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“AÑO DE LA PROMOCION DE LA INDUSTRIA

RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMATICO”

INSTITUTO CIENTÍFICO TECNOLÓGICO


DEL PERU

TRABAJO DE INVESTIGACION
PRESENTADO POR LA GRADUADA:
CARMEN CECILIA RAMOS PEÑALOZA

TEMA:
“LA ETICA PROFESIONAL Y SU
IMPORTANCIA DE LA SECRETARIA
EJECUTIVA”

PARA OPTAR EL TITULO DE:


SECRETARIADO EJECUTIVO

2014
DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico de manera


especial a Dios, por darme mucha sabiduría y
también fortaleza para culminar mis estudios
técnicos, a mis padres que han apoyado todos
los días de mi vida, a mi esposo e hijo por toda
la comprensión y cariño que me han brindado,
y a todos quienes me apoyaron en la vida
técnica profesional.

2
AGRADECIMIENTO

A todos los que conforman el CETPRO “CAÑETE” a cada uno de


los miembros administrativos y profesores en general por los
conocimientos compartidos durante nuestra formación profesional, a la
promotora Maritza Villcherrez por su apoyo y comprensión y a los
profesores en especial quienes colaboraron para el desarrollo del
presente trabajo investigado.

De manera especial, mis sinceros agradecimientos a todos los


profesores que me apoyaron en esta información y haber hecho esta
trabajo posible de la mano con todos mis compañeros, por habernos
apoyado durante toda la carrera técnica.

Finalmente agradezco a todas las personas que de una u otra


manera colaboraron hasta la culminación del presente trabajo investigado.

3
PRESENTACION

El presente trabajo de investigación lleva por título ¨LA ETICA


PROFESIONAL Y SU IMPORTANCIA EN LA SECRETARIA
EJECUTIVA¨ en ella esta todas las dudas de muchas interrogantes del
ámbito laboral de una secretaria en tal sentido de esto se inculque éticas
y valores a los conocedores y no conocedores de este tema muy
importante para nosotras las secretarias y asistentes de una organización
por ende somos los profesionales quienes pondremos en práctica todo lo
aprendido.

Nos permitirá que corrijamos este punto de no solo las secretarias


sino de muchos profesionales que estamos buscando como ser cada vez
mejor en el trabajo así que las siguientes pautas como títulos del tema;

Este trabajo está conformado con 4 capítulos: El capítulo primero


se define los CONCEPTOS GENERALES de los términos relacionados
en el tema.
Así mismo en el segundo capítulo se conceptualiza ETICA
PROFESIONAL Y SU IMPORTANCIA EN LA SECRETARIA
EJECUTIVA en las organizaciones y gestión administrativa.

En el tercer capítulo nos enfocamos más en LA ÉTICA


PROFESIONAL DE LAS SECRETARIAS y sus características que se
especifica
En el cuarto capítulo se habla de LA SECRETARIA Y
ORGANIZACIÓN la actitud con todo el entorno laboral empresa,
compañeros y jefe.

4
CONTENIDO

DEDICATORIA…………………………………………………………………..2
AGRADECIMIENTO…………………………………………………………….3
PRESENTACIÓN………………………………………………………………..4
CAPITULO I
CONCEPTOS GENERALES…………………………………………………..8
1.1.VALORES……………………………………………………………….8
1.2.AXIOLOGIA DEL VALOR.……………………………….…………....8
1.3.ETICA…………………………………………………………………….9
1.4.PROFESION………………………………………………………….....9
1.5.SECRETARIA……………………………………………………...….10
1.6.EJECUTIVO………………………………………………………..…..10
1.7.VIRTUD…………………………………………………………......…10
1.8.EMPRESA………………………………………………………….…11
1.9.MORAL…………………………………………………………….….12
1.10.DEONTOLOGIA…………………………………………….………12
CAPITULO II
2.1. ETICA PROFESIONAL Y SU IMPORTANCIA…………………..14
2.2. FUNDAMENTOS DE LA ETICA…………………………….….….14
2.2.1. FUNDAMENTOS DE LA ETICA……………..…………..…15
2.2.2. LOS ELEMENTOS DE CONCEPTO DE ETICA…..……..15
2.3. ORIGEN DE LA ETICA………………………………………….....15
2.4. NORMAS DE LA ETICA………………………………………..….16
2.5. NECESIDAD DE LA ETICA…………………....……………….…16
2.6. LA IMPORTANCIA DE LA ETICA PROFESIONAL…………....17
2.7. ETICA EN LA PRACTICA PROFESIONAL………………….......18
2.8. FINALIDAD DE LA ETICA PROFESIONAL..…………….. …….19
2.9. DIFERENCIAS ENTRE ETICA Y MORAL……………….………21
2.10. TIPO DE FATORAS Y PROBLEMAS DE ETICA………….…...22
2.11. IMPORTANCIA DEL MANEJO DE CODIGO DE ETICA……..23

5
2.12. CODIGO DE ETICA EN LA GESTION ADMINISTRATIVA.....24
2.13. ETICA Y PROFESION………....…………………………….......25
2.14. DEONTOLOGIA PROFESIONAL.…….……………….………..26
2.15. PRINCIPIOS ETICOS………………………………………….….28
2.15.1. DIGNIDAD…………………………………………..…..28
2.15.2. INTEGRIDAD…………………………………………...28
2.15.3. SECRETO PROFESIONAL…………………………..29
2.16. LAS VIRTUDES FUNDAMENTALES….………………...…29
CAPITULO III
ETICA PROFESIONAL EN LA SECRETARIA………………………..30
3.1. CONCEPTO………….……………….….…………………...........30
3.2. FUNCIONES BASICAS PARA SECRETARIAS…………........31
3.2.1. PRESENTAR PERSONALMENTE A SU JEFE………..31
3.2.2. ORGANIZACION DEL TRABAJO DEL JEFE………….31
3.3. CLASIFICACION DE SECRETARIAS…….………………..…..32
3.4. CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA ..……...33
3.5. CODIGO DE ETICA SECRETARIAL……………………………35
3.6. DE SECRETARIA A ASISTENTE EMPRENDEDORA.………38
3.7. FORMACION DE LA SECRETARIA…………………….….......39
3.8. TIPO DE SECRETARIAS………………………….…………..….43
3.9. DISCRECION Y SECRETO PROFESIONAL…………….….....42
3.10. ETICA SECRETARIAL VENTAJAS Y DESVANTAJAS…..….43
3.11. IMPORTANCIA DE LA SECRETARIA ACTUAL…………..…..43
CAPITULO IV
LA SECRETARIA Y ORGANIZACIÓN………………………………...41
4.1. LA SECRETARIA: PRIMERA IMPRESIÓN…………………....41
4.2. CALIDAD Y SERVICIO DE LA SECRETARIA….………..…...42
4.3. IMAGEN INSTITUCIONAL……………..…………………..........43
4.4. ATENCION EFICAZ DE LA SECRETARIA
CON EL CLIENTE.....................................................................44
4.5. EL NUEVO ROL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA………....44

6
4.6. COMPROMISO DE LA SECRETARIA EN EL
TRABAJO..................................................................................46
4.7. COMPORTAMIENTO CON EL USO DEL ELEFONO……..…..46
4.8. COMPORTAMIENTO EN REUNIONES……………………….. .47
4.9. RELACIONES DE LA SECRETARIA CON SU EMPRESA…..49
4.10. ACTITUDES DE SERVICIO COMPROMETICAS CON LA
ETICA PROFESIONAL...………………………………………….52
4.11. ETICA PROFESIONAL DE LA SECRETARIA Y LA
INFLUENCIA EN EL PRESTIGIO DE LA EMPRESA………....53
4.12. DISPOSICIONES LABORALES DE LA SERETARIA………..54
4.13. IMPORTANCIA DE LA LABOR SECRETARIA…………….....55
4.14. ACTITUDES DE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA
LA SECRETARIA CON SUS COLEGAS Y ORGANISMOS....56
4.15. CUALIDADES DE LA SECRETARIA COMPETENTE….........58
4.16. TRABAJO EN EQUIPO SUPERAR EL INDIVIDUALISMO…..58
4.17. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO
PROFESIONAL………………………………………………….59
CONCLUSION…………………………………………………………………61
RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS……………………..………….63
GLOSARIO…………………………………………….……………………....64
ANEXO…………………………………………………………………………68
BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………..70
..

7
CAPITULO I

CONCEPTOS GENERALES

1.1. VALORES

Los valores son guías que dan determinado orientación a la


conducta y a la vida de cada individuo y a cada grupo social; es una
cualidad, una propiedad o una característica que atribuida de
acciones, personas u objetos, justifica una actitud positiva y
preferencial.

1.2. AXIOLOGÍA DEL VALOR

El Criterio Axiológico se basa en los valores internamente


percibidos y apreciados como tales, este criterio coincide con los que
se llama “actuar por propio convencimiento”.

Con este criterio una persona puede juzgar su situación y


orientar su conducta, aun cuando tenga que ir en contra de las leyes,
la presión social y sus costumbres instintos. Una propiedad notable
de este criterio es la capacidad de eliminar aquellos conflictos que

8
puedan surgir en los niveles previos y actuar con serenidad y
responsabilidad, pues su conciencia ya no está dividida.

1.3. ÉTICA

La ética es una rama de la filosofía que se ocupa del estudio


racional de la moral, la virtud, el deber, la felicidad y el buen vivir.
Requiere la reflexión y la argumentación.

La ética estudia qué es lo moral, cómo se justifica


racionalmente un sistema moral, y cómo se ha de aplicar
posteriormente a nivel individual y a nivel social. En la vida cotidiana
constituye una reflexión sobre el hecho moral, busca las razones que
justifican la adopción de un sistema moral u otro.

1.4. PROFESIÓN

La profesión son ocupaciones que requieren


de conocimiento especializado, formación profesional (capacitación
educativa de diferente nivel -básica, media o superior- según cada
caso), control sobre el contenido del
trabajo, autorregulación (organización propia mediante colegios
profesionales, sindicatos o gremios), espíritu de servicio a la
comunidad (altruismo), y elevadas normas éticas (deontología
profesional).

Una profesión es una actividad especializada


del trabajo dentro de la sociedad. A quien la ejerce se le
denomina profesional. La naturaleza de la ocupación y la forma de

9
ejercerla que tiene cada profesional es el desempeño de la práctica
profesional. La disciplina profesional se preocupa del desarrollo del
conocimiento, enriqueciendo la profesión y profundizando el sustento
teórico de la práctica.

