GUÍA DE APRENDIZAJE

CICLO DE ADMINISTRACIÓN I
 Organización y productividad 2

Introducción. El ciclo de la administración T1

T2

Para que las áreas funcionales se formen y funcionen correctamente, se debe ejecutar antes un T3
proceso de implementación administrativo.
T4
Desde el punto de vista de la administración, el proceso que determina las actividades y acciones
que se deben desarrollar en toda empresa se llama ciclo de la administración. El conocimiento de T5
este proceso es necesario, a fin de aplicar correctamente los métodos, principios y técnicas de la
administración.

El ciclo de la administración consta de cuatro etapas, que constituyen un proceso único, pero de
aplicaciones y resultados distintos en cada empresa. Estas etapas son: planificación, organiza-
ción, dirección y control. En esta guía de aprendizaje nos dedicaremos a revisar las primeras
dos etapas del ciclo.

Reflexión
Piensa un momento sobre el concepto de administración. No existe un acuerdo aún respecto de si la administración es una
ciencia o un arte, y la verdad es que es muy difícil dar una respuesta final a dicho cuestionamiento.
La administración está compuesta por un conjunto de procesos y modelos que se aplican universalmente. Sin embargo, los
resultados de un proceso químico tradicional siempre serán los mismos, independientemente de las condiciones bajo las que se
ejecute. Por ejemplo, al calentar el agua a 100 grados, va a hervir. En cambio, al enfriarla a los 0 grados, se congelará.
Por su parte, el resultado que produce la administración nunca será el mismo, porque este dependerá de las personas, quienes
se mueven por distintas razones y motivaciones.
Esto hace que los resultados de los procesos administrativos sean impredecibles, y obliga a las empresas a preo-
cuparse cadavez más de su gestión y relación con el entorno para existir y generar valor para los inversionistas o
dueños del capital.

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 3

Tema 1. Planificación T1

Si escuchas con frecuencia la frase que aparece en la imagen, es porque quien la dice actúa sin T2
pensar ni tener una visión de futuro, o al menos sin evaluar un probable resultado antes de actuar.
T3
Por lo general, todas las personas pensamos antes de tomar una decisión, porque,
en caso contrario, es altamente probable que nos equivoquemos. T4

Es necesario planificar nuestras actividades para determinar el T5

objetivo que pretendemos alcanzar. Esto se hace muchas veces de
manera inconsciente.

Lo siento, actué sin pensar y

me equivoqué.

Ejemplo
Si planeamos ir al cine o a la playa, actividades relativamente recurrentes, su realización se hace de manera natural. Entonces,
cabe preguntarnos: ¿hay planificación cuando queremos ir al cine o a la playa? La respuesta es sí.
Planificamos para ir al cine, porque revisamos antes los horarios, identificamos la hora en que saldremos de casa y, algunas ve-
ces, confirmaremos la hora de retorno. Planificamos la compra de las entradas, las bebidas y palomitas. Si lo piensas, no existe
actividad alguna en que no planifiquemos antes, porque si no lo hacemos, lo más probable es que nos equivoquemos.

1.1. ¿Qué es planificar?

Planificar es la primera etapa del proceso administrativo. No por casualidad ni antojo, sino porque
es la etapa donde se define lo que se quiere hacer, actividad que resulta básica para el resto de las
etapas. Si no se planifica, no habrá nada que organizar, nada que dirigir y nada que controlar.

Planificar significa identificar y determinar lo que se quiere obtener en el futuro,

el objetivo que se quiere lograr. Por lo tanto, representa la dirección que se le
dará a una organización en cuanto a las acciones. Enmarca las decisiones que se
tomarán hoy para tener los resultados esperados mañana.

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 4

La etapa de planificación, entonces, busca dar respuesta a la pregunta fundamen- T1

tal “¿qué hacer?”.
T2
Maximiliano Eggers, en su libro Teoría de las organizaciones, grafica de una excelente manera la
planificación y cómo desarrollarla. T3

Definiendo cómo hacer y con para luego Definiendo qué resultados se T4

qué recursos se cuenta obtienen
T5
Teniendo en cuenta los
Tengo $1200 para gastar recursos disponibles, prefiero
durante una semana irme de vacaciones a Santa
Teresita o San Bernardo

para luego
Definiendo cómo hacer y con Definir cómo hacer y qué
qué recursos se cuenta recursos se necesitan

Quiero irme de vacaciones Necesito conseguir $1700

una semana a Villa Gesell para ir a Villa Gesell

Figura 1. Cómo planificar. Fuente: Eggers (2012).

