ANEXO 1

ANEXO TÉCNICOS

CONTENIDO

1. Sobre este RFQ

2. Condiciones generales
3. Condiciones particulares
a. Cronograma general del proceso
b. Contactos y condiciones de presentación de la oferta
c. Documentos que deben entregarse con la oferta
d. Presentación de la empresa participante
4. Objetivos del RFQ
5. Objetivos específicos
6. Alcance
7. Mantenimiento correctivo
8. Exámenes sitio obra
a. Especificaciones Técnicas Personal
b. Equipos
c. Materiales
d. Procedimiento general
9. Actividades a ejecutar
10. Estándares de HSEQ
11. Estándares ambientales
12. Facturación y condiciones de pago
13. Analisis y evaluación de ofertas
SOBRE ESTE RFQ

SODEXO S.A.S, en adelante SODEXO requiere contratar varios proveedores en

adelante EL PROVEEDOR que puedan suministrar y prestar los servicios de
MANTENIMIENTO LOCATIVO Y ELÉCTRICO MENOR DE MANERA INTEGRAL
PARA LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS DEL GRUPO BANCOLOMBIA. cuyas
especificaciones técnicas están detalladas en este documento.

Por tal motivo, SODEXO se permite invitarlo a realizar una presentación de los
servicios de su empresa, en los términos descritos en este documento.

