POLITICA

NORMAS GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS Y/O

PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALES
Publicación Última Revisión Codificación Versión
26/12/2018 18/12/2018 PO-CI-01-001 01
Revisado por GERENTE CORPORATIVO & CFO
Autorizadores:
DIRECTOR CONTROL INTERNO GERENTE GENERAL & CEO

Objetivo
Establecer los lineamientos generales y específicos para la elaboración, divulgación, trámite, aceptación, mantenimiento y
control de las Políticas y/o Procedimientos Organizacionales implementados, durante el tiempo que sea preciso, capaces de
respaldar y direccionar las actividades de la organización y de probar que estas se llevan a cabo según requisitos legales y
normativos.

Alcance
Todos los colaboradores del grupo, pertenecientes a las Empresas Comercial Allan S.A.S y Expertos en Café S.A.S en
Colombia; Franquicias Unidas del Perú SAC y Expertos en Café del Perú SAC en Perú y Panameña de Helados SA en Panamá,
contratados a término fijo e indefinido, a compañías y terceros vinculados a la operación del negocio.

1. Definiciones
 Documento Corporativo: Documento que contiene Información o datos que poseen un significado. Principalmente se
definen las normas que deben ser divulgadas, entendidas y acatadas por todos los miembros de la organización
 Política: Lineamientos Generales sobre un Proceso. Regulan qué se debe y qué no se debe hacer. Establece las
reglas del juego, el deber ser para un proceso determinado.
 Procedimiento: Establece cómo se hace un proceso determinado. Contempla idealmente flujograma de proceso
mostrando las diferentes etapas del mismo. (Cómo se hace).
 Instructivo: Contiene el paso a paso detallado de cómo se realiza una o más etapas de un procedimiento
determinado. Se conoce también como "Manual de Escritorio". Contiene demos y pantallazos indicando al mayor nivel
de detalle posible cómo se realiza determinada tarea.
 Manual: Es un conjunto de procedimientos y/o instructivos. Normalmente compila todos los procedimientos
relacionados a un área o etapa de la cadena de valor de la compañía (Manual de Operaciones).
 Lineamiento: Descripción detallada de normas, disposiciones o principios que caracterizan un determinado fin.
 Grupo Objetivo: Número de personas que pertenecen o no a la organización a la que se va a dirigir una comunicación
específica.
 Líder de proceso: Líder de la función, normalmente una gerencia, que define la estrategia y los lineamientos de los
procesos asociados a dicha función.
 Evidencia: Prueba que permite indicar certeza, validez y/o confirmación que corrobora la verdad de una situación.
 Documento Relacionados: Material relacionado que es vinculado o añadido a un documento.
 Formato: Documento diseñado con ciertas características dependiendo del tipo de público y destinatarios para su
diligenciamiento y obtener alguna información específica.
 Assessment: Herramienta metodológica para la evaluación de procesos.

Estructura Documental

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NORMAS GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS Y/O
PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALES
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DIRECTOR CONTROL INTERNO GERENTE GENERAL & CEO

2. Lineamiento General
“Las Políticas de la Empresa dictan las conductas que espera la organización tanto de sus colaboradores o personas que no
pertenecen a la misma pero que tienen relación con ella, incluyendo las conductas indeseadas y la forma de evitarlas o actuar
frente a ellas”.

2.1 Lineamientos Específicos

2.1.1. Es obligatorio la lectura, entendimiento, aceptación y aplicación de todas las Políticas y/o Procedimientos
Organizacionales que dispone la compañía a través de las herramientas como la intranet, para todos los
colaboradores.
2.1.2. La intranet que dispone la compañía, como Felicity está diseñada para fomentar la comunicación el clima y la cultura
organizacional entre todos los colaboradores de Colombia, Perú y Panamá; a través del almacenamiento de
información, flujo de contenidos audiovisuales y espacios de interacción en cualquier momento. Formarte es una
plataforma de autoaprendizaje que busca que todos los Colaboradores tengan a su disposición un centro de
entrenamiento virtual y así reflejen y apliquen sus conocimientos en su labor diaria.
2.1.3. Todos los colaboradores deben realizar la evaluación General de la Política “Normas Generales para el
Cumplimiento de las Políticas y/o Procedimientos Organizacionales”, que se encuentra a través de la plataforma
de autoaprendizaje Formarte, buscando la confirmación por parte del colaborador como soporte de lectura y
entendimiento a las disposiciones y lineamientos generales para el resto de Políticas y Procedimientos.
2.1.4. Todas las áreas de la compañía son responsables en el cumplimiento de las Políticas Organizacionales en General y
aquellas que dieran a lugar a los grupos específicos objetivos.
2.1.5. Sin excepción el personal nuevo debe ingresar a las plataformas Felicity y Formarte para el conocimiento y aceptación
de todos las Políticas y/o Procedimientos Organizacionales. En el momento que surjan dudas se deben remitir al jefe
inmediato y/o control interno.
2.1.6. El Cumplimiento de las Políticas y/o Procedimientos Organizacionales deberá ejecutarse de acuerdo a lo establecido
en los lineamientos de cada documento, el incumplimiento por parte del COLABORADOR de cualquiera de las
obligaciones y / o disposiciones contempladas en las políticas Organizacionales, constituye falta grave, aún por la
primera vez.
2.1.7. La elaboración, modificación y actualización de las Políticas y/o Procedimientos Organizacionales es
responsabilidad de cada líder del Proceso teniendo en cuenta el procedimiento para la elaboración del mismo
(FO-CI-01-018 Formato Elaboración Política-Procedimiento, FO-CI-01-019 Formato Elaboración Instructivos o
Manuales), deben ser publicadas en la intranet de la organización Felicity y se informarán por comunicaciones
internas para la respectiva lectura.
2.1.8. Es responsabilidad del gestor líder de la creación de las Políticas y/o Procedimientos Organizacionales, la divulgación
y socialización del documento a la Empresa en General y los grupos o colaboradores objetivos que hacen parte del
mismo, se realizará a través de capacitaciones presenciales y/o virtuales con el fin de socializar el proceso y poder
evacuar dudas que surjan del mismo.
2.1.9. Las aprobaciones y visto bueno en la revisión final de la Política y/o Procedimientos será responsabilidad de la
gerencia del área que construyó el documento Corporativo junto con la gerencia Corporativa & CFO.
2.1.10. Control Interno validará los contenidos, aprobaciones finales, y confirmará la divulgación de los documentos
Organizacionales a través de comunicaciones internas, de igual manera es la única área que otorgará la codificación
del documento.
2.1.11. Control Interno es el área encargada de evaluar la efectividad de las Políticas Organizacionales y determinar las
conformidades y oportunidades de mejora en el proceso, mediante evaluaciones periódicas a los mismos, a través de
mecanismos como assessment.

