
las pautas específicas, responsabilidades y controles; los flujogramas, indicando la
hoja de ruta de las actividades; y la descripción del procedimiento, donde se detalla
la ejecución de cada una de las actividades.
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DEFINICIONES CLAVE
Para el entendimiento de los procedimientos y actividades descritas en este manual,
se han consolidado los siguientes términos y conceptos clave:
 Perfil de Puesto: Documento descriptivo donde se presenta las características y

requisitos del puesto, así como sus responsabilidades, nivel de instrucción y
formación mínimo y las competencias y experiencias necesarias para lograr los
objetivos planificados.
 CEF: Diminutivo de “Centro de Formación”, es un programa de estudios técnicos

en base a los temas de solución de averías, instalaciones y programación de
equipos de telecomunicación.
 Legajos: Carpeta de documentos que contiene la información de cada trabajador

que sustenta su ingreso y su desarrollo a lo largo de su estancia en la compañía.
Incluye desde los documentos validados de formación profesional, registro civil y
licencias, hasta memorándum, promociones y certificados de trabajo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO | RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
1. PLANIFICACIÓN Y SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

OBJETIVO
Estimar la necesidad de personal a reclutar en el periodo para maximizar la eficiencia del proceso.
ALCANCE
El procedimiento inicia desde que el Jefe/Coordinador de Selección revisa la planilla actual de la organización, hasta que realiza seguimiento
al cumplimiento de actividades y presupuestos del proceso.
RESPONSABLES
 Gerente de Recursos Humanos
 Jefe/Coordinador de Selección
 Analista/Asistente de Selección
 Clientes Internos
POLÍTICAS
 Durante la planificación se programan las fechas tentativas del año donde se realizarán las evaluaciones masivas y los centros de
formación.
 Los requerimientos de puesto requieren obligatoriamente un sustento que será validado según niveles de aprobación. Una vez
aprobados, se notifica a las áreas encargadas de proveer los materiales y equipos correspondientes a estos puestos.
 Es obligatorio la aprobación del presupuesto de reclutamiento para dar inicio a las coordinaciones y ejecución de actividades.
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1.1. DIAGRAMA
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1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° Actividad Descripción
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
Si el proceso inicia desde un Requerimiento, continua con la actividad 9. Si

01 Revisar situación actual de la organización se realiza Planificación de Dotación, el Jefe/Coordinador de Selección
descarga y valida la información de la planilla de la empresa. Según el
indicador de rotación histórico, verifica el número de requerimientos de
reclutamiento proyectado para el periodo.
El Jefe/Coordinador de Selección se reúne con los Coordinadores de

Operaciones y áreas administrativas para estimar el número de
02 Coordinar estimación de contrataciones reclutamientos por rotación, revisan los puestos clave y realizan una
proyección de los requerimientos (puestos nuevos, plazas nuevas y
reemplazos por rotación).
El Jefe/Coordinador de Selección, según los indicadores de reclutamiento

Definir cronograma de convocatorias y elaborar presupuesto define el calendario con las fechas de convocatoria, los Centros de
03
de reclutamiento preliminar Formación que se requerirán y el presupuesto asociado en base a los costos
históricos.
El Gerente de Recursos Humanos en reunión con el Jefe/Coordinador de

Selección revisa las estimaciones de reclutamiento y validan los medios de
ingreso (CEF o convocatoria regular). Asimismo, se verifica el presupuesto
Revisar programación de convocatorias y presupuesto de planificado (los montos deben cubrir la demanda estimada, pero deben
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reclutamiento ajustarse al presupuesto institucional) y las actividades del cronograma
(según la capacidad de reclutamiento del equipo).
Si se aprueba la programación y presupuesto, continúa con la actividad 7.
Caso contrario, ir a la actividad 5.
El Gerente de Recursos Humanos expone al Jefe/Coordinador de Selección

las observaciones y ajustes necesarios para aprobar el programa. En caso se
05 Realizar observaciones
apruebe un presupuesto superior asignado al área, el Gerente debe solicitar
un aumento presupuestal según las políticas internas de la empresa.
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El Jefe/Coordinador de Selección recibe las observaciones y ajusta la

programación. Si re requiere reducir presupuesto, valida los principales
06 Realizar ajustes a la programación y al presupuesto gastos y optimiza el uso de recursos. Si se requiere ajustar el cronograma,
se busca planificar con mayor anticipación las actividades y no sobrepasar
la capacidad del proceso de reclutamiento.
El Jefe/Coordinador de Selección consolida y realiza una presentación

07 Consolidar presupuesto y cronograma de reclutamiento donde se reúne con el equipo de reclutamiento y presenta el presupuesto y
cronograma de actividades de selección del periodo.
El Jefe/Coordinador de Selección cada semana realiza seguimiento al

cumplimiento del cronograma en base a las actividades planificadas.
Realizar el seguimiento a la ejecución de actividades y Asimismo, controla el gasto ejecutado por el equipo de reclutamiento y la
08 variación del presupuesto.
presupuesto
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Identificar necesidad de personal y validar el presupuesto El Cliente Interno revisa la necesidad de personal de su área a cargo y valida
09
disponible si existe presupuesto.
El Cliente Interno envía el formato de requerimiento definiendo el sustento

de reclutamiento:
- Reemplazo: se valida si está registrado el cese del personal anterior.

