ESS-EMPLOYEE SELF SERVICE- AUTOSERVICIO DEL EMPLEADO

DEFINICIÓN

El Autoservicio del Empleado o Employee Self Service (ESS), es una herramienta que permite
acceder mediante la intranet de la compañía a los empleados para que puedan controlar,
modificar y mantener actualizados sus registros personales existentes en la base de datos de
Recursos Humanos.

Es un sistema de información para directivos que permite automatizar la labor de obtener los
datos más importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más
comprensible posible. Se enfocan primordialmente a proporcionar información de la situación
actual de la compañía y dejan en un plano secundario la visualización o proyección de esta
información en escenarios futuros.

CARACTERÍSTICAS

Las principales características de un Autoservicio de empleados (ESS) son las siguientes:

Base de datos de empleado: Se registra todo tipo de dato, para gestionar la información
requerida por la mayoría de las organizaciones:

Datos personales y contactos

Situación familiar, permisos de trabajos
Gestión de puestos: definición de competencias y su asociación a diferentes roles
Gestión de habilidades: definición de competencias personalizadas
Información sobre formación del empleado

Competencias: Seguimiento de las competencias individuales de cada empleado.

Competencias organizacionales: Son requeridas por todos los empleados sin importar el rol
que ocupe en la organización. Las competencias en idiomas o relacionales pertenecen a esta
clase.
Competencia de roles: Son las requeridas para un rol en específico, ejemplo las competencias
técnicas.

Gestión de Documentos: Los documentos relacionados con un empleado se centralizan en

un único lugar:

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Contrato de empleo
Foto
Documentos técnicos
Certificados médicos

Organigramas: Se establecen las relaciones que existen entre los empleados:

Jerarquía Tradicional, donde se reporta a un solo gerente

Organigramas matriciales, donde un empelado asume más de un rol

Reporting: Es la herramienta con la que los gerentes pueden controlar los procesos donde
intervienen los empleados y también para evaluar los aspectos organizacionales.

Seguridad:
La necesidad de sentir confiabilidad es importante, por lo que la información debe estar bajo su
total control:

Acceso restringido a algunas ramas del organigrama

Acceso restringido a empleados contratados en compañías especificas

Comunicación con otras plataformas: Se debe posibilitar el cambio con otros sistemas, se
puede configurar como una fuente de datos primaria de la organización, esta flexibilidad
permite analizar diferentes escenarios para su compañía:

Sistema de Nomina
Otras plataformas tales como la de seguros médicos

Email y alertas: Permite notificar a los empleados de diferentes eventos específicos tales
como:

Finalización del contrato temporáneo de un empleado

Cumpleaños de un empelado
Expiración del permiso de trabajo o Visa

Exportación de datos: Disponibilidad en los datos para ser descargados en cualquier

momento sin costo adicional

Beneficios del uso del autoservicio del empleado

Los beneficios derivados del uso de este software no se restringe al nivel del trabajador, sino a
la totalidad de la empresa. Existen multitud de ventajas de la utilización de este servicio, pero 3
destacan principalmente.
Crea una compañía más eficiente

El autoservicio del empleado unido a la tecnología actual facilita y reduce las labores
administrativas de las compañías. Los empleados disponen de toda su información
actualizada en tiempo real por lo que se reducen las peticiones al departamento de recursos
humanos. El acceso a la información genera una mayor agilidad en el proceso empresarial. Por
ejemplo, si un empleado quiere solicitar las vacaciones en una fecha determinada, desde el
portal del empleado puede acceder al calendario. En ese punto, el trabajador podrá comprobar
la disponibilidad de la fecha e incluso solicitarla sin necesidad de moverse de su mesa.

Disminución de costes

Esta solución viene normalmente incluida en el paquete base de un software de recursos

humanos, por lo que el coste de la herramienta no es un inconveniente. Cada vez que un
empleado responde a una pregunta que antes hubiera realizado al departamento de recursos
humanos se ahorra tiempo y dinero. Los directivos deben contemplar estas soluciones como un
mecanismo mediante el cual se puede aumentar la productividad empresarial.