CONDICIONES GENERALES

1. La presente Invitación Privada de Ofertas no constituye oferta mercantil.

2. Los gastos en que incurran los proveedores en la preparación y
presentación de la oferta son de su propia responsabilidad y, en
consecuencia, no habrá lugar a reconocimiento o compensación alguna por
parte de SODEXO.
3. La información contenida en estas condiciones de invitación tiene el
carácter confidencial, de acuerdo con lo estipulado en el punto 2.
4. Los proveedores deberán examinar todas las instrucciones, condiciones,
especificaciones, formatos y anexos que se adjuntan y que hacen parte de
las presentes condiciones de invitación, los cuales son de obligatoria
observancia para la preparación y presentación de las ofertas. El proveedor
podrá, antes de que venza el plazo para presentar ofertas, modificar tales
documentos.
5. Los proveedores deberán informarse completamente de todas las
circunstancias que puedan influir de alguna forma sobre el Bien/Servicio a
entregar/realizar y su costo, los plazos y en general todas las actividades
señaladas en el alcance de estas condiciones de invitación y aquellas que
el proveedor considere necesarias para la presentación de su propuesta.
6. La oferta deberá ser firmada por el representante legal o por quien haya
sido autorizado para el efecto. Si el representante legal y/o apoderado
requiere de alguna habilitación especial, para presentar la oferta o suscribir
el contrato, deberá adjuntar la autorización previa del organismo social
competente.
7. La presentación de la oferta se considerará como manifestación expresa
del proveedor de haber examinado los documentos del proceso de compra,
que ha obtenido las aclaraciones sobre los puntos inciertos o dudosos y
que acepta que la información suministrada por SODEXO está completa y
es suficiente para determinar el objeto y demás aspectos de este proceso,
además, que conoce la legislación colombiana y las normas que rigen la
contratación en SODEXO, así como sus políticas y procedimientos (para
más información, consultar www.sodexo.com ubicar el país Colombia e
ingresar al link Proveedores ).
8. El proveedor deberá manifestar explícitamente su entendimiento y
aceptación sobre cada uno de los numerales del presente documento. Si no
 se da respuesta a cualquiera de estos se entenderá que ha sido aceptado y
así se exigirá su cumplimiento. SODEXO no será responsable por
descuidos, mala interpretación del proveedor o de sus empleados o
dependientes sobre el contenido de la presente Invitación y otros hechos
que puedan incidir en la elaboración su oferta. En el evento en que se
presenten objeciones o condicionamientos, SODEXO se reserva el derecho
de dar por incumplida la respuesta o no aceptar el ofrecimiento presentado
por el proveedor.
9. La oferta debe ser presentada en la forma y condiciones previstas en este
10. documento. No se considerarán las ofertas que omitan información o
documentos que a criterio de SODEXO sean esenciales para la valoración
de éstas. El proveedor podrá entregar otros documentos que crea
conveniente adjuntar. SODEXO se reserva el derecho de solicitar que se
subsanen los documentos que no reúnan las formalidades solicitadas, la
cual deberá ser atendida en los plazos establecidos en estas condiciones
de invitación.
11. Toda la correspondencia deberá estar dirigida a las direcciones de correo
electrónico indicadas como contactos en el presente documento. SODEXO
dirigirá las comunicaciones a la dirección registrada por los proveedores.
12. La oferta deberá estar acompañada de una garantía de seriedad, de
conformidad con los términos contenidos en este documento. El proveedor
calificado en segundo lugar debe ampliar la garantía de seriedad de la
oferta por el término requerido, para una posible aceptación de su oferta en
caso de que el adjudicado no suscriba el respectivo contrato o incumpla la
respectiva orden. Cuando SODEXO opte por hacer efectiva la garantía de
seriedad, se hará sin perjuicio de las acciones legales conducentes al
reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la
citada garantía.
13. La oferta deberá tener una validez de ciento veinte (120) días calendario,
contados a partir de la fecha de cierre del proceso de compra. SODEXO, si
lo considera conveniente, podrá ampliar el plazo para presentar ofertas
antes de su vencimiento. En tal caso, la vigencia de la póliza de seriedad de
la oferta deberá comenzar desde la fecha de cierre.
14. El proveedor dará cumplimiento a su encargo sin que pueda solicitar o
reclamar fondos por parte de SODEXO para gastos, pues todos los gastos
y expensas en que pudiera incurrir por la ejecución se consideran
comprendidos dentro de la remuneración pactada. Por consiguiente,
SODEXO no estará obligada a pagar o reembolsar suma alguna por
concepto de otros gastos o expensas. En caso de que haya lugar al
reconocimiento de tales gastos, éste se hará de conformidad con las
políticas de SODEXO.
15. SODEXO podrá, antes de que venza el plazo para presentar ofertas,
modificar algunos aspectos contenidos en este documento de invitación, los
cuales serán de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas.
16. Cuando haya discrepancias entre una respuesta punto a punto de las
presentes condiciones con los anexos correspondientes, prevalecerá la
respuesta punto a punto.
17. Cuando haya discrepancias entre dos respuestas punto a punto, se tendrá
en cuenta aquella que trate más específicamente el asunto
correspondiente.
18. Cuando haya discrepancias entre el original de la oferta y una copia,
prevalecerá el original.
19. Cuando haya discrepancias entre el original impreso de la oferta y la copia
en medio magnético prevalecerá el original impreso.
20. Cuando haya discrepancias entre los catálogos y una respuesta punto a
punto, prevalecerá la respuesta punto a punto.
21. Los proveedores indicarán si participan a título de consorcio o unión
temporal, señalando los términos y extensión de su participación en la
propuesta y en su ejecución. Sólo se aceptará la asociación de máximo dos
(2) firmas, una de las cuales debe ser el proponente invitado. En caso de
presentación de ofertas bajo estas modalidades, las firmas proveedores
deberán: a) Acreditar, en forma individual, los requisitos exigidos en las
presentes condiciones. b) Designar la persona que representará al
Consorcio/Unión Temporal, señalando las reglas básicas que regulan la
relación y la responsabilidad solidaria y mancomunada entre sus miembros,
estableciendo el porcentaje de participación. c) La garantía de seriedad de
la propuesta deberá ser tomada por todas las personas que integran el
Consorcio/Unión Temporal. d) La duración del mismo que no deberá ser
inferior a la duración del contrato y un (1) año más. e) En caso de resultar
seleccionado, adjuntar el NIT del Consorcio o Unión Temporal con el fin de
suscribir el respectivo contrato. En ningún caso podrá haber cesión entre
quienes integran el Consorcio/Unión Temporal. En estos casos, el
proponente deberá presentar una sola factura, solicitud de desembolso o
reembolso, según el caso, en la cual se deberá identificar a cada uno de los
miembros que conforman el Consorcio/Unión Temporal y su respectivo
porcentaje de participación. En el evento que se solicite facturación por
separado, la Gerencia Administrativa y Financiera de SODEXO decidirá
sobre tal solicitud.
22. Las sociedades extranjeras, sin sucursal en Colombia, deben presentar la
oferta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en
Colombia y ampliamente facultado para presentar la oferta, para suscribir,
ejecutar y liquidar el contrato, así como para representarla judicial o
extrajudicialmente. En todo caso, quien firme la oferta deberá acreditar que
es el representante legal del proveedor o apoderado con las facultades
expresadas. Esta clase de sociedades deberán mantener un apoderado por
el término del contrato y cinco (5) años más como mínimo, a menos que de
conformidad con la legislación aplicable vigente requiera establecer
sucursal en Colombia.
23. SODEXO se reserva el derecho de efectuar la selección total o parcial de la
oferta, o abstenerse de seleccionar. SODEXO comunicará al proveedor
seleccionado la decisión adoptada.
24. Las obligaciones y responsabilidades de SODEXO en relación con el
proponente seleccionado son las definidas explícitamente en los
documentos del contrato; por lo tanto, ésta no estará obligada a asumir
 ninguna obligación o responsabilidad implícita o tácita que no esté allí
prevista.
25. Es entendido que los documentos del contrato se complementan
mutuamente, de tal manera que lo estipulado en uno de ellos se tomará
como estipulado en todos. El proveedor seleccionado deberá verificarlos y
si advierte alguna ambigüedad, divergencia, error o contradicción deberá
solicitar las aclaraciones e instrucciones que sean necesarias para ejecutar
las actividades objeto del contrato. Si subsiste alguna divergencia o
contradicción, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente orden: El
contrato y sus modificaciones, las condiciones de invitación con sus
adendas, la oferta y sus aclaraciones y los demás documentos que
expresamente así se indiquen. En todo caso, prevalecerá el interés de
SODEXO.
26. El contrato se ejecutará de conformidad con las políticas y procedimientos
generales establecidos y por SODEXO, los cuales declara conocer y
aceptar el Proveedor. La oferta se deberá presentar sin tachones, borrones
o enmendaduras que hagan dudar sobre el contenido de la misma.
Cualquier enmendadura que contenga la oferta, deberá ser aclarada y
validada por el proveedor.
27. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación
especial para presentar la oferta o suscribir la orden de compra/contrato,
debe adjuntar la autorización del organismo social competente.

