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GESTIONE DI DATABASE

Microsoft Access livello base e intermedio


PREMESSA

Questo modulo, dedicato alla comprensione delle funzioni base del software
Microsoft Access 2013, è indirizzato a chi non ha mai usato tale programma,
o comunque qualsiasi applicativo relativo ai database.
Al suo interno sono presenti i rudimenti per comprendere cosa sono i
database, a che cosa servono e come cominciare a costruirli seppur in
modo elementare. Come potrai appurare la progettazione e la gestione di
database complessi richiede molta esperienza nonché il lavoro di esperti sia
in ambito informatico che gestionale.
Nel modulo spiegheremo l’interfaccia principale di Access, le operazioni
più comuni da compiere prima di costruire un database, per poi passare
a una ricognizione dei suoi elementi principali: spiegheremo cosa sono
le tabelle e come relazionarle; vedremo come inserire i dati nelle tabelle
utilizzando le maschere; introdurremo il concetto di query e i suoi utilizzi
per poi passare alla creazione e alla stampa di report.
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case produttrici.
INDICE

Premessa................................................................................................................2

1. I DATABASE.....................................................................................................5
1.1. Introduzione agli elementi di un database come Microsoft Access........5
1.2. L’interfaccia di Access....................................................................................7
1.3. Pianificare la progettazione di un database..............................................13

2. LE TABELLE.....................................................................................................16
2.1. Creare una tabella.........................................................................................16
2.2. Relazionare le tabelle....................................................................................22

3. LE QUERY........................................................................................................26
3.1 Realizzare delle query...................................................................................27
3.2 Modificare ed eseguire una query..............................................................32
3.3 Utilizzare i criteri di una query inserendo operatori................................36

4. LO STRUMENTO MASCHERE..................................................................42
4.1 Realizzare delle maschere.............................................................................43
4.2 Operare sui record tramite le maschere......................................................46
4.3 Modificare le sezioni di una maschera........................................................48

5. LO STRUMENTO REPORT..........................................................................53
5.1 Realizzare dei report.....................................................................................53
5.2 Intervenire sugli elementi di un report.......................................................58
5.3 Modificare le sezioni di un report...............................................................63
1. I DATABASE

Il database è uno strumento creato per immagazzinare informazioni e


reperirle in modo rapido e veloce per poi elaborarle. In senso stretto il termine
database indica qualsiasi tipo di archivio come una rubrica telefonica, una
raccolta di indirizzi ecc. Nel senso più esteso, e più funzionale ai fini di una
complessa gestione di dati, un database è uno strumento software gestionale
che contiene raccolte strutturate di dati come quelle di un singolo ufficio, di
un’azienda, di enti pubblici ecc.
I database sono alla base dei software che ci consentono di prenotare
dei viaggi in aereo o in treno, sono utilizzati dai sistemi bibliotecari
informatizzati, dai sistemi gestionali di un’azienda sanitaria, sono alla
base di qualsiasi attività che necessiti della gestione, del recupero e del
trattamento di molte informazioni e dati.
Microsoft Access è un sistema per creare e gestire database. È uno dei
software più diffusi grazie anche alla sua inclusione nel pacchetto Office.
C’è da dire che, a livello domestico, molto spesso, non si sente la necessità
di imparare a utilizzare un database, ma chiunque gestisca un’attività che
richieda una corretta e veloce gestione di molti dati, sa quanto sia utile uno
strumento del genere.
Con gli strumenti che compongono Access puoi sviluppare sia semplici
database che vere e proprie applicazioni gestionali e, data la complessità
che può raggiungere il software, è importante cominciare a capire le
nozioni di base che lo regolano. Inoltre, la progettazione di database più
complessi nasce dal lavoro sinergico di figure professionali qualificate quali
programmatori informatici e manager gestionali.

1.1. Introduzione agli elementi di un database come Microsoft Access


A differenza di programmi come Word o Excel, Access consente di aprire
solamente un file per volta, il nome del file è stabilito dall’utente e la sua
estensione è .accdb (per le versioni successive al 2007). Un database come
Access contiene, ed è formato, da sei tipi di elementi, essi sono:
• Tabelle: formano il database vero e proprio e sono dati disposti in
strutture logiche omogenee.
• Query: sono istruzioni che sfruttano un linguaggio interno ad Access
chiamato Structured Query Language (SQL) e formano tabelle virtuali
a partire da elementi tratti dalle tabelle.
• Maschere: sono elementi grafici predisposti per presentare o modificare
in modo organizzato dati di tabelle e/o query.

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• Report: servono a presentare i dati. Si presentano come elementi simili
alle maschere ma concepiti per essere stampati. I dati, organizzati
secondo le richieste dell’utente, sono ricavati dalle tabelle e/o dalle
query.
• Macro: questa funzione permette di automatizzare le attività comuni.
È un programma interno ad Access che sfrutta un linguaggio chiamato
Visual Basic for Applications (VBA). Ad esempio, con l’utilizzo di una
macro si può automatizzare una funzione come quella di trasferire
un insieme di dati o di stampare un report con un semplice comando.
Questa funzione è presente anche nel software Excel.
• Moduli: anche questi sfruttano il linguaggio di programmazione VBA e
permettono di sviluppare funzioni più articolate di quelle offerte dalle
macro.

1.1.1. Le tabelle
Le tabelle, simili a dei fogli Excel, sono un insieme di dati omogenei e
rappresentano la struttura portante di un database. La tabella è formata da
colonne e righe; le righe contengono dati relativi a una sola entità e sono
anche chiamate record. Le colonne, invece, definite campi, contengono gli
attributi relativi a quella entità; ciascuna colonna, inoltre, contiene lo stesso
tipo di dato (a esempio ‘Cognome’, ‘città’). L’intersezione tra una riga e una
colonna si chiama campo.

Figura 4.1 | Tabella

In questo esempio le colonne racchiudono la categoria dell’informazione


(ad esempio la seconda colonna racchiude la categoria Società), mentre
i record (le righe) conservano tutte le informazioni relative a un dato (in
questo caso una società).

1.1.2. Le maschere
È possibile inserire i dati nelle tabelle cliccando sui singoli campi. Per
agevolare la procedura, però, considerando che un database può essere
formato da tante tabelle, può essere più opportuno creare una maschera
per inserire dati che poi saranno distribuiti in più tabelle.

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Figura 4.2 | Maschera

Il loro layout somiglia a un modulo da compilare e come vedremo nel


capito dedicato alle maschere, esse sono personalizzabili a seconda delle
esigenze. I dati si inseriscono in riquadri che si chiamano controlli, questi
poi, compileranno automaticamente le rispettive tabelle.

1.1.3. I report
I report presentano i dati di una tabella in una forma strutturata; sono simili
alle maschere ma i report non consentono modifiche sui dati presentati.
Essi sono concepiti per essere stampati o per essere convertiti in file Word.

Figura 4.3 | Report

1.2. L’interfaccia di Access


Quando apriamo un software e cominciamo a visualizzare e inserire
comandi accediamo a quella che si chiama “interfaccia utente”. Per accedere
al programma basta fare, dal menu start di Windows, doppio clic sul
riquadro Access 2013. Accederai a una schermata come in figura successiva:

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Figura 4.4 | Schermata Access

Nel pannello di colore rosso a sinistra sono presenti i nomi dei database
aperti di recente. Nel riquadro a destra, invece, è possibile scegliere tra
vari modelli preimpostati di database, crearne uno nuovo o esercitarsi
con Northwind 2007: una raccolta di database già creati con cui si può far
pratica. Per creare un nuovo database vuoto devi inserire un nome (a quello
di default) ed eventualmente modificare il percorso del file, quindi cliccare
su Crea. A differenza di altri programmi, Access chiede da subito di salvare
il file che si sta elaborando.

1.2.1. La finestra backstage


Una volta aperto il file, saranno visualizzate le schede FILE, CREA, DATI
ESTERNI, STRUMENTI DATABASE. Esploriamo la scheda FILE da cui si
accede alla finestra backstage.

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Figura 4.5 | La finestra Backstage

Tralasciamo per ora il comando Informazioni. Per quanto riguarda i


comandi Nuovo, Apri, Salva e Chiudi non ci sono particolari spiegazioni.
Il comando Salva con nome consente di salvare rinominando l’intero file,
oppure, tramite la funzione Salva oggetto con nome, puoi salvare solamente
l’oggetto selezionato prima di aprire la finestra Backstage.
La funzione Stampa contiene tre opzioni:
• Stampa immediata
• Stampa
• Anteprima di stampa
Le tre funzioni ti permettono di impostare la stampante prima della stampa,
di stampare direttamente o visualizzare l’anteprima del file in stampa.
La funzione Account permette di selezionare dei servizi web qualora
fossero disponibili.
Il comando Opzioni (come avrai visto anche nei moduli precedenti) fornisce
l’accesso a una molteplicità di comandi riuniti nella finestra Opzioni di
Access. Chiaramente se non sei esperto del software, ti consiglio di non
modificare le impostazioni di base salvo qualche eccezione che vedremo
insieme.
Nella sezione Personalizzazione barra multifunzione, puoi creare nuove
schede e nuovi gruppi e riempirli con i comandi predefiniti:

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Figura 4.6 | Personalizzazione barra multifunzione

È possibile modificare i pulsanti della Barra di accesso rapido. Anche in


questo caso puoi aggiungere o eliminare elementi per rendere l’interfaccia
più funzionale in base alle tue esigenze.

Figura 4.7 | La barra di accesso rapido

Tuttavia, soprattutto all’inizio, e se non hai esigenze particolari, ti consiglio


di lasciare i comandi preimpostati dal software.
L’ultimo comando della finestra backstage, Centro protezione, è suddiviso
in tre sezioni; in corrispondenza dell’ultima, Centro protezione di Microsoft
Access, c’è il pulsante Impostazioni Centro protezione. Nella finestra
appena aperta, clicca sull’opzione Percorsi attendibili:

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Figura 4.8 | Centro protezione

Questa funzione permette di presentare l’elenco dei percorsi che il


programma considera affidabili, cioè al riparo da virus che possono
annidarsi nelle funzioni macro e nei moduli.
Aprendo un file di Access da un percorso non reputato attendibile il
software produrrà sempre un avviso che ti informerà che “il contenuto
attivato è stato in parte disabilitato”. Attivando il tasto Abilita contenuto
si chiude l’avviso e si può cominciare a utilizzare il file. Per risparmiarci
questa procedura, in special modo per file che utilizziamo spesso, possiamo
memorizzare il percorso in cui è situato il nostro file tra quelli attendibili.

