5.

AJUSTESCONTABLES
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
x Aplicar e identificar el principio de contabilidad de causación y los diferentes
tipos de ajustes.
x Clasificar los ajustes que deben realizarse al finalizar un periodo contable.

COMPETENCIAS
El estudiante estará en capacidad de identificar, clasificar y elaborar los ajustes
que deben realizarse al cierre del periodo contable.

DESARROLLO TEMÁTICO DE LA UNIDAD

INTRODUCCIÓN

En la contabilidad los ajustes son necesarios porque depuran la contabilidad al

finalizar el periodo contable, lo que permite realizar algunas correcciones a las
cuentas, causar los gastos y registrar algunas omisiones que se hayan presentado
durante el periodo contable.

Existen costos y gastos en que incurren las empresas para producir sus ingresos.
Algunos de ellos son más fáciles de asociar, como arriendos, gastos de personal,
etc., pero hay otros un poco más difíciles de establecer, como las depreciaciones,
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 PolitécnicoGrancolombianoMemberofWhitneyInternationalUniversitySystem
as amortizaciones de diferidos, etc. Es por esta razón que las empresas requieren
elaborar los ajustes correspondientes una vez finalice cada periodo contable.

5.1 CONTABILIDAD DE CAJA Y DE CAUSACIÓN

Se entiende como
contabilidad de caja, cuando
solo se considera como
ingreso del periodo las
ventas y los servicios
prestados al contado, y como
gastos y costos, los
desembolsos efectuados
solamente en el periodo. En
Colombia, esta clase de
contabilidad no se acepta
por las normas que aquí se
han establecido.

La contabilidad de causación, también llamada por acumulación, establece que los

hechos económicos deben reconocerse en el periodo en el cual se realizan y no
solo cuando se reciba o se pague en efectivo -o su equivalente-.

Para que un hecho económico sea reconocido se requiere que sea medible,
pertinente y que pueda representarse de manera confiable. En Colombia este es el
sistema aceptado.

5.2 CLASES DE AJUSTES

Un ajuste es un registro que se efectúa al finalizar cada periodo contable, con el

propósito de ajustar los saldos de las cuentas a su valor real.

Se pueden clasificar así:

x Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados:

Ingresos realizados pendientes de cobro

Gastos acumulados causados por pagar

x Ajustes por ingresos y gastos diferidos:

Ingresos diferidos
Gastos diferidos

x Ajuste por depreciación y amortización.

x Ajuste por correcciones de errores y omisiones.

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5.2.1 ACUMULADOS DIFERIDOS, AMORTIZACIONES, CAUSACIONES

INGRESOS ACUMULADOS

Estos ajustes ocurren cuando el ente económico

presta un servicio durante el periodo contable, que al
finalizar no ha sido facturado, o no ha sido elaborada
la cuenta de cobro, pero el importe del servicio debe
reconocerse con ingresos operacionales del mismo
periodo contable.
Microsoft Office 2007 Image

Por ejemplo supóngase que distribuidora XYZ, prestó servicios de asesoría de

empaque en el mes de febrero por 3.000 u.m., pero al finalizar el mes no se facturó
ni se envió la cuenta de cobro. La compañía debe reconocer el ingreso en mismo
mes de febrero, porque la contabilidad es por causación, el asiento contable sería:

Cuenta Débito Crédito

Deudores- clientes 3.000 u.m
Ingresos operacionales- venta servicios 3.000 u.m

En el periodo siguiente, una vez sea facturado y recaudado el ingreso, el asiento

contable se presentaría así:

Cuenta Débito Crédito

Caja 3.000 u.m
Deudores- clientes 3.000 u.m

Nótese que en el siguiente periodo, ya no se maneja en la cuenta de ingresos

operacionales, porque fue reconocido en el periodo anterior como un ingreso.

GASTOS ACUMULADOS

Son aquellos gastos causados durante el periodo pero que no han sido
reconocidos, esto puede suceder por falta del respectivo soporte contable (factura)
o por cualquier otro motivo. Por tal motivo estos gastos incurridos deben
reconocerse como gastos del periodo, independientemente de su fecha de pago.