- Puesto nuevo: se sustenta las nuevas funciones asignadas, el rol
10 Enviar requerimiento y adjuntar el sustento
organizacional (organigrama), banda salarial, perfil detallado, entre
otros.
- Vacante nueva: se debe sustentar el aumento de la carga de trabajo,
cobertura o metas de productividad.
El Jefe/Coordinador de Selección valida la necesidad de reclutamiento y el

Recibir requerimiento para inicio de convocatoria y revisar
11 presupuesto del área. Asimismo, verifica que se cuente con los sustentos
el sustento
según el tipo de requerimiento y la planificación realizada.
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El Jefe/Coordinador de Selección solicita las aprobaciones según la escala

de aprobación y el tipo de requerimiento. Esto puede incluir el visto bueno
12 Coordinar las aprobaciones correspondientes del Jefe de área, Gerente de Recursos Humanos y Gerente General.
Si es un Puesto Nuevo, continua en la actividad 13. Si es Reemplazo/ Vacante
Nueva, ir a la actividad 15.
El Analista/Asistente de Selección coordina con el Jefe del área usuaria y se

Realizar el levantamiento del nuevo perfil con el área
13 reúne para mapear el nuevo perfil: funciones, experiencia, competencias,
usuaria
entre otros.
El Cliente Interno revisa el perfil de puesto mapeado y verifica si cumple

14 Validar el nuevo perfil de puesto
con las necesidades expuestas en reunión.
El Jefe/Coordinador de Selección registra en la matriz (DRIVE) el

requerimiento para que el equipo de selección realice la búsqueda y
reclutamiento. Asimismo, se notifica a las áreas encargadas de proveer los
15 Enviar el requerimiento al equipo de selección equipos y materiales necesarios para las vacantes de los puestos solicitados,
de manera que se cuente con estos con anticipación.
1.3. INDICADORES
N° Indicador Fórmula de Cálculo Objetivo Frecuencia Medida
Cumplimiento de Número de convocatorias

Medir el cumplimiento del cronograma de
01 cronograma de realizadas / Número de Mensual Porcentaje
convocatorias establecido del periodo
convocatorias convocatorias planeadas
Gasto de reclutamiento real /
Índice de desviación Contar con trazabilidad del cumplimiento del
02 Gasto de reclutamiento Mensual Porcentaje
del presupuesto presupuesto designado a reclutamiento
presupuestado
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2. BÚSQUEDA Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

OBJETIVO
Ejecutar actividades para captar interesados en la oferta laboral de la empresa.
ALCANCE
El procedimiento inicia desde que el Analista/Asistente de Selección evalúa el tipo de medio de difusión y asigna responsables, hasta que
gestiona los recursos para la ejecución del full day.
RESPONSABLES
 Auxiliar/Practicante de Selección
 Asistente de Comunicación Interna
POLÍTICAS
 El Asistente de Comunicación Interna debe realizar una actualización de los diseños y formatos para la difusión de reclutamiento
en los diversos medios.
 La publicación de las ofertas laborales debe realizarse en los medios según la planificación
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2.1. DIAGRAMA
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El Analista/Asistente de Selección identifica los medios de difusión y

comunicación de reclutamientos en base a los convenios firmados a la fecha
01 Evaluar el tipo de medio difusión y asignar responsables como espacios en medios impresos, paneles en el exterior, publicaciones en
redes sociales y murales en las diferentes sedes.
Asimismo, se asignan a los asistentes que se encargarán de gestionar con los

proveedores las publicaciones y envíos de información.
El Auxiliar/Practicante de Selección consolida y valida el contenido de la

publicación (horario, fecha, ubicación, documentos a entregar, teléfonos de
contacto, entre otros).
Detallar el contenido de la publicación y coordinar la
02
validación y elaboración del diseño
Luego coordina una reunión con el Asistente de Comunicación Interna para
definir el objetivo, alcance, público objetivo y medios para la pieza gráfica
de convocatoria que se necesita.
El Asistente de Comunicación Interna selecciona el formato y contenido más

03 Diseñar el contenido y el arte según el tipo de medio atractivo para el público objetivo, diseña la pieza gráfica y envía un
bosquejo al Analista/Asistente de Selección para su validación.
El Asistente de Comunicación Interna envía la pieza gráfica impresa al