1.5. SECRETARIA

Una secretaria o un secretario es una persona que se encarga


de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico,
llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar
los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria
suele conocerse como auxiliar administrativo.

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades


elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se
trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre
rindiendo cuentas a su superior.

1.6. EJECUTIVO

Un ejecutivo es una persona que es integrante de


una comisión ejecutiva o que ejerce un cargo de alta dirección
dentro de una organización. Los ejecutivos medios tienen, por
otro lado, ciertas características que los diferencian de los altos
ejecutivos ó directivos: no tienen problemas con su equipo, sus
actividades están alejadas de las disputas que distraen a las cúpulas
y tienden a colaborar e interactuar más en grupo para el buen
funcionamiento de su sector. En una empresa, los ejecutivos suelen
recibir salarios elevados y suelen tener la obligación de vestir de
manera forma.

10
1.7. VIRTUD

La virtud es la integridad y excelencia moral, poder y fuerza,


castidad o pureza. Es también una cualidad que permite a quien la
posee, ayudarlo en las situaciones más difíciles para cambiarlas a su
favor. El virtuoso es el que está en camino de ser sabio, porque sabe
cómo llegar a sus metas sin pisar las de los otros, porque pone a los
demás de su lado y los lleva a alcanzar un objetivo diferente.
También, una persona con virtud es aquella que sabe sacar adelante
cualquier problema que se avecina. Es una persona que tiene
muchas cualidades y las pone en práctica a diario. La persona que
quiere ser virtuosa lucha por adquirir ese hábito bueno que hace al
hombre capaz de cumplir el bien.

1.8. EMPRESA

Una empresa es una organización o institución dedicada a


actividades o persecución de fines económicos o comerciales para
satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los
demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura
productivo-comercial así como sus necesarias inversiones.

Se puede considerar que una definición de uso común en


círculos comerciales es la siguiente: “Una empresa es un sistema
con su entorno materializa una idea, de forma planificada, dando
satisfacción a demandas y deseos de clientes, a través de una
actividad comercial". Requiere de una razón de ser, una misión,
una estrategia, objetivos, tácticas y políticas de actuación. Se
necesita de una visión previa, y de una formulación y desarrollo
estratégico de la empresa. Se debe partir de una buena definición de

11
la misión, y la planificación posterior está condicionada por dicha
definición.

1.9. MORAL

La moral son las reglas o normas por las que se rige el


comportamiento o la conducta de un ser humano en relación a la
sociedad (normas sociales), a sí mismo, y a todo lo que lo rodea.
Otra perspectiva la define como el conocimiento de lo que el ser
humano debe hacer y/o evitar para conservar estabilidad social.

El término «moral» tiene un sentido opuesto al de «inmoral»


(contra la moral) y «amoral» (sin moral). La existencia de acciones y
actividades susceptibles de valoración moral se fundamenta en el
ser humano como sujeto de actos voluntarios.

Hay diversas definiciones y concepciones de lo que en


realidad significa la moralidad, y esto ha sido tema de discusión y
debate a través del tiempo. Múltiples opiniones concuerdan en que
el término representa aquello que permite distinguir entre el bien y el
mal de los actos, mientras que otros dicen que son sólo las
costumbres las que se evalúan virtuosas o perniciosas.

1.10. DEONTOLOGIA

Deontología es un concepto que se utiliza para nombrar a una


clase de tratado o disciplina que se centra en el análisis de
los deberes y de los valores regidos por la moral.

12
El objeto de estudio de la Deontología son los fundamentos
del deber y las normas morales., a aquellas conductas del hombre
que no forman parte de las hipótesis normativas del derecho vigente,
aquellas acciones que no están sometidas al control de la legislación
pública.

CAPITULO II

ETICA PROFESIONAL Y SU IMPORTANCIA

2.1. FUNDAMENTOS DE ÉTICA PROFESIONAL

La ética profesional es el conjunto de normas de carácter ético


aplicadas en el desarrollo de una actividad laboral. La ética puede
aparecer reflejadas en códigos deontológicos o códigos
profesionales a través de una serie de principios y valores
contenidos en postulados en forma de decálogo o documentos de
mayor extensión.

La ética profesional narra partes de conducta para el


desempeño de las funciones propias de un cargo dentro de un
marco ético. En muchos casos tratan temas de competencia y
capacidad profesional, además de temas específicos propios de
cada área.

Aunque la ética profesional utiliza valores universales del ser


humano, se centra en como con estos aplicables al entorno laboral.
Se trata de un tema en continuos debate, especialmente cuando

13
existen conflictos éticos entre el desarrollo de una profesión y la
conciencia y ética personal.

Toda profesión consolidada dispone de unos principios


éticos por lo que se rige la conducta de todos los profesionales que
forman parte de ella. Estos principios se estructuran y determinan en
forma de código deontológico.

2.1.1. FUNDAMENTOS DE LA ÉTICA

Podemos entender que la ética que aunque ha estado


presente a lo largo de toda la historia en todas las culturas
se descubre una serie de principios normativos de la
conducta, como todas las dimensiones humanas la dignidad
de la persona junto a su ser libre supera los esquematismo y
cela siempre un misterio.

2.1.2. LOS ELEMENTOS DE LA ÉTICA

2.1.3. Comportamiento: Conductas, actitudes o acciones


de la persona voluntaria o no.
2.1.4. Justo: Se refiere a la disposición de dar a cada uno
lo que le Corresponde…JUSTICIA.
2.1.5. Correcto: Es lo adecuado. Lo objetivo, lo que
guarda Correspondencia.

2.2. ORIGEN DE LA ÉTICA

La ética “proviene del griego ethos cuyo significado es


costumbre y tiene como objeto de estudio la moral y la acción

14
humana, su estudio se remonta a los orígenes de la filosofía moral
en la Grecia clásica y su desarrollo histórico ha sido diverso”. Es
bueno tener presente las diferencias entre ética y moral, por lo tanto:
“ética, es la forma en que cada persona interpreta las normas
morales”, es decir, es la forma en la que cumple una norma que está
dispuesta por el mundo exterior, de tal forma que una persona es
ética si cumple con las reglas o normas morales impuestas por la
sociedad.
2.3. NORMAS DE ÉTICA:

2.3.1.1. Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que
trabaja, mantener la buena fe en sus actos y ser una
persona honrada.
2.3.1.2. Debe respetar el principio de la confidencialidad y no
divulgar la información y hechos de los que pudiese
conocer en función a su cargo en el ejercicio de su
profesión.
2.3.1.3. El secreto profesional es un derecho que ampara el
ejercicio de la profesión de secretaria, además que existen
países en los que sus leyes protegen este principio, por lo
tanto una secretaria no divulgara, se podrá poner en
conocimiento de otras empresas, temas que le hayan sido
autorizadas específicamente hablar de ellos.
2.3.1.4. La discreción es un principio fundamental, la información
empresarial y a título personal de sus ejecutivos no debe
ser divulgada.

2.4. NECESIDAD DE LA ÉTICA

15
Todo trabajador tiene o debe desarrollar una ética profesional
que defina la lealtad que le debe a su trabajo, profesión, institución y
compañeros de labor. La ética de una profesión es un conjunto de
normas, en términos de los cuales definimos como buenas o malas
una práctica y relaciones profesionales, de la que éste tiene la
necesidad de aplicar en actividades laborales, debido a que la ética
tiene su propia la finalidad, por ello el trabajador debe cumplir con
unos deberes, pero también es merecedor o acreedor de unos
derechos.

Es importante saber distinguir hasta dónde él debe cumplir


con un deber y a la misma vez saber cuáles son sus derechos. En la
medida que él cumpla con un deber, no debe preocuparse por los
conflictos que pueda encarar al exigir sus derechos, lo que le
demanda tener amplios conocimientos sobre las normas éticas,
sacándole provecho a los mismos.

Lo importante es ser modelo de lo que es ser profesional y


moralmente ético. Por ejemplo, un deber del profesional es tener
solidaridad o compañerismo en la ayuda mutua para lograr los
objetivos propios de su empresa y, por consiguiente, tener el
derecho de rehusar una tarea que sea de carácter inmoral, no ético,
sin ser víctima de represalia, aun cuando esto también sea para
lograr un objetivo de la empresa. Al actuar de esa manera
demuestra su asertividad en la toma de decisiones éticas, mientras
cumple con sus deberes y hace valer sus derechos.

2.5. LA IMPORTANCIA DE LA ÉTICA PROFESIONAL

La ética es una guía para la conducta humana que


proporciona un criterio para orientar nuestros actos en una línea

16
valiosa. La cuestión de la ética es la parte axiológica dado que todos
los problemas giran alrededor de la bondad moral. Es normativo
porque aunque no elabore normas, sin embargo sus conclusiones se
aplican como criterios y fundamentos para que otras áreas puedan
formular sus normas.

2.6. LA ÉTICA EN LA PRÁCTICA PROFESIONAL

El objetivo principal de la ética es trasmitir la importancia


de la ética en la práctica profesional para el desarrollo de la
sensibilidad, humanidad, eficacia y eficiencia en el ejercicio de las
profesiones y en la vida misma.
.
La ética profesional pretende regular las actividades que se
realizan en el marco de una profesión, sugiere aquello que es
deseable y condena lo que no debe hacerse, hoy en día la sociedad
exige que las actividades diarias tengan como directriz principal: la
moral y la ética. En la actualidad el ser humano atraviesa una crisis
de identidad, no otorga la importancia necesaria a la actuación ética,
moral, responsable y adecuada, hoy en día se ha dado prioridad a
los llamados antivalores y las consecuencias se pueden palpar en
cualquier ámbito.

La ética influye mucho para que el individuo pueda realizarse


profesionalmente, ya que toda profesión necesita tener deferentes
valores como el compromiso, lealtad y honradez, por mencionar
algunos, estos valores abrirán las oportunidades para ejercer la
profesión y la confianza de toda persona, por ello que la práctica de
la ética es importante en la profesionalidad de cada uno.

17
Para regular el actuar del ser humano en la sociedad a lo
largo de la historia han existido agrupaciones de personas
encargadas de organizar, agrupar y conseguir derechos
profesionales, para construir una sociedad mejor, la calificación de
profesional no solo está vinculada a los conocimientos o al título,
sino también al compromiso, la excelencia en el desarrollo de las
actividades laborales, dándoles importancia necesaria a la práctica
de la ética profesional.
2.7. FINALIDAD DE LA ÉTICA PROFESIONAL

La Ética profesional se refiere al logro de una cierta


finalidad.” La finalidad de la ética profesional debe consistir en
desarrollar en el futuro profesional el conocimiento, la habilidad, la
sensibilidad y voluntad para que cuando actué lo haga a nombre de
los intereses de la comunidad, además la formación ética del
profesional no aspira a que el individuo estudie ética sino a que se
haga ético en su profesión. De allí que resulta importante, promover
la movilidad social, estudiar y formular opciones de solución para
problemas prioritarios. Los valores y el comportamiento ético son
parte de estos asuntos que se convierten en la finalidad de la Ética
Profesional.