Por ejemplo podemos suponer que distribuidora XYZ, tiene en arriendo un local
donde funcionan sus oficinas, con un canon mensual de arrendamiento de 1.000
u.m. y al finalizar el mes de febrero aun no lo ha cancelado.

Cuenta Débito Crédito

Gastos operacionales- arrendamientos 1.000 u.m
Costos y gastos por pagar-arriendo 1.000 u.m

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 PolitécnicoGrancolombianoMemberofWhitneyInternationalUniversitySystem
Observe que con este asiento la empresa reconoce el gasto de arriendo de mes de
febrero, que a la fecha está pendiente de pago. En caso que la compañía no
hubiera reconocido el gasto, la utilidad del mes febrero quedaría sobrevalorada.

Cuando las empresas excluyen estos ajustes en su contabilidad, los resultados

operativos se presentan disminuidos en el caso de los ingresos y aumentados en el
caso de los gastos.

DIFERIDOS

Los diferidos se ocasionan cuando los entes económicos reciben o pagan en forma
anticipada un servicio o una venta, que deberá prestarse en el futuro. Tiene como
característica que deben amortizarse periódicamente y en sumas iguales.
Se dan diferidos por ingresos y diferidos por gastos.

INGRESOS DIFERIDOS

Estos ajustes se realizan

cuando las empresas reciben
determinada cantidad de
dinero por servicios por prestar
en un futuro. Se deben ir
amortizando a medida que la
empresa presta el servicio.
Estos anticipos representan
pasivos para la empresa que
los recibe y deben llevarse en
una cuenta denominada
ingresos recibidos por
anticipados.

Por ejemplo la distribuidora XYZ, recibió por anticipado 6.000 u.m. por concepto de
seis meses de arriendo, de la empresa Comercial pato.

El registro del hecho económico y los ajustes al final de cada uno de los seis meses
del contrato se presentan así:

Al momento de recibir el anticipo de arriendo para crear la cuenta del diferido:

Cuenta Débito Crédito

Caja 6.000 u.m
Ingresos recibidos por anticipado -arriendo. 6.000 u.m

Al finalizar cada mes de los seis meses de anticipo por concepto de arriendo,
Distribuidora XYZ, debe reconocer el ingreso generado por la prestación del servicio
de arriendo y disminuir el pasivo creado al momento de recibir el dinero.
En consecuencia cada registro al finalizar cada mes quedaría así:

Cuenta Débito Crédito

Ingresos recibidos por anticipados 1.000 u.m
Ingresos no operacionales arriendos 1.000 u.m

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GASTOS DIFERIDOS

Son gastos pagados en forma anticipada por el ente económico, los cuales se
llevan en una cuenta denominada gastos pagados por anticipados del activo. De
estos gastos la empresa espera obtener en un futuro cercano un beneficio
económico, por lo que deben amortizarse a medida que se utilicen en la generación
de ingresos.

La amortización realizada al final de cada periodo contable, debe hacerse mediante

un asiento de ajuste, lo que los convierte en gastos del respectivo periodo.

Por ejemplo la distribuidora XYZ Ltda., canceló en día de hoy la suma 3.000 u.m.
correspondiente a seis meses anticipados de arriendo a la inmobiliaria Pepita. El
asiento para registrar el hecho económico es el siguiente:

Cuenta Débito Crédito

Gastos pagados por anticipado-arriendo 3.000 u.m
Bancos 3.000 u.m

Al finalizar cada mes Distribuidora XYZ debe reconocer el gasto correspondiente a

arrendamientos, considerándose un gasto operacional, por lo tanto, el asiento
contable en cada uno de los seis meses siguientes es:

El gasto mensual se calcula 3000/6 = 500 u.m. / mes.

Cuenta Débito Crédito

Gastos operacionales- arriendo 500 u.m
Gastos pagados por anticipado – arriendos 500 u.m

Observe que el anterior asiento va ajustando el valor de arriendo en la medida que

la empresa va haciendo uso del inmueble. Por lo tanto se amortiza en seis meses
continuos.