1.2.2. La barra multifunzione


Come tutti gli altri programmi del pacchetto Office, anche l’interfaccia
grafica di Access presenta una barra multifunzione che si estende per tutta
la lunghezza della finestra. Le funzioni della barra sono raggruppate in
gruppi di comando e ogni scheda attiva dei comandi diversi all’interno
della barra multifunzione.

Figura 4.9 | Barra multifunzione

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Le schede disponibili sulla barra multifunzione non sono solo le quattro
che vediamo nella figura precedente, altre schede si attivano in presenza
di altre funzioni. Per esempio, aprendo una tabella compare la funzione
STRUMENTI TABELLA che attiva la scheda CAMPI e quella TABELLA:

Figura 4.10 | Strumenti tabella

I gruppi di comando che si attivano con la scheda CAMPI servono per


modificare la tabella aperta nella Finestra database. Con essi puoi cambiare
lo stile dei testi nei record, cambiare il tipo di carattere, riordinare i record,
modificare i campi ecc.
La scheda TABELLA contiene altri comandi che si attivano in base al
contesto in cui è stata aperta la tabella. La possibilità di utilizzare i comandi
è data dal loro colore marcato, al contrario, un comando che non è attivabile
in quel momento appare grigio chiaro.

1.2.3. Il riquadro di spostamento


Il riquadro di spostamento è un contenitore dei vari elementi che possono
essere presenti in un file di Access. Esso è posto alla sinistra della finestra
del database e può essere compresso per liberare spazio all’interno della
finestra.

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Figura 4.11 | Riquadro di spostamento

La funzione principale del riquadro consiste nel consentirci di navigare


tra gli oggetti di Access, i quali, in database nemmeno troppo complessi,
possono essere abbastanza numerosi.

1.3. Pianificare la progettazione di un database


Prima di cominciare a utilizzare un programma per creare un database
è necessario avere chiare le sue caratteristiche, i contenuti e la struttura,
nonché gli utenti finali nel caso in cui il database sia rivolto a un pubblico
(es. prenotazione mezzi di trasporto, internet banking, sistemi bibliotecari
informatizzati ecc..). Un passo preliminare potrebbe consistere nel redigere
delle idee su un foglio di carta tenendo ben presente alcune informazioni:
• La tipologia di dati da raccogliere
• Come i dati saranno usati ed elaborati
• Le competenze degli utenti
Una volta assodati questi punti, potrai procedere alla realizzazione del
database:
• Dividendo i dati nelle tabelle e facendo attenzione a scegliere le categorie
esatte per ognuno di essi
• Selezionando una chiave primaria per ogni tabella
• Scegliendo le relazioni che legano le tabelle

1.3.1. La normalizzazione delle tabelle


Normalizzare significa fare in modo che ogni tabella abbia una struttura
uniforme, e quindi che rispetti alcune regole logiche. Il primo criterio, il più
importante, è quello della univocità che vale sia per i record che per i campi;
significa che ogni record (o riga) deve rappresentare una sola entità. In

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questo modo si evitano duplicati. Lo stesso criterio vale per i campi: ognuno
di essi deve contenere un solo attributo. La chiave primaria che garantisce
univocità al record, quindi, fa in modo che il numero espresso dalla chiave
primaria denoti unicamente quel record. Per avere un esempio guarda
la figura 4.12, ogni attributo rientra in una singola categoria, l’IDPersona
garantisce univocità al record; nel caso in cui ci fossero due consiglieri con
lo stesso nome e provenienti dalla stessa città, l’ID provvederà a distinguere
il caso di omonimia.

1.3.2. Le relazioni e le chiavi esterne


Come abbiamo anticipato un database è composto da varie tabelle. Ogni
tabella può essere messa in relazione a un’altra utilizzando la chiave
primaria della tabella genitore, e la chiave esterna legata a una colonna di
una tabella figlia. Le relazioni che si possono stabilire possono essere di tre
tipi: uno a uno, uno a molti, e molti a molti.
Le relazioni tra tabelle sono realizzate attraverso alcuni campi speciali
chiamati chiavi. Le chiavi si usano per rendere univoci i record. Una chiave
può essere naturale o esterna. Una chiave naturale è un dato che sarebbe
stato comunque inserito tra i campi, pensiamo al codice fiscale che identifica
in maniera univoca una persona, alla matricola che identifica uno studente
oppure al codice ISBN che cataloga un libro.
Nel caso in cui la tabella che stiamo creando non contiene un dato che
si addice a questo scopo, si ricorre alla chiave surrogata. Il suo utilizzo è
frequentissimo e consiste nell’assegnare un campo numerico, in genere
chiamato ID, che identifica ogni record (riga). Ogni tabella può avere anche
una chiave secondaria, o esterna che la mette in relazione con le chiavi
primarie di altre tabelle.

Figura 4.12 | Le chiavi

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1.3.3. La relazione uno a molti
Questa è la relazione più comune e si verifica quando il campo della prima
tabella contiene il valore una sola volta, mentre il campo associato della
seconda tabella lo può contenere numerose volte. Pensiamo al record riferito
a una persona in una prima tabella; per inserire dei recapiti telefonici, che
possono essere più di uno per ogni persona, si deve creare una seconda
tabella che è in relazione con la prima.

1.3.4. La relazione molti a molti


Questo tipo di relazione si ha quando un dato può essere ripetuto più
volte su entrambi i lati della relazione. Per fare un esempio pensiamo agli
studenti e ai corsi universitari. Ogni studente può seguire più corsi ma ogni
corso non è seguito dagli stessi studenti.

1.3.5. La relazione uno a uno


In questa relazione ogni record della prima tabella può avere soltanto un
record corrispondente nella seconda tabella. La relazione uno a uno è più
rara, dato che questo tipo di informazione è generalmente associata nella
stessa tabella. A volte però si crea questa relazione per separare su due
distinte tabelle attributi diversi riferiti alle medesime entità.

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2. LE TABELLE

Dopo aver compiuto una panoramica generale sulle nozioni che regolano una
base di dati, adesso cominciamo a creare le tabelle, elementi fondamentali
dei database.

2.1. Creare una tabella


Per creare una tabella avvia il programma Access e crea un Database desktop
vuoto. Adesso elaboreremo una tabella nella modalità Visualizzazione
Foglio dati.

Figura 4.13 | Visualizzazione foglio dati

Questa modalità va bene per cominciare a usare Access e permette di creare


tabelle semplici. Ora proviamo a creare una tabella con nomi e indirizzi
di alcuni iscritti a una palestra. Qualora non dovesse già comparire
l’impostazione di una tabella, basta selezionare la scheda CREA e nel
gruppo comandi Tabelle cliccare su Tabella. Nel riquadro di spostamento
a sinistra apparirà l’elemento Tabella 1.

2.1.1. Creare i campi e scrivere i record in Visualizzazione Foglio dati


Prima di procedere con l’inserimento dei dati ti ricordo che i campi di una
tabella devono contenere un solo dato che definisce un attributo dell’entità;
e il dato di un campo deve essere sempre dello stesso tipo: un valore
numerico, dei caratteri, una data ecc.

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Nella tabella, il primo campo denominato ID serve ad attribuire la chiave
primaria associata al record. In questo caso potremmo rinominarlo
IDPersona facendo doppio clic sul campo e digitando il testo. Poi clicca sul
campo Fare clic per aggiungere e, poiché in questa colonna devi inserire
i cognomi, seleziona l’opzione Testo breve e rinomina la colonna con la
parola ‘Cognomi’, come intestazione della colonna successiva scrivi ‘Nomi’,
poi ‘indirizzo’ e Città’ nelle successive intestazioni. Otterrai una tabella
come quella nella figura successiva:

Figura 4. 14 | Tabella

Dopo ipotizziamo di voler aggiungere un campo che rimandi al certificato


medico dei clienti della palestra, selezioneremo il tipo di dati ‘Allegato’.
Facendo doppio clic sul campo con la graffetta, si accede alla finestra di
dialogo Allegati da cui puoi navigare nel file system del PC e selezionare
il file da allegare. Non è possibile rinominare il campo Allegati, espresso
con l’immagine di una graffetta, dalla Visualizzazione Foglio dati; per
rinominare bisogna passare alla visualizzazione struttura. Per farlo segui
questi passaggi:
1. Nel gruppo comandi Visualizzazioni, clicca sull’icona Visualizza
e passerai direttamente alla Visualizzazione struttura. Molto
probabilmente in questo momento ti sarà chiesto di assegnare un nome
alla tua tabella se non l’hai già fatto prima.

Figura 4.15 | Visualizzazione struttura

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2. Adesso in corrispondenza di Allegato possiamo cambiare il nome di
Campo 1 con Certificato medico sportivo.
Ritornando in Visualizzazione Foglio dati il campo continuerà a mantenere
l’immagine di una graffetta.

2.1.2. Creare campi e scrivere record in modalità Visualizzazione Struttura


Per creare tabelle, ci sono due modi: uno, appena visto, consente di creare la
tabella in Visualizzazione Foglio dati salvo poi raffinarla in visualizzazione
struttura; l’altro modo consente di creare una tabella direttamente in
visualizzazione struttura. Per farlo segui questi passi:
1. Clicca sulla scheda CREA.
2. Nel gruppo comandi Tabelle, seleziona l’icona Tabella.
3. Dopo, nella scheda HOME, vai su Struttura nel gruppo comandi
Visualizzazioni.
4. Apparirà una finestra di dialogo Salva con nome per nominare la
tabella che stai creando.

Figura 4.16 | Salva nome tabella

Nella visualizzazione struttura, in corrispondenza delle schede, si attiverà


la scheda PROGETTAZIONE sotto STRUMENTI TABELLA.