Las profesiones y los profesionales, de todas las áreas del


conocimiento, ocupan un lugar significativo en el mundo social, pues
aportan bienes y servicios que requiere la propia sociedad. Su
desempeño y actuación están siempre en la mira de los sectores,
grupos e individuos (a nivel local, regional, nacional e internacional).

El comportamiento ético es parte intrínseca de la profesión y


del sentido y proyectos de vida de los sujetos. Constituye, además,

18
junto con la competencia profesional y técnica, lo que las personas
pueden apreciar mejor de su labor.

El bien se refiere a que la profesión constituye el logro de una


cierta finalidad: la prestación de un servicio, señala, que hay tres
tipos de condiciones o imperativos éticos profesionales:

2.7.1. COMPETENCIA - exige que la persona tenga los


conocimientos, destrezas y actitudes para prestar un
servicio.
2.7.2. SERVICIO AL CLIENTE - la actividad profesional sólo es
buena en el sentido moral si se pone al servicio del cliente.
2.7.3. SOLIDARIDAD - las relaciones de respeto y colaboración
que se establecen entre sus miembros.

En definitiva la finalidad de la Ética Profesional, es una


razón que justifica la práctica constante de la misma, ante ello es
imperativo lograr en los empleados una conciencia ética profesional
bien desarrollada, que se establecen los cánones o códigos de ética,
que es donde se encuentran los valores organizacionales, base en
que todo trabajador deberá orientar su comportamiento, y donde se
establecen normas o directrices para hacer cumplir los deberes de
su profesión.

2.8. DIFERENCIA ENTRE ÉTICA Y MORAL:

2.8.1. Ética: Estudia la conducta del ser humano, el correcto uso


de la libertad, orientado a la consecución de virtudes.
2.8.2. Moral: es el estudio filosófico y teológico de la conducta
humana e relación con su bondad o malicia.

19
2.9. TIPOS, FACTORES Y PROBLEMAS DE ÉTICAS
PROFESIONALES

Los tipos de éticas son tres:


2.9.1. Competencia - exige que la persona tenga los
conocimientos, destrezas y actitudes para prestar un
servicio.
2.9.2. Servicio al cliente - la actividad profesional sólo es buena
en el sentido moral si se pone al servicio del cliente
2.9.3. Solidaridad - las relaciones de respeto y colaboración
que se establecen entre sus miembros.

En toda empresa existen códigos de ética, en los cuales se


concentran los valores organizacionales, base en que todo
trabajador deberá orientar su comportamiento, y se establecen
normas para hacer cumplir los deberes de su profesión, pero
también es acreedor de unos derechos. Un ejemplo muy ilustrativo
es el siguiente: un deber del profesional es tener solidaridad y
compañerismo para poder lograr los objetivos propios de su
empresa y, por consiguiente, tiene el derecho de rehusarse a
realizar una tarea que sea de carácter inmoral sin ser víctima de
represalia, aun cuando esto también sea para lograr un objetivo de
la empresa.

Existen tres factores que influyen en el individuo al tomar


decisiones éticas o antiéticas, los cuales son:

A. Valores individuales - La actitud, experiencias y


conocimientos del individuo y de la cultura en que se

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encuentra le ayudará a determinar qué es lo correcto o
incorrecto de una acción.

B. Comportamiento y valores de otros - Las influencias


buenas o malas de personas importantes en la vida del
individuo, tales como los padres, amigos, compañeros,
maestros, supervisores, líderes políticos y religiosos le
dirigirán su comportamiento al tomar una decisión.

C. Código oficial de ética - Este código dirige el


comportamiento ético del empleado, mientras que sin él
podría tomar decisiones antiéticas.

Los problemas éticos son los siguientes:

A. Abuso de poder - utilizar el puesto para “pisotear” a unos o


para favorecer a otros.

B. Conflicto de intereses - emitir normas en su ámbito de


trabajo que redundarán en su propio beneficio, como lo es el
participar en el proceso de reclutamiento cuando uno de los
candidatos es miembro de su propia familia.

C. Nepotismo - reclutar muchos miembros de una misma


familia en una institución.

D. Soborno - aceptar dádivas, obsequios o regalías a cambio


de dar un trato especial o favor a alguien como retribución
por actos inherentes a sus funciones.

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E. Lealtad excesiva - mentir para encubrir la conducta
impropia del supervisor o hacer todo lo que éste le diga, aun
en contra de sus principios morales.

F. Falta de dedicación y compromiso - perder el tiempo,


hacerse “de la vista larga” y no dar el máximo de su esfuerzo
en el trabajo.

G. Abuso de confianza - tomar materiales de la institución


para su uso personal o hacer uso indebido de los recursos
disponibles en la misma.
H. Encubrimiento - callar para no denunciar a un traidor,
movido por su amistad o por temor.

I. Egoísmo - buscar el bienestar propio en detrimento del


beneficio de los demás

2.10. IMPORTANCIA DEL MANEJO DE UN CÓDIGO DE


ÉTICA

El manejo de un Código de ética es un excelente


complemento en toda organización o empresa, constituye una
oportunidad para que la sociedad confirme y observe una dosis
apropiada de objetividad honestidad e independencia en el
desempeño profesional de las secretarias y de toda profesional en
todo el país.

Es importante manejar un código de ética, porque exige la


creación inmediata de nuevos paradigmas de vida dejando de lado

22
intereses personales, viviendo en comunidad y profesionalmente en
el campo para el cual nos hemos preparado.

Toda secretaria tiene o debe desarrollar una ética profesional


que defina la lealtad que le debe a su trabajo, profesión, empresa y
compañeros de labor, pero esto solo se lograría a través del Código
de Ética; de ahí la importancia de manejar este documento ya que
en el poseen un conjunto de normas, términos y relaciones
profesionales dirigidas a la comunidad orientada al logro de una
cierta finalidad o prestación de un servicio.

2.11. EL CÓDIGO DE ÉTICA EN LA GESTIÓN


ADMINISTRATIVA

El trabajo de las secretarias en la gestión administrativa, es


una tarea fundamental que debe ser lo más perfecta posible y
ordenada al servicio de los demás. Esto solo es posible si en todas
las organizaciones mantuvieran un Código de Ética o si lo tuviesen
deberían actualizarlo; porque es una herramienta básica que debe
primar en toda organización, para el buen desempeño de las
funciones y de esta manera se representa mayor rentabilidad
profesional; rentabilidad para un crecimiento real, sostenido y
progresivo en el tiempo.

Existe una estrecha relación entre el compromiso con los


valores éticos y la propia excelencia que tan positivamente influye en
las gestiones administrativas. Puesto que el Código de Ética se
define como el conjunto de criterios, conceptos y actitudes que debe
guiar el proceder humano con el fin de atribuir a la profesión que se
ejerce como secretarias.

23
2.12. ETICA Y PROFESION

El profesional en su diario de vivir no solo confronta


problemas con relación a su trabajo, sino también en su profesión de
día a día con las personas que le rodean, esto hace que muchas
veces cometamos errores sin darnos cuenta que estamos pensando
la línea de la moralidad y el diario de vivir.

Desde la revolución Francesa, donde se proclamó la


igualdad de derechos, existen personas, hombres y mujeres que
llevan en su carga la economía y la estabilidad de cualquier país.
Desde tiempos muy antiguos nos hemos topado con diferentes
profesiones y junto a estas siempre existen reglas que marcan y
rigen el desempeño de dichas profesionales.

Los hombres y mujeres enfrentan problemas que de una


manera u otra podrían poner en tela de juicio su debida conducta,
muchas veces ellos mismos dudando de su propia personalidad,
pero teniendo en cuenta que existen desde tiempos remotos
deberes y derechos de cada cual sabe dónde clasificarse.

2.13. DEONTOLOGIA PROFESIONAL

Estos dos términos suelen usarse como sinónimos, pero no lo


son. Es importante destacar las principales diferencias entre ellos:

Deontología Profesional Ética profesional

Orientada al deber Orientada al bien, a lo bueno

24
No se encuentra recogida en
normas ni en códigos
Recogida en normas
deontológicos, está relacionada con
y códigos "deontológicos"
lo que piensa el propio individuo
(conciencia individual/profesional)

Esas normas y códigos son


mínimos y aprobados por
No es exigible a los profesionales
los profesionales de un
de un determinado colectivo
determinado colectivo
(periodistas, médicos, abogados,...)
profesional (periodistas,
médicos, abogados,...)

Se ubica entre la moral y el


Parte de la ética aplicada
derecho

Una de las diferencias cuando hablamos de "ética" y


"deontología" es que la primera hace directamente referencia a la
conciencia personal, mientras que la segunda adopta una función de
modelo de actuación en el área de una colectividad. Por ello, con la
concreción y diseño de códigos deontológicos, además de
autorregular esta profesión, se invita al seguimiento de un camino
muy concreto y a la formación ética de los comunicadores.

De forma teórica, podríamos diferenciar dos grandes grupos:


la ética social y la ética individual. Dentro de la ética individual se
diferencia, también, una ética interpersonal que es la que rige el
comportamiento que tenemos en relación a otros individuos. Aquí se
puede situar la ética profesional ya que rige el comportamiento del
profesional en su actividad laboral. Los principios que rigen la
profesión se obtienen a través de métodos similares a los de la ética
general: dialógico, inductivo y deductivo. Para conocer el

25
fundamento ético y moral de un código ético, se requiere el estudio
de la actividad profesional en sí misma y no es suficiente la labor de
un filósofo que desconozca la profesión.

La ética de las profesiones se mueve en el nivel intermedio


de las éticas específicas o “aplicadas”. El profesional se juega en el
ejercicio de su profesión no sólo ser un buen o mal profesional sino
también su ser ético. No acaba de ser considerada una persona
éticamente aceptable quien en todos los ámbitos actuase bien y
cumpliese con sus deberes menos en el ejercicio de sus
responsabilidades profesionales. La ética general de las profesiones
se plantea en términos de principios: el principio de beneficencia, el
principio de autonomía, el principio de justicia y el principio de no
maleficencia El de ontologismo plantea los temas éticos en términos
de normas y deberes.