Aumento de la satisfacción del empleado

El acceso a la información por parte del empleado disminuye la frustración por el tiempo de
espera de respuesta o la claridad de los datos. Del mismo modo, en los casos en los que los
propios empleados son los encargados de gestionar su información, la aparición de
errores disminuye considerablemente. Por ejemplo, si el trabajador es el que detalla las fechas
de su baja médica, se generarán menos confusiones en relación a su fecha de incorporación.

Implicación de los empleados

La implicación de los trabajadores de una compañía es crucial en el éxito de la herramienta de

recursos humanos. De nada sirve implementar un gestor de RRHH si los trabajadores no van a
utilizar sus funcionalidades. No es sencillo hacer comprender a los trabajadores los beneficios
que experimentarán si utilizan el autoservicio. No obstante, existen aspectos que aumentan la
implicación. La comunicación constante es uno de ellos. Los boletines informativos, grupos
de trabajo o incluso emails son algunas de las herramientas más utilizadas para involucrar a los
trabajadores en la implantación de un nuevo software.

OBJETIVOS

 Mejorar el canal de comunicación entre empleados y empresa.

 Aumentar la motivación de los empleados, y generar un clima laboral agradable en la
organización.
 Mejorar productividad, reduciendo costos y optimizando recursos.
 Eliminar costos innecesarios como la impresión de papel, tiempo de llamadas y
desplazamientos de los puestos de trabajo, optimizando recursos.
 Simplificar el acceso a los empleados para consultar en línea toda información relativa a
sus datos personales, nominas, vacaciones, formación, etc.
 Disponer de herramientas de comunicación y control que les facilite la toma de
decisiones a los directivos.
 Reducir efectos negativos al medio ambiente, evitando el consumo de papel para
impresiones.
 Generar en los empleados una imagen positiva de la Organización.

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VENTAJAS

 Automatiza y mejorar los procesos básicos: El sistema debe ser capaz de

automatizar las funciones de gestión de talento Humano tales como: información de
empleados, nominas, beneficios y apoyo a las decisiones.

 Integra las bases de datos relacionadas con las unidades de procesamiento

funcional: Los distintos módulos temáticos con los que cuenta, deben estar
interconectados entre sí, de modo que la variación en uno de ellos provoca
modificaciones automáticas en los restantes. Por ejemplo, el tiempo de trabajo de
los empleados se introduce en el sistema y se utiliza para pagar a los trabajadores,
calcular y acumular beneficios, pagar impuestos, medir la productividad y capturar
los costos de operación de recursos humanos.
  Examina los procesos existentes de la compañía para mejorarlos: Permiten
medir el desempeño organizacional, reducir costos y que el personal de recursos
humanos se centre en cuestiones de gestión de los empleados.

 Apoya la toma de decisiones y planificación estratégica: Ayuda a simplificar las

actividades de apoyo a las decisiones de gestión y presentación de informes, ya que
los datos almacenados en el sistema pueden ser usados de diferentes maneras;
Datos como horas trabajadas, resúmenes de nómina pueden ser usadas para
gestionar y planificar el futuro del negocio, además se pueden desarrollar informes
que permitan identificar tendencias y medir eficacia.

 Proporciona Informes de soporte requeridos por agencias Federales y

Estatales: Este tipo de informes pueden ser trasmitidos electrónicamente a las
diferentes instituciones, ahorrando tiempo y dinero, ejemplo el reporte de
lesionados, enfermedades de trabajo.

 Facilita comunicación con los empleados: Mediante el uso de la Intranet (red

informática privada segura, operada por la empresa) los diferentes empleados
pueden compartir información y comunicarse con los compañeros de toda la
organización.

 Estimula el auto servicio del empleado: Los diferentes empleados pueden en sus
horas de trabajo, inscribirse en cursos de educación continua, en programas de
beneficios, actualizar sus datos personales, consultar vacaciones acumulada y pedir
licencias por enfermedad sin tener que llamar o estar escribiendo al área de
recursos humanos.