CONDICIONES PARTICULARES

Cronograma general del proceso Anexo 2.

ESCENARIO DE TIEMPOS DE LA FASE DE PREPARACIÓN Y ENTREGA DE

OFERTAS
ACTIVIDAD MEDIO / CONDICIÓN FECHA / HORA
Presentación de los
Sodexo enviará este RFP vía
requerimientos técnicos para 22/04/2019
correo electrónico
cotizar
Sodexo enviará este RFP vía
Envío información técnica 22/04/2019
correo electrónico
Los invitados podrán solicitar Vía correo electrónico dirigido a
aclaración a los requerimientos oscar.meza@sodexo.com 29/04/2019
técnicos este RFP andres.garcia@sodexo.com
SODEXO S.A. dará respuesta
a las inquietudes recibidas Vía correo electrónico 6/05/2019
dentro del plazo estipulado
Vía correo electrónico hasta las
Entrega de las propuestas 18:00 dirigido a 10/05/2019
oscar.meza@sodexo.com
 andres.garcia@sodexo.com
Vía correo electrónico hasta las
Entrega de la contra oferta de 18:00 dirigido a
los proveedores a Sodexo para oscar.meza@sodexo.com 27/05/2019
su evaluación
andres.garcia@sodexo.com
Sodexo notificara por vía correo
Selección de proveedors por electrónica a cada proveedor si
4/06/2019
zonas a nivel nacional quedo o no seleccionado en el
proceso licitatorio.
ESCENARIO DESEADO DE TIEMPOS PARA LA FASE DE EVALUACION Y
ADJUDICACIÓN
Firma de contrato de alquiler
Inicio de prestación de servicios en los sitios ofertados al 100%

Contactos y condiciones de presentación de la oferta

Personas de contacto para este RFP:

Contacto para condiciones comerciales de este

proceso.