Los principios se distinguen de las normas por ser más


genéricos que éstas. Los principios ponen ante los ojos los grandes
temas y valores del vivir y del actuar. Las normas aplican los
principios a situaciones más o menos concretas, más o menos
genéricas. Las normas suelen hacer referencia a algún tipo de
circunstancia, aunque sea en términos genéricos. Pero también los
principios se hacen inteligibles cuando adquieren concreción
normativa y hacen referencia a las situaciones en las que se invocan
y se aplican.

Tanto las normas como los principios son universales aun


cuando el ámbito de aplicación de los principios sea más amplio y
general que las normas específicas que caen bajo dicho principio.

Desde la perspectiva de la ética profesional, el primer


criterio para juzgar las actuaciones profesionales será si se logra y

26
cómo se logra realizar esos bienes y proporcionar esos servicios
(principio de beneficencia). Como toda actuación profesional tiene
como destinatario a otras personas, tratar a las personas como tales
personas, respetando su dignidad, autonomía y derechos sería el
segundo criterio (principio de autonomía). Las actuaciones
profesionales se llevan a cabo en un ámbito social con demandas
múltiples que hay que jerarquizar y recursos más o menos limitados
que hay que administrar con criterios de justicia (principio de
justicia). Y, en todo caso, habrá que evitar causar daño, no
perjudicar a nadie que pueda quedar implicado o afectado por una
actuación profesional.

2.14. PRINCIPIOS ETICOS

2.14.1. DIGNIDAD: La secretaria debe de obtenerse de cualquier


comportamiento que proponga descrédito y desempeñar el
ejercicio de su profesión con honra y dignidad.
2.14.2. INTEGRIDAD: Debe actuar con honradez, lealtad y buena
fe.
2.14.3. SECRETO PROFESIONAL: Debe observar rigurosamente
el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que
conocer por razones conectadas al ejercicio de su profesión.

2.15. LAS VIRTUDES FUNDAMENTALES

2.15.1. La prudencia: Conviene no confundirla con la astucia o la


actitud de una moral de mínimos. Siempre se la ha
considerado como cualidad de la inteligencia, que le impulsa
a descubrir que hay que hacer en cada y a realizarlo.
Comprobamos que realizar lo que nos hemos propuesto.

27
Esos medios han de ser siempre lícito y la prudencia
también prevé las posibles consecuencias de nuestros actos
libros.

2.15.2. La fortaleza: La fortaleza, se trata de una virtud que


impregna de racionalidad los impulsos de la agresividad.
Esos impulsos son disposiciones temperamentales que
permiten afrontar las dificultades. Como conseguir el bien y
resistir el mal exigen esfuerzo fortaleza ayuda siempre a
perseverar en la consecución de los valores.

CAPITULO III

ETICA PROFESIONAL PARA SECRETARIAS

3.1. CONCEPTO

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de


actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la
industria, sector público y profesionales independientes.

La secretaria contribuye en el funcionamiento eficaz de una


empresa por medio de una labor discreta, organizada y metódica. La
terminología tradicional, a la secretaria como una persona que
contesta correspondencia, elabora actas de reuniones y da
orientación tras un simpe escritorio.

28
El trabajo administrativo que cada asistente tiene que realizar
puede variar dependiendo de las actividades de la empresa, ya que
cada sector tiene sus propias características y necesidades. también
influye la forma jurídica de cada empresa por ejemplo un oficina de
gobierno no es lo mismo que una empresa privada , una vez que
estas últimas tienen mayor libertad en la elaboración de
documentación administrativa pudiendo lograr una mayor
productividad en las operaciones cotidianas.

Otro factor relevante es la dimensión del negocio, hay una


diferencia considerablemente entre organizar una empresa grande,
teniendo como medida al volumen de operaciones y el campo
geográfica de la acción.

La actitud siempre tiene que ser positiva además su ética le


permite guardar toda la información que dentro de la empresa se
encuentre, ya sea recibiendo noticias importantes para su jefe o
escuchar comentarios de subordinados, la fidelidad en una buena
secretaria ejecutiva es lo más importante y eso hace la diferencia.

3.2. FUNCIONES BASICAS DE LA SECRETARIA

3.2.1. PRESENTAR PERSONALMENTE A SU JEFE O


EMPRESA

La secretaria suele ser la primera persona que presenta


a una empresa o al jefe de una empresa. La impresión que
reciban en un primer contacto, dependerá, muchas veces,
de la eficacia con la secretaria se exprese.

29
3.2.2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DEL JEFE

Una secretaria o asistente eficiente es la que facilita el


trabajo del director y que lo deja de todo tipo de obligaciones
que no sean las obligaciones propias de su cargo, para que
pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.

La secretaria deberá ser la verdadera memoria de


su superior, tanto de los compromisos internos como de
los externos: acordarle puntualmente la hora exacta de
las entrevistas, prepararle las llamadas para las personas
consideradas necesarias y en el momento oportuno, etc
3.3. CLASIFICACIÓN DE SECRETARÍAS.

Una secretaria puede desempeñar distintas funciones, que


conllevan diferentes grados de responsabilidad, y de ahí que su
profesión pueda desdoblarse dando lugar a la siguiente clasificación.

A. SECRETARIA DE GERENCIA.- Ocupa el puesto de mayor


responsabilidad al que puede acceder la secretaria a lo largo de
su carrera profesional, su trabajo se desarrolla en el nivel
superior de la empresa. Al frente de la secretaría esta la persona
encargada de la tarea de coordinación de la actividad de los
departamentos, de la conexión y enlace entre las jefaturas y el
director.

B. SECRETARIA DE DIRECCIÓN.- por lo general, se encuentra


adscrita a una jefatura de dirección de la empresa. Presta sus
servicios con carácter de exclusividad las órdenes del jefe o del
director.

30
C. SECRETARÍA PARTICULAR.- las labores que se realizan en un
despacho particular son similares a las que se llevan a cabo en
una empresa, esta secretaria no trabaja en el seno de una
estructura piramidal de empresa, sino que lo hace como una
persona que se encuadra en el sector de las profesiones
liberales.

3.4. CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA


MODERNA:

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales,


que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán
desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le
ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un
equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes que
una secretaria debe poseer son las siguientes:

A. Discreción.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un


cargo de confianza y tiene acceso a material considerado
reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas
indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la
información que conoce.

B. Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la


capacidad que tiene toda persona para emprender una acción,
sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con
iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con
precaución y criterio.

C. Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de


realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de
supervisión.

31
D. Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada,
tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y
limpios.

E. Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo


momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

F. Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere


de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de
trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

G. Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad


de recopilar información sobre un tema, estudiarlo
cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en
beneficio a los intereses de la empresa.

H. Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas


oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores,
para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus
servicios cuando se lo requieran y calidad.

I. Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en


la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su
tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres
habituales.

J. de organización de archivos, para que pueda almacenar la


información adecuadamente y así poder localizarla
rápidamente.

32
3.5. CODIGO DE ETICA SECRETARIAL

La función de la secretaria es una necesidad vital de la


institución o empresa, pues ella organiza, clasifica, planifica y
controla la documentación de entrada y salida de la oficina.
El hecho de tener información de las instituciones públicas y/o
privadas, es una función de responsabilidad y confianza, lo cual
implica que quien desempeña esta actividad debe ser productivo en
cada uno de sus actos, con ética profesional para apoyar a la
administración de dichas entidades.

Este código de ética para las secretarias y asistentes


ejecutivas se basa en principios morales referidos a las tareas a
realizar. Este código se asume automáticamente al aceptar el puesto
de secretaria o de asistente ejecutiva y se deben tener presente en
todo momento los siguientes puntos:

3.6. Honestidad - No permitas que te feliciten por algo que no has


hecho y no dejes que otro se lleve los laureles por algo que sí
has hecho. Siempre hay que decir la verdad. Serás más creíble
para tu jefe y compañeros de trabajo.

3.7. Confiabilidad - Demuestra que eres confiable. Llega


puntualmente al trabajo y a las reuniones y recuerda que
siempre debes llevar los documentos necesarios para la
reunión. No utilices las licencias por enfermedad de manera
irresponsable. Nunca se sabe cómo estará tu salud en el futuro.
Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y
hazla de la mejor manera posible.

33
3.8. Responsabilidad - Demuestra tu responsabilidad
estableciendo prioridades y termina las tareas en los tiempos
establecidos. Tu jefe te tiene confianza. Prepara una lista de
cosas para hacer - a pesar de que sus prioridades cambien 10
veces por día. No delegues una tarea que te han asignado, a
menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de
manera tan eficiente y precisa como tú. Si delegas una tarea,
debes realizar el seguimiento del proyecto para ver que esté
lista a tiempo. No te despreocupes de la tarea solamente
porque otra persona lo está realizando.

3.9. Ofrece tu colaboración - Siempre asiste y comparte tus


conocimientos cuando sea posible. Acepta las tareas con
alegría... pero también aprende a decir que "No"
(amablemente) y a explicar por qué no puedes realizar alguna
tarea solicitada. No te sobrecargues de trabajo. Hoy en día, en
muchas empresas, las secretarias están comenzando a tomar
el rol de capacitadoras informales.

3.10. Multi-habilidades - Cuanto más aprendas sobre los programas


de computación y las demás posiciones en la organización,
mejor será. Puedes tener que utilizar estos conocimientos
cuando quieras una promoción dentro de la empresa. Esto
también es muy útil porque generalmente serás la encargada
de enseñar a tu jefe a utilizar algunos de los programas de
computación.

3.11. Confidencialidad.- La información sobre la empresa y sus


clientes es siempre confidencial y privada. No se debe repetir
nunca la información confidencial aunque todos quieran saber
que está sucediendo.

34
3.12. Lealtad.- siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No
los vendas a ningún costo. Sin embargo, después de hacer
dicho esto recuerda que tu jefe también tiene que probar que
es digno de tu lealtad.

3.13. Trabaja sin supervisión.- Debes tener siempre tu trabajo al


día y ser productiva. Cumple con los tiempos establecidos.
Prioridades y todos los días prepara una lista de las tareas a
realizar para asegurarte que no te hayas olvidado de ninguna y
asígnales prioridades.

3.14. Favores.- Se cautelosa al aceptar regalos o favores de los


clientes internos o externos de la empresa. Pueden esperar
algo a cambio siempre actúe dentro de la política, y los
procedimientos de la empresa en lo que hace a este tema.
Cuando alguien hace un regalo, generalmente quiere algo a
cambio. Puedes terminar pagando el precio máximo, ¡Tu
puesto!