Figura 4.17 | Visualizzazione struttura

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Come nell’esempio precedente scriviamo nell’intestazione del primo campo
IDPersona. Tale campo costituirà la chiave primaria del record. Nella
colonna Tipo dati seleziona Numerazione automatica; così il programma
assegnerà automaticamente un numero progressivo. Per fare in modo che il
campo denoti una chiave primaria (qualora non sia già impostata come tale),
nel gruppo comandi Strumenti, devi cliccare sull’icona Chiave primaria.
Nella parte bassa della griglia, alla voce Indicizzato, è impostato il comando
Sì (Duplicati non ammessi), questo fa in modo che non si creino duplicati.
Passando al nome del campo successivo puoi scrivere ‘Cognome’ e in
corrispondenza di ‘tipo dati’ inserisci Testo breve; continua così per il
Nome, Indirizzo, Città. Come ultimo nome del campo, per ora, puoi inserire
Certificato medico e come Tipo dati inserisci Allegato.

Figura 4.18 | Visualizzazione struttura

Seguendo le istruzioni devi giungere alla realizzazione di una tabella in


visualizzazione struttura come quella in figura 4.18.

2.1.3. Impostare le proprietà dei campi


Tramite la finestra Proprietà campo si possono immettere delle specifiche
impostazioni, vincoli o obblighi per quanto riguarda il riempimento dei
campi. Ad esempio, vogliamo fare in modo che la compilazione di alcuni
campi, come quello ‘Cognome’, sia obbligatoria. Per farlo devi selezionare il
campo dove sarà inserito il dato ‘Cognome’, e sotto, nella tabella Proprietà
campo, in corrispondenza della voce Richiesto, devi digitare Sì.

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Figura 4.19 | Proprietà campo

In questo modo il campo ‘Cognome’ deve essere obbligatoriamente


compilato. Inoltre, puoi decidere di quanti caratteri sarà la dimensione
del campo. Come vediamo nella figura precedente, in corrispondenza
di Dimensione Campo, c’è il valore 255, ciò significa che in quel campo
possono essere inseriti 255 caratteri. Però per dati come Cognome, Nome,
Città, Indirizzo possono bastare 50 caratteri. Per impostare questo valore
basta cliccare in corrispondenza della cella dove è presente il dato 255 e
trasformarlo in 50.
Ci sono altri casi in cui sappiamo di preciso il numero dei caratteri che
bisogna inserire in un campo per soddisfare un determinato parametro:
questo è il caso di codici predeterminati come il CAP o il Codice Fiscale.
In questo modo la funzione, anche se non sarà in grado di controllare la
correttezza del codice, potrà controllare la lunghezza del parametro e
avvisare in caso di errore.
Per controllare il parametro Dimensione del campo devi ricorrere alla
Maschera di input all’interno della finestra Proprietà campo.

Figura 4.20 | Maschera di input

Cerchiamo di creare il campo relativo al CAP. Dopo averlo inserito nella


struttura della tabella, nel riquadro Proprietà campo, aprite la finestra
relativa alla riga Maschra di input. Vi apparirà un messaggio che vi
consiglia di salvare la tabella, e poi la finestra Creazione guidata Maschera
di input. Scegli CAP e clicca sul pulsante Fine.

20 Gestione di database
Figura 4.21 | Creazione maschera di input

A questo punto, in corrispondenza del campo CAP all’interno della


tabella, sarà possibile inserire unicamente un codice a 5 cifre. Se volessimo
inserire nel campo il valore del Codice Fiscale basterà selezionare l’opzione
omonima. Anche in questo caso, qualora le cifre e i caratteri immessi non
corrispondano a quelle previste dal campo, il sistema avviserà con un
messaggio di errore.
Tra gli altri parametri, puoi inserire campi che rispondano a tipo di dati
Sì/no; oppure puoi inserire URL o indirizzi E-mail con collegamenti
ipertestuali o campi che si riferiscono a date. Nel caso dell’immissione di
una data all’interno del campo, compare un piccolo calendario sulla destra,
attivandolo puoi scegliere la data selezionandola al suo interno. In caso di
date lontane da quelle correnti, però, è più semplice digitarle.

Figura 4.22 | Calendario

Microsoft Access livello base e intermedio 21


2.2. Relazionare le tabelle
Adesso vedremo come creare una relazione tra tabelle. Poniamo il caso
che alla nostra tabella ElencoIscritti, che contiene gli ipotetici iscritti a una
palestra, volessimo creare una tabella che contiene i corsi che frequentano
gli iscritti. Per ora la relazione che andremo a creare è del tipo ‘uno a molti’,
poiché un iscritto può frequentare più corsi. Prima di procedere con la
relazione vera e propria, adesso creiamo la tabella che racchiude i corsi
offerti dalla palestra.
1. Vai sulla scheda CREA.
2. Nel gruppo comandi Tabelle, clicca su Struttura tabella.
3. Nomina la tabella, in questo caso Corsi.
Adesso, sempre in visualizzazione struttura tabella, eliminiamo la riga
che riguarda la numerazione automatica della chiave primaria; per questa
tabella non è necessaria. Quindi, clicca con il tasto destro in corrispondenza
della riga da eliminare e nel menu contestuale seleziona Elimina righe.

Figura 4.23 | Eliminazione chiave primaria

Adesso nella prima cella Nome campo scriviamo ‘Corso’ e come Tipo dati
‘Testo breve’. Nel primo campo della seconda riga scriviamo lo stesso nome
della chiave primaria della tabella ElencoIscritti, quindi ‘IDPersona’. Come
Tipo dati inseriamo ‘Numerico’.

Figura 4.24 | Tabella Corsi

Adesso salva la tabella e procediamo con la relazione di tipo uno a molti.

22 Gestione di database
2.2.1. Creare una relazione di tipo uno a molti
Per creare la relazione segui questa procedura:
1. Chiudi le due tabelle create.
2. Vai nella scheda STRUMENTI DATABASE.
3. Nel gruppo comandi Relazioni, clicca sull’icona Relazioni.
4. Appare la finestra Mostra tabella; aggiungi le tabelle che vuoi
relazionare, in questo caso Corsi ed ElencoIscritti.

Figura 4.25 | Mostra tabella

5. Adesso nella finestra Relazioni hai due riquadri che schematizzano le


due tabelle. Ora non devi far altro che cliccare su IDPersona nel riquadro
ElencoIscritti e trascinare il campo (tenendo premuto il pulsante) su
IDPersona nel riquadro Corsi. Apparirà la finestra Modifica relazioni.

Figura 4.26 | Modifica relazioni

Seleziona le opzioni Applica integrità referenziale, Aggiorna campi


correlati a catena ed Elimina record correlati a catena e clicca su Crea.
La relazione è pronta e nella finestra Relazioni è indicata con il seguente
schema:

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Figura 4.27 | Schema relazioni

Ritornando alla tabella ElencoIscritti vedrai che in corrispondenza del


record ci sarà un piccolo segno più. Selezionandolo si apre un riquadro con
il campo Corso. Al suo interno si possono inserire il corso o i corsi seguiti
da ogni iscritto.

Figura 4.28 | Risultato relazione

Ritornando alla tabella Corsi puoi notare come ci saranno i campi con i corsi
frequentati e a destra l’IDPersona che si riferisce all’iscritto che frequenta
quel determinato corso.

24 Gestione di database
Figura 4.19 | Corsi seguiti

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3. LE QUERY

Le potenzialità di sviluppo Access elencate sin ora, non potevano che


concentrarsi sulle sfaccettature dello strumento Tabelle, evidenziandone le
capacità di sviluppo.
Procedendo nello studio del software, avremo modo di comprendere
e padroneggiare altri strumenti digitali: questi ultimi saranno in grado
d’implementare i percorsi visti finora, con nuove capacità operative che si
esprimeranno appieno in termini di progettazione e gestione. A tale scopo,
una delle prime figure con cui familiarizzare, è certamente rappresentata
dalle Query; cerchiamo quindi di comprenderne la funzione.
Le query (che tradotto letteralmente vuol dire “domanda”) non fanno
altro che “interrogare” le tabelle create secondo alcuni criteri specificati
dall’utente, estraendo tutta una serie di dati specifici che andranno poi a
comporre nuovi record sui quali intervenire. Attraverso questo sistema,
sarà quindi più semplice visualizzare i dati presenti nelle griglie principali,
ma anche di:
• Individuare rapidamente dati specifici
• Calcolare o riepilogare dati
• Automatizzare attività di gestione dei dati
Access rappresenterà graficamente la query, attenendosi al noto modello
del Foglio dati (utilizzato anche per altri strumenti presenti in Access). Dal
punto di vista teorico, è opportuno analizzare le tipologie di query esistenti,
suddividendole in cinque categorie principali.
• Query di selezione
Pur essendo il modello più elementare della sua categoria, questo
tipo di query ci consentirà di realizzare procedimenti di estrazione
dati, per poi sottoporre i record sviluppati a operazioni di calcolo
specifiche (somme, medie, conteggi, ecc.). In oltre, grazie ai meccanismi
di aggiornamento automatico, sarà possibile utilizzare le tabelle per
modificare direttamente i contenuti di una query.
• Query con parametri
Utilizzando questo modello di query sarà possibile visualizzare una
finestra di dialogo, tramite cui immettere criteri (ovvero comandi) di
recupero record o interazione tra i campi.
• Query e campi incrociati
Queste query si occupano di riportare i risultati dei calcoli eseguiti in
una tabella, visualizzandoli in due sezioni distinte (rispettivamente a
sinistra, e nella zona superiore del foglio dati).

26 Gestione di database
• Query di comando
Questa query ci permetterà di utilizzare un semplice comando, per
apportare delle modifiche su più record o per creare una tabella.

3.1 Realizzare delle query


Gestendo progetti Access molto complessi, sarà inevitabile avvalersi degli
aspetti versatili di una query, per:
• Rappresentare risultati di operazioni compiute sulle tabelle di
riferimento
• Connettere dati provenienti da più fonti
Data quindi l’esistenza di query differenti, è necessario approfondire
le nostre conoscenze teoriche focalizzando l’attenzione sul concetto di
struttura, prima di passare a illustrare i processi di creazione vera e propria.

3.1.1 Struttura di una query


1. Seleziona la tua query, utilizzando l’apposito Riquadro di spostamento
(situato nella zona a sinistra dello schermo).
2. Apri la scheda HOME, quindi focalizza il gruppo comandi
Visualizzazioni.
3. Premi il pulsante Visualizza e scegli la voce Visualizzazione struttura.