Tema 2. Tipos, elementos y herramientas de planificación

2.1. Tipos de planes
Existen diferentes tipos de planes, dependiendo de su temporalidad:

Largo plazo
• Visión: representa la imagen y posición futura que los dueños del capital esperan que
tenga la empresa. ¿Cómo se espera que sea la empresa en 15 años más?, ¿qué posición
de mercado se espera tener en 10 años? Estas son las respuestas que se pretende tener al
definir la visión de una empresa.
• Misión: es la declaración de la razón de ser de la empresa, para que exista. Aquí se definen
las necesidades que la empresa espera satisfacer, en qué mercado o clientes, y con qué re-
cursos y tecnología. La misión representa el marco general dentro del cual se tomarán todas
las decisiones futuras en la organización.
• Objetivos estratégicos: son los objetivos que la empresa pretende lograr de acuerdo a
su visión y misión. Son responsabilidad de la alta dirección y señalan las líneas de acción de
la empresa en un futuro de, al menos, tres años.

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 5

Corto plazo
T1
• Objetivos específicos: son las metas de corto plazo, • Procedimientos: es la descripción detallada de la
T2
definidas para apoyar el logro del objetivo estratégico. Es secuencia de pasos que se debe seguir para el desarrollo
la porción de corto plazo que se debe cumplir del objetivo de una tarea.
T3
estratégico. • Programas: es la definición de los pasos a seguir para la
• Políticas: son la definición de los límites o criterios de ejecución de una tarea. T4
decisión que se deben adoptar frente a las distintas alter- • Presupuestos: son las metas y planes expresados en
nativas de decisión. Son los límites dentro de los cuales se T5
términos monetarios. Es la herramienta que permite
enmarca la misión organizacional. planificar ingresos, costos y gastos. Son la base del control
• Estrategias: son los distintos cursos de acción que se de gestión empresarial.
pueden tomar para el logro de un objetivo.

2.2. Niveles de planificación

Alfredo Cipriano (2014), en su libro Proceso administrativo, sostiene que existen diferentes niveles
de planificación, dependientes de las decisiones que impliquen. Estos son:

a) Nivel de planificación estratégica: establece la finalidad de una organización, donde

integra y describe el conjunto de decisiones estratégicas respecto a los objetivos, metas y
planes que se desarrollarán a futuro.
b) Nivel operativo: está enfocado en el corto plazo y determina las decisiones y acciones
que se realizan para el logro de un objetivo específico, que representa la porción a cumplir en
el corto plazo de los objetivos de largo plazo.
c) Nivel táctico: representa las acciones y planes concretos de cómo la empresa enfrentará
las distintas situaciones de mercado.

2.3. Los objetivos

Un aspecto importante de destacar tiene relación con la definición de los objetivos. Los objeti-
vos son la base de la planificación y lo que permite coordinar y dirigir esfuerzos y evaluar para
tomar acciones correctivas que permitan cambiar el rumbo actual hacia el logro propuesto en un
primer momento.

Todo objetivo debe ser y/o tener:

FECHA DE MEDIBLE
INICIO Y TÉRMINO REALISTA
ACOTADO

_Guía de aprendizaje

Para que un objetivo logre su función, debe reunir ciertas características que permitan hacer todo
lo que los objetivos deben hacer.
a. Todo objetivo debe ser medible: es decir, en su
declaración debe tener algún elemento de logro numérico.
Por ejemplo: lograr un nivel de venta de 100.000 unidades,
un ingreso de $50.000.000, o una participación de un 2% de
mercado, entre otros.
b. Todo objetivo debe tener una fecha de inicio y
una fecha de término: la evaluación de los resultados
dependerá de los límites de tiempo que se dispongan.
Por ejemplo: en general, los objetivos de corto plazo están
asociados a un año calendario de tiempo, porque los perío-
dos fiscales y el cierre de procesos para pago de impuestos
son todos anuales, por lo que, normalmente, se definirá
una meta de venta anual, un objetivo de producción anual,
estimaciones de gastos anuales, etc. Los objetivos siempre
deben estar asociados a un tiempo determinado.
2.4. El proceso de la planificación
Para realizar una planeación o planificación, es necesario seguir una serie de pasos. Estos son:
a. Establecer objetivos: estos permitirán dirigir las
acciones y evaluar los logros.
b. Analizar la situación actual: una de las herramien-
tas más habituales para realizar este paso es la matriz
FODA. De esta manera, se podrán analizar sistemática y
comparativamente las amenazas y oportunidades externas,
frente a las fortalezas y debilidades internas de la organiza-
ción.
Para profundizar
Para ahondar sobre el tema de la planificación, te recomendamos revisar el Capítulo 3: Planificación y estrategias
organizacionales del libro Teoría de las organizaciones, de Maximiliano Eggers (2012). Este texto se encuentra en la
biblioteca virtual de INACAP.
Organización y productividad 6
T1
T2
c. Todo objetivo debe ser acotado: es decir, concen-
trarse en una actividad y no dispersarse en muchas tareas,
T3
ya que eso genera problemas al tener que decidir entre una
y otra.
T4
d. Todo objetivo debe ser realista: una de las carac-
terísticas de los objetivos es que si son bien formulados, T5
se convierten en una fuente de motivación. Determinar
objetivos que no se puedan lograr hace que los esfuerzos
individuales pierdan su centro y la organización malgaste el
efecto sinérgico de “todos remando para el mismo lado”.
c. Formular estrategias: la estrategia se define como
“la manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo
dentro de una empresa y la implementación de cursos de
acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar
esas metas” (Koontz, Weihrich y Cannice, 2008, p. 819).
d. Diseñar programas o planes de acción: los
programas o planes de acción son documentos donde se
especifica cómo se van a alcanzar los objetivos. En estos se
deberá integrar: tareas, recursos, responsables, cronogra-
mas y presupuesto.
_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 7