3.15. Colaboradora.- Siempre debe estar dispuesta a compartir lo


que sabemos, decir si mientras podemos, pero también
aprender a decir no con amabilidad y cortesía.

3.6. DE SECRETARIA A LA ASISTENTE EMPRENDEDORA

Vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo


que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que
vive la empresa moderna, externalización de funciones hacia
proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados
masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco
propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras
desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta

35
virtuales que están en permanente cambio.

En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a


constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de
Asistente Emprendedora, una profesión de apoyo a la gestión.

Para poder transitar exitosamente en este proceso se hace


necesario, cada vez más, adquirir nuevos conocimientos, en un
mundo en el que se maneja mucha información.

3.7. FORMACIÓN DE LA SECRETARIA

Una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa


cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una
expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que
le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito
empresarial.

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el


ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital
importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como
existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se
espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la
formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya
cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa
cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una
expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que
le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito

36
empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que
le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia
profesional.

3.8. LOS TIPOS DE SECRETARIAS

A. PINTURITA: Bonita y atractiva, constituyendo la atracción de la


oficina. Se le atribuye poca capacidad y mucha influencia.
Estereotipada por muchos, generalmente joven y que pocos ven
como una secretaria.

B. EMPRENDEDORA: Capaz de enfrentar los cambios que vive la


empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. Un verdadero
apoyo para un gerente en proceso de cambio permanente,
asistiéndolo con ideas y manejando una agenda propia de un
malabarista en gira.

C. CONFORMISTA: Dócil y siempre a disposición de todos. Es


una especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas
todos los problemas de la sección. Es la que no sabe decir que
no, por miedo a herir a sus compañeros.

D. CENTRALIZADORA: No confía en el trabajo de los otros, por


eso se considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es
anti-trabajo en equipo. Es aquella que no para ni un minuto,
escribe, atiende el teléfono, archiva, da órdenes, todo a la vez.

E. CONVENCIONAL: Sin ideas propias, se limita a hacer lo que


manda el jefe. Aunque tenga una idea mejor, es incapaz de dar
una sugerencia. Estructurada y cartesiana, temerosa y con un
pavor a recibir críticas. Amante de los memorándum, archivos,
reuniones y manuales.

37
F. MISTERIOSA: Nadie sabe lo que piensa. Carga un eterno aire
de misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene
a distancia de estos. Pero a pesar de todo eso, conoce los
entretelones de la oficina.

G. INFORMADA: Siempre está al tanto de todo lo que pasa.


Conoce todos los "secretos" que se discuten en las reuniones,
los cambios, las "aserruchadas de piso" y el resultado del
tradicional retiro de los ejecutivos en las Termas del Corazón.
Su información "probada", suele conocerse rápidamente hasta
en España.

H. GUARDIAN: Es uno de los especímenes más comunes y


constituye el guardián de seguridad del templo del jefe y no
deja que nadie se le aproxime. Cree que mantenerlo inmune a
las personas es señal de estatus y prestigio, e
inconscientemente, lo va aislando y desinformando.

I. METÓDICA: Es aquella que no aguanta ver una cosa fuera de


su lugar. Tiene todo planificado, una hora para recibir cartas,
telefonear, pensar. Cuando su jefe exige alteración a su
cronograma, se irrita y confunde.

J. AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Día


a día acumula poder, ampliando su influencia al punto de
representar una fuente de persuasión. Crea un imperio, donde
ella es la reina y el resto súbditos.

K. SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo,


entusiasmándose con todo. Es siempre la que se preocupa de
los cumpleaños, recolección de fondos para los funcionarios

38
con problemas, visita enfermos, maneja los matrimonios,
nacimientos y otros.... y sin trabajar en Recursos Humanos.

L. PELEADORA: Se mete en todo, sus comentarios son mortales


y pueden significar entrar en desgracia dentro de la empresa si
se le atraviesa alguien.

3.9. DISCRECIÓN Y SECRETO PROFESIONAL

La discreción que cualifica a las secretarias abarca todo un


capítulo que aborda el secreto profesional, actitud que protege los
intereses honrados de empresas y organizaciones y difunde la
confianza.

En una sociedad donde se valora tanto la transparencia y


franqueza en las relaciones personales, así como la lealtad que
sugiere aspectos de mejora a los otros, el cultivo de la veracidad
supone una fuente importante para humanizar el trato entre las
personas y permite que la justicia vaya impregnando cada vez más
ámbitos.

Todo lo anterior requiere el cultivo de la virtud de la fortaleza


para mantener siempre el temple ético ante las adversidades y evitar
las fluctuaciones en el tono vital y en el temperamento, ya que
permite afrontar con tenacidad la consecución de los bienes arduos
en expresión clásica. También es la virtud que impulsa a terminar
con perfección lo iniciado, sin detenerse por indecisión o desidia a
mitad de camino.

3.10. ETICA DE LA SECRETARIA VENTAJAS Y


DESVENTAJAS

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 Permite obtener respuestas inmediatas al mensaje dado a otras
personas.
 Es vulnerable a ser completamente mediante gestos y otros
medios auxiliares.
 Es la más elemental y económica cuando las personas están
cerca físicamente.
 Todo ser humano lo puede realizar, salvo problemas o defectos
físicos.
 Permite identificar o distinguir a las personas aun cuando no la
estamos viendo.
 Facilita correcciones inmediatas del mensaje al propio emisor.

3.11. IMPORTANCIA DE LA SECRETARIA ACTUAL

Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en


el presente un rol muy importante en pro de la eficacia,
rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de
atributos que le permitan desempeñar su rol
proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas
exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto
ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse
adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.

Es necesario contar con conocimientos básicos de los


actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el
lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos
que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en
el ejercicio funcional de la secretaria.

Definitivamente es válido cuando se indica, que una


secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión,
con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector

40
en que trabaja, además está capacitada para la delegación de
ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus
jefes.

Es decir, en general se ocupa de:


Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones.
Establecer buenos contactos telefónicos
Redactar y presentar correctamente informes, comunicados,
etc.
Planificar su tiempo y el de su jefe
Preparar y tratar la información adecuadamente
Concertar, acoger y atender a las visitas.

41
CAPITULO IV

LA SECRETARIA Y LA ORGANIZACIÓN

4.1. LA SECRETARIA: PRIMERA IMPRESIÓN

Existe una estrecha relación entre el compromiso con los


valores éticos y la propia excelencia que tan positivamente influye en
las relaciones interpersonales. Muchas veces, una secretaria termina
siendo la ´´representante´´ de la empresa ante clientes y
proveedores que reciben su primera impresión, favorable o no, al
tratar con ella. La ayudante de dirección puede encarnar la buena o
mala imagen de la empresa en la que trabaja.

Como la ética repercute directamente en la calidad personal,


su atractivo promueve, sin duda, una serie de modelos a seguir.
Siempre se ha afirmado que una imagen vale más que mil palabras,
por lo que el testimonio honrado consigue en muchos casos
neutralizar los malos hábitos y promover buenas costumbres. El
comportamiento ético, valioso en sí mismo, incrementa desde la
mejora personal una manifiesta calidad en todos lo ámbitos.

Ante un mundo de libre mercado, las empresas podrán


competir unas con otras respecto de los productos, e incluso igualar
o bajar los precios. Pero resulta difícilmente imitable la calidad
personal, que abarca desde la dirección hasta el equipo de limpieza.
Es aquí donde las ayudantes de dirección pueden demostrar esa
calidad personal hacia todos y, en particular, con respecto al cliente.

42
Una secretaria, entre otros cometidos, ha de recibir y asesorar a los
clientes. Resulta gratificante escuchar expresiones como: ´´da gusto
llamar a tal empresa por lo bien que te tratan y atienden´´.

4.2. LA CALIDAD Y EL SERVICIO EN LA SECRETARIA.

La aplicación de conceptos como calidad y servicio es una


misión indelegable de los niveles administrativos Y directivos de la
organización. La mayor preocupación debe centrarse en la
supervivencia de empresa todos deben tener en claro que el éxito de
la misma depende de la calidad de sus productos, que se evidencian
en la satisfacción de los consumidores., y que cualquier logro puede
alcanzarse atreves de las personas. El recurso más valioso de toda
organización es su personal.

Cada día más, el mundo empresarial se inclina por negociar


con aquellos que presten servicios disminuyendo su actividad con
quienes solo se abastecen. Por ello debe desarrollarse una empresa
una cultura orientada sobre el servicio al cliente los responsables de
su aplicación y evolución son los directivos, en cuyas manos está
mantenerla, además la misma gerencia es un servicio en la medida
en que los demás niveles operacionales la requieren.

Por ello la secretaria siempre debe impartir sistemas


necesarios para la atención al cliente. También pasos claves como
lo son:

a. Espontaneidad.
b. Solución de problemas y reconocimientos.
c. Evaluación permanente de la metodología utilizada.
d. Incluir un sistema con amabilidad.
e. Respeto mutuo

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4.3. LA IMAGEN INSTITUCIONAL

La imagen de la institución se logra a través del desempeño


secretarial y de la práctica de las relaciones humanas e
interpersonales que aplican las Secretarias y el personal que la
conforman, éstas, garantizan el éxito y el prestigio de la misma. Sin
embargo, “es la profesional en secretariado la encargada de crear
una imagen que luego deberá mantener y que será la que
garantizará la credibilidad personal e institucional

La Secretaria es el primer contacto que el cliente o usuario


tiene al acudir a una institución o empresa, la actitud y amabilidad
con la que recibe o atiende a las personas le permiten lograr que la
institución alcance una buena imagen, lo que la lleva a actuar con
inteligencia y tacto, una sonrisa agradable y actitudes de cortesía y
gentileza la ayudarán a suavizar el encuentro con otras personas
(usuarios), esto permite a la vez mostrar actitudes de interés y
complicidad hacia esas personas; en esos aspectos basará su
eficiencia y eficacia.

Para mantener la imagen institucional se debe cimentar el


más absoluto respeto y entendimiento mutuo, tanto con el jefe,
compañeros y el usuario, principalmente con este último; en función
a la actividad que desempeña y a la profesionalidad con que realiza
cada actividad o tarea laboral, la obediencia y el cumplimiento de
sus tareas, en ella debe manifestarse la seriedad. La aplicación de
todo este comportamiento en la oficina y fuera de ella, le permite a la
Secretaria establecer una imagen ideal e idónea.