Figura 4.20 | Una query in modalità Visualizzazione struttura

Così facendo, il software suddividerà il foglio dati della nostra query in due
sezioni, secondo una modalità di rappresentazione fruibile denominata
Griglia QBE (Query by example):

Microsoft Access livello base e intermedio 27


• La zona superiore
In quest’area (riquadro rosso in Figura 4.1) sarà possibile visualizzare le
tabelle di provenienza dei dati e le eventuali relazioni stabilite con altre
tabelle in sviluppo.
• La zona inferiore
Tramite l’utilizzo di una griglia di controllo (riquadro blu in Figura 4.1),
è possibile visualizzare in quest’area i campi selezionati dalle tabelle,
suddividendoli in colonne. In corrispondenza di ogni riga, potremo
invece sancire alcune specifiche atte alla cernita dei dati. Vediamole nel
dettaglio:
• Campo
Vengono riportati i nomi del campo estratto.
• Tabella
Vengono indicate le tabelle da cui provengono i singoli campi.
• Ordinamento
Vengono indicati i parametri in base ai quali disporre i dati selezionati
(crescente, decrescente, nessuno).
• Mostra
Specifica se il campo in questione sarà visualizzato in modalità Foglio
dati.
• Criteri
Contiene i criteri in base ai quali vengono selezionati i record.
• Oppure
Consente di aggiungere ulteriori criteri di selezione.

3.1.2 Creare una query attraverso una procedura guidata


Avvalendoci del supporto offerto da Access, potremo comporre la nostra
query seguendo un processo di creazione guidata: tramite una serie di
finestre di dialogo, il software ci consentirà di specificare tutti i dettagli
necessari alla creazione di una struttura funzionale. Vediamo quindi come
procedere.
1. Controlla che nel Riquadro di spostamento (cerchiato di blu in Figura
4.2) siano state create delle tabelle.
2. Apri la scheda CREA, quindi premi il pulsante Creazione guidata
query presente nel gruppo comandi Query.

28 Gestione di database
Figura 4.21 | Creazione guidata Query

• Prima fase: Selezionare una tipologia di query


• Visualizza le informazioni (cerchiate di nero in Figura 4.3) relative ai
prototipi di query elencati nel riquadro alla tua destra.
• Seleziona il modello che desideri realizzare, quindi premi il pulsante
OK.

Figura 4.22 | Finestra di dialogo nuova query

• Seconda fase: Selezionare i campi da includere nella query


• Utilizza l’elenco a tendina Tabella/query, per selezionare la tabella
da cui estrarre i dati.
• Visualizza il riquadro Campi disponibili, quindi seleziona le voci
che intendi trasferire.
• Per spostare nel riquadro Campi selezionati un solo elemento, fai
clic sul pulsante Freccia singola. Se desideri trasferire tutti i campi
disponibili fai clic sul pulsante Freccia doppia.
• Premi il tasto Avanti per passare alla fase successiva.

Microsoft Access livello base e intermedio 29


Figura 4.22 | Finestra di selezione dei campi

• Terza fase: Selezionare il carattere della query


• Ricorda che potrai visualizzare questa finestra, solamente se le
tabelle di riferimento conterranno dati numerici.
• Spunta la casella relativa al tratto opzionale che intendi impostare
per la tua query, quindi premi il tasto Avanti:
Dettaglio
Mostrerà tutti i campi di tutti i record.
Riepilogo
Attivando tale opzione sarà possibile premere il pulsante Opzioni
di riepilogo e impostare così i valori di riepilogo da calcolare.

Figura 4.23 | Impostare una query di Dettaglio o di Riepilogo

30 Gestione di database
• Quarta fase: Intitolare una query
• Digita il titolo della tua query nell’apposita casella.
• Spunta le caselle relative alle opzioni che intendi applicare.
• Premi il tasto Fine per visualizzare il risultato finale.

Figura 4.24 | Intitolare una query tramite il processo di creazione guidata

3.1.3 Creare una query in modalità struttura basata su due tabelle


Occupandoci dello sviluppo di query complesse, sarà necessario
approfondire un’altra modalità di creazione, basata sul già citato concetto
di struttura. Così facendo, potremo costruire passo dopo passo la nostra
query, curando nel dettaglio i collegamenti tra i campi di nostro interesse.
Vediamo come.
1. Per avviare questa procedura, sarà necessario avere a disposizione
almeno due tabelle principali, collegate tra loro da una relazione
specifica (vedi il capitolo relativo alle tabelle).
2. Seleziona la scheda CREA, quindi premi il pulsante Struttura query del
gruppo comandi Query.

Figura 4.25 | Creare una query in


modalità struttura

Microsoft Access livello base e intermedio 31


3. Utilizza la finestra di dialogo Mostra tabella (riquadro rosso in Figura
4.7) per visualizzare le tabelle da cui estrapolare i dati utili allo sviluppo
della query.
4. Fai clic su una delle voci presenti nella scheda TABELLE, quindi premi
il tasto Aggiungi; ripeti l’operazione appena descritta per includere
una seconda tabella. Ricorda che potrai sempre consultare la finestra
di dialogo Mostra tabella tramite il pulsante Mostra tabella del gruppo
comandi Imposta query della scheda PROGETTAZIONE.
5. Utilizza i riquadri presenti nella zona superiore del foglio dati (riquadro
rosso in Figura 4.8) per selezionare i campi specifici da inserire nella
query, quindi trascinali direttamente nelle apposite caselle della riga
Campo, secondo l’ordine che riterrai più opportuno.
6. Fai clic sul tasto Salva (presente nell’angolo superiore sinistro dello
schermo) e digita il nome della tua query nell’apposita casella; quindi
premi il tasto OK.

Figura 4.26 | Inserimento dei campi specifici in una query

3.2 Modificare ed eseguire una query


Così come specificato durante l’introduzione di questo capitolo, sarà
possibile utilizzare le potenzialità dello strumento query, in maniera tale da
impostare dei criteri specifici di selezione ed estrazione dei dati. In questo
paragrafo, scopriremo come modificare ed eliminare i criteri di una query.

3.2.1 Aggiungere, modificare o eliminare i criteri di una query


Per comprendere cosa siano i criteri di una query, basta osservarne la
dicitura.

32 Gestione di database
Figura 4.27 | Criteri di una query

Un criterio query (detto anche “espressione”) non è altro che una formula
(composta da simboli e parole chiave, detti Operatori) contenente delle
istruzioni specifiche, che il software traduce in comandi d’azione sui dati.
Tramite questi codici, sarà possibile puntualizzare le operazioni di selezione
circa gli elementi presenti nelle tabelle. Vediamo quindi come aggiungere o
modificare i criteri di una query.
1. Seleziona la tua query dal riquadro di spostamento, quindi visualizzala
in modalità Visualizzazione struttura (scheda HOME > gruppo
comandi Visualizzazioni > pulsante Visualizza > Visualizzazione
struttura).
2. Posiziona il cursore del mouse nella casella d’intersezione tra il Campo
di riferimento e la riga Criteri (seguendo l’esempio della Figura 4.9).
3. Digita direttamente dalla tua tastiera il criterio da utilizzare per
l’interrogazione delle tabelle.
4. Modifica un qualsiasi criterio della tua query, collocando il cursore del
mouse nella casella interessata, per poi digitarvi una nuova formula.
5. Elimina un qualsiasi criterio della tua query, selezionando la formula in
questione, per poi rimuoverla tramite il tasto CANC dalla tua tastiera.

3.2.2 Modificare, nascondere o eliminare i campi di una query


Nel paragrafo 1.1, abbiamo compreso come creare una query inserendo
campi specifici, provenienti anche da fonti diverse. Cerchiamo ora di capire
come modificare le nostre colonne, così da poterle meglio adattare alle
eventuali esigenze progettuali.
Modificare
1. Apri la tua query e focalizza il campo che intendi modificare.
2. Utilizza il riquadro di spostamento (cerchiato di blu in Figura 4.10) per
aprire la tabella di origine del campo suddetto.
3. Attiva la modalità Visualizzazione struttura (scheda HOME > gruppo
comandi Visualizzazioni > pulsante Visualizza > Visualizzazione
struttura).
4. Posiziona il cursore del mouse sul titolo del campo, quindi apporta le
modifiche necessarie digitandole direttamente dalla tua tastiera.

Microsoft Access livello base e intermedio 33


5. Premi l’icona di salvataggio (cerchiata di rosso in figura 4.10) per
terminare l’operazione.

Figura 4.28 | Processo di modifica di un campo query

Riposizionare
1. Apri la tua query e focalizza il campo che intendi spostare (in modalità
Struttura).
2. Posiziona il cursore del mouse sul margine superiore del campo in
questione, quindi fai clic non appena visualizzerai il puntatore a forma
di freccia (cerchiato di blu in Figura 4.11).
3. Trascina la colonna evidenziata nel suo nuovo alloggiamento, tenendo
premuto il tasto sinistro del mouse.
4. Premi l’icona di salvataggio per terminare l’operazione.
Ricorda che sarà possibile eseguire questa procedura, sia in Visualizzazione
struttura sia in Visualizzazione foglio dati.

Nascondere o Eliminare
1. Apri la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione Struttura
(scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante
Visualizza > Visualizzazione struttura ).
2. Focalizza il campo che intendi nascondere, quindi spunta la casella in
corrispondenza della voce Mostra (cerchiata di rosso in Figura 4.11).

34 Gestione di database
Figura 4.29 | Puntatore di selezione campi e casella di attivazione Mostra

3. Per eliminare un campo, ti basterà selezionarlo (seguendo le indicazioni


descritte in precedenza per il processo di spostamento) e premere il
pulsante CANC, direttamente dalla tua tastiera.

3.2.3 Eseguire una query


Tenendo conto di quanto detto sin ora sullo strumento query, sarà facile
riassumerne le potenzialità di base: esso non è altro che una lista d’istruzioni
ben precise per l’estrazione e l’analisi dei dati provenienti da una o più
tabelle. Per far sì che il software esegua le specifiche da noi progettate
(realizzando così un grafico di riferimento), sarà necessario seguire una
semplicissima procedura.
1. Crea la tua query seguendo una delle procedure descritte nel paragrafo
1.1, quindi impostane la struttura e i criteri di selezione.
2. Apri la scheda PROGETTAZIONE presente nella barra STRUMENTI
QUERY, quindi premi il pulsante Esegui del gruppo comandi Risultati
per visualizzare il risultato finale.