 Se relaciona con otros sistemas de información: Conseguir intercambio de

datos e integración con otros sistemas empresariales tales como contabilidad,
finanzas y la gestión de cadena de suministro. También debe estar en capacidad de
intercambiar datos con organizaciones ajenas a la empresa como compañías de
seguros de salud, administradoras de fondos de jubilación, con el objetivo de reducir
costos operativos.

DESVENTAJAS 4
 Acceso no autorizado: Una organización que recopila tantos datos personales sobre
sus empleados, puede tener riesgos de seguridad, por lo que se debe invertir grandes
fondos de dinero para mantener bajo protección esta información.

 Otra desventaja es que los datos obtenidos exigen un debido seguimiento y un proceso
de auditoría, por lo que se podría prestar para que el empleado que procesa esta
información acceda sin autorización o sin un propósito oficial.

 Errores en la Entrada de datos: Para que un sistema ESS sea efectivo es por que
quien los usa debe estar capacitado, de lo contrario no se conseguirá nada. Aunque
cabe la posibilidad que cualquier usuario ingrese información incorrecta
deliberadamente o por error, si esto sucede la compañía puede enfrentar repercusiones
legales o económicas.
ACTIVIDADES Y PROCESOS PRESENTES EN UN ESS

 Información de salarios
Los empleados pueden visualizar e imprimir sus liquidaciones de sueldo, tanto la del
mes actual como las históricas.

 Resultados de evaluaciones
Los empleados tienen acceso a visualizar e imprimir sus documentos de evaluación de
desempeño.

 Datos personales
Los empleados pueden visualizar y mantener sus datos personales como dirección,
teléfonos de contacto, email, etc.

 Certificados
El empleado podrá imprimir los tipos de certificados que expide la empresa.

 Recibos de pago
Los empleados pueden imprimir sus recibos de pago.

 Deudas
Los empleados pueden conocer plenamente cuáles son sus deudas con la empresa, ya
sean deudas de dinero o de tiempo laboral.

 Información bancaria
El empleado está en pleno conocimiento de su información bancaria, como lo es su
número de cuenta, su saldo, su historial retiros, etc.

En los principales procesos de recursos humanos, ESS le permite al empleado:

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 Construir un perfil: Crear y modificar el Curriculum vitae, actualizar la dirección y
teléfono de contacto, actualizar datos de contacto de familiares.
 Aplicar a otros trabajos: Permite al empleado aplicar a otros empleos dentro de la
organización y ver el estado de la solicitud.

 Dar reconocimiento: Le da la posibilidad al empleado de publicar logros alcanzados

dentro de la empresa ya sea por su desempeño o participación en torneos, equipos,
comités y también le permite conocer cuál ha sido su valoración en las diferentes
evaluaciones del desempeño.

 Visualizar salarios: Permite ver Solicitudes de reembolso, Estado de préstamos,

Estado Bancario, Estado de descuentos e impuestos.

 Acceder a información: Mantiene informado al empleado de los beneficios Educativos

disponibles en la empresa y le ayuda a acceder a ellos de una manera fácil y segura.

 Reportes: El empleado puede hacer más fácil su trabajo publicando informes en el

portal, compartiendo con recursos humanos el logro de metas.

 Configuración de la cuenta: Brinda la opción de hacerle modificaciones a la cuenta

constantemente.

 Peticiones/Ayuda: Conecta constantemente al empleado, jefe y al departamento de

recursos humanos en cuanto a solicitudes, ideas de mejora, y lo concerniente a su
labor.

 Permisos/Licencias/Vacaciones: Cuando el empleado decida dejar el puesto de

trabajo por algún motivo (vacaciones, permiso, retiro) el sistema le informa de las
actividades necesarias para esto, además de las obligaciones del empleador.

 Resumen y Documentos Personales: El empleado tiene acceso al estado del su

historia dentro de la compañía (logros, actividades realizadas, peticiones hechas,
documentos tramitados
 Requisitos software para que realmente sean efectivos
son:

Tener un interfaz responsive o adaptativo. Esto implica que sean entornos que
puedan ser visualizados de forma óptima tanto en el ordenador como en la tableta o el
PC.

Permitir un número mínimo de accesos y perfiles. Estos programas deben posibilitar

que todos los miembros de la organización puedan registrarse y conectarse de forma
continuada sin que ello influya en el funcionamiento.