Oscar Salvador Meza Hernandez

Comprador Bancolombia

Andres Felipe Garcia Lopez

Técnico Bancolombia

Carrera 47D # 78C SUR 144

Sabaneta - Antioquia
Tel: (57-4) 5600310 Ext 174

oscar.meza@sodexo.com
andres.garcia@sodexo.com

Documentos que deben entregarse con la oferta

Las ofertas deberán ser entregadas en el lugar y fecha indicadas según el

cronograma del proceso. Anexo 2.

Las ofertas deberán ser presentadas, conteniendo los siguientes documentos por
separado:
  Presentación de la empresa participante
 Documentos básicos requeridos de la empresa participante
 Propuestas de servicio ofertado - RFQ. Anexo 3.
 Propuesta de servicio ofertado. Explicación grafica de la solución

Presentación de la empresa participante

 Descripción de la empresa.
 Infraestructura operativa y sus organigramas para atender los
requerimientos de SODEXO S.A., según lo solicitado en estas condiciones
de invitación.
 Capacidad productiva, operativa según el caso.
 Puntos de presencia nacional (indicar direcciones donde se tiene presencia)
 Servicios principales / principales productos.
 Volúmenes de venta y principales clientes actuales. Incluir referencias
verificables.
 Presentación del equipo de trabajo propuesto.
 Responsabilidad Social y manejo ambiental. Para SODEXO, es muy
importante que los proveedores con los cuales vamos a trabajar estén
comprometidos con planes de desarrollo sostenible en los siguientes
aspectos: Responsabilidad Social y/o Responsabilidad ambiental. Por lo
tanto, el proveedor participante deberá proporcionar información acerca de:
o Planes que su compañía (o de las empresas de las marcas que
representa) tenga implementados de Responsabilidad Social o
ambiental.
o Características de cuidado ambiental de sus productos y/o servicios.
o Beneficios ambientales derivados del uso de sus productos y/o
servicios.

Documentos básicos requeridos de la empresa participante

La información documental de las empresas participantes en esta negociación

deberá presentarse en los siguientes capítulos documentales:

 Cronograma sugerido de entrega de la implementación; fecha de

adjudicación y puesta en marcha del 100% de la implementación.

Nota: SODEXO se reserva el derecho de solicitar que se subsanen los

documentos que no reúnan las formalidades solicitadas.

OBJETIVOS DEL RFQ

Gestionar debidamente las condiciones y atender las solicitudes de las sucursales

y edificios del grupo Bancolombia teniendo en cuenta las actividades correctivas a
todas las locaciones y espacios para garantizar la correcta operación de estas,
teniendo en cuenta las propuestas económicas a validar dadas en el presente
RFQ.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Garantizar la continuidad del negocio y la disponibilidad de los activos.

 Gestionar adecuadamente el mantenimiento correctivo en Sucursales y
activos de la operación Bancolombia de acuerdo a los niveles de servicios.
 Ejecutar y gestionar adecuadamente los diferentes eventos de emergencias
reportadas a la Central de Servicios - (CDS) o por los canales de
comunicación definidos para este aspecto.
 Realizar la recepción técnica de sucursales y sedes administrativas del
Grupo Bancolombia, verificando el correcto funcionamiento locación y
espacios a nivel nacional.

ALCANCE

Aplica para las actividades de acompañamiento, instalación, reparación, lavado y

mantenimiento correctivo a las instalaciones de las sedes del grupo Bancolombia,
iniciando con la identificación de las necesidades de mantenimiento correctivo y
finaliza con el seguimiento a la ejecución del servicio prestado por contrato o
directamente por el personal de mantenimiento del Bancolombia.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Mantenimiento correctivo: Inicia con la atención a la solicitud de mantenimiento de

las Sucursales y Edificios y termina con la ejecución y verificación de los trabajos.

Medida de control:

 Verificación de la calidad del servicio a través de las plataformas indicadas.

 Tiempos de atención emergencias: ciudad principal dos (2) horas y zonas

remotas (8) horas.