Figura 4.30 | Eseguire una query

Microsoft Access livello base e intermedio 35


3.3 Utilizzare i criteri di una query inserendo operatori
Assodato quanto detto sulle Query e sullo strumento Criteri, sarà opportuno
fare qualche precisazione: potremo modificare i suddetti codici tramite
l’utilizzo di alcuni Operatori, con i quali realizzare azioni mirate sui dati.
Gli operatori, in fondo, sono delle funzioni di comando, espresse tramite
simboli o parole chiave, atti a sancire una particolare relazione (aritmetica
o logica) tra gli elementi selezionati. Distingueremo differenti categorie di
operatori, secondo l’utilizzo specifico di ognuno.
• Operatori Aritmetici: interagiscono con i valori numerici selezionati,
realizzando operazioni di calcolo.
+ Realizza una somma tra due valori numerici (ad esempio
[Prezzo]+[IVA]).
- Realizza la differenza tra due valori numerici (ad esempio
[Totale]-[Sconto]).
* Moltiplica due valori numerici (ad esempio
[Prezzo]*[Vendite]).
/ Realizza una divisione tra due valori numerici (ad esempio
[Costi]/[Soci]).
\ Realizza una divisione tra due cifre, restituendo solo valori
interi.
MOD Realizza una divisione tra due valori numerici, riportandone
solamente il resto. (ad esempio [Trasporti] Mod [Mezzi]).
^ Sulla base del coefficiente indicato, eleva a potenza un
valore numerico. (ad esempio Acquirenti ^ Esponente).
• Operatori di confronto: agiscono sui valori numerici selezionati,
confrontandoli. Ognuna delle operazioni realizzate potrà produrre un
risultato True (logicamente vero), False (logicamente falso) oppure
Null (sconosciuto).
< Verifica se il primo dei valori indicati è minore rispetto al
secondo.
<= Verifica se il primo dei valori indicati è minore o uguale
rispetto al secondo.
> Verifica se il primo dei valori indicati è maggiore rispetto
al secondo.
>= Verifica se il primo dei valori indicati è maggiore o uguale
rispetto al secondo.
= Verifica se il primo dei valori indicati è uguale al secondo.
<> Verifica se il primo dei valori indicati è differente dal
secondo.

36 Gestione di database
• Operatori Logici: interagiscono con le espressioni selezionate,
producendo un risultato True (logicamente vero) False (logicamente
falso) oppure Null (sconosciuto).
AND Restituirà un risultato True, solo se entrambi i valori
indicati si riveleranno tali.
OR Restituirà un risultato True, anche se solo uno dei valori
indicati si rivelasse tale.
EQV Restituirà un risultato True, solo nel caso in cui i valori
indicati si rivelassero equivalenti (ovvero entrambi True o
entrambi False).
NOT Restituirà un risultato True, solo se il valore indicato si
rivelerà falso (in pratica otterremo un True se l’espressione
è False).
XOR Restituirà un risultato True, solo se uno degli elementi (e
non entrambi) dovesse rivelarsi tale.

• Operatori di Concatenazione o di Stringa: agiscono sui contenuti


testuali selezionati, unendoli in un’unica stringa.
& Interviene su due stringhe differenti, unendole (ad
esempio stringa1 & stringa2).
+ Interviene su due stringhe differenti, unendole e
propagando i valori Null (ad esempio stringa1 + stringa2).
Per visualizzare tutti gli operatori necessari a creare dei criteri query,
ricorda che potrai accedere in ogni momento alla banca dati del Generatore
di espressioni:
1. Seleziona la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione
struttura (scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante
Visualizza > Visualizzazione struttura).
2. Posiziona il cursore del mouse in una delle caselle comprese nella riga
Criteri.
3. Fai clic sulla scheda PROGETTAZIONE della barra STRUMENTI
QUERY, quindi premi il pulsante Generatore nel gruppo comandi
Imposta query.
4. Focalizza il riquadro Elementi espressioni, quindi seleziona le voci
Costanti o Operatori (cerchiate di rosso in Figura 4.13).

Microsoft Access livello base e intermedio 37


Figura 4.31 | Barra dati degli operatori

Vediamo ora come operare tramite i suddetti codici, in modo da realizzare


strutture che rispondano efficacemente alle nostre esigenze di estrazione
dei dati e progettazione delle query.

3.3.1 Applicare operatori di confronto


Qui di seguito capiremo come utilizzare gli operatori di confronto (già
analizzati in precedenza), per svolgere funzioni di cernita circa uno specifico
campo di valori numerici (selezionando, ad esempio, solo alcuni importi).
1. Seleziona la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione
struttura (scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante
Visualizza > Visualizzazione struttura ).
2. Posiziona il cursore del mouse, nella casella d’intersezione tra la stringa
Criteri e il campo Importi.
3. Digita il codice >=20, quindi clicca sul pulsante Esegui (barra
STRUMENTI QUERY > scheda Progettazione, gruppo comandi
Risultati > pulsante Esegui) per visualizzare tutte le stringhe con cifre
uguali o superiori al valore “20” (per il campo Importi).

38 Gestione di database
Figura 4.32 | Utilizzare un operatore di confronto

3.3.2 Applicare operatori logici


Cosi come appena visto, sarà possibile utilizzare gli operatori logici per
eseguire una cernita, basata unicamente sui contenuti testuali di una tabella
di riferimento. Ecco come fare:
1. Seleziona la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione
struttura (scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante
Visualizza > Visualizzazione struttura ).
2. Posiziona il cursore del mouse, nella casella d’intersezione tra la stringa
Criteri e il campo Città.
3. Digita il codice Not “Bari”, quindi clicca sul pulsante Esegui (barra
STRUMENTI QUERY > scheda Progettazione, gruppo comandi
Risultati > pulsante Esegui) per visualizzare tutte le stringhe con località
differenti da quella indicata (per il campo Città).

Figura 4.33 | Utilizzare un operatore logico

3.3.3 Applicare caratteri jolly


Gestire un progetto Access complesso, comporta automaticamente il dover
controllare un’imponente serie d’informazioni, appartenenti a tabelle
differenti. Per tale motivo, potrebbe capitarci di dimenticare la posizione
specifica di un campo, piuttosto che i dettagli di un record, a discapito di

Microsoft Access livello base e intermedio 39


un’efficiente visione d’insieme. Sarà proprio in situazioni simili a quella
appena descritta, che l’utilizzo dei Caratteri jolly si dimostrerà risolutivo:
essi difatti hanno lo scopo di evidenziare dati affini, ma non identici, a
quelli indicati nel criterio di selezione della query. Cerchiamo quindi di
analizzarli nel dettaglio, per poi capire come meglio impiegarli.
* Evidenzia un collegamento alfabetico, o numerico, affine al
valore indicato (digitando Acqui*, ad esempio, selezioneremo
Acquirente, Acquisto. Con *1 invece, selezioneremo 10, 19, e così
via).
? Evidenzia un collegamento alfabetico, affine alla parola indicata
(digitando M?le, ad esempio, selezioneremo Mele, Mole, ecc.)
[ ] Evidenzia un collegamento affine ai valori indicati tra le parentesi
quadre (digitando Test[oi], ad esempio, selezioneremo Testo,
Testi).
! Evidenzia un collegamento affine al valore indicato, escludendo
le specifiche incluse tra le parentesi quadre (digitando Fattur[o],
ad esempio, selezioneremo solamente Fatture, Fattura).
- Imposta un perimetro di ricerca, relativo ai valori indicati
tra le parentesi quadre (digitando R[a-e]gione, ad esempio,
selezioneremo Ragione, Rbgione, Rcgione, Rdgione, Regione).
# Evidenzia un collegamento numerico, affine al valore indicato
(digitando 23#, ad esempio, selezioneremo 230, 231, 232, 233, ecc.).
Proviamo ora a modificare la nostra query, utilizzando uno degli operatori
appena descritti.
1. Seleziona la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione
struttura (scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante
Visualizza > Visualizzazione struttura ).
2. Poni il cursore del mouse nella casella d’intersezione tra la stringa Criteri
e il campo Acquisti mensili.
3. Digita il codice *0, quindi clicca sul pulsante Esegui (barra STRUMENTI
QUERY > scheda Progettazione, gruppo comandi Risultati > pulsante
Esegui) per visualizzare tutte le stringhe con valori affini a quello
indicato (per il campo Acquisti mensili).

40 Gestione di database
Figura 4.34 |Utilizzare un carattere jolly

Microsoft Access livello base e intermedio 41


4. LO STRUMENTO MASCHERE

Le maschere di Access (diversamente note come Formulari) sono vere


e proprie finestre di visualizzazione, il cui scopo è di offrire una visione
semplificata dei record contenuti nelle tabelle o nelle query: attraverso i
comandi delle maschere, potremo quindi lavorare in maniera più comoda e
ordinata, organizzando operazioni di modifica, inserimento o elaborazione
dei contenuti.
Access visualizzerà ogni maschera all’interno di una comune finestra
grafica (che chiameremo Foglio dati): potremo quindi aprire più maschere
all’interno di una sessione Access, ma sarà possibile interagire con un solo
foglio dati alla volta. Per selezionare la maschera che t’interessa, premi
sull’apposita Barra di titolo (cerchiata di rosso in figura 4.1).

Figura 4.35 | Finestra di visualizzazione Maschere

Ogni maschera visualizzerà i record inseriti, dotandoli di una casella


d’immissione (cerchiato di blu in Figura 4.1) per ogni campo (cerchiato di
nero in Figura 4.1) della tabella/query di riferimento.
Ogni foglio dati sarà dotato di una serie di pulsanti d’azione rapida, cui
sono associate una serie di funzioni specifiche relative ai record ivi presenti.
Questi comandi sono collocati all’interno di una barra speciale, posta
nell’angolo inferiore sinistro della schermata:

42 Gestione di database
Figura 4.36 | Barra pulsanti dello strumento Maschera

Ogni maschera potrà contenerne altre, chiamate Sotto-maschere, dotate di


controlli direttamente connessi alla Maschera principale:
• Diremo che una maschera è Associata, se contiene dati appartenenti a
una tabella o a una query.
• Viceversa indicheremo come Non associate, le maschere contenenti
dati esterni.