44
4.4. ATENCIÓN EFICAZ DE LA SECRETARIA CON EL
CLIENTE:

Sin servicio no hay clientes, sin cliente no hay empresas, y por


consiguiente tampoco hay empleo.es importante saber que el cliente
también compra el servicio. Esto determina la percepción de la
calidad que varía de una persona a otra. La calidad del servicio se
ha convertido en un factor fundamental en la decisión de la compra.

Todos los aspectos de la empresa de servicio contribuyen a


comunicar calidad escogida en la recepción, la forma de responder
el teléfono, la rapidez de acceso de un empleado el manejo de las
reclamaciones, el color de sus locales, el vestuario del personal. En
el servicio todo es comunicación y resulta preciso convencer al
personal (la secretaria) de que la responsabilidad de la empresa está
en manos de todos.

Es necesario, además de comprender al cliente, pensar en


sus problemas y necesidades, desarrollar la efectividad personal y
laboral. Debemos preocuparnos por, la competitividad, y es que para
ser el mejor hay que proponérselo.

4.5. EL NUEVO ROL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

La función de la secretaria ha ido cambiando en las últimas


décadas y han vivido un claro proceso de profesionalización. Esto
es, lo que antes eran mujeres para tomar notas, escribir cartas, traer
el café, ha ido cambiando especialmente con la llegada de la
informática, que las convirtió en profesionales polivalentes altamente
formadas, con idiomas y conocimientos empresariales, tal y como
muestran los resultados de una encuesta realizada en España entre

45
1500 secretarias/os que respondieron 64 preguntas sobre su
satisfacción en el trabajo. Los resultados se presentaron durante el
inicio de las jornadas del II Congreso Nacional de Secretaria plus
celebrado el 30 de mayo en España.

a. El 43% de las personas que ejercen la función de secretaria


tienen una diplomatura o son licenciadas. Ambas cualidades
son cada vez más requeridas por los directivos.
b. A pesar de esto, en muchos casos las profesionales de hoy se
sienten "chicas multiuso". Aparentemente la mejor calidad
profesional no ha ido a la par de una revaloración de lo que
significa ser secretaria.
c. El 72% de las secretarias se muestran muy leales a las
empresas donde trabajan y están muy orgullosas de su trabajo,
y al 77% le gusta su trabajo. Sin embargo las profesionales
indican que, si bien es cierto que no están descontentas con su
propio trabajo, tampoco están satisfechas con la valoración y la
aprobación que reciben por ello.
d. Según los datos del estudio, la moderada satisfacción con
relación al trabajo y las circunstancias laborales, se debe a una
falta de aprobación y valoración de las tareas que realizan. La
remuneración y los beneficios sociales son insuficientes
respecto de la presión de trabajo y las responsabilidades de
este colectivo. Sin embargo, el principal problema es la falta de
valoración por parte de sus jefes.

4.6. COMPORTAMIENTO DE LA SECRETARIA EN EL


TRABAJO

Para ser éticos en el trabajo que debe ante todo ser honesto en
cualquier situación, nunca hacer algo que no puede tomar en
público, ser humilde, tolerante y flexible. Ser ético significa renunciar

46
a menudo algunas cosas y perder algo.

Muchas ideas aparentemente absurdas puede ser la solución a


un Tenemos que escuchar más ideas de sus colegas, debido a
que problema. Para averiguarlo, tenemos que trabajar en equipo,
escuchar a la gente y evaluar la situación sin juicios apresurados y
basados en suposiciones, y sobre todo dar crédito a aquellos que
realmente merecen. A menudo reciben elogios por el trabajo
realizado por otros, sin siquiera pasar o nombre de los colegas que
han contribuido a esto, y esto es ser poco ético, como lo es para
aceptar elogios para el trabajo de otra persona y, tarde o temprano ,
se reconoce y obtendrá una fama de mal carácter.

4.7. COMPORTAMIENTO CON EL USO DEL TELÉFONO

Al utilizar el teléfono en la empresa debe tomar algunas


precauciones, tales como:

 Hablar por teléfono, se le juzgará por la dicción, la capacidad


de expresar pensamientos y tratar a los demás con cortesía o
no. La voz debe ser alegre, clara, cálida y de buen gusto, ni
alto ni demasiado bajo;

 Teléfono responder llamadas fuera, tenga en cuenta el


mensaje, escriba el nombre de la persona que llama, el número
de teléfono, el sujeto y el tiempo;

 Si usted está ocupado, no tenga miedo de interrumpir la


conversación, dice que no puede hablar y se llaman entonces y
no se olvide de devolver la llamada;

47
 Todos estamos sujetos a tener que atender a una llamada
telefónica a alguien en el lateral. Cuando sea inevitable, tratar
de hacer con discreción, sin gestos, muecas o comentarios
llenando el tubo del teléfono;

 Nunca deje que alguien esperando en la cola, mejor decir que


está ocupado y regresará después de la conexión;

 Si la línea va muertos no te preocupes, porque la


responsabilidad es volver a conectar la llamada.

4.8. COMPORTAMIENTO EN REUNIONES

 Es en este punto que su profesionalidad se pone a prueba y


donde su actitud profesional se considera que, por lo que tener
algunos cuidados para asistir a reuniones.

 No llegar tarde. Además de molestar a aquellos que llegaron a


tiempo, su imagen será terrible, ya su puntualidad fue ineficaz;

 Nunca se siente en la cabecera de la mesa, porque este lugar


es generalmente reservado para la persona que dirige la
reunión. Así que usted comprenderá que conoce su lugar,
mostrar su apoyo y dejar claro que ninguna amenaza a una
persona que está llevando a cabo la reunión;

 Leer y buscar sobre el tema, que se pondrán en la agenda. De


esta manera usted estará preparado y puede participar en el
debate sin pasar por la vergüenza de dar a cabo;

48
 Cuando no asistir a una reunión entre la salida mudo y
silencioso, que su participación activa;

 Exponga todas sus ideas sean buenas o malas, y cuando usted


siente que debe estar en desacuerdo, en desacuerdo, incluso
con quien encabeza la reunión. De este modo, hará que la
reunión más productiva y no sólo una reunión de amigos;

 La persona que dirige la reunión debería ser el primero y el


último en hablar. Es decir, es que abre y cierra la sesión;

 Si se le instruye para llevar a cabo una reunión, recuerde que


un buen conductor es aquel que expone sus opiniones para
que todo el mundo entienda, sabe escuchar y mediar en los
conflictos;

 Al hacer un comentario, o presentar una idea o sugerencia, ser


claros y objetivos. Resumir la mayor parte de lo que tiene que
decir para no hacer la reunión demasiado larga y aburrida.

 Mira a los demás cuando están hablando a mostrar interés. No


baje sus ojos a la mesa;

 Presente sus ideas como una recomendación y no de


contratos. De lo contrario, podría poner en peligro la autoridad
ante los demás participantes;

 Es importante mantener la postura durante una reunión. Evite


hacer gestos, rascarse, mezclando en la celda y,
especialmente, de entrar en una reunión con el inalámbrico.

49
4.9. RELACIONES DE LA SECRETARIA CON SU EMPRESA

La secretaria evitara hacer copias de información confidencial


y conservarla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su
superior.

El sigilo profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad


o la entidad para la cual trabaja que debe corresponder a la
confianza que su superior deposita en ella al confiarle información
confidencial. Por eso, debe comunicar a su superior cualquier
información que pueda perjudicarlos o beneficiarlos al propio o la
entidad. Los límites de esta divulgación son marcados por el sentido
de lealtad y por la integridad que conforman el perfil profesional de la
asistente ejecutiva.

4.9.1. RELACIONES CON LOS COMPAÑEROS

La secretaria debe abstenerse de cualquier


competencia desleal en relación a sus compañeras. La
discreción es un elemento especifico en las relaciones
externas de las secretarias es el fundamento esencial de su
capacidad de salvaguardar del sigilo profesional.

La secretaria o asistente ejecutiva debe tener


conciencia de que la discreción es de una importancia
fundamental. Es obligación de cualquier secretaria ofrecer su
colaboración a todos sus compañeros, cuando la intervención
fuere necesaria, para que no se produzcan atrasos en el
trabajo, y no se perjudique el funcionamiento normal de la
entidad donde presta sus servicios.

50
4.9.2. RELACIONES CON LA EMPRESA

Debes estar siempre lista a ofrecer apoyo y cooperación


a la empresa y conocer igualmente los objetivos y la política
interna de la misma.

No aceptaras una remuneración profesional que no


corresponda a tu salario, ni incentivos y bonificaciones. Te es
prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras
compensaciones que entren directamente relaciones con la
transmisión de información.

Tienes el deber de contribuir para la celebridad del


trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones que
van en el sentido de evitar su cumplimiento.

4.9.3. RELATIVAMENTE A TU PROFESION COMO


SECRETARIA

Debes cultivar tus capacidades y actualizar tus


conocimientos, a fin de que tu trabajo sea hecho con el más
alto nivel de ingreso. Demostrarás permanentemente un
esfuerzo de superación y de productividad, tanto en el plan
personal como en su contribución para con la empresa.

Conseguir que personas que no estén preparados para el


ejercicio de tu profesión ejecuten las tareas propias de esta.
Tener conciencia de que representa un colectivo que tiene
obligación de defender y de enaltecer. Hacer que se respete

51
el código deontológico de tu profesión. En este sentido, es
conveniente que sea instrumento de divulgación de este
documento, tanto para afirmar los valores contenidos en el
código como para apoyarse en El mismo.

Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre


sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o
recomendaciones para obtener.

A. ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor


remuneración de la que le corresponde en el trabajo que
desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que
por su experiencia, y conocimientos y años de servicio lo
tienen más merecido.

B. conseguir que personas que no están preparadas para el


ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de
esta profesión.

C. conseguir que personas que no están preparadas para el


ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de
esta profesión.

D. ha de ser consciente de que representa un colectivo al


que tiene la obligación de defender y enaltecer.

E. ha de conseguir que se respete el código deontológico de


su profesión. En este sentido, es apropiado que sea
instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los
valores contenidos en el código como para ampararse en
él.