Proceso cuando ingresa un nuevo activo o sitio (Sucursal o Edificio):

DOCUMENTO REGISTRO
ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE
ASOCIADO GENERADO
Información
enviada vía
La información de la correo
Gerencia
Notificación de apertura de nuevo electrónico por la
Administración
ingreso del site site, es enviada a N/A Analista
del Activo
o del activo. Sodexo por Gerencia
Bancolombia
Bancolombia. Administración
del Activo al
Líder data
 maestra.

Coordinador
El Coordinador Hard Sodexo
Recepción de Acta de
Sodexo y proveedor
infraestructura N/A recepción de
hacen la recepción Proveedor de
Bancolombia sitios
de la Sucursal acuerdo a
tipología
Se identifican los
activos y los site a
Acta de
los cuales se les
entrega,
debe realizar Soportica
inventario de
mantenimiento
equipos, ficha
preventivo, según la
técnica. Data Maestra,
tipología,
archivo Excel,
Parametrización frecuencias,
SAP, Máximo
garantías y
recomendaciones
del fabricante. Líder Data
Consolidar la
Maestra
información de
Verificación del
los activos.
activo en el
aplicativo SAP.
Actualizar datos
técnicos (placa,
serie, modelo) del
activo, capacidad, Data Maestra,
Consolidar la
Actualización frecuencia de Líder Data archivo Excel,
información de
Data Maestra mantenimiento, Maestra SAP, Máximo
los activos.
proveedor, costo,
esta información es
tomada del acta de
recepción del site.
Elaboración del Generación y
Soporte técnico
Creación y cronograma anual y activación de
de
Control del seguimiento a la Planificador los planes de
mantenimiento
cronograma de ejecución según Grupo 1 mantenimiento
preventivo
mantenimiento frecuencia de en el
cronograma. aplicativo SAP
 Se ejecuta el
mantenimiento Diagrama de Soporte técnico
Ejecución de
preventivo según flujo de ejecución del
mantenimiento Proveedor
programación y mantenimiento mantenimiento
preventivo
coordinación con preventivo. preventivo.
Planificador Grupo 1.

Proceso de retiro o traslado de un activo:

DOCUMENTO REGISTRO
ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE
ASOCIADO GENERADO
Información
enviada vía
Notificación de correo
La información de
retiro o traslado Gerencia electrónico por
cierre o traslado de
de Sucursales, Administración la Analista
Sucursales, es N/A
Sede del Activo Gerencia
enviado a Sodexo
Administrativa o Bancolombia Administración
por Bancolombia.
activos. del Activo al
Líder data
maestra.
Reportar con la
Reporte TAF la ubicación
ubicación de los final de los activos Soportica N/A
activos a retirar de la
Sucursal cerrada.
Retirar del plan de
mantenimiento
preventivo, esta Activo
Cancelación información es Planificador deshabilitado
N/A
preventiva notificada por los Grupo 1 en SAP y
Coordinadores de CMMS Sodexo
Mantenimiento
CDS
Se retira activo de
Actualización de Líder Data
los anexos N/A Data Maestra
Data Maestra Maestra
técnicos.
Se envía
Notificación de
información del Planificador Correo
retiro al N/A
retiro del activo y la Grupo 1 electrónico
proveedor
ubicación

Nota: En caso de presentarse problemas de orden público, asonadas, terrorismos,

desastres naturales, los servicios de mantenimiento correctivo no tendrán
ampliaciones a fin de evidenciar impactos en los servicios, lo cual exime de
responsabilidad en términos de incumplimiento al acuerdo de Sodexo o del
Proveedor.
Las siguientes son las categorías de mantenimiento a realizar y cotizar:

 Acompañamientos en obras civiles

 Atención de equipos
 Brigada para obras civiles
 Inspección para eliminación y mitigación de problemas relacionados con
obras civiles
 Control de fallas
 Instalaciones de elementos y servicios de obra civil
 Lavado y limpieza de equipos especializados
 Mantenimiento general correctivo en actividades de obra civil
 Mantenimiento basado en condiciones
 Suministro de materiales y servicios en obras civiles
 Transporte de elementos y servicios de obras civiles
 Visitas de analisis y acompañamiento a las locaciones y espacios