4.1 Realizzare delle maschere


Tramite le funzioni dello strumento maschere, sarà possibile non solo
visualizzare i contenuti di una tabella sviluppata con Access, ma anche
modificarne i dettagli. È quindi importante comprendere i meccanismi di
creazione delle maschere, al fine di garantire una rappresentazione dei dati
più conforme alle nostre esigenze.

4.1.1 Creare una maschera vuota


Le maschere vuote sono prive di connessioni con qualsiasi tabella o query:
dopo averle create, sarà quindi necessario completarle con i dati opportuni.
Passiamo alla pratica.
1. Seleziona la scheda CREA, quindi clicca sul pulsante Maschera vuota
presente nel gruppo comandi Maschere.

Figura 4.37 | Pulsante crea Maschera vuota

2. Visualizza la sezione Elenco campi (nel riquadro blu della Figura 4.4),
quindi clicca sul tasto + (più) corrispondente alla Tabella o alla Query
di riferimento.
3. Individua il campo che t’interessa, quindi inseriscilo direttamente nella
tua maschera trascinandolo con il cursore del mouse.

Microsoft Access livello base e intermedio 43


4. Utilizza gli strumenti del gruppo comandi Controlli, presenti nella
scheda PROGETTAZIONE della barra STRUMENTI LAYOUT
MASCHERA (riquadro nero della figura 4.4) per caratterizzare la tua
maschera.
5. Per completare l’operazione, clicca l’icona Salva (cerchiata di rosso in
Figura 4.4) quindi utilizza la finestra Salva con nome per dare un titolo
alla tua maschera.

Figura 4.38 | Creare e intitolare una Maschera vuota

4.1.2 Creare una maschera attraverso una procedura guidata


La particolarità di questo processo di creazione è strettamente legata
all’autogestione del software, il quale sviluppa un prototipo di maschera
basandosi sulle specifiche indicate progressivamente dall’utente. Vediamo
come:
• Visualizza la scheda CREA, quindi premi il pulsante Creazione guidata
Maschera, presente nel gruppo comandi Maschere.
Attraverso questa procedura avvierai un percorso di creazione assistita
durante il quale, avvalendoti dell’aiuto del software, potrai sancire le
specifiche di base della tua maschera, seguendo una serie di fasi legate a
delle finestre di dialogo.
1. Prima fase: Origine dei dati
• Usa la casella elenco Tabella/Query per selezionare una o più griglie di
riferimento.
• Seleziona i campi che intendi inserire nella tua maschera dal riquadro
Campi disponibili, quindi premi il pulsante Freccia singola (rivolta a
destra).
• Usa i pulsanti freccia (verso destra o verso sinistra) per modificare la
tua selezione. Ricorda che con i pulsanti Freccia doppia sposterai in un
solo clic tutti i contenuti di un riquadro.
• Controlla che nel riquadro Campi selezionati vi siano tutti i dettagli che
intendi rappresentare nella maschera, quindi premi il pulsante Avanti.

44 Gestione di database
Figura 4.39 | Prima fase del processo di Creazione guidata Maschera

2. Seconda fase: Layout della maschera.


• Imposta l’aspetto della tua maschera spuntando una delle opzioni
presenti nella finestra, quindi premi il tasto Avanti per procedere:
• A colonne
• Tabulare
• Foglio dati
• Giustificato

3. Terza fase: Titolo della maschera.


• Digita il nome della tua maschera nella casella Titolo.
• Spunta l’opzione Aprire la maschera per visualizzare o inserire
informazioni.
• Clicca sul tasto Fine.

4.1.3 Creare una maschera predefinita


Un procedimento anche più immediato del succitato processo di Creazione
guidata, ci consentirà di generare la nostra maschera, basandoci direttamente
sui dati presenti nella tabella che ci interessa. Per farlo basterà attenersi al
seguente procedimento:
1. Visualizza il Riquadro di spostamento (riquadro blu in Figura 4.6),
quindi fai clic sulla tabella che intendi utilizzare per la creazione della
tua maschera.
2. Clicca sul pulsante Maschera (cerchiato di nero in Figura 4.6), presente
nel gruppo comandi Maschere della scheda CREA.

Microsoft Access livello base e intermedio 45


Access realizzerà immediatamente la tua nuova maschera, visualizzandola
in modalità Layout (disponibile solo per gli strumenti Maschere e Report):
grazie a quest’ultima, potrai modificare l’aspetto e la posizione (più altri
dettagli) degli elementi che la compongono, controllando in tempo reale i
contenuti dei campi presenti.
3. Clicca sull’icona Salva (cerchiata di rosso in Figura 4.6), quindi digita
il nome della tua maschera utilizzando l’apposita finestra Salva con
nome.

Figura 4.40 | Creare una Maschera predefinita

4.2 Operare sui record tramite le maschere


Attraverso lo strumento maschere, è possibile creare delle vere e proprie
versioni semplificate delle griglie principali, consentendo così al singolo
utente d’interagire con maggiore precisione: le tabelle e le query, in effetti,
non rappresentano la maniera migliore per gestire i dati inseriti, soprattutto
se caratterizzati da contenuti sostanziosi e fonti diverse.
Tramite lo strumento maschere, quindi, potremo intervenire sui nostri
record, compiendo tutta una serie di operazioni, mantenendone una visione
d’insieme che non sia caotica

4.2.1 Inserire record tramite una maschera


Utilizzare una maschera per controllare con precisione l’aggiunta di un
record (che verrà, così, automaticamente visualizzato nella tabella/query
cui la maschera si riferisce) rappresenta un’operazione semplicissima.
Vediamola assieme:
1. Visualizza il riquadro di spostamento (sul lato sinistro dello schermo)
quindi fai doppio clic sulla maschera che t’interessa.
2. Visualizza la scheda HOME, quindi premi il pulsante Nuovo del

46 Gestione di database
gruppo comandi Record (il software creerà un record, riproducendo la
struttura dei campi presente nella griglia di riferimento).
3. Inserisci i dati necessari nelle caselle del tuo nuovo record, quindi premi
il pulsante Salva presente nella scheda HOME del gruppo comandi
Record.

Figura 4.41 | Inserire un record usando una Maschera

4.2.2 Eliminare record tramite una maschera


1. Visualizza il riquadro di spostamento (sul lato sinistro dello schermo)
quindi fai doppio clic sulla maschera che t’interessa e utilizza i pulsanti
di spostamento (Figura 4.2) per visualizzare il record da eliminare.
2. Clicca sulla barra laterale (cerchiata di rosso in figura 4.8) per selezionare
l’intero record.
3. Seleziona la scheda HOME, quindi apri il menu a tendina del pulsante
Elimina nel gruppo comandi Record.
4. Seleziona la voce Elimina record (cerchiato di blu in Figura 4.8).

Figura 4.42 | Eliminare un record usando una Maschera

Microsoft Access livello base e intermedio 47


4.2.3 Modificare i contenuti di un record tramite una maschera
Procedendo nella gestione di una tabella, sarà facile avere l’esigenza di
aggiornarne i contenuti: i dati obsoleti potranno quindi essere modificati, o
sostituiti, direttamente dall’interfaccia maschera, cosicché il software riporti
le modifiche direttamente nella griglia principale. Vediamo come.
1. Seleziona la maschera che t’interessa (dal riquadro di spostamento),
quindi utilizza i comandi di spostamento per visualizzare il record che
intendi modificare.
2. Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Maschera, tramite
l’apposito pulsante presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della
scheda HOME.

Figura 4.43 | Pulsante visualizza

3. Posiziona il cursore del mouse all’interno della casella d’immissione


(relativa al campo in questione).
4. Modifica il contenuto della casella secondo le tue esigenze, quindi premi
il tasto Salva (nella zona superiore sinistra dello schermo).
5. Le modifiche verranno automaticamente apportate nella tabella di
riferimento.

4.3 Modificare le sezioni di una maschera


Come abbiamo già detto, la modifica dei contenuti di una maschera si
dimostrerà un’operazione tutt’altro che casuale durante l’utilizzo di
Access: per migliorare le nostre capacità di gestione, quindi, sarà necessario
comprendere la fisionomia dello strumento maschera, familiarizzando con
le sue sezioni e con il concetto fondamentale di visualizzazione struttura.

48 Gestione di database
Visualizzazione struttura
Attraverso questa modalità di visualizzazione, attivabile attraverso il
pulsante Visualizza presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della
scheda HOME, Access ci mostrerà le sezioni che compongono una maschera.
1. Sezione Intestazione: occupa la parte superiore del foglio dati e riporta
al suo interno il titolo della tabella cui la maschera si riferisce (riquadro
rosso in Figura 4.10).
2. Sezione Corpo: occupa la parte centrale del foglio dati e riporta i campi
della tabella cui la maschera si riferisce (riquadro blu in Figura 4.10).
3. Sezione Piè di pagina: occupa la parte inferiore del foglio dati e
si presenta priva di contenuto (riquadro nero in Figura 4.10). Per
caratterizzarla sarà necessario ampliare i suoi margini (trascinandone
i bordi con il cursore del mouse), ottenendo così lo spazio necessario
all’inserimento di dati.

Figura 4.44 | Sezioni della struttura di una maschera

Ricorda che durante la modalità Visualizzazione struttura potrai intervenire


solo sulla griglia della tua maschera, lasciando invariati i restanti dati del
corpo centrale (che difatti verranno occultati). Nei successivi sotto paragrafi
capiremo come utilizzare i controlli di progettazione di una maschera,
personalizzandone la struttura secondo le nostre esigenze.

Microsoft Access livello base e intermedio 49


4.3.1 Modificare l’intestazione di una maschera
1. Seleziona la maschera che intendi modificare.
2. Apri la scheda HOME, quindi imposta la modalità Visualizzazione
struttura selezionandola tramite il pulsante Visualizza (presente nel
gruppo comandi Visualizzazioni.
3. Posiziona il cursore del mouse nella casella dell’intestazione, quindi
cliccaci sopra per inserire le tue modifiche testuali.