Gerente de Recursos Humanos y le expone el objetivo de la comunicación,
público objetivo y estrategia de difusión. Si se valida la comunicación, el
Enviar la propuesta al Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Recursos Humanos valida por correo.
04
solicitar aprobación
Si son actividades de activaciones presenciales, continúa con la actividad 5.
Si son publicaciones web, ir a la actividad 6. Si son publicaciones en medios
impresos, ir a la actividad 7.
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El Analista/Asistente de Selección genera reuniones con institutos,

municipalidades y organizaciones que brindan ferias laborales, para instalar
un espacio de convocatoria, en la cual se brinda información general de la
empresa, se explican las funciones y posiciones solicitadas para la operación
05 Gestionar la difusión en institutos, ferias laborales y charlas y los beneficios.
Cada interesado podrá dejar su cv o información personal y registrarse en la

base de datos. Continúa con la actividad 10.
El Auxiliar/Practicante de Selección realiza las publicaciones de

convocatoria masiva en los diferentes medios de comunicación según la
planificación. Si existen dudas se coordina con el Asistente de Comunicación
06 Publicar oferta laboral en medios digitales Interna para realizar ajustes finales o para detallar la estrategia de difusión.
Continúa con la actividad 10.
El Asistente de Comunicación Interna coordina con los proveedores (agencias

de medios o directamente con los responsables de los medios de
comunicación), la programación de publicación, el dimensionamiento (en
cm2, segundos, periodicidad de publicación, entre otros) e impresiones
07 Coordinar con los proveedores el detalle de la publicación (volantes) según los convenios firmados o los requeridos a futuro.
Si es difusión por volanteo, ir a la actividad 8. Si es publicación en

Periódicos, ir a la actividad 9.
El Auxiliar/Practicante de Selección recibe los volantes impresos del

proveedor y valida si la calidad y cantidad es la correcta. Según el programa
de volanteo (ubicación, ruta, horario y público objetivo) realiza el volanteo
08 Realizar el volanteo según lo programado en los lugares estratégico. Se registra en el DRIVE el inicio de búsqueda.
Continúa en la actividad 10.
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El Asistente de Comunicación Interna envía la pieza gráfica al proveedor o

agencia de medios para la publicación en los periódicos (u otro medio
09 Realizar seguimiento a las publicaciones en medios impresos impreso) y realiza seguimiento al cumplimiento de los acuerdos. En caso de
identificar observaciones, se comunica con el Gerente de Recursos Humanos
para contactar al proveedor y notificar el reclamo.
El Auxiliar/Practicante de Selección recibe las llamadas de los candidatos y

Atender las llamadas de confirmación y/o revisar Cv's para registran en el DRIVE la información básica (nombres completos, DNI,
10
contactar al postulante teléfono, entre otros). Con la llamada se confirma la asistencia al full day
de evaluación y se reafirma los requisitos básicos (DNI, brevete y cv).
El Analista/Asistente de Selección coordina la reserva y acondicionamiento

de espacios y la impresión de fichas. Asimismo, solicita la compra de
materiales o el despacho desde almacén. Por otro lado, coordina con el área
Gestionar los recursos para la ejecución del Full Day de de Flota el encargado de las pruebas de manejo y la disponibilidad de
11
Evaluación vehículos.
2.3. INDICADORES

Cubrimiento de cuota Número de personas convocadas / Medir la capacidad de captación de convocados
01 Semanal Porcentaje
de captación Meta de número de convocados para los procesos de reclutamiento
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3. EVALUACIÓN INICIAL DE CANDIDATOS

OBJETIVO
Optimizar los recursos para lograr realizar pruebas de selección a grupos de candidatos.
ALCANCE
El procedimiento inicia desde que el Asistente de Recursos Humano recibe a los postulantes y recolecta los documentos solicitados, hasta
que comunica el motivo de rechazo o informa la aprobación de las pruebas de selección al candidato.
RESPONSABLES
 Instructor de Manejo o Responsable de Evaluación
POLÍTICAS
 En caso de requerirse Personal Técnico se realizará el Full day de evaluaciones. Si es Personal administrativo, ejecutivo o técnico
de alta especialización, las pruebas se realizarán según cronograma establecido por la reclutadora.
 Si se realiza un full day, los candidatos recibirán los resultados preliminares de “Apto” o “No Apto” al final de la sesión de
evaluaciones.
 Es posible la reevaluación de manejo con el acuerdo mutuo del Instructor de Manejo y el Reclutador.
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3.1. DIAGRAMA
Página | 17
Página | 18
Recibir a los postulantes y recolectar los documentos El Auxiliar/Practicante de Selección recibe a los candidatos y verifica que
01 cuenten con los documentos necesarios. Para el caso de reclutamiento de
solicitados
administrativos, se solicita CVs. Para el Full Day de reclutamiento de
técnicos, adicionalmente se solicita documento de identidad (original y
copia), brevete de conducir.
El Auxiliar/Practicante de Selección ubica a los candidatos en el ambiente

