ACTA DE CONSTTUCIÓN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Desarrollo de un Sistema Informático
para la administración de Condominio
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: ¿QUÉ, ¿QUIÉN, ¿CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE?
El Conjunto Habitacional Valle Cartago, ubicado en Ecuador, en la Provincia de Pichincha,
en la ciudad de Quito, cuenta con 74 casas unifamiliares y tiene una administración que
actualmente no cuenta con un sistema que les permita sistematizar y organizar de manera
adecuada la información de los condóminos, tanto en lo que se refiere a información general
como de las cuentas de ingresos y gastos comunes. Por este motivo surge la necesidad de
automatizar procesos mediante la creación de una herramienta informática que apoye su
gestión, para que de esta manera ofrezca un mayor grado de organización de la información
y se puedan presentar informes periódicos de la gestión realizada por la administración.

DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO,

SERVICIO O CAPACIDAD A GENERAR.
El producto a entregar será un Sistema Informático con interfaz gráfica, de diseño amigable
e intuitivo, desarrollado en lenguaje Java, este sistema permitirá el manejo de una base de
datos en la cual se almacenará la información tanto personal de los condóminos como la
información económica, el Sistema Informático será el encargado de realizar los procesos
contables intervinientes en este tipo de gestión.
El sistema manejará 3 aspectos principales, el primero será el de información general en el
cual se almacenará la información básica de los condóminos como datos personales,
número de casa, valor de alícuota, entre otros, el segundo aspecto será en cuanto al manejo
de ingresos y gastos y, el tercer aspecto será el de generación de reportes.

DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DE

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, NO FUNCIONALES, DE CALIDAD, ETC., DEL
PROYECTO/PRODUCTO.
Requerimientos Funcionales
 Permitir el ingreso, modificación del valor de alícuota del condominio, manteniendo el
historial de cambios y dejando como operativo el más reciente.
 Permitir el ingreso, modificación y eliminación de condóminos.
 Permitir asociar un perfil único a cada miembro de la administración de acuerdo a su
rol (Presidente, Tesorero, Secretario).
 Permitir asociar diferentes privilegios de acceso de acuerdo al rol correspondiente.
 Permitir realizar búsquedas de condóminos por cédula de ciudadanía, número de casa
o nombres.
 Permitir el ingreso, modificación y eliminación de la información de contacto de cada
usuario.
 Permitir visualizar la información de contacto más reciente de cada usuario.
 Permitir el ingreso, modificación y eliminación de proveedores.
 Permitir el ingreso, modificación y eliminación de productos, y asociados a un
proveedor.
 Permitir listar los proveedores y el detalle de productos.
 El Sistema Informático contará con las medidas de seguridad adecuadas para evitar
vulneración en el manejo de la información.
Requerimientos no Funcionales
 Estabilidad y fiabilidad: El Sistema Informático debe ser estable con el fin de que no
presente fallas y fiable en el sentido de que maneje la información sin perderla y además
realice los cálculos adecuadamente para que la información resultante sea correcta.
 Interfaz: El Sistema Informático deberá tener una facilidad para el manejo por parte de
los usuarios, con interfaces simples y alusivas a las operaciones realizadas por el usuario,
los rótulos serán claros y precisos de tal manera que no pueda existir confusión al
momento de ingresar información.
 Los informes o reportes deberán mostrar la información en forma clara y ordenada, y
con los debidos membretes y/o encabezados.
 El Sistema Informático deberá cumplir con las disposiciones recogidas en el Reglamento
de Propiedad Horizontal y el Reglamento Interno del Conjunto Habitacional Valle
Cartago.

OBJETIVOS DEL PROYECTO: METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL

TRABAJO DEL PROYECTO EN TÉRMINOS DE LA TRIPLE RESTRICCIÓN.
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO
1. ALCANCE Desarrollar un Sistema Informático
2. TIEMPO 6 meses
3. COSTO $4500,00
FINALIDAD DEL PROYECTO: FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL, U OBJETIVO DE
NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO. ENLACE CON
PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN.
La finalidad de la elaboración del presente proyecto es realizar el desarrollo de un Sistema
Informático que apoye la gestión administrativa del Conjunto Habitacional Valle Cartago,
para sistematizar el manejo de procesos logrando un acceso rápido y estructurado a la
información tanto para el administrador como para los copropietarios.
Objetivo General.
Diseñar e implementar un Sistema Informático que permitirá la gestión administrativa y
contable del Conjunto Habitacional Valle Cartago, permitiendo tener un mejor control en sus
procesos.
Objetivos específicos
 Comparar los diferentes sistemas informáticos del para la administración de
condominios.
 Analizar la gestión y procesos que ocurren en la administración del condominio en
estudio.
 Sistematizar los procesos de gestión de la comunidad.
 Identificar los requerimientos que satisfagan las necesidades del cliente, modelar una
 solución e identificar las herramientas tecnológicas para el desarrollo.
 Desarrollar el sistema web en base al análisis y diseño realizado.
 Lograr un software que sirva como herramienta para mantener los datos actualizados
 de los propietarios, personal, cuentas y gastos de la comunidad entre otros facilitando
 el manejo y acceso a la información.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: MOTIVOS, RAZONES, O ARGUMENTOS QUE