4.3.2 Modificare il piè di pagina di una maschera


1. Seleziona la maschera che intendi modificare.
2. Apri la scheda HOME, quindi imposta la modalità Visualizzazione
struttura selezionandola tramite il pulsante Visualizza presente nel
gruppo comandi Visualizzazioni.
3. Posiziona il cursore del mouse, in corrispondenza del margine inferiore
della sezione piè di pagina, quindi trascinalo per ottenere lo spazio
necessario all’inserimento dei dati.
4. Per completare l’operazione dovrai immettere un’Etichetta, attenendoti
alle seguente procedura:
• Visualizza la barra STRUMENTI STRUTTURA MASCHERA,
quindi fai clic sul pulsante Etichetta, presente nel gruppo comandi
Controlli.
• Posiziona il cursore del mouse nell’area creata all’interno della
sezione piè di pagina, quindi trascina il cursore definendo la finestra
d’inserimento testo.
5. Dopo aver inserito i tuoi contenuti, fai clic su di un punto esterno alla
casella.

Figura 4.45 | Modificare il piè di pagina di una maschera

50 Gestione di database
4.3.3 Formattare l’aspetto degli elementi di una maschera
Sarà sempre possibile intervenire sugli elementi e sui contenuti testuali
di una maschera, personalizzandone dettagliatamente la formattazione:
ricorda però che queste modifiche, non verranno applicate ai dati presenti
nelle tabelle principali. Passiamo alla pratica:

Formattare i contenuti testuali


1. Seleziona la maschera che t’interessa, quindi utilizza i comandi di
spostamento per visualizzare il record che intendi modificare.
2. Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Layout, tramite
l’apposito pulsante presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della
scheda HOME.
3. Posiziona il cursore del mouse sulla casella d’immissione da formattare,
quindi selezionala con un clic.
4. Nella barra STRUMENTI LAYOUT MASCHERA, seleziona la scheda
FORMATO.
5. Utilizza i pulsanti del gruppo comandi Carattere per personalizzare
l’aspetto dei tuoi contenuti.

Figura 4.46 | Formattare i testi di una maschera dalla scheda FORMATO

Formattare l’aspetto delle caselle


• Seleziona la maschera che t’interessa, quindi utilizza i comandi di
spostamento per visualizzare il record su cui intendi intervenire.
• Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Struttura tramite
l’apposito pulsante presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della
scheda HOME.
• Seleziona la casella d’immissione da formattare con un clic del mouse.
• Utilizza i pulsanti Riempimento forma e Contorno forma presenti nel

Microsoft Access livello base e intermedio 51


gruppo comandi Formattazione controlli (cerchiato di rosso in Figura
4.12) per creare dei layout accattivanti per i riquadri della tua maschera.
• Clicca con il tasto destro del mouse sul riquadro da modificare.
• Nel menu contestuale apertosi, seleziona la voce Aspetto per visualizzare
le anteprime dei layout offerti dal software, quindi seleziona il modello
più indicato.
Ricorda che selezionando tutte le caselle di un record, attraverso il pulsante
Seleziona tutto presente nel gruppo comandi Formato della scheda
FORMATO, potrai modificarle in maniera uniforme, utilizzando i pulsanti
di formattazione analizzati in precedenza.

Figura 4.47 | Visualizzazione del menu contestuale di una casella

52 Gestione di database
5. LO STRUMENTO REPORT

Riorganizzare il materiale affinché sia stampato, non rappresenta un


processo da sottovalutare (a maggior ragione in ambito professionale). Per
Access, quindi, sarà necessario approfondire il discorso circa i dispositivi
di gestione dei dati contenuti in tabelle e query, occupandoci in particolar
modo dello strumento Report.
Visto quanto detto sin ora, è necessario fare una precisazione di natura
teorica, tesa a chiarire le differenze che intercorrono tra maschere e report,
così da comprenderne le rispettive finalità e risorse.
Report e maschere sono oggetti molto simili tra loro, poiché entrambi
progettati per sviluppare interfacce grafiche con cui monitorare più
facilmente le informazioni contenute nelle tabelle. Ciò che però li
differenzia è la loro interattività: se tramite una maschera sarà possibile
agire concretamente sulle griglie principali (modificandole), con un report,
invece, potremo unicamente intervenire sulla relativa anteprima di stampa.
Non a caso il termine “report”, si traduce in italiano con la parola “rapporto”.
Attraverso gli appositi comandi della finestra report, potremo quindi:
• Riepilogare e riorganizzare i contenuti estratti dalle tabelle di riferimento.
• Formattare l’assetto estetico degli elementi inseriti nei report.
• Inserire nuovi oggetti (come ad esempio delle immagini).
• Collegare tra loro i dati di un report, attraverso delle specifiche funzioni
di calcolo (sviluppando ad esempio delle somme algebriche o delle
medie).
• Realizzare delle copie cartacee che rispondano in maniera adeguata alle
nostre esigenze.
In questo capitolo capiremo come creare e gestire con facilità dei report, così
da calibrare con metodo la stampa dei nostri progetti Access, migliorando,
di fatto, capacità organizzative e produttività.

5.1 Realizzare dei report


Lo scopo specifico di un report è di riportare tutti i dati di una certa tabella,
passando da un aspetto rigido e schematico a un modello estetico fruibile,
conforme ai layout dei documenti più utilizzati in ambito contabile o
amministrativo. In ragione di ciò, bisognerà tenere bene a mente alcune
dinamiche relative lo stretto legame che unisce i report alle attività di
stampa:
• Per realizzare dei report sarà necessario avere un computer dotato di
stampante.

Microsoft Access livello base e intermedio 53


• Potranno essere realizzati dei report in proporzione ai formati cartacei
supportati dalla stampante in dotazione.
• Assicurati di monitorare con attenzione gli aggiornamenti dei report,
così da riportare con precisione tutte le eventuali modifiche apportate
ai contenuti della griglia principale.
Così come visto nel capitolo riguardante le maschere (capitolo 1, paragrafo
1.1), sarà possibile anche qui creare dei report tramite procedimenti
differenti, che illustreremo di seguito.

5.1.1 Creare un report vuoto


Puoi creare dei report vuoti cui aggiungere in un secondo momento i dati
da preparare per la stampa. Ecco come fare:
1. Seleziona la scheda CREA, quindi clicca sul pulsante Report vuoto
(cerchiato di nero in Figura 4.14) presente nel gruppo comandi Report.
2. Visualizza la sezione Elenco campi (nel riquadro blu della Figura 4.14),
quindi clicca sul tasto + (più) corrispondente alla Tabella o alla Query
di riferimento.
3. Individua il campo che t’interessa, quindi inseriscilo direttamente nel
tuo report trascinandolo con il cursore del mouse.
4. Modifica la posizione o le dimensioni dei campi inseriti, trascinando i
margini di ogni griglia attraverso il cursore del mouse.
5. Per completare l’operazione, clicca sull’icona Salva (cerchiata di rosso
in Figura 4.14), quindi utilizza la finestra Salva con nome per dare un
titolo al tuo report.

Figura 4.48 | Creare e intitolare un Report vuoto

5.1.2 Creare un report attraverso una procedura guidata


Esattamente come per le maschere, Access consente di creare dei report
avvalendoci di una procedura guidata. Seguendone le fasi, potremo
specificare i dettagli con cui organizzare il nostro output. Passiamo alla
pratica.

54 Gestione di database
• Visualizza la scheda CREA, quindi premi il pulsante Creazione guidata
Report (cerchiato di rosso in Figura 4.15) presente nel gruppo comandi
Report.
I passaggi di creazione assistita ti guideranno attraverso un processo che si
articola per ben cinque finestre: all’interno di quest’ultime potrai decidere
in maniera più accurata, quali tra le varie opzioni impostare.
1. Prima fase: Origine dei dati.
• Usa la casella elenco Tabella/Query per selezionare la tabella (o le
tabelle) di riferimento.
• Seleziona i campi che intendi inserire nel tuo report dal riquadro
Campi disponibili, quindi premi il pulsante Freccia singola (rivolta
a destra).
• Usa i Pulsanti freccia (verso destra o verso sinistra) per modificare
la tua selezione. Ricorda che con i Pulsanti Freccia doppia sposterai
con un solo clic tutti i contenuti di un riquadro.
• Controlla che nel riquadro Campi selezionati vi siano tutti i dettagli
che intendi rappresentare nel report, quindi premi il pulsante Avanti.

Figura 4.49 | Prima fase del processo di Creazione guidata report

Microsoft Access livello base e intermedio 55


2. Seconda fase: Livelli di gruppo
• Visualizza il riquadro anteprima (a destra dello schermo) per
controllare costantemente la struttura del tuo report.
• Utilizza il riquadro a sinistra dello schermo, per decidere i campi in
base ai quali raggruppare i dati del report.
• Premi i Pulsanti freccia (cerchiati di blu in Figura 4.16) per spostare
i campi selezionati da un riquadro all’altro.
• Modifica l’ordine dei campi selezionati (nel riquadro rosso della
Figura 4.16) attraverso i Pulsanti freccia priorità (cerchiati di nero
in Figura 4.16).
• Premi il pulsante Avanti per ultimare le modifiche e passare alla fase
successiva.

Figura 4.50 | Impostare livelli di gruppo di un report

3. Terza fase: Ordinamento dei dati


• Clicca sulle caselle a elenco e seleziona i campi di tuo interesse.
• Premi il pulsante a destra delle rispettive caselle, per decidere
l’ordine (Crescente o Decrescente) con cui andranno disposti i dati
dei campi selezionati.
• Ultimate le modifiche, premi il pulsante Avanti.

Figura 4.51 | Finestra di ordinamento dati

56 Gestione di database
4. Quarta fase: Layout del report
• Spunta le caselle relative alle sezioni Layout, Orientamento e
Larghezza dei campi per definire l’estetica del tuo report.
• Premi il pulsante Avanti per ultimare le modifiche e passare alla fase
successiva.

Figura 4.52 | Finestra Layout

5. Quinta fase: Titolo del report


• Imposta il nome del tuo record digitandolo nella casella Titolo.
• Spunta le caselle relative alle opzioni che intendi applicare.
• Premi il tasto Fine per visualizzare il risultato finale.