EXÁMENES SITIO OBRA

El proveedor, deberá inspeccionar y examinar el sitio y los alrededores del lugar

de ejecución del objeto referido, la localización y naturaleza del mismo, informarse
acerca de la forma y características del lugar, las cantidades, volúmenes y
materiales necesarios para la correcta implementación de las actividades, el
transporte, la mano de obra, equipos y de manera especial, acerca de las vías de
acceso, las zonas de disposición de los residuos en el caso que lo amerite y las
instalaciones que se puedan requerir, igualmente las condiciones ambientales,
área de influencia y las de seguridad y salud en él trabajo, necesarias para el
desarrollo y manejo ambiental del proyecto y en general, todas las circunstancias
que puedan afectar o influir en el cálculo del valor de su propuesta.

Así mismo, es responsabilidad del proveedor suministrar un plan de contingencia

frente a eventuales inconvenientes que afecten la prestación de los servicios.

De igual modo, deberá familiarizarse con los detalles y condiciones bajo los cuales
serán ejecutados los trabajos, así como de los riesgos previsibles de la obra, pues
su desconocimiento o falta de información no se considerará como excusa válida
para posteriores reclamaciones ante la empresa.

ESPECIFICACIONES TECNICAS

a. Personal

El proveedor deberá garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad a

emplear, en cuanto a equipos de protección y dotación adecuada para el personal
que desarrolle estas actividades, además de las respectivas afiliaciones a la
seguridad social y ARL.

b. Equipos

El proveedor en su propuesta deberá contemplar y cuantificar todos los elementos

y equipos necesarios para realizar adecuadamente las actividades definidas
anteriormente y que relacionan servicios para tanques de almacenamiento de
agua.

c. Materiales

El proveedor deberá tener en cuenta que, tanto en las labores de mantenimiento

locativo y eléctrico menor, como de sus actividades relacionadas, los materiales o
sustancias químicas a utilizar, y que puedan ser nocivos para la salud y deben
contar con el registro Invima.

d. Procedimiento general

 La jornada máxima no deberá exceder las 12 horas.

 Todo el personal durante el mantenimiento y lavado, deberá contar con
implementos de señalización, iluminación portátil y dotación adecuada para
mitigar cualquier afectación por cloro residual, PAC o soluciones químicas
en lugares cerrados.
 Todas las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que se
requieran para el cabal cumplimiento del objeto del mismo

ACTIVIDADES A EJECUTAR

SERVICIO DE PERMISOS EN TRABAJOS PELIGROSOS

a) Evaluar los riesgos y emitir los permisos respectivos para trabajos de alto
riesgo como (Alturas, espacios confinados, eléctricos, electromecánicos,
Caliente) del personal que ingresen a realizar trabajos en las sucursales y
edificios del Grupo Bancolombia, cumpliendo la normativa respectiva.
b) Firmar las respectivas Actas de Servicios a Satisfacción y soportar los
entregables administrativamente.

SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

a) Revisar, supervisar y controlar el funcionamiento de los servicios a intervenir,

antes y después de realizar las actividades respectivas.
b) Una vez reciban las instrucciones para mantenimientos solicitados por la mesa
de servicio e informado por el coordinador de mantenimiento deben realizar las
actividades en los tiempos acordados, para poder dar cierre a los procesos.
SERVICIOS TECNICOS ELECTRICOS Y/A FINES

a) Atender requerimientos de tipo eléctrico, instalaciones eléctricas para

energización de equipos (Computadores, impresoras scanner, y otros equipos),
reparación de alumbrado.
b) Una vez reciban las instrucciones para mantenimientos solicitados por la mesa
de servicio e informado por el coordinador de mantenimiento deben realizar las
actividades en los tiempos acordados, para poder dar cierre a los procesos.