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Con la lectura de este Documento acepto que:

Conozco, aplico y entiendo todas las disposiciones descritas en las Políticas y/o Procedimientos Organizacionales, por esta
razón su cumplimiento deberá ejecutarse de manera estricta de acuerdo a lo establecido.

En caso de incumplir cualquiera de las obligaciones y/o disposiciones contempladas en las Políticas y/o
Procedimientos Organizacionales, constituye falta grave, aún por la primera vez y se tomarán las medidas disciplinarias
respectivas y contempladas.

3. Procedimiento

Disposiciones Generales para la creación de Documentos, Exclusivo para los Líderes de Proceso.

DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
GUIA
Creación Nueva Implementación de un nuevo documento donde determine lineamiento que se debe y no se Líder del Proceso Política del
1
Política debe hacer en un proceso. Control Interno Proceso
El documento debe ser validado por las áreas involucradas en el proceso y el área de Control Líder del Proceso Política del
2 Revisión Política
Interno. Control Interno Proceso
Gerencia del
La aprobación final será de parte de la Gerencia del área del gestor del documento Política del
3 Aprobación Proceso, CFO y
(procedimiento), Dirección Corporativa CFO y Gerencia General CEO (Políticas). Proceso
CEO

El gestor líder de la creación de la política deberá buscar espacios para la sociabilización con
4 Sociabilización Líder del Proceso. Capacitaciones
las áreas involucradas, buscando evacuar posibles dudas para el receptor del Documento.

El gestor del proceso deberá remitir una copia del Documento al área de control interno para
Control Interno
la conservación de la última versión, a su vez Control Interno dará el Visto Bueno para ser Piezas Graficas
5 Publicación Comunicaciones
publicada, de igual forma enviara a comunicaciones internas los documentos para que Cursos
Internas
reposen en Felicity y Formarte.

Se realizará una evaluación Obligatoria a través de un Documento virtual por Formarte o Colaborador Evaluaciones
6 Aceptación
escrito, para garantizar el entendimiento y aceptación de las Políticas Organizacionales. Gestión Humana escritas o virtuales

El Cumplimiento deberán ejecutarse de acuerdo a lo establecido en los lineamientos, el

Colaborador
incumplimiento por parte del COLABORADOR de cualquiera de las obligaciones y / o Política del
7 Obligatoriedad Control Interno
disposiciones contempladas en las políticas Organizacionales, constituye falta grave, aún por Proceso
Gestión Humana
la primera vez.

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4. Flujo grama

5. Cambios en esta Política

La compañía se reserva el derecho de cambiar, modificar o adicionar la presente política cuando las circunstancias así lo exijan
o cuando haya cambio en las necesidades del negocio.

6. Manejo de Excepciones:
Cuando sea necesaria una excepción a esta política, esta debe presentar por escrito al Gerente Corporativo & CFO, Gerente
País y Dirección de Control Interno quiénes evaluarán si es procedente o no.

7. Administración de la Política
Todos los colaboradores, son responsables directos de la correcta aplicación de esta Política. Si en su implementación persisten
dudas o se genera algún inconveniente, el colaborador deberá acudir a la Gerencia Corporativa & CFO y/o Dirección de Control
Interno para la validación o aclaración de lo que suscite alguna duda.

7.1 Vigencia:
Este procedimiento entra en vigencia a partir de su revisión.

7.2 Historial de Revisión

Versión No. Fecha Actualización Modificación

Documentos Relacionados:

FO-CI-01-018 FORMATO ELABORACION POLITICAS-PROCEDIMIENTOS

FO-CI-01-019 FORMATO ELABORACION INSTRUCTIVOS-MANUALES

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