Tema 3. El proceso organizacional y funcional T1

en los sistemas de trabajo T2

A partir de la definición de los objetivos, cuando se ha declarado el quehacer, comienza la etapa de T3

estructuración, es decir, con qué recursos debemos dotar a la organización para que se logren los
objetivos propuestos. T4

Organizar significa diseñar una estructura formada por partes o elementos distintos unos de T5
otros, donde cada uno tendrá una función particular, de acuerdo a sus “habilidades” organizacio-
nales, pero todo unido con el fin de lograr una meta común. Estas unidades o elementos son lo
que conocemos como áreas funcionales, y tienen su justificación en cuatro de los principios funda-
mentales de la organización: la división del trabajo, la especialización, la jerarquía y la unidad de
mando.

Como vimos en la unidad anterior, la empresa se divide en áreas funcionales, cada una de las
cuales integrará una cantidad determinada de cargos, cuyas actividades sean asimilables. Esta
división de la empresa en áreas se manifiesta en respuesta al principio de división del trabajo. Que
cada área asimile cargos cuyas funciones, de alguna manera, son similares, responde al principio
de especialización. Además, cada área tiene una estructura jerárquica, donde hay un encargado de
todas las funciones dentro de ella, llamado gerente, subgerente o jefe, dependiendo de la empre-
sa, y del cual depende el resto de los cargos asociados a dicha área.

Dentro de la estructura de un área específica se pueden identificar más funciones jerárquicas en

la medida que existan cargos con subordinación, es decir, que haya personas que dependan de
él. Esta estructura de cargos y subordinaciones responde al principio de jerarquía. Por su parte, el
principio de unidad de mando postula que cada cargo o función dentro de una organización debe
tener un solo jefe, es decir, cada persona dentro de la organización debe estar subordinado a un
solo jefe, independientemente del nivel o ubicación que dentro de la estructura organizacional
tenga el puesto de trabajo.

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 8

3.1. Tipos de organizaciones T1

Las organizaciones pueden ser formales o informales. T2

a) Organizaciones informales T3

Se refiere a la utilización de un poder que adquieren algunas
personas dentro de la organización, distinto del que otorga
la estructura administrativa. Este poder es otorgado por los
mismos trabajadores y, normalmente, lo asumen personas que,
a través de la experiencia o el conocimiento, son capaces de dar
respuestas efectivas o apoyos laborales a otros trabajadores en
el desarrollo de sus actividades.
Las personas que ostentan este poder especial son muy útiles T4
para la empresa en la etapa de dirección y control, por su capa-
cidad de liderazgo y visión para buscar soluciones a problemas T5
de operación, por lo que tener la capacidad de identificarlos y
valorar sus aportes para la organización siempre sumará en el
logro de los objetivos organizacionales.

Mis compañeros me
reconocen como el más
capacitado en temas
administrativos.

b) Organizaciones formales

Son aquellas definidas por la empresa en términos de orden, ubicación jerárquica, dependencia y
función específica que desarrolla. Son planeadas y representan los patrones de relaciones delibera-
damente establecidos para el logro de un objetivo organizacional. Se presentan como un organi-
grama, que es una representación gráfica de cómo se distribuyen y vinculan los distintos cargos
dentro de una organización. Existen distintos tipos de organigrama que se adaptan a los requisitos
de estructura organizativa en una empresa.