5.3 DEPRECIACIONES, PROVISIONES DE CARTERA

Este ajuste se hace a algunos activos como propiedad, planta y equipo, para
distribuir su costo de adquisición como gasto a través de su vida útil, esto en virtud
del desgaste por el uso que de ellos se hace o también por obsolescencia de tales
activos. Se reconoce al final de cada periodo contable como gasto depreciación.

Este gasto se acumula en una cuenta llamada depreciación acumulada, el cual se

resta del costo histórico del activo, para dar como resultado el costo residual o el
valor en libros.

El costo histórico incluye todos los cargos necesarios para colocar el bien en
condiciones de utilización, tales como, montaje, transporte, aranceles, estudios de
ingeniería, etc. Por vida útil se entiende el lapso de tiempo en el cual se espera que
la propiedad, planta y equipo contribuyan a la generación de ingresos.

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La propiedad, planta y equipo se suelen dividir en tres categorías: no depreciables,
depreciables y agotables. Los no depreciables son aquellos activos que tienen una
vida útil ilimitada o los que a la fecha de presentación de los estados financieros se
encuentran en construcción o montaje, como terrenos, construcciones en curso,
equipo en tránsito y en montaje.

Los depreciables son todos aquellos bienes que por su uso u obsolescencia pierden
valor, por ejemplo, construcciones y edificaciones, equipos de oficina,
telecomunicaciones y transporte.

Las propiedades agotables hacen referencia a los activos por recursos naturales,
cuya cantidad y valor disminuye por extracción o remoción del producto. Su costo
histórico se conforma por su valor de adquisición, más los cargos incurridos en su
explotación y desarrollo.

Según la legislación tributaria en Colombia el tiempo de vida útil y porcentaje de

desgaste de los bienes de propiedad, planta y equipo depreciables son:

Activo depreciable Vida útil % depreciación

anual
Flota y equipo de transporte. 5 años 20%
Equipo de cómputo comunicación. 5 años 20%
Maquinaria y equipo. 10 años 10%
Equipo de oficina. 10 años 10%
Construcciones y edificaciones. 20 años 5%

Para el cálculo de la depreciación existen varios métodos de reconocido valor

técnico, entre ellos tenemos:

x Método de línea recta

x Método de suma de dígitos
x Método de saldos decrecientes
x Métodos de unidades de producción.

Por efectos metodológicos solamente se explicará el método de línea recta que es

el de mayor uso por los entes económicos.

El método de línea recta consiste en aplicar la misma cuota constante durante

cada uno de los años de vida útil del bien depreciable y se obtiene, así:

Depreciación = (costo histórico – valor de salvamento)/ vida útil.

Pero dependiendo de la información que se requiera, la depreciación se puede

calcular para periodos más cortos, como meses y día. Así:

Depreciación mensual = (costo histórico*No meses)/ (vida útil * 12 meses)

Depreciación diaria = (costo histórico * No. Días)/ (vida útil * 360 días)

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Por ejemplo la Distribuidora XYZ Ltda. Adquiere un vehículo con un costo histórico
de 4.200 u.m. la depreciación de calcula así:

D. Anual = 4.200/5 = 840 u.m.

D. Mensual = 4.200 / (5*12) = 70 u.m.

D. Diaria = 4.200 / (5*360) = 2.34 u.m.

Ahora se puede visualizar en forma gradual como va acumulándose la

depreciación.

Años Depreciación Depreciación acumulada Valor en libros

anual
0 4.200
1 840 840 3.360
2 840 1.680 2.520
3 840 2.520 1.680
4 840 3.360 840
5 840 4.200 0

Obsérvese en el anterior recuadro cómo se acumula la depreciación a través de los

años de vida útil del bien, también se determina el valor en libro para cada año.
En consecuencia el ajuste por la depreciación para el primer año, se da de la
siguiente forma:

Cuenta Débito Crédito

Gasto depreciación – vehículos. 840
Depreciación acumulada – vehículos. 840

Así mismo se puede utilizar la ecuación contable para realizar el ajuste.

Cuenta activos = pasivos + patrimonio + (ingresos – costos – gasto)

Gasto deprecación. 840

D. acumulada. 840

Dependiendo de la funcionalidad donde se encuentre el bien en la organización, la

depreciación puede ser un gasto o un costo.

PROVISIONES DE CARTERA

Cuando hacemos mención a cartera nos referimos a las deudas que los clientes
tienen con el ente económico, es decir por las ventas realizadas a crédito.

Deben llevarse en la cuenta deudores clientes del activo, esta cuenta registra todos
los valores a favor de la empresa y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de
cualquier naturaleza, por concepto de ventas de mercancías, productos
terminados, servicios y contratos.
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Con el fin de minimizar pérdidas futuras, la empresa debe tener un control interno
donde se pueda:

x Elaborar mensualmente un estado de cartera por edades de vencimiento

x Enviar periódicamente un extracto del estado de cartera a cada cliente.
x Soportar todo pago de los clientes con un recibo de caja
x Producir una nota crédito cada vez que el cliente realice una devolución.
x Realizar visitas esporádicas a los clientes para verificar su pago.

Debido a situaciones implícitas en los negocios, las empresas se ven abocadas a

eventualidades de no pago de su cartera por parte de los clientes, por razones
como muerte del deudor, insolvencia, declaración expresa de no pago, etc. Estas
pérdidas deben ser asumidas por la empresa.

Cuando sucede lo anterior y agotadas las gestiones de cobro, los entes económicos
deben efectuar una reclasificación con el fin de mostrar los estados financieros con
el verdadero valor de la cartera. Para tal fin, existen dos métodos para contabilizar
las cuentas incobrables:

x Método de anulación directa

x Método de provisión para cuentas incobrables

El método de anulación directa consiste en revertir el registro original de la venta a

crédito, es decir, acreditar la cuenta clientes por el valor de la cuenta incobrable y
debitar la cuenta gastos operacionales – provisiones. Con este registro desaparece
la cuenta incobrable.

Ejemplo supóngase que Distribuidora XYZ, vendió a crédito 1.000 u.m. a la

comercializadora pepita, hace un año y aun no ha cancelado.

El registro en el momento de la venta es:

Cuenta Débito Crédito

Deudores – clientes 1.000 u.m

Ingresos operacionales – ventas 1.000 u.m

Para eliminar la cuenta incobrable del saldo de cartera, el asiento es el siguiente:

Cuenta Débito Crédito

Gasto operacionales-provisiones 1.000 u.m

Deudores clientes 1.000 u.m

El método de provisión para cuentas malas consiste en estimar la porción de

cartera que se perderá en un periodo determinado, mediante un análisis de cartera
por edades, teniendo en cuenta las normas legales existentes de cada país. Se
asigna un porcentaje de acuerdo la antigüedad de la cartera, es decir, a mayor

8
antigüedad mayor porcentaje de provisión, a menor antigüedad menor porcentaje
de provisión.

Una vez establecido el cálculo, debe realizarse el ajuste contable, debitando la

cuenta nominal de gastos operacionales – provisiones y acreditando la cuenta del
activo deudores provisiones.

Por lo general son aceptadas las siguientes tasas porcentuales para realizar las
provisiones de cartera vencida. Así:

De 0 a 3 meses 0%
De más de 3 meses a 6 meses 5%
De más de 6 meses a 12 meses 10%
De más de 1 años en adelante 15%

Para observar este método veamos un ejemplo, supongamos que Distribuidora XYZ,
posee una cartera de 10.000 u.m. se elabora un análisis de cartera por
vencimientos de la siguiente forma:

Cliente Cartera 0 - 90 91 -180 181 - 360 + 360

A 2.000 800 1.200
B 1.800 200 600 1000
C 3.150 1500 500 750 400
D 1.180 180 400 600
E 1.870 1870
Total 10.000 2.680 2.100 1.950 3.270

Ahora realizamos los cálculos de provisión para hacer el ajuste de cartera.

La cartera de 0 a 90 días se cataloga como cartera corriente es decir está dentro
del rango de cobranza, por lo tanto no se aplica porcentaje de provisión.
Para la cartera de 91 a 180 días, le aplicamos el 5%. Entonces:

Provisión = 2.100 * 5% = 105 u.m.

Cartera entre 181 a 360 días tenemos:

Provisión = 1.950 * 10% = 195 u.m.

Cartera a más de 360 días, tenemos:

Provisión = 3.270 * 15% = 491 u.m.

Para el ajuste al final del periodo contable la provisión sería:

Provisión = 105+195+491 = 791 u.m.

La contabilización del ajuste al final del periodo contable, quedaría:

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Cuenta Débito Crédito

Gastos operacionales – provisiones. 791

Deudores provisiones 791

En el balance general las provisiones disminuyen el saldo de clientes y se presenta

así:

Deudores clientes 10.000

Menos: provisiones 791
Deudores clientes netos. 9.209

Para reconocer una cuenta incobrable se afecta la respectiva provisión así se

reduce progresivamente el saldo , el asiento se presenta así:

Cuenta Débito Crédito

Deudores provisiones 100

Deudores clientes 100

Cuando se ha reconocido una cuenta incobrable, pero ésta posteriormente es

pagada por el deudor, se procede de la siguiente forma:

x Se restablece el deudor cliente por el valor pagado, y se incrementa la

provisión deudora por el mismo importe.
x Se Registra el ingreso por el pago del deudor cliente

Supóngase que de los 100 u.m. de cuentas incobrables, cancelaron 25 u.m.

Cuenta Débito Crédito

Deudores clientes 25
Deudores provisiones 25

Para el registro del ingreso se procede así:

Cuenta Débito crédito

Caja 25
Deudores clientes 25

RESUMEN DE LA UNIDAD
Los ajustes contables son registros que se generan normalmente al final de cada
mes y que corresponden al reconocimiento de hechos contables que aunque no
tienen un documento físico se deben contabilizar, tales como el desgaste de los
activos fijos, la probabilidad de pérdida en la recuperación de cartera, entre otros.

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Los ajustes contables más frecuentes son:

x Ajustes por conciliaciones bancarias

x Ajustes por pérdidas de inventarios
x Ajustes por provisiones de cartera
x Registro de depreciaciones
x Amortización de diferidos
x Consolidación de prestaciones sociales anuales
x Provisiones para impuestos

Los Diferidos son prepagos que realiza o recibe una empresa por conceptos tales
como los servicios, intereses, seguros y arriendos entre otros.
Los diferidos pueden ser de dos naturalezas: activo ó pasivo.

Los diferidos activos se subdividen en: Gastos Pagados por Anticipado y los Cargos
Diferidos

Los Cargos Diferidos son aquellos que representan bienes o servicios recibidos de
los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros periodos. Se deben
registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de de
organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.

Por su parte los gastos pagados por anticipado corresponden al prepago de la

compra de servicios que se recibirán posteriormente.
Los diferidos de naturaleza pasiva se denominan “Ingresos Recibidos por
Anticipado” y se generan como homólogos de los gastos pagados por anticipado.

Este grupo de activos no corrientes del Balance General representan la inversión

realizada por la empresa en los comúnmente llamados activos fijos.

A la propiedad, Planta y Equipo se le llama los bienes adquiridos o construidos, o en

proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente,
para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para
usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la
venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.

Las compras de bienes realizadas por la empresa se pueden catalogar en

diferentes grupos de los estados financieros; pueden ser inventarios, gastos o
“activos fijos”, por tal razón se tienen en cuenta tres criterios para determinar si la
compra es propiedad planta y equipo, a saber:

a. El bien debe ser usado en las operaciones de la empresa

b. El bien debe tener vida útil duradera
c. El bien no debe estar destinado para la venta.

Los activos fijos se clasifican en depreciables y no depreciables y así mismo en

renovables y no renovables o agotables. Nos ocuparemos de los primeros.

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 PolitécnicoGrancolombianoMemberofWhitneyInternationalUniversitySystem
Se le llama costo histórico a todo el desembolso realizado por la empresa en la
adquisición de un bien hasta colocarlo en condiciones de utilización o venta.
El costo histórico no es una cuenta contable, es el concepto que reflejan las
cuentas de los activos.

Vida útil, es el tiempo estimado en que un bien prestará servicios en condiciones

adecuadas.

Depreciación, es reconocer contablemente el desgaste que sufre un activo fijo por

su uso, desgaste natural u obsolescencia.

Depreciación por línea recta: es depreciar valores iguales en tiempos iguales

La formula de depreciación por línea recta es:

Depreciación = Costo Histórico / Vida útil

La cartera en una empresa hace referencia a todas las cuentas por cobrar que
tienen a una determinada fecha. Las cuentas por cobrar no son solamente las
derivadas de las ventas a crédito sino también aquellas como cuentas por cobrar a
socios, préstamos a empleados entre otros.

Cuando un cliente incumple el pago en la fecha programada de la factura, se

considera que la factura está vencida, es decir en mora.
Como resultado de lo anterior la empresa puede estimar que la cobrabilidad de la
factura se encuentra en riesgo y por lo tanto registra una provisión.
En un sentido amplio de provisión, se podría afirmar que tal evento es efectuar un
gasto para cubrir una contingencia.

Para el caso de la cartera la provisión es registrar una contingencia por el hecho de

no pago de un cliente.

Para efectos fiscales el Estado colombiano reconoce dos métodos para el cálculo
de las provisiones de cartera, el método general y el individual, de los cuales la
empresa puede escoger el más conveniente para la composición de su cuadro de
análisis de edades de cartera.

El método general establece que se aplican los siguientes porcentajes a las

facturas que se encuentran en mora, así: Facturas vencidas con más de 90 y hasta
180 días de vencidas el 5%, para las vencidas entre 181 y 360 el 10% y para las
vencidas con más de 360 días el 15%.

El método individual aplica el 33% para las facturas vencidas con más de 360 días.

GLOSARIO
Gastos acumulados. Gastos causados pero no reconocidos al finalizar el periodo
contable.
Gastos pagados por anticipados. Erogaciones realizadas por el ente económico,
antes de hacer uso de un servicio o bien.
Ingresos acumulados. Servicios prestados por las empresas que al final del periodo
contable no se ha recibido el pago.

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Ingresos recibidos por anticipados. Dinero recibido por la empresa antes de prestar
un servicio.
Soportes. Documentos de origen interno y externo, debidamente fechado y
autorizado, que sirven de respaldo a los hechos económicos.
Costos. Desembolsos y cargos asociados a la compra y producción de bienes y
servicios de los cuales se obtienen ingresos.
Gastos. Disminuciones patrimoniales, originadas en la administración,
comercialización y financiación del ente económico.
Deudas malas. Cuentas que por diversas razones no pueden cobrarse y deben ser
eliminadas del saldo de cuenta de deudores.

BIBLIOGRAFIA UTILIZADA
SINESTERRA, Gonzalo, POLANCO, Luis, HENAO, Harvey. Contabilidad sistema de
información para las organizaciones, Editorial Mc Graw Hill, Cuarta Edición, Bogotá,
2003.
HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Editorial norma, tercera edición,
Bogotá, 1996.
MEIGS, Robert, MEIGS, Walter. Contabilidad la base para las decisiones
gerenciales. Editorial Mc Graw Hill, decima edición, México, 2000.
MONTAÑO, Edilberto. Contabilidad control, valuación y revelaciones. Editorial
Universidad del valle, primera edición, Cali, 2002.

BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA
CORAL, Lucy del Carmen, GUDIÑO, Emma Lucia, Contabilidad universitaria.
Editorial Mc Graw Hill, quinta Edición, Bogotá, 2004.
DÍAZ, Hernando, Contabilidad General, Editorial Pearson, Segunda Edición,
Bogotá, 2006.
DE ROJAS, CARRILLO, Gladys. Contabilidad para la gestión empresarial. Editorial
thomson, primera edición, Bogotá, 2004.

CRÉDITOS
Fotografías de:

x Hilde Vanstraelen
http://www.sxc.hu/profile/biewoef
x Vangelis Thomaidis
http://www.sxc.hu/profile/forwardcom
x Valentin Mosichev
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