52
4.10. ACTITUDES DE SERVICIO COMPROMETIDAS CON LA
ÉTICA SECRETARIAL

Dentro de la labora de la Secretaria existen actitudes de


servicio comprometidas con la ética secretarial, las que están
definidas en los siguientes parámetros:

 No dejará de ser eficiente: Hará las cosas bien, con claridad, a


la primera vez y siempre. Lo contrario te haría ineficiente.
 No será desidioso: Hará el trabajo que tiene el deber de hacer.
La negligencia es el peor pecado para quien desea lograr la
eficiencia.
 No refunfuñarás: Hará todo lo que tenga que hacer, pero, lo
hará con un entusiasmo y un optimismo contagioso.
 No burocratizará: Hará tu trabajo sin rodeos, con fluidez y
flexibilidad. De ninguna manera será complicado, lento e
inflexible.”

Es decir, que las actitudes de servicio, son el comportamiento


dentro de las funciones que se ejerzan, comprometidas con la ética
secretarial, utilizadas como herramientas que permitirán el accionar
diario. De ahí que resulta importante “dar un primer paso aceptando
así uno mismo la oportunidad de convertirse en mejor persona, de
servir con un interés auténtico en la persona, de vivir y trabajar con
pasión y responsabilidad, de reconocer el valor de los demás
aprendiendo a trabajar en equipo y a generar riqueza económica,
social y humana al servicio de los demás.” En otras palabras es la
oportunidad de vivir con plenitud y recorrer el camino de la felicidad.

53
4.11. LA ÉTICA PROFESIONAL DE LA SECRETARIA
EJECUTIVA Y LA INFLUENCIA EN EL PRESTIGIO DE
LA INSTITUCIÓN

Debe la Secretaria Ejecutiva saber que constituye un


determinante punto de apoyo para la gerencia, compenetrarse con
aquellas acciones que son determinantes en el desempeño exitoso
de ésta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y
establecer controles que les permitan garantizar resultados
beneficiosos que favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a
la empresa.

Una Secretaria que esté plenamente identificada con las


necesidades de logro, eficiente, puntual, con ser cada vez mejor con
ánimo de superarse, responsable, motivada, asertiva, autoestima
alta, creativa, innovadora, servicial, identificada con la organización y
sus compromisos, con la colaboración eficaz de hacer que la
gerencia a quien le presta sus servicios, alcance su gestión,
rendimiento, logros exitosamente, asegurándose de aplicar en todo
su haber profesional las normas que establece el código de ética
secretarial. Por ello, ella pone énfasis en sus actividades tomando
en cuenta los principios éticos que hacen de su labor un trabajo
eficiente y que influye positivamente en el prestigio de la institución.

La ética no es una cuestión de moda, aún se continúa


necesitándose lo mismo que en otras épocas; para ser ético trata a
los demás de la misma manera que le gustaría que fuese tratado.

Secretaria con ética se la considera honesta, integra en su


trabajo y su vida, moral, confiable, incorruptible y respetuosa de sus
deberes y de los derechos de los demás como si fueran los propios,
garantizando en el desarrollo de sus actividades laborales espíritu de

54
pertenencia, tolerancia, asertividad, pro actividad, capacidad de
crear, innovar e implementar ideas, planificar su tiempo y el de su
jefe, preparar y tratar la información adecuadamente, concertar,
acoger y atender las visitas, organizar los viajes de negocios, entre
otras funciones que desempeña con eficacia y eficiencia,
permitiendo el logro del prestigio institucional de forma positiva,
anhelados por autoridades y empresarios.

4.12. DISPOSICIONES LABORALES DE LA SECRETARIA

A. .Los deberes que impone la profesión a toda secretaria son:


probidad, moderación, confraternidad, secreto profesional, interés
voluntad de superación y unión gremial a nivel local y nacional.
Es obligación de toda secretaria, desenvolverse en todos los
actos de la vida con honor y dignidad, sometiéndose a la más
estricta moralidad, elevando así su prestigio profesional y decoro
personal.

B. La secretaria debe actuar con honestidad y buena fe. No debe


intervenir en gestiones dolosas, ni ejecutar actos que estorbe el
buen desenvolvimiento de la administración pública o privada, del
organismo local, nacional al que pertenece.

C. La conservación del secreto profesional es un deber ineludible.


Es la obligación de conservar en secreto no sólo las revelaciones
efectuadas por terceros, sino debe también tener alcance a las
confidencias de colegas.

D. La secretaria que fuese acusada judicialmente por la empresa


para la cual preste o haya prestado sus servicios, estará

55
dispensada de la obligación de guardar el secreto profesional
dentro de los límites necesarios e indispensables para su propia
defensa.

4.13. IMPORTANCIA DE LA LABOR SECRETARIAL

a. La secretaria deberá estar siempre dispuesta a prestar apoyo y


cooperación a su empresa dentro de las normas señaladas por
las leyes; mantendrá frente a ésta una actitud respetuosa, sin
menoscabar los principios de este Código.

b. Se integrará a la estructura de la empresa para la cual preste


sus servicios y se identificará con sus objetivos y políticas.

c. Deberá procurar, por intermedio de su organismo nacional, que


el nombramiento para cargos secretariales se base en
idoneidad, rectitud y aptitudes profesionales

d. Deberá abstenerse de ejercer influencias sobre una empresa


invocando vínculos políticos, religiosos, de raza o de amistad.

e. Será leal en el sentido estricto de la palabra.

f. Deberá ser firme y constante en la ejecución de los trabajos y


compromisos adquiridos, tratando de defender el buen nombre
de su jefe y de la Empresa, en todas las circunstancias.

4.14. ACTITUDES ETICAS DE LA SECRETARIA

En cuanto a los factores que permiten a la mujer ser madre,


hay que abordar esta especificidad de la condición femenina
considerándola aportación enriquecedora para la persona, la

56
empresa y la sociedad. Frente al problema del acoso sexual, hay
que proponer actitudes éticas y comportamientos que ayuden a
evitar esta plaga desde la perspectiva de la secretaria.
Por encima de las situaciones desagradables, debemos
acentuar en sus líneas el valor del pudor, la elegancia y la
prudencia que llenan de rectitud las relaciones personales varón-
mujer.

Una de las principales actitudes éticas, que quizá no ha sido


suficientemente acentuada en los manuales clásicos, es la
obligación de trabajar mucho y bien. Este imperativo ético supone
virtudes tan importantes como la laboriosidad, la responsabilidad y
la justicia.

La ética es animadora. Por eso una ética de normas


restrictiva de la acción humana es insuficiente. La ética estimula al
hombre. De ahí que las virtudes sean su tema central ya que
fortalecen la facultad y, por tanto, facilitan la acción y la aumentan.

Gran Canciller, Josemaría Escrivá de Balaguer, elevado a


los altares por el Papa Juan Pablo II. San Josemaría Escrivá alentó
con su vida y su palabra a ´´santificar el trabajo, santificarse en el
trabajo y santificar con el trabajo´´.

Como premisa ineludible de ese propósito santificador,


enseñó siempre que resulta imprescindible trabajar bien, con
competencia humana y profesional. Efectivamente, aunque nadie
confunda bien útil con bien moral, es indudable que no se puede
hacer el bien sin trabajar bien. El bien merece ser bien realizado.
En la Filosofía clásica no sólo se pedía hacer el bien, sino realizarlo
con belleza, y llegaba a considerarse la ética como el arte de vivir.

57
El trabajo es una de las dimensiones constitutivas del
hombre y al igual que la inteligencia, la voluntad, el ser libre y la
capacidad de establecer comunión con los otros. Quien no trabaje,
de algún modo, buscando que su tarea sea lo más perfecta posible
y ordenada al servicio de los demás no alcanzará la excelencia
ética a la que está llamada toda persona humana.

Hay experiencias que sirven de ayuda a las secretarias a la


hora de desempeñar el ejercicio de sus funciones: el constante
reciclaje, la necesaria motivación, la calidad personal, la capacidad
de decisión, la autoestima y siempre una perspectiva positiva. Son
tres los pilares sobre los que ha de sustentarse este trabajo:
competencia profesional, nivel cultural y categoría humana. Son
recomendaciones generales que abarcan aspectos variados pero
útiles para evitar el conformismo profesional.

4.15. LA SECRETARIA CON SUS COLEGAS Y


ORGANISMOS

 La competencia profesional, el respeto mutuo y la colaboración


serán la base de las relaciones entre secretarias y afiliadas;
pero se comete un acto contra la ética profesional:

 En el ejercicio profesional constituye grave falta calumniar o


difamar a una secretaria o afiliada.

 Cuando una secretaria haya de sustituir a una colega en su


cargo y cuando existan razones justificadas para ello, no
deberá aceptar una remuneración inferior a la devengada por
su antecesora, sin faltar gravemente a la ética profesional.

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 Los pactos, convenios, acuerdos u ofrecimientos entre
secretarias y afiliadas, conforme al honor profesional, requieren
ser cumplidos como si hubieran estado incorporados a un
documento.

 Cualquier tarea o cargo que le sea asignado dentro de


cualquiera de ellas debe ser aceptado y ejecutado,
excusándose solamente por razones justificadas.

4.16. CUALIDADES DE LAS SECRETARIAS COMPETENTES

Todas son importantes, pero la más importante es la estimación


honesta del grado en que cada uno posee estas características.
Para ser eficiente en el trato, la secretaria debe ser:

a. Amable
b. Madura y segura de sí misma
c. Agradable
d. Amigable
e. Flexible y adaptable
f. Diplomática y observadora de la etiqueta
g. Imparcial
h. Cooperadora
i. Tolerante y considerada
j. Leal
k. Sensible
l. Animosa
m. Honesta
n. Buena apariencia

59
4.17. TRABAJO EN EQUIPO: SUPERAR EL
INDIVIDUALISMO

Es importante el trabajo en equipo. La virtud de la solidaridad


alienta a quienes saben adquirir este estilo en sus actividades.
Trabajar así requiere una actitud de comunicabilidad, cooperación y
deseo de compartir conocimientos por parte de la ayudante de
dirección que ocupa siempre un puesto privilegiado en lo que a la
transmisión de objetivos, avisos, datos, etc.

El trabajo en equipo es ya práctica habitual desde hace años.


Junto con las superaciones del individualismo, la llamada sociedad
del conocimiento que ha presidido el final del Siglo XX y será
protagonista del XXI, considera imprescindible la cooperación en el
mundo empresarial y valora mucho las aportaciones en los procesos
plurales que exigen a cada individuo transmitir sus propios
conocimientos, destrezas, valores y motivaciones, con el fin de
obtener un resultado superior al que se hubiera conseguido en
solitario.

4.18. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO


PROFESIONAL

A. Las confidencias e información personal de su superior, a que


pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.

B. Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus


superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo
en el que la secretaria desempeñe su labor.