Figura 4.53 | Fase finale del processo di creazione guidata report

5.1.3 Creare un report predefinito


Così come visto per le maschere, sarà possibile creare dei report predefiniti
basandosi direttamente sui dati contenuti all’interno di una tabella specifica.
1. Visualizza il Riquadro di spostamento (riquadro blu in Figura 4.20),
quindi fai clic sulla tabella che intendi utilizzare per la creazione del tuo
report.

Microsoft Access livello base e intermedio 57


2. Clicca sul pulsante Report (cerchiato di nero in Figura 4.20) presente nel
gruppo comandi Report della scheda CREA.
3. Clicca sull’icona Salva (cerchiata di rosso in Figura 4.20), quindi digita
il nome del tuo report utilizzando l’apposita finestra Salva con nome.

Figura 4.54 | Creare un Report predefinito

5.2 Intervenire sugli elementi di un report


I processi di creazione di un report, ci consentiranno di realizzare una base
di lavoro su cui poi applicare delle modifiche strutturali, intervenendo su
diversi aspetti:
• Posizione e contenuti dei campi
• Formattazione degli elementi
• Organizzazione dei dati secondo specifiche di calcolo
In questo paragrafo, capiremo come modificare i nostri report, attraverso la
realizzazione di funzioni molto utili.

5.2.1 Modificare posizione e intestazioni dei campi di un report


Una volta creato il nostro report, potrebbe rivelarsi necessario modificarne
manualmente l’aspetto, al fine di realizzarne una presentazione più
accessibile. Per ottenere questo risultato con rapidità ed efficacia, sarà
possibile intervenire direttamente sulla posizione dei campi inseriti o sulle
diciture visualizzate al loro interno, tramite la modalità Visualizzazione
Struttura. Vediamo come.
1. Seleziona il tuo report, quindi fa clic sula scheda HOME.
2. Premi il pulsante Visualizza e seleziona la voce Visualizzazione
Struttura.
3. Clicca con il cursore del mouse nelle caselle dei campi che intendi
modificare, quindi inserisci dei nuovi testi, digitandoli direttamente
dalla tua tastiera.

58 Gestione di database
4. Modifica la posizione dei tuoi campi seguendo questi passaggi:
• Posiziona il cursore del mouse sui bordi del campo che intendi
ricollocare.
• Visualizzato il puntatore con le quattro frecce direzionali, trascina
il tuo campo nella posizione desiderata tenendo premuto il tasto
sinistro del mouse.

Figura 4.55 | Report in modalità Visualizzazione struttura

5.2.2 Formattare l’aspetto degli elementi di un report


Spesso sarà necessario intervenire sugli elementi presenti in un report,
personalizzandone la formattazione. Ricorda che tutte le modifiche
applicate saranno riportate direttamente sulle stampe cartacee realizzate
in seguito.

Formattare i contenuti testuali di un campo


1. Seleziona il report da modificare.
2. Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Struttura tramite
l’apposito pulsante presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della
scheda HOME.
3. Posiziona il cursore del mouse sulla casella da formattare, quindi fai clic
con il tasto sinistro del mouse.
4. Nella barra STRUMENTI STRUTTURA REPORT, apri la scheda
FORMATO.
5. Utilizza i pulsanti del gruppo comandi Carattere, personalizzando
l’aspetto dei tuoi contenuti.

Microsoft Access livello base e intermedio 59


Figura 4. 54 | Schema FORMATO della barra STRUMENTI STRUTTURA REPORT

Formattare l’aspetto dei campi


1. Seleziona il report che intendi modificare.
2. Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Struttura tramite
l’apposito pulsante presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della
scheda HOME.
3. Seleziona la casella d’immissione da formattare con un clic del mouse.
4. Utilizza i pulsanti Riempimento forma e Contorno forma presenti nel
gruppo comandi Formattazione controlli (cerchiato di rosso in Figura
4.22) per creare dei layout accattivanti per i riquadri del tuo report.
5. Clicca con il tasto destro del mouse sul riquadro in questione e posiziona
il cursore sulla voce Aspetto per visualizzare le anteprime dei layout
offerti dal software, quindi seleziona il più indicato.

Figura 4. 55 | Visualizzazione del menu contestuale di una casella

Ricorda che potrai modificare in maniera uniforme l’aspetto dell’intero


report, utilizzando il pulsante Temi, presente nel gruppo comandi Temi
della scheda PROGETTAZIONE della barra STRUMENTI STRUTTURA
REPORT.

60 Gestione di database
Figura 4.56 | Pulsante Temi

5.2.3 Inserire delle specifiche di calcolo in un report


Nello sviluppo di alcuni layout particolari, come nel caso di fatture o pagelle
valutative, potrebbe essere necessario inserire alcuni specifici risultati
numerici, frutto di operazioni algebriche compiute sui valori estratti dalle
tabelle. Vediamo quindi come strutturare un report affinché risponda alle
nostre esigenze progettuali.
1. Seleziona la tabella contenete i dati su cui lavorare, quindi crea un report
predefinito seguendo la procedura descritta nel sottoparagrafo 2.1.3.
2. Apri la scheda PROGETTAZIONE presente nella barra STRUMENTI
LAYOUT REPORT, quindi clicca il pulsante Visualizza del gruppo
comandi Visualizzazioni.
3. Scegli la voce Visualizzazione struttura.
4. Individua il gruppo comandi Controlli della scheda PROGETTAZIONE,
quindi premi il pulsante Casella di testo.
5. Traccia la casella in cui inserire le tue funzioni di calcolo (nel punto più
opportuno della sezione Intestazione report) trascinando il cursore del
mouse mentre tieni premuto il tasto sinistro.

Figura 4.57 | Inserimento di una Casella di testo

6. Inserisci un titolo specifico nel riquadro di minori dimensioni (ad


esempio TOTALE).
7. Clicca con il tasto destro sul riquadro più grande, quindi seleziona la
voce Proprietà per visualizzare la Finestra delle proprietà (cerchiata di
rosso in Figura 4.26).
8. Nella scheda DATI, premi il pulsante Generatore di espressioni
(cerchiato di blu in Figura 4.26) in corrispondenza della voce Origine
controllo.

Microsoft Access livello base e intermedio 61


Figura 4.58 | Finestra delle proprietà

9. Digitando la formula =somma nel riquadro superiore della finestra


Generatore di espressioni (cerchiato di rosso in Figura 4.27), il software
visualizzerà in automatico il comando corrispettivo: cliccaci su con il
cursore del mouse.
10. Scorri la lista del riquadro Categoria espressioni (cerchiato di blu in
Figura 4.27), quindi seleziona il campo dei valori che intendi utilizzare
per il calcolo (in questo caso Prezzo).
11. Riposiziona il cursore nel riquadro superiore, quindi completa la
dicitura inserendo una parentesi chiusa, così come indicato in Figura
4.27.
12. Premi il tasto OK, quindi riattiva la modalità visualizzazione Report
(scheda PROGETTAZIONE, gruppo comandi Visualizzazioni).

Figura 4.59 | Finestra di dialogo Generatore di espressioni

62 Gestione di database
Ricorda che potrai visualizzare tutte le funzioni di calcolo, messe a
disposizione dal software, cliccando sulla voce Funzioni > Funzioni
predefinite presente nel riquadro Elementi espressioni (cerchiato di nero
in Figura 4.27) della finestra di dialogo Generatore di espressioni.

5.3 Modificare le sezioni di un report


Per migliorare le nostre capacità di gestione dei report, al fine di realizzare
strutture di stampa all’altezza d’incarichi professionali, sarà necessario
comprendere la fisionomia dello strumento in questione, familiarizzando
con le sezioni che lo compongono.

5.3.1 Struttura dei report


Attraverso la modalità di Visualizzazione Struttura (attivabile attraverso
il pulsante Visualizza, presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della
scheda HOME), il software ci mostrerà lo scheletro del report: ognuno di
essi si compone di sezioni, che potremo anche chiamare bande, il cui scopo
è quello di definire la disposizione spaziale occupata dai vari elementi.
Nella sua forma più semplice, l’architettura di un report è composta così
come segue:
• Intestazione report
È visualizzata una sola volta, nella parte superiore del foglio dati, con lo
scopo di contenere il titolo del report.
• Intestazione pagina
È visualizzata all’inizio di ogni pagina del report, con lo scopo di
contenere le etichette di ogni campo (o colonna).
• Corpo
Rappresenta la parte centrale di ogni report, e svolge la funzione di
contenere i dati principali.
• Piè di pagina, pagina
È visualizzato subito dopo il corpo del report, con lo scopo di contenere
informazioni specifiche (come ad esempio il numero di pagina).
• Piè di pagina report
È visualizzato una sola volta, nella parte inferiore del foglio dati, con lo
scopo eventuale di aggiungere altre informazioni o note.

Microsoft Access livello base e intermedio 63


Figura 4.60 | Struttura di un report

5.3.2 Modificare l’intestazione di un report


1. Seleziona il report che intendi modificare.
2. Apri la scheda HOME, quindi imposta la modalità Visualizzazione
Struttura selezionandola tramite il pulsante Visualizza presente nel
gruppo comandi Visualizzazioni.
3. Posiziona il cursore del mouse nella casella dell’ Intestazione, quindi
cliccaci su per inserire le tue modifiche testuali.

5.3.3 Modificare il piè di pagina di un report


1. Seleziona il report che intendi modificare.
2. Apri la scheda HOME, quindi imposta la modalità Visualizzazione
Struttura selezionandola tramite il pulsante Visualizza presente nel
gruppo comandi Visualizzazioni.
3. Posiziona il cursore del mouse, in corrispondenza del margine inferiore
della sezione piè di pagina, quindi trascinalo per ottenere lo spazio
necessario all’inserimento dei dati.
4. Per completare l’operazione dovrai immettere un’Etichetta, attenendoti
alla seguente procedura:
• Visualizza la barra STRUMENTI STRUTTURA MASCHERA,
quindi fai clic sul pulsante Etichetta, presente nel gruppo comandi
Controlli.
• Posiziona il cursore del mouse nell’area creata all’interno della
sezione piè di pagina, quindi trascina il cursore definendo la finestra
d’inserimento testo.
5. Dopo aver inserito i tuoi contenuti, fai clic su di un punto esterno alla
casella.

64 Gestione di database
Figura 4.61 | Funzione casella di testo

Microsoft Access livello base e intermedio 65


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