Representamos el modo como se distribuyen

la autoridad y capacidad para tomar
decisiones. Fuimos elegidos por la empresa y
su área de recursos humanos.

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 9

T1

Ejemplo T2

Las empresas que venden sus productos a nivel nacional deben mantener una estructura más flexible, que les permita tomar T3
decisiones de acuerdo a los requerimientos de su mercado objetivo. Los clientes no son iguales ni tienen los mismos requeri-
mientos en Arica que en Punta Arenas. T4

T5

Para profundizar
Te recomendamos estudiar más sobre las organizaciones formales e informales. Podrás encontrar mayor información
sobre este tema en el Capítulo 7: Naturaleza de la organización, espíritu emprendedor y reingeniería del
libro Administración: una perspectiva global y empresarial (2008), de Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark
Cannice. Este texto se encuentra disponible en el catálogo Millenium de INACAP.

Tema 4. La división del trabajo y tipos de

visualización gráfica
El proceso de elaboración de un organigrama se conoce como estrategia de departamentalización
y puede tomar las siguientes formas:

a. Organigrama funcional: es la estructura básica, donde se divide el trabajo en distin-

tas áreas funcionales. Es ideal para empresas pequeñas y medianas, que no tengan un gran
mix de productos ni grandes volúmenes de venta, y que en general operen con canales de
distribución mayoristas o pocos clientes.

Koontz et al., en su libro Administración: una perspectiva global y empresarial (2008), definen
la departamentalización por funciones de la siguiente manera:

Dado que todas las compañías crean algo útil y deseado por otros, sus
funciones básicas son producir (crear utilidad o agregar utilidad a un
producto o servicio), vender (encontrar usuarios, pacientes, clientes,
estudiantes o miembros que estén de acuerdo en aceptar el producto o
servicio a un precio o costo) y financiar (reunir y cobrar, ahorrar y gas-
tar eficazmente los fondos); por tanto, resulta lógico agrupar sus acti-
vidades en departamentos como el de ingeniería, producción, ventas (o
marketing) y finanzas. (p. 218).

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 10

PRESIDENTE T1

T2
Asistente Personal
T3

T4
Comercialización Ingeniería Producción Finanzas
(marketing)
T5

Investigación de Administración Planeación Planeación

mercado de la ingeniería de producción financiera

Planeación de la Diseño preliminar Ingeniería industrial Presupuestos

comercialización

Publicidad Ingeniería
Ingeniería eléctrica Contabilidad general
y promoción de producción

Administración Ingeniería mecánica Compras Contabilidad de costos

de ventas

Ventas Ingeniería hidráulica Utillaje Estadística y

procesamiento de
datos

Empaque Producción general

Control de calidad

Figura 2. Agrupación organizacional por funciones (empresa manufacturera).Fuente: Koontz et al. (2008).

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 11

b. Organigrama territorial: es una estructura organizacional similar a la de funciones,

T1
pero se divide por territorios, incluyendo en cada división la estructura funcional básica. Este
tipo de estructura es conveniente para empresas que atienden mercados amplios, por ejem-
T2
plo, un banco. El organigrama parte con las altas gerencias y después se divide por territorios,
por ejemplo, Zona Norte, Zona Central y Zona Sur, donde cada gerencia zonal tiene su propia
T3
estructura funcional.

T4
Aun cuando la departamentalización por territorio es en especial T5
atractiva para las empresas de gran escala u otras compañías cuyas
actividades se dispersan física o geográficamente, una planta con ac-
tividades locales puede asignar de manera territorial al personal de su
departamento de seguridad, por ejemplo, al colocar dos guardias en
cada una de las puertas sur y oeste. (Koontz et al., 2008, p. 220).

PRESIDENTE

Comercialización Personal Compras Finanzas

(marketing)

Región occidente Región suroeste Región centro Región sureste Región este

Personal

Ingeniería Producción Contabilidad Ventas

Figura 3. Agrupamiento de una organización en forma territorial o geográfica (de una compañía manufacturera).
Fuente: Koontz et al. (2008).

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 12

c. Organigrama por clientes: empresas que mantienen clientes con distintos requeri-
T1
mientos para un mismo producto o tipo de producto.

T2

Ejemplo T3

Si la empresa produce productos adhesivos, puede tener muchos clientes que compren en poca cantidad, por unidades o tener T4
pocos clientes que compren en grandes volúmenes. Cada uno de ellos requiere de un nivel de atención y servicio distinto. En
este tipo de estructuras solo se divide la función comercial (ventas y marketing); las otras funciones, como operaciones, recur- T5
sos humanos y finanzas, se mantienen centralizadas.