02 Dirigir a los postulantes al ambiente de evaluación de evaluación. En caso de Full Day, se procede a firmar la lista de asistencia,
en la cual se registra datos como nombres, apellidos, DNI, entre otros.
El Auxiliar/Practicante de Selección expone la Agenda del día y las

evaluaciones a tomar. En caso de Full Day, también se expone brevemente
03 Exponer la agenda del día y repartir la ficha de datos
el objetivo del evento y Consideraciones Generales; y se reparten las fichas
de datos.
El Auxiliar/Practicante de Selección entrega la hoja bond, lápiz y borrador,

y explica la actividad de dibujar una persona bajo la lluvia. Los candidatos
Entregar pruebas psicológicas y detallar las indicaciones tienen 20 minutos para desarrollarlo.
04
para su desarrollo
De forma paralela se realizan las actividades 6 y 7.
El Auxiliar/Practicante de Selección revisa las pruebas psicológicas de los

candidatos. En caso de Full Day, las pruebas psicológicas se irán revisando
conforme los candidatos van entregándolas; no es necesario esperar a que
05 Revisar pruebas psicológicas de los postulantes todos la terminen. Si se continúa con el proceso, ir a la actividad 8. Caso
contrario, ir a la actividad 11.
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El Auxiliar/Practicante de Selección revisa el nivel de formación y la

experiencia (en caso sea requerido) descrita en los CVs.
Para el caso de Técnicos con experiencia, consolida los CVs e ingresa a la
web de contrata para verificar si el candidato tiene observaciones de
comportamiento inadecuado en periodos pasados.
Una vez revisada la información del postulante, los resultados son
06 Revisar requisitos mínimos y registrar el resultado registrados en la Matriz de Seguimiento. Si es reclutamiento de técnicos, ir
a la actividad 7. Caso contrario, se verifica si el candidato continúa el
proceso; de ser este el caso, ir a la actividad 8. Caso contrario, ir a la
actividad 11.
El Auxiliar/Practicante de Selección revisa las infracciones de los candidatos

a técnicos que van pasando las entrevistas de manera satisfactoria haciendo
uso de sus brevetes. Si continúa con el proceso, ir a la actividad 8. Caso
07 Revisar el récord del conductor contrario, ir a la actividad 11.
El Auxiliar/Practicante de Selección explica la dinámica de la siguiente

etapa. En caso de administrativo, comunica que se procederá con una
entrevista personal. En caso del Full Day, se comunica quiénes son los
08 Explicar la dinámica de la siguiente etapa
candidatos que continúan en el proceso, los cuales permanecerán en la sala.
Se organizan grupos de cinco participantes para continuar con las
entrevistas.
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Para el caso de reclutamiento de administrativos, el Analista/Asistente de

Selección realiza las entrevistas personales. Para el caso de técnico, se
realizan las entrevistas en grupos de cinco candidatos.
09 Realizar la entrevista de recursos humanos
En ambos casos, se busca a los candidatos que calcen con la tendencia de
los perfiles con alta probabilidad a permanecer en la empresa. Al terminar
las entrevistas, se comunica qué participantes continuarán con la siguiente
etapa.
El Analista/Asistente de Selección revisa el perfil del candidato y

competencias usando las Fichas de Evaluación.
10 Definir los postulantes que pasan a la siguiente etapa
Si continúa con el proceso, ir a la actividad 12. Caso contrario, ir a la
siguiente actividad.
Para aquellos candidatos que no aprobaron el Auxiliar/Practicante de

Selección les comunica el motivo de su descalificación y se les agradece por
11 Comunicar el motivo a candidato su participación.
El Auxiliar/Practicante de Selección se reúne con los candidatos y les explica

los motivos de selección.
12 Comunicar la continuidad a la siguiente etapa
Para el caso de técnicos, son agendados para la prueba de manejo con el
instructor y se realiza la actividad 16. Para el caso de administrativos,
continuar con la siguiente actividad.
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Para el caso de Administrativos, el Cliente Interno entrevista a la terna final

(3 candidatos aproximadamente) para conocer el perfil del candidato y
aplica una serie de preguntas que le permita evaluar el nivel técnico
requerido para el puesto. Al mismo tiempo, completa la ficha de evaluación
13 Realizar entrevista final a candidatos
donde indica el cumplimiento de lo requerido y realiza algunas
observaciones, de ser el caso. En el caso de Técnicos con experiencia, no se
entrevista a una terna para seleccionar a un candidato, sino que las
entrevistas son independientes.
El Cliente Interno define qué candidatos han sido seleccionados y entrega

las fichas de evaluación al equipo de selección para revisar los resultados.
14 Entregar resultados de entrevista a equipo de selección
Para el caso del personal administrativo, continúa con la actividad 19.
Para el caso del personal técnico, se procede
El Auxiliar/Practicante de Selección notifica a los candidatos el resultado de

15 Informar a los candidatos los resultados sus entrevistas con el Cliente Interno. De ser aprobados, se les informa que
serán agendados para un examen médico en los próximos días.
El Auxiliar/Practicante de Selección coordina con el Instructor de Manejo

16 Realizar la programación de las pruebas de manejo los turnos de pruebas según la lista de candidatos preseleccionados hasta
esta etapa. Se verifica la ruta y vehículo disponible.
El Auxiliar/Practicante de Selección se comunica con los candidatos y les

explica los principales puntos que se validarán, los turnos de evaluación y la
17 Derivar a los postulantes a la zona de evaluación de manejo
zona de espera. Los candidatos que inician son dirigidos y presentados con
el Instructor de Manejo.
El Instructor de Manejo o Responsable de Evaluación le da las instrucciones

18 Evaluar al candidato según la programación generales al candidato y en ruta va evaluando las competencias de manejo.
Esta prueba es realizada en máximo 30 minutos.
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El Instructor de Manejo o Responsable de Evaluación va completando el

formato de evaluación con el puntaje obtenido en base a su juicio de
Completar el formato y entregar los resultados de experto y las competencias a evaluar.
19
evaluación al equipo de selección
Si aprueba la evaluación, continuar con la actividad 20. Caso contrario, ir a
la actividad 21.
El Auxiliar/Practicante de Selección se comunica con los candidatos

aprobados y les informa de su continuidad en el proceso y que serán
agendados para un examen médico en los próximos días. Si se trata de un
20 Informar a los candidatos su continuidad en el proceso candidato a técnico con experiencia, se continúa con la actividad 13; caso
contrario, se finaliza el procedimiento.
El Instructor de Manejo o Responsable de Evaluación entrega los formatos

de evaluación al equipo de reclutamiento y les brinda feedback sobre los
candidatos uno a uno. En caso se requiera, se revisan los casos que amerite
21 Brindar observaciones al equipo de selección una reprogramación de la evaluación de manejo y se lo comunican al
candidato. Por último, se les agradece a los candidatos por su participación.
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3.3. INDICADORES

Índice de aprobación de Número de candidatos aprobados /
Identificar los filtros generales de selección en los
01 filtros generales de Número de candidatos que inician Mensual Porcentaje
que se quedan más candidatos
selección cada filtro
Tener mapeado los tiempos promedios de
Suma (Tiempo transcurrido desde la evaluación para los diferentes puestos. Para el
Tiempo promedio de recepción del CV hasta prueba de caso de técnicos esta etapa de evaluaciones
02 Mensual Días
ciclo de evaluaciones manejo o entrevista con usuario) / culmina con la prueba de manejo; para
Número de personas evaluadas administrativos, con la entrevista con el área
usuaria.
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4. GESTIÓN DE CENTROS DE FORMACIÓN

OBJETIVO
Desarrollar las competencias y conocimientos técnicos requeridos para el puesto de trabajo.
ALCANCE
El procedimiento inicia desde que el Auxiliar/Practicante de Selección envía un correo de invitación al CEF y entrega la lista de documentos
requeridos, hasta que el Capacitador registra los resultados en el DRIVE y notifica a los estudiantes aprobados las siguientes etapas del
reclutamiento.
RESPONSABLES
 Capacitadores
POLÍTICAS
 El número de CEF que se ejecutarán en el año se planificará según la planificación de necesidad de personal al inicio del año.
 La logística de reserva, acondicionamiento y presupuesto del CEF debe ser ejecutado por el Analista/Asistente de Selección y
aprobado por el Coordinador y/o Gerente.
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4.1. DIAGRAMA
Página | 26
El Auxiliar/Practicante de Selección envía por correo la relación de

documentos que son requeridos para el ingreso al CEF:
Enviar correo de invitación al CEF y entrega de lista de
01
documentos requeridos
- Consentimiento Médico
- Declaración Jurada de Domicilio
- Renta de 5ta categoría
El Asistente de Recursos Humano establece la lista de materiales necesarios

Reservar materiales necesarios y validar viáticos para el y solicita la aprobación de viáticos y presupuesto de compra con el Gerente
02
periodo de capacitación de Recursos Humanos. Incluye costos de transporte, alquiler, impresiones,
materiales de estudio, útiles, entre otros.
El Auxiliar/Practicante de Selección recibe los viáticos depositados por el

Realizar entrega de viáticos a los capacitadores y confirmar área de Finanzas y los entrega a cada capacitador encargado del Centro de
03
materiales según lista de asistentes Formación. Él debe confirmar la disponibilidad de materiales y la lista de
asistentes confirmados a las clases.
El Auxiliar/Practicante de Selección coordina con los responsables

administrativos de las sedes y realiza la reserva de espacios donde se
Coordinar reserva de salas y horario de clases con desarrollarán las clases. Asimismo, según el cronograma confirma las fechas
04 de asistencia del Prevencionista y docentes para cada sesión de clases.
capacitadores y prevencionista
El Auxiliar/Practicante de Selección valida diariamente la lista de asistencia.

05 Realizar seguimiento a la lista de asistencia En caso se requiera, se realizan llamadas a cada candidato ausente para
confirmar su continuidad en el Centro de Formación.
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El Capacitador al iniciar las clases, realiza una introducción del plan de

Solicitar firma de compromiso, ejecutar dictado de clases
06 estudios, y solicita la firma del compromiso de asistencia, con lo cual se
según programa y registrar asistencia
busca asegurar la continuidad del técnico en la formación y trabajo.
El Capacitador, según cronograma de actividades, realiza las pruebas de

evaluación de conocimientos a los candidatos. Estas pruebas son revisadas
07 Realizar evaluación de aprendizaje
por representantes de Operaciones y se busca identificar los conceptos clave
que deben conocer todo técnico que ingresa a la empresa.
El Capacitador luego de cada sesión de clase y evaluación, debe registrar la

asistencia, y resultados de las pruebas en el DRIVE y notificar con tiempo las
Registrar resultados y notificar a estudiantes aprobados ocurrencias del día (faltas, suspensiones, cambios de clase, reprogramación
08 de sesiones, ausencia de docentes, entre otros).
siguientes etapas del reclutamiento
4.3. INDICADORES
N° a Fórmula de Cálculo Objetivo Frecuencia Medida

Número de personas aprobadas en
Índice de aprobación Mapear el número de personas que aprueban el
01 el CEF / Número de personas que Mensual Porcentaje
de CEFs Centro de Formación
ingresan al CEF
Número total de personas que
Índice de cobertura Contar con trazabilidad en el número promedio
02 aprueban el CEF / Número de CEF Mensual Número
de CEFs de personas que aprueban por cada CEF
realizados
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5. DESARROLLO DE EVALUACIONES ESPECÍFICAS

OBJETIVO
Desarrollar las competencias y conocimientos técnicos requeridos para el puesto de trabajo.
ALCANCE
El procedimiento inicia desde que el Analista/Asistente de Selección revisa la lista de candidatos aprobados que cumplieron las evaluaciones,
hasta que archiva los resultados aprobados de la evaluación y los registra en el DRIVE.
RESPONSABLES
POLÍTICAS
 El proceso completo y el desarrollo de las evaluaciones y verificaciones debe realizarse máximo en una semana.
 Solo se permitirá la re evaluación médica cuando las observaciones no son críticas y hay un acuerdo entre el Jefe/Coordinador
de Selección y el Analista.
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5.1. DIAGRAMA
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Revisar lista de candidatos aprobados que cumplieron con
01 El Analista/Asistente de Selección ingresa al DRIVE y verifica la lista de
las evaluaciones previas
candidatos que han aprobado las evaluaciones del full day y han sido
preseleccionados.
Realizar verificación de antecedentes policiales y penales El Analista/Asistente de Selección se contacta con el proveedor para la
con proveedor verificación de los antecedentes policiales y penales. Se envían los números
de DNI y se reciben los resultados que son registrados en el DRIVE.
02 Si presenta antecedentes, se le comunica al candidato que no continua en
el proceso de selección y se finaliza el procedimiento. Caso contrario, si es
para un puesto Administrativo, continua en la actividad 3, pero si es Técnico,
con la actividad 4.
El Auxiliar/Practicante de Selección solicita los contactos de dos referidos

03 Realizar evaluación de referencias laborales de trabajos pasados y realiza llamadas para confirmar el tiempo de servicio
y calidad laboral.
El Auxiliar/Practicante de Selección contacta a la clínica proveedora de los

Programar fecha de examen médico y comunicar a exámenes médicos y se reservan las fechas. Una vez confirmado se contacta
04
candidatos con los candidatos y les envía la información de dirección, hora y fecha del
examen médico.
Luego de la fecha del examen médico, el Auxiliar/Practicante de Selección

Consultar los resultados del examen médico consulta los resultados que son enviados electrónicamente o físico. En caso
05 se presenten observaciones, continúa con la actividad 5.
Si no es apto, con la actividad
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El Auxiliar/Practicante de Selección revisa las observaciones de cada

Comunicar al candidato que puede subsanar las candidato y los llama para comunicarles que se ha generado una
06
observaciones y reprogramar examen médico reprogramación del examen médico para que pueda resolver los puntos
críticos y ser contratado en la empresa.
El Auxiliar/Practicante de Selección llama a cada candidato y le explica que

no continuará el proceso de selección por no haber superado el examen
Comunicar al candidato los motivos del término del proceso médico y pruebas.
07
y registrar en sistema
El Analista/Asistente de Selección coordina la fecha de inducción y cita a los

candidatos para pasar la charla general donde se le explican los alcances
generales de la empresa, gestión del talento y aspectos funcionales de los
puestos de trabajo.
08 Brindar charla de Inducción y aplicar evaluación
Asimismo, se presentan las normas de seguridad y se aplica una prueba de
conocimientos sobre la misma.
Si se aprueba la evaluación, continúa con la actividad 10. Caso contrario,

continúa con la actividad 9.
El Analista/Asistente de Selección se comunica personalmente con los