JUSTIFICAN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
JUSTIFICACIÓN CUALITATIVA
El Conjunto Habitacional Valle Cartago realiza el proceso de administración de condominio
de forma manual, en base a formatos realizados en forma manual mediante formatos en hojas
de cuadernos la información de los copropietarios, esto debido a que no cuentan con un
sistema de software que apoye sus procesos.
La forma básica de manejar la información en base a documentos físicos hace que los procesos
sean lentos y no muy confiables, lo que retrasa la atención de otras actividades necesarias
para el bienestar de los copropietarios del conjunto.
Las operaciones matemáticas como son la recaudación de alícuotas, el cálculo de los gastos
comunes que debe realizar cada condómino se registra en el mejor de los casos en plantillas
Excel, lo cual consume un mayor tiempo y es susceptible a errores, confusiones y pérdidas de
información.
La información de los gastos realizados por la administración no se puede realizar de manera
periódica a los condóminos lo cual no se lo puede hacer ya que el tiempo para realizar las
cuentas es muy amplio y no se pueden difundir la información de manera ágil para su análisis.
Al no contar un Sistema Informático se visualizan varios problemas como:
 No se cumplen en los plazos estipulados con las metas presentadas en la planificación
anual de actividades.
 La forma de entrega de la información de ingresos por alícuotas, gastos y no es eficiente.
 Existe un bajo o nulo nivel de control de los recursos del conjunto, como son el fondo de
reserva de este.
 Hay un inadecuado control de multas y sanciones por infracciones al Reglamento Interno
del Conjunto.
 La información no está debidamente organizada, respaldada y estructurada en una base
de datos, lo que puede provocar que exista un inadecuado manejo o inclusive pérdidas.
 Cuando existe un proceso que no está automatizado se vuelve más complicado el llevar
un control de los gastos comunes, pagados y por pagar de los copropietarios, así como
consultar la información histórica en forma rápida, así como el manejo de proveedores.

JUSTIFICACIÓN CUANTITATIVA
Flujo de Ingresos
Flujo de Egresos
VAN
TIR
RBC

DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO.

NOMBRE Stalin Fernando Espinel NIVELES DE AUTORIDAD
REPORTA A Giovanny Largo Planificación
SUPERVISA A Equipo de trabajo Establecimiento de objetivos
Supervisión de tareas
Implementación de soluciones o cambios

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO.

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Analizar requerimientos 1 semana
Modelamiento de base de datos 1 semana
Diseño de interfaz 2 semanas
Implementación 4 semanas
Pruebas 4 semanas
Desarrollo de documentación 1 semana

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL

PROYECTO.
ORGANIZACIÓN O GRUPO ROL QUE DESEMPEÑA
ORGANIZACIONAL
Administrador Administrador del Sistema Informático
Copropietario Moradores del condominio
Usuario Usuario del Sistema Informático

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (RIESGOS NEGATIVOS).

Problemas de usabilidad del software
Inexperiencia con las tecnologías
El usuario cambia la idea del proyecto a desarrollar, cambio en los requerimientos
Mala estimación del tiempo de desarrollo
Aumenta el presupuesto de implementación
El sistema no cumple con la seguridad e integridad en los datos.
Cambio en las tecnologías de desarrollo
Falta de planeación del proyecto
Resistencia al cambio por parte de los usuarios finales

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (RIESGOS POSITIVOS).

Aprovechar la capacitación constante en las tecnologías a utilizar
Aprovechar las diversas técnicas existentes de seguridad como es la encriptación y el uso
de contraseñas seguras.
Existencia de múltiples herramientas de programación

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO.

CONCEPTO MONTO
Personal $1500,00
Equipos y software $2000,00
Materiales $1000,00

PATROCINADOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO.

NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA