SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL

YENNY YOVANNA GOMEZ

TUTORA VIRTUAL

Elaborado por : Marina Guzman

2019
 INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL

El inventario documental es un proceso de descripción de la información contenida en los

archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación y el
acceso a la información y su consulta. Su estructuración permite el reconocimiento de la
documentación producida.

Este proceso se apoya en el empleo del Formato Único de Inventario Documental, con su
respectivo instructivo, para la conservación y preservación de los escritos y documentos
generados, el cual ha sido estructurado por el Archivo Archivo General de la Nación con su
respectivo instructivo orientador.

Este formato ayuda a orientar a los archivistas en los métodos para la entrega y recibo de los
documentos, así como de las transferencias de éstos.

OBJETIVO

Presentar un inventario documental con el propósito de explicar el procedimiento requerido

para diligenciarlo y los parámetros que se deben tener en cuenta para realizar la transferencia
documental.

CASO DE ESTUDIO

La alcaldía Municipal de Agua de Dios necesita realizar la transferencia de 17 expedientes

documentales correspondientes a las ordenes de pago tramitadas durante el 2010, ya que
conforme a las tablas de retención documental corresponde su transferencia del archivo de
gestión al archivo central.

Nota: Este caso ha sido tomado de las imágenes publicas en la red, sólo con fines
académicos, debido a que por los momentos no se tiene acceso a un fondo documental real
que se pueda tomar de ejemplo. Por tanto las instrucciones mostradas en este informe, han
sido planteadas de forma supuesta, a partir de lo aprendido en el curso.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

En cumplimiento con lo establecido se empleó el formato único de inventario documental

A continuación, se indica cómo fue diligenciado el caso presentado

1. Entidad Remitente
Se colocó el nombre completo o razón social de la entidad responsable de los documentos a
transferir , para este caso específico ALCALDÍA DE AGUA DE DIOS

2. Entidad Productora
Debió consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de

mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora, sin embargo no aparece en el

formato tomado como ejemplo

Fuente Imagen: http://liecole.blogspot.com/2012/

3. Oficina Productora

Se colocó el nombre de la oficina o dependencia que produce y conserva

la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones, en este caso TESORERÍA

GENERAL

4. Objeto

Se expresó la finalidad del inventario, en este caso: Transferencia Documental.

Considero que se debió ser mas especifico como por ejemplo colocar transferencia primaria.

5. Hoja ___ de ___:

En el campo “Hoja” se numeró cada hoja del inventario consecutivamente, y

el campo “De___:” se registrará el total de hojas del inventario, en el ejemplo:

Hoja __1_ de __5_

5 Registro de Entrada

Debido a que se trata de una transferencia primaria se consignó en las tres primeras casillas
los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En el
ejemplo 2011-12-12

En NT debió anotarse el número de la transferencia asignado.

6. Número de orden:

Se anotaron en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los expedientes

descritos. En este caso se anotaron uno a uno los 17 expedientes.

7• Codigo:
Se colocó el código establecido por la Alcadia de Agua de Dios mediante el cual se identifica
la oficina productora la serie correspondiente. En este caso el código es 240.05

8. Nombre de la Serie y Subserie:

Se anotó el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenidos producidos por la Alcaldía de Agua de Dios del como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Para esto se debió realizar la revisión en las Tablas de Retención
Documental a fin de identificar la que corresponde según el expediente. Se colocó el nombre
completo con el cual se describe el expediente. En este caso el nombre es Órdenes de pago,
cada expediente se identifica con la secuencia numerada que contiene.

9. Fecha extrema inicial y final

Se consignó la fecha inicial y final de cada serie. En este caso se colocaron las fechas
abreviadas colocando el año con los últimos dos dígitos.

Debieron colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año.

10. Unidad de conservación

• Caja

Se consignó el número asignado a cada unidad de almacenamiento general

(caja) correspondiente, en el ejemplo va del 1 al 3

• Carpeta

Se marco el ítem cuando en realidad se debió consignar el número asignado a cada unidad de
almacenamiento especifica (carpeta)

11. Numero de folios

Se anotó el número total de folios contenido en cada unidad de conservación

descrita.

12. Soporte de conservación

Se colocó papel, cuando esta columna se utiliza para anotar los soportes diferentes al papel,
anexos a la documentación por ejemplo:

CD

DVD

USB

Tarjeta de Memoria Disco Extraíble

Cassette

13 Frecuencia de consulta

Se indico que el nivel de frecuencia de la consulta es Media

14. Notas
Los documentos no poseían datos que fueran relevantes, que no se hubieran registrado en las
columnas anteriores.

15. Elaborado por

Se escribio el nombre y apellido, cargo de la persona responsable de elaborar el inventario. No
aparece registrado el lugar y la fecha en que se realizó la elaboración del mismo, ni la firma del
funcionario

16 Entregado por
Se anotó el nombre y apellido, cargo de la persona responsable de entregar la transferencia,
así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.No aparece registrado el lugar y la
fecha en que se realizó la elaboración del mismo, ni la firma del funcionario

17. Recibido por

Se registrará el nombre y apellido, cargo, de la persona responsable

recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

No aparece registrado el lugar y la fecha en que se realizó la elaboración del mismo, ni la firma
del funcionario

Respecto al procedimiento para realizar la transferencia, esta debe realizarse de la siguiente

manera:

1. Antes de realizar la transferencia primaria verificar el tiempo establecido en la Tabla de

Retención Documental.

2. Verificar que los documentos estén listos físicamente para ser transferidos:

a. Retirar el material metálico.

b. Retirar hojas y formatos en blanco.

c. Retirar las copias o fotocopias de documentos siempre y cuando el original se

encuentre en el expediente.

d.Retirar fax, borradores, etc.

3. Diligencias el formato único de inventario documental

4. Terminado el inventario documental, ingresar las series o expedientes dentro de las cajas,
estas cajas deben ir marcadas con la siguiente información: Fondo, Sección, subsección,
número de carpetas, número de cajas, y fechas extremas.

5.Solicitar a la persona encargada del archivo central la verificación del proceso de

transferencia, con el fin de constatar su buena ejecución.

6. Se procede a transferir los documentos al archivo central, acompañado del formato único
de inventario documental debidamente diligenciado en original y copia.

7. El jefe del archivo central, debe verificar la remisión física de la documentación con el
formato único de inventario documental, para establecer la veracidad de la entrega.

8. Una vez finalizada ésta actividad, se procede a la firma del Inventario Único Documental por
parte de quien realizo la transferencia y el jefe o persona encargada del archivo central.

9. Finalmente, la persona encargada del archivo central, ubicará la documentación transferida

en la estantería.

REFERENCIAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -COLOMBIA-. (2 de Abril de 2014). Formato Único de

Inventario Documental.

FAVA. Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. Organizar las transferencias

documentales teniendo en cuenta los criterios establecidos en las tablas de retención
documental

http://liecole.blogspot.com/2012/ Organización de Archivos.