09 Reprogramar la charla y evaluación técnicos que no lograron superar la prueba y coordina una nueva fecha para
la reprogramación de la evaluación. Continúa en la actividad 8.
El Auxiliar/Practicante de Selección consolida las fichas de evaluación y

10 Archivar resultados de evaluación y registrarlo en el sistema registra en el sistema los resultados hasta la fecha.
Fin del Procedimiento
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5.3. INDICADORES
Índice de aprobación Número de candidatos aprobados /

Identificar las evaluaciones específicas de
01 de evaluaciones Número de candidatos que inician Mensual Porcentaje
selección en los que se quedan más candidatos
específicas cada evaluación
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6. CONTRATACIÓN DE PERSONAL
OBJETIVO
Asegurar el cumplimiento legal de los documentos para formalizar el ingreso a la empresa del postulante.
ALCANCE
El procedimiento inicia desde que el Analista/Asistente de Selección comunica al candidato que ha sido seleccionado y solicita la presentación
de documentos, hasta que el Auxiliar/Practicante de Selección valida y registra entrega de equipamiento y herramientas de trabajo.
RESPONSABLES
POLÍTICAS
 Es responsabilidad del Analista/Asistente de Selección gestionar y notificar con anticipación la disponibilidad del equipamiento
y recursos necesarios para que el técnico pueda iniciar labores.
 Es obligatorio presentar toda la documentación solicitada y firmada para el inicio del trabajo. Es responsabilidad del técnico le
presentación de los documentos, fichas y constancias en el formato y fechas establecidas por el Analista / Asistente de Selección.
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6.1. DIAGRAMA
Página | 35
Comunicar al candidato que ha sido seleccionado y solicitar El Analista/Asistente de Selección llama a cada candidato que ha superado
01 las pruebas de selección y le brinda información sobre los documentos
la presentación de documentos
obligatorios a entregar para la firma de contrato e ingreso a la empresa.
Para el caso de técnicos sin experiencia los documentos ya han sido
solicitados al inicio del CEF.
El Analista/Asistente de Selección genera y modifica los contratos estándar

Notificar generación de contrato y coordinar emisión de según el perfil del puesto que ingresará. Adicionalmente, coordina con la
02
SCTR empresa aseguradora para la emisión de SCTR y copia por correo a las
gerencias involucradas.
El Analista/Asistente de Selección valida los datos personales del candidato

Confirmar al candidato seleccionado la fecha de firma de y los recursos habilitados para el trabajo. A partir que se haya confirmado
03
contrato que todo esté correcto, se llama al candidato y se le invita a presentarse a
las oficinas centrales para la firma del contrato en la fecha acordada.
Emitir contrato, alta en T-Registro y gestionar inscripción en El Analista/Asistente de Selección ingresa al sistema de SUNAT y registra el
04
recursos alta del colaborador y gestiona la inscripción en los sistemas de Ezentis.
El Analista / Asistente de Selección, luego de firmado el contrato se

Recibir contrato firmado, documentos del colaborador y
05 consolidan los documentos solicitados, se descargan los reportes de
archivar en Legajos
antecedentes y examen médico y se archiva en la carpeta de legajos.
El Analista/Asistente de Selección registran los datos personales del

06 Registrar información del colaborador en el sistema colaborador en el sistema Ofisis, dando de alta al colaborador y notificando
a las gerencias interesadas.
El Analista/Asistente de Selección confirma la fecha de ingreso del

Presentar al colaborador ante el Jefe Directo y coordinar
07 colaborado a las áreas de Ezentis y al jefe directo. El día de inicio de
entrega de equipamiento
trabajo, es presentado y se coordina la entrega del equipamiento.
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El Analista/Asistente de Selección confirma que cada responsable realice la

entrega del equipamiento, materiales y recursos. En caso existan demoras
Validar y registrar entrega de equipamiento y herramientas o falta de recursos, notifica directamente a los gerentes y gerencia general
08 para asegurar que los plazos de inicio sean rápidos.
de trabajo
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6.3. INDICADORES