60
CONCLUSIONES

 El trabajo de las secretarias en la gestión administrativa, es una


tarea fundamental que debe ser lo más perfecta posible y ordenada
al servicio de los demás. Esto solo es posible si en todas las
organizaciones mantuvieran un Código de Ética ó si lo tuviesen
deberían actualizarlo; porque es una herramienta básica que debe
primar en toda organización, para el buen desempeño de las
funciones y de esta manera se representa mayor rentabilidad
profesional.

 Secretaria ética se la considera honesta, integra en su trabajo y su


vida, moral, confiable, incorruptible y respetuosa de sus deberes y
de los derechos de los demás como si fueran los propios,
garantizando en el desarrollo de sus actividades laborales espíritu de
pertenencia, tolerancia, asertividad, pro actividad, capacidad de
crear, innovar e implementar ideas, planificar su tiempo y el de su
jefe, preparar y tratar la información adecuadamente, concertar,
acoger y atender las visitas, organizar los viajes de negocios, entre
otras funciones.

 Debe ser leal a la empresa ya las personas con las que trabaja,
mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada.
Debe respetar el principio de la confidencialidad y no divulgar la
información y hechos de los que pudiese conocer en función a su
cargo en el ejercicio de su profesión.

 El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la


profesión de secretaria, además que existen países en los que sus
leyes protegen este principio, por lo tanto una secretaria no
divulgara, se podrá poner en conocimiento de otras empresas,

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temas que le hayan sido autorizadas específicamente hablar de
ellos.

 Una secretaria o asistente eficiente es la que facilita el trabajo del


director y que lo deja de todo tipo de obligaciones que no sean las
obligaciones propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su
esfuerzo al mismo.

 La secretaria deberá ser la verdadera memoria de su superior,


tanto de los compromisos internos como de los externos:
acordarle puntualmente la hora exacta de las entrevistas,
prepararle las llamadas para las personas consideradas
necesarias y en el momento oportuno, etc.

 La ética es una guía para la conducta humana que proporciona


un criterio para orientar nuestros actos en una línea valiosa. La
cuestión de la ética es la parte axiológica dado que todos los
problemas giran alrededor de la bondad moral.

62
RECOMENDACIONES Y/O SUGERENCIAS

1. Las secretarias de las empresas no solo deben poner en prácticas estas


éticas para su profesión si no para su vida cotidiana en otros ámbitos.

2. En la ética de la secretaria debe estar antes que todo en los valores


morales porque si no hay valor no hay ética.

3. Si la manera de comportarse es parte de la ética profesional, la


secretaria debe recordar que la actitud debe tener un buen hábito y
proviene desde la familia y como son quienes se toparan con muchas
clases de personas tanto internas o externas de la empresa debe saber
cómo manejarlo.

4. La secretaria debe capacitarse no solo en los temas de su carrera sino


también en temas éticos que le ayudaran en trabajo sino para su vida
personal o familiar.

5. La Secretaria Ejecutiva debe hacer con cuidado y esmero sus tareas,


labores y deberes que le son propios de su profesión, ya que necesita
estar activa, hacer cosas que le causen beneficios no solo a ella, sino, a
quienes le rodean.

63
GLOSARIO

1. Ejecutiva: es una persona que es integrante de una comisión


ejecutiva o que ejerce un cargo de alta dirección dentro de
una organización, por ejemplo una empresa u organismo
internacional.

2. Secretaria: Una secretaria o un secretario es una persona que se


encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior
jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar
los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria
suele conocerse como auxiliar administrativo.

3. Eficiente: Es ‘la capacidad de disponer de alguien o de algo para


conseguir un efecto determinado’.1No debe confundirse con eficacia,
que se define como ‘la capacidad de lograr el efecto que se desea o
se espera’

4. Gestión: el concepto de gestión hace referencia a la acción y a la


consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que
decir que gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la
realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera.

5. Deontológico: el término deontología procede del griego: to


deon (lo conveniente, lo debido) y logía (conocimiento, estudio…); lo
que significa, en términos generales, el estudio o la ciencia de lo
debido. El objeto de estudio de la Deontología son los fundamentos
del deber y las normas morales.

6. Eficaz: Eficaz es un adjetivo que significa que algo o alguien


tiene eficacia, es decir, que tiene la capacidad de alcanzar
un objetivo o propósito y produce el efecto esperado. Puede hacer
referencia a una persona, un grupo, organización o un objeto.

7. Eficiencia: eficiencia (del latín efficientĭa) es ‘la capacidad de


disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto
determinado’.1No debe confundirse con eficacia, que se define como
‘la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera’.

64
8. Moral: La moral o moralidad (del latín mos, moris, ‘costumbre’) son
las reglas o normas por las que se rige el comportamiento o
la conducta de un ser humano en relación a las sociedad (normas
sociales), a sí mismo, y a todo lo que lo rodea. Otra perspectiva la
define como el conocimiento de lo que el ser humano debe hacer y/o
evitar para conservar estabilidad social.

9. Ética: La ética es una rama de la filosofía que se ocupa del estudio


racional de la moral, la virtud, el deber, la felicidad y el buen
vivir.1 Requiere la reflexión y la argumentación. El estudio de la ética
se remonta a los orígenes mismos de la filosofía en la Antigua
Grecia, y su desarrollo histórico ha sido amplio y variado.

10. Axiología: es la rama de la filosofía que estudia la naturaleza de


los valores y juicios valorativos.

11. Empresa: Una empresa es una organización o institución dedicada


a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para
satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los
demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura
productivo-comercial así como sus necesarias inversiones.

12. Virtud: La virtud es la integridad y excelencia moral, poder y fuerza,


castidad o pureza. Es también una cualidad que permite a quien la
posee, ayudarlo en las situaciones más difíciles para cambiarlas a su
favor. El virtuoso es el que está en camino de ser sabio, porque sabe
cómo llegar a sus metas sin pisar las de los otros, porque pone a los
demás de su lado y los lleva a alcanzar un objetivo diferente.

13. Actitud: La actitud es la forma de actuar de una persona, el


comportamiento que emplea un individuo para hacer las cosas. En
este sentido, se puede decir que es su forma de ser o el
comportamiento de actuar, también puede considerarse como cierta
forma de motivación social de carácter, por tanto, secundario, frente
a la motivación biológica, de tipo primario que impulsa y orienta la
acción hacia determinados objetivos y metas.

14. Aptitud: Es cualquier característica psicológica que permite


pronosticar diferencias inter-individuales en situaciones futuras
de aprendizaje. Carácter o conjunto de condiciones que hacen a una
persona especialmente idónea para una función determinada.

65
15. Organización: Las organizaciones son estructuras sociales creadas
para lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos o
de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas
por sistemas interrelaciones que cumplen funciones especializadas.
Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito
específico

16. Valores: Los valores son principios que nos permiten orientar
nuestro comportamiento en función de realizarnos como personas.
Son creencias fundamentales que nos ayudan a preferir, apreciar y
elegir unas cosas en lugar de otras, o un comportamiento en lugar
de otro

17. Organizar: Preparar una cosa pensando y cuidando todos sus deta
lles. Planear. Deorganizar. Disponer y preparar un conjunto de pers
onas y medios para un fin determinado.

18. Planificar: Elaborar un plan detallado para lograr un objetivo. El plan


es, por tanto, el proyecto ideado para lograr el objetivo. Implica
una solución y registra un proceso que permita alcanzarlo, dos
razones que justifican porqué las organizaciones aprecian tanto esta
manera de pensar y actuar.

19. Oficina: Lugar donde se realiza un trabajo profesional de gestión,


administración, etc.

20. Competencias: El concepto de competencia es multidimensional e


incluye distintos niveles como saber (datos, conceptos,
conocimientos), saber hacer (habilidades, destrezas, métodos de
actuación), saber ser (actitudes y valores que guían el
comportamiento) y saber estar (capacidades relacionada con la
comunicación interpersonal y el trabajo cooperativo).

21. Estrategias: Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas


sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un
determinado fin o misión.».

22. Objetivos: Objetivo significa el fin al que se desea llegar,


la meta que se pretende lograr. El objetivo es lo que impulsa al
individuo a tomar decisiones o perseguir sus aspiraciones, el
propósito. Objetivo es sinónimo de destino, meta, como el punto de

66
mira de un arma, el blanco, o como el fin específico al que hay que
llega

23. Conducta: conducta está relacionada a la modalidad que tiene una


persona para comportarse en diversos ámbitos de su vida. Esto
quiere decir que el término puede emplearse como sinónimo
de comportamiento, ya que se refiere a las acciones que desarrolla
un sujeto frente a los estímulos que recibe y a los vínculos que
establece con su entorno.

24. Interactuar: Ejercer una acción de modo recíproco entre dos o más
personas, entidades, agentes, fuerzas, funciones etc.

25. Secreto profesional: El secreto profesional es la obligación legal


que tienen ciertas profesiones de mantener en secreto la información
que han recibido de sus clientes. Al contrario de lo que ocurre con
tipos de deberes de confidencialidad, el secreto profesional se
mantiene incluso en un juicio.

26. Asistente personal: Un asistente personal puede trabajar como


empleado dentro de una organización o como profesional
independiente.
Dentro de las organizaciones, el asistente personal proporciona
apoyo administrativo al personal senior, generalmente a
un gerente o director. Su objetivo principal es ayudar a reducir la
carga de trabajo del gerente para que los procedimientos y
operaciones del negocio ocurran de forma eficiente.

67
ANEXO

68
69
BIBLIOGRAFIA

 Ética Secretarial, 2012- ecuador


www.monografias.com

 Libro: asistente de dirección , S:A euinsa ediciones internacionales


Autor: Rafael Hernández Uriguen, Madrid- España

 El secreto profesional
Secretarias.com
Universidad de Piura, 2012, Perú

 Ética general
Autor: Rodríguez luño, angel-eunsa, pamplona, 1991

 Ética empresarial
Secretarias en erd.com de Connie Eastman

 Conseguir la exelencia en las operaciones


Jens Mmontoliu, BRESCA 2013

 Ética de una secretaria ejecutiva.


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 Ferrell, O.C. y Larry G. Gresham. “A Contingency Framework for


Understanding Ethical Decision Making in Marketing”. Journal of
Marketing, Summer 1985, 87-96.
Villarini, Angel R. “La Enseñanza Moral en el Currículo
Universitario”. La Educación Moral en la Escuela: Fundamentos y
Estrategias para su Desarrollo. P. R. Colección Praxis. 1994.
http://www.uprh.edu/exegesis/ano10/v27/erosario.html

70