Cubrir todas las áreas. Una vez que se tiene claro qué tipo de información es
interesante tener recogida en el portal del empleado es preciso que el software pueda
ser configurado y activado para todas las actividades propias de este entorno.

Ser actualizable. Es deseable que este programa posibilite su actualización continúa

garantizando que se puede tener siempre disponible la última versión y que sea
compatible con los navegadores y sistemas empleados en la organización.

No cabe duda que el portal del empleado ha sido toda una evolución y revolución para
el ámbito de los recursos humanos y que debe ser aprovechada por las empresas.

¿Qué información ofrece un portal del empleado?

Para las personas que no están acostumbradas a este nuevo entorno o no conocen el
concepto, resulta complejo imaginar qué puede aportarles este espacio en la empresa. Se
recoge, a continuación, una enumeración del tipo de información que suele aparecer en el
portal del empleado y de su utilidad.
Información administrativa:
La documentación administrativa propia de la gestión de recursos humanos, como son las
nóminas, documentación de seguridad social, modelos a cumplimentar por el trabajador para
hacienda, son algunos de los documentos que pueden estar a disposición de los trabajadores
en este entorno.

Seguimiento y control del trabajador:

Tareas tan tradicionales como llevar un control del registro de horas trabajadas por cada
empleado en la organización pueden realizarse a través del portal del empleado. Tanto el área
de Recursos Humanos como el propio trabajador pueden acceder a este entorno para consultar
el registro horario del trabajador, las horas de entrada y salida, los días de baja laboral, las
vacaciones, etc. Toda esta información queda centralizada en este entorno y los trabajadores
ya no tendrán que consultar con la administración de Recursos Humanos para conocer estos
datos.
Simplemente accediendo con sus claves pueden consultar todo lo relativo a su control y usar
esta información para su organización personal. Estos entornos, incluso permiten que el
trabajador pueda solicitar vacaciones o ausencias directamente rellenando unos datos. Esta
solicitud llega al superior directo y es tramitada sin que tenga que intervenir el departamento de
personal.

Comunicación:
La gran ventaja para los departamentos de recursos humanos de contar con un portal del
empleado es, precisamente, que permite comunicar directamente a los trabajadores cualquier
notificación o información que sea necesaria. Los empleados pueden acceder a estos
comunicados y estar al tanto de todo lo que se transmite sin incurrir en problemas con el email
donde, en muchos casos, el correo no llega correctamente o no es posible recuperarlo.

Acceso a formación:
El plan de formación que anualmente diseña la organización puede estar disponible para su
consulta a través del portal del empleado. Lo más interesante de este hecho es que la
propuesta formativa para los trabajadores según los perfiles profesionales puede ser
consultada, e incluso es posible que este entorno cuente con una plataforma de teleformación
donde los trabajadores podrán acceder a la formación disponible para ellos.

Entorno de ocio:
Los portales del empleado en los últimos años han evolucionado incorporando, además, un
entorno de ocio que posibilite el desarrollo de actividades conjuntas entre los trabajadores.
Actividades como eventos deportivos, fiestas, celebraciones, competiciones, etc., son algunas
de las actividades que pueden ser organizadas o informadas en este entorno. Dentro de este
entorno autogestionado también es posible que los trabajadores puedan compartir
documentación, fotografías y demás material propio de sus momentos compartidos.

Información corporativa:
Otra información que puede ser habitual encontrar en el portal del empleado es la relativa a la
documentación y modelos corporativos. Las plantillas de email, modelos de documentos en
Word para concursos, etc pueden estar disponibles en este entorno y así, facilitar el trabajo
diario en la organización.

Se trata, por tanto, de un entorno que presenta importantes utilidades en el seno de cualquier
organización

BiBLIOGRAFIA
https://www.microsoft.com/es-es/dynamics/crm-setup-and-administration/create-an-employee-
self-service-ess-portal.aspx

https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/autoservicio-del-
empleado

https://www.cerem.es/blog/en-que-consiste-el-autoservicio-o-portal-del-empleado