Suma (Tiempo transcurrido
Tiempo promedio de desde la firma de contrato hasta Asegurar el oportuno inicio de labores del personal
01 aprovisionamiento de contratado, evitando esperas por falta de equipos y Mensual Días
la entrega de equipos y EPP) /
equipo EPPs
Número personas contratadas
Número de personas que han Tener trazabilidad de la capacidad de atención de
02 Ingresos por mes Mensual Número
firmado contrato en el periodo requerimientos de reclutamiento
Número de requerimientos que Identificar los requerimientos que toman un tiempo
Requerimientos superan el tiempo promedio de mayor al planificado y quedan como pendientes de Mensual Número
03
vencidos
atención atención
Tiempo transcurrido desde la
Tiempo promedio de fecha de reclutamiento hasta la
Realizar seguimiento a la eficiencia en el
04 ciclo de firma de contrato / Número de Trimestral Días
reclutamiento de personal por tipo de puesto
reclutamiento personas contratadas en el
periodo
Número de personas contratadas
Realizar seguimiento al avance en la atención de
Avance de atención asociadas a un requerimiento /
05 los requerimientos de reclutamiento de personal e Semanal Porcentaje
de requerimiento Número de vacantes solicitadas
informar a los clientes internos
en el requerimiento
Página | 38
CLÁUSULA DE PROPIEDAD INTELECTUAL
Los materiales, ideas y conceptos aquí vertidos son para uso exclusivo del Equipo Directivo de BDO Consulting
S.A.C. o de Personal Directivo perteneciente a EZENTIS SAC. El contenido de este documento no debe ser
reproducido total o parcialmente por ningún medio, ni distribuido a terceros sin el consentimiento previo y
por escrito de EZENTIS S.A.C.

EZENTIS - Manual de Procedimiento Reclutamiento y Selección

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En este documento se consolida y detalla los siguientes procedimientos:

 Planificación y Solicitud de Requerimientos

 Búsqueda y Reclutamiento de Personal

 Evaluación Inicial de Candidatos

 Gestión de Centros de Formación

 Desarrollo de Evaluaciones Específicas

 Perfil de Puesto: Documento descriptivo donde se presenta las características y

 CEF: Diminutivo de “Centro de Formación”, es un programa de estudios técnicos

 Legajos: Carpeta de documentos que contiene la información de cada trabajador

1. PLANIFICACIÓN Y SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO DEL PROCEDIMIENTO

Si el proceso inicia desde un Requerimiento, continua con la actividad 9. Si

El Jefe/Coordinador de Selección se reúne con los Coordinadores de

El Jefe/Coordinador de Selección, según los indicadores de reclutamiento

El Gerente de Recursos Humanos en reunión con el Jefe/Coordinador de

El Gerente de Recursos Humanos expone al Jefe/Coordinador de Selección

El Jefe/Coordinador de Selección recibe las observaciones y ajusta la

El Jefe/Coordinador de Selección consolida y realiza una presentación

El Jefe/Coordinador de Selección cada semana realiza seguimiento al

FIN DEL PROCEDIMIENTO

El Cliente Interno envía el formato de requerimiento definiendo el sustento

- Reemplazo: se valida si está registrado el cese del personal anterior.

El Jefe/Coordinador de Selección valida la necesidad de reclutamiento y el

El Jefe/Coordinador de Selección solicita las aprobaciones según la escala

El Analista/Asistente de Selección coordina con el Jefe del área usuaria y se

El Cliente Interno revisa el perfil de puesto mapeado y verifica si cumple

El Jefe/Coordinador de Selección registra en la matriz (DRIVE) el

FIN DEL PROCEDIMIENTO

N° Indicador Fórmula de Cálculo Objetivo Frecuencia Medida

Cumplimiento de Número de convocatorias

2. BÚSQUEDA Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO DEL PROCEDIMIENTO

El Analista/Asistente de Selección identifica los medios de difusión y

Asimismo, se asignan a los asistentes que se encargarán de gestionar con los

El Auxiliar/Practicante de Selección consolida y valida el contenido de la

El Asistente de Comunicación Interna selecciona el formato y contenido más

El Asistente de Comunicación Interna envía la pieza gráfica impresa al

El Analista/Asistente de Selección genera reuniones con institutos,

Cada interesado podrá dejar su cv o información personal y registrarse en la

El Auxiliar/Practicante de Selección realiza las publicaciones de

Continúa con la actividad 10.

El Asistente de Comunicación Interna coordina con los proveedores (agencias

Si es difusión por volanteo, ir a la actividad 8. Si es publicación en

El Auxiliar/Practicante de Selección recibe los volantes impresos del

Continúa en la actividad 10.

El Asistente de Comunicación Interna envía la pieza gráfica al proveedor o

El Auxiliar/Practicante de Selección recibe las llamadas de los candidatos y

El Analista/Asistente de Selección coordina la reserva y acondicionamiento

FIN DEL PROCEDIMIENTO

N° Indicador Fórmula de Cálculo Objetivo Frecuencia Medida

3. EVALUACIÓN INICIAL DE CANDIDATOS

3.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO DEL PROCEDIMIENTO

El Auxiliar/Practicante de Selección ubica a los candidatos en el ambiente

El Auxiliar/Practicante de Selección expone la Agenda del día y las

El Auxiliar/Practicante de Selección entrega la hoja bond, lápiz y borrador,

El Auxiliar/Practicante de Selección revisa las pruebas psicológicas de los

De forma paralela se realizan las actividades 6 y 7.

El Auxiliar/Practicante de Selección revisa el nivel de formación y la

De forma paralela se realizan las actividades 4 y 5.