SERVICIOS TECNICOS HIDROSANITARIO Y A GAS

a) Atender requerimientos de tipo de instalación hidráulica y sanitaria de las

instalaciones.
b) Llevar registro de las actividades realizadas.
c) Verificación de funcionamiento de baños, piletas
d) Revisar los desagües de la infraestructura de las sucursales y edificios del
Grupo Bancolombia.
e) Verificación de las instalaciones de Gas de la sucursales y edificios del
f) Evaluar los riesgos para trabajos de alto riesgo como (Alturas, espacios
confinados, eléctricos, electromecánicos)
g) Mantenimientos menores en instalaciones Hidráulicas

SERVICIOS GENERALES

a) Realizar pequeñas reparaciones locativas

b) Reubicación de muebles, objetos dispuestos en paredes, gabinetes,
ventiladores, cajas, etc.
c) Mantenimientos menores y/o complementarios; y todas aquellas actividades no
contempladas y que hacen parte de los mantenimientos locativos y eléctricos
menores.

ESTÁNDARES DE HSEQ

EL proveedor deberá dar cumplimiento a de todos los requisitos de HSEQ

establecidos por la normatividad vigente para la ejecución de los trabajos, como
pago de seguridad social, uso de los elementos de seguridad personal
establecidos.

De ser necesario, el proveedor deberá entregar la copia digitalizada de los

certificados expedidos por gestores ambientales y en donde se establezca el
manejo integral de los residuos generados en el desarrollo de actividades en las
instalaciones de SODEXO en caso de que sea aplicable.

Generación de Reportes: el proveedor deberá indicar los Informes y Reportes que

están en capacidad de generar con los campos e información que pueden
contener y la periodicidad con la que los mismos pueden ser generados.
Servicios Adicionales: "Los servicios considerados como valor agregado serán
aquellos que sean adicionales a los requerimientos mínimos de SODEXO. EL
PROPONENTE son libres de ofrecer alternativas de desempeño, administración y
servicios que le puedan dar valor a SODEXO y no generen costos adicionales.
SODEXO evaluará y definirá si lo ofrecido es considerado o no valor agregado sin
que deba presentar justificación. En el caso que uno o varios de los valores
agregados incluya componentes de software y hardware deberá incluirse como
mínimo la capacitación técnica y funcional a un grupo de personas que SODEXO
designe, así como la implantación de dicho valor agregado."

Nota: se podrán adicionar más servicios según las necesidades de cada sucursal
y edificio, la inclusión en las bandas de precios será en común acuerdo.
ESTÁNDARES AMBIENTALES
Servicios Mantenimiento Locativo
Etapa Criterios ambientales Habilitantes Mecanismos de
verificación
El proveedor debe asegurar la procedencia
legal de los materiales de construcción que Declaración
vaya a utilizar, tanto materiales pétreos como juramentada del
madera, según la normativa ambiental proveedor
vigente.
En relación al transporte, aprovechamiento o
disposición final de los escombros generados
en el desarrollo de la obra, el proveedor se
Declaración
debe comprometer a cumplir con lo
juramentada del
establecido en la Resolución 541 de 1994
proveedor
Art.2 Capítulo I y II, y la Resolución 1115 de
2012 Art. 8 y 9 de la SDA ó la normativa que
la reemplace.
En la oferta el proveedor debe incluir el
manejo final que le dará los residuos
peligrosos generados (en caso de que se
generen) durante el servicio de
mantenimiento locativo, dando cumplimiento Declaración
a lo establecido en el Decreto 4741 de 2005, juramentada del
Art. 10 ó la normativa que lo sustituya. Así proveedor
Precontractual
mismo, debe asegurar que entregará el(los)
certificado(s) de disposición final o de
aprovechamiento de los RESPEL generados
durante el servicio.
En la oferta el proveedor debe especificar
qué sustancias químicas utilizará para la
ejecución del contrato y se debe
comprometer a contar con las hojas de datos
Declaración
de seguridad durante la prestación del
juramentada del
servicio. El proveedor debe asegurar que los
proveedor
envases de los productos estén identificados
con el nombre del producto y un símbolo o
pictograma1 que indique las características
de peligrosidad de dicho producto.
El personal que la empresa prestadora del
servicio asigne debe haber recibido
Declaración
formación en manejo de sustancias químicas
juramentada del
y de residuos peligrosos y debe utilizar los
proveedor
elementos de protección personal
apropiados.
El contratista debe contar con las
certificaciones de la procedencia legal de Copia de las
materiales pétreos y de madera (cuando se certificaciones
utilicen). correspondientes
 Registro de
El proveedor debe llevar el registro de los escombros
escombros generados. generados y su
manejo
En el momento de la prestación del servicio Hojas de datos de
el personal de la empresa debe contar con seguridad de todos
las hojas de datos de seguridad de los los productos
productos químicos utilizados, así como con químicos utilizados
los elementos de protección personal Elementos de
apropiados. protección personal
El personal de la empresa debe cumplir con
Inspección durante la
buenas prácticas de almacenamiento de
prestación del
Contractual materiales, manejo de productos químicos y
servicio por parte del
de residuos. Así mismo, no debe verter
supervisor
residuos líquidos en sifones o piletas.
Registro de cantidad,
El manejo de los residuos peligrosos
caracterización y
generados así como el transporte de los
destino (disposición o
mismos debe cumplir con lo establecido en el
aprovechamiento) de
Decreto 4741 de 2005, Art. 10 literales d y e,
los residuos
ó la normativa que lo sustituya.
peligrosos generados