PRESIDENTE

Banca comunitaria Banca empresarial

Préstamos Banca agrícola

inmobiliarios e
hipotecarios

Figura 4. Departamentalización por grupo (tipo) de clientes en un gran banco.

Fuente: Koontz et al. (2008).

d. Organigrama por productos: cuando una empresa tiene un portafolio de produc-

tos o mix comercial muy amplio, conviene dividir la organización en lo que se conoce como
unidades estratégicas de negocios (UEN), dado que cada producto tiene condiciones de mer-
cado distintas. Satisfacen diferentes necesidades y tienen distintos clientes, así como compe-
tidores y productos sustitutos; es decir, estas UEN se transforman en verdaderas empresas
dentro de otra empresa. Bajo esta estructura, cada UEN tiene o desarrolla su propia estructu-
ra organizacional, que normalmente es una estructura funcional.

Ejemplo
Una empresa (industrial) que fabrique y venda detergentes para lavanderías puede producir detergente para el hogar (consumo
masivo) o puede producir también lavalozas, limpiapisos, jabones, entre otros. Todos los productos están asociados a mercados
particulares, que requieren de estrategias y decisiones distintas.

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 13

PRESIDENTE T1

T2

Comercialización Personal Compras Finanzas T3

T4

T5
División de División de luces División de División de
instrumentos indicadoras herramientas mediciones
industriales electrónicas

Ingeniería Contabilidad Ingeniería Contabilidad

ProducciónV entasP roducciónV entas

Figura 5. Agrupación organizacional por productos (empresa manufacturera).

Fuente: Koontz et al. (2008).

Finalmente, las estructuras organizacionales son la respuesta a cómo se dotará a una empresa de
los recursos necesarios para cumplir con los objetivos propuestos. Cada empresa podrá definir su
estructura de acuerdo a sus necesidades de operación y control, y dependerá de sus actividades y
del mercado en que se desenvuelva.

Para profundizar
Te recomendamos estudiar más sobre departamentalización. Podrás encontrar mayor información sobre este tema en el
Capítulo 8: Estructura de la organización: departamentalización del libro Administración: una pers-
pectiva global y empresarial (2008), de los autores Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark Cannice. Este texto se
encuentra disponible en el catálogo Millenium de INACAP.

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 14

Tema 5. Organigrama: conceptualización y relevancia T1

en las organizaciones T2

La división del trabajo o departamentalización se visualiza gráficamente a través del organigrama, T3

cuya principal función es dar a conocer las funciones de cada integrante de la empresa, además de
representar el modo en que se vinculan sus áreas. T4
Toda estructura organizacional, por simple que sea, puede diagramar- T5
se, aunque el esquema sólo indique cómo se vinculan los departamen-
tos a lo largo de las principales líneas de autoridad; por tanto, no deja
de sorprender que en ocasiones haya altos gerentes que se enorgullez-
can del hecho de no tener un organigrama o, si lo tienen, de considerar
que debe ser confidencial. (Koontz et al., 2008, p. 259).

Para las organizaciones, “el organigrama posee una importante relevancia, ya que permite estruc-
turar y organizar su funcionamiento de una manera formal, pudiendo visibilizar en una matriz los
principales componentes que la dotan” (Robbins, 2010, citado por Eggers, 2012, p. 63).

Ideas fuerza
Las etapas del proceso administrativo se encuentran presentes en todas las empresas u organiza-
ciones, y determinan la forma como una empresa se debe implementar (planificación y organiza-
ción) y luego cómo debe actuar (dirección y control). Dan respuesta a las preguntas de qué hacer,
cómo hacerlo, cómo se ejecuta y, finalmente, cómo se gestionan sus resultados.

El ciclo de la administración tiene cuatro etapas: planificación, organización, dirección y control, las
que se aplican a partir del proceso de planificación. Esta es la primera etapa, porque define los ob-
jetivos o metas a alcanzar, que representan el punto de partida de cualquier actividad económica.
Sin planificación, no existe nada que organizar, nada que dirigir y nada que controlar. Por su parte,
el proceso de organización hace referencia a la forma como se dota de recursos a una organización
para que pueda cumplir con los objetivos propuestos.

_Guía de aprendizaje
 Organización y productividad 15

Referencias bibliográficas T1

T2
Eggers, M. (2012). Teoría de las organizaciones. Buenos Aires: Editorial Maipue.

Koontz, H., Weihrich, H., y Cannice, M. (2008). Administración: Una perspectiva global y empresarial. México: T3
McGraw-Hill.
T4

T5

_Guía de aprendizaje