FACTURACIÓN Y CONDICIONES DE PAGO

Remitirse a Anexo 4.

ANALISIS Y EVALUACIÓN DE OFERTAS

 Este proceso se rige por el principio de selección objetiva, con base en el

cual la escogencia se hace sobre la negociación más favorable a los
intereses de SODEXO y a los fines que ella busca, sin tener en
consideración factores de afecto o de interés o cualquier otra clase de
motivación subjetiva.
 La negociación más favorable es aquel que resulta ser el mejor, teniendo
en cuenta exclusivamente los factores de selección y la ponderación
precisa, detallada y concreta de los mismos.
 La evaluación de la oferta y la negociación del proveedor se hará dando
aplicación a los principios de objetividad, independencia, diligencia y
responsabilidad. La oferta será evaluada teniendo en cuenta los siguientes
factores: (i) relativos al proveedor: tamaño de la empresa, experiencia,
reputación, capacidad técnica, capacidad financiera, conflicto de interés,
vinculación previa con SODEXO; (ii) relativos al Bien o Servicio: calidad de
 los bienes o servicios, garantías ofrecidas, disponibilidad, reputación de la
marca; (iii) relativos a la oferta: adecuación a las necesidades de SODEXO,
precio, forma de pago y plazos de entrega. (iv) Relativos al valor agregado
de las ofertas que presente el proveedor.
 SODEXO informará por escrito al proponente los resultados de la
negociación. En tal caso, deberá suscribir el respectivo acuerdo / OC, e
igualmente deberá adjuntar, las pólizas que se solicitan en la Orden de
Compra/Servicios que se expida en aceptación de la oferta presentada.
 SODEXO determinará la aceptación del proveedor a las condiciones
planteadas en este documento de acuerdo con lo diligenciado en el
Formato Único de Cotización. En caso de condicionamientos por parte del
proveedor la oferta no será tenida en cuenta dentro del proceso de
selección. Para el caso de desviaciones técnicas son aceptadas
únicamente para análisis, aquellas correspondientes a especificaciones del
bien o servicio, siendo potestad de SODEXO su aceptación o no de las
mismas.
 No se considerarán ofertas que contengan desviaciones al Formato Único
de Cotización relacionado por SODEXO en este documento, así como
aquellas que no adjunten los documentos solicitados. Para este último caso
SODEXO se reserva el derecho de solicitar que se subsanen los
documentos que no reúnan las formalidades especificadas, solicitud que
debe ser atendida por el proveedor dentro del plazo estipulado por
SODEXO. En caso de que los documentos no sean subsanados por el
PROVEEDOR se entenderá el incumplimiento de su negociación.
 Posterior a la determinación del cumplimiento de las negociaciones y la
determinación de los puntajes (en caso de existir criterios de evaluación
técnica adicionales al cumplimiento), se realizará el análisis de los precios
cotizados. Basados en los resultados obtenidos, SODEXO adelantará un
proceso de negociación con aquellos proveedores cuyas ofertas
representen para SODEXO mejores condiciones técnicas y económicas.
 SODEXO se reserva el derecho de efectuar la selección total o parcial de la
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